Introduksjon til kursopplegget Denne introduksjonen er tenkt som en veiledning til deg som skal være kursleder på lederkurset. I tillegg må administrativ leder ha lest gjennom manualen og kjenne kursopplegget. Manualen vil inneholde all nødvendig informasjon i forbindelse med kurset. Kursleder må sette seg inn i hele kursopplegget og lese hele manualen, med unntak av det du finner under overskriften Administrativ informasjon, som kun er rettet mot administrativ leder. Generelt Dette kurset er ikke et teoretisk kurs, men har til hovedmål å bidra til den enkelte deltagers lederutvikling. Kurset fokuserer ledertrening i betydning personlig utvikling og økt selvinnsikt. Sist endret Mai 2004 Kunnskapsmål Grunnleggende forståelse for betydningen av organisasjonskultur og hvordan man som leder kan være med å styre denne. Grunnleggende forståelse for hvordan man som leder kan bidra til å bedre kommunikasjonen i studentforeningen. Forståelse for samarbeidsprosesser. Innsikt i noen enkle teknikker for konfliktløsning og hvordan man bør gå frem i ulike typer vanskelige samtaler Bedre innsikt i egen person, lederroller og lederegenskaper. Holdningsmål Forståelse for at organisasjonskultur, samarbeid og kommunikasjon er et lederansvar. Ønske om å ta dette lederansvaret. Vilje til å arbeide for et godt samarbeidsklima i eget styre og i foreningen generelt Vilje til å løse konflikter og mot til å gå inn i vanskelige samtaler Ønske om å utvikle seg videre som leder Modulene Kursets ulike moduler har i kursmanualen fått et bestemt nummer. Dette betyr imidlertid ikke at rekkefølgen som her er indikert er den eneste løsning. SiO-Læringsmiljø ønsker å tilby et helhetlig kurs som tar for seg flest mulig av modulene. Men det vil være mulig å gjøre et utvalg av moduler dersom man har mindre tid enn det opprinnelige todagers helgeseminaret. Det er selvsagt også mulig å endre på rekkefølgen av modulene dersom kursstaben opplever dette som naturlig. Tips! Modul 9 er kursets viktigste. Les derfor denne først! 1
Kursets omfang Totalt omfang faglig arbeid: om lag 11,5 timer Kurset er i utgangspunktet utviklet med tanke på et helgeseminar som varer fra fredag til søndag ettermiddag. Med dette utgangspunkt har vi i forslag til program lagt opp til fire arbeidsøkter. En fredag, to lørdag og en søndag. Arbeidsøkt 1 fredag, ettermiddag: totalt 4 timers faglig arbeid Arbeidsøkt 2 lørdag, formiddag: totalt 2,5 timers faglig arbeid Arbeidsøkt 3 lørdag, ettermiddag: totalt 3,5 timers faglig arbeid Arbeidsøkt 4 søndag, formiddag: totalt 1,5 timers faglig arbeid Kursleders frihet Det er forventet at kursleder skal holde seg til opplegget som er utviklet for SiO-Læringsmiljøs lederkurs. Men kursleder skal samtidig kunne ha en god del frihet til å forme kurset slik hun/han opplever best. Dette er for å sikre en nødvendig troverdighet til kurset og for at den enkelte kursleder også skal kunne ta i bruk egne erfaringer og lederkompetanser i kursarbeidet. Dette betyr at kursleder må forholde seg til manus til de ulike modulene som veiledende og at hun/han selvsagt må ha mulighet til å bytte ut ulike øvelser eller leker i programmet dersom hun/han har egne forslag som foretrekkes. Kurset vil måtte variere avhengig av den enkelte kursleders erfaringer, kompetanse og personlighet. Det som kan oppleves som naturlig for en kursleder vil føles kunstig for en annen. Derfor må du som er kursleder utarbeide dine egne løsninger der du opplever behov for det. Samtidig skal kursopplegget som er blitt utarbeidet så helhetlig og fullstendig at det ikke skal være nødvendig for kursleder å utarbeide eget materiale eller bruke særlig tid på forberedelser utover det å sette seg inn i kursopplegget som allerede er laget. Nødvendig utstyr Administrativ leder må undersøke hva som finnes tilgjengelig på kursstedet av teknisk utstyr, tavler etc. Det er administrativ leders ansvar at alt utstyret blir tatt med til kursstedet. Store deler av utstyret skal ligge ferdig forberedt i en utstyrskasse merket lederkurs. Dette er angitt med * bak utstyret i listen under. Til faglig arbeid: Prosjektor Du kan bruke både overhead og video prosjektor, avhengig av hva som finnes tilgjengelig på kursstedet. Laptop Dersom du velger å bruke videoprosjektor må du ta med laptopen. Da må du huske å ha CD en med kursopplegget og powerpointpresentasjonene lett tilgjengelige. 2
Flipover, tavle eller store hvite ark som kan henges på veggen. Avhengig av hva som finnes på kursstedet. Konvolutter* 3 stk til hver kursdeltager Byggeklosser til samarbeidsøvelsen* A4 ark (til brev til seg selv og annet)* Store hvite ark til gruppearbeid * Tusjer og penner til gruppearbeid* Kopier av ulike oppgaveark som skal deles ut i løpet av kurset Kurshefter til deltagerne* Annet utstyr som er nødvendig: Terning til pakkeleken Navneskilt* En eller annen form for skilt til kursdeltagerne slik at de lettere kan lære hverandres navn. Kopi av kursprogrammet, 2 stk Disse kopiene skal henges i spisesalen og i selve kursrommet slik at deltagerne har lett tilgang på programmet Kopi av gruppeinndeling Disse kopiene skal henges i spisesalen og i selve kursrommet slik at deltagerne har lett tilgang på programmet Skilt til soverom/sovesaler* Det skal være lett for deltagerne å finne frem til hvor de skal sove. Inndeling i rom må gjøres på forhånd. Stoppeklokke til samarbeidsøvelsen De som utviklet kurset SiO-Læringsmiljøs lederkurs ble utviklet i 2003 av Hege Malterud og Marthe Amundsen. Ingrid Rusnes fra SiO-Læringsmiljø var prosjektleder for utviklingen av kurset. Marthe Amundsen er i ferd med å avslutte profesjonsstudiet ved UiO og har lang fartstid som leder og tillitsvalgt ved Kjellerutvalget, som er fakultetsforeningen Det Utdanningsvitenskapelige fakultet (UiO). Hege Malterud er utdannet sosiolog fra UiO og jobber i dag som fagkonsulent i rusmiddeletaten, Oslo kommune. Hege har tidligere vært aktiv ved studenthuset Chateau Neuf i en årrekke, hvor hun blant annet satt i styret av Det Norske Studentersamfund og som styreleder i Chateau Neuf servering. 3
De ulike temaene som tas opp Lederkurset er bygget opp over tre hovedtema. Det første av disse er organisasjonskultur. Her skal vi diskutere hva det innebærer at studentforeningene har ulike organisasjonskulturer, hvordan disse kulturene påvirker arbeidet og livet i foreningene og hvordan vi som ledere kan ta ansvar for organisasjonskulturen. Dette temaet dekkes i modul 3. Det andre hovedtemaet i kurset er kommunikasjon. Vi skal diskutere kommunikasjon i mange former. Både når det gjelder å bli mer bevisste på hvordan vi Modul 1 Åpning av kurset Modul 2 Vår kontekst Modul 3 Organisasjonskultur Modul 4 Kommunikasjon Modul 5 Roller, krav og ansvar Modul 6 Samarbeid Modul 7 Den vanskelige samtalen Modul 8 Kveldsdebatt Modul 9 Hvem er jeg? kommuniserer med de andre i foreningen og hvordan vi kan jobbe for god kommunikasjon internt i foreningen for på denne måten å sikre at alle aktive blir sett og hørt. Dette temaet dekkes i modul 4. Det siste hovedtemaet i kurset er ledelse. Her kommer vi inn på mange store undertema som samarbeid, konfliktløsning og de forventninger og krav som møter oss i våre verv. Dette temaet dekkes i modul 5, 6 og 7. I tillegg til disse hovedtemaene inneholder dette kursopplegget noen ekstra moduler med ulike funksjoner i forhold til tanken bak kurset og deltagernes læring. Modul 1 åpner kurset. Her får deltagerne mulighet til å presentere seg for hverandre, bli litt kjent med kursstaben og få presentert en oversikt over kursopplegget. I modul 2 er hensikten å aktualisere temaene som skal gjennomgås i løpet av helgen og skape forståelse for at det eksisterer et fellesskap deltagerne i mellom med hensyn til den virkelighet de opplever i sine respektive foreninger. I modul 8 Kveldsdebatt finner du et opplegg for en debatt om temaet profesjonalisering av studentforeninger. Dette temaet var opprinnelig tenkt som forelesningsmateriale. Da vi testet ut kursopplegget første gang høsten 2003 viste det seg at temaet ble for tørt i en slik form. Dermed har vi lagt om formen og velger nå å fokusere på temaet i form av en uhøytidelig og sosial kveldsdebatt. Debatten vil dermed samtidig fungere som underholdning og sosialt program den første av de to kurskveldene. Hovedhensikten med kurset er å bidra til den enkelte deltagers personlige utvikling som leder. Dette temaet går selvsagt igjen i alle modulene, men er i tillegg spesielt dekket gjennom modul 9 Hvem er jeg. Denne modulen består av en rekke ulike øvelser som har til hensikt å legge til rette for bedre selvinnsikt hos deltagerne. Modulen vil ikke fungere som et atskilt punkt i programmet og man skal ikke informere kursdeltagerne om innholdet i denne modulen eller at det eksisterer en sammenheng mellom de ulike øvelsene før etter at kurset er avsluttet. Modulen flettes i stedet inn i resten av kursprogrammet og ligger skjult der. I etterkant, dvs i avslutningsøkten av kurset, får deltagerne vite at disse øvelsene inngår i en sammenheng og at tanken har vært å bidra til fornyet innsikt i egen ledelse og person. 4
Arbeidsformer i kurset Kurset er basert på en kombinasjon av korte innledninger fra kursleder, plenumsdiskusjoner deltagerne mellom og ulike typer øvelser som har til hensikt å gi deltagerne økt innsikt i egen person og lederstil. Forelesning/Innledninger For de fleste temaene vil kursleder gi en kort innledning. Innledningene er ikke tenkt som vitenskapelige forelesninger, men har til hensikt å aktualisere temaet, åpne for at deltagerne kan knytte temaet til egne erfaringer og skape et felles rammeverk rundt diskusjonene og øvelsene. Plenumsdiskusjon Det er viktig å engasjere deltagerne og få dem til selv å reflektere over de ulike temaene som tas opp gjennom kurset. I de fleste modulene vil det derfor være lagt opp til plenumsdiskusjon. Her skal deltagerne diskutere tema som tas opp og relatere dette til egne opplevelser. Øvelse Det finnes ulike typer leker og øvelser i kursopplegget. Enkelte øvelser har til hensikt å fungere som sosiale opptiningsøvelser (icebreakere), andre skal gi den enkelte bedre selvinnsikt og atter andre har til hensikt å sette søkelys på en bestemt side av temaet. Gruppearbeid Kursopplegget baserer seg i stor grad på at deltagerne arbeider i grupper. Dette arbeidet er nærmere beskrevet under punktet Referansegrupper som du finner under. Individuelt arbeid Individuelt arbeid brukes i hovedsak i modul 9 Hvem er jeg, men også til en viss grad i enkelte andre moduler. Med denne arbeidsformen er tanken at deltagerne skal bruke tid hver for seg til på ulike måter å reflektere over tema som tas opp. 5
Oppbygning av kursmanualen Kursmanualen er delt inn i de ulike modulene kurset er bygget opp av. Kursmanualen inneholder også en utgave av det kursheftet deltagerne får utlevert. Dette finner du selvsagt under overskriften Kurshefte til deltagere. Under overskriften Administrativ informasjon finner du ulike rapporter, budsjetter og tips til den som skal fungere som administrativ leder for kurset. Dokumenter som hører til kurset For modul 2-5 skal det finnes to dokumenter: Modulbeskrivelse Powerpointpresentasjon, slides Dette gjelder imidlertid ikke modul 1 og 6-9. Her benytter ikke kursleder slides. Det eksisterer derfor kun modulbeskrivelse til disse modulene. Alle dokumentene er tilgjengelige både i papirformat gjennom denne kursmanualen og i filformat på CD en som ligger i kursmanualen. Modulbeskrivelser For hver modul vil du finne en generell modulbeskrivelse som skal inneholde beskrivelse av modulens hovedtema, kunnskaps- og holdningsmål, ekstra utstyr du måtte trenge til den enkelte modulen, tidsangivelse og litteraturtips. Manus til den enkelte modul I den enkelte modulbeskrivelsen finner du også et ferdig manus. Dette manuset inneholder både forslag til hva som bør sies (forelesningsform), hvilke spørsmål deltagerne bør diskutere (plenumsdiskusjoner), veiledning til øvelser som er lagt inn og generelle tips og råd til deg som er kursleder. Manuset er bygget opp på en slik måte at du vil finne veiledning til den enkelte slide samlet under et bilde av sliden. På denne måten vil du kunne ha all informasjon du trenger for det enkelte undertema samlet på et ark. Slides til den enkelte modul Du vil finne ferdige kopier av alle slides på gjennomsiktige ark som kan brukes direkte på en gammeldags overhead prosjektor. Dersom du ønsker å benytte den mer moderne løsningen med PC, powerpoint og prosjektor er dette mulig ved å bruke CD som er vedlagt i kursmanualen. Oppgaver og ark som skal deles ut I en del av modulene er det nødvendig at deltagerne får utlevert spørsmål eller oppgaver skriftlig på et ark. Disse arkene er ferdig laget i kursmanualen. Husk å kopiere dem opp forut for kurset og ta dem med til den enkelte arbeidsøkten hvor de skal deles ut. 6
Liste over ark som skal kopieres til deltagerne: Annet I tillegg til alt dette som hører til de ulike modulene finnes det også et eget område i kursmanualen som er kalt Rapporter. Her finner du rapportene tidligere kursledere har skrevet etter å ha holdt kurset. Rapportene vil gjengi hvilke erfaringer den enkelte kursleder har gjort seg i tilknytning til kurset og kursopplegget. Det vil også her komme frem tips og råd til hva som kan være lurt å huske på når du skal begynne på jobben som kursleder. Ettersom dette lederkurset har en såpass åpen form som det har vil hver enkelt kursleder måtte utvikle sin personlige fortolkning eller vri på kurset. Dette vil bli dokumentert i rapportene. Referansegrupper Når og hvordan Kursopplegget baserer seg i stor grad på at deltagerne arbeider i grupper. Gruppa bør etableres allerede på kursets første dag og kan med fordel være inndelt på forhånd av kurset. Referansegruppa brukes spesielt mye i modul 9 Hvem er jeg, men tas også i bruk i andre moduler. Det er et mål at referansegruppa skal bidra til den enkeltes muligheter for personlig utvikling gjennom kurset. For at dette skal være mulig må deltagerne i gruppa utvikle ansvar for hverandre. Dette forutsetter en bevisst holdning fra kursstabens side i forhold til hvor mye staben skal blande seg inn i gruppeprosessene i referansegruppene. Det finnes her ikke noe fasitsvar. Hver kursleder vil antagelig ha ulike syn på hvordan og i hvilken grad disse gruppeprosessene skal få mulighet til å utvikle seg. Til syvende og sist blir dette en avgjørelse den enkelte kursstab sammen må bli enige om. Det kan på dette feltet være nyttig å se på de erfaringer tidligere kursledere har gjort seg i forhold til referansegruppene og prosessene der. Disse erfaringene er dokumentert i kurslederrapportene som du finner i kursmanualen. Gruppesammensetning Ulike grunntanker kan brukes ved en slik inndeling. Her en noen ulike alternativer: Like foreninger: Grupper der medlemmene kommer fra relativt samsvarende foreningshverdag. For eksempel: en gruppe bestående av deltagere fra kjellerforeninger, en gruppe med deltagere fra Chateau Neuf og en gruppe bestående av små foreninger. Felles erfaringsnivå: Grupper basert på deltagernes erfaringsgrunnlag, dvs hvor lenge de har fungert som ledere, hvor trygge man er på sin lederrolle og hvilke typer problemstillinger man ser for seg blir aktuelt for dem å jobbe med i forhold til egenutviklingen gjennom kurset. Det mest naturlige er her å se for seg en sammensetning av likestilte deltagere i de ulike gruppene, dvs deltagere på samme erfaringsnivå. Men det er selvsagt også mulig å gjøre det motsatte og sette sammen grupper av deltagere med ulikt erfaringsnivå, slik at deltagerne kan utfylle hverandre på dette feltet. Sosial mix: Grupper som er satt sammen ut i fra en tanke om å skape samarbeidsrelasjoner på tvers av de mest vanlige i foreningslivet blant studentorganisasjonene. Her kan det for eksempel være nyttig å sette sammen gruppekombinasjoner hvor man har en deltager fra en 7
kjellerforening, en deltager fra en forening på Chateau Neuf og en fra en liten forening. Hensikten med en slik gruppesammensetning er å gi deltagerne rom for å bli bedre kjent med nye folk og unngå klikkdannelser i kursgruppen. Alle disse forslagene kan fungere godt for å skape virksomme grupper for kurset, men vi vil sterkt anbefale at man som kursholder tar et bevisst valg når det gjelder gruppesammensetting og at man er seg bevisst hva man ønsker å oppnå nettopp med den sammensetningen man velger. Det er administrativ leder som har hovedansvar for å planlegge gruppeinndelingen, men hun/han bør ta med kursleder på rådslaging. Det beste er en inndeling i 3 referansegrupper. På denne måten kan referansegruppene også brukes i samarbeidsøvelsen hvor man trenger tre observatører (de to hjelperne og administrativ leder). Dersom kurset er fullt (dvs 16 deltagere) kan det bli litt vel mange med seks deltagere på den ene gruppen. I så fall bør det deles inn i fire referansegrupper. I slike tilfeller deler man referansegruppene på ny når de skal arbeide med samarbeidsøvelsen, slik at det bare blir tre grupper i denne modulen. Kursstaben Det er viktig å få med seg en god og motivert stab på dette kurset. Samarbeidet i staben er et spesielt ansvar for administrativ leder. Kursstaben består av Kursleder: har det faglige ansvaret Administrativ leder: en ansatt i SiO-Læringsmiljø som har ansvaret for å koordinere det praktiske arbeidet på kurset To hjelpere: det er viktig å få med seg to hjelpere som kan være med som kokker og hjelpe til med ulikt praktisk arbeid i løpet av kurset. Hjelperne får ikke vanlig lønn, men en symbolsk kompensasjon. Det er en fordel å finne hjelpere som kan kjøre bil. Hvem har ansvar for hva i kursstaben? Kursleder leder selve kursarbeidet ansvar for oppsyn med referansegruppene og utviklingen her Administrativ leder forberedelser og organisering av kurset på forhånd hovedansvar for kursdeltagernes ve og vel ansvar for sikkerhet koordinere transport til og fra kursstedet kontakt med vertskap på kursstedet organisere pakkelek, modul 1 arrangerer kveldsdebatten fredag kveld, dvs modul 8 organisere stabsmøter diverse arbeid i etterkant av kurset 8
To hjelpere innkjøp av varer matlaging rydding i forbindelse med måltider hovedansvar for rydding av kurslokaler, sovesaler etc før avreise siste kursdag. fungerer som observatører for hver sin referansegruppe under samarbeidsøvelsen i modul 6. Stabsmøter Kursstaben bør ha et felles møte i forkant av kurset hvor dere diskuterer de ulikes oppgaver og ansvar på kurset og hvilke forventninger man har til hverandre. Her bør man blant annet bli enige om en felles alkoholpolicy for staben. Staben bør også ha to møter i løpet av kurshelgen. Det første bør finne sted fredag kveld. Her bør man diskutere hvordan kursgruppen ser ut til å fungere sammen, er det noen som faller utenfor, hvordan fungerer de praktiske forholdene ved kursstedet, er programmet for helgen realistisk å overholde, er det noen som ønsker noen endringer i programmet for å kunne komme i havn med ulike aktiviteter, måltider etc. Det andre møtet finner sted i løpet av lørdag ettermiddag, forut for samarbeidsøvelsen, hvor administrativ leder og de to hjelperne skal fungere som observatører. I løpet av dette møtet bør dere diskutere hvordan man skal utføre denne observatørrollen, samt ta opp igjen de spørsmålene som også ble diskutert på møtet på fredagen. Er det noen endringer på noen felt her? Har noen i staben noen nye kommentarer til de andre? For mer informasjon om administrativ leders oppgaver: se nærmere beskrivelse i rutinebeskrivelsene..\..\..\administrasjon\rutinebeskrivelser\rb Lederkurs.doc 9
Forslag til program for kurset Fredag Tid Aktivitet Tid Kommentar 11.00 Hjelperne reiser fra Oslo Det er viktig at hjelperne reiser tidlig på fredag slik at det blir tid til innkjøp av varer og forberedelser av middagen. Ca 14.00 Hjelperne ankommer kursstedet Bli orientert om kursstedet av forpaktere (branninstruksjon) Heng opp nummer på romdørene, slik at deltagerne finner rommet sitt umiddelbart etter ankomst. 20 min før avreise Deltagere oppmøte tog/buss-stasjon Rydde ut mat. Lage middag. Oppmøte på tog- eller buss-stasjon. Dersom man tar tog: Deltagerne må få beskjed om at de skal ha kjøpt tur/retur togbillett før oppmøtetidspunktet. Viktig pga tidspunktet som er midt i fredagsrushet. Ca 13.30 Deltagere avreise Oslo Dele ut program og romfordeling Før 15.45 Deltagerne ank kursstedet Finne rommene, slappe av. Dersom hjelperne er sent ute: hjelpe til med middag 15.30 Kursleder ankommer 16.00 Middag M1 - Presentasjonsrunde 1 time Presentere referansegruppene 17.00 Pakkeleken ½ time 17.30 M1 Oversikt kurset 10 min Start faglig arbeid. Dele ut mapper med penner og papir til de som har glemt det 17.40 M2 Vår kontekst + Brev til seg selv 1 (M9) 15 min 20 min 18.15 Etablering av referansegrupper (M9) 45 min Referansegruppene skal etableres. Lek eller konkurranse. 19.00 Pause 15 min 19.15 M3 Organisasjonskultur 1 ½ time Alle delene av modulen. Legg inn 15 minutters pause. 21.00 Slutt faglig arbeid fredag - 21.30 Kvelds + Stabsmøte 1 time Staben har møte etter de har spist kvelds. 22.30 M8 Debatt 1 time Debatt om profesjonalisering 10
Lørdag Tid Aktivitet Varighet Kommentar 09.00 Frokost 1 time Åpen frokost. Deltagerne kommer når det passer. 10.00 M4 Kommunikasjon 1 ½ time Start faglig arbeid 11.30 Pause 15 min 11.45 M5 - Roller, krav og ansvar + Brev til seg selv 2 (M9) 45 min 15 min 13.00 Lunsjpause 2 time Stabsmøte 15.00 M6 - Samarbeid 1 time 16.00 Pause 15 16.15 M7 Konflikter og den 1 time Deltagerne skal observere for hverandre vanskelige samtalen 17.15 Pause - suppe 15 17.45 Utviklingskontrakt (M9) 1 ½ time Deltagerne får et ferdig skjema som de skal svare på i dette arbeidet. Før de fyller ut skjemaet er der viktig at de får tid til å diskutere kontrakten i referansegruppa 19.15 Slutt faglig arbeid lørdag - 19.30 Sein middag - 11
Søndag Tid Aktivitet Varighet Kommentar 09.30 Frokost 1 time Åpen frokost fra 09.30-10.30. Lag matpakke dersom tror blir sulten 10.30 Gruppesamtale (M9) 1 time Presenterer utviklingskontrakten for hverandre 11.30 Pause 15-11.45 1. Kursleder avslører 5 min M9 - Hvem er jeg? 2. Brev til seg selv 3 (M9) 15 min Kursleder gir beskjed om at det skal skrives et siste brev til seg selv. Deltagerne jobber med dette hver for seg. 3. Gruppen samles igjen. Praktisk informasjon 10 min Administrativ leder gir informasjon om avreise, pakking og oppfølgingssamlingen. Deler ut et kurshefte til hver deltager. + kurshefte 12.15 Faglig arbeid er ferdig - Deltagerne må pakke ferdig. Rydde rommene. De som er sultne kan spise matpakken sin. Det eneste som blir satt frem er drikke. Slik at hjelperne kan ha ryddet mest mulig i løpet av søndagens arbeidsøkt. 13.00 Avgang togstasjonen 35 Ca 13.30 - Tog, avreise - Deltagere som ikke kjøpte tur/returbillett må kjøpe dette nå 14.00 Ca 15.00 Ankomst Oslo - 12
13