Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Alkometer (håndholdt screeninginstrument) og tilbehør Doculivenr. 201100322 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...4 Delområde 1...4 Delområde 2...4 1.6 ANTALL LEVERANDØRER...4 1.7 ALTERNATIVE TILBUD...4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 5 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...5 3.2 HENVENDELSER...5 3.3 TILBYDERKONFERANSE...5 3.4 TAUSHETSPLIKT...6 4 KONTRAKT... 6 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV...6 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...7 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...7 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 7 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER... 8 8 FRISTER... 8 8.1 TILBUDSFRIST...8 8.2 VEDSTÅELSESFRIST...8 8.3 FREMDRIFTSPLAN...8 9 TILDELINGSKRITERIER DELOMRÅDE 1... 8 9.1 PRIS (65 %)...9 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (35 %)...9 10 TILDELINGSKRITERIER DELOMRÅDE 2... 9 10.1 PRIS (65 %)...9 10.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (35 %)...9 11 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiog lensmannsetaten, Forsvarets Logistikkorganisasjon og Kriminalomsorgen inngå rammeavtale for anskaffelse av Alkometer (håndholdt screeninginstrument) og tilbehør. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale for leveranse av alkometre, heretter kalt instrumenter, og tilbehør. Dette er screeninginstrumenter som skal indikere hvorvidt en person har alkohol i utåndingsluften, og i hvilken mengde. Ved en slik indikasjon vil vedkommende tas med for å avlegge en bevisprøve. Instrumentet må være konstruert for norske forhold mht. varierende temperaturer og klima (inkl. maritimt miljø). Det skal tåle både høy og lav bruksfrekvens over en gitt periode. Instrumentet må være robust og tåle lagring, transport og normal til hard behandling. Det skal være lett å bruke og lett å vedlikeholde. Per i dag gjennomfører oppdragsgiver kalibrering, periodisk kontroll og enkel service/vedlikehold selv. Det er ikke klarlagt hvem som skal utføre disse tjenestene i den kommende rammeavtaleperioden. Alternativene er at tjenestene gjennomføres av oppdragsgiver selv, av den valgte leverandør eller en kombinasjon av oppdragsgiver og leverandør. Instrumentet og munnstykket skal være designet slik at helserisiko/overføring av smitte forhindres både for prøvetaker og personen som avlegger prøven. Det skal ikke være mulig for personen som avlegger prøven å manipulere resultatet. Oppdragsgiver skal også inngå rammeavtale for leveranse av munnstykker til eksisterende instrumenter, da det vil bli en gradvis utskifting av disse. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Det er stor usikkerhet knyttet til forventet behov. Estimatene som fremkommer i denne anskaffelsen er basert på tidligere års anskaffelser, og er uten forbindtlighet for oppdragsgiver. Det estimeres et antall på ca. 800 instrumenter i løpet av avtaleperioden. Det estimeres videre et antall på ca 700.000 munnstykker for instrumenter kjøpt på denne avtalen i løpet av avtaleperioden. I tillegg antar oppdragsgiver at det vil være behov for ca 1.300.000 munnstykker til dagens instrument (Dräger 6810). Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Opsjoner (tilbyder plikter å gi tilbud på disse) Tjenester knyttet til kalibrering, periodisk kontroll (årskontroll) og annet nødvendig vedlikehold Opplæringsprogram for periodisk kontroll og annet vedlikehold Nødvendig utstyr og materiell for periodisk kontroll 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Anskaffelsen er inndelt i to delområder. Tilbyder kan gi tilbud på ett eller begge delområder. Det vil bli en gradvis utskifting av dagens instrumenter. Dette medfører at forbruksmateriell knyttet til drift av disse må kunne anskaffes fremover. Delområde 1 Alkometer inkl. oppbevarings-/transportenhet Munnstykker Futteral Nødvendig utstyr og materiell for kalibrering og kalibreringssjekk Opplæringsprogram for kalibrering, kalibreringssjekk og generell bruk av instrumentet Opsjon: Tjenester knyttet til kalibrering, periodisk kontroll (årskontroll) og annet nødvendig vedlikehold Opsjon: Opplæringsprogram for periodisk kontroll og annet vedlikehold Opsjon: Nødvendig utstyr og materiell for periodisk kontroll Delområde 2 Munnstykker til dagens instrumenter Dräger 6810 Mer detaljerte beskrivelse av hva delområdene omfatter samt krav og preferanser fremkommer i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 en leverandør per delområde. Èn leverandør kan bli valgt for begge delområder, i så fall reguleres delområdene i samme kontrakt. 1.7 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår delområde 1 Kontraktsvilkår delområde 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Pris og levering Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anita Snellingen Arvesen Adresse: Rognebakken 8, N-2770 Jaren e-post: anita.arvesen@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 01.06.2012. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 1 ett/en - tilsvarende oppdrag/rammeavtale. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge en liste over minst 1 ett/en - relevant oppdrag/rammeavtale de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Referanser vil bli kontaktet ved behov. Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling godkjenning av underleverandør prosessen fra mottak og registrering av bestillinger til levering hos kunde har skjedd Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud Alkometer (håndholdt screeninginstrument), referansenr. DL 201100322». 3. leveres direkte til leveringsadressen, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets data- og materielltjeneste, v/innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
4. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 ett - eksemplar, altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. tilbudsprøver, ref. Vedlegg A Kravspesifikasjon pkt. 1.4. Se for øvrig punkt 7 under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal produseres og sendes for tilbyders regning sammen med tilbudet. Disse vil bli evaluert/testet for å verifisere oppfyllelse av minstekrav og preferanser iht. kravspesifikasjonen. Tilbudsprøver, med unntak av munnstykkene, kan returneres for tilbyders regning, dersom tilbyder ønsker det. Tidspunkt avtales etter tildeling. 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag 18.06.2012 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 01.11.2012 kl 12.00. 8.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 14.09.2012, og at første leveranse skal kunne foretas fra 01.01.2013. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 9 TILDELINGSKRITERIER DELOMRÅDE 1 Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 65 % Vedlegg B Pris og levering Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 35 % Besvarelse av preferansene, kapitel 3 i Vedlegg A Kravspesifikasjon 9.1 PRIS (65 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Vedlegg B Pris og levering. Pris multiplisert med estimert uttak per 4 år legges til grunn ved evalueringen, ref. Vedlegg B Pris og levering celle E13 (totalpris per 4 år). Nettoprisliste med rabattsatser for alle relevante reservedeler skal vedlegges tilbudet. Timepris for reparasjoner/service som valgt leverandør eventuelt skal utføre i avtaleperioden skal også oppgis i Vedlegg B Pris og levering. Videre skal tilbyder oppgi pris på periodisk kontroll i Vedlegg B Pris og levering. 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (35 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper er delt inn i underkriterier/ preferanser, ref. kapitel 3 i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Dette tildelingskriterium evalueres på bakgrunn av beskrivelsen/dokumentasjonen/tilbudsprøvene som er gitt i forhold til hvordan preferansene i Vedlegg A Kravspesifikasjon kapitel 3 er oppfylt. Preferansene står oppført i prioritert rekkefølge. 10 TILDELINGSKRITERIER DELOMRÅDE 2 Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 65 % Vedlegg B Pris og levering Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 35 % Besvarelse av preferansene, kapitel 5 i Vedlegg A Kravspesifikasjon 10.1 PRIS (65 %) Evalueres med bakgrunn i pris oppgitt i Vedlegg B Pris og levering. Pris multiplisert med estimert uttak per 4 år legges til grunn ved evalueringen, ref. Vedlegg B Pris og levering celle E23 (totalpris per 4 år). 10.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (35 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper evalueres på bakgrunn av beskrivelsen/dokumentasjonen/tilbudsprøven som er gitt i forhold til hvordan preferansen i Vedlegg A Kravspesifikasjon kapitel 5 er oppfylt. 11 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9
Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 10