MØTEPROTOKOLL Aurskog-Høland kontrollutvalg Dato: 23.11.2016 kl. 18:00 Sted: Rådhuset, møterom Krepsen Arkivsak: 15/00011 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Eva Bjøreng (nestleder), Unni Skullerud Førrisdahl, Lars Henrik Sundby, Rikart Pettersen. Hans Martin Presterud. John-Arne Dalby (leder). Ordfører Roger Evjen var med på starten av møtet. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder Inger Berit Faller. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 40/16 16/00110-1 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen IKS 3 41/16 15/00045-17 Revisjonsåret 2015/2016 rapport fra Romerike Revisjon 4 42/16 15/00045-18 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 5 43/16 15/00049-19 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 6 44/16 15/00042-3 Kontrollutvalgets årsplan for 2017 7 45/16 46/16 16/00017-11 16/00018-11 Referater 8 Eventuelt 9 1
Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:45. Bjørkelangen, 23.11.2016 Eva Bjøreng Nestleder for kontrollutvalget 2
Saker til behandling 40/16 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen IKS 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 40/16 Kontrollutvalget ber revisjonen for fremtiden utforme rapporten slik at det fremgår hvilke kommuner funnene dreier seg om. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber om at Aurskog-Høland kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. Prosjektleder Inger Berit Faller ga en orientering om rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Revisjonen har ettersendt et notat (vedlagt protokollen) som inneholder informasjon om hvilke kommuner anbefalingen i første kulepunkt dreier seg om. Her kommer det frem at en representant er kjent med at det er etablert obligatorisk opplæring og en representant vet ikke. Det er vanskelig å trekke en konklusjon basert på dette. Ordfører Roger Evjen ga informasjon under innledningen av møte at det avholdes obligatorisk opplæring for Aurskog-Høland kommunes representantskapsmedlemmer den 9. desember 2016. Kontrollutvalget ber revisjonen for fremtiden utforme rapporter slik at det fremgår hvilke kommuner funnene dreier seg om. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber om at Aurskog-Høland kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. 3
41/16 Revisjonsåret 2015/2016 rapport fra Romerike Revisjon 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 41/16 Kontrollutvalget tar rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. Prosjektleder Inger Berit Faller presenterte rapport om revisjonsåret 2015/2016. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. 4
42/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 42/16 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 5
43/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 43/16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget drøftet plan for selskapskontroll 2017-2020. Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 6
44/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2017 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 44/16 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2017, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsplan for 2017. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2017, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. 7
45/16 Referater 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 45/16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. - Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 8
46/16 Eventuelt 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg 23.11.2016 46/16. Kontrollutvalget vil invitere styreleder i Aurskog-Høland Utbygningsselskap og ordfører. Kontrollutvalget ønsker en orientering om historikken til selskapet og fremtidige planer. I tillegg til en generell orientering om selskapet ønsker kontrollutvalget en beskrivelse av utfordringer, muligheter, organisering og roller i selskapet. (ingen vedtak) 9
Ettersendt vedlegg til sak 40/16 NOTAT TIL KU Til: Kontrollutvalgene i Nittedal, Skedsmo, Lørenskog, Fet, Aurskog/Høland, Rælingen og Sørum kommuner Saksbeh: Øyvind Schage Førde Kopi: Emne: Tilleggsnotat til rapport om eierskapskontroll i NRBR IKS, oktober 2016 1 Innledning I forbindelse med rapportering av eierskapskontroll i NRBR IKS i kontrollutvalget i Skedsmo, ble det vedtatt følgende tilleggsbestilling før endelig behandling av rapporten: Kontrollutvalget ber revisor komme tilbake med et notat hvor det fremgår hvilke representanter som ikke har mottatt opplæring. Notatet følger rapporten. Saken settes opp til ny behandling i neste møte Etter avtale med ROKUS utarbeides det et notat med fullstendig oversikt over representantenes svar på revisjonenes spørreundersøkelse (egenerklæring) på punktet om obligatorisk opplæring av representantskapsmedlemmer i den enkelte kommune. Denne informasjonen gjøres med dette notatet tilgjengelig for alle kontrollutvalgene i eierkommunene. Fra rapporten fremgår det at 11 av 14 representanter har besvart revisjonens henvendelse. Nedenfor gjengis 12 besvarelser. Grunnen til økningen er at revisjonen fikk den siste besvarelsen etter at rapporten ble utarbeidet. 2 Representantskapsmedlemmenes besvarelser Spørsmål: Har kommunen etablert obligatorisk opplæring for sine representantskapsmedlemmer? Rælingen: 1. representant: Ja 2. representant: Nei Lørenskog: 1. representant: Ja 2. representant: Ikke besvart revisjonens henvendelse Nittedal 1. representant: Ja 2. representant: Ikke besvart revisjonens henvendelse 1
Fet 1. representant: Nei 2. representant: Ja Skedsmo 1. representant: Nei 2. representant: Vet ikke Aurskog/Høland 1. representant: Ja 2. representant: Vet ikke Sørum 1. representant: Vet ikke 2. representant: Ja Øyvind S Førde sign. 2