DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 11 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN 2014027335 LEGEMIDLER Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.2 Om anskaffelsen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets organisering... 4 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Fremdriftsplan... 5 2.2 Kontaktpersoner... 5 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2.4 Taushetsplikt og offentlighet... 6 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 3 TILBUDET... 6 3.1 Tilbudsstruktur og språk... 6 3.2 Tilbudsformat... 7 3.3 Adresse og leveringssted... 7 3.4 Tilbudsfrist... 8 3.5 Vedståelsesfrist... 8 3.6 Alternative tilbud... 8 3.7 Tilbud på deler av leveransen... 8 3.8 Forbehold... 8 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon)... 8 3.10 Retur av tilbud... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Innledning... 8 4.2 Obligatoriske krav... 9 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 5 TILDELINGSKRITERIER... 11 5.1 Vurdering... 11
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyning, avdeling Driftsanskaffelser. Heretter betegnet «Kjøper» eller «Oppdragsgiver». FLO Forsyning bistår avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser, og er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning. Avdeling Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen er følgende: Forsvaret DSB (herunder sivilforsvaret) Forsvarsdepartementet Brukerne skal kunne gjøre avrop på avtalen på samme linje som Oppdragsgiver. 1.2 Om anskaffelsen 1.2.1 Formål Formålet med anskaffelsen er å møte Kjøpers behov for legemidler, samt produktrelaterte tjenester og varer gjennom etablering av rammeavtale. 1.2.2 Verdi og omfang Rammeavtalens estimerte verdi for kommende 4 år antas å være fra 24 til 55 MNOK, inkludert opsjon på forlengelse, men ekskludert opsjoner i Vedlegg K. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn ut fra en fredssituasjon, og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Behovet, og således den estimert samlede verdien for rammeavtalen, vil kunne endres dersom enkelte scenarioer knyttet til rikets sikkerhet inntrer. Ved utbrudd av krise eller krig, eller ved heving av beredskapsnivået i Norge, vil den økonomiske rammen for avtalen være ubegrenset oppad. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang og Vedlegg E Kravspesifikasjon med undervedlegg. Leverandøren anbefales å sette seg spesielt godt inn i punkt 2.1.1 Brukerprofil i Vedlegg A Leveringsomfang. Beredskapsplanlegging er en viktig del av Forsvarets arbeid, og det er en forutsetning for Rammeavtalen at Leverandøren har kapasitet til å oppfylle Forsvarets krav i tråd med vedlegg A- 1 Materielltilgjengelighet og beredskap. 1.2.3 Varighet Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen en eller flere ganger med inntil 24 måneder. Maksimal varighet er 4 år.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 11 1.2.4 Forbehold Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Kjøper forbeholder seg retten til å kunne offentlig utlyse enhver anskaffelse av utstyr innenfor denne rammeavtalen der den enkelte anskaffelse overstiger 500.000 NOK. Videre betinger Kjøper seg retten til å gjennomføre forsyninger fra egne militære kanaler dersom dette anses hensiktsmessig. Rammeavtalen er ellers eksklusiv for leverandøren, med unntak for de tilfeller hvor leverandøren ikke leverer i henhold til rammeavtalens bestemmelser. 1.2.5 Nærmere om rammeavtalen(e) og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jf. 15-1 og 15-2. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. 1.3 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 består av følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 11 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Tilbud som ankommer senere enn oppgitt tilbudsfrist, vil bli avvist. Det anbefales å levere tilbudet med god margin før fristen i fall uforutsette hendelser. Aktivitet Dato Kunngjøring 19.11.2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 04.12.2014 Tilbudsfrist 07.01.2015, kl. 12:00. Tilbudsåpning 07.01.2015 Tilbudsevaluering 07.01.2015 14.01.2015 Tildeling av rammeavtale 14.01.2015 Klagefrist 26.01.2014 Kontraktsignering Uke 5 Vedståelsesfrist 01.04.2015 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Guro Skar Forseth Mobiltelefon: 63 80 81 72 E-post: gforseth@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige (alt. e-post) med referanse: Spørsmål 2014027335 Legemidler. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Det anbefales på det sterkeste at tilbydere holder seg oppdatert med eventuelle endringer vedrørende anskaffelsen på Doffin.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 11 2.4 Taushetsplikt og offentlighet Kjøper er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 11. Dersom Leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 3.1 nedenfor. Kjøper gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Kjøper er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova 29. 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur og språk Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. Del 1 Vedlegg A. 2 Skatteattester jf. punkt 4.2. 3 HMS egenerklæring, jf. punkt 4.2. 4 Firmaattest, jf. punkt 4.3. 5 Finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 4.4. 6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 4.5. 7 Utfylt Del 2 Vedlegg F, Morselskapsgaranti, ved behov, jf. punkt 4.4. 8 Utfylt Del 2 Vedlegg J Samarbeidspartnere og underleverandører dersom aktuelt. 9 Leverandørens samfunnsansvar og etisk egenerklæring jf. Del 2 Vedlegg G og H. 10 Utfylt Del 2 Vedlegg B punkter: 1.2.2 Rådgivning (og andre tjenester), 1.3.1 Påslagsprosent, og 1.4 Beredskap. 11 Utfylt Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise. 12 Utfylt Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. 13 Utfylt Del 2 Vedlegg D Kontaktpersoner. 14 Utfylt Del 2 Vedlegg K-1 Lagerhotell punkt 2 Priser.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 11 15 Eventuelle forbehold, endringer eller avvik fra rammeavtalen. 16 Eventuell taushetsbelagt informasjon. Tilbudet skal være utformet på norsk. 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Tilbud 2014027335 Legemidler og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 3.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i 1 originalkopi. En elektronisk komplett versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM eller minnepinne. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket konvolutt/innpakning. Konvolutt merkes følgende: På forsiden: «Tilbud 2014027335 Legemidler» På baksiden: Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingene Felles og Støtte Postboks 10 2027 Kjeller Att: Guro Skar Forseth 3.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 09-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler:
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 11 FLO/Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingene Felles og Støtte Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Guro Skar Forseth 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen det tidspunkt som er opplyst i punkt 2.1. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 01.04.2015. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jf. punkt 3.1. 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav (skal-krav) kan medføre avvisning. 3.10 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom Leverandøren må støtte seg til andre foretak for oppfyllelse av krav fremsatt i konkurransegrunnlaget, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse, jf. Del 2 Vedlegg J. Dette gjelder selv om det støttende foretak er i samme konsern som Leverandøren. Erklæringen skal positivt stadfeste at foretaket stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 11 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Del 1 Vedlegg B skal fylles ut og signeres. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Leverandøren skal levere årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år, eller fullstendig kredittvurdering fra godkjent kredittvurderingsselskap. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 11 tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap eller årsregnskap, der en av delene ikke er innlevert, samt morselskapsgaranti. For det tilfelle at Leverandøren støtter seg på sitt morselskap for å oppfylle kravet, skal Vedlegg F Morselskapsgaranti benyttes og legges ved tilbudet. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. DOKUMENTASJONSKRAV En liste med minimum tre lignende leveranser fra de siste tre år, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 11 5 Tildelingskriterier Bare leverandører som har dokumentert at de oppfyller samtlige krav som fremkommer i konkurransegrunnlaget, herunder samtlige kvalifikasjonskrav og absolutte krav fremsatt i kravspesifikasjonen vil få sine tilbud evaluert i henhold til tildelingskriteriene TK1, TK2 og TK3 listet under i punkt 5.1. 5.1 Vurdering Beste score gir 10 poeng, og øvrige scores forholdsmessig lavere. Tilbyderen med den totalt høyeste sammenlagte poengscore vinner konkurransen. Leverandøren må fylle inn Del 2 Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, Vedlegg B-1 Prismatrise, Vedlegg E Kravspesifikasjon og Vedlegg K-1 Lagerhotell for å delta i konkurransen. Tildelingskriterier Vekt % TK1 TK2 Pris materiell Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise: Den leverandøren som tilbyr den totalt laveste kjøpesummen vil få en score på 10 poeng, og de øvrige vil scores forholdsmessig ut fra dette. Påslagsprosent Del 2 Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, punkt 1.3.1 Påslagsprosent: Maksimalt påslag på nye produkter i prosent 65 30 TK3 Oppgitt påslagsprosent i Del 2 Vedlegg B punkt 1.3.1 skal anvendes på alt øvrig materiell som kan anskaffes under denne rammeavtalen. Leverandøren med lavest %-sats scores 10. Øvrige scores forholdsmessig. Timepris Del 2 Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, punkt 1.2.2 Rådgivning (og andre tjenester etter avtale): Timespris for rådgivning Leverandøren med lavest timepris scores 10. Øvrige scores forholdsmessig. 5 Det kåres en vinner basert på TK1 til TK3.