Til Møte 02/ 2017 Sak 04-05/2017 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Møterom A 3.etasje på Tingvang Møtedato: Mandag 27.02.2017 Møtetidspunkt: Kl. 10.00 14.30 Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Trond Vidar Solhaug - nestleder Bente A. Rakstad - medlem Marit Østli - varaordfører Ellen Petrine Fretheim - leder teknisk drift (til sak 05/2017) Ivar Thune Hagrup - rådgiver «Åge Sandsengen - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS Reidar Schlytter - kontrollutvalgssekretariat Forfall: Ingen - Godkjenning av innkalling : Enstemmig godkjent - Godkjenning av møtebok fra møte 24.01.2017 Enstemmig godkjent. Vurdering av lukking av møtet: Behovet for å lukke møtet ble drøftet ved møtestart. Vedtak, Møtet lukes under sak 04/2017 Drøfte innspill vedr konfliktområde Kontrollutvalg, med hjemmel i i koml. 31, jf. offl. 24. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 1
Neste møte i kontrollutvalget: 03.04.17 Saksliste: - Sak 004/2017 Drøfte innspill vedr konfliktområde Kontrollutvalg - Sak 05/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap - Orienterings- og diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Drøfting av mulig nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i Øystre Slidre kommune etter behov. - Ferie og fravær ledergruppen Viser til mail dat. 16.02.17 vedr spørsmål om rutiner for ferie og fleksitidordningen for rådmenn, kommuneledelsen m.fl og dekning av helseutgifter for ansatte. - Orientering fra revisjonen. Sak 004/2017 Drøfte innspill vedr konfliktområde Kontrollutvalg Dokumenter i saken Mail fra ordfører dat. 21.02.17 Saksopplysninger: Viser til tidligere behandling av saken i møte 24.01.17 sak Fremtiden for k-utvalget Øystre Slidre kommune I møtet 24.01.2017 ble følgende vedtak fattet. God kommunikasjon er nødvendig og ordfører og kontrollutvalget var enige om veivalget videre slik: 1. Saker som er krevende skal drøftes mellom partene. 2. Kontrollutvalgets leder orienterer om saker som omhandler kontrollutvalget i kommunestyre. 3. Ordførere deltar på kontrollutvalgets møter etter behov. 4. Vi skal alle jobbe for at samarbeid mellom kontrollutvalg, revisjon, administrasjon og politikk fungerer. 5. Det legges opp til faste møter 1 gang pr. mnd. mellom ordfører og leder av k-utvalget Med bakgrunn i rådmanns innspill vedr sak i kommunestyret 16.02.2017 med kritikk til k-utvalget for arbeidsmetoder og opplysninger fra talerstolen i finner kontrollutvalget at det er nødvendig å drøfte arbeidsmetoder og rollefordeling på nytt med rådmann. Ordfører og rådmann innkalles til møte for å redegjøre for sine vurderinger til kontrollutvalget og besvare spørsmål i saken. Ordfører melder inn til kontrollutvalget følgende i mail dat. 21.02.17 Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 2
Som ordførar har eg sett meg lei på stadig konfliktar mellom kontrollutval, revisjon og rådmann, sjølv etter fleire møter og samtaler om tema. Eg har difor bedt fylkesmannen om støtte for å løyse opp i konflikten og kjem difor til å kalle inn partane til eit møte med fylkesmannen. For å ha eit best mulig grunnlag for eit slikt møte; ber eg med dette om at de sender inn dømer på konfliktområder vi må løyse opp i. Eg ønskjer ikkje nok lange avhandlingar med skyldfordeling, men korte stikkordnotat som kan danne grunnlag for eit godt møte. Ber om at de sender dette til med innan onsdag 1. mars, så kjem eg attende med møte tidspunkt. Ingen Behandling i møte: Leder i k.utv. orienterte med bakgrunn i tidligere behandling av saken.og ref. til innspill fra ordfører med forslag til videre behandling av saken. K.utv. har tidligere oversendt innspill til ordfører vedr eksempler på konfliktområder som må løses opp. Møtet drøftet videre om det vare andre innspill/eksempler som i tillegg burde oversendes til ordfører. Møtet var noe usikker på tolkningen av meldingen fra ordfører, hva som konkret bør drøftes med Fylkesmann og foreslår følgende vedtak i saken. K.utvalget er positivt innstilt til å delta på et møte med Fylkesmann. K.utvalget ber ordfører kalle inn leder i K.utvalget til et møte. Agenda for møte blir, hva skal K.utvalget belyse for Fylkesmann. Enstemmig vedtatt. Sak 05/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap Dokumenter i saken Saksutredning i sak 03/2017 Saksopplysninger: Det vises til behandling av saken i møte den 24.01.17 Sak 03/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap I møtet ble følgende vedtak fattet. Kontrollutvalget ber revisjon følge opp tilbakemeldingen fra teknisk leder i brev oversendt til k-utv leder 23.01.2017 ifht. de spørsmål som ble stilt i møte med brannsjefen 30.11.2016. Revisjonen bes vurdere behov for tiltak før neste møte, og at saken tas opp til behandling på neste møte i kontrollutvalget. Ingen Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 3
Behandling i møte: Leder orienterte om bakgrunn for saken jf. behandling på forrige møte jf. saksopplysninger og vedtak som ble fattet, samt mottatt - tilbakemelding fra teknisk leder dat. 23.02.17 med vedlegg ref. fra møte i kommunen mellom Vinding og kommunen dat. 05.10.15 og - brev dat. 17.02.17 fra revisjonen til rådmann med 2 konkrete spørsmål som ønskes besvart skriftlig innen 27.02.17 Administrasjon orienterte vedr kommunens syn på hvem som har det juridiske ansvar hvis det skjer noe ved evt kontroll av kummene som eies av Vinda kraftverk. Viste for øvrig til rapporten som var levert vedr saken. Brannvesnet har god oversikt over Øystre Slidre mht kapasitet på vanntrykk m.m. Etter kommunens oppfatning er det Vinda som har det juridiske ansvar hvis det skjer en personskade ved for eksempel ved tilkobling av vannslanger når det oppstår brann. Vedlikehold av kummer som eies av Vinda kraftverk må utføres av eier med pålegg fra kommunen. Vinda har tett kontakt med kommunen vedr oppfølging og sikring av kummer som evt skal benyttes av brannvesnet mht. til branner som oppstår. Har Vindin ansvar for brannvatn??? Dette er spm som ikke klart ble besvart, men mulig dette er dokumentert i tidligere vedtak i kommunestyret som berører temaet mellom partene (eldre avtale vedtatt av kommunestyret i 70-80 åra. Kontrollutvalget tar informasjon og debatten som kom fram på møtet til e..t. Med bakgrunn i informasjon som kom fram på møtet er kontrollutvalget tilfreds med de svar som kontrollutvalget stilte til møtet m.h. til brannberedskap, ansvar for kummer osv. og de rapporter som er framlagt. - Orienterings- og diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Drøfting av mulig nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i etter behov. Tas opp på neste møtet - Ferie og fravær ledergruppen Viser til mail dat. 16.02.17 vedr spørsmål om rutiner for ferie og fleksitidordningen for rådmenn, kommuneledelsen m.fl og dekning av helseutgifter for ansatte. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 4
Saken behandles videre av revisjonen - Orientering fra revisjonen. Ingen orientering fra revisjonen Øystre Slidre, 27.02.17 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi: Postmottak, ordfører, rådmann og revisjonen Møtebok godkjent... Øystre Slidre........... Arnfinn Beito Trond Vidar Solhaug Bente A. Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 5