1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 9.9.2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 17.9.2013 kl. 10.00 i formannskapssalen i Bømlo rådhus NB! Merk tid og stad Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven, tlf. 55 37 80 81/404 88 662 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sonja Hellen Sele (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 24/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 25/13 Godkjenning av protokoll frå møte 14.5.13 Vedlegg 26/13 Rådmannen orienterer 27/13 Rapport etter forvaltningsrevisjon av Barne og familietenesta i Vedlegg Bømlo kommune 28/13 Orientering Vedlegg 29/13 Meldingar Vedlegg 30/13 Budsjettforslag 2014 for kontroll og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune 31/13 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune 32/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 2
3 Bømllo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 14.5.13 Kl.: 10.00 11.40 Stad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Saknr.: 17/13 23/13 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele (H) DESSE MØTTE Sonja Hellen Sele (H) Kåre Habbestad (SP) Terje Olav Nesse (V) John-Kåre Torkelsen (Krf) Mariann Risøy Barane (Ap) Vidar Onarheim (H) FORFALL Georg Lønning (H) hadde forfall til møtet. Vidar Onarheim (H) møtte i staden. Svanhild Vespestad (Ap) hadde forfall til møtet. Mariann Risøy Barane (Ap) møtte i staden. DESSUTAN MØTTE Ordførar Odd Harald Hovland var med i sak 21 /13 og 22/13. Rådmann Sverre Olav Svarstad var med i sak 21/13 og 22/13. Økonomisjef Jarle Nakken var med i sak 21/13 og 22/13. Else Holst Larsen v/ Deloitte AS var med i heile møtet. Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 17/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 18/13 Godkjenning av protokoll frå møte 23.4.13 19/13 Orientering 20/13 Meldingar 21/13 Årsrekneskap og årsmelding 2012 for Bømlo Kulturhus KF Uttale frå kontrollutvalet 22/13 Årsrekneskap og årsmelding 2012 for Bømlo kommune Uttale frå kontrollutvalet 23/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 1
4 17/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ingen redaksjonelle merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 18/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 23.4.13. VEDTAK Protokollen frå møte 23.4.13 vart samrøystes godkjend. 19/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Status ipad bruk. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. 3 Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av Barne og familietenesta i Bømlo kommune Løypemelding. Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. HANDSAMING I MØTET: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Status ipad bruk. ipad kurs i neste kontrollutvalgsmøte (to av dei faste medlemmene hadde forfall til dette møtet). 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. Aktuelle kurstema: o Repetisjon frå tidlegare kurs for kontrollutvala. o Kombinasjon med gruppearbeid og forelesing, med størst vekt på gruppearbeid. o Bestilling av forvaltningsrevisjon. o Ulike saker meldt inn frå innbyggjarane. o Læra av andre kommunars feil. 3 Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av Barne og familietenesta i Bømlo kommune Løypemelding. Silje Sivertsen v/ Deloitte AS var med under dette punktet, via høgtalar på mobil. o Forvaltningsrevisjonen går etter planen. o Ikkje noko so langt i prosessen som tilseier at prosjektet bør spissast annleis enn det er pr. dags dato. 2
Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. 5 20/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Planprogram psykisk helse og rus. 2 Utval for oppvekst, kultur og idrett 3 Utval for helse og omsorg Eventuelt Saksprotokoll i Utval for oppvekst, kultur og idrett 16.4.2013. Saksprotokoll i Utval for helse og omsorg 18.4.2013. FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Planprogram psykisk helse og rus. Kontrollutvalet ynskjer å framleis halda seg orientert i høve saka. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. 21/13 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2012 FOR BØMLO KULTURHUS KF UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2012 HANDSAMING I MØTET Dagleg leiar for Bømlo kulturhus KF kulturhus KF, kunne ikkje stilla i møtet for å orientera om årsmelding og årsrekneskap 2012. Rådmann Sverre Olav Svarstad orienterte Kulturhuset og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2012. 22/13 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR BØMLO KOMMUNE 2012 - UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 12 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2012. 3
6 HANDSAMING I MØTET Rådmann Sverre Olav Svarstad og Økonomisjef Jarle Nakken informerte om årsmelding og årsrekneskap 2012 for Bømlo kommune, og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 12 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2012. 23/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. EVENTUELT Samhandlingsreformen: Kontrollutvalet ynskjer å få ei orientering i første haustmøte i høve korleis samhandlingsreformen fungerer for Bømlo kommune. Tema dei spesielt ynskjer å få orientering om er Tall økonomi, avvik, praktisk risiko og konsekvensar, liggedøgn på sjukehus korleis dette fungerer i høve kva kommunen må betala. Sonja Hellen Sele leiar Elin Molven sekretær 4
7 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17.9.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 26/13 26/13 RÅDMANNEN ORIENTERER Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 23.4.2012 i sak 12/13 punkt 1: A. Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS: Orienteringa vart teken til orientering. Kontrollutvalet ynskjer ny orientering etter sumarferien 2013. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak under «eventuelt» i møtet 14.5.2013: B. Samhandlingsreformen: Kontrollutvalet ynskjer å få ei orientering i første haustmøte i høve korleis samhandlingsreformen fungerer for Bømlo kommune. Tema dei spesielt ynskjer å få orientering om er tall økonomi, avvik, praktisk risiko og konsekvensar, liggedøgn på sjukehus korleis dette fungerer i høve kva kommunen må betala. På bakgrunn av dette har vi gjort avtale med rådmannen at administrasjonen kjem i dette møte i kontrollutvalet, for å orientera og svare på spørsmål frå utvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
8 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17.9.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 27/13 27/13 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV BARNE OG FAMILIETENESTA I BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka I kontrollutvalet sitt møte den 19.2.2013 sak 07/13, bestilte utvalet ein Forvaltningsrevisjon av PPtenesta og barne og familietenesta i Bømlo kommune. Utvalet fatta såleis samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan PP tenesta og Barne og familietenesta. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 29.1.2013. 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. I kontrollutvalet sitt møte den 19.2.2013 sak 07/13, fatta utvalet såleis vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan PP-tenesta og Barne og familietenesta i Bømlo kommune. 2. Deloitte vert innan 21.2.2013 beden om å levere forslag til endeleg prosjektplan i tråd med dei endringane og føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. I den godkjente prosjektplanen er det definert slikt føremål, problemstillingar og avgrensing: Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke om Barne og familietenesta har tilstrekkeleg kapasitet til å utføre sine oppgåver innanfor dei ulike fagområda. I tillegg vil prosjektet undersøke om samordninga av tenester til barn og unge er tilstrekkeleg god og organisert på ein føremålstenleg måte. 1) Er samordninga av tenester til barn og unge tilstrekkeleg og organisert på ein føremålstenleg måte? a) Er barne og familietenesta tilstrekkeleg fora for samarbeid mellom aktuelle einingar internt i kommunen? b) Har barne og familietenesta utarbeidd tilstrekkelege prosedyrar for behovsmeldingar mellom kommunale einingar (td. Barnevern) og til andre aktørar utanfor kommunen (t.d. BUP)? c) I kva grad blir desse prosedyrane etterlevd innanfor dei ulike fagområda (dvs. PPT, helsestasjon og sosiale tenester utanom NAV) 2) Har Barne og familieeininga tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse samla sett? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
a) Har helsestasjonen tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utføre lovpålagte oppgåver? b) Har PP-tenesta tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utarveide sakkunnig uttale for tilmeldte elevar innan rimeleg tid? c) Har PP-tenesta tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utføre systemarbeid ovanfor skulane i samsvar med krav i opplæringslova og dei behov som er på skulane? 3) Har kommunane eit system for å sikre kontinuitet i sakshandsaminga i Barne og familieeininga? a) Har tenestene tilstrekkelege rutinar for å unngå at fråvær og/eller utskifting blant personell medfører ventelister, manglar ved sakshandsaminga eller at brukarane ikkje mottar tenester dei har krav på? b) Har kommunane gode nok system for å fange opp eventuell svikt i sakshandsaminga? Drøfting: Med dette som utgangspunkt, har Deloitte gjennomført denne forvaltningsrevisjonen. Rapportutkast med revisjonskriterium og datadel er verifisert. Rådmannen har også kome med høyringsuttale til vurderingar og forslag til tiltak. Det er lagt ved 2 vedlegg til rapporten: 1. Rådmannens kommentar til rapporten. 2. Oversikt over sentrale dokument og litteratur. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Deloitte har i denne forvaltningsrevisjonen nytta dokumentanalyse, intervju, statistisk analyse og verifiseringsprosessar som metode. Sekretariatet har merka seg at Deloitte i sitt samandrag av rapporten skriv slik: Forslag til tiltak: 9 «Kapasiteten til skulehelsetenesta i Bømlo kommune ligg om lag 20 % under nasjonal norm. Låg kapasitet fører til at skulehelsetenesta ikkje alltid klarer å gje tilbod om helseundersøkingar av alle elevar som bør få tilbod om det (på 1., 3. og 8. trinn i grunnskulen og 1. året på vidaregåande skule), mellom anna når det er fråvær eller permisjonar. På bakgrunn av dette stiller revisjonen spørsmål ved om kapasiteten er tilstrekkeleg til å oppfylle krava i regelverket (jf. forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjeneste 2-3. Det er også mangel på kompetanse og kapasitet i helsestasjonen knytt til oppfølging av minoritetsspråklege barn og unge. Situasjonen er særleg utfordrande når det gjeld flyktningar og barn som kjem til landet via familiegjenforeining. Etter revisjonen si vurdering bør kommunen avklare om ein har tilstrekkelege ressursar på dette området. Undersøkinga viser at PPT har hatt ei positiv utvikling dei siste åra når det gjeld kapasitet og stabilitet i bemanninga. Dette har medført kortare sakshansamingstid, samt meir systematisk og betre struktur på sakshandsaminga. Likevel er ventetida på sakkunnig vurdering for lang i høve til kva Utdanningsdirektoratet meiner er rimeleg tid, ettersom sakshandsamingstida ved PPT i Bømlo kommune er over tre månader. Utdanningsdirektoratet understrekar også at ventelister er i strid med lovkrava.» Vidare har sekretariatet merka seg at det vert konkludert med at det er fleire område som kan gjerast betre. I rapporten kapittel 6. munnar konklusjonane ut i 15 forslag til tiltak: Konklusjon: Kontrollutvalet bør i si innstilling tilrå at kommunestyret ber rådmannen om å syta for at forslag til tiltak i dei 15 punkta vert følgt opp. Utvalet bør også tilrå at kommunestyret ber rådmannen om å laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 2
10 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i dei 15 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld Barne og familietenesta i Bømlo kommune vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.2.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Rapport etter forvaltningsrevisjon 3
11 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17.9.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 28/13 28/13 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Status ipad bruk. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. 3 Deloitte AS Revisjonsplan for 2013. 4 Sekretariatet Rekneskap for kontrollutvalet pr. 14.8.2013. Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
12
13
14
15
16 Konto Konto(T) Rekneskap Opph.budsjett 10803 Møtegodtgjersle 41 500 84 300 10804 Tapt arbeidsforteneste 3 106 44 000 10990 Arbeidsgjevaravgift 6 289 18 100 11008 Faglitteratur og abonnement 2 100 2 100 11151 Servering representasjon 494 2 500 11209 Andre driftsutgifter 0 5 500 11400 Annonse 0 5 000 11500 Kurs og etterutdanning 0 31 000 11709 Andre reiseutgifter utlegg 0 21 000 11951 Kontingent 3 500 3 500 12702 Andre konsulenttenester 0 100 000 13300 Kjøp teneste fylket 59 500 141 000 14290 Moms generell kompensasjonsordn. 14 875 0 17290 Ref. for mva frå drift -14 875 0 1100 Kontrollutval 116 490 458 000 12702 Andre konsulenttenester 207 223 592 000 14290 Moms generell kompensasjonsordn. 51 806 0 17290 Ref. for mva frå drift -51 806 0 1101 Revisjon 207 223 592 000 Samla sum Kontroll og tilsyn 323 713 1 050 000 Spesifikasjon revisjonsutgifter Rekneskapsrevisjon 117 550 Forvaltningsrevisjon 89 673 Sum 207 223 Svortland, 14.08.2013 Jarle Nakken
Budsjettendring Total budsjett Avvik 0 84 300 42 800 0 44 000 40 894 0 18 100 11 811 0 2 100 0 0 2 500 2 006 0 5 500 5 500 0 5 000 5 000 0 31 000 31 000 0 21 000 21 000 0 3 500 0 0 100 000 100 000 0 141 000 81 500 0 0-14 875 0 0 14 875 0 458 000 341 510 0 592 000 384 777 0 0-51 806 0 0 51 806 0 592 000 384 777 0 1 050 000 726 287 17
18 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17.9.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 29/13 29/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Bømlo kommune budsjett og økonomiplan 2013 2016 Hordaland 2 Kommunal- og Rundskriv om iverksetting av endringar i kommuneloven m.m. regionaldepartementet egenkontroll mv. 3 Kommunestyret Kvalitetsmelding grunnskule 2012 Bømlo kommune 4 Kommunestyret Bømlo Frisklivssentral Oppstart 2013 5 Kommunestyret 1. Tertialrapport 2013 Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: 5 meldingar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 30/13 30/13 BUDSJETTFORSLAG 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå 1.7.2004. Etter forskriftas 18. skal kontrollutvalet i Bømlo kommune utarbeide framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlinga Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i ny avtale som vart inngått med Deloitte AS med verknad frå 1.7.2011. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vidare er det lagt til grunn at det vert like mange møter i kontrollutvalet i 2014 som det har vore i 2009 2013 og med om lag like stor saksmengde. Det er også lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene i kontrollutvalet, kostnader til at medlemene i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), abonnement på Kommunerevisoren, servering på utvalsmøta og ein diverse post. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Det er som vanleg også lagt inn pengar til ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. adhoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte komme undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. 55 Formuleringane i desse paragrafane viser at hovedoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vart utarbeidde av kontrollutvalet våren 2012, og vert lagt fram for kommunestyret til godkjenning hausten 2012. I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Ut frå planane, vil prosjektarbeid krevja ei ramme på om lag 400 timar for kommunar med Bømlo sin storleik. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor, jf avtale mellom Bømlo kommune og Hordaland fylkeskommune dagsett 13.2.2008. Konklusjon: På bakgrunn av dette tilrår sekretariatet at kontrollutvalet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning for det budsjettforslaget som ligg føre. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2014 i Bømlo kommune slik det ligg føre. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Budsjettforslag 2014 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune. 2
56 Vedlegg sak 30/13 KUV møte 17.9.2013 Kontrollutvalet i Bømlo kommune, budsjettforslag for 2014 Tekst Forslag til budsjett 2013 Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) 79 000 Møtegodtgjersla vart endra november 2012. Utvalsmedlemmer kr. 1.000,- pr. 85 000 møte. Utvalsleiar 6 % av ordførarløna. Tapt arbeidsforteneste 44 000 44 000 0,12 Feriepengar av tapt arb.fort. 12 % 5 300 5 300 0,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % 18 100 18 900 Forslag til budsjett 2014 Merknader 0,13 Servering på møtene 2 500 2 500 Ifm. møter i kontrollutvalet. 0,25 Kunngjering av møter 5 000 5 000 Opne møter, som må kunngjerast. 0,25 Diverse 5 500 5 500 0,25 Kurs/konferanse 31 000 31 000 Kontrollkonferanse el. 0,07 Reise- og opphaldsutgifter 21 000 21 000 Reise ifm. kontrollkonferanse el. Kontingentar 3 500 3 900 Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn. 0,25 Abonement 2 100 2 100 Kommunerevisoren á 350 x 6 medlemmar, inkl. 1. varamedlem. 0,25 Folkevaltopplæring for kontrollutvalet 0 15 000 I regi av sekretariatet 0,25 Kjøp av sekretariatstenester 141 000 148 000 Berekna sekretariatstenester, SSB-auke iflg. Avtale. 0,25 Kjøp av revisjonstenester 592 000 610 000 Ny kontrakt gjeldande frå 1.7.11. Auka med 3% frå 2013. 0,25 Ekstra tiltaksmidlar 100 000 Til evt. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og 100 000 utgreiing. Meirverdiavgift 221 000 226 500 Moms-kompensasjon -221 000-226 500 TOTALT 1 050 000 1 097 200
57 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 31/13 31/13 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte, Else Holst-Larsen har no sendt over ei slik eigenvurdering dagsett 29.8.2013. Denne ligg ved saka. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Deloitte AS har ikkje utført tenester i 2012- og for inneverande år so langt, for Bømlo kommune utover oppdrag som er bestilt av Kontrollutvalet. Konklusjon: Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Bømlo kommune. Ut frå innhaldet i eigenerklæringa, vert det tilrådd å ta denne til etterretning. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte dagsett 29.8.2013. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
58
59
60
61 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17.9.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 32/13 32/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møteprotokollar frå andre politiske utval i Bømlo kommune. Møteprotokollane kan lastas ned frå heimesida til kommunen. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse i protokollane. I møte i kontrollutvalet 28.11.11 blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Terje Olav Nesse Kåre Habbestad Svanhild Vespestad John Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 17.6.13 Formannskapet 3.9.13 Utval for oppvekst, kultur og idrett 28.5.13 og 3.9.13 Utval for helse og omsorg 30.5.13 Utval for areal og samferdsel 29.5.13 og 24.5.13 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.