ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 3 / 2012 Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 20. juni 2012 kl. 08.30 på Kommunehuset Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 13/12 Orientering om kommunens tertialrapportering 1. kvartal 2012 14/12 Tertialrapport kontroll og tilsyn pr 30.04.2012 15/12 Kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområder - forvaltningsrevisjon 16/12 Presentasjon av overordnet analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon 17/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - Oversikt innkomne forslag, forberedelse til prioritering 18/12 Statusoversikt juni 2012 EVENTUELT REFERATSAKER/MELDINGER Det er ingen referatsaker/meldinger til dette møtet Rådmann og økonomiansvarlig er invitert til å orientere i sak 13. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Kvitsøy, 13. juni 2012 Rolf Skretting Leder av kontrollutvalget Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800194 : E: 212 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 20.06.2012 13 /2012 ORIENTERING OM KOMMUNENS TERTIALRAPPORTERING 1. KVARTAL 2012 Bakgrunn Kontrollutvalget er ikke med i selve behandlingen av økonomirapportene i løpet av året. Men for å holde seg orientert om utviklingen i den løpende driften i kommunen, får kontrollutvalget økonomirapportene framlagt til orientering. Saksutredning Vedlagt ligger økonomirapporten pr 30. 04.2012, vi viser til denne. Rådmannen og økonomisjefen er invitert til møtet for å orientere om rapporten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar kommunens tertialrapport med for 1. tertial og rådmannens redegjørelse i møtet til orientering. SANDNES, 12. juni 2012 Seniorrådgiver Vedlegg: Tertialrapport 1. tertial 2012. Saksliste Neste 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800214 : E: 212 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 20.06.2012 14 /2012 TERTIALRAPPORT KONTROLL OG TILSYN PR 30.04.12 Bakgrunn Kontrollutvalget har ansvar for å utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Med dette følger også ansvar for å følge opp budsjettet gjennom året. Oppfølgingen skjer som ellers i kommunen pr tertial, denne gang for første tertial 2012. Saksutredning Med utgangspunkt i regnskapsoversikt fra kommunen har sekretariatet utarbeidet vedlagte regnskapsoversikt pr 30.04. 12. Regnskapsoversikten viser et samlet forbruk på kr 143.945,- som utgjør 48,1 % av total budsjettramme for kontrollutvalget. Utgifter til kontrollutvalget inkl sekretariat, utgjør 28,3 % av rammen. Hvis utgiftene fordeles likt på månedene burde forbruket vært en tredjedel av budsjettet. Den største posten er utgifter til sekretariatet og her er det brukt en tredjedel av budsjettet, siden sekretariatet fakturer en gang pr tertial. For de øvrige utgiftene til kontrollutvalget har det ikke vært større utbetalinger da godtgjørelser betales ut på slutten av året. Utgifter til revisjon utgjør 55,8, og revisjonen kommenterer tallene sine slik: Forbruk 2012: I regnskapsrevisjonen er årsoppgjør 2011 gjennomført og interimsrevisjonen for 2012 påbegynt. Det er utført attestasjon av mva-kompensasjonen for 6. termin 2011 og for 1. termin 2012, det er og levert særattestasjoner på TS midler og førstelinje rettshjelp. Innen forvaltningsrevisjon er overordnet analyse er under arbeid og blir levert til junimøtet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 30.04.12 til orientering. SANDNES, 13. juni 2012 Seniorrådgiver Vedlegg: Regnskapsoversikt pr 31.04.12 Saksliste Neste Forrige 3
Vedlegg: Tertialrapport kontroll og tilsyn pr 30.04.2012 Kvitsøy kontrollutvalg Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 212 Saksnr. : 200800214 Tertialrapport kontroll og tilsyn pr 30.04.2012 Art Kommunens regnskap viser: Vedtak KSt. Forbruk 1. tertial % 10805 Tapt arbeidsfortjeneste 4 000 10990 Arbeidsgiveravgift 1 000 11003 Abonnementer tidsskrifter etc 11520 Kurs/seminar folkevalgte 5 000 11655 Utgiftsdekning politikere 3 000 457 15,2 % Kjøp konsulenttjenester 13506 Kontrollutvalgssekretariatet 70 000 23 000 32,9 % 14390 Moms gen.komp.ordn. Driftsregnskapet 17 000 5 700 33,5 % 17290 Kompensert moms driftsregnskapet -17 000-5 700 33,5 % Sum ansvar 117 Kontrollutvalgssekr. 83 000 23 457 28,3 % 13750 Revisjonen 216 000 120 488 55,8 % Moms gen.komp.ordn. 14390 Driftsregnskapet 54 000 30 172 55,9 % 17290 Kompensert moms driftsregnskapet -54 000-30 172 55,9 % Sum ansvar 116 Revisjonen 216 000 120 488 55,8 % Sum kontroll og tilsyn 299 000 143 945 48,1 % Tilbake Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv. 148 500 108 338 73,0 % Forvaltningsrevisjon/selsk.ktr. 67 500 12 150 18,0 % Sum Revisjonens oversikt 216 000 120 488 55,8 % 4
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800028 : E: 033 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 20.06.2012 15 /2012 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER - FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I forbindelse med opplæring av det nyvalgte kontrollutvalget, vedtok utvalget på første møte at man på møtet i mai 2012 skulle ha en gjennomgang av forvaltningsrevisjon. Saksutredning: Gjennomføring av årlig forvaltningsrevisjon ble en lovpålagt oppgave for kontrollutvalget i 2004. Revisor vil gjennomgå hva en forvaltningsrevisjon er, hvordan den gjennomføres og ellers komme med nyttige tips for kontrollutvalget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors gjennomgang av temaet Forvaltningsrevisjon til orientering. SANDNES, 12. juni 2012 Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800051 : E: 144 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 20.06.2012 16 /2012 PRESENTASJON AV OVERORDNET ANALYSE TIL NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I forbindelse med opplæringen der temaet i dette møtet er forvaltningsrevisjon, vil revisor som en del av gjennomgangen også presentere den overordnede analysen. Analysen ble bestilt av det forrige kontrollutvalget (se vedlegg). Saksutredning: Som et ledd i utarbeidelsen av plan for forvaltningsrevisjon skal det utarbeides en overordnet analyse. Den overordnede analysen skal gi risiko- og vesentlighetsvurderinger av kommunens virksomhet, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon i de ulike sektorer og virksomheter. I tillegg til den overordnede analysen har kontrollutvalget også innhentet informasjon fra kommunens administrasjon, politisk ledelse, revisor, sekretariat og egne erfaringer. Analysen er et bakgrunnsmateriale, som utvalget har med vurderingen og prioriteringen av prosjektene. Den vil også være et vedlegg til selve planen. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar orienteringen og overordnet analyse til foreløpig orientering. Kontrollutvalget kommer tilbake til den overordnede analysen når utvalget skal prioritere prosjektene. SANDNES, 12. juni 2012 Seniorrådgiver Vedlegg: Overordnet analyse 2012-2015 (eget hefte) Saksliste Neste Forrige 6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800051 : E: 144 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 20.06.2012 17 /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - OVERSIKT INNKOMNE FORSLAG, FORBEREDELSE TIL PRIORITERING. Bakgrunn Kontrollutvalget har i forbindelse med ny Plan for forvaltningsrevisjon bedt om innspill til mulige prosjekter både fra kommuneadministrasjon og politiske ledere. Kontrollutvalget inviterte rådmannen til utvalgets møte 9. februar hvor han kom med innspill fra administrasjonen. Kontrollutvalget hadde et eget møte med politiske ledere 29. mars. Saksutredning Sekretariatet har sammenfattet de innspill som nå har kommet i et eget dokument, se vedlegg. Et første utkast til den nye planen er også vedlagt. Før kontrollutvalget starter med utvelgingen av aktuelle prosjekt bør kontrollutvalget ta en runde hvor de selv kommer med innspill til planen, som skal være med i den videre vurderingen. Blant de innkomne forslagene skal kontrollutvalget prioritere hvilke områder en ønsker å se nærmere på i den kommende perioden. Disse skal vurderes både ut fra de risikomomenter som kommer fram i den overordnede analysen, og ut fra kontrollutvalgets egne vurderinger. Den overordnede analysen er et viktig dokument i dette arbeidet, og ligger ved som eget hefte. Kontrollutvalget må ta denne med på senere møter hvor planen skal behandles. Den kan også være aktuell når prosjekter skal bestilles. For å lette kontrollutvalgets arbeid med prioriteringene, har vi lagt ved et eksempel på en matrise som kan benyttes for å få fram de mest aktuelle prosjektene. Vi vil i møtet benytte denne matrisen i et større format. Kontrollutvalget utfordres til å starte arbeidet med å prioritere aktuelle prosjekter på dette møtet. Kontrollutvalget i Rennesøy har midler til ca. 4 prosjekter i den kommende 4-årsperioden. Utvalget bør imidlertid ta opp planen til vurdering en gang i midten av perioden for å vurder om planen skal revideres/justeres, da fokusområder og aktuelt risikobilde fort kan endres. 7
Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet notere kontrollutvalgets foreløpige vurderinger. Saken settes på ny på neste møte for å fullføre/arbeide videre med prioriteringene. SANDNES, 12. juni 2012 Seniorrådgiver Vedlegg: Samlet oversikt over mottatte innspill Første utkast til Plan for forvaltningsrevisjon. Eksempel på matrise til bruk ved utvelging av aktuelle prosjekter Overordnet analyse, er lagt ved sakslisten som eget hefte. Saksliste Neste Forrige 8
Vedlegg: Innkomne innspill til plan for forvaltningsrevisjon Notat Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 144 Saksnr. : 200800051 Til : Kontrollutvalget i Kvitsøy Fra : Dato : 08.06.2012 Innkomne innspill til plan for forvaltningsrevisjon Dette dokumentet oppsummerer alle innspillene som kontrollutvalget har fått til den nye planen for forvaltningsrevisjon, inklusiv kontrollutvalgets egne innspill. Innspill fra kontrollutvalget Innspill fra politikerne Kontrollutvalget fikk følgende innspill fra politikerne: 1. IKT-løsninger. Ordfører mente at det var riktig nå kontrollutvalget valgte å prioritere å gjennomføre prosjektet IKT-løsninger nå i år. Andre innspill: 2. Helsetjenester som kjøpes fra andre: Hvordan fungerer tjenestene, hvordan er brukerne fornøyde med tjenestene. 3. Arkiv: Hvordan fungerer arkivfunksjonen i kommunen og samspillet med IKA. 4. Åpenhetsundersøkelse: Kvitsøy skåret lavt på denne, hvorfor? Kan tidspunkt eller innfallsvinkel for undersøkelsen ha spilt inn på resultatet? Sammenligning med andre kommuner kan være aktuelt. Innspill fra administrasjonen Rådmannen presenterte administrasjonens innspill til ny plan for forvaltningsrevisjon: 1. IKT samarbeid. a. Kvitsøy har samarbeid med Randaberg og Rennesøy på IKT. Rennesøy har sagt op avtalen og dette kan påvirke organiseringen av tjeneste og pris for Kvitsøy. Avtalen koster ca ½ mill kr i årlige driftsutgifter og investeringer på 100 500 i året. b. Kommunen ønsker en kritisk gjennomgang av avtalen kost/nyttevurdering. c. Fra administrasjonens side er det ønskelig med så rask oppstart som mulig. Kontrollutvalget kom derfor til at de vil rullere gjeldene plan og be revisjonen 9
lage et prosjektmandat til neste møte, slik at prosjektet kan bestilles da. Prosjekt bestilt før jul forskyves til 2013. 2. Servicenivå på tjenester som avdelingene yter i forhold til brukerne. a. Brukerundersøkelser 3. Oppfølging av politiske vedtak Innspill fra sekretariatet 1. Kommunalt arkiv: a. Kommunens arkiv er viktig for å sikre dokumentasjon av kommunes saksbehandling. Men det er også viktig for å sikre innbyggernes rettssikkerhet, som f.eks. i erstatningssaker b. Det er stort fokus på åpen saksbehandling i kommunal sektor og derfor er det viktig at kommunes arkiv er åpne for innbyggerne. c. Tap av arkivmateriale bli kan meldt til politiet 2. Kommunens beredskapsplan og beredskap: a. Har kommune gode nok planer for beredskap? Både med bakgrunn i endring av klima og erfaringer etter 22. juli er kommunen godt nok forberedt på de uventede? b. Det er viktig at kommunes beredskapsplan blir jevnlig oppdatert. Planen må også være godt kjent i organisasjonen, slik at alle kjenner sin rolle i en eventuell krisesituasjon. Det må holdes jevnlige beredskapsøvelser c. Planen skal bygge på en risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) som også må være gjenstand for jevnlig oppdatering. Tilbake 10
Vedlegg: Konsekvensanalyse Konsekvens Stor Stor konsekvens, liten sannsynlighet Stor konsekvens Stor sannsynlihget Liten konsekvens Liten sannsynlighet Liten konsekvens Stor sannsynlighet Liten Liten Sannsynlighet Stor Tilbake 11
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800042 : E: 216 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 20.06.2012 18 /2012 STATUSOVERSIKT JUNI 2012 Bakgrunn Statusoversikten er et dokument som går igjen på hvert møte. Oversikten er som vanlig oppdatert med opplysninger fram til dette møtet. Saksutredning Kontrollutvalget har i dette møtet fått presentert overordnet analyse, som inngår i det på gående planarbeidet. Ut over dette har kontrollutvalget en forvaltningsrevisjon og en selskapskontroll i bestilling som forventes levert i løpet av høsten 2012. Kontrollutvalget har en forvaltningsrevisjon og to selskapskontroller som skal følges opp. Selskapskontrollene planlegges fulgt opp i september, mens forvaltningsrevisjonen planlegges fulgt opp i desember. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten juni 2012 til orientering. SANDNES, 13. juni 2012 Seniorrådgiver Vedlegg: Statusoversikt juni 2012 Saksliste Forrige 12
Vedlegg: Statusoversikt juni 2012 Kontrollutvalget i Kvitsøy Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 216 Saksnr. : 200800042 Vedlegg: Statusoversikt juni 2012 Saker 1 fra bestilling til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Bestilt Avtalt tidsbruk Status/ Antatt ferdig 1. Selvkostområder 08.12.11 75 timer 08.12.11 Selskapskontroller 1. Interkommunalt Arkiv IKS 19.04.12 ca 3 timer Høsten 2012 Merknader Andre saker 1. Overordnet analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 26.05.11 30-40 timer 01.04.12 Presenteres i møtet 20.06.12 Saker under politisk behandling eller til oppfølging i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet i k.utv. Behandlet av/ dato Planlagt fulgt opp 1. Ansettelsesrutiner på Kvitsøy 18.11.10 08.12.11 Kst:19.06.12 08.12.12 Selskapskontroller 1. Rogaland Revisjon 13.04.11 15.09.11 Kst: 13.12.11 Sept. 2012 2. Brannvesenet Sør-Rogaland 18.11.10 15.09.11 Kst: 13.12.11 Sept. 2012 Andre saker til oppfølging 1. Avsluttede prosjekter Merknader Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandl. i K.utv. Behandlet av/ dato Fulgt opp dato Merknader Selskapskontroller Andre saker til oppfølging Tilbake 1 Forhold vedrørende en sak, som blir behandlet i dette møtet er markert med kursiv 13