Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 13. februar 2012 kl i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 1/2012 Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 13. februar 2012 kl i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 1/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra administrasjonen 2/12 Orienteringer fra administrasjonen vedr. spørsmål fra kontrollutvalget 3/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon: Planlegging av møtet med politikerne 4/12 Kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområder - kommunale regnskaper 5/12 Forslag til møteplan /12 Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr /12 Kontrollutvalgets årsmelding /12 Statusoversikt februar 2011 EVENTUELT MELDINGER Det er ingen meldinger til dette møtet Rådmannen er invitert til å orientere i sakene 1 og 2 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Strand, 6. februar 2012 Helge Madland Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON: INNSPILL FRA ADMINISTRASJONEN Bakgrunn: Kontrollutvalget er iflg. forkriftene pålagt å utarbeide ny Plan for forvaltningsrevisjon innen utgangen av året etter siste kommunevalg. I forbindelse med utarbeidelse av ny plan bør kontrollutvalget få innspill fra både politisk og administrativ ledelse, i tillegg til innspill fra revisor og evt. sekretariatet. Kontrollutvalget bestemte på forrige møte å ha et ekstramøte den 13. februar Til dette møtet er derfor administrasjonen v/rådmannen invitert til å komme med innspel til aktuelle prosjekt. Saksutredning: Sekretariatet har invitert rådmannen til å orientere om det er noen områder der kommuneadministrasjonen ser for seg at det kunne vært nyttig å få en gjennomgang? Rådmannen avgjør selv hvem fra administrasjonen som skal delta på orienteringen. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar administrasjonens innspill til Plan for forvaltningsrevisjon til etterretning. SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 030 &18 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 ORIENTERINGER FRA ADMNINISTRASJONEN VEDR. SPØRSMÅL FRA KONTROLLUTVALGET Bakgrunn Kontrollutvalgets leder har oversendt tre spørsmål til sekretariatet som han ønsker å få en orientering om på møtet 13. februar. Saksutredning Sekretariatet har videresendte spørsmålene til rådmannen, slik at kontrollutvalget kan bli orientert om følgene saker på møtet 13. februar: 1. Restanseliste over kommunestyret vedtak siste periode - hvordan disse er fulgt opp av rådmann/administrasjonen. 2. Status pågående investeringsprosjekter. 3. Oversikt og status på verbale forslag til budsjett forslag 2010 og 2011 Det er opp til rådmannen å bestemme hvem som skal orientere om de enkelte spørsmålene. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar rådmannens redegjørelse til orientering SANDNES, mandag, 6. februar 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON: PLANLEGGING AV MØTET MED POLITIKERNE Bakgrunn: Kontrollutvalget er iflg. forskriftene pålagt å utarbeide ny Plan for forvaltningsrevisjon innen utgangen av året etter siste kommunevalg. I forbindelse med utarbeidelse av ny plan bør kontrollutvalget få innspill fra både politisk og administrativ ledelse i tillegg til innspill fra revisor og evt. sekretariatet. Saksutredning: I tillegg til innspill fra administrasjonen vil også det politiske miljøet bli bedt om å komme med innspill til planen. I den forbindelse vil det bli sendt ut litt informasjon om hva og hvorfor, se vedlegg. Sekretariatet foreslår at den vedlagte informasjonen sendes ut til inviterte politikere når kontrollutvalget har fastslått når møte med politisk nivå skal finne stad. Kontrollutvalget må også ta stilling til hvem de vil invitere av politikerne. I forrige periode inviterte kontrollutvalget ordfører, varaordfører og gruppelederne for alle partiene. I tillegg kan kontrollutvalget også vurdere om de skal invitere lederne i andre hovedutvalg. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget ønsker møte med politiske ledere den x.x.2012, og ber sekretariatet sende ut vedlagt informasjon forut for dette møtet. SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Informasjon til politiske ledere Saksliste Neste Forrige 4

5 Vedlegg: Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivkode : E: 144 Saksnr. : Til : Politiske ledere Fra : Kontrollutvalget Dato : Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget er pålagt 1 å utarbeide ny plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for hver kommunestyreperiode. For å sikre at kommunestyret får en plan der man har prioritert de mest relevante prosjektene, har kontrollutvalget valgt å gjennomføre en prosess der man inviterer både øvrig politisk nivå og administrasjonen til å komme med innspill til planen. Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal benytte for å sikre at kommunen på best mulig måte tar hensyn til innbyggernes behov og rettigheter. Dette er en av kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver. Hensikten er å finne fram til risikoutsatte områder, der man undersøker nærmere om kommunen etterlever regelverket, når de mål kommunestyret har satt og om ressursene forvaltes på en effektiv måte. Kontrollutvalget inviterer politikerne til å gå gjennom de forskjellige tjenesteområdene i kommunen og tenke over hvilke områder som det kan være aktuelt å se nærmere på. Slike prosjekter kan fange over et vidt område. Det viser til vedlagte liste over forskjellige tjenesteområder i Strand kommune. En eventuell undersøkelse kan omfatte både det administrative og det politiske miljøet (så nær som kommunestyret). Selskaper faller utenfor så sant de ikke er heleide av kommunene. (Det vil også bli lagt fram en plan for selskapskontroll i løpet av året.) Når prosjektene til slutt skal prioriteres for den kommende planen, skal denne prioriteringen skje på grunnlag av en overordnet analyse av Strand kommunes risikoområder. Det betyr at kontrollutvalget skal vurdere om et område har høy eller lav risiko. Det skal også vurderes om man anser at et eventuelt avvik vil være vesentlig for kommunen; det kan være både i et innbygger-, bruker-, samfunns-, økonomisk- eller omdømmeperspektiv. Det er de områdene der kontrollutvalget vurderer både risiko og vesentlighet som størst som skal prioriteres høyest i planen. Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske vedtak, og kan derfor ikke se på prosjekter der det er foretatt lovlige vedtak. 1 Jfr. Forskrift om kontrollutvalg 10 5

6 Aktuelle tjenesteområde i Strand kommune kan være (lista er ikke uttømmende): Rådmannen Stab/Fellestjenester o Politisk sekretariat o IKT o Kvalitet/MHS o Personal/lønn o Økonomi/skatt Helse og omsorg o Institusjoner o Helsetjenester Legetjeneste Fysioterapitjeneste Ergoterapitjeneste Hjelpemiddellager Legevakt Nødmeldetjeneste/legevakttelefon Miljøretta helsevern Smittevern o PUH-boliger o Psykiatri o Åpen tjeneste Hjemmehjelp Hjemmesykepleie service- og omsorgboliger Oppvekts og levekår o Barnevern o Barnehager o Familiens hus Helsestasjon o Kultur Bibliotek Kino Kulturskole o NAV o PPT o Skoler o Voksenopplæring Teknisk og næring o Brannvern o Bygg og eiendom o Kommunalteknikk Havn Samferdsel o Plan og forvaltning Arealplan, reguleringsplaner, bebyggelsesplaner, dispensasjoner. Byggesak Miljøvern Oppmåling og kartverk. Jordbruk Skogbruk Vilt Jakt og fellingstillatelser. Tilbake 6

7 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 KONTROLLUTVALETS OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER - KOMMUNALE REGNSKAPER Bakgrunn: I forbindelse med opplæring av det nyvalgte kontrollutvalget, vedtok utvalget på første møte at man på møtet i februar 2012 skulle ha en gjennomgang av kommunale regnskaper. Saksutredning: Kommunale regnskaper skiller seg på enkelte punkt fra et bedriftsregnskap, selv om likhetene er større enn forskjellene. I tillegg blir en som politiker presentert for et stort og for mange et uoversiktlig tallmaterial. Hvor skal en da begynne å lete for å finne den informasjonen en vil ha tak i? Hvor finnes de viktigste/vesentligste tallene i et kommunalt regnskap? Revisor er invitert til å gå gjennom dette temaet for kontrollutvalget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar revisors gjennomgang av kommunale regnskaper til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 7

8 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand / /2012 FORSLAG TIL MØTEPLAN 2012 Bakgrunn Forslaget til møteplan bygger på tidligere møtefrekvens på 6 møter pr år. I tillegg må det tas hensyn til kommunens møteplan i forbindelse med behandling av kommunens årsregnskap. Møtene er som tidligere lagt til mandager, og møtetidspunkt er som tidligere kl Saksutredning Som nevnt har kontrollutvalget normalt 6 møter i året 3 om våren og 3 om høsten. På møtet i mai skal kontrollutvalget behandle kommunens årsregnskap, og avgi en uttalelse om dette til kommunestyret. U skal være kjent av formannskapet før de avgir sin innstilling til kommunestyret. Dette møtet må derfor tilpasses kommunens møteplan. Vi har ikke fått endelig avklart dette med kommunen ennå, slik at datoen kan bli endret. Møtedag har vært mandag. Møtedatoer skal tilpasses 16. andre kontrollutvalg, slik at endring av dag eller datoer kan være vanskelig. Dersom kontrollutvalget likevel ønsker en annen ukedag vil vi forsøke så langt som mulig for å få dette til Behandling i møtet : Leder av kontrollutvalget framsatte forslag om at behandlingen av møteplanen ble utsatt til neste møtet, slik at ny kontrollutvalgsleder fikk være med på behandlingen. Kontrollutvalgets første møte blir 13. februar 2012 kl Leders forslag ble enstemmig vedtatt. Opplysninger som er kommet til etter møtet Kommunen har nå fått fastsatt møteplan, og i følge denne skal formannskapet ha møtet 24. mai og kommunestyret skal ha møtet 6. juni. Sekretariatet foreslår å legge møtet i mai så nært opp til formannskapet som mulig for å sikre at vi får dokumentene klar til vi skal sende ut papirene. Dermed unngår vi å måtte ettersende papirer. Ny møtedato er derfor foreslått til 21. mai. 8

9 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand godkjenner følgende møteplan for 2012: Møte Tidspunkt Kommentar Mandag 13. februar kl Mandag 21. mai kl Tilpasses møte i Fsk 24. mai og Kst 6. juni Mandag 18. Juni kl Mandag 3. september kl Mandag 15. oktober kl Mandag 3. desember kl SANDNES, 6. februar 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 9

10 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 REGNSKAPSOVERSIKT KONTROLL OG TILSYN PR Bakgrunn Siden kontrollutvalget har fått ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen, har de også ansvar for å følge opp budsjettet. Derfor legger vi fram en regnskapsoversikt pr som viser hva som er brukt på kontroll og tilsyn i løpet av året som gikk. Saksutredning Oversikten viser at kontrollutvalget i 2011 er brukt kr Dette er et mindreforbruk på kr ,- som utgjør 15.1 % av budsjettrammen. Årsaken til mindreforbruket er: Utgifter knyttet til kontrollutvalget er kr ,- lavere enn budsjett. Mindreforbruket knytter seg til de fleste postene. Kjøp av sekretariatstjenester er kr lavere enn budsjettert. Dette skyldes tilbakebetaling av kommunens andel av overskudd i I tillegg har kommunen fått godtgjort renter på innskutt kapital. Kjøp av revisjonstjenester er snaut kr ,- lavere enn budsjett. Revisjonen kommenterer tallene slik: Det er utført 6 av 6 mva komp attestasjoner. Årsoppgjør 2010 er sluttført og interim regnskapsrevisjon 2011 er i hovedsak utført, noe gjenstår som vil bli gjennomført i januar Det er gjennomført forvaltningsrevisjon i samarbeid og etter kontrollutvalgets bestilling. På forvaltningsrevisjon er "Skole tilpasset opplæring" levert i 2011, det er og levert en selskapskontroll på Ryfylke miljøverk iks.et forvaltningsprosjekt på lov om offentlige anskaffelser er under arbied og overordna analyse er bestilt. Mye statlige erklæringer samles rundt årsskiftet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar regnskapsrapport pr til etterretning. SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr Saksliste Neste Forrige 10

11 Vedlegg: Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Strand Arkivkode : E: 212 Saksnr. : Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr Basert på opplysninger fra kommunens regnskap og tertialrapport fra Rogaland Revisjon IKS har vi laget denne regnskapsoversikten pr Art Funksjon Revisjon og kontroll Vedtatt budsjett 2011 Forbruk pr Forbruk i % Kommunens regnskap viser: Tapt arbeidsfortjeneste Godtgjørelse politikere ,6 % Arbeidsgiveravgift ,4 % Kontormateriell Abonnement tidsskrifter ,5 % Kommunal bevertning Annonse, reklame, informasjon Kursmidler kontrollutvalget ,0 % Km. Godtgjørelse Andre oppgavepl. Godtgjørelser ,0 % Ikke oppgavepl. reiseutgifter Kontingenter (FKT) Kjøp konsulenttjenester fra andre ,2 % Renter Sum kontrollutvalget ,8 % Kontrollutvalgssekretariatet ,7 % Revisjonen ,9 % Mva-kompensasjon Refundert mva Budsjettramme kontroll og tilsyn ,9 % Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv ,9 % Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll ,6 % Sum Revisjonens oversikt ,6 % Tilbake 11

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2011 Bakgrunn Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter mv. sendes fortløpende til kommunestyret for sluttbehandling. Det samme gjelder meldinger om oppfølging av rapporter. Som et ledd i rapporteringen inngår også årsmeldingen og årsplanen. Saksutredning Årsmeldingen oppsummerer alt arbeidet som kontrollutvalget har gjort i året som gikk. Årsmeldingen gir en oversikt over kontrollutvalgets arbeid med: 1. løpende tilsyn med kommunes forvaltning, 2. oppfølging i forhold til revisjonen, kommunens regnskaper og internkontroll, 3. bestilling av forvaltningsrevisjoner, behandling av rapporter og oppfølging av disse, 4. bestilling av selskapskontroller, behandling av rapporter og oppfølging av disse. 5. kontrollutvalgets oppgaver med budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet og oppfølgingen av budsjettet 6. andre arbeidsoppgaver kontrollutvalget har hatt i 2011 Som det framgår av årsmeldingen har kontrollutvalget i det alt vesentligste nådd de mål som ble satt i årsplanen for Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand vedtar framlagt årsmelding for Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Saksliste Neste Forrige 12

13 Vedlegg: Årsmelding Strand kontrollutvalg 2011 STRAND KONTROLLUTVALG ÅRSMELDING 2011 Utsikt mot Jørpeland fra Ådnanes, Foto:Ingeborg Tungland Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS

14 Innledning Kontrollutvalget skal iht. Kommuneloven og Forskrift for kontrollutvalg føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Dette innebærer følgende oppgaver: 1. Løpende tilsyn med kommunens forvaltning. 2. Oppfølging i forhold til revisjon og regnskaper. 3. Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til vedtatt plan. 4. Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mv. 5. Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret. Dels skjer dette løpende ved at rapporter o.l. sendes direkte til kommunestyret. Gjennom årsmeldingen gir kontrollutvalget en samlet oversikt over aktiviteten i året som gikk. Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer fram til valget har vært: Medlemmer Varamedlemmer Jens Petter Thoresen Leder 1 Leidulf Sigmundstad Harald Arvid Alvestad Nestleder 2 Arve Boye Aanestad Jorunn Gro Melberg 3 Terje Vastveit Carleen Britt Hettervik 4 Lars Fossåskaret Einar Berge Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer etter valget er: Medlemmer Varamedlemmer Helge Madland Leder 1.1 Carleen Hettervik Harald Arvid Alvestad Nestleder 1.2 Jens Petter Thoresen Lars Sigmundstad 2.1 Helga Christensen Marie Stokka 2.2 Gjert Barka Sveinung Langvik 2.3 Liudmila Pervendentseva Kontrollutvalgets arbeid i 2011 Kontrollutvalget har i 2011 hatt 6 møter og har behandlet i alt 37 saker. Løpende tilsyn med forvaltningen Som et ledd i kontrollutvalgets løpende tilsyn med forvaltningen har kontrollutvalget i løpet av året invitert administrative ledere til å orientere kontrollutvalget i aktuelle saker. Følgende har vært inne og orientert i løpet av 2011: Rådmann Jon Ola Syrstad, Kommunalleder teknisk og næring Jan Leland og økonomisjef Vibeke Bø Langeland orienterte om kommunens rutiner med prosjekter som involverer private aktører Rådmann og økonomisjef orienterte om kommunens årsregnskap og om skatteregnskapet for Rådmannen med innspill til bestilling av ny forvaltningsrevisjon, samt orienterte administrasjonens arbeid med styrking av egenkontrollen Økonomisjef orienterte om tertialrapport 1. tertial. Kommunalleder oppvekst og levekår orienterte om kommunens oppfølging av forvaltningsrevisjonen Kvalitet i barnehager Kommunalleder Tom Jakob Bru orienterte om ny oppfølging forvaltningsrevisjon Kvalitet i pleie- og omsorg. Rådmann og økonomisjef om oppfølging av revisjonens merknader til årsregnskapet

15 Oppfølging i forhold til revisjon og regnskaper Kontrollutvalget har ansvar med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. For å følge opp dette har kontrollutvalget bedt revisor orientere om revisjonsstrategien for Oppdragsansvarlig revisor har avgitt egenerklæring om uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i samsvar med regelverket behandlet følgende saker knyttet til regnskap og budsjett: Behandlet kommunes årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning, og avgitt uttalelse om årsregnskapet 2010 til kommunestyret. Behandlet revisors rapport om revisjonsarbeidet og funn ved revisjon av regnskapet Behandlet skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og skattefutens kontrollbrev. Fulgt opp kommunens økonomistyring og budsjettoppfølging ved å følge med i tertialrapporteringen. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal årlig påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i tråd plan vedtatt av kommunestyret og innenfor vedtatte budsjettrammer. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i møte Rapportering i forbindelse med forvaltningsrevisjon: Alle rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling. Ved oppfølging av rapporter orienteres kommunestyret om oppfølgingen, når denne er gjennomført. Det er i 2011 har kontrollutvalget bestilt følgende forvaltningsrevisjoner: Eiendomsforvaltning/vedlikehold I løpet av 2011 har kontrollutvalget behandlet følgende rapport om forvaltningsrevisjon: Tilpasse opplæring Funn: Rapporten gin kommentarer og anbefalinger til forbedring av rutinen. Kontrollutvalget har i 2011 fulgt opp kommunestyrets vedtak i tilknytning til rapporten: Kvalitet i barnehager i Strand kommune Kvalitet i pleie- og omsorg (ny oppfølging) Bestilte rapporter som vil bli levert i 2012 Anskaffelser Eiendomsforvaltning/vedlikehold Selskapskontroller Kontrollutvalget har ansvar for å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. (selskapskontroll). Selskapskontroller skal gjennomføres i samsvar med vedtatt plan for selskapskontroll og innenfor gjeldende budsjettramme. Gjeldende plan ble vedtatt i kommunestyret i september Rapportering i forbindelse med selskapskontroll: Alle rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling. Ved oppfølging av rapporter orienteres kommunestyret om oppfølgingen, når denne er gjennomført. I løpet av 2011 bestilte kontrollutvalget følgende selskapskontroll Bestillingene er gjort i samarbeid med kontrollutvalgene i de andre eierkommunene: Rogaland Revisjon IKS I løpet av 2011 har kontrollutvalget behandlet følgende selskapskontroller: Ryfylke Miljøverk IKS (bestilt i møte den ) 15

16 Funn: Funnene i rapporten gikk i hovedsak på forbedring av rutiner i selskapet og anbefalinger knyttet til selve eierskapet. Rogaland Revisjon IKS. Rapporten er utarbeidet av Revisor AS. Funn: Hovedfunn i rapporten når det gjelder selskapet er at selskapet pr. i dag drives på forretningsmessige prinsipper slik at det er skattepliktig. Ellers er det gitt noen anbefalinger knyttet til eierskapet. Det var ingen selskapskontroller som skulle følges opp i Kontrollutvalgets budsjett og regnskap Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget behandlet budsjettet i møtet , og sendte det over til kommunestyret for godkjenning. For å følge opp sitt budsjettansvar har kontrollutvalget behandlet tertialvise regnskapsrapporter for dette budsjettområdet. Andre oppgaver Utenom saker som nevnt ovenfor har kontrollutvalget i 2011 bl.a. behandlet følgende saker: Utarbeiding av møteplan, årsplan og årsmelding Ekstramøte sammen med øvrige eiere i forbindelse med presentasjon av rapporten fra selskapskontroll i Rogaland Revisjon IKS Bestilling av overordnet analyse til ny Plan for forvaltningsrevisjon Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i forrige periode Orientering for nyvalgt utvalg om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Måloppnåelse m.m. Sett i forhold til årsplanen 2011 er i kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det har vært noen forskyvninger mht. oppfølging av rapporter. Kontrollutvalget ser det som en viktig oppgave å holde seg oppdatert og har derfor deltatt på lokal konferanse på Sandnes i desember. Kontrollutvalget har et nært samarbeid med kommunens revisor og sekretariat. Oppdragsansvarlig revisor har vært på alle møter. Mens forvaltningsrevisor har vært inne og presentert rapporter. Kontrollutvalgets sekretariat er kontrollutvalgets administrasjon, og representant fra sekretariatet skal være til stede på alle møtene. Jørpeland den 14. februar 2011 Strand kontrollutvalg Harald Arvid Alvestad nestleder Helge Madland leder Lars Sigmundstad medlem Tilbake Marie Stokka medlem Sveinung Langvik medlem 16

17 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2012 STATUSOVERSIKT FEBRUAR 2011 Bakgrunn Statusoversikten er verktøyet kontrollutvalget har til å følge med i framdriften på bestillinger og saker som kontrollutvalget skal følge opp. Oversikten oppdateres fram til hvert møte. Som nevn i forrige møtet har vi tatt vekk alle avsluttede saker, slik at oversikten bare tar med videre de sakene som dette kontrollutvalget arbeider med. Saksutreding Kontrollutvalget har to rapporter i bestilling. Den første vil komme på neste møte som er i midten av mai mens den andre vil kommer senere. I tillegg er overordnet analyse bestilt og skal etter planen levers på møtet i juni. Kontrollutvalget har tre rapporter som skal følges opp. Den første er en forvaltningsrevisjon som skal følges opp på møtet i mai, De to neste er to selskapskontroller som skal følges opp hhv juni og september. Oppfølging av selskapskontroller skjer samtidig med de andre kommunene som deltok i kontrollen. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar Statusoversikt februar 2012 til orientering SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Statusoversikt februar 2012 Saksliste Forrige 17

18 Vedlegg: Vedlegg: Statusoversikt februar 2011 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Strand Arkivkode : E: 216 Saksnr. : Vedlegg: Statusoversikt februar 2011 Saker 2 fra bestilling til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Vedtatt igangsatt Avtalt tidsbruk Status/ Antatt ferdig 1. Eiendomsforvaltning/vedlikehold timer Høsten Anskaffelser timer Kommentar Selskapskontroller 1. Andre saker 1. Overordnet analyse, plan forvaltningsrevisjon timer Våren 2012 Saker under politisk behandling og til videre oppfølging Behandlet av/ Planlagt Bestilt Behandlet Forvaltningsrevisjoner dato fulgt opp 1. Skole tilpasset opplæring Kst: Mai 2012 Kommentarer Selskapskontroller 1. Rogaland Revisjon IKS Kst Sept Ryfylke Miljøverk IKS Kst: Juni 2012 Andre saker 1. Avsluttede saker Forvaltningsrevisjoner Vedtatt igangsatt Behandlet i KU Behandlet i Fsk/Kst Fulgt opp av KU Kommentar 1. Selskapskontroller 1. Andre saker 1. Tilbake 2 Forhold vedrørende en sak, som blir behandlet i dette møtet er markert med kursiv 18

19 19