NORGES BILJARDFORBUND The Norwegian Billiard Federation Hva: REFERAT STYREMØTE nr 1, 2011 (SM1/11) Når: Fredag 11. februar 2011 kl 10-18 Hvor: Ullevål Stadion, møterom 3016 Til stede: Ikke til stede: Rolf Jensen, Jan Ingvoldstad, Katrine Grotle, Line Kjørsvik, Bjørn Mindrebøe, Kjell Lillestøl, Erik Strandhus, Øivind Juul Schjetne og Tine Bjonge (Gensek). Jörgen Sandman var til stede som observatør og uttalte seg når han ble bedt om det. Knut Kvaal Pedersen Sak Beskrivelse Vedtak 1/1/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste er godkjent. To saker lagt til under eventuelt. 1 REFERATER/PROTOKOLLER 2/1/11 Referat fra styremøte 7 2010 Referat fra styremøte 7/2010 er godkjent 3/1/11 Referat fra styremøte 8 2010 Referat fra styremøte 8/2010 er godkjent på styreforum 2 STATUS STYRE/ADMINISTRASJON/ORGANISASJON 4/1/11 Forbundskontoret Gensek orienterte om personalsituasjonen Tine Bjonge er tilbake som Gensek i 100% stilling fra nyttår Katrine Grotle har vært ansatt i 100% midlertidig stilling siden medio november. Siste dag i dag. Jörgen er 50/50 Landslagstrener og utviklingskonsulent (Ingen endring) 5/1/11 Ansvar-, fullmakt og arbeidsfordeling (AFA) Tine Bjonge påpekte mangelfulle retningslinjer og ansvarsstruktur etter endringene på siste forbundsting. 6/1/11 Søknad om permisjon fra styret Søknad fra Ine Helvik om permisjon fra styret tom august 2011 Forslag om at vara Øivind Schjetne trer inn som fullverdig styremedlem i permisjonsperioden. AFA-kartet gjelder, men må revideres i tråd med vedtak på tinget 2010 og senere. Nødvendige tillegg må utarbeides. Forslag utarbeides av Tine Bjonge og Line Kjørsvik Ine Helvik er innvilget permisjon fra forbundsstyret fom dags dato tom 31. august 2011. Øivind Juul Schjetne trer inn som fullverdig styremedlem i perioden. 7/1/11 Idrettsregistreringen Katrine Grotle har fulgt opp klubbene i år igjen. Kun en klubb som ikke registrerte i tide Fasit for 2010 er 40 klubber og 3582 aktive medlemmer Dette er en nedgang på 291 aktive medlemmer siden året før s. 1 av 7
Et par aktive klubber som ble startet i 2010 er dessverre ikke med i registreringen pga forsinkelser på idrettskretsnivå. 8/1/11 Norges Biljardforbund taper terreng, hva gjør vi? Generell diskusjon Gensek tok opp at hun mener forbundet må bli flinkere til å ivareta kjerneområdene sine. I det ligger både en debatt om hvilke disse er, og hvordan disse skal sikres prioritering. Enighet om å nedsette en gruppe som følger opp og forbereder denne saken til et senere møte. 9/1/11 Nominasjon til EPBF Det er sendt inn nominasjon av Katrine Grotle til EPBF Court of Arbitration. 10/1/11 Brev fra Trondheim Biljardklubb Konkret disiplinærsak fra NM 8-ball Diskutert på generelt grunnlag Behov for å gjennomgå og revidere turneringsreglementet Øivind Schjetne og Jörgen Sandman skal forberede sak for senere møte på hvordan forbundet skal snu den negative medlemsutviklingen. Nominasjonen av Katrine Grotle til EPBF Court of Arbitration er godkjent av styret. Turneringsreglementet skal gjennomgås og revideres. Tydeliggjøring av ansvarlig ledelse på en turnering. Innarbeides klarere regler vedr usportslig opptreden. Ansvar: Jan Ingvoldstad og Jörgen Sandman 3 ØKONOMI 11/1/11 Regnskap 2010 Foreløpig regnskap for 2010 ble gjennomgått Det ligger an til et underskudd på ca 250 000 kr 12/1/11 Budsjett 2011 Utkast til revidert budsjett ble lagt frem og gjennomgått. Gensek oppfordret styret til å vurdere mulige kutt for å bedre resultatet. Det ble vurdert som ikke mulig. Enkelte poster ble i stedet økt ytterligere. Det fremlagte foreløpige regnskapet for 2010 ble tatt til etterretning. Ubrukte utviklingsmidler avsettes. Revidert budsjett for 2011 er vedtatt med et budsjettert underskudd på 427 000 kr. Det skal i alle sammenhenger bestrebes å holde kostnadene nede, og under budsjett! 4 TURNERINGSYSTEMET 2011 13/1/11 FELLES Pokaler og medaljer NB står for pokaler og medaljer i NM, samt pokal til vinner i alle NC (Unntatt Div3 Pool). Sendes direkte ut til arrangørene fra produsent. Ønske om at medaljene også skal graveres (mulig først fom neste år) Turneringsmateriell Alle arrangørklubber har fått tilsendt gratis turneringsmateriell for hele sesongen. Lisenser Nytt lisenssystem skal innføres. Det er forsinket og det må dessverre gjennomføres manuell registrering denne sesongen. Resultatrapportering Resultatrapporteringen er også manuell inn til videre. Arrangørklubbene skal sende inn rapportskjema til forbundet umiddelbart etter turneringsslutt. Flere er for dårlige på dette og ødelegger for alle andre. s. 2 av 7
Av samme grunn sliter vi også med oppdatering av rankinglistene, spesielt i pool. Turneringsansvarlige Alle arrangørklubbene har egne turneringsansvarlige som de meldte inn når de søkte om turneringer. Disse får all info direkte. Arrangørinfo legges med det ikke ut på hjemmesiden. På sikt forventes dette å være en god løsning. Spilleransvarlige Neste skritt blir å innføre spilleransvarlige i alle klubber. Dvs en som er talsmann og kontaktperson for alle klubbens spillere som deltar på terminfestede turneringer. Både klubbens Turneringsansvarlig og klubbens Spilleransvarlig skal registreres i Idrettsregistreringen fom neste år. 14/1/11 Pool Status og diskusjon Nytt system i gang. Det er nesten ferdig. Planleggingen kom sent i gang pga misforståelser Lukket Elite med 32 spillere fom 2012. 8 tellende av 9 turneringer (inkl åpne NM). Overgangssesong 2011 med 42 elitespillere. Lukket regional divisjon 1: Øst, Sør, Vest, Midt, Nord (9 stk per region) Lukket regional divisjon 2: Øst (9 stk) Lukket regional divisjon 3: Alle klubber (maks en i uken) Regional Ungdomsliga: Øst, Sør, Vest, Midt (4 stk per region) Åpne NM, samt NM Kvinner, Veteran, G18, G16, J18, J16 og juniorliga er åpne for spillere fra alle divisjoner. Merk likevel at Div3-spillere rykker opp til neste regionale nivå ved deltagelse Åpne NM I påvente av nytt system via hjemmesiden, vil ranking genereres manuelt av utvalget. Mangelfull resultatrapportering fra arrangørene er en stor utfordring. 15/1/11 Snooker Status og diskusjon Utvalgsleder ikke til stede, saken utsatt 16/1/11 Carambole Status og diskusjon En nasjonal divisjon i 2011 Fire NC (En ekstra lagt til under jubileumsuken) Ett NM (I tillegg til forsinket 2010-NM avholdt i 2011) Rullerende ranking, fire tellende av 5 Utvalget lager ranking Nødvendig med 4 bord flere steder, for å kjøre gode turneringer. To bord er for lite. Minst ett sted til med 4 bord trengs. Nytt anlegg på gang i Porsgrunn sentrum. 5 - HJEMMESIDEN 17/1/11 Status gammel og ny hjemmeside Gammel side: Oppdateres fortløpende av Katrine s. 3 av 7
Grotle. Dessverre mange sider med utdatert informasjon. Veldig stor jobb å rydde opp i dette. Haster å komme over på ny side. Ny side: Jobbes med av Katrine Grotle. Fortsatt en del uløste utfordringer. Heftig diskusjon vedr den nye siden. Store meningsforskjeller. Kjell Lillestøl setter oss i kontakt med noen som kan hjelpe oss med utfordringene på den nye siden 6 TOPPIDRETT 18/1/11 OLT Line Kjørsvik er tildelt OLT-stipend for 2011 Søknaden for øvrige utøvere er avslått Søknaden om prosjektstøtte er avslått Vi er tildelt 40 overnattingsdøgn på Sportellet 19/1/11 Pool Resultater og planer Line Kjørsvik skal delta i Philippines Open (Spot fra EPBF) Line Kjørsvik skal delta i Amway Cup 2011 (Spot fra EPBF) Gjennomgang av planer og budsjett for hele 2011. Beinharde prioriteringer nødvendig. 20/1/11 Snooker Resultater og planer Utvalgsleder ikke til stede, rapport ikke mottatt. Saken utsatt. 21/1/11 Carambole Resultater og planer Ingen gjennomførte eller planlagte aktiviteter. 7 UTVIKLINGSMIDLENE 22/1/11 Pool - Plan, budsjett og rapport Erik Strandhus redegjorde kort for bruken av midlene så langt. 23/1/11 Snooker - Plan, budsjett og rapport Utvalgsleder ikke til stede. Gensek redegjorde kort for bruken av midlene så langt. 24/1/11 Carambole - Plan, budsjett og rapport Kjell Lilllestøl redegjorde kort for bruken av midlene så langt. Utvalget fremlegger rapport på brukte midler, med begrunnelse og erfaringer, til neste møte. Samt oppdatert plan og budsjett videre. Utvalget fremlegger rapport på brukte midler, med begrunnelse og erfaringer, til neste møte. Samt oppdatert plan og budsjett videre. Utvalget fremlegger rapport på brukte midler, med begrunnelse og erfaringer, til neste møte. Samt oppdatert plan og budsjett videre. 8 - SAMARBEIDSPARTNERE 25/1/11 FRISK Ny avtale for 2011 ligger til signering Lite igjen av den opprinnelige avtalen og store motforestillinger i styret vedr signering Usikkert hvilke konsekvenser det får om vi velger å ikke signere Norges Biljardforbund signerer ikke ny avtale med FRISK før eventuelle konsekvenser ved å stå utenfor er avklart. s. 4 av 7
9 JUBILEUM 26/1/11 NB 30 år Jubileumsuke 4-10. juli i Fredrikstad, som en del av Glommafestivalen Rolf Jensen orienterte kort om status 10 - EVENTUELT 27/1/11 Ask Biljardskole Jörgen Sandman hadde kort gjennomgang av status Det økonomiske skal være i orden og Gjerdrum Kommune har enstemmig vedtatt å gå inn som ansvarlig partner for idrettsanlegget, herunder stå for utleie til NB/ABC. Godkjenning fra Akershus Fylke gjenstår. De trenger en driftsplan som underlag. I tillegg gjenstår det å få byggetillatelse. Forventet byggetid er 6-7 mnd I beste fall er det klart for oppstart på slutten av 2011 28/1/11 Reiseregninger Gjeldende praksis for spillere og tillitsvalgte er dekning av langdistansereiser. Feks flybillett og transport på bestemmelsessted, men ikke lokal kjøring/taxi/leiebil på hjemsted. Således dekkes normalt heller ikke transportutgifter på lokale reiser. Dette ble innført for mange år siden, som følge av konkrete hendelser. Ordningen ble klarert med president så sent som i januar. Øivind Schjetne og Kjell Lillestøl la frem forslag om at styremedlemmer skal dekkes fra dør til dør på oppdrag for styret. Gjeldende praksis for dekning av reiser for styremedlemmer endres. Styremedlemmer skal ha dekket reisekostnader dør til dør på oppdrag for styret (styremøter etc). THHB 15.03.11 s. 5 av 7
NORGES BILJARDFORBUND - BUDSJETT 2011 Revidert budsjett vedtatt 11.02.2011 Inntekter Kostnader Resultat SPORT -50.000 787.000 737.000 10100 - Spillerutvikling 10110 - Spillerutvikling Junior (inkl PAT) 0 25.000 25.000 10120 - Spillerutvikling Senior (inkl PAT) 0 25.000 25.000 10130 - Landslagstrener 0 200.000 200.000 10190 - Andre utgifter spillerutvikling 0 0 0 10200 - Turneringer Junior 10210 - Pool Int turneringer Junior 0 32.000 32.000 10220 - Snooker Int turneringer Junior 0 0 0 10230 - Carambole Int turneringer Junior 0 0 0 10300 - Turneringer Senior 10310 - Pool Int turneringer Senior 0 235.000 235.000 10320 - Snooker Int turneringer Senior 0 70.000 70.000 10330 - Carambole Int turneringer Senior 0 0 0 10400 Utviklingsmidler Disipliner 10410 Pool - Utviklingsmidler 50.000 50.000 10420 Snooker - Utviklingsmidler 50.000 50.000 10430 Carambole - Utviklingsmidler 50.000 50.000 10800 - OLT-Stipend -50.000 50.000 0 10900 - Drift Sportsutvalget 0 0 0 TURNERING -200.000 300.000 100.000 20100 - Int turneringer i Norge 0 0 0 20200 - NM og Norgescup -150.000 200.000 50.000 20300 - Rekrutteringsturneringer (Post 3) 0 100.000 100.000 20400 - Lisenser -50.000 0-50.000 20900 - Drift turneringsutvalget 0 0 0 ANLEGG -350.000 410.000 60.000 30100 - Nasjonalanlegg 0 0 0 30200 - Regionanlegg 0 0 0 30300 - Klubbanlegg 0 60.000 60.000 30400 - Tippemidler utstyr -350.000 350.000 0 30900 - Drift anleggsutvalget 0 0 0 UTDANNING 0 200.000 200.000 40100 - Trenerutdanning (inkl PAT) 0 0 0 40200 - Turneringslederutdanning 0 0 0 40300 - Klubblederutdanning 0 0 0 40400 Ask Internasjonale Biljardskole 40410 - Ask Drift 0 20.000 20.000 40411 - Ask leiekostnader 0 50.000 50.000 40412 - Ask oppstartkostnader 0 130.000 130.000 s. 6 av 7
40500 - Kurs for ansatte og tillitsvalgte 0 0 0 40900 - Drift utdanningsutvalget 0 0 0 MARKED -125.000 0-125.000 50200 - Markedsføring 50210 - TV-produksjoner 0 0 0 50290 - Markedsføring andre utgifter 0 0 0 50300 - Sponsorinntekter -125.000 0-125.000 50320 - Provisjon 50900 - Drift markedsutvalget 0 0 0 INFORMASJON 0 50.000 50.000 60200 - Biljardforbundet.no 0 50.000 50.000 60900 - Drift informasjonsutvalget 0 0 0 REKRUTTERING -10.000 300.000 290.000 70100 - Ungdom (Post 3) 70105 - NUM 2010 0 15.000 15.000 70106 - NUM 2011 0 10.000 10.000 70110 - Sommerleir -10.000 25.000 15.000 70300 - Klubbesøk 0 100.000 100.000 70400 - Rekrutteringstiltak i klubb 0 75.000 75.000 70500 - Klubbstøtte 0 75.000 75.000 70900 - Drift rekrutteringsutvalget 0 0 0 ORGANISASJON 0 215.000 215.000 80100 - Internasjonalt 0 0 0 80200 - Ting 0 0 0 80300 - Styre 0 100.000 100.000 80310 - Jubileum 100.000 100.000 80400 - NIF 0 15.000 15.000 80500 - Andre møter 0 0 0 ADMINISTRASJON 0 1.000.000 1.000.000 90100 - Administrasjon 0 400.000 400.000 90200 - Personalkostnader 0 600.000 600.000 ANNET -2.100.000 0-2.100.000 90300 - Rammetilskudd post 2-1.700.000 0-1.700.000 90310 - Aktivitetsmidler Post 3-400.000 0-400.000 90350 - Salg 0 0 0 SUM -2.835.000 3.262.000 427.000 Det skal i alle sammenhenger bestrebes å holde kostnadene nede, og under budsjett! s. 7 av 7