Protokoll fra styremøte nr. 3/14-16

Transkript

1 Protokoll fra styremøte nr. 3/14-16 Dato/tid : 7. og 8. mars 2015 Møteramme : lørdag 11:00 19:00, søndag 09:00 16:00 Sted : Ullevål Stadion, møterom 4018 Innkalt: Kjell Lillestøl President Robert Gelin Rysjedal Visepresident Roger André Strand Styremedlem Christian Johannessen Styremedlem Helene Lyngmo Styremedlem Arnhild Eiken Styremedlem Christian Hansen Styremedlem Olav Westgård Styremedlem Irene Snekkerlien Jullum Varamedlem Frode Myhre Larsen Generalsekretær Forfall: Arnhild Eiken Styremedlem Olav Westgård Styremedlem Christian Hansen Styremedlem Irene Snekkerlien Jullum Varamedlem Sakliste Saksnr. 36/14-16 Godkjenning av sakliste og innkalling... 2 Saksnr. 37/14-16 Protokoll fra styremøte oktober... 2 Saksnr. 38/14-16 Vedtak fattet på vedtaksforum... 2 Saksnr. 39/14-16 Orienteringssaker... 6 Saksnr. 40/14-16 Organisering av biljardforbundets arbeid... 6 Saksnr. 41/14-16 Økonomirapportering og delegeringsprinsipper... 7 Saksnr. 42/14-16 Regnskap Saksnr. 43/14-16 Budsjett Saksnr. 44/14-16 Info om nytt turneringssystem... 8 Saksnr. 45/14-16 Oppfølging av saker fra Tinget... 8 Saksnr. 46/14-16 Klubblederseminar Saksnr. 47/14-16 Nye landslagsdrakter - Pool... 9 Saksnr. 48/14-16 Pengepremier... 9 Saksnr. 49/14-16 Tilstedeværelse NM Saksnr. 50/14-16 Styremøter Saksnr. 51/14-16 Forespørsel fra Minigolfforbundet Saksnr. 52/14-16 IPD og saker til Idrettstinget Saksnr. 53/14-16 Oppnevning av representant til årsmøtet i EPBF Saksnr. 54/14-16 Eventuelt... 12

2 Saksnr. 36/14-16 Godkjenning av sakliste og innkalling Vi bør bestrebe oss på å ha gode rutiner rundt innkallingene til styremøtene slik at sakene kan bli behandlet på best mulig måte og slik at styremedlemmene har best mulig forutsetning for å sette seg inn i de enkelte sakene og dermed kunnen fatte de korrekte beslutningene. Det bør derfor besluttes frister for utsending av sakliste, saksdokumenter og referat. Sakliste sendes ut senest 10 dager før møtet. Sakspapirer sendes ut senest 7 dager før møtet. Protokoll sendes ut senest 3 dager etter møtet. Styrevedtak i saksnr. 36/14-16 Sakliste og innkalling ble godkjent. Generalsekretærens anbefaling vedr. frister og rutiner ble godkjent. President Saksnr. 37/14-16 Protokoll fra styremøte oktober Styrevedtak i saksnr. 37/14-16 Protokollen blir lagt frem senere sammen med tidligere protokoller som mangler signatur. Generalsekretær Saksnr. 38/14-16 Vedtak fattet på vedtaksforum Følgende vedtak er fattet på vedtaksforum (Trello) siden styremøte nr. 2/14-16 Styrevedtak i saksnr. 26/14-16 Norges Biljardforbund følger WPA sine regler med de tillegg som EPBF benytter ved EM for alle kategorier og klasser. Regelen gjelder fra dato den er vedtatt. Side 2 av 12

3 Styrevedtak i saksnr. 27/14-16 Kristiansund BK innvilges et rentefritt lån til 2 nye bord på kr ,-. Lånet nedbetales med kr. 3000,- pr. måned i 24 måneder. Det signeres en erklæring fra Kristiansund BK hvor det fremgår at Norges Biljardforbund har sikkerhet i de to bordene inntil de er nedbetalt. Det forutsettes at Norges Biljardforbund får tilgang til regnskaper mv. for Kristiansund som viser at klubbens egenkapitalsituasjon er ok. Styrevedtak i saksnr. 28/14-16 Saken er slått sammen med og besluttet i sak nr. 31/ Styrevedtak i saksnr. 29/14-16 Stord Snooker innvilges et rentefritt lån på kr ,-. Lånet nedbetales med kr. 3000,- pr. måned i 20 måneder. Det signeres en erklæring fra Stord Snookerklubb hvor det fremgår at Norges Biljardforbund har sikkerhet i de tre bordene inntil de er nedbetalt. Side 3 av 12

4 Endring av TBR 2.1. Pool, Elite-kvalik 1) Disiplin: Kan variere. Fastsettes av TU. 2) Distanser: Styrevedtak i saksnr. 30/14-16 a) 8-Ball 6-8 b) 9-Ball 7-9 c) 10-Ball 6-8 d) ) Spillform: Dobbeltcup 32-8 skjema. Puljespill ved 16 deltakere eller færre. 4) Deltakelse: Kvalik er åpent for alle utøvere som innfrir følgende vilkår: a) Gyldig medlemskap i klubb tilknyttet NB. b) Innehar gyldig lisens i NB. c) Innehar en plassering innenfor i gjeldende Elite-ranking. d) Innehar en kvalikplass fra Divisjon 1. Antallet utøvere som innehar en kvalikplass i fra respektive regioner er flytende og regnes ut fra regionens antall starter i prosentforhold til antall starter i divisjonen nasjonalt. e) En Elite-kvalik skal ha som målsetting å ha fullt startfelt. Dersom en Elite-spiller på kvalikplass avstår fra å spille kvalik skjer følgende: i. Utøveren rykker direkte ned i Divisjon 1. ii. Kvalikplassen tildeles Elite-spiller på direkte nedrykksplass i rekkefølge etter plasserings (27-32). f) Dersom en Divisjon 1-spiller på kvalikplass avstår fra å spille kvalik skjer følgende: i. Utøveren forblir i Divisjon 1. Ikrafttredelse: 1. januar 2015 Styrevedtak i saksnr. 31/14-16 Biljardforbundet inngår avtale med ZPIN om levering av turneringssystem som beskrevet med engangskostnad på kr ,- og årlig kostnad på kr ,-. Biljardforbundet inngår også avtale med konsulent Odne Oksavik om levering av ny nettside som beskrevet med engangskostnad på kr ,- og årlig kostnad på kr ,-. Det forutsettes at de to løsningene fra ZPIN og Oksavik utfyller hverandre som beskrevet i tilbudene. Presidentskapet får fullmakt til å signere kontrakter og avtale tid for implementering mv. Presidentskapet Side 4 av 12

5 Styrevedtak i saksnr. 32/14-16 Styret innstiller Frode Myhre Larsen som 1. kandidat til stillingen som Generalsekretær. Styret gir presidentskapet fullmakt til å fullføre ansettelsen. Presidentskapet Styrevedtak i saksnr. 33/14-16 På bakgrunn av tidligere reaksjoner fra enkeltklubber og styrevedtak i mai 2014 ser vi oss nødt til å følge TBR vedr. utenlandske spilleres mulighet til å delta i NM. Styrevedtak i saksnr. 34/14-16 Horten BK innvilges et rentefritt lån til nye bord på kr ,-. Lånet nedbetales over 36 måneder med kr ,- pr. måned i de første 9 måneder, deretter kr ,- den resterende nedbetalingsperioden med unntak av april 2016 og januar 2017 hvor beløpet er henholdsvis kr ,- og kr ,-. Det signeres en erklæring fra Horten BK hvor det fremgår at Norges Biljardforbund har nødvendig sikkerhet i bordene inntil de er nedbetalt. Det forutsettes at Norges Biljardforbund får løpende tilgang til regnskaper mv. for Horten BK som viser at klubbens økonomi er under kontroll. Styrevedtak i saksnr. 35/14-16 Styret vedtar organisasjonsnormer til bruk internt i organisasjonen. Klubbene oppfordres til å ta i bruk de samme normene i sin organisasjon. Generalsekretær 1. mars 2015 Side 5 av 12

6 Saksnr. 39/14-16 Orienteringssaker Organisasjonsnormer/-saker Idrettsregistreringen Utstyrsmidler Medlemsmøte SFF og møte i GS-forum Ungdom & Fritid Kort gjennomgang fra det enkelte fagområdet Orienteringene tatt til etterretning. Styrevedtak i saksnr. 39/14-16 Generalsekretær følger opp prosjektet «Ungdom & Biljard» sammen med prosjektmedarbeidere. Styret gir honnør til Roger André Strand for sitt arbeid med Nordisk Snooker. Saksnr. 40/14-16 Organisering av biljardforbundets arbeid Det er ønskelig å organisere biljardforbundets arbeid på en måte som gjør at vi kan løse våre arbeidsoppgaver på en funksjonell og oversiktlig måte. Dagens organisering er slik at det til tider er stor slitasje på (enkelte) tillitsvalgte, med fare for at disse blir «utbrukt» på forholdsvis kort tid. Organisasjonssjef i NIF Erik Eide deltar i en generell diskusjon rundt temaet. Styrevedtak i saksnr. 40/14-16 Orientering fra NIF ble mottatt med takk og til orientering. Styret diskuterer videre hvilke områder det er ønskelig å få hjelp fra NIF i det videre arbeidet. Styret ga generalsekretæren i oppdrag å legge frem forslag til nytt AFA-kart i tråd med diskusjonen på styremøtet. Dette legges frem til vedtak på styreforum. Generalsekretær 15. mars 2015 Side 6 av 12

7 Saksnr. 41/14-16 Økonomirapportering og delegeringsprinsipper Ofte tar økonomidiskusjoner og rapporter uforholdsmessig mye tid på styremøter, og det er lett å havne i detaljdiskusjoner rundt økonomiske forhold. For å lette dette arbeidet er det laget et notat som regulerer hvordan rollene i organisasjonen (styret/president/generalsekretær) skal arbeide med økonomi og økonomisk rapportering på en måte som forenkler arbeidet samtidig som styret til en hver tid har nødvendig informasjon for å ivareta sitt ansvar. Dette medfører også delegeringsprinsipper fra styret til president og fra president til generalsekretær. Styrevedtak i saksnr. 41/14-16 Styret vedtok prinsippene i det fremlagte dokumentet. Generalsekretæren sjekker lovmessige konsekvenser bl.a. opp i mot endring av signatur og prokura. Generalsekretæren utarbeider konkrete rapporter til neste styremøte for endelig beslutning om utforming. Generalsekretær Neste styremøte Saksnr. 42/14-16 Regnskap 2014 Regnskapet for 2014 er ikke endelig. Etter anbefaling fra Idrettens Regnskapskontor vil ikke dette bli gjort før i midten av mars. Dette er uproblematisk i et år uten Forbundsting, men regnskapet bør iht. diskusjonen i saksnr. 41/14-16 være avsluttet senest 25. februar. Styrevedtak i saksnr. 42/14-16 Det foreløpige regnskapet ble tatt til etterretning. Saksnr. 43/14-16 Budsjett 2015 Budsjettet er laget med utgangspunkt i budsjett- eller regnskapstall fra Styrevedtak i saksnr. 43/14-16 Budsjettet ble gjennomgått og justert. Endelig vedtak fattes på vedtaksforum i løpet av mars. Styret 31. mars Side 7 av 12

8 Saksnr. 44/14-16 Info om nytt turneringssystem Styret vedtok i sak nr. 31/14-16 (sak 14/61 på Trello) leveranse av nytt turneringssystem. Valg av leverandør for dette systemet falt på ZPin og vi har invitert Thomas Stavang Pedersen til å gi styret en oppdatering på status i prosjektet. Styrevedtak i saksnr. 44/14-16 Orienteringen fra Zpin ble tatt til etterretning. Styret er tilfreds med bildet av løsningen og ser frem til lanseringen. Saksnr. 45/14-16 Oppfølging av saker fra Tinget Norges Biljardforbund har gjennom vedtak på Forbundstinget i mai 2014 forpliktet seg til å følge opp flere saker. Dette gjelder forslag nr. 1 4 og forslag nr. 8 under sak 6.b. fra tingbehandlingen. Saker som ikke er ferdigbehandlet tidligere er sakene 1 og 2. Styrevedtak i saksnr. 45/14-16 Kvinner: Styret ber Arnhild og Helene (med støtte fra gen.sek) utarbeide forslag til uttakskriterier og støtteordninger samt komme med forslag til hvordan forbundet bør legge strategien med arbeidet for fremtidig damesatsing. U17/U19: Uttak er publisert på forum og er formalisert. U23: EPBF har ingen planlagte turneringer i denne aldersklassen. Styret vurderer at det for øyeblikket ikke er nødvendig med kriterier i klassene Ladies og Rullestol. Ungdomssatsing tas opp som egen sak. Se sak 54/14-16 Eventuelt. Det har eksistert et uformelt sportsutvalg. Det opprettes formelt et sportsutvalg bestående av Christian Johannessen (leder), Roger André Strand, Markus Kotvojs, Arnhild Eiken, Arild Sørum og Pål Hatteberg. Side 8 av 12

9 Saksnr. 46/14-16 Klubblederseminar 2015 Det er tidligere besluttet at det er formålstjenlig å avvikle klubblederseminar i de kalenderårene hvor det ikke avvikles Forbundsting. Styrevedtak i saksnr. 46/14-16 Klubblederseminar og turneringslederseminar avvikles tidlig høst Eksakt dato og innhold besluttes på vedtaksforum innen utgangen av mars. Styret 31. mars Saksnr. 47/14-16 Nye landslagsdrakter - Pool Temaet har vært oppe ved flere anledninger, både på styremøte og på styreforum. Første aktivitet er nå EM i Portugal som avvikles fra 12/4 til 22/4, og det bør da være på plass nye drakter. Styrevedtak i saksnr. 47/14-16 Styret gir generalsekretær fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med utstyrsleverandør. Generalsekretær Snarest Saksnr. 48/14-16 Pengepremier Det er kommet innspill på at pengepremiene i NM bør justeres. Dette for å øke attraktiviteten på de nasjonale mesterskapene og sørge for at NM ikke blir sidestilt med NC. Styrevedtak i saksnr. 48/14-16 Styret ønsker å se på den totale pengepremiestrategien. Dette tas opp i sammenheng med budsjettarbeidet for Styret 1. desember Side 9 av 12

10 Saksnr. 49/14-16 Tilstedeværelse NM Det er tidligere besluttet at det så fremt mulig skal være representant fra Norges Biljardforbund på alle NM som avvikles. Styrevedtak i saksnr. 49/14-16 NM 14.1: Arild Sørum NM Snooker 6 Rød: Frode Myhre Larsen NM Junior: Robert G. Rysjedal NM Veteran: Arnhild Eiken NM Lag: Kjell Lillestøl NM Snooker 15 Rød: Christian Johannessen eller Kjell Lillestøl NM som avvikles etter sommeren fordeles på neste styremøte. Styret Neste styremøte Saksnr. 50/14-16 Styremøter 2015 Selv om styreforum har hjulpet mye på behandling av styresaker, bør det være større regularitet i forbindelse med avvikling av styremøtene. Styrevedtak i saksnr. 50/14-16 Det besluttes at det er fornuftig å avvikle fysiske styremøter med ca 2 mnd mellomrom. Dette vil i praksis si 5 møter i året, da det ikke avvikles møte om sommeren. Neste styremøter avvikles: 23. og/eller 24. mai i forbindelse med NM Lag i Stavanger. 29. og 30. august 31. oktober og 1. november President Side 10 av 12

11 Saksnr. 51/14-16 Forespørsel fra Minigolfforbundet Minigolfforbundet har kommet med et ønske om at styret vurderer muligheten for at de kan innlemmes i Norges Biljardforbund. De er organisert på samme måte som et ordinært særforbund, men er ikke tatt opp i Norges Idrettsforbund. Styrevedtak i saksnr. 51/14-16 Med bakgrunn i tidligere diskusjoner vedr. organisering av forbundets arbeid samt NIFs innspill om diskusjoner rundt muligheten for mer løselige organisasjonsformer i norsk idrett vil styret avvente diskusjonene på Idrettstinget i juni. Generalsekretær melder tilbake til Minigolfforbundet. Generalsekretær 31. mars Saksnr. 52/14-16 IPD og saker til Idrettstinget Det kommer til stadighet en rekk høringsnotater og dokumenter som NIF (og andre) ønsker en formell tilbakemelding på fra vårt forbund. Aktuelt nå er en rekke saker til Idrettstinget som avvikles i juni. Styrevedtak i saksnr. 52/14-16 Styret vedtar at Presidentskapet gjennomgår IPD og Tingdokumenter og vurderer om det er saker som bør behandles av styret. Presidentskapet Fortløpende Saksnr. 53/14-16 Oppnevning av representant til årsmøtet i EPBF Årsmøtet i EPBF avholdes i forbindelse med EM Pool i Portugal 18. april Norges delegasjonsledere er Generalsekretær og Pål Hatteberg. Biljardforbundets lov regulerer hvem som kan representere forbundet i overordnede organisasjonsledd. Ansatte kan IKKE ha en slik representasjonsrett. Styrevedtak i saksnr. 53/14-16 Styret oppnevner Pål Hatteberg som NBs representant til årsmøtet i EPBF. Side 11 av 12

12 Saksnr. 54/14-16 Eventuelt Det er ønskelig med en tydeliggjøring av satsingen på ungdom. Styrevedtak i saksnr. 54-1/14-16 Det nedsettes et ungdomsutvalg. Styret gir presidentskapet i oppgave å formelt oppnevne dette utvalget, med sammensetning av medlemmer og mandat. Styret ber Arild Sørum om å utarbeide en plan for avvikling av ungdomssamling i forkant av Ungdoms EM samt innspill for videre arbeid i ungdomsutvalget. Presidentskapet 31. mars Kjell Lillestøl Robert Gelin Rysjedal Christian Johannessen Helene Lyngmo Arnhild Eiken Christian Hansen Olav Westgård Irene S. Jullum Side 12 av 12