1. Bakgrunn og innledning Tusenhjemmets aktivitet Økonomi Organisering Bygg Tiltak...6

Tusenhjemmet Bodø AS Rapport om videreutvikling av tilbudet gitt av Tusenhjemmet Bodø AS som svar på PS 16/212. Utarbeidet av Eirik Eide Haugmo, Liv-Bente Selø, Hege Ness Grøtterud og Øivind Mathisen. Dato: 19.05.2017 Innhold 1. Bakgrunn og innledning...1 2. Tusenhjemmets aktivitet...2 2.1 Aktivitetstilbud i dagens senter...2 2.2 Utviklingsmuligheter...3 3. Økonomi...3 4. Organisering...4 5. Bygg...5 6. Tiltak...6 6.1 Samarbeidsavtale / ny driftsavtale med kommunen...6 6.2 Samarbeid om frivillighet...6 6.3 Drift av eiendomsmassen...6 6.4 Drift av IKT...6 6.5 Innkjøpsavtaler...6 6.6 Regnskap, pensjon, bedriftshelse, hms...6 6.7 Øke egenkapital...7 6.8 Drift av portalen Aktiv i Bodø...7 6.9 Drift av tilskuddsportalen...7 7. Konklusjon og oppsummering...7 1. Bakgrunn og innledning Tusenhjemmet er et bygg som inneholder et bo og aktivitetssenter for eldre. Tusenhjemmet Bodø AS ble etablert som ideelt aksjeselskap i 2013, jf. PS 13/7, og eier bygningen og drifter aktivitetssenteret. Senteret ble første gang tatt i bruk i desember 1995. I april 2016 ble Tusenhjemmet Bodø AS overtatt av Bodø kommune fra BBL. Ved opprettelsen av selskapet ble det i PS 13/7 vedtatt «Med bakgrunn i velstandsutviklingen for «dagens» generasjon som pensjoneres, oppfordres det nye styret i Tusenhjemmet å utarbeide en framtidig plan på hvordan Bodø kommunestilskudd og driftsomkostninger tilknyttet fellesskapet kan reduseres.» Kommunen fulgte opp vedtaket i økonomiplan 2014-2017 der det årlige tilskuddet til selskapet ble redusert med 300 000 kroner fra og med 1.7.2014. Selskapet har i etterkant av dette hatt utfordringer tilknyttet stram likviditet og en drift som har gått med underskudd i de fleste år. I 2016

sendte selskapet inn en søknad om å få økte rammer, og fikk innvilget et kortsiktig likviditetslån i tertialrapport 1 det samme året. Selskapet hadde ikke mulighet til å betale ned dette lånet og i ny sak PS 16/212 ble det vedtatt følgende: 1. Det settes ned en arbeidsgruppe med representanter fra OK-avdelingen, HO-avdelingen, Økonomiog finansavdelingen og Tusenhjemmet Bodø AS for å vurdere fremtidig drift og organisering av Tusenhjemmet AS samt bruk av Tusenhjemmetbygget. 2. Rådmannen legger frem en sak om dette i løpet av første halvår 2017. 3. Kortsiktig likviditetslån pålydende 300 000 kroner omgjøres til et engangstilskudd, dette finansieres med bruk av disposisjonsfond. Arbeidsgruppen har bestått av: - Eirik Eide Haugmo, Økonomi og finans - Liv Bente Selø, Helse og omsorg - Hege Ness Grøtterud, Oppvekst og kultur - Øivind Mathisen, styreleder Tusenhjemmet Bodø AS Arbeidsgruppen har hatt seks møter, hvorav tre av dem har vært med representanter fra Tusenhjemmet og andre tilknyttede parter (daglig leder, ressursgruppe i Tusenhjemmet, frivillighetssentralen og folkehelsekoordinator). Det er etablert en egen ressursgruppe i Tusenhjemmet Bodø AS som har arbeidet parallelt med en egen handlingsplan for selskapet. Denne planen er referert i denne rapporten, og ligger vedlagt. Arbeidsgruppen som ble nedsatt av Bystyret har utarbeidet følgende rapport, og inneholder disse kapitlene: - Bakgrunn og innledning - Tusenhjemmets aktivitet - Økonomi - Organisering - Bygg - Tiltak - Konklusjon og oppsummering De fem første kapitlene er en gjennomgang av saksopplysninger, samt informasjon som er relevante for å kunne ta stilling til det sjette kapitlet der det foreslås ulike tiltak. 2. Tusenhjemmets aktivitet 2.1 Aktivitetstilbud i dagens senter Tusenhjemmet Bodø AS har ansvar for at virksomheten som knyttes til Tusenhjemmet Bodø skal bidra til å utvikle kultur- og egenaktiviteter i samsvar med gjeldende kulturstrategiplan for Bodø kommune. Tusenhjemmet mottar i 2017 kr 1 579 525.- i driftstilskudd til driften av selve aktivitetssenteret. Tilskuddet er med på å dekke lønn og bidrar til å finansiere driften av kulturtilbudet. Driftsavtalen mellom Tusenhjemmet Bodø AS og Bodø kommune/kulturkontoret hadde en varighet frem til og med 31-12-2015. Den er ikke reforhandlet etter dette. Tilbudene er varierte, gjort godt tilgjengelig, det er rimelige priser og inneholder for eksempel konserter, foredrag, dans, bokbad, dialogkafe, korøvelse med mere.

Tusenhjemmet har fokus på kultur, kunnskap og kompetanse for å skape felles møteplasser for seniorer, og fremme god samhandling og gode referansepunkter mellom generasjonene. I tillegg til aktiviteter knyttet til kulturopplevelser, er frivillig arbeid og samarbeid en grunnleggende aktivitet for driften av aktivitetssenteret. En av hovedmålene er å mobilisere pensjonister til å bruke sin kompetanse og fortsette sitt samfunnsengasjement. 2.2 Utviklingsmuligheter Tusenhjemmets handlingsplan for 2017-2020 ligger vedlagt. Her vises det både til ønske og intensjon om tilpasse driften samfunnsendringer og øke samarbeidet med kommunen. Tusenhjemmet ønsker gjennom sitt arbeidet å legge til rette for at innbyggerne fortsatt skal engasjere seg og være aktive samfunnsdeltagere når de blir pensjonister. Tusenhjemmet Kultur og kunnskapssenter skal tilrettelegge for en aktiv pensjonstid. Gjennom planen søkes det å videreføre det gode arbeidet som har vært gjort i 20 år, samtidig som det er ønske om å være innovativ, tenke nytt og revitalisere aktiviteter og tilpasse driften samfunnsendringer og utviklingen i kommunen. Handlingsplanens hovedmålsettinger er innovasjon, generasjonssamarbeid, frivillig sektor og styrke det kommunale samarbeid. Tusenhjemmet Bodø AS jobber for å rekruttere flere unge eldre, og utvide nettverket i arbeidet med å mobilisere frivillig sektor og sivilsamfunnet. I sammenheng med Tusenhjemmet Bodø as er det relevant å diskutere Bodø frivillighetssentral. Sentralen ble etablert i 1999 og har kontor i Tusenhjemmet. Sentralen er lokalt forankret og delfinansieres gjennom Bodø kommune, som er eier. Sentralen har som mål å være et kontaktpunkt og et bindeledd mellom de som ønsker å gjøre en frivillig innsats, fange opp nye type frivillighet, utvikle gode samarbeidsformer mellom det offentlige og frivilligheten og finne gode metoder å koordinere det frivillige arbeidet på. Frivillighetssentralen organiserer og koordinerer frivillighetsarbeid direkte mot dem som ønsker hjelp og bistand, driver prosjekter og gruppeaktivitet ut fra tilmeldte behov. For å tilrettelegge for at flere eldre skal kunne «leve hele livet» i tråd med nasjonale føringer om gode hverdager og egenmestring gjennom offentlig og frivillig samarbeid, har Bodø kommune behov for å få styrket og systematisert arbeidet rundt aktivitet og frivillighet. 3. Økonomi Driften av Tusenhjemmet skjer på basis av en avtale mellom Tusenhjemmet Bodø AS og Bodø kommune. I 2017 er det budsjettert et driftstilskudd på 1 579 500 kroner, og tilskuddet er med på å dekke lønn, andre driftsutgifter og bidrar til å finansiere driften av kulturtilbudet. Tidligere driftsavtale mellom Tusenhjemmet Bodø AS og Bodø kommune/kulturkontoret hadde en varighet frem til og med 31-12-2015. Den er ikke reforhandlet etter dette. Det er en egen avtale om dekking av utgifter til kapitalkostnader. I 2017 er forventede utgifter i overkant av 2 000 000 kroner. Samlet er det direkte kommunale engasjementet altså rundt 3,6 millioner kroner. De største inntektspostene bortsett fra tilskuddet er tilknyttet møteutleie, kafe og billetter til arrangementer. Driftstilskuddet til Tusenhjemmet skal dekke «mellomlegget» på kostnader og inntektene. Tilskuddet er med på å dekke5 lønn til de ansatte ved senteret, og finansierer også delvis kulturaktivitetene de eldre får tilbud om å delta på som konserter, foredrag, dans, bokbad, dialogkafé, korøvelser med mere.

I tabellen nedenfor er en oppsummering av selskapets tilskudd og regnskapsresultat de siste fire år. Regnskapsår Tilskudd Resultat f.skatt 2013 1 865-204 2014 1 607-246 2015 1 501 53 2016* 1 541-90 *Resultat ikke revidert. Selskapets regnskapsresultater (de fire år som det har eksistert) har vært negative, akkumulert til en halv million kroner i underskudd. I 2013 hadde selskapet budsjettert med tilskudd fra Bodø kommune pålydende 2,2 millioner kroner, mens det i driftsavtalen var satt til nærmere 1,8 millioner kroner. I tillegg ble en avtale om drift av Hålogatun sagt opp. Dette klarte ikke selskapet å dekke inn, og det medførte underskudd på om lag 200 000 kroner. Bystyret vedtok i møte den 12.12.2013 (ved behandling av PS 13/162) at Bodø kommunes tilskudd til Tusenhjemmet skulle reduseres med kr 300 000, med halvårseffekt på kr 150 000 i 2014, og helårseffekt fra 01.01.2015. Dette medførte igjen en reduksjon av senterets drift. I 2015 var Tusenhjemmets resultat for første gang positivt. Man hadde fått eksterne tilskuddsmidler fra Helsedirektoratet, samt redusert på antallet ansatte. I tillegg var andre utgiftsposter som vedlikehold, innkjøp og lignende redusert til et minimum. Det var med basis av dette resultatet at Bodø kommune kunne overta selskapet. I 2016 var det derimot nye utfordringer, spesielt tilknyttet kafedriften. Kafedriften var tidligere driftet av en ekstern aktør, som betalte inn husleie til Tusenhjemmet. Fra 1.1.2016 overtok Tusenhjemmet selv denne kafedriften, og det tok lengre tid enn forutsatt å få denne lønnsom. Likviditeten i selskapet var spist opp, og i september 2016 ba selskapet kommunen om et ekstratilskudd på kr 300 000 for å overleve ut året. Dette ble gitt, men selv med dette tilskuddet så gikk Tusenhjemmet med et betydelig underskudd. Tusenhjemmet Bodø AS er ved inngangen av 2017 i en særdeles vanskelig økonomisk posisjon. Likviditeten vil holde en stund videre pga forskuddsutbetaling av driftstilskuddet, men situasjonen må avklares innen rimelig tid dersom det skulle være drift i selskapet. Selskapet har ikke likviditet til å takle dårlige perioder eller negativt resultat. I budsjett 2017 er alle utgiftsposter minimert, og det er reell fare for at kulturaktiviteten blir påvirket negativt med bakgrunn i den dårlige økonomiske situasjonen. Det anbefales å øke egenkapitalen i selskapet ved å overføre likvide midler, slik at selskapet takler kortsiktige variasjoner i inntektene. 4. Organisering Ved overtakelse av Tusenhjemmet ble det diskutert videre organisering, der alternativene var å fortsette videre som et aksjeselskap eller innlemming som virksomhet i Bodø kommune. Gruppen har hatt møte med daglig leder for å få avklart selskapets syn på saken. I tillegg har styreleder vært medlem av gruppen. Selskapet har en klar holdning til at de vil fungere best som et ideelt aksjeselskap. De trekker frem fordeler som stor uavhengighet, et eget styre som har fokus på Tusenhjemmet, at de får et større handlingsrom og utviklingspotensiale og at profileringen som egen enhet hjelper dem. De har også

påpekt at det kan være en fare for at Tusenhjemmet ses på som et kommunalt tiltak, og at merkevaren da kan viskes ut. Selskapet har også trukket fram noen ulemper ved dagens situasjon. Eksempelvis avstand til kommunen (eier), press på likviditeten, vanskelig og komplisert drift av bygg og usikker størrelse tilskudd. Arbeidsgruppen ser de samme fordelene og ulempene som daglig leder og styreleder, men ser også flere fordeler med å bli innlemmet i Bodø kommune. Kommunen har et stort støtteapparat når det kommer til kommunikasjon, regnskap, innkjøp, IKT og andre tjenester. Gjennom organisering av selskapet som en virksomhet vil Tusenhjemmet få tildelt en driftsramme og være sterkere tilknyttet kommunens satsing på ulike felt. De vil også ha en naturlig kommunikasjonslinje internt. Arbeidsgruppen foreslår å beholde Tusenhjemmet Bodø AS som et eget selskap, men prøve å løse de ulempene som selskapet og gruppen har sett ved sterkere samhandling og koordinering opp mot kommunen. Ved å gjøre disse endringene har man heller ikke lukket mulighetene for at Tusenhjemmet kan bli en virksomhet i kommunen på lengre sikt. 5. Bygg Tusenhjemmet Bodø AS har ansvaret for drift og vedlikehold av bygningsmassen. Det regulære driftstilskuddet skal også ifølge avtalen dekke Tusenhjemmets vedlikeholds- og driftskostnader tilknyttet bygget, mens Bodø kommune de løpende kapitalutgiftene som Tusenhjemmet Bodø AS har vedrørende eiendommen (inkl. renter og avdrag på lån fra Husbanken). Bygget er utviklet i to steg, hvorav Bodø kommune tilbake i politisk sak PS 07/180 vedtok å dekke kapitalkostnader knyttet til en trinn 2 utbygging. Dette vedtaket kom som en følge av en utvidelse av opprinnelige planer for utbygging stipulert til opprinnelig å være 15 millioner kroner. Den endelige prislappen knytte til denne utbyggingen viste seg ved ferdigstillelse å være på i overkant av 19 millioner kroner. I forbindelse med overtakelse av selskapet, utarbeidet Bodø kommunale Eiendommer KF i september 2015 en tilstandsrapport av Tusenhjemmet. Konklusjonen i tilstandsrapporten er at bygningene generelt er i bra stand, men at det vil være behov for en del utskiftninger på det tekniske anlegget. Tiltak Status Pris inkl. mva 1 Nød og ledelys, ny del Ute av drift 150 000 2 Nød og ledelys, eldre del Ute av drift 200 000 3 Brannalarmsentral og detektorer, eldste del Må utskiftes 200 000 4 Ventilasjonsanlegg (2stk) i eldste del utskiftes/renoveres Må utskiftes 1 300 000 5 Varmtvannsberedere (4stk) Må utskiftes 130 000 6 Etablere SD kontroll på ventilasjon, begge bygg Må etableres 160 000 SUM 2 140 000 Disse behovene er ikke utbedret, og må behandles i forbindelse med økonomiplan 2018-2021. Tusenhjemmet Bodø AS har ikke tilgjengelige midler eller ressurser til å utbedre disse punktene selv. Det vil også bli en diskusjon om Tusenhjemmet selv har kompetanse til å drifte disse byggene selv, eller om ansvaret til dette skulle blitt overført til utvikling og eiendomsavdelingen i kommunen.

6. Tiltak Arbeidsgruppen har vurdert ulike områder der Tusenhjemmet og kommunen kunne koordinert sine tjenester, og der Tusenhjemmet kunne bli sterkere tilknyttet ulike funksjoner der Bodø kommune har god kompetanse internt. Det er også sett på nye tiltak som kan gjøre driften mer økonomisk stabil. Nedenfor er en liste over ulike tiltak som foreslås gjennomført innenfor ulike satsningsområder. Det har vært en målsetting for gruppen at de foreslåtte tiltak både forbedrer og utvikler det allerede gode tilbudet som gis fra Tusenhjemmet og andre innenfor kultur- og frivillighetsarbeidet. 6.1 Samarbeidsavtale / ny driftsavtale med kommunen Det utarbeides en egen samarbeidsavtale eller en oppdatert driftsavtale med en avdeling i Bodø kommune. Det etableres et kontaktnettverk gjennom avdelingen der kommunaldirektør er kontaktperson. 6.2 Samarbeid om frivillighet Det foreslås å opprette en arbeidsgruppe som kan jobbe videre med samhandlingen mellom Tusenhjemmet, Bodø Frivillighetssentral og Bodø kommune. Arbeidsgruppen skal se på hvordan dagens aktivitet og organisering kan videreutvikles slik at den kommunale ressursbruken optimaliseres. Tiltakene må sees i sammenheng, og alle tilgjengelige arealer for aktivitet må sikres god utnyttelse. 6.3 Drift av eiendomsmassen Tusenhjemmet Bodø AS har som tidligere nevnt ansvaret for drift og vedlikehold av eiendomsmassen. Selskapet mangler derimot kompetanse på denne delen av driften, og bruker både mye tid og penger på denne delen. Bodø kommune er gjennom utviklings- og eiendomsavdelingen en profesjonell drifter av bygg som har kompetanse der Tusenhjemmet Bodø AS ikke har det. Det foreslås at det utarbeides en husleieavtale mellom Bodø kommune og Tusenhjemmet for drift av byggene. Videre foreslås det at det forhandles videre hva som skal inkluderes i denne avtalen, og at tilskuddet til Tusenhjemmet Bodø AS økes med husleieavtalens beløp. Behov for utbedring av det tekniske anlegget vurderes inn i økonomiplan 2018-2021. 6.4 Drift av IKT Tusenhjemmet har hatt utfordringer tilknyttet IKT-tjenester. Det vurderes, i samarbeid med kommunens IKT-kontor, å fase inn Tusenhjemmet i kommunens nettverk og lisenser. I forkant av dette så må Tusenhjemmets behov utredes og det må vurderes om det er økonomisk gunstig å gjennomføre. 6.5 Innkjøpsavtaler Tusenhjemmet er per nå en liten enhet som antas å ikke få de beste innkjøpsavtalene. I tillegg brukes det mye tid på å innhente anbud og velge leverandører i de enkelte tilfeller. Bodø kommune har et godt og velfungerende innkjøpskontor og er driver av innkjøpssamarbeidet i Salten. Det innebærer at kommunen er en stor aktør, med stort volum og dermed rabatterte priser. Her kan det være potensielle gevinster å hente ved at Tusenhjemmet innlemmes som part i nye innkjøpsavtaler. Det vil særlig kunne være mye å hente på innkjøp til kafeen. Det arbeides videre opp mot innkjøpskontoret for å kunne formalisere et samarbeid. 6.6 Regnskap, pensjon, bedriftshelse, hms På disse områdene så foreslås det ikke en direkte innlemmelse av selskapet i Bodø kommunes ordninger. Det ses videre på om det kan være eventuelle punkter der det kan være besparelser eller andre fordeler ved koordinering av noen av disse tjenestene.

6.7 Øke egenkapital Tusenhjemmet Bodø AS har over tid hatt en veldig stram likviditet. Den dårlige likviditeten tar opp både tid og ressurser som selskapet heller skulle brukt til å foreta gode langsiktige valg. Det er viktig at styret får ro til å videreutvikle tilbudet og gjøre langsiktige gode økonomiske valg. Det foreslås dermed å øke egenkapitalen i Tusenhjemmet Bodø AS med 1 000 000 kroner. 6.8 Drift av portalen Aktiv i Bodø I arbeidet med Frivillighetsplan 2015-2018 kom behovet for økt oversikt og tettere samarbeid med frivillige organisasjoner opp som et sentralt behov. Utvikling av egen nettportal, Aktiv i Bodø, ble derfor et av hovedsatsingsområdene. En slik portal, som vil være en møteplass mellom Bodø kommune og frivillig sektor, og mellom de ulike aktørene i frivillig sektor er nå utviklet og ligger klar til publisering gjennom www.aktivibodo.no. Portalen er tenkt driftet av Bodø kommune, men er ikke lansert fordi ansvaret for drift ikke har kommet på plass. Det foreslås at Tusenhjemmet tar over driften av denne portalen i en prøveperiode 6.9 Drift av tilskuddsportalen Tilskuddsportalen er en informasjonstjeneste som gjør brukeren i stand til enkelt å finne tilskudd og er effektiv i bruk. Tjenesten gir brukeren oppdatert og nøyaktig informasjon om tilskudds- og støtteordninger, som er søkbare for norske aktører. Abonnenter mottar nyheter om tilskudd, og tjenesten har en søkbar katalog med nærmere 3.000 tilskuddsordninger. Tilskuddsportalen leveres på en kommunikasjonsplattform som gir kunden mulighet til å lagre og dele informasjon innad i organisasjonen, og mellom kommune og frivilligheten. Dette gir mulighet til å samhandle og hjelpe hverandre innad i kommunen og mot lag og foreninger i jakten etter tilskudd og ekstern finansiering. Tjenesten gir direkte varsler om viktige endringer og søknadsfrister. Det foreslås at Tusenhjemmet tar over driften av denne portalen i en prøveperiode. 7. Konklusjon og oppsummering Arbeidsgruppen har gjennom seks møter sett på ulike deler av Tusenhjemmets aktivitet og drift. Gruppen har sett på dagens aktivitetstilbud og mulige utviklingspotensialer. Videre har man sett på organisering selskap eller virksomhet i kommunen, økonomien i selskapet og driften av bygget. Arbeidsgruppen har kommet frem til en rekke foreslåtte tiltak for å oppnå en mer effektiv og bedre koordinert innsats mot kommunens innbyggere innenfor Tusenhjemmets målgruppe. Det vises til kapittel om tiltak for utfyllende informasjon om enkelttiltakene.