GREIPSTAD FOTBALL - EN KLUBB Å VÆRE STOLT AV Til stede: Jardarr Lie Ole Kristian Skomedal Aina Berntsen Malene Opheim Knut Anders Eldhuset Heidi Lindalen Jan Eikså Steffen Aarhus Nilsen Kjetil Skistad Referatført: Brennåsen 07.08.17 Forfall: Ingen Emne / sak: Styremøte Greipstad fotball Dato: Nr. Sak Ansvar 00/17 Godkjenning av referat Ole Kr. Ingen kommentarer på referat fra forrige møte godkjent. Status/orientering etter forrige møte: Ole Kr. - Sak 24/17: Jan orienterte om arbeidet med å arrangere tur for trenere og styret i Greipstad fotball, samt klubbens hovedsponsorer. Jan har mottatt ulike tilbud på forskjellige opplegg. Styret besluttet enstemmig å arrangere tur til Danmark 14-15 oktober til Ålborg i Danmark. Styret vurderer det som positivt for klubben å arrangere en slik tur hvor det er fokus på et faglig opplegg. Det er en fin anledning for å utføre en evaluering av sesongen, og i tillegg ta opp andre relevante temaer for å videreutvikle klubben. Styret beslutter videre (enstemmig) at det blir en egenandel på turen på 500.- kr per person. Turen er åpen for alle trenere i klubben. Påmeldingsfrist er 01.08.17. - Sak 25/17: Jan og Knut har sendt et brev på vegne av styret til Gimletroll og Vigør i forhold til samarbeid mellom klubbene. Begge klubbene har kommet med positive tilbakemeldinger på brevet. Den videre prosessen tas opp igjen etter sommeren. - Sak 28/17: Knut arbeider med forslag til slike rutiner. - Sak 30/17: Utsettes til neste styremøte. 07/17 Status arbeidsoppgaver siden forrige møte: Ole Kr. Heidi arbeider fortsatt med utestående krav. Hun arbeider fortsatt med å følge opp tre sponsorer som ikke har betalt, samt de klubbene som ikke har betalt påmeldingsavgiften til Kiwi cup. 31/17 Orientering fra kommunen vedrørende utgiftsdekning Steffen Styret ønsket i utgangspunktet å invitere en representant fra Songdalen kommune til å gi litt informasjon vedrørende utgiftsdekning. På grunn av en misforståelse innad i styret, var det ingen som hadde invitert representanten til styremøte. Derav ble dette en orienteringssak hvor Steffen redegjorde for den informasjon han har mottatt i forhold til denne saken.
Greipstad Fotball side 2 av 6 Han informerte om følgende: De som er flyktninger har krav på å få dekket: - kontingent i 3 år. - Fotballutstyr slik som legg skinner, fotballsko o.l Styret ser at mangler en link mellom klubben og kommunen i forhold til dette og styret ønsker å arbeide videre med å etablere rutiner på dette samarbeidet i disse sakene. Styret ønsker også å gi informasjon til trenerne om at det finnes ordninger for dekke av utgifter til fritidsaktiviteter for flyktninger. I tillegg ønsker styret å arbeide med å finne alternative løsninger for de personene som ikke får slike utgifter dekket av kommunen. Eksempler på tiltak som kan settes i gang er blant annet: - Dele opp kontingenten i flere innbetalinger. - Mulighet for å dekke kontingent eller betaling til LKB cup på alternative måter, som for eksempel salg av toalettruller. 32/17 Evaluering av gjennomføringen av 17 mai dugnad Ole /Malene Ole Kristian, Malene og Heidi har sendt inn en evaluering av gjennomføringen av 17 mai til 17 mai komiteen der de har kommet med sine synspunkter på denne dugnaden. Styret mener at det er en del områder som kan utføres bedre neste gang Greipstad fotball skal være med på å arrangere 17 mai. Eksempler på punkter med forbedrings potensiale: - Bedre organisering på økonomi biten. Handle inn pengeskrin som kan klargjøres med vekslepenger på 16 mai. I tillegg må man ha mer vekslepenger. - Man bør ha en person fra hver av skolene og en fra fotballen som har hovedansvaret for dugnaden. - Man bør evaluere 17 mai gjennomføringen rett etter at 17 mai er ferdig for da er engasjementet størst og man har full oversikt over de erfaringene man har gjort. - Det oversendes rapport fra 17. mai komiteen til kommunen, hvor anbefalte forbedringer er beskrevet 33/17 Rammer vedr. forespørsler om økonomisk støtte til LKB cup/ kontingent Ole Kr Denne saken slås sammen med sak 31/17. 34/17 Orientering om oppstart for fotball- 1 klasse høsten 2017 Kjetil/Aina Kjetil og Aina planlegger oppstartsamling med gutter og jenter som begynner i 1 klasse i august 2017. Det sendes ut innbydelse til alle 1 klassingene. Planen er å samle barna på Nodelands banen og at noen representanter fra klubben trener barna, mens andre snakker med foreldrene. Målsettingen er at det skal bli en positiv samling der det også serveres pizza og brus. 35/17 Tiltak for å rekruttere flere dommere Ole Kr. 15.05.17: Saken var opp på styremøte 15.05.17. Jardarr belyste her at det har blitt mer utfordrende å rekruttere dommere til å dømme kamper for lag i yngre årsklasser. På grunn av lite tid, ble det besluttet at saken skulle gjenopptas på styremøte. Det ble på styremøte diskutert hvorvidt 100 kr er for lit i betaling for hver kamp man dømmer. Ole Kristian har sjekket i andre klubber hva dommer får i betaling der. Det ser ikke ut til at det utbetales mer i andre klubber. Men styret er enige i at klubben bør bruke mer tid på å rekruttere dommere før sesongstart. Styret besluttet enstemmig å gjennomføre følgende tiltak:
Greipstad Fotball side 3 av 6 - Informere på hvert foreldremøte om at det er mulig for gutter og jenter fra 12 år og oppover å dømme kamper mot betaling. - Arrangere kurs og en samling for de som er interesserte i å dømme kamper. På disse samlingene ønsker klubben å benytte seg av ulike ressurspersoner innen dette feltet i klubben. - Kjøpe inn en dommer t-skjorte til de personene som ønsker å være dommere for klubben. - De som dømmer kamper får i tillegg til 100 kr en pølse og en brus i kiosken etter dømt kamp. 36/17 Høyttaleranlegg og resultattavle- Hortemo Ole Kr Innspill fra Ole Kristian om at klubben bør ha et høyttaler anlegg og resultat tavle på Hortemo. Det er allerede søkt om midler fra Søgne og Greipstad Sparebank i forhold til anskaffelse av resultat tavle. Klubben har mottatt støtte til dette. Styret går enstemmig inn for anskaffelse av høyttaler anlegg og resultat tavle. Jardarr sjekker ut med aktuelle leverandør som han har kjennskap til. Anskaffelse av resultat tavle må sees i sammenheng med de tilskuddsmidler Greipstad fotball har mottatt av Søgne og Greipstad sparebank. 37/17 Hvordan innhente egenandel for keeperskole? Ole Kr Greipstad fotball har valgt å gi et tilbud til klubbens keepere om å dra på keeperskole. Hver enkelt deltaker skal betale en egenandel på 500 kr. Styret beslutter at egenandelen skal innhentes ved hjelp av Vipps. Kristin sender Heidi telefonnumrene til foreldrene til deltakerne av fotballskolen. 38/17 Status rebounder Ole Kr Klubbens rebounder er ødelagt og skal repareres. Jardarr kontakter Gerhard Skauge på Sportsprofil parallelt med at Knut kontakter annet firma som selger reboundere og forhører seg om nettet kan bestilles derfra. 39/17 Søknad om økonomisk tilskudd for J15/16 Ole Kr Styret viser til søknad fra Håvard Rygg, hvor det er søkt om tilskudd, tilsvarende klubbens økonomiske støtte pr. spiller for LKB/Nørhalne turneringen og/eller lagets andel jfr. Dugnad med vask av klubbhus. Den økonomiske støtten skal benyttes for å redusere egenandel i utvalgte cup/er. På bakgrunn av søknaden har styret vurdert søknaden med begrunnelse og plan for hvordan tilskuddet skal benyttes. Styret innvilger inntil 450 kr pr spiller. En forutsetning for utbetaling er at midlene blir øremerket reduksjon av egenandel, som til gode skrives enkeltspillere (slik som LKB cup) og beløpet utbetales kun for spillere som fysisk har deltatt på aktuelle cup(norway cup/hamar) 40/17 Søknad om refusjon av tilleggskostnader for hjemreise jmf. LKB cup Ole Kr Gutter 03 ber om dekning av ekstrautgifter ifm kjøring/km etter utfordringer med hjemtransport fra årets LKB cup. Fjord Line ble som kjent innstilt og dette medførte at laget måtte kjøre hjem fra Langesund. (isteden for Kristiansand) Søknad om refusjon innvilges. Det tilbakeføres faktiske kostnader til laget, så som kilometer og bompengeutgifter. Totalt kl 817, 64.- kroner. Lagleder/kontaktperson tar kontakt med økonomiansvarlig Heidi Lindalen for avklaring av hvordan dette rent økonomisk skal løses.
Greipstad Fotball side 4 av 6 Eventuelt Eventuelt: - Innkjøp av utstyr: Forslag om å handle inn litt utstyr til klubben slik som for eksempel lasermåler til å måle skuddhastighet. Dette utstyret kan benyttes for eksempel på cuper klubben arrangerer. Styret beslutter at Jardarr gis mandat til å handle inn utstyr for inntil 10 000 kr. Styret velger å bruke noe av overskuddet fra vårens fellesdugnad, salg av toalettpapir. - Styret har mottatt søknad om å dispensasjon fra klubbhusets utleievilkår. I følge utleievilkårene skal ikke klubbhuset utleies til personer under 30 år. I søknaden er det referert til at personen som skal ha 20 årslag med alkohol, men at personens mor skal være den som leier klubbhuset og står ansvarlig. Styret beslutter at det ikke gis dispensasjon på henvendelse, og at gjeldende retningslinjer om at man ikke leier ut til personer under 30 år videreføres. Oppfølgningssaker til neste møte: 24/17 Tur for trenere/styre/sponsorer Jan 25/17 Samarbeidsklubber Knut/Jan 30/17 Strategier for styrearbeid hvor ting ikke fungerer tilfredsstillende i klubben Ole Kr. 31/17 Orientering fra kommunen vedrørende utgiftsdekning Steffen 33/17 Rammer vedr. økonomisk støtte til medlemmer til LKB cup og til kontingent Ole Kr Referent; Kristin N. Schau Neste styremøte: 23.08.17 kl 19.30-22.00 *se neste side for avsluttede saker
Greipstad Fotball side 5 av 6 Avsluttede/ferdig behandlede saker: Sak nr. Sak Ansvar Avsluttet 00/17 Godkjenning av referat- løpende hver gang Styret --.--.-- 01/17 Konstituering av nytt styre- oppgavefordeling/roller Styret 16.02.17 02/17 Policy LKB cup(antall voksne pr barn, foresatte tilstede på skole etc) Ole Kr. 16.02.17 03/17 Status påmelding lag seriespill 2017 Knut 16.02.17 04/17 Fremtidige styremøter(dato, klokkeslett, intervall) Ole Kr. 16.02.17 05/17 Taushetsplikt styremedlemmer Ole Kr. 16.02.17 06/17 Søknad til Søgne og Greipstad sparebank ift midler Kristin 22.03.17 07/17 Status arbeidsoppgaver siden forrige møte Ole Kr. --.--.-- 08/17 Status LKB cup Aina 22.03.17 09/17 Status og fremdrift ift. Elektronisk medlemsregistrering i Min idrett Knut 22.03.17 10/17 Status sponsorer og budsjett 2017 Jan/Jardarr 22.03.17 11/17 Mulighet for medlem i kommunenes idrettsråd Ole Kr. 22.03.17 12/17 Gjennomgang av verdigrunnlag og målsetning for Greipstad fotball Ole Kr. 19.04.17 13/17 Rutiner for lagkasser Heidi 19.04.17 14/17 Fullmakter kredittkonto Heidi 22.03.17 15/17 Turnering/5er cup på Hortemo Ole Kr. 19.04.17 16/17 Felles dugnad for hele fotballgruppen Kjetil 22.03.17 17/17 Akademi Jan 15.05.17 18/17 Info om fotballforsikringen 2017 Ole Kr. 22.03.17 19/17 Info om trafikalt grunnkurs Ole Kr. 19.04.17 20/17 Info om Greipstad IL som kvalitetsklubb Ole Kr. 19.04.17 21/17 Forespørsel knyttet til kontigent-veteranlag Ole Kr. 19.04.17 22/17 Forespørsel om bortelagsdrakter- J16 Ole Kr. 19.04.17 23/17 Søknad om midler til aktiviteter i mottak? Ole Kr. 19.04.17 24/17 Tur for trener/styre/sponsorer Jan 25/17 Samarbeidsklubber Jan 26/17 Utestående krav fra 2016- hva gjør vi videre? Heidi 15.05.17 27/17 Tilbud om Start keeperskole til klubbens keepere? Ole Kr. 15.05.17 28/17 Rutiner for forespørsel vedrørende spillere fra andre klubber Knut 29/17 Videre strategier ift 2002- laget Ole Kr./Jardarr 15.05.17 30/17 Strategier for styrearbeid hvor ting ikke fungerer tilfredsstillende i klubben Ole Kr. 31/17 Orientering fra kommunen vedrørende utgiftsdekning Steffen 32/17 Evaluering av gjennomføringen av 17 mai dugnad Ole/Malene 33/17 Rammer vedr. økonomisk støtte til medlemmer til LKB cup og til kontingent Ole Kr. 34/17 Orientering om oppstart fotball for 1 klassinger høsten 2017 Aina/Kjetil 35/17 Tiltak for å rekruttere flere dommere Jardarr/Ole Kr 36/17 Høyttaler anlegg og resultattavle- Hortemo Ole Kr 37/17 Hvordan innhente egenandel for keeperskole? Ole Kr. 38/17 Status Rebounder Ole Kr. 39/17 Søknad om økonomisk tilskudd for J15/16 Ole Kr 40/17 Søknad om refusjon av tilleggskostnader for hjemreise jmf. Årets LKB cup Ole Kr.
Greipstad Fotball side 6 av 6