Innkommende forslag til årsmøtet i Greipstad IL fotball 2017

Transkript

1 Innkommende forslag til årsmøtet i Greipstad IL fotball Forslag til retningslinjer for dugnad Greipstad IL Fotballgruppen Alle medlemmer m/foresatte skal primært arbeide for å skaffe sponsorer til Greipstad IL fotball, lagene kan ikke ha egne sponsorer (*). Lagene og de forsatte plikter å delta på dugnader som arrangeres av Greipstad IL fotball. Lag som arrangerer dugnader til eget lag for turer og lignende må få dette godkjent av styret før dugnaden settes i gang. Pengene skal settes inn på konto tilhørende Greipstad IL Fotball. Inntektsfordelingen ved slike dugnader er slik: 20% går til fotballgruppen og 80% går til laget. * Unntaket for egne sponsorer kan være senior gruppe, det skal da foreligge et særskilt styrevedtak og regelen om at pengene skal settes inn på klubbkonto(med påfølgende 20% av inntektene inn til klubben) gjelder også her. Lagdugnader kommer ikke til fratrekk på dugnader fotballgruppen eventuelt arrangerer. Hver enkelt trener og lagleder har ansvar for at dette rapporteres til styret. Styret har ansvar for at hvert enkelt lag, enkelt og greit, kan disponere midler fra lagsdugnader. 2. Forslag til retningslinjer for lagkasser Greipstad IL Fotballgruppen Etter Norges Idrettsforbunds regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet NIF 2-2, nr. 2, skal alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Det betyr at alle utgifter og inntekter knyttet til lagene i en klubb, må inngå i totalregnskapet. Det vil bli lagt stor vekt på at overgang til nytt system skal oppleves enklest mulig for hvert lag. I utgangspunktet skal hovedforskjellen kun være at pengestrømmen går via en konto i Greipstad IL Fotball i stedet for en privat konto. Det defineres et maksimum beløp på kr. Alderstrinn Beløp pr. spiller - pr. år 6 10 år år *Beløpet pr. spiller pr. år kan ikke overføres mellom sesong Ved særskilte behov, ønsker eller turneringer kan lag søke klubben(styre) om dispensasjon. Søknaden skal være begrunnet, sammen med en vurdering av spiller/foresattes betalingsevne.

2 Dette slik at deltagelse på flere turneringer/arrangementer ikke blir en uforbeholden stor økonomisk belastning. Lagbudsjettet oversendes styret innen 15.februar hvert år, som fører dette inn i hovedregnskapet. Det vil bli opprettet en egen konto for lagkasser i Søgne og Greipstad Sparebank som kun styret har tilgang til. Renteinntekter tilfaller gruppen, som også tar alle utgifter knyttet til kontoholdet. Lagene benytter samme konto, men midlene øremerkes de enkelte lagene. Midlene vil KUN brukes til lagets egne aktiviteter og IKKE overføres til gruppen sentralt eller utbetales til andre lag. Midler som står på konto er tilknyttet laget og IKKE enkeltspillere. Dersom spillere slutter vil midlene tilfalle klubben. Hvert lag skal når som helst kunne rapportere inn regnskap til styret og 2 ganger i sesongen samt ved sesongslutt skal regnskap være tilgjengelig for styret. Styret har ansvar for å opprette konto og struktur for kontoføringen før sesongstart Årsmøtenes tidspunkt for Greipstad IL fotballgruppen. Forslaget om at årsmøtene i Greipstad IL Fotball, fra og med 2017, legges til andre uken i november hvert år. Dette da sesongen nettopp er avsluttet og det er flere viktige ting som ett nytt styre må gjøre i forbindelse med planlegging til kommende sesong. Da vil nye styremedlemmer ha ett par uker på seg før påmelding til diverse serie og cuper for kommende sesong. Når årsmøtet holdes i januar eller februar så vil det forrige styret ha lagt de fleste premissene for kommende sesong og det synes som en bedre løsning at nytt styre får legge disse premissene. 4. Sportslig utvalg tas ut av årsmøtets disposisjoner. En viser til gjentatte oppfordringer om personell som kan inn i SU, uten resultat. Her har styret meddelt at SU minst bør best av 5 personer, påminnelse er blitt sendt ut på e-post, referater og på folkemunn(i samtaler) med trenere og andre aktuelle personer uten å lykkes. Styret foreslår derfor at SU fjernes i organisasjonskartet, eller kan stå som et utvalg styret kan oppnevner, når det er behov for det. 5. Registrering i Min Idrett. Hver spiller, trener og lagleder skal være registrer i Min Idrett for å kunne delta som spiller, trener eller lagleder i Greipstad IL Fotballgruppen. Fristen for registrering er 1 april hvert år.

3 Det er hver trener og lagleder sitt ansvar at alle spillere fra eget lag er registrert innen fristen. Spillere som ikke er registrert innen fristen vil ikke kunne delta i kamper for Greipstad IL Fotballgruppen. 6. Stipend for unge trenere i Greipstad IL fotball. Greipstad IL oppretter en stipendeordning for unge trenere som ønsker å ta på seg oppdrag som trener for Greipstad IL Fotball. Forutsetninger er at søker har vist engasjement og interesse for å påta seg slik rolle i klubben. Det forutsettes videre at det etableres kontrakt med bindende sesongtid. Utbetaling foretas etter endt sesong. Greipstad IL Fotball deler ut en nærmere fastsatt sum til stipend til unge trenere år. Størrelse på stipendet settes til maksimalt kr pr sesong. Trenerstipendet skal bidra til å gi yngre trenere innen fotball, inspirasjon og muligheter til videre satsing og personlig utvikling som trener for Greipstad IL Fotball Stipendet kan brukes til trenerhjelp, deltagelse på trening/treningssamlinger, samt personlig utstyr til trening utover standard pakke. Innvilgelse av stipend forutsetter at trener gjennomfører trenerkurs anbefalt av klubben. Klubben dekker(som ordinært) trenertøy og deltagelse på klubbens anbefalte trenerkurs. Søknadene blir behandlet etter retningslinjer vedtatt av Greipstad IL Fotball sitt styre/årsmøte xx.xx.xx. Se vedlegg for forslag til retningslinjer og samtykkeskjema. 7. Valgkomitee Årsmøtet velger 1 leder for valgkomiteen for neste årsmøte, denne har ansvar for å finne 2 til som sammen da utgjør valgkomite for neste årsmøte. Dette for at man skal unngå at jakten på styremedlemmer starter uken før årsmøtene. 8. Samarbeidsklubber for Greipstad IL fotball Greipstad IL fotball har som en forholdsvis liten breddeklubb ikke alltid mulighet til å tilby alle de mulige hospiteringer tilbud som kan være aktuelle av forskjellige årsaker. Styret bes derfor om gjennom sesongen 2017 sondere mulige samarbeidsklubber både på jente/kvinne og gutte/herresiden, det trenger ikke være samme klubb og det kan være flere

4 klubber på forskjellig nivå i seriesystemet. Finner man klubber som har samme interesser og verdier så bes styret inngå samarbeid med disse klubbene. Dette er ikke ment som en ordning hvor spillere fra Greipstad IL fotball skal la sine spillere forsvinne til andre klubber. Samarbeidet skal foregå ved at trenere på samme årskull i samarbeidsklubbene snakker og møtes hvor det diskuteres muligheter for felles utvikling av spillere fra begge eller flere klubber til det beste for spilleren. 9. Økonomiske utgifter som belastes Greipstad IL Fotball Før det gjøres innkjøp som belastes Greipstad IL Fotball skal det foreligge godkjenning fra styret i Greipstad IL Fotball, eller den styret delegerer fullmakt til å godkjenne slik innkjøp. Det benyttes rekvisisjonsmal som returneres korrekt utfylt til styret eller den styret har delegert fullmakt til å godkjenne innkjøp, på vegne av Greipstad IL Fotball. Innkjøp som overstiger kr 3000,- skal godkjennes som egen styresak. Når innkjøp er foretatt skal signert kvittering og utfylt signert rekvisisjon for kjøpet, fortløpende og så snart som mulig(senest innen 1 uke) oversendes styret, eller den styret delegerer denne fullmakt til for oppbevaring og kontroll mot fremtidig regning fra salgssted. Vedlagte rekvisisjon benyttes. 10. Forslag om å ansette en daglig leder for Greipstad IL Fotballgruppen Greipstad IL fotballgruppen har et høyt aktivitetsnivå, det medfører ett ganske stort ansvar på styret og trenere som kun har fritiden sin til disse oppgavene og det medfører derfor slitasje og hyppige utskiftninger i styret. For å kunne fortsette den positive trenden Greipstad IL Fotballgruppen er inne i, synes nå tiden moden for å flytte noe av det praktiske rundt fotballgruppen til en mer fast stilling. Dette kan hjelpes av ved å ansette en daglig leder for fotballgruppen. Årsmøtet vedtar derfor at styret innen utgangen av august 2017 skal ha utarbeidet rettningslinjer, krav og stillingsinstruks for at Greipstad IL fotballgruppen kan gå til midlertidig ansettelse av en daglig leder i inntil 50% prosjektstilling. Forutsetningen for en daglig leder er at vedkommende sammen med styret finner løsninger som gjør at lønnen ikke går fra dagens økonomiske midler. Det må inn med, det man innen økonomi kaller, friske midler(nye sponsorer, etc) Det betyr at daglig leder blant annet skal ha ansvar for å holde kontakt med sponsorer, organisere Kiwi cup hvert år i januar og muligens andre cuper, organisere dugnader, fotballskole, skaffe fotballgruppen inntekter fra andre/nye hold som gjør at aktiviteten kan økes samtidig som driftsmidler ikke benyttes til å lønne en daglig leder. Blant annet skal det

5 undersøkes om det finnes muligheter for å søke om støtte til en slik stilling hos kommune, idrettsforbund, fotballforbund osv. Daglig leder skal lage en plan for hvordan dette kan gjøres som legges frem for styret og godkjennes av styret. Årsmøtet etter sesongen 2017 vil få saken om daglig leder til vurdering, slik at en daglig leder stilling vil i denne omgang være en prosjektstilling med tidsbestemt periode, fra ca mai/juni til og med desember Forslag til vedtak: Årsmøtet gir styret mandat til å utrede ansettelse av daglig leder. Styret gis også mandat til å ansette daglig leder.