Årsrapport 2013 - Enhet for arkiv 1. Innledning Dette er årsrapporten for enhet for arkiv. Enhet for arkiv har ansvar for å kontrollere og forvalte dokumentasjon og informasjon som har verdi for HiOA. Ansvaret til enheten skal ikke bare dekke fangsten, kvalitetssikringen og tilgjengeliggjøring av informasjon av verdi, 1 men også prosess-/arbeidsstøtten og forvaltningen av informasjon på en måte som sikrer gode og legitime beslutningsprosesser og saksbehandling ved HiOA. 2. Organisering og drift internt i enheten Fra høsten 2013 det arbeidet med forberedelser for å gå fra klassisk arkivarbeid til moderne dokumentasjons- og informasjonsforvaltning. Blant annet er det arbeidet med å gå fra et fakultetsfokus til et helhetlig virksomhetsfokus. Det er blitt arbeidet med ny intern organisering som blir implementert i starten av 2014. Fakultetsansvarlige blir borte til fordel for tre faggrupper som skal dekke HiOA helhetlig. Faggruppene består av minst tre arkivarer/dokumentasjonsforvaltere, hvor en er faglig koordinater for faggruppen. Teamene/faggruppene er: Studentforvaltning og studieadministrasjon o studieprogrammer- og planer o internasjonalisering (alle internasjonale programmer og tiltak som per i dag hører under område STU) o utvalgene (studie, PhD osv.) o opptak o eksamen (inkl.- opptak og eksamen FADM) o disiplinære studentsaker, fusk, skikkethet o Studentmapper Administrasjon, HR og økonomi o alle personalmapper, disiplinære personalsaker, forhandlinger og annen personalforvaltning og økonomiområde tilknyttet til personalforvaltningen (eks. lønn osv.). o alle rekrutteringssaker også internasjonal rekruttering og all HMS. o samfunnskontakt og kommunikasjon, eiendom og drift, anbudsprosesser, samt økonomiområdene som er tilknyttet denne type forvaltning v/hioa) 1 Informasjon i et vidt begrep ikke bare dokumenter, men også metadata og andre formater. Informasjon som har verdi uavhengig av format 1
Side 2 av 5 Forskning, utvikling og oppdragsvirksomhet o all forskningsvirksomhet ved HiOA og alle relevante utvalg o møte-, utvalg- og styre behandling o alle typer oppdragsvirksomhet v/hioa (inkludert oppdragsvirksomhet på fakultetene) I tillegg er det to stillinger som arbeider med digital arbeidsflyt og implementering av P360 og en stilling som arbeider med oppfølging av historiske arkiver. Det er organisert to internseminarer i 2013. Et to dagers enhetsseminar i Berlin oktober 2013 og en halvdags enhetsseminar i desember. Tema for Berlin var moderne dokumentasjonsforvalting og forberedelse for endring av enhets måte å tilnærme seg faget på. Fokus på blant annet endring fra klassisk arkivtankegang til dokumentasjons- og informasjonsforvaltningstankegang. I tillegg ble arkivplan, prosjekt Digital arbeidsflyt og P360 gjennomgått. Tema for halvdagsseminaret var intern organisering og etablering av faggrupper/team Gjennom 2013 har enheten også vært representert på flere faglige fora, blant annet SUHSkonferansen arrangert av Uninett, SamDok-konferansen arrangert av Riksarkivet og Det 6. norske arkivmøtet arrangert av bl.a. Riksarkivet og Norsk Kulturråd. 2.1. Bemanning Enhet for arkiv har ved utgangen av 2013 11,5 faste stillinger og 1 midlertidig stilling som skal vare ut 2014. To av stillingene er besatt av midlertidige tilsatte grunnet permisjoner (en utenlandspermisjon 100% stilling og en langvarig sykepermisjon 50% stillingen). En stilling (100%) er vakant siden 01.08.13 etter at medarbeideren sa opp sin stilling, den er fortiden besatt av en vikar fra Centric i påvente av utlysning i 2014. Fra januar til og med juli 2013 var arkivleder stillingen vakant, ny arkivleder begynte i august 2013. 2.2. Sykefravær og overtid Det har vært stort sykefravær frem til 01.09.13. Noe av dette har skyltes at en medarbeider i 50%stilling har 2013 vært sykmeldt siden mars og vil være sykemeldt til 01.04.2014 når medarbeideren går av med førtidspensjon. En annen medarbeider i 100% stilling har vært sykmeldt fra mai 2014 frem til 01.09.13 da medarbeideren sluttet i sin stilling. Overtid er lite brukt ved enheten i 2013 2.3. Budsjett og økonomi Enhet for arkiv har to budsjettposter i 2013, felleskostnader og arkivprosjekt. Felleskostnadene hold seg innenfor rammene. For arkivprosjekt midlene ble det et betydelig mindreforbruk pga. leverandørens (Evry) manglende evne til å levere. 3. Aktivitet Kort gjennomgang av produksjon og oppfølging av dokumentasjonsproduksjonen ved HiOA 3.1. Statistikk for HiOA Inngående dokumenter 2013 var totalt på 11663 saksdokumenter 2
Side 3 av 5 Utgående dokumenter 2013 var på totalt 9916 saksdokumenter Produksjon av andre typer dokumenter (notater mm.) i 2013 var på 7089 dokumenter Totalt i basen for 2013 ble det behandlet og produsert 28 668 saksdokumenter Restanser og andre dokumenter som ikke var oppfulgt var 01.08.2013 på 5250 saksdokumenter. Restanser og andre dokumenter som ikke var fulgt opp i begynnelsen av 2014 var på 2311 saksdokumenter. En god del av disse stammet fra før 2013. Det har høsten 2013 vært et fokus på å få ned dokumenter som ikke var fulgt opp før 2012. Dette gjenspeiles også i tallene. Selv om en del gjenstår, stammer de gjenstående 2311 saksdokumenter hovedsakelig fra 2013. Detaljert oversikt oppdater 28.01.14 for 2012 og 2013 Journalposter med status R, F, M, S og E Status R 13 274 Status F 0 211 Status M 0 0 Status S 0 38 Status E 0 55 Tilsammen 13 578 Restanser og ufordelt Antall journalposter med restanse 415 1698 Antall restanser 465 1846 Antall inngående journalposter ufordelt 30 113 Ufordelt X og N 292 642 Ulike dokumenttyper Dokumenttype I 10 035 11663 Dokumenttype U 7147 9916 Dokumenttype N 1423 1634 Dokumenttype X 2779 5247 Dokumenttype Y 88 160 Dokumenttype S 45 48 3
Side 4 av 5 Til sammen 21517 28668 Det som leses ut av denne statistikken er at HiOA har en stor utfordring med oppføling av saksdokumenter og avslutning av restanser. Høyt restansetall betyr ikke nødvendigvis ikke at saker ikke blir fulgt opp, men at de ikke følges opp på en korrekt måte som sikre autensitet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Fremover må enheten ha et større fokus på en god dialog og oppfølging av saksbehandler og ledere, med en tydeligere forventningsavklaring. Dette vil gjøres ved å utarbeide en tydelig plan for kvartalvis oppfølging av saksbehandlingen ved HiOA jfr arkivforskriftens 3-7 og på sikt legge til rette årlig rapportering til HiOAs ledelse om status for saksbehandlig og dokumentproduksjon for HiOA. 4. Sentrale prosjekter Våren 2013 ble første fase i prosjektet med å etablere en arkivplan for høgskolen fullført. Høsten har vært preget av etablering av prosjektet og arbeid som skal legge grunnlag for primær tjenestene for enheten fremover. Det største prosjektet er Digital arbeidsflyt i samarbeid med OU-prosjektet. I tillegg er det gjort forberedelse for kartlegging og kontroll med det fysiske/historiske materialet som finnes ved HiOA, for å kunne en gode ytelser innenfor informasjonsforvaltning. 4.1 Arkivplan Arkivplanen skal samordne rutinene innen saksbehandling og dokumentflyt og gi en samlet oversikt over hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Planen skal bidra til økt kvalitet og støtte opp under høgskolens verdier, mål og strategier ved at ansvar og rutiner er godt dokumentert og lett tilgjengelig. http://hioa.arkivplan.no/ 4.2 Digital arbeidsflyt Digital arbeidsflyt vil bli primærtjeneste som skal leveres av enhet for arkiv fra 2014 og fremover. Digital arbeidsflyt innebærer at all dokumentasjon som har verdi for høgskolen og der tilsatte gjør en vurdering eller tar en beslutning på vegne av høgskolen, håndteres digitalt via P360 eller i andre fagsystemer som er knyttet opp mot P360. Der det er hensiktsmessig vil det sammen med fagområdene utarbeides saksflyt/prosess-støtte i P360 som gjøre håndteringen av dokumentasjon enkel, forutsigbar og gjennomsiktig. Prosesser vil automatiseres der det er mulig og hensiktsmessig. Den digitale arbeidsflyten vil understøttes av enkle brukergrensesnitt via nettbrett og andre mobile medium. Det er en målsetning om at dokumentasjonen skal: o hovedsakelig komme automatisk inn i P360, evt. legges inn av saksbehandler eller dokumentforvalter/arkivar der hvor dialogen går utenom standardisert kanaler o bli koblet til en forhåndsbestemt prosessflyt som understøtter saksbehandlingen eller følge en tradisjonell saksflyt til leder som fordeler til egne tilsatte for videre behandling o i møter, bli håndtert elektronisk ved å gjennomføre e-møter, med automatisert administrasjonsstøtte i forhold til agendaer og møteprotokoller. Møtevirksomhet vil også kunne bli erstattet av elektroniske arbeidsprosesser som ivaretar medbestemmelse/intern deltagelse 4
Side 5 av 5 o for prosjektarbeid bli håndtert i prosjektrom i P360 eller i prosjektverktøy som er integrert med P360 og som sikrer at dokumentasjonen blir ivaretatt på en hensiktsmessig og korrekt måte o uavhengig av saksflyt, bli elektronisk godkjent og få en elektronisk signatur o automatisk blir ekspedert via en integrasjon med en elektronisk posttjeneste eks. Digipost I tråd med regjeringens Digitaliseringsprosjekt vil prosjektet bidra til at all korrespondanse med studenter, myndigheter og andre samarbeidspartnere på sikt går digitalt. Dette vil gjøre at korrespondansen går raskere, ved at dokumentasjon går automatisk inn og ut av høgskolen. I tillegg vil saksflyten støtte digital samhandling internt slik at tilsatte kan bruke tid på vurderingene som må gjøres fremfor å administrere flyten og dokumentasjonen. Dokumentasjonen vil være lett tilgjengelig og gjenfinnbar i ettertid. Dette vil bidra til at HiOA fremstår som en fremtidsrettet og profesjonell virksomhet som arbeider effektivt og hensiktsmessig. Fremdriftsplan i korte trekk: o høsten 2014 nytt dokumentasjonssystem (P360) lanseres o vinter 2015 lanseres E-møter og forløpsmaler for hele HiOA. Utvikling av arbeidsflyt skal kunne fasiliteres av ansatte ved enheten. o sommer 2015 integrasjon med rekrutteringssystem og KGV o vinter 2016 integrasjon med en offentlig tjeneste alla «Digipost» med skjemaimport mm Fra da av vil all korrespondanse med privatpersoner i Norge gå digitalt. o Prosjektet avsluttes vinteren 2016 4.3 Kartlegging av fysiske arkiver ved HiOA HiOA har et betydelig materiale som eksisterer på papir. Noe er under kontroll av enhet for arkiv, en betydelig del av dette er uorganisert, desentralisert og uten kontroll. For å sikre materialet og for at det skal kunne bli brukt effektivt av ansatte ved HiOA vil et større kartleggingsprosjekt starte januar 2014. Dette vil gjøre at man kan få oversikt over dette materialet og kunne levere ytelser til tilsatte som bidrar til en effektiv arbeidsdag, samtidig som materialet blir forvaltet på en korrekt og hensiktsmessig måte. Ved å få kontroll over dette materialet vil enheten kunne: o Levere sammenstilt informasjon på bestilling o Bistå med gjenfinning. o Tilby skanning «on demand» av eldre materiale tilsatte trenger tilgang til o Tilrettelegging og publisering av materialet (f.eks. vil digitalisering og publisering av eldre studieplaner på nett redusere belastning på studieadministrasjonene ved fakultetene betydelig) 5