Sentraladministrasjon

Sentraladministrasjon Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Oppvekst- og utdaninngsavdelingen Statens Hus 7468 TRONDHEIM Deres ref. Vår ref. Dato 2141/2009/020/KARGRO 02.02.2009 NASJONALT TILSYN PÅ OPPLÆRINGSOMRÅDET 2008 - VEDR. LUKKING AV AVVIK ETTER TILSYN I ØRLAND KOMMUNE Vi viser til følgende dokumenter: Fylkesmannens rapport etter tilsyn i Ørland kommune våren 2008, datert 29.05.08 Framdriftsplan for lukking av avvik i Ørland kommune, datert 12.09.08 Fylkesmannens svar vedr. plan for lukking av avvik, datert 02.10.08 Ørland kommune har startet arbeidet med å utvikle et digitalt kvalitetsvurderingssystem for grunnskolen, jfr. opplæringsloven 13-10. Systemet bygger på Malvik kommunes kvalitetsvurderingssystem og vil omfatte: Et overordna årshjul som tar for seg rutiner for: o Årsmelding o Utviklingssamtale o Systemvurdering o Politisk behandling o Styringsdialog o Virksomhetsplan Et kvalitetsvurderingssystem spesielt rettet mot skolen innen disse hovedområdene o Skolebasert og skoleeierbasert vurdering o Elevenes skolemiljø med referanse til opplæringsloven kap 9 o Tilpasset opplæring og spesialundervisning med referanse til opplæringsloven kap 5 o Øvrige lovbestemmelser relatert til skole og opplæring Vi ønsker å knytte skolens kvalitetsvurdering til en felles styringsmodell som skal gjelde hele kommuneorganisasjonen. Dette innebærer at de andre tjenesteområdene også må involveres, spesielt i forhold til hvilke prosedyrer som skal gjelde for det overordna årshjulet for styring, vurdering og utvikling. En er derfor dessverre forsinket i arbeidet med å få ferdigstilt alle delområdene i modellen i forhold til framdriftsplanen som ble presentert i vårt brev av 12.09.08. Vi har i den sammenheng justert tidspunktene for videre arbeid og politisk behandling av kvalitetsvurderingssystemet slik: Postadresse Postboks 401 Telefon 72 51 40 00 7129 Brekstad Telefaks 72 51 40 01 Besøksadresse Rådhuset E-post postmottak@orland.kommune.no Internett www.orland.kommune.no Bankgiro 4290.05.00003

Arbeid på administrativt nivå skal være sluttført 30.04.09 Behandling i kommunestyret skal være sluttført 30.06.09 Utfyllende kommentarer vedr. lukking av avvik I forbindelse med lukking av avvik etter tilsynet våren 2008 har vi innenfor skolesektoren hittil spesielt gjennomgått rutinene for saksbehandling og prosedyrer knyttet til kravene i opplæringsloven og forskrifter vedr tilpasset opplæring og spesialundervisning, for å få på plass denne delen av kvalitetsvurderingssystemet. Vi vil i den sammenheng vise til følgende vedlegg: Saksbehandlingsrutiner vedr opplæringsloven 1-2 og kap. 5 (vedlegg 1). Plan for innføring av nye saksbehandlingsrutiner (vedlegg 2). Veileder for systemrettet utviklingsarbeid (vedlegg 3). Som nevnt gjenstår det fremdeles noe arbeid knyttet til å få sikret at våre rutiner blir systematisk vurdert og fulgt opp av skoleeier. Nedenfor vil vi derfor redegjøre nærmere for hvordan vi mener å imøtekomme de punktene tilsynsmyndigheten spesielt har pekt på at de vil vektlegge i forhold til en vurdering av hvorvidt systemet for vurdering og resultatoppfølging er forsvarlig, jfr. tilsynsmyndighetens rapport s. 4. Avvik 1: Ørland kommune har ikke et forsvarlig system for å avdekke, vurdere og følge opp om kravene i opplæringsloven og forskrifter knyttet til tilpasset opplæring, herunder spesialundervisning blir oppfylt. Vurderingskriterium Har kommunen tilstrekkelig skolefaglig kompetanse i administrasjonen over skolenivå? Systemet skal kunne dokumenteres skriftlig og være kjent i relevante deler av virksomheten. Skoleeier skal sørge for tilstrekkelig kompetanse i virksomheten og det skal etableres rutiner for føringer, vurderinger og rapporteringer. Det skal være en felles forståelse og ut fra lovverket en felles håndtering av Henvisning til vedlegg Kommentar Kommunens delegasjonsreglement skal gjennomgås som en del av kvalitetsvurderingssystemet. I den sammenheng vil stillingen som oppvekstkoordinator bli tydeligere delegert ansvar på vegne av skoleeier. I vårt videre arbeidet med kvalitetsvurderingssystemet vil krav til dokumentasjon også tas inn i forbindelse med årsrapportering.

innholdet i tilpasset opplæring, herunder spesialundervisning i hele organisasjonen. Skoleeier skal kommunisere klare forventninger overfor skolene om arbeidet med tilpasset opplæring; herunder at det stilles krav om at skolene foretar kartlegginger, vurderer og trekker konklusjoner av hvorvidt opplæringen er tilpasset den enkelte elevs evner og forutsetninger, og at de som ikke har tilfredsstillende utbytte av den ordinære opplæringen får tilbud om Skoleeier innhenter opplysninger/ dokumentasjon fra skolene/pptjenesten på området tilpasset opplæring/ Det skal legges til rette for at PPtjenesten kan brukes i kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særskilte behov. Dette gjelder også for den private grunnskolen som er lokalisert i kommunen. Skoleeier skal ha et klart og forstått delegasjonsreglement, herunder skal det være forstått hvem som har myndighet til å fatte enkeltvedtak om Det skal være møteplasser mellom ansvarsnivåene for drøfting av tilpasset opplæring, herunder Ved etablering av alternative tiltak for å gi spesielle tilrettelegginger skal det foretas avklaringer om tiltaket er i samsvar med lovverket. Det skal være etablert gode kommunikasjonslinjer med privatskolen slik at det for elever ved skolen som er hjemmehørende i Ørland kommune, ved behov blir utarbeidet sakkyndig Alle dokumenter som angår saksbehandling innen tilpasset opplæring og spesialundervisning skal rutinemessig sendes skoleeier ved oppvekst-koordinator, jfr. dokumentmaler. Kommunen har startet et arbeid med å utforme en serviceavtale mellom skolene og PPT. Denne vil være ferdig i løpet av 2009, og vil inneholde forventninger til hvordan samarbeidet skal være, også mht utvikling av kompetanse for skolenes ansatte. Kommunens delegasjonsreglement skal gjennomgås som en del av kvalitetsvurderingssystemet våren 2009. Dette punktet er kommentert spesielt under veiledning for utforming av IOP, s. 29. Skoleeiers ansvar for at dette ivaretas vil bli tydeliggjort gjennom delegasjonsreglement og arbeidsinstruks for oppvekstkoordinator. Privat skole skal

vurdering og utformet vedtak vedr. Det skal finnes en beskrivelse av hvordan, når og hvem som har ansvaret for at skolene og PP-tjenesten rapporterer tilbake resultatet av vurderingene. følge de rutiner som gjelder for kommunal grunnskole, jfr vedlegg 1. Dette skal tydeliggjøres i kvalitetsvurderingssystemets del som omhandler årshjulet vedr. styring, vurdering og utvikling. Kommunen skal vurdere resultatet av vurderingene og ta dette med i sin videre planlegging for å sikre at skolene tilpasser opplæringen til den enkelte elevs evner og forutsetninger; for eksempel gjennom plan for kompetanseutvikling og ressursmessige tildelingsmodeller. Det skal være dialog mellom ansvarsnivåene for å drøfte resultatene av vurderingen(e); for eksempel rektorsamtaler, styringsdialog og lederavtaler. Skoleeier skal sikre at nødvendige tiltak blir gjennomført, og at effekten av tiltakene blir vurdert i ettertid. Avvik nr. 2: Ørland kommune fatter ikke enkeltvedtak om spesialundervisning i samsvar med bestemmelsene i opplæringsloven og saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. En viser til vedlegg 1; "Saksbehandlingsrutiner - opplæringsloven 1-2 og kap 5", der en har framstilt en oversikt over saksgang og prosedyre for elever med særskilte behov. En viser videre til vedlegg 2 "Plan for innføring av nye saksbehandlingsrutiner i grunnskolen våren 2009" for hvordan rutinene skal bli gjort kjent og implementert i hele organisasjonen. Videre framdrift Gjennom vår redegjørelse og vedlagte dokumentasjon håper vi at vi har imøtekommet tilsynsmyndighetens krav i forhold til avvik 2.

Vi mener også å ha foretatt flere forbedringer i våre rutiner mht avvik 1, men ser at det gjenstår noe arbeid før vi har ferdigstilt et fullverdig kvalitetsvurderingssystem. Med henvisning til planen vår for når dette arbeidet skal være sluttført ber vi om å få utsatt fristen for oversendelse av kvalitetsvurderingssystemet. Vi imøteser gjerne kommentarer og råd fra Fylkesmannen mht arbeidet vårt. Med hilsen Karin Grong skolefaglig ansvarlig Vedlegg: 1 Plan for innføring av nye saksbehandlingsrutiner i grunnskolen 2009 2 Veileder til systemrettet utviklingsarbeid 3 Saksbehandlingsrutiner