Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 21.04.10 Kl.: 09.00 13.15 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 10/10 21/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitt As v/ Gunnar Husabø Deloitte AS v/ Aslak Svindland Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 10/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 11/10 Godkjenning av protokoll frå møte 17.02.09 12/10 Selskapskontroll av Moster Amfi og kyrkjehistoriske Senter AS Kostnader 13/10 Kontrollrapport 2009 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Bømlo kommune 14/10 Opne eller lukka møter i kontrollutvalet 15/10 Evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll 16/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon 2010 17/10 Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 18/10 Orienteringssaker 19/10 Meldingar 20/10 Gjennomgang av møteprotokollar 21/10 Revisjonsavtalen med Deloitte AS Ymse 1
10/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 11/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 17.02.10 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 17.02.10. Protokollen frå møte 17.02.10 vart samrøystes godkjend. 12/10 SELSKAPSKONTROLL AV MOSTER AMFI OG KYRKJEHISTORISKE SENTER AS KOSTNADER FORSLAG TIL Kontrollutvalet i Bømlo kommune godkjenner at Hordaland fylkeskommune vert medeigar i revisjonsrapport som ligg føre etter selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Bømlo kommune godkjenner at Hordaland fylkeskommune vert medeigar i revisjonsrapport som ligg føre etter selskapskontroll av Moster Amfi og Kyrkjehistoriske senter AS. 13/10 KONTROLLRAPPORT 2009 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Bømlo kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. Utvalet har merka seg at måltala for arbeidsgjevarkontrollen heller ikkje vart nådd verken i 2007 eller 2008. 2. Bømlo kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Bømlo kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. Utvalet har merka seg at måltala for arbeidsgjevarkontrollen heller ikkje vart nådd verken i 2007 eller 2008. 2. Bømlo kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 2
14/10 OPNE ELLER LUKKA MØTER I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Alternativ 1: Kontrollutvalet i Bømlo kommune vedtek at møta i kontrollutvalet skal gå for lukka dørar, slik hovudregelen for utvalet er, jf. Kommunelova 33 nr. 1. Alternativ 2: Kontrollutvalet i Bømlo kommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå... Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 nr. 1 eller særlover. Etter sams drøfting valde kontrollutvalet å gå inn for opne møte i kontrollutvalet frå og med neste møte, jf. alternativ 2. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Bømlo kommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå neste møte. Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 nr. 1 eller særlover. 15/10 EVALUERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Gunnar Husabø og Aslak Svindland frå Deloitte presenterte den førebuinga dei hadde gjort i høve evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Med dette som utgangspunkt vart det gjennomført ein prosess med kontrollutvalet der risikobiletet vart evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Deloitte vil redigere Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Etter dette vart slik vedtak samrøystes vedteke. 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane vert send kommunestyret til orientering. 16/10 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON 2010 FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon om 2. Deloitte vert innan beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3
3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre forvaltningsrevisjon innan Psykiatri i Bømlo kommune. Føremålet med forvaltningsrevisjon innan psykiatri er å vurdere om Bømlo kommune følgjer gjeldande lover og forskrifter på område. På bakgrunn av føremåla med forvaltningsrevisjonsprosjektet, skal t.d. følgjande problemstillingar undersøkast: Regeletterleving Samhandling og støtte til pårørande Samhandling med andre innan helsevesenet Bustadsituasjonen Ettervern Etter sams drøfting vart kontrollutvalet samrøystes einige om slikt vedtak. : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon om psykiatri i Bømlo kommune. 2. Deloitte vert innan 30.04.10 beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Prosjektplanen skal leggjast fram for kontrollutvalet til godkjenning i neste møte. 17/10 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2009 for kontrollutvalet i Bømlo kommune. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2009 for kontrollutvalet i Bømlo kommune. 18/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status om vurdering av Deloitte sin uavhengighet i høve Bømlo kommune 2 Kontrollutvalet/ Evaluering av NKRF-konferansen 3. 4.2.10 Sekretariatet 3 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside 4 Ymse 4
FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status om vurdering av Deloitte sin uavhengighet i høve Bømlo kommune Sekretariatet orienterte om status når det gjeld vurdering av Deloitte sin uavhengighet i høve Bømlo kommune Sekretariatet er gjort kjend med at vurderinga skal ligga føre innan utgangen av april 2010. 2 Kontrollutvalet/ Sekretariatet Orienteringa vert teken til orientering Evaluering av NKRF-konferansen 3. 4.2.10 Evalueringa vart teken til orientering 3 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside Orienteringa vart teken til orientering Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Orienteringssak nr. 1 Status om vurdering av Deloitte sin uavhengighet i høve Bømlo kommune Kontrollutvalet tar til orientering at skriftleg vurdering av Deloitte sin uavhengighet i høve Bømlo kommune vil vera klar innan utgangen av april 2010. 19/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 12 Sekretariatet Interimsrevisjonsrapport 2009 13 KRD Brev dagsett 18.1.10 Spørsmål om begrepet selskap i kommuneloven 80 14 KRD Brev dagsett 15.2.2010 om Retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører 15 Kommunestyret Sak 05/10 i møte 15.02.10 Finansiering av kostnader Takreparasjon Moster Amfi 16 Kommunestyret Sak 15/10 i møte 22.03.10 Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget 17 Formannskapet Sak 12/10 i møte 09.03.10 Godkjenning av driftsavtale mellom Bømlo kommune og Sentralidrettsanlegget Ny sak FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 12 Sekretariatet Interimsrevisjonsrapport 2009 Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for status når det gjeld revisjon av ITkontrollar, jf. orientering som rådmannen gav til kontrollutvalet 05.05.09. 5
13 KRD Brev dagsett 18.1.10 Spørsmål om begrepet selskap i kommuneloven 80 14 KRD Brev dagsett 15.2.2010 om Retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører 15 Kommunestyret Sak 05/10 i møte 15.02.10 Finansiering av kostnader Takreparasjon Moster Amfi 16 Kommunestyret Sak 15/10 i møte 22.03.10 Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget 17 Formannskapet Sak 12/10 i møte 09.03.10 Godkjenning av driftsavtale mellom Bømlo kommune og Sentralidrettsanlegget Ny sak Etter sams drøfting vart slikt vedtak samrøystes vedteke Melding nr. 12 - Interimsrevisjonsrapport 2009 Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for status når det gjeld revisjon av IT-kontrollar, jf. orientering som rådmannen gav til kontrollutvalet 05.05.09. Meldingane vert elles tekne til orientering. 20/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 21/10 REVISJONSAVTALEN MED DELOITTE AS FORSLAG TIL INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 01.07.2011. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med 30.06.2011 b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 01.07.2011. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: 6
a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med 30.06.2011 b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. YMSE Intern kontroll: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere det etablerte internkontrollsystemet som skal ta i vare det som ligg i kommunelova 23-2. Klage på reguleringsplan: Kontrollutvalet ber rådmannen komme i neste møte for å gjera greie for status i sak 3/10 Klage på vedteken ny reguleringsplan for RV 541 Innvær Katthola i Rubbestadneset som vart handsama i Utval for areal og samferdsel 27.01.10. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 7