Innhold A. PROBrann Leietakerhåndbok(LT)... 3 1. Tilgang til Probrann.no... 3 B. Menyvalg... 5 2. Egenkontroll... 5 3. Instrukser... 6 4. Branntegninger... 6 5. Avvik... 6 6. Ansatt admin... 7 7. Rapport opplæring... 9 8. Ansatthåndboken... 9
A. PROBrann Leietakerhåndbok(LT) 1. Tilgang til Probrann.no Denne brukermanualen gir en kort innføring av hvordan Probrann.no kan benyttes av leietakere 1 / brukere. Intensjonen med Probrann.no er at brukere, driftspersonell og eiere av byggverket skal ha et enkelt felles system for å dele nødvendig informasjon og dokumentasjon for å overholde sitt brannvernansvar (jf. forskrift om brannforebygging). PROBRANN er tilgjengelig i følgende 3 versjoner: 1) PROBRANN fullversjon. Denne er tiltenkt byggeier og forvalter av bygningen. Inneholder alle funksjoner som er nødvendig for eier, forvalter, drifter og brukere av bygg mht. sine brannvernplikter iht. Forskrift om brannforebygging. 2) PROBRANN Leietakerhåndbok (LT). Denne er spesielt tilpasset til bruk for leietaker, og er en enklere versjon enn fullversjonen. 3) PROBRANN Ansatthåndbok. Dette er den enkleste versjonen av PROBRANN, tilpasset bruker av bygget. Versjonen inneholder tilgang til instrukser, branntegninger, kurs / opplæring og avviksrapportering. PROBRANN LT er et verktøy for leietaker for å ivareta det systematiske brannsikkerhetsarbeidet, herunder for at leietaker skal fange opp og håndtere kritiske avvik, eksempelvis blokkerte rømningsveier. Fokus på brannvernarbeid, systematisert via PROBRANN, vil både gi redusert sannsynlighet for at brann oppstår, samt bedre forutsetningene for at utfallet ved en brann blir akseptabelt. Sentrale begreper Med byggverk menes bygninger, konstruksjoner og anlegg. Bruker er enten eieren selv eller den som har avtale med eieren om bruk av byggverket (Leietaktere). Dersom den som har avtale med eier om bruk av byggverket fremleier sin bruksrett, er det den nye brukeren som er "den som har rett til å bruke byggverket" i denne bestemmelsen. Med virksomhet menes ethvert offentlig og privat foretak uansett om foretaket er etablert med henblikk på forretningsmessig fortjeneste eller ikke. Tilgang til Probrann.no for leietakere / brukere gis via tilsendt mail, se. Fig 1 Mailen genereres fra Probrann.no til «Hovedkontakt hos Leietaker / Bruker, av «Adminbruker 2» NB! Leietakere / Bruker kan selv velge hvem som er «Hovedkontakt» for respektive leietaker, og som får tilsendt denne mailen. Se menyvalg 6. Ansatt admin, og Fig 7, pkt. A Ved å benytte vedlagt link i mail, vil dette gi direkte tilgang til sin Leietakerhåndboken (LT), se Fig.2. 1 Leietakere(LT) i probrann.no er en betegnelse på brukere med ansvar på brannvern. LT kan derfor også være en avdeling, etasjeansvarlig, definerte område mm. 2 Adminbruker er normalt representant for eier, som kan være driftsleder, forvaltningsleder eller eiendomssjefen.
Fig.1 e-post til leietaker Fig. 2 LT «førsteside»
B. Menyvalg 2. Egenkontroll Nødvendige brannrunder for leietakere / brukere, reguleres av «Admin.-bruker» i hoved-brannboken (Probrann.no). Hyppighet på egenkontroll settes iht. risikovurdering / erfaring og blir varslet til leietakere / brukere med en mail, se Fig 3. Ved å benytte link i mail, vil dette gi direkte tilgang for alle virksomheter i byggverket til egenkontroll-rutinene med oppgitte oppgaver. Se Fig. 4. Egenkontrollen gjennomføres iht. opplistede sjekkpunkter. Dersom det registreres avvik ifm. kontrollrunden, registreres dette ved å krysse av for «Nei». Se Fig 4, Avvik vil fremkomme automatisk i «avviksmodulen». (Se menyvalg 5 Avvik, Fig. 5.) Dersom sjekkpunkt ikke stemmer med deres område / etasje, benyttes avkrysning «Ikke relevant 3» Når kontrollen er ferdigstilt, trykkes det på «LAGRE» knappen Se Fig 4 Fig. 3. e-post på egenkontroll 3 Sjekkpunkt er lager for hele byggverket og derfor kan det forekomme sjekkpunkter hos enkelte leietakere / brukere som ikke er relevant.
Fig. 4 Egenkontroll skjema leietakere / brukere 3. Instrukser Under denne menyen er det vedlagt alle branninstrukser som tilkommer dere som leietaker / brukere. Ved opplæring av ansatte skal instrukser og rutiner under denne menyen gjennomgås med den enkelte ansatte. Se Fig 6 og Fig. 8. 4. Branntegninger Under denne menyen er det vedlagt alle branntegninger som tilkommer dere som leietaker / brukere. Ved opplæring av ansatte skal branntegninger mm. under denne menyen, gjennomgås med den enkelte ansatte. Se Fig 6 og Fig. 8. Under denne menyen vil det normalt ligge branntegninger, rømningsplaner og orienteringsplaner for hele bygget. Dette fordi det er til fordel at alle i bygget kjenner til den totale brannsikkerheten. 5. Avvik Avviksmeny gjelder for deres område / etasje leieforhold. Se Fig. 5 Følgende funksjoner er mulig å benyttes for Leietaker / brukere, under avviksmeny Registrere nye avvik, som er knyttet opp til sin «bruker» ved å benytte Overvåke / etterse fremdrift og utførte oppgaver på de enkelte avvik, jf fargekoder
Fig. 5 Avviksmeny 6. Ansatt admin Under denne menyen skal alle ansatte hos leietaker / bruker registreres. Se fig. 6. Menyen vil også gi oversikt over hvilke oppgaver den ansatte skal ha opplæring / gjennomgang av og dokumentasjon på om den enkelte ansatte har utført opplæring og kurs A Registrere ansatte Ved å benytte kan «hovedkontakt» (se Fig 7, pkt A) registrere ansatte med Fornavn, Etternavn og e-mail. (minimum opplysninger) Det er i tillegg mulig å legge i mobilnummer og dato på når ansatte begynte i firma. (NB Feltet med ansatthåndbok, registreres automatisk, og er kun ment som visning av «link» til ansattes tilgang til «Ansattboken» se egen brukermanual; PROBrann Brukerhåndbok) Pkt 1 i Fig. 6 Brannvernopplæring Under «Brannopplæring» se Fig 8 finner en sjekkpunkter på hva den enkelte ansatte skal ha av opplæring når de begynner i arbeid i byggverket. Dette gjelder alle typer stillinger som; fulltid, deltid og vikar mm. Pkt 2 i Fig. 6 Brannkurs Under Brannkurs ligger det kurs som den enkelte ansatte skal ta. Dette kan være generelle brannvernkurs, eller tilpasset brannkurs til byggverket. Pkt 3 i Fig. 6 Historikk Dette punktet viser og dokumenterer hvilke aktiviteter den enkelte ansatte har utført.
Fig. 6 Ansatte admin Fig. 7 Registrering av ansatt
Fig. 8 Brannvernopplæring 7. Rapport opplæring Under denne menyen finner det en komplett liste over alle kurs og opplæring den enkelte ansatte har utført i Ansatt håndboken. 8. Ansatthåndboken Hver enkelt registrerte ansatte kan få tilgang til Ansatthåndboken (se egen brukermanual for PROBrann ansatthåndboken). For å gi de ansatte tilgang til Ansatthåndboken, benyttes denne menyen for å sende en link til den enkelte ansatte, se Fig 10 mail til ansatte. Det kan enten sendes mail til alle ansatte ved å benytte knappen Eller en kan sende link til den enkelte ansatt ved å «trykke» på navnet
Fig 9 Link til ansatthåndbok Fig. 10 mail til leietaker