KONKURRANSEGRUNNLAG OPEN ANBODSKONKURRANSE SAK nr. 2010/10 Konkurranse på rammeavtale for bedriftshelsetenester til Møre og Romsdal fylkeskommune Tilbodsfrist: 30.06.2010 kl 15.00.
Konkurransegrunnlag bedriftshelsetenester INNHALD OPEN ANBODSKONKURRANSE... 1 1. ANBODSINNBYDING... 4 2. GENERELL INFORMASJON... 5 2.1 Generelt... 5 2.2 Informasjon om konkurransen - nøkkelopplysningar... 5 2.3 Oppdragsgivar... 5 2.4 Innhald i anskaffinga... 6 2.4.1 Rammevilkår... 6 2.4.2 Formålet med innkjøpet... 6 2.4.3 Omfang... 6 2.4.4 Bruk av avtalen... 6 2.5 Tilknyting til rammeavtale for bedriftshelsetenester... 7 2.6 Kontraktsperiode... 7 2.7 Framdriftsplan... 7 2.8 Utgifter... 7 2.9 Behov for tilleggsopplysningar/spørsmål til konkurransegrunnlaget... 7 2.10 Alternative tilbod... 8 2.11 Tilbod på delar av oppdraget... 8 3. KONKURRANSEREGLAR... 9 3.1 Reglar for konkurransen... 9 3.2 Prosedyre... 9 3.3 Rettingar, presiseringar og avklaringar... 9 3.4 Offentleg innsyn... 9 3.5 Teieplikt... 10 3.6 Habilitet... 10 3.7 Informasjon om regelverket... 10 3.8 Avlysing av konkurransen og totalforkasting... 10 4. KRAV TIL LEVERANDØREN... 11 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrava... 11 4.2 Obligatoriske og ufråvikelege krav... 11 4.3 Oppdragsgivar sine tilleggskrav i denne konkurransen... 11 4.3.1 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling... 11 4.3.2 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling... 12 4.3.3 Leverandøren sine tekniske og faglige kvalifikasjonar... 12 4.4 Tilleggsfrist... 12 4.5 Avvisning ved manglande dokumentasjon... 12 4.6 Oversikt over eventuelle underleverandørar... 12 5. KRAV TIL TILBODET... 13 5.1 Innlevering av tilbodet... 13 5.2 Organisering/mal for tilbodet... 13 5.3 Endring og tilbakekalling av tilbodet... 14 5.4 Atterhald... 14 6. BEHANDLING AV TILBODET... 15 6.1 Registrering av tilbodet... 15 6.2 Tilbodsopning... 15 6.3 Handsaming av reknefeil... 15 6.4 Avklaringar... 15 6.5 Retting av openberre feil... 15 6.6 Utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod... 15 7. KRAVSPESIFIKASJON... 16 7.1 Overordna målsettingar for leveransen... 16 7.1.1 Det systematiske HMS-arbeidet... 16 7.1.2 Fleksibilitet... 16 7.1.3 Eit førebyggjande perspektiv... 16 7.1.4 Det grunnleggjande samarbeidsprinsippet... 17 7.2 Spesifiserte leveranseområde - driftseiningsnivå... 17 7.3 Spesifiserte leveranseområde - driftseiningsnivå... 18 7.4 Rapportering... 18 7.5 Pris... 18 7.6 Tildelingskriterium... 18 26/05/2010 Side 2 av 22
8. AVGJERING AV KONKURRANSE... 19 8.1 Generelt... 19 8.2 Evaluering av tilboda... 19 8.2.1 Evalueringskriterium for val av leverandør... 19 8.2.2 Tildelingskriterium... 19 8.2.3 Evalueringsmodell... 19 8.3 Samla evaluering... 20 9. KONTRAKTTILDELING... 21 9.1 Generelt... 21 9.2 Informasjon og grunngjeving av konktraktstildeling... 21 9.3 Kontraktsdokument... 21 9.3.1 Rammeavtale... 21 10. VEDLEGG... 22
1. ANBODSINNBYDING Møre og Romsdal fylkeskommune innbyr til open anbodskonkurranse over EØS terskelverdi for kjøp av bedriftshelsetenester til Møre og Romsdal fylkeskommune. Konkurransen er kunngjort på Doffin www.doffin.no og TED http://ted.europa.eu/. Alle tilbudene vil, frem til valg av tilbyder er foretatt, være unntatt offentlighet. Informasjon om priser, forbehold, forretningsforhold mv., vil heller ikke bli distribuert internt ut over det som er nødvendig for evalueringen av tilbudene. Tilbyderne må kontrollere at hele konkurransegrunnlaget med alle tekstsider, vedlegg og andre dokument i innholdslisten er mottatt. Dersom dokument mangler eller er uklare, ber vi om at tilbyderne tar skriftlig kontakt med oppdragsgiver. Møre og Romsdal fylkeskommune Dag Lervik Personalsjef 4
2. GENERELL INFORMASJON 2.1 Generelt Møre og Romsdal fylkeskommune løyser sentrale utviklings- og forvaltningsoppgåver i ein regional organisasjon - i nært samspel med kommunar, næringsliv og organisasjonar. Vi skal vere ein god tenesteytar for innbyggjarane og ein tydeleg medspelar i utviklinga av fylket. Vårt samfunnsoppdrag byggjer på verdiane respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar og open organisasjon. Det vert vist til fylkeskommunens nettsider der relevant informasjon om den fylkeskommunale organisasjonen er tilgjengeleg: http://www.mrfylke.no Forsøksordninga med einskapsfylket vart avvikla ved utgangen av 2009, og statleg sektor/fylkesmannsembetet skal ikkje vere med på innkjøpsavtalar som fylkeskommunen inngår. 2.2 Informasjon om konkurransen - nøkkelopplysningar Frist for påmelding i DOFFIN: Frist for å levere tilbod: Tilbodet skal leverast eller sendes til: Adresse: Spørsmål: Spørsmålsfrist: Frist for å meldt seg på konkurransen er 18.06.2010. Påmelding skal skje via DOFFIN databasen 30.06.2010 kl. 15.00. For seint innkomne tilbod vil bli avvist Møre og Romsdal fylke, Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen Fylkeshusa, 6404 Molde Eventuelle spørsmål skal rettast til Juridisk avdeling, Innkjøpsseksjonen, på e-post: arnt.ove.hol@mrfylke.no 21.06.2010 kl.15.00 Vedståingsfrist: 01.10.2010 kl. 24.00, jf FOA 19-6 Kontaktperson: Innkjøpssjef Arnt Ove Hol E-post adresse: arnt.ove.hol@mrfylke.no Telefon: 71 25 89 20 2.3 Oppdragsgivar Oppdragsgivar for denne anskaffinga er Møre og Romsdal fylkeskommune, v/administrasjonsavdeling, personalseksjonen. Fylkeskommunen består av einingar opplista i vedlegg 7, arkfane 1, Tilsette pr eining. For nærmare informasjon om dei forskjellige avdelingar og verksemder, sjå http://www.mrfylke.no 5
2.4 Innhald i anskaffinga 2.4.1 Rammevilkår «Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste» av 10.09.2009 med heimel i lov av 17.06.2005 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.m. 3-3. 2.4.2 Formålet med innkjøpet Etter «Forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste» av 11.02.2009, skal m.a. vidaregåande skoler og tannklinikkar ha bedriftshelseteneste frå 01.01.2010. Formålet med denne anskaffinga er kjøp av bedriftshelsetenester til Møre og Romsdal fylkeskommune som tilfredsstiller krav i forskrift nemnd i pkt. 2.4.1. Oppdragsgivar legg stor vekt på at same kvalitet, metode og system nyttast i heile organisasjonen, og vil inngå kontrakt med ein leverandør. Hovudleverandør/kontraktspart kan knytte til seg lokale underleverandørar, men det er hovudleverandør som er ansvarleg ovanfor oppdragsgivar og har leveranserapporteringsansvar. 2.4.3 Omfang Fylkeskommunen har per 01.01.2010 2385 tilsette, fordelt på 1298 kvinner og 1087 menn. Undervisningspersonale i dei vidaregåande skolane utgjer 1466 tilsette og tannhelsepersonale 189 tilsette. Dei resterande 249 er tilsette i sentraladministrasjonen. 80 % av dei tilsette, dvs. ca. 1900 tilsette, er omfatta av bransjeforskriften med krav om BHT. Ca. 1100 tilsette er pr. 31.12.09 (før utvidinga av bransjeforskrifta) omfatta av BHT-ordningar. Det er beslutta å innlemme også dei ca. 485 resterande tilsette som ikkje er omfatta av bransjeforskriften pr 01.01.2010 i BHT. 2.4.4 Bruk av avtalen Kravspesifikasjonen (jf. pkt. 7) legg grunnlaget for ein fleksibel avtale som gir rom for bruk av BHT-kompetanse også for dei delar av organisasjonen som ikkje er omfatta av krav til BHT-ordning, jf BHT sin tidlegare praksis med innmelding/medlemsskap som vi ønskjer å gå bort i frå. Fakturering av tenester under rammeavtalen skal berre skje på bakgrunn av reelt uttak/bestilling. Oppdragsgivar tek atterhald om at behov for tenesten og/eller tal på tilsette kan endre seg i avtaleperioden. Atterhald takast i forhold til reduksjon og auke. Dersom det under avtaleperioden skjer ei omstrukturering av fylkeskommunen sine verksemder/avdelingar som medfører etablering av nye einingar eller samanslåing av einingar, kan desse tre inn i rammeavtalen. 6
2.5 Tilknyting til rammeavtale for bedriftshelsetenester Alle vidaregåande skolar har eigne avtalar om bedriftsehelseteneste for grupper av tilsette som er omfatta av bransjeforskrifta per. 31.12.09, t.d. reinhaldarar og vaktmeistrar. Om lag halvparten av dei vidaregåande skolane har per. 31.12.09 avtaler om bedriftshelsetenester for alle tilsettegrupper ved skolen. Dette er avtaler med forskjellig avtaleperiode og oppseiingsvilkår. Dette medfører at tidspunktet for når dei forskjellige vidaregåande skoler kan tilslutte seg ein ny rammeavtale for bedriftshelsetenester kan variere. Vedlagt følgjer ei oversikt over verksemdene og kva for tidspunkt dei aktuelle verksemdene/ avdelingane kan tilslutte seg ny rammeavtale, jf. vedlegg 8. 2.6 Kontraktsperiode Det skal inngåast rammeavtale/rammeavtaler for ei periode på 2 år, med opsjon på forlenging av avtalen for 2 nye år, 1 år om gongen (1+1). Oppdragsgivar kan velje å utløyse opsjonsretten for begge periodar under eitt eller for eitt år om gangen. 2.7 Framdriftsplan Oppdragsgivar har lagt opp til følgjande tidsrammer for anskaffingsprosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å levere tilbod 30.06.2010 Tilbodsopning Veke 27, 2010 Evaluering Veke 28-33, 2010 Val av leverandør og meddeling til leverandørar Veke 34-35, 2010 Klagefrist leverandørar Veke 35-36, 2010 Kontraktsinngåing Veke 38, 2010 Det vert gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. Ein tek atterhald om eventuelle endringar i framdriftsplanen. 2.8 Utgifter Det vil ikkje bli gitt noko form for honorar eller utgiftsdekning for utarbeiding av tilbod. Utgifter som tilbydaren dreg på seg ved utarbeidinga av tilbodet vil ikkje bli refundert av oppdragsgivar. 2.9 Behov for tilleggsopplysningar/spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom leverandørane finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkelig rettleiing, kan dei skriftlig (på e-post) be om tilleggsopplysningar hos oppdragsgivar ved oppdragsgivars kontaktperson. Spørsmål må vere stilt innan den 21.06.2010 jf. pkt 1.2. Spørsmål om tilleggsopplysningar skal merkast: Bedriftshelsetenester til Møre og Romsdal 7
fylkeskommune. ref saksnummer 2010/10 og sendes til oppdragsgivars kontaktperson pr e-post. jf.pkt 2.2. Dersom det vert oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette vert formidla på e-post til oppdragsgivars kontaktperson. Svar på spørsmål, eventuelle rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget før tilbodsfristen går ut, vil snarast mulig bli lagt ut på DOFFIN slik at alle som har bede om konkurransegrunnlaget vert orientert om eventuelle spørsmål og svar. Det vil ikkje bli gjort kjent kven av leverandørane som har stilt spørsmålet. Leverandøren har sjølv ansvar for å halde seg oppdatert på dei endringar/korreksjonar til konkurransegrunnlaget som oppdragsgivar legg ut på DOFFIN databasen. 2.10 Alternative tilbod Alternative tilbod vert ikkje akseptert. 2.11 Tilbod på delar av oppdraget Det er ikkje høve til å levere tilbod på deler/tenesteleveransane i oppdraget. 8
3. KONKURRANSEREGLAR 3.1 Reglar for konkurransen Konkurransen er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser av 30. juni 2006 nr. 4(LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser gjeldende frå 01.01.07(FoA). For konkurransen gjeld forskrifta del I og III (over EØS-terskelverdi). 3.2 Prosedyre Konkurranse vert gjennomført som ein open anbods-konkurranse over terskelverdiane jfr. FoA 14-1, (1). Dette er ein anskaffelsesprosedyre som opnar for at alle interesserte leverandørar kan gi tilbod, men som ikkje tillèt forhandlingar. Etter at tilboda har kome inn vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifikasjonskriteria i konkurransegrunnlaget. Dei leverandørane som ikkje tilfredsstiller kvalifikasjonskriteria vil ikkje kome vidare i konkurransen. Det vert deretter gjennomført ei evaluering av tilboda til dei leverandørane som er kvalifisert. 3.3 Rettingar, presiseringar og avklaringar Innan utgangen av tilbodsfristen har oppdragsgivar rett til å gjere rettingar, suppleringar og endringar som ikkje er vesentleg i konkurransegrunnlaget, jf FoA 17-2. Rettingar, suppleringar eller endringar skal umiddelbart sendast alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningane som oppdragsgivaren gir på førespurnad frå ein leverandør, skal umiddelbart også gjevast til alle dei andre leverandørane. Det vil ikkje bli gjort kjent kven av leverandørane som har stilt spørsmålet. Dersom rettingane, suppleringane eller endringane som nemnt i første ledd kjem så seint at det er vanskelig for leverandøren å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsettast ein forholdsmessig forlenging av tilbodsfristen. Alle leverandørar skal varslast om forlenginga. Eventuelle endringar av konkurransegrunnlaget, som spesifikasjonar, konkurranseregler, kontraktsbestemmelser eller lignende, vil ha gyldighet foran tidlegare motteke konkurransegrunnlag. 3.4 Offentleg innsyn Tilbod og anskaffelsesprotokoll blir, inntil val av leverandør er bestemt, unntatt offentligheit, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23. Oppdragsgivar gjer merksam på ålmenta har innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er gjort etter lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), sjå 23 andre ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgivar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. 9
Leverandøren skal levere ei utgåve av tilbodet som kan nyttas ved begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, dersom det er aktuelt, sladde det som vert vurdert å vere forretningsforhold som det, av konkurransemessige omsyn, vil vere viktig å halde hemmeleg. Kva som er slike forretningsforhold, sjå punkt om teieplikt, pkt. 3.5. Ved begjæring om innsyn er oppdragsgivar forplikta til å gjere ei eiga vurdering av innsynskrav opp mot lovverket. 3.5 Teieplikt Oppdragsgivaren og tilsette hjå han pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold som det vil vere konkurransemessig viktig å halde hemmelig, av omsyn til den opplysninga kjem ved. All informasjon som bedriftshelsetenesten får kunnskap om i sitt arbeid i Møre og Romsdal fylkeskommune er å sjå på som bedriftsintern informasjon. Denne informasjonen er omfatta av teieplikt. 3.6 Habilitet Reglane i forvaltningslova kap. 2 gjeld i høve til dette kjøpet. 3.7 Informasjon om regelverket Det vert oppfordra om at kvar tilbydar gjer seg kjent med rammevilkåra for offentlege innkjøp. Informasjon om regelverket og Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets sine heimesider http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad. 3.8 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgivaren kan avlyse konkurransen dersom sakleg grunn ligg føre, til dømes ved bortfall av planlagt finansiering eller manglande godkjenning frå politisk hald. Oppdragsgivaren kan forkaste alle tilboda dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det. 10
4. KRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrava Føremålet med å stille krav til leverandørane sine kvalifikasjonar er å sikre at leverandøren opptrer innanfor lovverket, og er i stand til å oppfylle den etterspurte leveransen. Leverandøren sin dokumentasjon vert vurdert opp mot kvalifikasjonskrava i pkt. 4.2 og 4.3. 4.2 Obligatoriske og ufråvikelege krav Oppdragsgivaren sine kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt: Tilbydaren skal vere à jour med innbetaling av skattar og avgifter. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserar (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månader gammal Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månader gammal Tilbydaren skal arbeide systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og tryggleikslovgivinga. HMS- eigenerklæring, vedlegg 3 (skal signerast av dagleg leiar og hovudtillitsvalt) 4.3 Oppdragsgivar sine tilleggskrav i denne konkurransen 4.3.1 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivaren sine kvalifikasjonskrav: Det vert stilt krav om at leverandøren har eit lovleg etablert føretak Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt: Norske selskap: Firmaattest frå Føretaksregisteret (ikkje eldre enn 6 månader) Utanlandske selskap: Stadfesting på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrevet i lovgjevinga i den stat der leverandøren er etablert 11
4.3.2 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivarens kvalifikasjonskrav: Leverandøren må dokumentere finansiell gjennomføringsemne Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krav er oppfylt Kredittvurdering/rating, ikkje eldre enn 1 år, og som er basert på siste kjente rekneskapstal. Ratinga skal vere utført av offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 4.3.3 Leverandøren sine tekniske og faglige kvalifikasjonar Oppdragsgivarens kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha eit velfungerande kvalitetssikringssystem Tilbyder skal være godkjent i henhold til «Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelseteneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste» 6 og 7. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krav er oppfylt Vi ber om ei utgreiing for kvalitetssikringssystem eventuelt også sertifikat frå offisielle kvalitetskontrollinstitutt Tilbyder skal dokumentere korleis kriteria i den nye forskrifta med tilhøyrande godkjenningsordning er oppfylt/vil bli oppfylt. 4.4 Tilleggsfrist Dersom ein eller fleire tilbodarar ikkje har levert HMS - egenerklæring, skatteattest eller annen etterspurt dokumentasjon tilgjengelig i offentlige registre, kan oppdragsgivar fastsette ein kort tilleggsfrist for ettersending av desse dokumenta. 4.5 Avvisning ved manglande dokumentasjon Dersom etterspurt dokumentasjon for kvalifikasjon, jf. pkt. 4.4, ikkje er levert innan fastsett frist eventuelt tilleggsfrist, skal entreprenøren avvisast, Foa 20-12. 4.6 Oversikt over eventuelle underleverandørar Tilbydar skal legge ved tilbodet oversikt over aktuelle underleverandørar som inngår i tilbodet, og som leverandøren skal bruke ved utføring av kontraktarbeidet, jf. vedlegg 5. Kopi av avtalar, HMS eigenerklæring og cv for underleverandørar skal på førespurnad bli lagt fram for oppdragsgivar før ein inngår kontrakt. Tilbydarar som ikkje kan leggje fram dette vil bli avvist. 12
5. KRAV TIL TILBODET 5.1 Innlevering av tilbodet 1. Tilbodet skal vere skriftlig og innehalde eit tilbodsbrev som skal vere datert og underteikna 2. Tilbodet skal vere organisert i ringperm og merka: Bedriftshelsetenester til Møre og Romsdal fylkeskommune. 3. Tilbodet skal sendast over i dobbel lukka konvolutt. Innvendig konvolutt skal vere nøytral men merka Bedriftshelsetenester til Møre og Romsdal fylkeskommune. 4. Tilbodet kan leverast direkte eller sendast med post til leveringsadressa, jf pkt 2.2 5. Tilbodet skal vere på norsk og leverast i 2 eksemplar 6. Komplett tilbod skal i tillegg leverast på elektronisk medium (CD/minnepenn) og merka med tilbydars namn. Tilboda må vere komne fram til oppdragsgivar innan tilbodsfristen. Tilbydar må sjølv bære det fulle ansvaret for at tilboda er mottekne innan den nemnte fristen, og ein oppfordrar til å følgje opp dette dersom ein nyttar tredjepart til levering av tilbodet. Tilbod som ikkje er levert til rett tid vil normalt bli avvist og returnert uopna. 5.2 Organisering/mal for tilbodet For å sikre alle leverandørane lik og rett behandling er det avgjerande at tilboda er organisert på same måte. Dokumenta skal bindast inn i (ring)perm og separerast med skilleark som nummererast som angitt i tabellen nedanfor. Skilleark 1 Skilleark 2 Skilleark 3 Skilleark 4 Tilbodsbrev: Tilbodsbrevet skal vere datert, underteikna og stempla med firmaets namn. Tilbodsbrevet skal også vedleggast atterhald, jf. pkt. 5.4. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, jf. punkta: 4.2 Obligatoriske krav til leverandør 4.3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 4.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 4.3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar Dokumentasjon av tildelingskriteriet kvalitet: Beskrivelser/dokumentasjon av dette tildelingskriteriet, jf. pkt. 7.6 samt vedlegg 1 Pristilbod: Utfylt prisskjema, vedlegg 2. Prisliste som viser priser for tilleggtenester, for eksempel audiometri, spirometri, etc. Vær merksam på at mangelfull utfylling kan føre til avvising av tilbodet. 13
5.3 Endring og tilbakekalling av tilbodet Tilbodet kan tilbakekallast eller endrast inntil tilbodsfristen går ut. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå på som eit nytt tilbod, og skal utformast i samsvar med punkt 5.1 og 5.2. 5.4 Atterhald Etter Foa 20-13, d, e og f skal tilbodet avvisast dersom: det inneheld vesentlige atterhald mot kontraktsvilkåra det inneheld vesentlige avvik frå kravspesifikasjonen det på grunn atterhald kan medføre tvil om korleis tilbodet skal bedømmast i forhold til dei andre innkomne tilboda. Eventuelle atterhald skal være presise og eintydige slik at oppdragsgivaren kan vurdere disse utan kontakt medleverandøren. Atterhald som ikkje lar seg kostnadsbergene av oppdragsgivar, vil kunne føre til at tilbodet vert vurdert som ufullstendig og blir avvist. Eventuelle atterhald skal gå fram i vedlegg 4 og organiserast under skilleark 1, jf. pkt. 5.2. 14
6. BEHANDLING AV TILBODET 6.1 Registrering av tilbodet Tilboda skal påførast tidspunkt for mottaking etter kvart som dei kjem inn. På oppfordring skal oppdragsgivaren skriftleg stadfeste når eit tilbod er motteke. 6.2 Tilbodsopning Opninga vil bli gjort av minst to representantar frå oppdragsgivaren. Tilbydarar har ikkje høve til å vere tilstades under tilbodsopninga. 6.3 Handsaming av reknefeil Oppdragsgivar vil kontrollrekne tilbodet med utgangspunkt i tilbodne einingsprisar. Summerings- og multiplikasjonsfeil som vert oppdaga gjennom ein slik kontroll vil bli halde for openberre feil og vil bli korrigert. Ved bedømming av tilbodet i høve til dei andre tilboda, vert korrigert prissamandrag lagt til grunn. 6.4 Avklaringar Det er ikkje tillate å endre tilboda eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar. Det er høve til følgjande avklaringar av tilboda: a) avklare uklarheitar, såframt uklarheita ikkje er av ein slik art at tilbodet kan/skal bli avvist b) når det gjelder løysingar, arbeidsmetodar eller materialar som leverandøren sjølv foreslår, kan oppdragsgivaren be leverandøren foreta utdjupingar og klargjeringar av korleis krava i konkurransegrunnlaget vil bli ivareteke c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunnar er nødvendig, kan det gjerast mindre justeringar i dei løysingar leverandøren har sett fram. 6.5 Retting av openberre feil Dersom oppdragsgivaren vert merksam på openberre feil i tilbodet, skal desse rettast dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettast. 6.6 Utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod Leverandørane vil ikkje få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod vil ikkje bli returnert. 15
7. KRAVSPESIFIKASJON 7.1 Overordna målsettingar for leveransen 7.1.1 Det systematiske HMS-arbeidet Bedriftshelsetenesten skal bistå leiarnivåa i Møre og Romsdal fylkeskommune i det systematiske og målretta HMS-arbeidet i organisasjonen. Ordninga skal gi heilskapleg og førebyggande bistand i arbeidsmiljøsatsinga på eit høgt og relevant fagleg nivå innan fleire kompetanseområde, t.d. psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, arbeidshelse, ergonomi, og systematisk HMS-arbeid. Bemanning, kompetanse og innhald i tenesta må vere tilpassa behova slik dei er definerte i kravspesifikasjonen. Dei konkrete BHToppgåvene vil kunne variere mellom driftseiningane, avhengig av behova i eininga og krava frå fylkesnivået. Fylkeskommunens HMS-system er tilgjengeleg på intranettsidene på denne adressa: http://mrfylke.no/intranett/arbeidsgivar-hr/arbeidsgivarpolitikk/hms 7.1.2 Fleksibilitet Fylkeskommunen ønskjer ein fleksibel avtale om bedriftshelsetenester, der det systematiske HMS-arbeidet, med fokus på arbeidsmiljøkartleggingar og risikovurderingar, vil definere premissane/innsatsområda for ulike bedriftshelsetenester- /kompetanse. Bedriftshelsetenesten sine hovudoppgåver vil vere knytt til arbeid på system- og driftseiningsnivå. I prinsippet vil kvar enkelt driftseining bestille BHT-tenester i samsvar med lokale utfordringar i HMS-arbeidet. Dette betyr at standardiserte opplegg gjennom t.d. faste periodiske individuelle helsekontrollar ikkje er ønska for andre tilsette enn dei gruppene som er omfatta av krav om slike kontrollar som følgje av særleg risikoutsette arbeidsoppgåver. Dersom eit definert behov tilseier det, ønskjer vi differensiert ressursinnsats på bedriftshelsetenester i ulike delar av organisasjonen. Det må følgjeleg påreknast eit differensiert BHT-tilbod til ulike driftseiningar. 7.1.3 Eit førebyggjande perspektiv Bedriftshelsetenesten skal gå aktivt inn i det førebyggande arbeidsmiljøarbeidet og arbeide etter dei prinsipp og dei prioriteringane som er omhandla i arbeidsmiljølova (jf. 3-1) med tilhøyrande forskrifter og fylkeskommunens HMS-system. Bedriftshelsetenesten må kunne støtte fylkeskommunen i alt arbeid knytt til arbeidsmiljøutvikling og bidra i så vel målprosessar som gjennomføring, generelt nærversarbeid og spesielt i fht. enkelttilfelle, omstillings- og endringsarbeid, samt til å nå nasjonale målsettingar og forskrifter for eit fullt ut forsvarleg og inkluderande arbeidsmiljø. Ved val av leverandør av bedriftshelsetenester krev vi/legg vi vekt på at leverandør: Har brei fagleg kompetanse Står for nytenking og utvikling innan HMS-området Har fokus på førebyggande og helsefremmande arbeid Er løysingsorientert Bidrar til å stimulere driftseiningane til å skape og vidareutvikle forhold som fremmer dei tilsette sin utvikling, helse og trivsel. Det kan være organisatoriske tiltak eller tilrettelegging som berører ein eller fleire tilsette. 16
7.1.4 Det grunnleggjande samarbeidsprinsippet Eit grunnleggande samarbeidsprinsipp skal vere at leverandøren av bedriftshelsetenester bidrar nært i det interne arbeidet på drifteiningsnivå (sjå pkt. 2.3). BHT må integrerast i hovudaktivitetane i driftseiningane sin HMS-årssyklus der risikovurderingar/kartlegging og oppfølging av handlingsplanar blir vektlagt. Dette inneber deltaking i AMU, AKAN-arbeid, samt anna møte- og planarbeid på fylkesnivå og driftseiningsnivå. 7.2 Spesifiserte leveranseområde - driftseiningsnivå Bedriftshelsetenesten skal bistå med leveransar i samsvar med 4 i Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste. Fylkeskommunen ønskjer spesielt fokus på: HMS-planlegging og oppfølging: Bistå med utforming og revisjon av HMS-aktivitetar innanfor ramma av oppdragsgivars HMS-system, herunder prosessrettleiing, kartlegging, risikovurdering, utforming av tiltaksplanar Bistå i kartlegging av psykososiale og organisatoriske forhold o.a. arbeidsmiljøkartlegging Bidra til at psykososiale og organisatoriske forhold blir vurdert før, under og etter omorganiseringer/omstillingar Prosesskompetanse i gjennomføring av HMS-tiltak Bistå med planlegging og gjennomføring ved etablering, vedlikehald og endring av arbeidsplassar, lokalar og utstyr Bistå ved innkjøp og bruk av helsefarlege produkt/kjemikaliar, maskiner og utstyr. (Fylkeskommunen har ECOonline som leverandør av elektronisk stoffkartoteksystem.) Rådgiving: Medvirke til informasjon og opplæring på områda arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi, vurdering av risiko og generelt HMS-arbeid Medvirke leiarar og tilsette i arbeidet med å nå måla i inkluderande arbeidsliv, med fokus på å førebygge og redusere sjukefråvær og eit målretta attføringsarbeid Medvirke i konfliktforebygging og -handtering Medvirke i AKAN-arbeid Delta på AMU-møter Medvirke med kurs- og informasjonsverksemd faglig innlegg på arbeidsmiljøkurs etter avtale med fylkesnivået Helseundersøkingar (Arbeidsmedisinsk poliklinikk): Gi tilbod om konsultasjon ved arbeidsrelaterte helseplager/sjukdom, og sørgje for at oppfølging skjer i samarbeid med fastlege eller spesialist Medvirke til at meldeplikt for arbeidsrelatert sjukdom og -skade blir følgd Gjennomføre helseundersøkingar som er fastsett i forskrift og tilby oppfølging av særskilt eksponerte tilsette. I vedlegg 7 Tilsette pr eining, arkfane 2 Bransje, følgjer ein oversikt over tilsette, fordelt på bransje, med arbeid som kan innebere særleg helserisiko. NB Bedriftshelsetenesten skal ikkje gjennomføre generelle helseundersøkingar som ikkje er retta mot spesifikke arbeidsmiljøfaktorar 17
Kriser og akuttsituasjonar: Bistå i krisesituasjonar i samsvar med fylkeskommunens interne retningslinjer 7.3 Spesifiserte leveranseområde - driftseiningsnivå Leverandør skal gå aktivt inn i det førebyggande arbeidsmiljøarbeidet i samsvar med intensjonane og målsettingane i pkt. 7.1. Vi vil at tilbydar beskriv korleis leveransen skal gjennomførast i avtaleperioden for at den skal fungere best mogleg i forhold til oppdragsgivar sitt behov. Det skal også beskrivast korleis service/dialog på løpande og akutte behov for bistand er planlagt ivaretatt. Leverandøren skal føre dialog med oppdragsgivar/fylkeskommunen om kva slags kompetanse og type tenester som skal nyttast inn mot identifiserte utfordringar i driftseiningane. Dette skal skje løpande og minst ein gong årleg i samband med årleg rapportering (jf. pkt. 7.4). 7.4 Rapportering Leverandøren skal innan 31.januar kvart år i kontraktsperioden legge fram ein rapport med oversikt over gjennomførte tenester og tiltak med spesifisering av tidsforbruk (i timer) som inneheld presentasjon av kartleggingar, risikovurderingar, forslag til førebyggande tiltak og resultat. 7.5 Pris Leverandør skal prise sine tenester i vedlegg 2 Prisskjema. Pris må gjenspeile oppdragsgivars krav til tenesteleveransen. 7.6 Tildelingskriterium For å identifisere/velje det tilbodet som er det økonomisk mest fordelaktige i forhold til oppdragsgivars krav til tenesteleveransen, jf. pkt. 7.1 til 7.4, vert tilbodet vurdert opp mot tildelingskriteria som er spesifisert i pkt. 8.2.2 og vedlegg 1. Merk at tildelingskriteria gjeld i forhold til tilbodet, ikkje i forhold til tilbydar/leverandør. Tilbydarane må krysse av om han aksepterer minimumskrava som er sett i vedlegg 1. Dei tilbydarane som ikkje kan oppfylle minimumskrava (svarar Nei) vert vurdert til ikkje å oppfylle desse og vert derfor avvist pga. forhold ved tilbodet, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 20-13. 18
8. AVGJERING AV KONKURRANSE 8.1 Generelt Tilboda vert evaluert i samsvar med vilkåra i Forskrift om offentlige anskaffelser og det er berre tilbod frå tilbodarar som oppfyller kvalifikasjonskrava i kap. 4 som blir evaluert. 8.2 Evaluering av tilboda 8.2.1 Evalueringskriterium for val av leverandør For kvalifiserte tilbodarar, jf. pkt. 8.1, blir tilboda evaluert og val av leverandør skjer på grunnlag av kva for tilbod som er økonomisk mest fordelaktig, basert på kriteria som er brukt i pkt. 8.2.2. 8.2.2 Tildelingskriterium Alle minimumskrav (A krav) som oppdragsgivar har stilt til leveransen, jf. vedlegg 1, er krav som tilbodar må stadfestast ved å svare ja eller nei. Tilbod som ikkje møter desse krava (svarar nei) vil bli forkasta. Tilboda vil bli evaluert etter følgjande tildelingskriterium og vekting: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40% Pris gitt i prisskjema, vedlegg 2 Kvalitet 60% Utgreiing og dokumentasjon av tildelingskriteria, vedlegg 1 8.2.3 Evalueringsmodell Ved evalueringa vil det for kvart av dei 2 kriteria bli sett karakter. I karaktersettinga vert det nytta ein karakterskala frå 0-10 poeng, der 10 er beste score. Poengsummen som blir gitt for kvart tildelingskriterium blir basert på karakteren som blir gitt multiplisert med kriteriets vekt (prosent), jf tabell pkt. 8.3. Evalueringa av pris gjort ved ein lineær tilnærmingsmetode. Evalueringsmetoden blir dessutan gjennomført på ein slik måte at poengsetting sikrar at relevante prisforskjellar mellom tilboda vert gjenspeila i dei poenga som tilboda gis. Evalueringa av dei kvalitative tildelingskriteria vertgjort skjønnsmessig der det beste tilbodet innanfor kvart tildelingskriterium gis karakter 10. Dei øvrige tilboda gis skjønnsmessige karakterar lågare enn 10 slik at det gjenspeiler oppdragsgivars vurdering av tilbodets relative eigenskapar i forhold til det beste tilbodet innanfor kvart enkelt tildelingskriterium basert på ein skala frå 0 til 10. 19
8.3 Samla evaluering Samla evaluering for det respektive tilbod blir slik: Vekting Karakter Poengsum Pris 40 % Kvalitet 60 % SUM 100 % Poengsummen for kvart tildelingskriterium er eit produkt av karakter multiplisert med kriteriet si vekting. Eksempel: Kriterium pris med karakter 5 gjev: (5 x 40% = 2,0 poeng). 20
9. KONTRAKTTILDELING 9.1 Generelt Det vert inngått kontrakt med ein leverandør som samla har det økonomisk mest fordelaktige tilbodet for begge dei etterspurte leveransane, jf. pt.1, ut i frå dei kriteria som er brukt i konkurransegrunnlaget og vektinga av disse, jf. pkt. 8.2.2. 9.2 Informasjon og grunngjeving av konktraktstildeling Oppdragsgivaren si avgjerd om kven som vert tildelt kontrakt, skal varslast skriftleg til alle deltakarane samtidig, i rimelig tid før kontrakt vert inngått. Med Kontrakt er inngått er å forstå som tidspunktet då begge partar underteiknar kontrakten. Meldinga skal innehalde ei grunngjeving for valet, og frist for eventuell å klage. Det vert gitt ein klagefrist på 10 virkedagar. Når klagefristen er gått ut, og dersom det innan klagefristen ikkje er motteke klage, vil kontrakt bli inngått. 9.3 Kontraktsdokument 9.3.1 Rammeavtale Avtalen som vert inngått vil være basert på statens standardavtale for konsulenttenester (http://www.anskaffelser.no/dokumenter/avtale-om-konsulentoppdrag-ssa-o) Avtalen vil i tillegg til sjølve avtaledokumentet med partanes underskrifter, innehalde følgjande dokumenter: Protokoll frå kontraktsmøte Konkurransegrunnlaget Leverandørens tilbod 21
10. VEDLEGG Vedlegg 1: Minimumskrav og tildelingskriterium til kravspesifikasjonen Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS egenerklæring Vedlegg 4: Atterhald Vedlegg 5: Underleverandørar Vedlegg 6: Stadfesting på ILO konvensjon nr 94 Vedlegg 7: Oversikt einingar/bransje Vedlegg 8: Oversikt tilslutningstidspunkt 22