KAPITEL 6 Håndtering av avvik, feil, mangler og uønskede hendelser... 2 Generelle og bygningsmessige forhold.... 3 Forhold som omhandler personer.... 4 Avviksskjema Miljørettet helsevern for elever.... 5 Avviksskjema HMS - Melding av avvik og uønskete hendelser, Haukedalen skole... 6 1
HÅNDTERING AV AVVIK, FEIL, MANGLER OG UØNSKEDE HENDELSER Det er rektor ved skolen som er ansvar for å følge opp håndtering av avvik. Enkle forhold som er knyttet til bygninger og anlegg er delegert til tekniker og vaktmester. Avvik søkes lukket i samsvar med skolens rutiner/planer: Enkle avvik som løse pultplater, dører i vranglås osv meldes fortsatt til vaktmester i vakttmesterboken på kontoret. Har du mistanke om feil på ventilasjon, varme osv, kan dette være større avvik, og vi bruker derfor et litt mer «tungvint» system. Dette for å kunne sikre dokumentasjon. Skolen har et eget postmottak for avviksmeldinger. Postmottak HMSHaukedalen HMSHaukedalen@bergen.kommune.no Ved avvik knyttet til elever, og forskrift for miljørettet helsevern for barnehage og skole, brukes vedlagte skjema nr 1. Dette finner du også på Itsl. Ved avvik knyttet til voksnes arbeidsforhold brukes vedlagte skjema nr 2 «Avviksskjema HMS - Melding av avvik og uønskete hendelser» Dette skjema finner du på Itsl og også på kommunens HR-side på internett. Gjelder avviket voksnes eller elevers psykososiale forhold varsles dette etter egne rutiner. Se Zeroplan! Avviksbehandlingen kan beskrives i følgende flytskjema: 2
GENERELLE OG BYGNINGSMESSIGE FORHOLD. Type avvik Generelt Bygningsmessige forhold Rutine - Avviket meldes på skjema "Melding av avvik og uønskete hendelser" til kontoret som følger dette videre opp. - Avvik kan og avdekkes i ulike kartlegginger som medarbeiderundersøkelse og medarbeidersamtaler - Lukking av avvik dokumenteres på meldingsskjema av enhetsleder -enkle forhold: meldes i vaktmesterbok på skolens kontor. Disse følges fortløpende opp av vaktmester. -større forhold meldes på skjema til : HMSHaukedalen@bergen.kommune.no Rektor/Konsulent/Vaktmester melder disse avvikene via BK-BYGG tili etat for eiendom. Tilbakemelding skal gis. Inneklimaforhold Retor vurderes om det er aktuelt å trekke inn arbeidsmiljøgruppen, verneombud, bedriftshelsetjenesten, BKB eller annen fagkompetanse - vurdere kopi til BEBE, Bedriftshelsetjenesten og Etat for helsetjenester -Meldes BK-BYGG - områdeleder skal informeres 3
-forhold som gjelder elever: Foresatte informeres j.f. skolens rutiner - Rutinesvikt - Rektor vurderer om avviket kan lukkes administrativt eller om Arbeidsmiljøgruppen eller skolemiljøutvalget skal involveres. -ved avvik der andre etater er ansvarlige, og varslet, der avvik ikke lukkes, eller det iverksettes tiltak, skal gjeldende tilsynsinstans varsles skriftlig. FORHOLD SOM OMHANDLER PERSONER. Type avvik Rutine - Personskade, trusler og vold og tilløp til skade - personal - skade på ansatt ved skolen - Personskade, trusler og vold og tilløp til skade - skade på elev eller klasselærer - ved skade på ansatt som trenger legebehandling, fylles skjem til NAV ut (folketrygden). Skjema behandles som beskrevet på skjema. Det vurderes om hendelsesforløpet skal beskrives ytterligere. - "Skjema for melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade" fylles ut av arbeidstaker. (gjelder personal). - originalen arkiveres på tjenestestedet, HR-seksjonen og arbeidstaker får kopi - risikovurdering (evnt. tiltak skal utføres straks eller tas inn i handlingsplanen) - krisehåndtering deretter i samsvar med beredskapsplan - ved ansatt på elev eller klasselærere fylles leirskolens skjema ut med melding til hjemmeskolen som så varsler NAV osv. - krisehåndtering deretter i samsvar med hjemmeskolens planer samt leirskolens planer - Inneklimaforhold Retor vurderes om det er aktuelt å trekke inn arbeidsmiljøgruppen, verneombud, bedriftshelsetjenesten, BKB eller annen fagkompetanse - vurdere kopi til BEBE, Bedriftshelsetjenesten og Etat for helsetjenester -Meldes BK-BYGG - områdeleder skal informeres -forhold som gjelder elever: Foresatte informeres j.f. skolens rutiner- - Arbeidsrelatert sykefravær - Avkryssing som arbeidsrelatert sykefravær på egenmelding eller sykemelding - Rektor følger opp ansatt og vurderer kontakt med BHT og NAV - Risikovurdering og evnt. kopi til Bedriftshelsetjeneste (personal) eller Etat for helsetjenester (elev) - Psykososiale forhold - Rektor risikovurderer og lager plan for lukking av avvik i samsvar med skolens planer/rutiner og vurderer om det er aktuelt å trekke inn faghjelp. Skolens tiltaksplan om Mobbing følges. I hvert enkelt tilfelle skal det vurderes om der må fattes enkeltvedtak etter oppl.l 9A- områdeleder skal informeres 4
Lagre skjema og send det som vedlegg til: HMSHaukedalen@bergen.kommune.no Skjema 1 Haukedalen skole AVVIKSSKJEMA MILJØRETTET HELSEVERN FOR ELEVER. Avviksmelding nr: Meldt inn av: <navn, signatur> Dato: Meldt til: <rektor, MHV-ombud, vaktmester> Kopi til: Avvik gjelder: Opplysnings- og informasjonsplikt ( 5) Utforming og innredning ( 9) Aktivitet og hvile ( 10) Måltid ( 11) Psykososiale forhold ( 12) Rengjøring og vedlikehold ( 13) Sikkerhet og helsemessig beredskap ( 14) Førstehjelp ( 15) Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold ( 16) Smittevern ( 17) Inneklima/luftkvalitet ( 19) Belysning ( 20) Lydforhold ( 21) Drikkevann ( 22) Sanitære forhold ( 23) Avfallsbehandling ( 24) Brann og Elsikkerhet. Beskrivelse av avvik: Eventuell årsak: Forslag til korrigerende tiltak: 5
Skjema 2 AVVIKSSKJEMA HMS - MELDING AV AVVIK OG UØNSKETE HENDELSER, HAUKEDALEN SKOLE Når et avvik eller en uønsket hendelse oppdages skal dette meldes til nærmeste leder som så skal følge opp videre. Vedlagte skjema kan brukes til å melde dette på. Skriv ned hva som har skjedd og den mulige årsaken til at avviket / den uønskete hendelsen oppsto. Hvis du har forslag til tiltak for å rette opp det som har skjedd eller for å forebygge at samme hendelse skal skje igjen så kan dette føres opp i skjemaet. Leder beskriver så videre oppfølging før skjemaet signeres. Det er en dokumentasjon på at avviket / den uønskete hendelsen er håndtert. Lagre skjema, og sen som vedlegg til: HMSHaukedalen@bergen.kommune.no Rapportert av: Avdeling: Dato: Hva har skjedd Beskrivelse av avvik / uønsket hendelse Mulig årsak Forslag til tiltak Videre oppfølging / Signatur leder 6