NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 29. mars 2016 TID: 10:00 STED: Fylkets hus møterom Setra De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/16 Referatsaker 017/16 Orientering fra revisor 018/16 Nord-Trøndelag fylkeskommune Årsregnskap, årsmelding og årsberetning 2015 - Kontrollutvalgets uttalelse 019/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 020/16 Plan for selskapskontroll 2016-2017 Steinkjer, 21. mars 2016 Randi Dille/s/ leder (sign) Einar Sandlund Kontrollsekretær Dir. tlf: 74 11 14 77 / 938 97 555 e-post: einar.sandlund@komsek.no
SAK 016/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.3.2016 Paul Stenstuen 016/16 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 Stiklestad Nasjonale kultursenter Generalforsamling i Stiklestad Nasjonale Vedlagt AS kultursenter AS 2 Kommunal og moderniseringsdepartementet NOU 2016:4 - Ny kommunelov Ikke vedlagt 3 4 5 SAK 017/16 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.3.2016 Paul Stenstuen 017/16 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Oppsummeringsnotat i forbindelse med revisjon av årsregnskapet 2015, KomRev Trøndelag IKS. Saksopplysninger Revisor vil gi en orientering om årsoppgjørsrevisjonen.
Dersom revisors orientering kommer inn på informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om dette, og møte må lukkes, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. SAK 018/16 NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE ÅRSREGNSKAP, ÅRSMELDING OG ÅRSBERETNING 2015 - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 29.3.2016 Paul Stenstuen 018/16 411-1701-5,3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse som Kontrollutvalgets uttalelse til Nord- Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap og årsberetning for 2015 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes fylkestinget med kopi til fylkesrådet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet Vedlegg 1. Utkast til Kontrollutvalgets uttalelse til Nord-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap og årsberetning for 2015 2. Kopi av Revisors beretning til Nord-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap for 2015 3. KomRev Trøndelag IKS Revisjonen årsregnskapet 2015 4. Årsregnskap 2015, Nord-Trøndelag fylkeskommune 5. Nord-Trøndelag Fylkeskommunes årsmelding og årsberetning for 2015 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal avgi en uttalelse om årsregnskapet, jf. forskrift om kontrollutvalg 7. Det er naturlig at kontrollutvalget i sin uttalelse bl.a. kommenterer eventuelle vesentlige forhold som måtte være påpekt av revisor. Uttalelsen skal ligge ved fylkesrådets og fylkestingets sak om årsregnskapet. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: Årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. Årsberetning være avgitt av fylkesrådet innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger.
Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Detaljeringsgraden i årsregnskapet og presentasjonsformen for årsregnskapet har fylkekommunen stor frihet til selv å bestemme. Men årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som fylkestinget har brukt i årsbudsjettet. Årsregnskapet for 2015 ble avlagt den 15. februar 2016 av Fylkesrådsleder, økonomisjef og fagleder regnskap. Årsberetning (årsmeldingens regnskapsdel) ble avlagt av fylkesrådet den 15. mars 2016. Fylkesrådet vil den 5. april gi sin innstilling til Fylkestinget, etter at kontrollutvalget har avgitt sin uttalelse. Noen kommentarer til årsregnskapet: Driftsregnskapet Driftsregnskapet viser at fylkeskommunen hadde 2 107,9 mill kr til fordeling drift i 2015. Sum netto drift var 1 997,2 mill kr. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene er på 7,3 %. (KS har tidligere anbefalt et nivå på minimum 3 % som nå er forhøyet til 4 % for fylkeskommunene). Fylkeskommunens årsregnskap for 2015 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 110,7 mill kr, tilsvarende i 2014 var 29,9 mill kr. Samtlige sektorer har i all hovedsak hatt et mindreforbruk i 2015. De enkelte sektorer er nærmere redegjort for i årsregnskapsdokumentet, kapittel 3,2. Investeringsregnskapet Fylkeskommunens totale investeringer i anleggsmidler for 2015 var på 478,4 mill kr mot kr 395,8 mill kr i 2014. Investeringene i 2015 var ca 9,7 mill kr lavere enn revidert budsjett. Det vises til fylkeskommunens årsregnskap og årsberetning for 2015 for en nærmere gjennomgang av gjennomførte investeringer. Låneandelen for finansiering av anleggsmidlene var på 55 % i 2015. Tilsvarende var 61 % i 2014 og 65 % i 2013. Det er nærmere redegjort for investeringsregnskapet i årsregnskapsdokumentets kapittel 4. Det gjøres oppmerksom på at investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket finansieringsbehov på 0,4 mill. kroner. Fylkestinget må treffe vedtak om inndekning av det udekkede finansieringsbehovet i løpet av inneværende år.
Balanseregnskapet Balansen består av anleggsmidler, omløpsmidler, gjeld og egenkapital. Bokført egenkapital er økt fra 5 173,5 mill. i 2014 til 5 556,7 i 2015. Sum bokført gjeld og egenkapital var ved utgangen av 2015 10 477,9 mill. mot kr. 9 959,8 mill. kr. i 2014. Egenkapitalandelen er styrket fra 52 % i 2014 til 53% i 2015. Arbeidskapitalen i % av driftsinntekter på 14,0 mot 12,4 i 2014. Denne bør minst være på 4-5 % av driftsinntektene. Likviditetsgrad 1 er på 1,7 mot 1,6 i 2014. Denne bør normalt være større enn 2, og i alle fall være større enn 1. Hvis ikke kan en oppleve vanskeligheter med å betjene den kortsiktige gjelden. Viser for øvrig til årsregnskapsdokumentet kapittel 5. Noter til regnskapet Noter er opplysninger som gis som en del av årsregnskapet iht. til regnskapsforskriften 5 og 13, og god kommunal regnskapsskikk. Notene skal bidra til å øke regnskapsbrukerens forståelse og vurdering av regnskapet, og skal ha en klar henvisning til de poster i regnskapet som kommenteres Viser for øvrig til årsregnskapsdokumentet kapittel 6. Revisjonen av årsregnskapet for 2015 Fylkeskommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisors revisjonsberetning for årsregnskapet 2015 er avgitt med en presisering knyttet til bokført verdi av eierandelen i Lifandis AS. Revisors beretning ble utstedt den 16. mars 2016. Se vedlegg 2. Revisors oppsummering viser at den økonomiske internkontroll er blitt forbedret også i 2015. De feil som har blitt avdekket i forbindelse med revisjonen av årsregnskapet for 2015 har ikke vært av en slik vesentlig betydning at det har vært nødvendig å sende kontrollutvalget et nummerert brev. Det vises forøvrig til vedlagte kopi av revisors brev til fylkesrådet vedrørende oppsummering av revisjonen av årsregnskapet 2015. Årsmelding og årsberetning 2015 Årsmelding og årsberetning 2015 inneholder opplysninger knyttet til regnskapet og det er gitt en redegjørelse om fylkeskommunens etiske standard, likestilling og diskriminering, klima
samt internkontroll. Videre er tallmaterialet konsistent i forhold til årsregnskapet jf. revisors revisjonsberetning. Det gis også en redegjørelse for arbeidet ved enhetene. Fylkeskommunens årsmelding og årsberetning 2015 tilfredsstiller de lovbestemte krav til innhold, jf. kommunelovens 48 nr. 5. Dokumentet skal i henhold til lov oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette har kontrollutvalget gjort fortløpende gjennom året.. Oppdragsansvarlig revisor i KomRev tilfredsstiller kravene til revisor stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Alle frister i forbindelse med regnskapsavleggelsen (årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning) er overholdt. Det foreligger ikke nummererte brev i tilknytning til årsoppgjørsrevisjonen. Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor anbefales kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for 2015 som fremgår av vedlegg 1 i saken. SAK 019/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.3.2016 Einar Sandlund 019/16 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2017 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2017 oversendes fylkestinget for videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2017 med følgende prioritering av forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2017: 1) 2) 3) 2. Fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Resultat fra overordnet analyse 2016-2017. Utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 010/16 Innspill til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2. Kontrollutvalgets sak 037/15 Innspill til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 3. Kontrollutvalgets sak 046/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Oppstart Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 037/15, 046/15 og 010/16 vedrørende overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS har iht. tidligere vedtak utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, jf. vedlegg. Liste over aktuelle temaer med aktuelle problemstillinger i uprioritert rekkefølge er gitt i vedlegg til planen. Tidshorisonten for planen er satt til 2016 2017. En viser her til det pågående arbeid ut fra Trøndelagsutredningen. Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens 77,4 påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. I dette ligger det bl.a. å avdekke om og i hvilken grad, lov og vedtak etterleves. Evalueringer av måloppnåelse, fylkeskommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjenglige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal ha elementer av både kontroll og læring. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. I dette ligger også spørsmålet om tjenestene tilfredsstiller gitte krav til omfang og kvalitet. Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen fylkeskommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Læringsaspektet oppnås bl.a. ved at det gjennom forvaltningsrevisjon kan gi anbefalinger om endringer i systemer og rutiner og/eller en bedre praksis. Forvaltningsrevisjon kan også være viktig grunnlagsinformasjon ved fylkestingets evalueringer av tidligere og eventuelle ny vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan vedtatt av fylkestinget selv. Planen viser her til kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhetsområder.
For å kunne prioritere mellom områder i fylkeskommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må en først ta stilling til perspektiver en velger å se fylkeskommunen fra. Da dette er verdivalg som ikke kan avgjøres på faglig grunnlag er det derfor viktig at forvaltningsrevisjon er godt forankret i fylkestinget. Følgende perspektiver er eksempler som kan benyttes for å bedømme vesentlighet: Brukerperspektivet Det politiske perspektivet (etterlevelse av vedtak) Samfunnsperspektivet Det økonomiske perspektivet Arbeidsgiverperspektivet (fylkeskommunen som arbeidsgiver, herunder medarbeiderperspektivet) Omdømmeperspektivet Samfunns- og miljøperspektivet Revisor har gjennom arbeidet med planen foretatt en vurdering av hvilke områder det er knyttet risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko som er lagt til grunn ved revisors vurderinger er: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at mål fastsatt av fylkestinget ikke blir fulgt Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko for fylkeskommunens omdømme Annen risiko er også at fylkeskommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller). Fylkeskommunens nøkkeltall i KOSTRA er analysert av revisor og sammenlignet med andre fylkeskommuner. Kontrollutvalget har i flere runder gitt innspill til planen. I tillegg er det gjennomført samtale med fylkesrådet og administrasjonen. Sentrale dokumenter i fylkeskommunen er også gjennomgått, samt at erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt er vektlagt. Det er avsatt ca. 1500 timer pr år til forvaltningsrevisjon, som utgjør 2-3 prosjekter pr år, noe avhengig av omfanget på prosjektene. I dette timetallet ligger også gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordna analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. Tidshorisonten for planen er satt til 2016 2017. En viser her til det pågående arbeid ut fra Trøndelagsutredningen. Vurdering Det er fylkestinget som gjør det endelige vedtak ifh. til prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ut fra tilgjengelige ressurser vil det ikke være mulig å få gjennomført alle
prosjektene i planperioden, og kontrollutvalget må derfor foreta en prioritering før saken oversendes fylkestinget. Den fremlagte planen er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget, samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å gjøre mindre endringer og tilføyelser i planforslaget før oversendelse til fylkestinget. Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå endringer i behovet for forvaltningsrevisjon på et eller flere områder i fylkeskommunen i planperioden. Det anbefales derfor at fylkestinget gir endrings- og omprioriteringskompetanse til kontrollutvalget. SAK 020/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.03.2016 Einar Sandlund 020/16 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: 4. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2017. 5. Forslaget til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2017 oversendes fylkestinget til videre behandling. 6. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll 2016-2017, med følgende prioritering: 1.. 2.. 3.. 2. Det delegeres til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullering av planen i planperioden Vedlegg Plan for selskapskontroll 2016 2017, utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 047/15 2. Kontrollutvalgets sak 011/16 3. Fylkestingets sak 11/85 4. Plan for selskapskontroll 2012-2015 5. Kommuneloven 6. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger
Viser til kontrollutvalgets sak 047/15 og sak 011/16 vedrørende arbeidet med plan for selskapskontroll for inneværende periode. Revisor har iht. til tidligere vedtak utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll 2016 2017 med oversikt over fylkeskommunens eierinteresser, jf. vedlegg. Tidshorisonten for planen er satt til 2016 2017. En viser her til det pågående arbeid ut fra Trøndelagsutredningen. Kommunelovens 77, 5. ledd gir kontrollutvalget ansvaret for gjennomføring av selskapskontroll. Formålet med selskapskontroll er å vurdere om den som utøver fylkeskommunens eierskap gjør dette i samsvar med aktuelle lover, og forvalter fylkeskommunens eierinteresser slik det er uttrykt i fylkeskommunale vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll må også sees i sammenheng med forvaltningsrevisjon, jfr. planens kapittel 2. Forskrift om kontrollutvalg 13 angir kontrollutvalget pålegg om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget senest året etter fylkestingsvalget. Følgende typer selskap kan kontrolleres: Aksjeselskap der fylkeskommunen selv, eller sammen med andre kommuner / fylkeskommuner, statlige, eller private, eier alle aksjene Samvirkeforetak hvor kommunen er medeier Interkommunale selskap opprettet etter lov om interkommunale selskap Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 Det er lov- eller forskriftsbestemt at det i tilknytning til plan for selskapskontroll skal foretas en vesentlighet og risikovurdering for de enkelte selskap. De enkelte selskapers betydning for eier kan variere. Eksempler på dette er når enkelte selskaper leverer samfunnskritiske tjenester til innbyggerne eller tjenester til fylkeskommunens egen drift. Det kan være selskap som har økonomsk betydning for fylkeskommunen i form av utbyte eller økonomien i selskapet er så svak at ny kapital må skytes inn for fortsatt drift. Den overordnede analyse har tatt følgende utgangspunkt: Vesentlighet: Størrelsen på fylkeskommunens eierandel Fylkeskommunens aksjekapital i selskapet Utfører selskapet viktige samfunnsoppgaver Politisk interesse for selskapet Annet Risiko: Økonomisk utvikling i selskapet Uklare mål for virksomheten eller uklar organisering av selskapet Rollekonflikter Problematisk eierstyring Annet
I planperioden 2012-2015 ble det gjennomført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Steinkjerhallen, selskapskontroll i de 4 bomvegselskapene, samt selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i NTE Holding AS. Ut fra tidligere nevnte kriterier for selskapskontroll har revisor kommet frem til at følgende selskaper bør prioriteres for kontroll i planperioden 2016-2017: 1. Museet Midt IKS og/eller Stiklestad Nasjonale Kultursenter(SNK) AS 2. Nord-Trøndelag Teater AS og/eller Midtnorsk Filmsenter AS 3. Steinkjerhallen AS Vurdering Det er opp til kontrollutvalget selv og avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll, men det er lagt opp til at selskapskontrollene gjennomføres av KomRev Trøndelag IKS, og er for øvrig inkludert i fylkeskommunens overføring til selskapet. Revisor har avsatt ca. 250 timer til selskapskontroll i planperioden (den obligatoriske eierskapskontrollen, uten forvaltningsrevisjon). Dette betyr 1-2 selskapskontroller, avhengig av størrelsen på selskapene som velges ut for kontroll. Kontrollutvalget har gitt uttrykk for at selskapskontroll også skal inneholde forvaltningsrevisjon i tillegg til den obligatoriske eierskapskontrollen. Det er fylkestinget som gjør det endelige vedtak ifh. til prioritering av hvilke selskaper det skal utføres kontroll i etter innstilling fra kontrollutvalget. Revisor har foreslått kontroll i tilknytning til 5 selskaper i uprioritert rekkefølge. NTE Holding AS var som tidligere nevnt omfattet av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i 2015. Selskapet har et slikt omfang og betydning for fylkeskommunen at det skiller seg ut i en særklasse fra alle andre selskaper som fylkeskommunen har eierinteresser i. Revisor har denne gangen ikke foreslått kontroll i selskapet. I planen vises det til at det pågår en diskusjon om eierskapet i NTE vedr. evt. fylkessammenslåing, jfr. Trøndelagsutredningen. Fylkestinget bør ta høyde for at det vil kunne oppstå endringer i fylkeskommunens eierinteresser i selskaper i løpet av planperioden. Det anbefales derfor at fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen.