NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 12. mai 2009 TID: Kl 09.00 (Annet tidspunkt enn før!) STED: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/09 Referatsaker 005/09 Nærøy kommunes årsregnskap for 2008 006/09 Nærøy kommunes årsmelding for 2008 007/09 Skatteoppkreverfunksjonen 2008 008/09 Kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS - rapportering 009/09 Prosessen ved tilsetting av kulturkonsulent Steinkjer, 07.05.2009 Roger Lundin leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mobil 41 68 99 12
SAK 004/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 12.05.2009 Per Helge Genberg 004/09 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar referatet til orientering. Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Nærøy kommune v/rådmannen om årsavslutningen 2008 (revisjonsnotat) Vedlagt SAK 005/09 NÆRØY KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget 12.05.2009 Per Helge Genberg 005/09 431-1751-5.3 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Nærøy kommunes årsregnskap 2008. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Nærøy kommunes årsregnskap for 2008. 2. Revisjonsberetning for 2008 fra KomRev Trøndelag IKS datert 30.04.2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Nærøy kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Nærøy kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap er definert i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd:
Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre framgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Nærøy kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Årsregnskapet for 2008 Nærøy kommunes årsregnskap for 2008 er gjort opp i balanse. Driftsregnskapet for 2008 nøkkeltall Regnskap 2008 Revidert Regnskap 2007 budsjett 2008 Til fordeling drift 169.163.897 160.766.050 154.933.135 Netto driftsresultat - 4.532.275 9.950 6.227.285 Bruk av tidligere års avsetninger 5.891.027 5.210.709 13.022.394 Årets avsetninger 1.358.752 5.220.659 18.091.655 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 0 0 1.158.024
Investeringsregnskapet for 2008 Investeringsregnskapet er avsluttet med en underdekning på kr 3.892.000.. Dette betyr at kommunen fortsatt har en dekningsforpliktelse. Etter Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9, 4. ledd, må kommunen gjøre vedtak om dekning i inneværende år. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 inneholder spesifikasjon av kommunens garantiforpliktelser. Note 5 viser kommunens aksjer med beløp og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Note 15 inneholder selvkostberegning for VAR-områdene. Vurdering Brutto driftsresultat for 2008 viser et positivt beløp på kr. 9.162.381 mot tilsvarende beløp på kr 17.563.508 for 2007. Netto driftsresultat for 2008 viser et negativt beløp på kr.4.532.275 mot tilsvarende positivt beløp på kr. 6.227.285 for 2007. Se ellers årsregnskapets regnskapsskjema 1A Drift, og årsberetningen. Selv om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet er det viktig å merke seg de forhold som revisjonen tar opp i Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2008. Det framkommer ingen merknader i revisjonsberetningen. Til Nærøy kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL NÆRØY KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i møte 12. mai 2009 sak 005/09 behandlet Nærøy kommunes årsregnskap for 2008. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2008 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra rådmannen og økonomisjefen. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. For øvrig viser kontrollutvalget til revisjonsberetningen.
Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Nærøy kommunes årsregnskap for 2008. Nærøy 12. mai 2009 Roger Lundin (leder) Trond Sandnes SAK 006/09 NÆRØY KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008 Kontrollutvalget 12.05.2009 Per Helge Genberg 006/09 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar kommunens årsberetning til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Nærøy kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i det loven definerer som årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens (eller fylkeskommunens) økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, og om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen; tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. De fleste kommuner gir i tillegg til årsberetningen informasjon om situasjonen i hver enkelt enhet/virksomhetsområde, med fokus på mål og måloppnåelse, og definerer dokumentet samlet som kommunens årsmelding.
Årsberetningen/årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Det vil være naturlig at kontrollutvalget kommenterer eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan f.eks også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er om årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Vurdering Rådmannen har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2008. Årsmeldingen er på 71 sider i A 4-format, inkl. tabeller. Stoffet er greitt organisert og gir mye informasjon om de ulike virksomhetene. Samtidig virker meldingen samlet sett ganske voluminøs. Nærøy kommunes årsmelding for 2008 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Det er gjort greie for situasjonen i hver enkelt sektor, med fokus på måloppnåelse og avviksanalyse. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2008, og kontrollutvalget kan ta den til orientering. SAK 007/09 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2008 Kontrollutvalget 12.05.2009 Per Helge Genberg 007/09 431-1751-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2) Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Nærøy kommunes skatteregnskap for 2008
2. Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Skatteoppkreverens årsrapport om Nærøy kommunes skatteregnskap for 2008 Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr. 284.873.676. Tilsvarende tall for 2007 var kr. 265.365.777. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfreds-stillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2008 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men påpeker at inn-fordringtiltak ikke er iverksatt i tilstrekkelig grad og at omfanget av arbeidsgiverkontroll er for lite. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Nærøy. SAK 008/09 KONTAKTMØTE MED KOMREV TRØNDELAG IKS - RAPPORTERING Kontrollutvalget 12.05.2009 Per Helge Genberg 008/09 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. Vedlegg:
Notat frå kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS, Namsos 20.01.2009 gjeld Nærøy kommune. (Dokumentet er unntatt offentlighet og deles ut i møtet.) Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Revisjonen rapporterer jevnlig til kontrollutvalget om status i revisjonsarbeidet. I tillegg har sekretariatet (jfr. merknadene til 20) avtale med KomRev Trøndelag IKS om faste, årlige kontaktmøter. Sekretariatet og revisjonens Namsos-avdeling holdt kontaktmøte 20.01.2009, og her ble også revisjonsarbeidet i hver kommune gjennomgått. Oppsummering i form av et ikke offentlig notat vil bli delt ut i kontrollutvalgsmøtet. SAK 009/09 PROSESSEN VED TILSETTING AV KULTURKONSULENT Kontrollutvalget 12.05.2009 Per Helge Genberg 009/09 431-1751-5.3 Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse fra rådmannen om prosessen ved tilsetting av ny kulturkonsulent i Nærøy kommune. Vedlegg Brev til kontrollutvalget (unntatt offentlighet jfr. Off.l. 13 og Forv. l. 13) blir delt ut i møtet. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger
Kontrollutvalget (v/komsek Trøndelag IKS) har mottatt brev fra en innbygger i Nærøy som ber kontrollutvalget se på prosessen rundt tilsetting av kulturkonsulent i kommunen i mars i år. I brevet stilles det spørsmål ved formaliteter rundt sjølve tilsettingsprosessen og ved vurderingen av søkernes kvalifikasjoner. Det ligger ikke til kontrollutvalgets oppgaver å fungere som klageorgan i tilsettingssaker eller liknende saker. På den andre siden har kontrollutvalget et sjølstendig ansvar for å kunne engasjere seg i alle spørsmål og saker som faller inn under begrepet kontroll og tilsyn. Dette inkluderer også å kunne vurdere om tilsettingsprosesser i kommunen har skjedd i samsvar med lover og regelverk. For å få belyst saken, kan kontrollutvalget be kommunen om en skriftlig utredning, vedlagt alle relevante dokumenter, inkl. dokumenter som er unntatt offentlighet. Vurdering Ut fra innholdet i brevet til kontrollutvalget, vil det være grunnlag for å be om en skriftlig redegjørelse fra kommunen v/rådmannen om alle sider ved den aktuelle tilsettingsprosessen. Når dette dokumentet foreligger, vil kontrollutvalget kunne ta videre stilling til saken.