1 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 26. nov. 2012 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Måndag 3.12.12 kl. 12.00 Merk tid for møte! i Formannskapssalen Møteplan: Kl. 12.00 12.30 Kl. 12.30 16.00 Rådmannen orienterer Sakshandsaming, andre saker Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Elin Molven, tlf. 55 37 80 81 / 404 88 662, elin.molven@hfk.no, eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Johan Inge Særsten (s) -Kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Stord kommune Deloitte AS Rådmannen i Stord kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 47/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 48/12 Godkjenning av protokoll frå møte 27.08.12 Vedlegg 49/12 Rådmannen orienterer 50/12 Orienteringssaker Vedlegg 51/12 Meldingar Vedlegg 52/12 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune 53/12 Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon Vedlegg 54/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2
3 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 08.10.12 Kl.: 10.00 14.30 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 38/12 46/12 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Wilhelm Engelsen (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Kristin Ankervold (Ap) Øystein Huglen (Sp) FORFALL Peggy Husevik Bærøy (V) meldte forfall til møte. Øystein Huglen (Sp) møtte i staden. DESSUTAN MØTTE Ordførar Liv Kari Eskeland var med i deler av sak 41/12. Rådmann Magnus Mjør var med i sak 41/12. Kommunalsjef Mariann Jacobsen Hilt var med i deler av sak 41/12. Dagleg leiar v/ Stord Vatn og Avlaup Sivert Haaland var med i sak 40/12. Else Holst Larsen og Tone Mari Dahle v/ Deloitte AS var med i heile møtet. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 38/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 39/12 Godkjenning av protokoll frå møte 27.08.12 40/12 Orientering av dagleg leiar ved Stord Vatn og Avlaup KF 41/12 Rådmannen orienterer 42/12 Sunnhordland interkommunale miljøverk rapport etter selskapskontroll 43/12 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Estimerte kostnader. Ny handsaming. 44/12 Orienteringssaker 45/12 Meldingar 46/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
38/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 4 39/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 27.08.12 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 27.08.12. VEDTAK Protokollen frå møte 27.08.12 vart samrøystes godkjend. 40/12 ORIENTERING AV DAGLEG LEIAR VED STORD VATN OG AVLAUP KF FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Dagleg leiar v/ SVA KF Sivert Haaland orienterte om ulike arbeidsoppgåver, organiseringa i føretaket og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Talet på arbeidstakarar i føretaket er i dag 35 personar. Fleire av leiarane har funksjon som arbeidande leiarar. Kontrollutvalsleiaren vil orientera kommunestyret om det som kom fram i orienteringa. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringa om SVA KF til vitande og ber om at kommunestyret vert halde orientert om det vidare arbeidet med organiseringa av føretaket. 41/12 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Tilsynsrapport frå fylkesmannen: Kommunalsjef Mariann Jacobsen Hilt informerte om rådmannen sitt svar på tilsynsrapport frå fylkesmannen (retten til særskild språkopplæring for grunnskuleelevar og språklege minoritetar) og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Internkontrollarbeidet (LOS): Rådmannen vil koma attende med informasjon om internkontrollarbeidet (LOS) i neste møte. Handtering av kontrollutvalet (KUV) sitt budsjett: Ordførar Liv Kari Eskeland og rådmann Magnus Mjør, var med og diskutera rutine for handtering av kontrollutvalet sitt budsjettforslag. Målsetjinga med diskusjonen var å koma fram til ein god måte å handsama kontrollutvalet sitt budsjettforslag, fram til vedtak i KST. I år er budsjettprosessen komen så langt at det ikkje er rom for særlege endringar av rutinen. 2
Som forslag til endring av rutine, vart det vist til andre kommunar som ferdighandsamar KUV sitt budsjett, før resten av kommunebudsjettet vert handsama og vedteke. Det vart konkludert med at budsjettprosessen for 2013 må halda fram i tråd med vedtekne reglar for kommunen. Om det likevel viser seg at årets budsjettprosess ikkje er tenleg for utvalet, kan kontrollutvalet ta saka opp på nytt til våren for å finna andre løysingar. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringane til vitande. 5 42/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL INNSTILLING PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Stord kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 3
6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. HANDSAMING I MØTET Tone Mari Dale v/ Deloitte AS presenterte rapporten og gjennomgjekk kva vurderingar som er gjort etter arbeidet, samt dei tilrådingar som ligg føre. Deretter vart framlegg til innstilling gjennomgått. Kontrollutvalet stilte spørsmål undervegs, og kom med synspunkt og kommentarar til innhaldet i rapporten. Konklusjonen etter drøfting var at kontrollutvalet vil ha inn eit tilleggspunkt nr 3. i si innstilling til kommunestyret. Punkt 3. lyder såleis: Pkt 3 - Kontrollutvalet merkjer seg punkt 1. i styreleiar sin kommentar til rapporten: Styret i SIM Næring AS har starta ein prosess med målsetjing å avvikla forholdet der både SIM Næring AS (SIM N), og tilsette i dei to selskapa SIM N og SIM T, eig i SIM Tankrenovasjon AS (SIM T). Revisor vil fram til dette skjer sjå til at avtalar er rett prisa. Med dette tilleggspunktet vart innstillinga samrøystes vedteke. Kontrollutvalet ynskjer at Deloitte er tilstades i kommunestyret når saka kjem opp, for å presentera rapporten og kunna svara på eventuelle spørsmål i kommunestyremøtet. Innstillinga var samrøystes. 6 INNSTILLING PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Stord kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: 4
- Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. PKT 3 - Kontrollutvalet ber kommunestyret merkja seg punkt 1. i styreleiar sin kommentar til rapporten: Styret i SIM Næring AS har starta ein prosess med målsetjing å avvikla forholdet der både SIM Næring AS (SIM N), og tilsette i dei to selskapa SIM N og SIM T, eig i SIM Tankrenovasjon AS (SIM T). Revisor vil fram til dette skjer sjå til at avtalar er rett prisa. 7 43/12 PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012 2016. ESTIMERTE KOSTNADER. NY HANDSAMING Forvaltningsrevisjon: FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Selskapskontroll: FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012 2. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5
5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet diskuterte saka. Utvalsleiar skal informera kommunestyret om saka når den skal handsamast ferdig i kommunestyret. Saka vert lagt fram for kommunestyret i møte den 29.11.2012, etter avtale med ordførar. Innstillingane var samrøystes. 8 Forvaltningsrevisjon: INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Selskapskontroll: INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012 2. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 44/12 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Selskapskontroll av Sunnhordland Lufthamn AS Løypemelding 2 Utvalsleiar Kjøp av Ådland Studentheim Løypemelding Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Selskapskontroll av Sunnhordland Lufthamn AS Løypemelding Selskapskontrollen er i rute og er planlagt å leggjast fram for 6
Fylkestinget den 19.11.2012. 2 Utvalsleiar Kjøp av Ådland Studentheim Løypemelding Eigedomen er no lagt ut for sal. 9 Vedtaket var samrøystes. VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. 45/12 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan regnskapsrevisjon Stord kommune 2 Kommunestyret Anleggsstruktur og reinsing av spillvatn i Stord kommune 3 Kommunestyret Nytt reinseanlegg for spillvatn kjøp av grunn 4 Kommunestyret Ådland studentheim / Ådland helse- og omsorgssenter 5 Kommunestyret Revisjon av økonomireglement for Stord kommune 6 Formannskapet Ny regel i kommunelova 39 om innstillingsrett 7 Formannskapet Innføring av fullelektronisk papirlause politiske møte i Stord kommune 8 SVA KF Møteprotokoll frå møte 24.8.12 9 SVA KF Møteprotokoll frå møte 6.9.12 10 SVA KF Budsjettrapport for 2. tertial 2012 11 SKE KF Møteprotokoll frå møte 31.8.12 12 SKE KF Møteinnkalling til møte 5.10.12 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTE: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan regnskapsrevisjon Stord kommune Revisor Else Holst Larsen gjekk gjennom revisjonsplan regneskapsrevisjon for Stord kommune, og svarte på spørsmål frå utvalet. 7 Formannskapet Innføring av fullelektronisk papirlause politiske møter i Stord kommune Når saka skal handsamast i KST skal utvalsleiar informera utvalet om at kontrollutvalet sine medlemmer også må verta tekne med i denne prosessen og at medlemmene får både lesebrett og naudsynt opplæring. 7
10 VEDTAK: Kontrollutvalet tok meldingane til orientering. 46/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Kontrollutvalet ynskjer likevel å fylgja med i saka kring byggeplanar og byggesøknader i høve høghus i Leirvik sentrum, spesielt med tanke på vedteken reguleringsplan for Leirvik sentrum. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Kontrollutvalet ynskjer at frå og med neste møte skal utvalet ha oppstart kl. 12.00. Johan Inge Særsten Leiar Elin Molven Sekretær 8
11 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 3. des. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 49/12 49/12 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Internkontrollarbeidet LOS I kontrollutvalsmøte den 27.8.12 under YMSE ynskjer kontrollutvalet at rådmannen kjem og orienterer om: Informasjon i høve internkontrollarbeidet (LOS). Kontrollutvalet ynskjer informasjon i neste ordinære møte, den 8.10.12. I kontrollutvalsmøtet den 8.10.12 hadde rådmannen ikkje høve til å orientera om saka og bad utvalet om å få koma attende for å orientera i neste møte. 2. Bygging av høghus i Leirvik sentrum, i høve gjeldande reguleringsplan på området I kontrollutvalsmøte den 8.10.12 i sak 46/12 «Gjennomgang av møteprotokollar», vart saka kring bygging av høghus i Leirvik sentrum teken opp, jamfør gjeldande reguleringsplan for Stord kommune. Kontrollutvalet ville fylgja med i saka kring byggeplanar og byggesøknader i høv høghus i Leirvik sentrum, spesielt med tanke på vedteken reguleringsplan for gjeldande område. På grunnlag av aktivitet i saka, ber utvalet både rådmann og ordførar om å koma i møtet for å orientera om saka. På bakgrunn av dette er det gjort avtale med rådmannen og ordførar om at dei kjem i møtet for å orientere om desse sakene. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 / Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
12 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 3. des. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 50/12 50/12 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Stord vatn og avlaup KF Orientering av utvalsleiar i kommunestyret, etter orienteringa i KUV møtet den 8.10.12. 2 Sekretariatet Korrigering vedrørande vedtak i KST sak 83/12 Rapport etter selskapskontroll i Sunnhordland interkommunale miljøverk. 3 Deloitte AS Interimsrevisjon Stord kommune 2012 4 Sekretariatet Studietur til Brussel, vedlegg. 5 Sekretariatet Konferansar 2013, for kontrollutvalet. 6 Sekretariatet Første kontrollutvalsmøte 2013. 7 Sekretariatet Erstatta «gjennomgang av møteprotokollar» med utvalet sitt kvarter? Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
13 Fra: Elin Molven Til: "Liv Kari Eskeland" (liv.kari.eskeland@stord.kommune.no); Magnus Mjør (Magnus.Mjor@stord.kommune.no) Kopi: "johan.inge.saersten@sklbb.no" (johan.inge.saersten@sklbb.no) Emne: Vedrørande vedtak i KUV sak 42/12 - SIM rapport etter selskapskontroll. Stord kommune. Dato: 23. november 2012 09:58:08 Hei Vedrørande innstilling i KUV og vedtak i KST, sak «Sunnhordland interkommunale miljøverk (SIM) Rapport etter selskapskontroll» Viser til sak «Sunnhordland interkommunale miljøverk (SIM) Rapport etter selskapskontroll (behandla som sak 42/12 i kontrollutvalet den 8.10.12 og sak 83/12 i kommunestyret den 18.10.2012). I innstillinga frå kontrollutvalet i hovudpunkt 1., med underpunkt 1. vert det bedt om å «utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen.» Stord kommune har allereie utarbeidd eigarskapsmelding som vert revidert årleg, jamfør rapporten frå Deloitte AS, side 19, punkt 5.2.1. Såleis vil dette punktet i vedtaket falla bort. Underpunkt 3. (i hovudpunkt 1.) fell også bort, då Stord kommune har rutine på kva kriterium (for kva) som skal vektleggjast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap som kommunen har eigarskap i. Desse punkta var aktuelle for nokre andre av kommunane i Sunnhordland, men altså ikkje for Stord. Me beklagar såleis at nemnte punkt var med i innstillinga i Stord kommunen og ber rådmannen om å notera seg dette i høve det vidare arbeidet med saka. Med helsing Elin Molven Rådgjevar Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet Postboks 7900 5020 BERGEN elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Tlf. 55 37 80 81 / Fax 55 23 94 99 / Mob. 404 88 662
14
15
16
17
18 Møre og Romsdal Fylkeskommune, si nettsida. Lagt ut av kontrollsjef Hans Blø. Link til nettsida: https://mrfylke.no/politikk/tilsyn-og-kontroll/kontrollutvalet/moete/kontrollutvalets-studietur-til-brussel-sept.-2012 Kontrollutvalets studietur til Brussel sept. 2012 Medlemmene i kontrollutvalet gjennomførte i dagane 22. - 26. sept. 2012 ein studietur til Brussel, der hovudfokus var å få kjennskap til EUs oppbygging og verkemåte, og om måten den norske representasjonen mot EU arbeider. Studieturen var eit samarbeidprosjekt mellom kontrollutvala i Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland og Rogaland fylkeskommunar, og var tilrettelagt og gjennomført med god hjelp av dei tilsette ved Vest-Norges Brusselkontor. Deltakarar frå kontrollutvala m. fl. i dei fire Vestlandsfylka i Europaparlamentet. Studieturen omfatta orienteringar i den norske EU-delegasjonen, frå tilsette i delegasjonen, EFTA, KS og Vest- Norges Brusselkontor, og om korleis Tollvesenet og Statnett arbeider. Det var i tillegg lagt inn besøk og orienteringar i ESA (EFTAs overvakingsorgan), OLAF (EUs antikorrupsjonsbyrå), i Europaparlamentet og i EUs økonomiske og sosiale komite (EESC). Parlamentets besøkssenter, Parlamentarium, vart og vitja. Det vart gitt følgjande presentasjonar (dei fleste presentasjonane er lagt inn under vignetten "Dokument" til høgre): Fung. direktør John Tveit, Vest-Norges Brusselkontor: Vest-Norges Brusselkontors arbeid. Konsulent Matilda Brostrøm, Stavangerregionens Brusselkontor: Stavangerregionens Brusselkontor. Informasjonsrådgivar Camilla Langsholt, Den norske EU-delegasjonen: Den norske EU-delegasjonen og Norges forhold til EU, EUs institusjoner. Leiar Åse Erdal, KS Europakontor: KS i Brussel og EFTA-forumet Brussels. Informasjons- og kommunikasjonsrådgivar Tore Grønningsæter, EFTA: EØS og EFTA. Spesialrådgivar Finn Myrstad, Statnett: Statnetts arbeid i Brussel. Korleis påverke i EU? Rådgivar Roy Skårslette, Tollvesenet: Tollvesenet i Brussel. Tollsamarbeidet i EU. Informasjonssjef Trygve Mellvang-Berg, ESA: ESAs oppgåver og verkemåte. Regelverket for statsstøtte og offentlege anskaffelsar.
19 Regional- og kommunalråd Jan Edøy, Den norske EU-delegasjonen: EUs påverknad på norske regionar og fylker. Johan Wullt, OLAF: OLAFs oppgåver og verkemåte. Ved besøket i EUs økonomiske og sosiale komite fekk deltakarane møte komiteens president, svenske Staffan Nilsson, og drøfta med han aktuelle utfordringar i tilhøvet mellom Norge og EU. Ein rapport frå studieturen er lagt ut i menyen til høgre.
20 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 3. des. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 51/12 51/12 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Budsjettrapport for 2. tertial 2012 for SKE KF 2 Kommunestyret Budsjettrapport for 2. tertial 2012 for SVA KF Vatn og avløp 3 Kommunestyret Budsjettrapport for 2. tertial 2012 for SVA KF Veg, Trafikk og parkering 4 Kommunestyret Budsjettrevisjon 2. tertial 2012 5 Kommunestyret Innføring av fullelektronisk papirlause politiske møte i Stord kommune 6 Kommunestyret Ny regel i kommunelova 39 om innstillingsrett 7 Kommunestyret Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) rapport etter selskapskontroll 8 Formannskapet Årsbudsjett 2013, økonomiplan 2013 2016 9 Komité for næring, miljø og kultur Årsbudsjett 2013, økonomiplan 2013 2016 Stord Hamnestell 10 Deloitte AS Selskapskontroll Hordaland Fylkeskommune Sunnhordland Lufthavn AS Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 3. des. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 52/12 52/12 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE TIL STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst Larsen sendte over ei slik eigenvurdering dagsett 6.9.2012. Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Konklusjon: Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte AS sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Stord kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen hjå Deloitte AS. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert 6.9.2012. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
105
106
107
108 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 3. des. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 53/12 53/12 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn for saka: Kommunestyret i Stord kommune handsama forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 i møtet den 29.11.2012. Innkallinga til møtet i kontrollutvalet vert sendt ut 26.11.12. Såleis vert det ikkje mogleg å få kommunestyret sitt vedtak med i denne saksutgreiinga. Vedtak om i gang setjing av forvaltningsrevisjon må såleis vera med atterhald i høve kommunestyret sitt vedtak. Kontrollutvalet si innstilling i møte den 8.10.12: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I den vedtekne planen er det desse 9 prosjekta som er sett opp i prioritert gruppe: 1. Førebyggjande helsearbeid 2. Økonomistyring og budsjettering 3. Opplæring og PPT 4. Fysisk miljø ved skulane 5. Plan- og byggesaker 6. Heimetenester 7. Tenestar for funksjonshemma og personar med utviklingshemming 8. Psykisk helse og rusomsorg 9. Styring av/samhandling med kommunale føretak Drøfting: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den vedtekne planen (kommunestyret sitt vedtak pr. 29.11.2012) vurdera om kva prosjekt som nå skal gjennomførast. Ettersom planen nyleg er handsama i kommunestyret, finn sekretariatet det mest naturleg å prioritera det prosjektet som ligg øvst i prioriteringa, altså prosjekt nr. 1. Førebyggjande helsearbeid. Kontrollutvalet kan også vurdera om dei bør velja andre av dei prioriterte prosjekta, dersom aktualiteten skulle tilseie det. Dette med atterhald om at kommunestyret ikkje har endra på prioriteringa eller ikkje vedteke planen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
109 For å velja ut dei områda som det vil vera aktuelt å sjå nærare på i ein forvaltningsrevisjon innan dette tenesteområdet, vert det vist til utgreiinga som er gjort i Overordna analyse til plan for forvaltningsrevisjon : Frå denne analysen er det trekt ut nokre avsnitt som bakgrunn i denne saka: «Det går fram av undersøkinga at det er ei utfordring å sikre god nok samhandling mellom ulike einingar og, og å sikre gode nok førebyggande teneste» Det går fram av undersøkinga at kommunen har store problem med å få kvalifiserte søkjarar til helsesyster- og jordmorstillingar. Det kjem fram at bemanninga ved helsestasjonen er på eit minimum.» Utfordringa knytt til budsjett og vakante stillingar gjer at kommunen har utfordringar i å oppfylle krav i lovverket, knytt til mellom anna førebyggjande helse, heimebesøk til nyfødde, individuell plan til barn, legekontroll, LAR-tilbod, lågterskeltilbod og psykisk helse. Det har vore eit aukande tal brukarar og oppgåver opp gjennom åra, utan at bemanninga har auka.» Samhandlingsreforma set store krav til kommunane i samband med utvikling av tenestetilbod og samarbeid med helseføretaka...» Dersom kontrollutvalet vil drøfta nokon av dei andre prosjekta som kan vera aktuelle for forvaltningsrevisjon ut frå vedteken plan, vert det vist til utgreiing som er gjort for dei einskilde prosjekta i Overordna analyse. Konklusjon: Kontrollutvalet må i møtet drøfta val av prosjekt for forvaltningsrevisjon. Når det er føretatt val av prosjekt, må utvalet drøfta formulering av føremål med prosjektet, samt definera avgrensing og problemstillingar som det er ynskje om å sjå på i prosjektet. Oppstart av forvaltningsrevisjon må vera med atterhald i høve kommunestyret sitt endelege vedtak. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar 2
110 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 3. des. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 54/12 54/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan og lastast ned frå Stord kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komitè for oppvekst og utdanning Komitè for næring, miljø og kultur Komitè for rehabilitering, helse og omsorg Styret for Stord vatn og avlaup KF Styret for Stord kommunale eigedom KF Kontrollutvalsmedlem: Johan Inge Særsten Johan Inge Særsten Peggy Husevik Bærøy Kristin Ankervold Jens Arne Stautland Jens Arne Stautland Wilhelm Engelsen Wilhelm Engelsen Til dette møtet vil det vere aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunetyret: 18.10.12 Formannskapet: 06.11.12 Forvaltningsstyret: 27.09.12 og 01.11.12 Komité for oppvekst og utdanning: 25.09.12, 30.10.12 og 13.11.12 Komité for næring, miljø og kultur: 31.10.12 og 14.11.12 Komité for rehabilitering, helse og omsorg: 15.11.12 Styret for Stord vatn og avlaup KF 09.10.12 Styret for Stord kommunale eigedom KF 09.11.12 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 / Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.