MØTEINNKALLING Utvalg : KONTROLLUTVALGET Møtedato : 21.04.2008 17.00 Møtested : Rådhuset møterom Bergljot Sakliste: SAK 14/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 15/2008 REFERATSAKER SAK 16/2008 ÅRSREGNSKAP 2007 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE SAK 17/2008 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 SAK 18/2008 MELHUS KOMMUNES KJØP AV HOFSTAD LEIR SAK 19/2008 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon 73 86 61 50, mobil 92 45 03 68. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Berit Skillingsås Nygård leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor
SAK 14/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.04.2008 14/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.03.2008 godkjennes Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.03.2008
SAK 15/2008 REFERATSAKER Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.04.2008 15/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering Saksutredning Følgende referatsaker er lagt fram for utvalget: 1. Melding om politisk vedtak Rapport fra forvaltningsprosjekt om kommunens arbeid med etikk 2. Miljøetisk utfordring Kopi av artikkel i Trønderbladet 25. mars 2008 3. Styreverv ikke lenger en privatsak. Artikkel på www.ks.no 4. Kjennetegn ved kommuner som har gode elevresultater. Artikkel på www.ks.no 5. Forventningsgapet. Artikkel på www.ks.no
SAK 16/2008 ÅRSREGNSKAP 2007 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.04.2008 16/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Melhus kommunes årsregnskap for 2007 oversendes formannskapet. Vedlegg: Revisjonsberetning 2007 Forslag til uttalelse vedrørende Melhus kommunes årsregnskap for 2007 Årsberetning 2007 Årsregnskap 2007 - utsendt i egen sending SAKSUTREDNING I henhold til kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalget avgi uttalelse til årsregnskapet før dette vedtas av kommunestyret. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at den kan hensyntas i formannskapets innstilling til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge har gjennomført årsrevisjonen av regnskap 2007 for Melhus kommune. Revisjonsberetning er avlagt 10.04.2008
MELHUS KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Melhus KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MELHUS KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2007. Kontrollutvalget har i møte 21.04.2008, sak 16/2008 behandlet Melhus kommunes årsregnskap for 2007. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 10.04.2008, og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Melhus kommunes regnskap for 2007 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 14 578 475,- Regnskapet og årsberetning er avlagt i samsvar med lov og forskrifter, innen pålagte tidsfrister. Kontrollutvalget har ikke særskilte merknader til Melhus kommunes årsregnskap for 2007 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Melhus den 21.04.08 Berit Skillingsaas Nygård Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet
SAK 17/2008 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.04.2008 17/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget slutter seg til foreslått plan for forvaltningsrevisjon for 2008. Planforslaget oversendes kommunestyret, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2008. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta nærmere prioriteringer og eventuelle nødvendige omprioriteringer i forhold til planen i planperioden. Ved eventuell gjennomføring av prosjekter som ikke er tatt med i planen ønsker kommunestyret at det rapporteres om dette. Trykte vedlegg i saken: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon 2008 Utrykte vedlegg i saken: Sak KU-11/2008 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon 2008 BAKGRUNN Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt ansvaret med å utarbeide og legge frem for fylkestinget plan for forvaltningsrevisjon. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) I prosessen med utarbeiding av planen har det vært lagt vekt på å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele virksomheten. Det er lagt vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt hold og gjennom andre relevante kilder. Planen er tenkt å være et verktøy for kommunestyret, i deres overordnede tilsynsansvar overfor administrasjonen. Det er derfor en intensjon at de prosjektområdene som fremheves i planen oppfattes som nyttig for kommunestyret i den sammenheng. Planen har vært tema i kontaktmøte med ordfører og de politiske komitèene er invitert til å komme med innspill til planen.
Kontrollutvalget har drøftet planen i et tidligere møte, hvor det ble lagt fram en overordnet analyse. Analysen danner grunnlaget for vurderinger som er gjort i planprosessen. Under kontrollutvalgets behandlinger har det kommet opp flere forslag til aktuelle prosjektområder. De forslagene som ikke er brakt med inn i det planutkastet som foreligger her er vurdert som mindre hensiktsmessige å gå inn på i inneværende år. Sekretariatet anbefaler at områdene vurderes på nytt i forbindelse med plan for 2009. Følgende prosjektområder foreslås prioritert i planen for 2008: 1. Barnevern 2. Barnehagesektor 3. Byggesaksbehandling 4. Flyktningetjenesten Dette er sannsynligvis flere prosjektområder enn hva som er realistisk å se nærmere på i løpet av et år. Det er derfor greit foreta en prioritering av noen områder, som det er mest ønskelig å få gjennomført prosjekter innenfor. Innfallsvinkel til de ulike områdene vil bli spesifisert i forbindelse med kontrollutvalgets vedtak om oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt på det enkelte område. Etter kontrollutvalgets endelige behandling kan planen legges fram for kommunestyret i maimøtet. På bakgrunn av vedtak i kommunestyret kan prosjektbestillinger videreformidles til Revisjon Midt-Norge IKS. Kommunen har avtale med revisjonsselskapet om både forvaltningsrevisjon og andre revisjonsoppgaver. Sekretariatet bistår kontrollutvalget i bestilling og rapportering fra forvaltningsrevisjon. Rapportering om resultateter fra gjennomført revisjon skjer fortløpende til kontrollutvalget og kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i overordnet analyse, kontrollutvalgets tidligere behandling av forslag til plan samt informasjon fra relevante aktører er det utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2008. Prioriteringene er foretatt med henblikk på å identifisere prosjekter som kan bidra til økt måloppnåelse for fylkeskommunen. Prosjekter som pekes på som aktuelle anses å være relevant i så måte. Forslaget legges med dette fram for behandling i kontrollutvalget, for deretter å oversendes til fylkestinget for endelig vedtak.
SAK 18/2008 MELHUS KOMMUNES KJØP AV HOFSTAD LEIR Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.04.2008 18/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget tar innholdet i sak om kommunens kjøp av Hofstad leir til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar sak oversendt fra kontrollutvalget om prosessen med kjøp av Hofstad leir til etterretning. Utrykte vedlegg i saken: Erverv av Hofstad leir. Brev til kontrollutvalget, datert 06.02.2008, fra Johan Lund Furunes, gruppeleder Fremskrittspartiet, Sigmund Gråbak, gruppeleder Høyre og Jorid Jagtøien, gruppeleder Senterpartiet Samlet saksfremstilling Erverv av Hofstad leir, kommunestyret sak 31/07, 22.05.2007 Samlet saksfremstilling Kjøp av Gravråkmoen (Hofstad leir), kommunestyret sak 79/07, 23.10.07 SAKSUTREDNING I mars 2005 ble det fattet vedtak i formannskapet, som det Faste utvalg for plansaker, om å starte regulering av Gravråkmoen området der Hofstad leir ligger. Bakgrunnen var Forsvarets frigivelse av Gravråkmoen og politisk vedtak om å regulere området til næringsformål. Som konsekvens av at Forsvarets bruk av Hofstad leir opphørte var Forsvarsbygg v/skifte Eiendom i 2007 satt til å avhende den aktuelle eiendommen. Melhus kommune vurderte i den forbindelse området til å være aktuelt for næringsformål. Næringsplanens mål om å sørge for ledige og tilrettelagte næringsareal som næringslivet oppfatter som attraktive ble blant annet vist til ved utredning av saken. Formannnskapet og kommunestyret behandlet i mai 2007 sak om erhverv av Hofstad leir. Vedtaket i kommunestyret innebar at kommunen skulle akseptere pris etter takst, og gjøre nødvendige avklaringer for å få overta Hofstad leir ved hjelp av bestemmelsene om Utvidet offentlig avklaring (UOA). Kommunestyret 22.05.2007, sak 31/07
Innstilling til Kommunestyret: Melhus kommune vedtar å gi rådmannen fullmakt til å gjennomføre videre forhandlinger med Skifte Eiendom as og andre aktører med tanke på å erverve Hofstad leir ved å benytte seg av bestemmelsene i Utvidet offentlig avklaring (UOA) 1 Omforent forslag (enstemmig vedtatt) Melhus kommune aksepterer pris etter takst, og vedtar at ordfører/rådmann gjennomfører forhandlingene med Skifte Eiendom as og andre aktører for å erverve Hofstad leir (Gravråksmoen) snarest råd, ved å benytte seg av bestemmelsene i Utvidet offentlig avklaring(uoa). UOA innebærer at kommuner og fylkeskommuner gis rett til å kjøpe eiendommer som kan benyttes til frilufts- eller kulturformål (trinn 1) eller til næring (trinn 2) til takst, etter statlige etater, men før de legges ut i åpent marked. I den ovenfornevnte saken til formannskap og kommunestyre var det hverken i saksfremstillingen eller i vedtaket som ble fattet referert til en bestemt tallfestet takst. Det forelå imidlertid, i henhold til tilgjengelig skriftlige dokumenter, på det aktuelle tidspunktet bare èn takst, nemlig den som Skifte Eiendom hadde innhentet på kr 65 mill kroner, datert 21.02.2007 2. Takstdokumentene fulgte brev datert 12.06.2007 fra Forsvarsbygg til Melhus kommune, sammen med formelt varsel om avhending av Forsvarets eiendom Hofstad leir. Melhus kommune ved rådmannen innhentet i tillegg takst fra en annen aktør. Denne ble gjennomført på et senere tidspunkt og er datert 28.06.2007 3. Denne taksten var på 25 mill kroner for kjøp av Hofstad leir. Formelt varsel om avhending Ved formelt varsel om avhending, trinn 2, skal det redegjøres for en rekke forhold ved eiendommen som skal avhendes, deriblant den takst som er satt. Formelt varsel, trinn 2, ble sendt fra Forsvarsbygg til Melhus kommune 12.06.2007. Det ble her angitt taksten som ble innhentet i februar på 65 mill kroner. I sitt tilsvar til Skifte eiendom, 05.07.2007, ble det meldt om Melhus kommunes interesse for å erverve Hofstad leir, etter bestemmelsene om UOA. Kommunestyret 19.06.2007 Det ble i kommunestyremøte 19.06.2007 stilt spørsmål vedrørende Hofstad leir. I protokollen fra det aktuelle møtet er det ført opp at spørsmålet er besvart av ordfører/rådmann, med påfølgende diskusjon. Spørsmålet er ikke framsatt og besvart skriftlig, og det finnes dermed ikke skriftlige nedtegnelser som redegjør for innholdet i spørsmålet eller ordførerers svar. Merknad i protokoll: Jostein Myhr og Johan Lund Furunes stilte spørsmål til ordføreren vedr. Hofstad leir. Besvart av ordføreren/rådmannen. Diskusjon etterpå. 2 Foretatt av Midt-Norge Takst 3 Foretatt av Takst-Forum Trøndelag
Formannskapet 26.06.2007 Merknad i protokoll: Etter at sakene 94 96/07 var behandlet, orienterte rådmannen/ordføreren om videre forhandlinger med Skifte Eiendom vedr. Hofstad leir (Gravråksmoen). Mail, mottatt 26.06.07, fra Skifte Eiendom utdelt på møtet. Orienteringen tatt til etterretning. I mailen det her blir referert til henvises det til møtet som hadde funnet sted 20.06.2007. Videre i mailen bekrefter Skifte Eiendom at Melhus kommune kan starte arbeidet med å regulere/tilpasse eiendommen for nybygg til Delprodukter AS. Brev fra Melhus kommune til Skifte Eiendom region nord, datert 02.08.2007 Det vises til brev av 12.06.2007 og møte 20.06.2007. Videre vises det til kommunstyrets vedtak 22.05.07. Kommunens stadfester vedtaket, og bekrefter ønsket om å overta Hofstad leir. Videre pekes det på de to ulike takstene som foreligger. På bakgrunn av så vidt stor forskjell i de to takstene krever Melhus kommune at det opprettes en takstnemnd. Formannskap 04.09.2007 Merknad i protokoll: Arnfinn Amundal stilte spørsmål vedr. kjøp av Gravråksmoen, besvart av rådmannen. Spørsmålet er ikke framsatt og besvart skriftlig, og det framgår dermed ikke av protokollen hva som var innhold i spørsmål eller svar. Kommunestyret 23.10.2007, sak 79/07: I saken som ble framlagt redegjøres det for at forhandlingene med Skifte Eiendom har dreid seg om kjøpekontrakt og avtale om opprettelse av takstnemnd. Det vises til de to ulike takstene som er utarbeidet, og at man derfor oppretter en klageinstans som kan avgjøre uenigheten. Det vises her til at kommunestyrets vedtak er utformet slik at man skal kjøpe til takst, og da differansen mellom takstene avvek så mye har man gått til det skrittet å be om at det opprettes en takstnemnd som kan fastsette den riktige takst og salgssum (saksutredning sak 79/07, 23.10.2007) Vedtak (enstemmig) 1. Kommunestyret godkjenner fremlagte kjøpekontrakt for overtagelse av Gravråkmoen i Melhus kommune. 2. Kommunestyret godkjenner avtale mellom Skifte Eiendom og Melhus kommune om bruk av takstnemdsordningen. 3. Kommunestyret vedtar å betale et forskudd på kr 17 mill. kr for overtagelse av Gravråkmoen i Melhus kommune. Beløpet forskutteres gjennom bruk av disposisjonsfondet.
Oppfølging av politiske vedtak Som nevnt vedtok kommunestyret i mai 2007 å akseptere pris etter takst og ved hjelp av UOA inngå avtale om erverv av Hofstad leir. Sett i lys av at det på det tidspunktet forelå kun en takst må det antas at det er denne vedtaket refererer til. Dette understøttes av at det i innstillingen til kommunestyret i den aktuelle saken var tatt til orde for at rådmannen skulle gis fullmakt til å gjennomføre videre forhandlinger, mens det i vedtaket ble fastslått at kommunestyret gikk inn for å akseptere pris etter takst. Som nevnt er det imidlertid verken ikke i saksutredning eller vedtak nevnt noe om hvilket beløp det refereres til. I juni samme år innhentet Melhus kommune en egen takst, som viste seg å være langt lavere enn Skifte Eiendom sin takst. På bakgrunn av differansen mellom de to ulike takstene ble det i kommunikasjon med Skifte Eiendom, jfr. brev av 02.08.2007, bedt om opprettelse av takstnemnd. I perioden fra kommunestyrets vedtak 22.05.2007 til kommunestyret 23.10.2007 på nytt fikk saken til behandling ble det et par ganger gitt orientering angående Hofstad leir i formannskapet, uten at forhold ble behandlet som politisk sak. Uavhengig av drøftinger og orienteringer som ble gitt i perioden mai til oktober 2007 hadde ikke kommunestyret den aktuelle saken til ny behandling. Det ble stilt spørsmål angående saken i kommunestyret 19.06. Spørsmål og svar framgår ikke av protokollen. Sett i lys av dette var det vedtaket som ble fattet i sak 31/07 den 22.05 som hele tiden sto fast. Dersom politiske vedtak skal endres eller opphøre må det skje i samme organ som fattet vedtaket eller organet over. I dette tilfellet ville kun kommunestyret være riktig organ for å omgjøre allerede fattet vedtak. Kommunestyret hadde saken til ny behandling i 23.10.2007. Det ble da fattet enstemmig vedtak om å godkjenne kjøpekontrakt og avtale om bruk av takstnemndordning. Takstfastsettelsen fra nemnda kom i slutten av desember, og var på kr. 80 mill. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering På bakgrunn av kommunens håndtering av kjøp av Hofstad leir er det gjennom media og på andre hold reist spørsmål om kommunestyrets vedtak i sak 31/07 ga anledning til å be om opprettelse av takstnemd. Et noe uklart vedtak, hvor det ikke angis hvilken takst som aksepteres bidrar til at de i etterkant kan være vanskelig å vurdere om vedtaket ble fulgt eller ikke. Forutsatt at det var taksten fra Skifte Eiendom som ble referert til kan det stilles spørsmål ved oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 31/07, mai 2007. Det vises i flere sammenhenger til at saken er tatt opp muntlig i både kommunestyre og formannskap. Dilemmaet blir imidlertid at dette er muntlig, og ikke kan tilbakeføres til protokoller eller andre skriftlige dokumenter. I henhold til reglement for Melhus kommunestyre er det anledning til å komme med forespørsler som stilles og besvares muntlig i møtet (jfr pkt 19.1). Reglementet peker videre på at forespørsler av prinsipiell art blir behandlet som interpellasjoner (jfr pkt 19.2), som framsettes og besvares skriftlig, tas inn i sakslista og hvor ordførerens svar sendes ut sammen med protokoll fra møtet. I denne aktuelle saken kan det i ettertid se ut til at spørsmål som ble tatt opp muntlig med fordel kunne vært framsatt som interpellasjoner, eller vært fremmet forslag i tilknytning til.
Med bakgrunn i spørsmålene som er stilt og kritikken som ettertid sies å ha vært underveis i denne prosessen hadde muligens kommunestyret vært tjent med å ta opp saken på nytt, etter behandlingen i mai 2007. Ved sin behandling av saken i oktober 2007 ga kommunestyret sin godkjenning til bruk av takstnemndordningen. Konklusjon På bakgrunn av den innkomne henvendelsen til kontrollutvalget har sekretariatet gjennom denne saksutredningen forsøkt å belyse den aktuelle prosessen i forbindelse med kommunens kjøp av Hofstad leir. Uheldige forhold som angår saksbehandlingen er pekt på, og bør for ettertiden søkes unngått. Det bør etterstrebes at både saksutredninger og vedtak i politiske organer er tydelige og informative, slik at det ikke oppstår situasjoner hvor det kan skapes tvil om hva som faktisk ble vedtatt i den enkelte sak. I tilfeller der spørsmål tas opp eller orienteringer gis bør det sikres at nødvendig informasjon om det aktuelle forholdet framgår av protokollene. Der forhold av prinsipiell karakter tas opp i kommunestyret kan det være hensiktsmessig at disse framsettes som interpellasjoner. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta innholdet i saken til orientering. Med bakgrunn i de forholdene som er beskrevet i saken anbefales den oversendt til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar sak oversendt fra kontrollutvalget om prosessen med kjøp av Hofstad leir til etterretning.
SAK 19/2008 EVENTUELT Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.04.2008 19/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Ingen innstilling i saken