kl i møterom på Bømlo sjukeheim. NB! Merk tid og stad

1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 17.04.2012 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 24.04.2012 kl. 10.00 i møterom på Bømlo sjukeheim NB! Merk tid og stad Møteplan: Kl. 10.00 12.00 Kl. 12.00 12.30 Kl. 12.30 13.00 Ca. kl. 13.00 14.00 Ca. kl. 14.00 15.30 Kontrollutvalsmøte Lunsj Kontrollutvalsmøte Kurs i korleis laga gode bestillingar innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ved Stein Ove Songstad frå Deloitte AS Risikoprosess 2 med kontrollutvalet leia av Deloitte Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven, tlf. 55 37 80 81/404 88 662 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sonja Hellen Sele (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 18/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 19/12 Godkjenning av protokoll frå møte 21.3.12 Vedlegg 20/12 Årsrekneskap og årsmelding 2011 for Bømlo Kulturhus KF Uttale frå kontrollutvalet 21/12 Årsrekneskap og årsmelding 2011 for Bømlo kommune Uttale frå kontrollutvalet 22/12 Orienteringssaker 23/12 Meldingar Vedlegg 24/12 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside 25/12 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 Vert delt ut i møtet og gjennomgått. - 2016 26/12 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2012 - Vert delt ut i møtet og gjennomgått. 2016 Ymse 2

3 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 21.03.12 Kl.: 10.00 15.00 Stad: Møterom på Bømlo sjukeheim Saknr.: 11/12 17/12 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele ( H ) DESSE MØTTE Georg Lønning (H) Kåre Habbestad (SP) Svanhild Vespestad (Ap) Terje Olav Nesse (V) FORFALL John-Kåre Torkelsen (Krf). Vara kunne ikkje møta. DESSUTAN MØTTE Seniorkonsulent Gunnar Husabø og forvaltningsrevisor Aslak Svindland frå Deloitte AS var med i heile møtet. Partnar Else Holst Larsen var med fram til prosessmøtet. Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein og Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 11/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/12 Godkjenning av protokoll frå møte 14.02.12 13/12 Kontrollrapport 2011 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Bømlo kommune 14/12 Informasjon om kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimseide Forslag til tekst 15/12 Orienteringssaker 16/12 Meldingar 17/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse

11/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 4 12/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 14.02.12 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 14.02.12. VEDTAK Protokollen frå møte 14.02.12 vart samrøystes godkjend. 13/12 KONTROLLRAPPORT 2011 VEDKOMMANDE SKATTEOPPKREVAR- FUNKSJONEN I BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Bømlo kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. 2. Bømlo kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Bømlo kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. 2. Bømlo kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 14/12 INFORMASJON OM KONTROLLUTVALET PÅ BØMLO KOMMUNE SI HEIMESIDA FORSLAG TIL TEKST FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner tekst om kontrollutvalet som skal leggjast ut på heimesida til Bømlo kommune, med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalet ber om at Bømlo kommune legg ut den godkjende teksten på heimesida. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner tekst om kontrollutvalet som skal leggjast ut på heimesida til Bømlo kommune, med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalet ber om at Bømlo kommune legg ut den godkjende teksten på heimesida.

15/12 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: HANDSAMING I MØTET Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status selskapskontroll SIM Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status i høve selskapskontroll av SIM og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet Prosjektet går etter oppsett plan og det vil verta gitt meir informasjon i saka frå Deloitte i kontrollutvalet sitt møte 24.04.12 2 Sekretariatet Oppdrag Deloitte utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Else Holst Larsen frå Deloitte AS informerte om at dei ikkje gjer noko arbeid av vesentleg grad for kommunen, utanom oppdrag som er bestilt frå kontrollutvalet Orientering nr. 1: Status selskapskontroll SIM Kontrollutvalet tar til orientering at prosjektet går etter oppsett plan og at det vil verta gitt meir informasjon i saka frå Deloitte i kontrollutvalet sitt møte 24.04.12. Orientering nr. 2: Oppdrag Deloitte utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til orientering at Deloitte AS ikkje gjer noko arbeid av vesentleg grad for kommunen, utanom oppdrag som er bestilt frå kontrollutvalet 5 16/12 MELDINGAR FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 10 Sekretariatet E-post 25.2.12 til rådmannen om oppfølging av forvaltningsrevisjon av barnevernet 11 Sekretariatet E-post 25.2.12 til rådmannen om oppfølging av forvaltningsrevisjon regeletterleving i grunnskulen 12 Sekretariatet E-post 25.2.12 til rådmannen om oppfølging av selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget 13 Sekretariatet E-post 25.2.12 til rådmannen om oppfølging av forvaltningsrevisjon Psykisk helse 14 Rådmannen Notat om: Forvaltningsrevisjon i Psykisk helse Bømlo kommune Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltak som er sett i verk innan forvaltningsrevisjon av psykisk helse og seier seg ferdig med saka 14 Rådmannen Notat om: Forvaltningsrevisjon av barnevernet Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltak som er sett i verk for forvaltningsrevisjon innan barnevern og seier seg ferdig med saka Utvalet ber likevel om at Deloitte spesielt tek omsyn til barnevernet i samband med det pågåande analysearbeidet som skal leggjast til grunn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon.

6 14 Rådmannen Regeletterleving i grunnskulen i Bømlo Kva tiltak har administrasjonen sett i verk Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltak som er sett i verk innan forvaltningsrevisjon regeletterleving i grunnskulen og seier seg ferdig med saka Utvalet ber likevel om at Deloitte har fokus på feltet regeletterleving i grunnskulen i samband med det pågåande analysearbeidet som skal leggjast til grunn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. 14 Rådmannen Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS Kontrollutvalet er ikkje nøgd med status på iverksetting av tiltak når det gjeld selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS og vil følgje saka opp vidare Kontrollutvalet ber på bakgrunn av dette om at rådmannen kjem i møte i kontrollutvalet 4.9.12 for å orientere om ny status i saka. Vedtak i saka var samrøystes. VEDTAK Melding nr. 14: Om oppfølging av forvaltningsrevisjon psykisk helse Forvaltningsrevisjon i Psykisk helse Bømlo kommune Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltak som er sett i verk innan forvaltningsrevisjon av psykisk helse og seier seg ferdig med saka Melding nr. 14: Om oppfølging av forvaltningsrevisjon av barnevernet Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltak som er sett i verk for forvaltningsrevisjon innan barnevern og seier seg ferdig med saka Utvalet ber likevel om at Deloitte spesielt tek omsyn til barnevernet i samband med det pågåande analysearbeidet som skal leggjast til grunn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Melding nr. 14: Om oppfølging av forvaltningsrevisjon regeletterleving i grunnskulen Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltak som er sett i verk innan forvaltningsrevisjon regeletterleving i grunnskulen og seier seg ferdig med saka Utvalet ber likevel om at Deloitte har fokus på feltet regeletterleving i grunnskulen i samband med det pågåande analysearbeidet som skal leggjast til grunn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Melding nr. 14: Om oppfølging av selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget Kontrollutvalet er ikkje nøgd med status på iverksetting av tiltak når det gjeld selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS og vil følgje saka opp vidare Kontrollutvalet ber på bakgrunn av dette om at rådmannen kjem i møte i kontrollutvalet 4.9.12 for å orientere om ny status i saka. Meldingane vart elles tekne til orientering. 17/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Etter sams drøfting vart det gjort slikt samrøystes vedtak.

VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 7 YMSE Orientering frå Helse og omsorg: Kommunalsjef for Helse og omsorg Kjell M. Mellesdal, prosjektleiar folkehelse Anne-Beth Njærheim og leiar ved Bømlo sjukeheim Per Torsvik presentere verksemda si inkl. korleis dei ser for seg framtida og kva utfordringar dei ser og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Frank Schmidt (V), leiar Utval for Helse og omsorg, deltok også ved presentasjonen av Heles og omsorg. Orientering om oppvekst, kultur og idrett: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i møte i kontrollutvalet 16.5.12 for å presentere verksemda innan oppvekst, kultur og idrett inkl. korleis han ser for seg framtida og kva utfordringar han ser. Frå kontrollutvalet si side er det ønskjeleg at kommunalsjef for skule, Geir Aga, rektor ved Bremnes Ungdomsskule, Geir Ove Sele og barnehagekoordinator Lind Hellen er til stades. Leiar for Utval for oppvekst, kultur og idrett, Geir Ove Sæle (V) vert også invitert til å delta Opplæring i bruk av ipad: Neste møte i kontrollutvalet skal haldast 24.4.12. Det er ønskjeleg at IT- avdelinga er til stades i starten av dette møtet for å bistå utvalsmedlemmene i korleis dei skal bruke ipad. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Prosessmøte 1: På slutten av møtet leia Gunnar Husabø og Aslak Svindland frå Deloitte eit prosessmøte på ca. 2 timer, i samband med arbeidet med utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Sonja Hellen Sele Leiar Roald Breistein Sekretær 5

8 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 20/12 20/12 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2011 FOR BØMLO KULTURHUS KF UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet er etter Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak ikkje pliktig til å gje uttale til denne rekneskapen slik som for kommuneregnskapen, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning. I kommunane som sekretariatet dekkar, er det lagt opp til at desse rekneskapa også vert handsama i kontrollutvalet, på lik linje med kommunerekneskapen. Det er heller ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som saksopplysning til saka. Det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og regnskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Øvrig saksgang kan kommunen velja sjølv, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Formannskapet innstiller overfor kommunestyret, vedr. rekneskapen. Nokre kommunar praktiserer og at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret vedr. årsmeldinga. Årsrekneskapen for Bømlo kulturkus KF er å betrakte som ein del av årsrekneskapen for Bømlo kommune. Rekneskapen bør difor handsamast før kommunerekneskapen vert handsama, men gjerne i same møte. Drøfting: Deloitte har gjennom revisjonsmeldinga dagsett 16.4.2012 gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Bømlo kulturhus KF. Sekretariatet har merka seg at det i revisjonsmeldinga er medteke at det for rekneskapsåret syner eit netto driftsresultat på kr. 116 037 og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. I fråsegna om særrekneskapen uttaler Deloitte at: særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Bømlo kulturhus KF per 31. desember 2011, og av resultater, endringer i egenkapitalen og kontantstrømmer for rekneskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med rekneskapslovens regler, tilleggsbestemmelser i kommuneloven, forskrift om særbudsjettet, særregneskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak og god rekneskapsskikk i Norge. de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert særbudsjett Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

9 opplysningene i årsberetningen om særregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet uttala seg om følgjande forhold: Evnt. for seint avlagt rekneskap og eller årsmelding. Presentasjonen av reknskapen og årsmeldinga. Manglande avstemmingar av lønsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på evnt. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter vs. inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i årsmeldinga (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringar mellom opphavlig budsjett og justert budsjett) Det vert tilrådd at kontrollutvalet no innarbeidar følgjande i uttalen sin: netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga. Av rekneskapen for 2011 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr. 6 528 105,- og netto driftsresultat på kr. 116 037,-. Det gjev eit driftsresultat på 1,78 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 28.3.12 til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kulturhus KF har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2006 (- 2,77%), 2007 (- 20,3 %), 2008 ( -2,04 %), 2009 (+ 5,49 %), 2010 (+1,09 %) og 2011 (+1,78 %), sjå grafen under. Vi ser av dette at Bømlo kulturhus KF ligg under resultatet i heile kommunesektoren og godt under tilrådinga til TBU. Bømlo kulturhus KF, Netto resultatgrad 10,00 % Årstall 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Prosent 5,00 % 0,00 % -5,00 % -10,00 % 5,80 % -2,77 % 2,30 % 0,00 % -2,04 % 5,49 % 2,70 % 2,10 % 1,09 1,78 2,00 % -15,00 % -20,00 % -20,33 % -25,00 % Bømlo Kulturhus Heile landet 2

Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tola svingingar i økonomien. Styret skriv m.a. dette i si årsmelding: Det 6. året kan seiast å ha vore det store kinoåret for Bømlo kulturhus. Med nytt digitalt utstyr har ein hatt moglegheit til å tilby store filmpremierar gjennom heile året, noko som har vist att på besøkstalet. Dei lokale aktørane har som vanleg fylt salane i 2011 og vist oss mange lokale talent. Det er og gledeleg å sjå eit teaterinteressert Bømlo publikum har brakt to av Riksteateret sine framsyningar opp på kulturtoppen. Ved sida av billettarrangementa har det vore ein høg aktivitet med skuleframsyningar, kurs og konferansar, kunstutstillingar og foajéarrangement. Konklusjon: Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2011. 10 Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Send ut separat: Vedlegg: Årsrekneskap og årsmelding 2011 er send ut direkte frå Bømlo kulturhus Forslag til uttale frå kontrollutvalet Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett 16.04.2012 3

11 Bømllo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Bømlo kommune v/ kommunestyret Kontrollutvalet har i møte 24.04.2012, handsama Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2011. Grunnlaget for handsaminga har vore det avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert 16.04.2012 og styret si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor, dagleg leiar for Bømlo Kulturhus KF og rådmann i Bømlo kommune tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2011 har kontrollutvalet merka seg sum driftsinntekter på kr. 6 528 105,- og netto driftsresultat på kr. 116 037,-. Det gjev eit driftsresultat på 1,78 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 28.3.12 til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kulturhus KF har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2006 (- 2,77%), 2007 (- 20,3 %), 2008 (-2,04 %), 2009 (+5,49 %), 2010 (+1,09 %) og 2011 (+1,78%). Vi ser av dette at Bømlo kulturhus KF ligg under resultatet i heile kommunesektoren og godt under tilrådinga til TBU. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tola svingingar i økonomien. Styret skriv m.a. dette i si årsmelding: Det 6. året kan seiast å ha vore det store kinoåret for Bømlo kulturhus. Med nytt digitalt utstyr har ein hatt moglegheit til å tilby store filmpremierar gjennom heile året, noko som har vist att på besøkstalet. Dei lokale aktørane har som vanleg fylt salane i 2011 og vist oss mange lokale talent. Det er og gledeleg å sjå eit teaterinteressert Bømlo publikum har brakt to av Riksteateret sine framsyningar opp på kulturtoppen. Ved sida av billettarrangementa har det vore ein høg aktivitet med skuleframsyningar, kurs og konferansar, kunstutstillingar og foajéarrangement. Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga av 16.04.2012, har kontrollutvalet ikkje merknader til Bømlo Kulturhus KF sin årsrekneskap for 2011. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

12 Bremnes 24.04.2012 Sonja Hellen Sele Kontrollutvalsleiar Elin Molven Utvalssekretær Kopi: Bømlo kommune, formannskapet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

13

14

15 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2011 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 21/12 21/12 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR BØMLO KOMMUNE 2011 - UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret.administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@.fk.no

inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte har avlagt revisjonsmelding dagsett 16.04.12, saman med revisjonsrapport for 2011, datert 16.04.12. I revisjonsmeldinga gjev revisor sin uttale om årsrekneskapen for Bømlo kommune for 2011. Revisjonsmeldinga viser at driftsrekneskapen viser kr 514 636 577 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. I fråsegna om årsrekneskapen uttaler Deloitte at: årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Bømlo kommune per 31. desember 2011 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg dei disposisjonar som ligger til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter leiinga har oppfylt plikta si til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Den mottekne revisjonsrapport nr. 11 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve ein del tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Tilrådingane gjeld m.a. dei områda som går fram av desse punkta i rapporten: Det er forbetringspotensiale knytte til at kommunen legger fram underliggjande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Det er viktig at kommunen er særleg merksam på dei krav som bokføringslova stiller til dokumentasjonen. Alle betydelege balansepostar skal vere tilfredsstillande dokumentert. Sekretariatet rår til at Bømlo kommune prioriterar å setja fokus på desse forbetringsområda. 16 Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Manglar ved den interne kontrollen. Presentasjonen av rekneskapen og årsmeldinga Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realisme i budsjett (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga tilrådingar i revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte evt. for seint avlagt rekneskap og eller årsmelding. innhald i årsmeldinga 2

17 Av rekneskapen for 2011 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 0,-, medan netto driftsresultat er positivt med kr. 12 557 000,-, dvs netto resultatgrad på 1,86 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 28.3.12 til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Bømlo kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 (+1,16 %) 2005 (-1,35 %), 2006 (+2,94 %), 2007 (+0,57 %), 2008 (-1,63 %), 2009 (+1,39 %) og 2010 (+0,80 %) og 2011 (1,86 %). Sjå graf nedanfor. Som vi ser av grafen har Bømlo kommune i år eit dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet, men betre resultat enn for 2010. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Bømlo kommune, Netto resultatgrad Årstall 7,00 % 6,00 % 5,00 % 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 5,80 % Prosent 4,00 % 3,00 % 2,00 % 1,00 % 0,00 % 2,20 % 1,16 % 3,60 % 2,94 % 2,30 % 0,57 % 0,00 % 2,70 % 1,39 % 2,10 % 2,00 1,86 % 0,80 % -1,00 % -2,00 % -1,35 % Bømlo kommune -1,63 % Heile landet Rådmannen skriv også m.a. slik i si årsmelding: Resultatet for 2011 er eit greitt resultat. I forhold til å kunne utvikle eit økonomisk handlingsrom, samt å innfri statlege normtall, er resultatet ikkje godt. Bømlo kommune nådde eit netto driftsresultat på 12.5 millionar kroner, (1,8 % i forhold til netto budsjett) mot eit budsjettert netto driftsresultat i revidert budsjett på 7,9 millionar kroner. Statleg måltall for netto driftsresultat i forhold til netto budsjett, er på 3 %. Det tilsvarar om lag 21 millionar kroner. Skatteinntektene til kommunen vart noko betre enn budsjettert prognose. Drifta av Bømlo kommune har eit meirforbruk på knappe 4 millionar kroner. Det største negative avviket i forhold til budsjett finn me i område for helse og omsorg. Det har vore ein årviss trend, og er ikkje ein god situasjon. Bømlo kommune sitt økonomiske handlingsrom vart ikkje betra gjennom 2011, og kommunen sin likviditet utvikla seg negativt. Dette skapar grunn til bekymring, og me må finne løysing på det. Det handlar kort og godt om kommunen sin evne til å klara sine økonomiske forpliktingar. Me har gjennom 2011 hatt sterk fokus på arbeidet med inkluderande arbeidsliv. Samla sjukefråvær i 2011 var på 6,45 % mot eit fråvær på 7,03 % i 2010. Det er ei fin utvikling. Målsettinga er 5,4 %, slik at me har eit godt stykke att. 3

18 Rådmannen opplever det slik at me har eit godt arbeidsmiljø og kommunen sine tilsette trivest i arbeidet sitt. Det er eit godt utgangspunkt for framleis å ha sterk fokus på arbeidet vårt med inkluderande arbeidsliv og slik auka motivasjonen til å gjera ting både betre og kanskje på andre måtar. Rådmannen er likevel ottefull for at kommunen sin vanskelege økonomiske situasjon lett kan påverke denne motivasjonen negativt. Utfordringa vert å finne balansegangen i samspelet mellom ein vanskeleg økonomisk situasjon og motivasjonen / evna til å finna dei tiltak som likevel set oss i stand til å yte gode kommunale tenester. Rådmannen er takksam for at me har flinke og gode medarbeidarar, som kvar dag gjer sitt beste for å produsere gode tenester til det beste for kommunen sine innbyggjarar. Så må me akseptere at me til tider ikkje lukkast like godt med alt. Rådmannen vil takke alle tilsette for godt utført arbeid i 2011. Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap og årsmelding frå administrasjonen og revisjonsmeldinga frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga og eventuelle revisjonsrapportar og nummererte brev. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor det påpeika områda, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon: Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at Bømlo kommune prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2011. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar 4

Vedlegg: 19 Forslag til uttale frå kontrollutvalet Revisjonsmelding frå Deloitte dagsett 16.04.12 Revisjonsrapport nr. 11 frå Deloitte Årsrekneskap og årsmelding 2011 for Bømlo kommune er send ut separat 5

20 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Bømlo kommune v/kommunestyret Kontrollutvalet har i møte 24.04.2012, handsama Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2011. Grunnlaget for handsaminga har vore det avlagte årsrekneskap, revisjonsmelding datert 16.04.12, revisjonsrapport nr. 11, datert 16.04.12, og rådmannen si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2011 har kontrollutvalet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr 12 557 000,-. Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 1,86 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 28.03.12 til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Vi ser at Bømlo kommune har eit dårlegare resultat både i høve tilrådinga frå TBU og i høve landsgjennomsnittet, men betre resultat enn for 2010. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skriv også m.a. slik i si årsmelding: Resultatet for 2011 er eit greitt resultat. I forhold til å kunne utvikle eit økonomisk handlingsrom, samt å innfri statlege normtall, er resultatet ikkje godt. Bømlo kommune nådde eit netto driftsresultat på 12.5 millionar kroner, (1,8 % i forhold til netto budsjett) mot eit budsjettert netto driftsresultat i revidert budsjett på 7,9 millionar kroner. Statleg måltall for netto driftsresultat i forhold til netto budsjett, er på 3 %. Det tilsvarar om lag 21 millionar kroner. Skatteinntektene til kommunen vart noko betre enn budsjettert prognose. Drifta av Bømlo kommune har eit meirforbruk på knappe 4 millionar kroner. Det største negative avviket i forhold til budsjett finn me i område for helse og omsorg. Det har vore ein årviss trend, og er ikkje ein god situasjon. Bømlo kommune sitt økonomiske handlingsrom vart ikkje betra gjennom 2011, og kommunen sin likviditet utvikla seg negativt. Dette skapar grunn til bekymring, og me må finne løysing på det. Det handlar kort og godt om kommunen sin evne til å klara sine økonomiske forpliktingar. Me har gjennom 2011 hatt sterk fokus på arbeidet med inkluderande arbeidsliv. Samla sjukefråvær i 2011 var på 6,45 % mot eit fråvær på 7,03 % i 2010. Det er ei fin utvikling. Målsettinga er 5,4 %, slik at me har eit godt stykke att. Rådmannen opplever det slik at me har eit godt arbeidsmiljø og kommunen sine tilsette trivest i arbeidet sitt. Det er eit godt utgangspunkt for framleis å ha sterk fokus på arbeidet vårt med inkluderande arbeidsliv og slik auka motivasjonen til å gjera ting både betre og kanskje på andre måtar. Rådmannen er likevel ottefull for at kommunen sin vanskelege økonomiske situasjon lett kan påverke denne motivasjonen negativt. Utfordringa vert å finne balansegangen i samspelet mellom ein vanskeleg Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

21 økonomisk situasjon og motivasjonen / evna til å finna dei tiltak som likevel set oss i stand til å yte gode kommunale tenester. Rådmannen er takksam for at me har flinke og gode medarbeidarar, som kvar dag gjer sitt beste for å produsere gode tenester til det beste for kommunen sine innbyggjarar. Så må me akseptere at me til tider ikkje lukkast like godt med alt. Rådmannen vil takke alle tilsette for godt utført arbeid i 2011. Kontrollutvalet har og merka seg revisor sine tilråding i Revisjonsrapport nr. 11. at kommune har eit forbetringspotensiale knytte til at kommunen legger fram underliggjande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Samstundes at det er viktig at kommunen er særleg merksam på dei krav som bokføringslova stiller til dokumentasjonen. Og at alle betydelege balansepostar skal vere tilfredsstillande dokumentert. Ut over punkta nemnde over, og det som framgår av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka, har kontrollutvalet ikkje merknader til Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2011. Kontrollutvalet meiner at rekneskap og årsmelding for kommunen er lagt fram på ein god måte. Bømlo 24.4.2012 Sonja Hellen Sele Kontrollutvalsleiar Elin Molven Sekretær for kontrollutvalet Kopi til: Bømlo kommune, formannskapet 2

22

23

24

25

26 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 22/12 22/12 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Status Selskapskontroll 2 Sekretariatet Notat til kontrollutvalet Rutinar verdrørande melding av forfall til møta Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

27 Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet NOTAT TIL KONTROLLUTVALET Sekretariatet vil minna alle i kontrollutvalet om at det er viktig å melda ifrå når ein er forhindra i å koma til møte. Det er og viktig at slike meldingar vert gjeve på rett måte. I dette notatet vert der skissert nokre køyrereglar for korleis ein skal melda avbod. 1. Første regel er Å MELDA FRÅ. Gjer dette i så god tid som råd er før møtet. Det er vanskeleg for sekretariatet å få kontakt med vararepresentant ved kort varsel, og for vararepresentanten å møta på kort varsel. Når ein må melda avbod: 2. Meld ikkje avbod til kommuneadministrasjonen. Det er sekretariatet si oppgåve å kalla inn vararepresentantar og sjå til at kontrollutvalet er vedtaksføre når møtet startar. 3. Du skal ikkje sjølv gje melding til din vararepresentant, dette er sekretariatet si oppgåve. 4. Ring til oss. På framsida av innkallinga til møta i kontrollutvalet står det oppført mobilnummer til Elin Molven som er sekretær for utvalet og til kontrollsjef Hogne Haktorson. Om du ikkje får svar frå utvalssekretæren ta kontakt med kontrollsjef. Mobilnr. er: Elin Molven: 404 88 662 Hogne Haktorson: 911 05 982 Ved å følgja desse køyrereglane vil avvikling av møta i kontrollutvalet verta enklare i dei høve at nokon må melda avbod til møtet. Bergen 30.03.2012 Hogne Haktorson kontrollsjef

28 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 23/12 23/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 15 Kommunestyret KS sak PS 17/12 Forvaltningsrevisjon Vurdering av internkontrollsystemet i Bømlo kommune Revisjonsrapport 16 Kommunestyret KS sak PS 18/12 Selskapskontroll Bømlo Kommunale Eigedomsselskap AS. Revisjonsrapport 17 Kommunestyret KS sak PS 23/12 Lokalt rus- og kriminalitetsforebyggjande samarbeid etter SLT modellen 2012 18 Kommunestyret KS sak PS 24/12 Høyring av forskrift om oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorar (folkehelseforskriften) 19 Utval for Helse og omsorg UHO sak PS 12/12 Kompetanse- og rekrutteringsplan for Helse- og Omsorg i Bømlo kommune 20 SIM Innkalling til representantskapsmøte den 27.4.2012 FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: 5 meldingar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 24/12 24/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Bakgrunn for saka: I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møteprotokollar frå andre politiske utval i Bømlo kommune. Møteprotokollane kan lastas ned frå heimesida til kommunen. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse i protokollane. I møte i kontrollutvalet 28.11.11 blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Terje Olav Nesse Kåre Habbestad Svanhild Vespestad John Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 12.03.12 Formannskapet 27.03.12 Utval for oppvekst, kultur og idrett 27.03.12 Utval for helse og omsorg 29.03.12 Utval for areal og samferdsel 28.03.12 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

68 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 25/12 25/12 ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2012 2016 Bakgrunn: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2016 å gjenomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Prosess: I kontrollutvalet sitt første møte denne valperioden, 28.11.2011, vart det gjort vedtak om å be Deloitte å utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Bømlo kommune, og prosjektplan for arbeidet vart bestilt. Deloitte leverte prosjektplan til kontrollutvalet og planen vart godkjent. I sitt neste kontrollutvalsmøte den 9.2.12 gjennomførte så kontrollutvalet risikospel som vart leia av Deloitte. Her vart dei ulike tenesteområda gjennomgått og drøfta, og kontrollutvalet peika på dei område der dei meinte det kunne vera risiko-områder. I dette møte legg ein opp til å ta neste steg i prosessen. Frå prosjektplanen heiter det: Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføra si endelege prioritering til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Som grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte og risikovurderte. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte 1. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område eller eigarskap det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

69 prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Drøfting: Plan for forvaltningsrevisjon overordna analyse ligg no føre, og vert sendt ut som vedlegg til denne saka til dei møtande medlemmene i kontrollutvalet. Her vert det gjort greie for kva arbeid med gjennomføring av forvaltningsrevisjonar inneber, og kva som ligg i omgrepa risiko og vesentlighetsvurdering. Dette vil vera viktige omgrep å arbeida ut i frå når det gjeld å peika ut forvaltningsrevisjonsprosjekt. Deloitte vil i møte gjera greie for innhaldet i den overordna analysen, og orientera om metoden dei har brukt, samt bakgrunn for det analysegrunnlaget som ligg føre. Det vert så lagt opp til at kontrollutvalet drøftar den framlagde analysen og peikar ut dei prosjekt som bør prioriterast i plan for forvaltningsrevisjon for komande valperiode. Konklusjon: Sekretariatet meiner at overordna analyse som ligg føre er eigna til å ta stilling til endeleg prioritering av prosjekt som det skal gjennomførast forvaltningsrevisjon innan. Dei prosjekt som kontrollutvalet peikar på skal innarbeidast i plan for forvaltningsrevisjon for Bømlo kommune for 2012 2016. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for 2012 2016 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016 vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar 2

70 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. april 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 26/12 26/12 ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012 2016 Bakgrunn: I forskrift om kontrollutval heiter det: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2012-2016 at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Prosess: Prosessarbeidet når det gjeld å utarbeida plan for selskapskontroll har vorte utført parallelt med arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Det er gjennomført risikospel, og dei ulike områder innanfor eigarskap som det kan vera knytt risiko til er peika på. I dette møte legg ein opp til å ta neste steg i prosessen. Frå prosjektplanen heiter det: Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføra si endelege prioritering til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Som grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte og risikovurderte. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte 1. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område eller eigarskap det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Drøfting: Plan for selskapskontroll overordna analyse ligg no føre, og vert sendt ut som vedlegg til denne saka til dei møtande medlemmene i kontrollutvalet. Her vert det gjort greie for kva arbeid med gjennomføring av selskapskontroll inneber, og kva som ligg i omgrepa risiko og vesentlighetsvurdering når det gjeld eigarskapsforvaltning. Dette vil vera viktige omgrep å arbeida ut i frå når det gjeld å peika ut prosjekt innan selskapskontroll. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no

71 Deloitte vil i møte gjera greie for innhaldet i den overordna analysen, og orientera om metoden dei har brukt, samt bakgrunn for det analysegrunnlaget med risikokartlegging som ligg føre. Det vert så lagt opp til at kontrollutvalet drøftar den framlagde analysen og peikar ut dei prosjekt som bør prioriterast i plan for selskapskontroll for komande valperiode. Konklusjon: Sekretariatet meiner at overordna analyse som ligg føre er eigna til å ta stilling til endeleg prioritering av prosjekt som det skal gjennomførast selskapskontroll innan. Dei prosjekt som kontrollutvalet peikar på skal innarbeidast i plan for selskapskontroll for Bømlo kommune for 2012 2016. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for 2012 2016 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar 2