KONKURRANSEGRUNNLAG Banktjenester - Hovedbankavtale 2011-2015 for Bergen kommune Tilbudsfrist: 22. november 2010 Rådgiver: Side 1 av 31
Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 4 2.0 Generell konkurranseinformasjon... 4 2.1 Henvisning til kunngjøring... 4 2.2 Type kjøp, anskaffelsesprosedyre, område, kategori, avtaletype og prosess... 4 2.3 Anskaffelsens formål kort beskrivelse av leveransen og omfanget... 5 2.4 Innlevering av tilbud... 5 2.5 Omkostninger... 6 2.6 Kontrakt... 6 2.7 Offentlighet og taushetsplikt... 6 2.8 Etiske rammebetingelser for konkurransen... 6 2.9 Forbehold avvisning, avlysning og forkastning... 6 2.10 Forhandlinger... 7 2.11 Orientering til Tilbyder/Kontaktperson... 7 3.0 Kommersielle betingelser... 8 3.1. Priser ved etablering... 8 3.2. Prisendringer... 8 3.3. Prisbasis... 8 3.4. Renteberegning... 9 3.5. Revisjon... 9 3.6. Fakturering... 9 3.7. Opplæring... 10 Vedlegg 4: Implementering av hovedbankavtale... 11 4.1. Implementering av hovedbankavtale... 11 Vedlegg 5: Kravspesifikasjon - Produkter og tjenester... 12 5.1. Kvalitet på produkter, tjenester, rådgivning og opplæring... 12 5.1.1 Kontoutskrifter... 12 5.1.2 Omnummerering... 12 5.1.3 Begrensninger på innskudd og lån... 13 5.1.4 Nettbank bedrift... 13 5.1.5 Måling og oppfølging av servicenivå... 13 5.1.6 Tilgang på rådgivning og kompetanseoverføring... 14 5.2 Dagens og fremtidens produktbredde... 15 5.2.1 Kontostruktur og trekkrettigheter... 15 5.2.2 Driftskredittramme... 16 5.2.3 Likviditetsstyring... 16 5.2.4 Betalingstjenester/utbetalinger... 16 5.2.5 Innbetalinger... 17 5.2.6 Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester... 18 5.2.7 Bedriftsterminalsystem/betalingsterminaler... 18 5.2.8 Innkjøps og kredittkort... 18 5.2.9 Rapportering... 19 5.2.10 Andre produkter og tjenester... 19 5.3 Drifts- og datasikkerhet... 19 5.3.1 Kundeserviceapparat... 19 5.3.2 Datagrunnlag... 20 5.3.3 Autorisasjoner... 20 5.4 Dekningskontroll... 21 5.5 Kommunikasjon, kryptering og forsegling... 21 5.6 Datautveksling... 21 5.7 Andre sikkerhetsaspekter... 21 5.8 Lokal betjening og tilgjengelighet... 21 6.0 Evaluering og tildeling... 23 6.1 Evaluering... 23 Side 2 av 31
6.2 Tildelingskriteriene... 23 7.0 Tilbudsskjema... 25 7. 1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme... 25 7. 2 Rentebetingelser og gebyrer... 26 7. 2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente):... 26 7. 2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.:... 26 7. 3 Betalingsformidling... 26 7. 3.1 Utbetalinger... 26 7. 3.2 Innbetalinger... 27 7. 3.3 Andre tilknyttede tjenester... 28 7. 4 Nettbanksystemer... 28 7. 5 Betalingsterminaler... 29 7. 7 sosialkort / kontantkort... 30 7. 8 Utfyllende beskrivelser... 30 Vedlegg 8 Leverandørens tilbudsbrev til oppdragsgiver... 31 Side 3 av 31
1.0 Innledning Hensikten med denne konkurranse er at det av bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de tjenester den juridiske personen Bergen kommune inklusiv de kommunale foretakene; Bergen Parkering KF, Bergen Bolig og Byfornyelse KF, Bergen Vann KF, Bergen Hjemmetjenester KF og Bergen og Omland havnevesen regner med å benytte seg av i avtaleperioden. De kommunale aksjeselskapene Bergen Kino AS, Bergen tomteselskap AS, Bergen Bydrift AS, Bjørkhaug Arbeidsfellesskap AS, Midtun Verksted AS, Nordnes Verksteder AS, Senter for Arbeidslivforberdelse ALF AS, Spekter Pluss AS, Grønneviken AS og de aksjeselskapene som kommunen har bestemmende innflytelse over, Bergen kirkelige fellesråd og Bergen Overformynderi, skal ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale på samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Aksjeselskapenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper 01.02.2011. Dersom kommunen i avtaleperioden omdanner deler av egen virksomhet til 100 % eid aksjeselskap, skal også de nye AS'ene ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale til samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Alle referanser til "Oppdragsgiver" i kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Bergen kommune v/kommunalbanken. Alle referanser til "Leverandøren" i kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. 2.0 Generell konkurranseinformasjon 2.1 Henvisning til kunngjøring Utlysningen er kunngjort i DOFFIN dato 19.08.2010 med referanse i TED 247607-2010 i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 med tilhørende forskrift fastsatt ved kgl.res. 15.juni 2001. 2.2 Type kjøp, anskaffelsesprosedyre, område, kategori, avtaletype og prosess Kunngjøring av konkurransen ihht. FoA Del III Type kjøp Tjenestekjøp Varekjøp Bygge og anleggsarbeider Anskaffelsesprosedyre, Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Ett trinns prosess (1) To trinns prosess Side 4 av 31
Prekvalifisering er kunngjort med frist 30.09.2010 Type Varekontrakt: Kjøp Rammeavtale Leasing Avbetalingskjøp En kombinasjon av disse Type tjenestekontrakt: Rammeavtale? Ja Nei Type bygg og anleggskontrakt: Utførelse Prosjektering og utførelse Utførelse, uansett på hvilken måte dette skjer 2.3 Anskaffelsens formål kort beskrivelse av leveransen og omfanget Konkurransen gjelder hovedbankavtale. I den grad leverandørene vil benytte seg av underleverandører, må underleverandørene og leveransene spesifiseres. Leverandøren vil uansett stå fullt ansvarlig for underleverandørenes leveranser. Gjennom valg av bankforbindelse vil Bergen kommune søke å understøtte effektiv drift gjennom banktjenester i form av optimal likviditetsstyring (konsernbankfunksjonalitet), kortsiktig finansiering (driftskreditter), plasseringer (innskudd), betalingsformidling (inn- og utbetalinger), effektive kommunikasjonsløsninger, kontanthåndtering etc. Se kravspesifikasjon for tjenesten i Vedlegg 5 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i to (2) eksemplarer på papir fullstendig utfylt og signert samt Ett (1) eksemplar elektronisk på CD. Tilbudet skal ikke leveres med innbundet rygg. Tilbudsbrevet (Vedlegg 1) må være undertegnet av ansvarlig med fullmakt Adresse for levering av tilbudet er: Kommunalbanken AS v/tor Christian Hansen Postboks 1210 Vika N-0110 Oslo Besøksadresse er: Kommunalbanken AS Haakon VII gt. 5B, 5. etasje (inngang fra Munkedamsveien) Oslo 2.4.1 Språk i Tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.4.2 Merking av Tilbudet Signert og datert tilbud leveres i lukket nøytral konvolutt som tydelig merkes: "Konkurransegrunnlag Hovedbankavtale for Bergen kommune. Side 5 av 31
2.4.3 Tilbudsfrist Tilbudet må være oss i hende innen 22.11.2010 kl. 12.00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4.4 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud i 120 dager regnet fra tilbudsfristen. 2.4.5 Tilbudsåpning Det vil bli foretatt lukket tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil åpnes av minst 2 representanter fra konsulenten. Tilbudene vil bli protokollført. 2.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.6 Kontrakt Det vil bli inngått en avtale, jfr. punkt 2.3. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig av Kommunalbanken. Meddelelsen vil bli sendt ut i rimelig tid før kontrakt inngås. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og en frist for leverandøren til eventuelt å klage på tildelingen. Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jfr forskrift om offentlige anskaffelser 15-1 (3) For rammeavtalen er avtaleperioden 4 år, for perioden 01.01.2011 31.12.2014 2.7 Offentlighet og taushetsplikt I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13 2.8 Etiske rammebetingelser for konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver eller noen av dennes ansatte, på annen måte en forutsatt i dette konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbudet, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 2.9 Forbehold avvisning, avlysning og forkastning Eventuelle forbehold må fremgå uttrykkelig av tilbudsbrevet. Tilbudene vil bli vurdert i forhold til avvisningsreglene i forskrift om offentlige anskaffelser, som tilbyderne må gjøre seg kjent med. Det understrekes spesielt at vesentlige forbehold vil lede til avvisning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn. Side 6 av 31
Bergen kommune vil forbeholde seg retten til å gjennomføre opplåning, plassering av likviditet, valutatransaksjoner og andre enkeltstående transaksjoner med andre banker, samt opprette bankkonti i slike der praktiske forhold tilsier dette. 2.10 Forhandlinger Aktuelle leverandører vil bli innkalt til forhandlingsmøte med Bergen kommune etter at tilbudene er evaluert. Følgende tentative tidspunkt er satt for forhandlingsmøter: Uke 49-50 2.11 Orientering til Tilbyder/Kontaktperson Spørsmål i tilknytning til dette tilbudet skal skje skriftlig i form av e-post til oppdragsgivers kontaktperson: Kommunalbanken AS v/tor Christian Hansen E-post: tor.christian.hansen@kommunalbanken.no Eller: Kommunalbanken AS v/steinar Olsen E-post: steinar.olsen@kommunalbanken.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt senest 10 dager før tilbudsfristens utløp. Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende og samtidig distribuert pr e-post til kontaktperson hos alle tilbyderne. Oppdragsgiver ber på denne bakgrunn om at tilbyderne så raskt som mulig etter mottak av dette konkurransegrunnlaget sender en e-post til oppdragsgivers kontaktperson som angitt over med opplysning om hvem som vil være kontaktperson hos tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, endringer og suppleringer i konkurransegrunnlaget i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 17-2. Side 7 av 31
3.0 Kommersielle betingelser 3.1. Priser ved etablering 3.1.1 Leverandøren skal ikke belaste Bergen kommune for kostnader ved etablering av avtaleforholdet og forberedelse av oppstart av nye rutiner, eventuelle systemtilpasninger som følge av konkurransegrunnlagets krav til funksjonalitet, eller nødvendig informasjon og opplæring av Bergen kommunes ansatte. 3.2. Prisendringer 3.2.1 Prisene skal være faste gjennom avtaleperioden. Det åpnes imidlertid for at det i avtalen legges inn en klausul som gir anledning til en suspendering av den avtalte renteberegningsmekanisme under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. 3.2.2 Prisene skal være uavhengige av antall transaksjoner som faktisk utføres. I den grad forretningsvolumene og produktbruken i 2011 eller deretter avviker fra estimerte volumer i prekvalifiseringsdokumentets vedlegg 1, skal dette ikke være basis for å endre de tilbudte priser. 3.3. Prisbasis 3.3.1 For betalingstjenester skal utgangspunktet for prisene i tilbudet være enhetspriser pr gjennomført transaksjon/pr utført tjeneste (telling, veksling m.v). Bruk av andre priselementer, herunder faste eller volumavhengige priselementer, og priser regnet i forhold til annet enn antall transaksjoner, vil kunne vurderes der dette representerer en vesentlig økonomisk fordel og incitament for kommunen til riktig forbruk av en kostnadskrevende tjeneste. Leverandørene kan også tilby fastpriser for det samlede (eller deler av) tjenestebehovet. Uansett må annen prisbasis enn den som er spesifisert i tilbudsskjemaet, oppgis i tillegg til den forespurte prisbasis. 3.3.2 Dersom leverandøren tilbyr nye tjenester i løpet av avtaleperioden, skal nye priser avtales før disse tas i bruk. 3.3.3 I den grad noen av utbetalingstjenestene medfører gebyrbelastning av betalingsmottaker, skal dette presiseres i tilbudet. Side 8 av 31
3.4. Renteberegning 3.4.1 Renteberegning overfor Bergen kommune skal skje basert på nettoforholdet i den sentrale hovedkonto. Leverandøren skal ikke ha float på Bergen kommunes betalingsformidling. Start og stopp av renteberegning for de ut og innbetalingstjenester som inngår i denne avtalen, skal derfor som et minimum skje i henhold til bestemmelsene nedfelt i 27 i Finansavtaleloven (Lov om finansavtaler og finansoppdrag av 25. juni 1999 nr. 46). 3.4.2 Eventuelle innskuddskonti som holdes utenfor konsernkontostrukturen, skal tilbys de samme rentebetingelser som de som er innenfor. 3.4.3 Renten skal både på kredit- og debetsaldi beregnes på daglig basis basert på flytende markedsrente 3 måned Nibor eller 1 måned Nibor, og kommunen skal selv kunne velge renteberegningsbasis dersom flere tilbys. Det må som et minimum spesifiseres rentebetingelser basert på 3 måneds NIBOR eller 1 måned Nibor pluss/minus en margin. 3.4.4 Leverandøren skal spesifisere hvordan renteberegningen skal gjennomføres og referanserenten fastsettes. Det legges i utgangspunktet til grunn at referanserenten for en gitt tremånedersperiode skal fastsettes basert på et gjennomsnitt av referanserenten klokken 12.00 hver bankdag i tremånederspeioden, at renten skal kapitaliseres kvartalsvis, og at renteberegningen bør baseres på faktisk antall dager over 360 dager (act./360). 3.4.5 Leverandøren skal tilby internrenteberegning på underkonti med de rentesatser Bergen kommune til enhver tid fastsetter. Leverandørene skal beskrive hvilken løsning de tilbyr. Kommunen ønsker å styre om rentene skal føres på den enkelte konto eller på en nærmere angitt konto. 3.4.6 Det forutsettes at Bergen kommune utover rente, ikke belastes etablerings-, beredskaps-, fornyelses- eller andre provisjoner knyttet til kassekreditten i avtaleperioden. 3.5. Revisjon 3.5.1 Den informasjon som Bergen kommunes internrevisor eller eksternrevisor etterspør i forbindelse med avtaleverket, skal gis uten kostnad for Bergen kommune, revisor og Riksrevisjonen. 3.5.2 I den grad Bergen kommune ønsker det, skal kommunen stå fritt til å be leverandørens eksterne revisor bekrefte at det faktisk er de avtalte betingelser som er lagt til grunn for renteberegning og fakturering. Bekreftelsen skal baseres på et representativt antall stikkprøver. Kostnadene skal dekkes av leverandøren. 3.6. Fakturering Side 9 av 31
3.6.1 Leverandørens tjenester i henhold til denne avtalen skal faktureres etterskuddsvis per kalendermåned eller kvartal, og leverandøren skal spesifisere faktureringsrutinene som tilbys. Det må kunne faktureres per konto, og i fakturaen skal transaksjonsmengden være spesifisert på transaksjonsform eller tilbudt fastpris. Fakturaen skal være utformet slik at transaksjonsformer og priser kan sammenholdes med det som er angitt i avtalen. Bergen kommune skal ha rett til å avvise fakturaer som ikke oppfyller kravene i dette punkt. Direkte debitering skal bare benyttes når dette er spesifikt avtalt. 3.6.2 Leverandøren skal ikke ha anledning til å tilbakeføre feilførte beløp, bortsett fra samme virkedag. Ut over dette må banken innhente skriftlig godkjenning fra Bergen kommune. Bergen kommune må få nødvendig dokumentasjon på de tilbakeføringer som gjøres av leverandøren. 3.7. Opplæring 3.7.1 Det forutsettes at leverandøren tilbyr nødvendige ressurser for å gi de ansatte rask og tilstrekkelig opplæring i leverandørens systemer, rutiner, rapporter, organisasjon, kontaktpersoner etc. Leverandørene skal beskrive hvordan opplæringen tenkes tilbudt, og bekrefte at tilstrekkelig opplæring vil bli gitt. 3.7.2 Det forutsettes at all nødvendig opplæring tilbys kostnadsfritt. I motsatt fall skal leverandøren spesifisere hvilken opplæring som det kreves betaling for og prisen/kostnadene for disse tjenestene. Kostnadene vil inngå i priskriteriet. Svar på punkt 3.7.1 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management, C Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse Side 10 av 31
Vedlegg 4: Implementering av hovedbankavtale 4.1. Implementering av hovedbankavtale 4.1.1 Leverandøren skal: Ved etablering av ny bankforbindelse skal tilbyder bistå i avviklingen av gamle konti og opprettelsen av nye, herunder ferdigstille alle nødvendige dokumenter samt bistå i innkallelse til underskrift av disse med mer. Data skal i utgangspunktet leveres og mottas på det formatet BBS har i dag. Tilbyder bør allikevel komme med alternative løsninger. Kommentere i hvilken utstrekning deres IT-løsninger kan integreres med de systemer som er nevnt i prekvalifiseringsdokumentets vedlegg 1, og under hvilke forutsetninger (grensesnitt etc.) det kan skje. Leverandøren skal opplyse for hvilke av de oppgitte systemer leverandøren har utviklet kommunikasjonsløsninger, og hvilke som det må lages nye kommunikasjonsløsninger for. Beskrive krav til kunden relatert til integrasjon og dokumentasjon av tilbudte integrasjonsløsning. Utarbeide utkast til fremdriftsplan ved bankbytte Oppgi navn og kvalifikasjoner på hovedansvarlig for gjennomføringen, og som vil være hovedkontakten for kommunen. Tilbyders svar på punkt 4.1.1 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C Service og teknisk bistand. Side 11 av 31
Vedlegg 5: Kravspesifikasjon - Produkter og tjenester 5.1. Kvalitet på produkter, tjenester, rådgivning og opplæring 5.1.1 Kontoutskrifter 5.1.1.1 Bergen kommune skal ha tilgang til daglig kontoutskrift, ved å innhente utskrift elektronisk (datafil) samt papirbaserte utskrifter for de konti kommunen ønsker. Når det gjelder forvaltningskonti skal lovpålagte kontoutskrifter sendes klient, øvrige utskrifter skal sendes via sosialkontoret. 5.1.1.2 De elektroniske kontoutskriftene skal være tilgjengelige senest på morgenen dagen etter bokføring av transaksjonene. 5.1.1.3 Bergen kommune benytter pr. i dag automatisk bankavstemming i Agresso for de to hovedkontiene for utbetalinger og innbetalinger via Agresso, der elektroniske kontoutskrifter leses inn og avstemmingen foretas i systemet. Leverandøren må levere elektroniske kontoutskrifter på et format som er kompatibelt med Agresso. De to kontoutskriftene som det her refereres til, bør leveres på samme fil slik at innlesningen til Agresso blir mest mulig effektivt 5.1.1.4 For de øvrige kontiene til Bergen kommune, skal Leverandøren beskrive hvilke systemer for bankavstemming som tilbys. Dersom systemet fører til kostnader for kommunen, skal dette presiseres. 5.1.1.5 Bergen kommune skal ved bruk av nettbank kunne hente ut kontoopplysninger om bokførte transaksjoner på egen konto i form av saldo og alle bevegelser/transaksjoner på konto. Følgende krav bør innfris: 5.1.1.6 Kontoutskriften bør være fortløpende nummerert og skal minimum inneholde både inngående og utgående saldo, alle bevegelser siden siste utskrift, samt tidspunkt for renteberegning av disse. Kontonummer bør framgå på alle sidene. Navn på avsender og mottaker bør også komme frem. 5.1.1.7 De papirbaserte kontoutskriftene bør være mottaker i hende innen den 5. i etterfølgende måned. 5.1.1.8 Kontoutskriftene bør være MS Excel-kompatible. Tilbyders svar på punktene 5.1.1.6, 5.1.1.7 og 5.1.18 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C- Service og teknisk bistand 5.1.2 Omnummerering 5.1.2.1 Dersom Bergen kommune velger en annen bank enn i dag, er det aktuelt å foreta omnummerering av innbetalinger fra gammelt til nytt kontonummer. Leverandøren skal kunne tilby slik funksjonalitet inkludert fullverdig betalingsinformasjon fra ecremulfiler. Side 12 av 31
5.1.3 Begrensninger på innskudd og lån Bergen kommune ønsker å oppnå en maksimal avkastning på sine likvide midler, både kortsiktig overskuddslikviditet og langsiktige likvider, som f.eks. fondsmidler. 5.1.3.1 Dersom Bergen kommune kan oppnå en bedre avkastning på sine midler ved å plassere disse andre steder enn i avtalebanken, skal Bergen kommune alltid ha mulighet til å gjøre dette. Det skal følgelig ikke finnes noen begrensning for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. 5.1.3.2 Bergen kommune skal også ha anledning til å opprette driftskonti i andre banker, dersom dette av rent funksjonelle grunner vil være nødvendig. 5.1.3.3 På samme måte som for plassering av likvide midler, skal det heller ikke finnes noen begrensninger for låneopptak utenfor bankavtalen. 5.1.4 Nettbank bedrift Bergen kommune benytter i dag nettbank som basis for kommunikasjonen med leverandøren, herunder godkjenning av transaksjoner og utbetalingsoppdrag. 5.1.4.1 Leverandøren skal beskrive sin nettbankløsning. I den grad leverandøren har flere løsninger, skal alternativene beskrives og prises i vedlagte tabeller (se vedlegg 7). 5.1.4.2 Leverandøren skal beskrive hvordan de elektroniske betalingsformidlingssystemene er tilpasset de angitte økonomi- og IT-systemer, og datasentraler. Følgende krav bør innfris: 5.1.4.3 Leverandøren bør beskrive hvilken annen informasjon og tjenester nettbankløsningen omfatter. Tilbyders svar på punktene under 5.1.4 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C- Service og teknisk bistan. 5.1.5 Måling og oppfølging av servicenivå 5.1.5.1 Leverandøren skal beskrive hvordan måling, rapportering og oppfølging av servicenivå på tjenester tenkes gjennomført for relevante tjenester beskrevet i dette vedlegget. Følgende krav bør innfris: 5.1.5.2 Bergen kommune vil legge vekt på kvaliteten på den enkelte tjeneste, at Side 13 av 31
driftsapparatet fungerer tilfredsstillende, og at etablering og endring i bankforholdet skjer i henhold til fastsatt mål og tidsplaner. Ved valg av bankforbindelse vil det derfor bli lagt vekt på hvilke kvalitetsstandarder som kan avtalefestes, og om leverandørene kan tilby målesystemer, rapportering og oppfølgingsrutiner for tjenesteleveransene. Leverandøren bør beskrive dette og beskrivelsen vil bli vektlagt. 5.1.5.3 Gjennomsnittlig oppetid per måned bør være på minimum 99,5 prosent, og bankene bør tilby kompensasjon dersom oppetiden for en måned viser seg å være lavere enn dette. Tilbyders svar på punktene 5.1.5.1 og 5.1.5.2 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C- Service og teknisk bistand. 5.1.6 Tilgang på rådgivning og kompetanseoverføring For å ivareta den overordnede kunderelasjon og utvikling av finansfunksjonen, er det viktig at leverandøren sikrer at det overordnede kundeforhold forvaltes og følges opp på et tilstrekkelig høyt nivå i leverandørens organisasjon, og at nødvendige ressurser stilles til disposisjon for å gi råd, foreslå forbedringstiltak, informere om nye regler og systemer, samt tilby nye produkter og løsninger. Det vil også være viktig at leverandøren har kompetanse til og kan tilby opplæring og kompetanseheving til Bergen kommune finansledelse og ansatte. 5.1.6.1 Det vil bli lagt vekt på det totale betjeningskonsept og de garantier leverandøren kan gi for oppfølging og servicegrad. Leverandør skal beskrive hvilket betjeningskonsept som tilbys. Det forutsettes at det utpekes en navngitt person i leverandørens ledelse som er totalansvarlig for kundeforholdet og tilgjengelig for Bergen kommunes ledelse, at det utpekes en kundeansvarlig, som Bergen kommune skal godkjenne, og navngitte ansvarlige kontaktpersoner innenfor de mest relevante tjenesteområdene som betalingsformidling, plassering og kundeservice. Det skal også navngis en kontaktperson for sosialforvaltningsoppgaver, det er en forutsetning at denne kontaktpersonen er tilgjengelig da flere sosialforvaltningsoppgaver krever rask behandling. Det skal avtales møter etter behov mellom kontaktperson og sosialtjenesten. Leverandøren skal beskrive hvordan man ser for seg denne betjeningen, herunder navn, organisering, dimensjonering, lokalisering, i hvilken grad dette apparatet er dedikert for kommunen, samt sannsynliggjøre og bekrefte at ressursene er tilgjengelige. 5.1.6.2 Det skal etableres møter etter behov mellom banken og Bergen kommune både på et strategisk og et driftsmessig plan. Slike møter skal minimum avvikles hvert halvår og banken skal være ansvarlig for å ta initiativ til drøfting av saksliste og skrive referater. Av referatene skal det fremgå hvem som er ansvarlig for å utføre oppgavene. 5.1.6.3 Omfanget av eventuell gratis CM-analyse/gjennomgang av Bergen kommune skal beskrives, og hva et eventuelt større oppdrag koster. Det totale tilbudet og hva som tilbys gratis vel bli vektlagt under punkt B Cash management 5.1.6.4 Løpende kompetanseoverførsel innenfor dette (CM) for Bergen kommunes viktige område vil bli tillagt stor vekt. Banken skal beskrive relativt detaljert hvordan de i Side 14 av 31
kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. 5.1.6.5 Kommunen ønsker at tilbyder bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt. Følgende krav bør innfris: 5.1.6.6 Banken bør orientere om utviklingen/prognoser i rentemarkedet, nye finansinstrumenter, makroøkonomiske spørsmål, etc. 5.1.6.7 Bergen kommune ønsker mulighet for å kunne henvise klienter til banken for økonomiske råd og veiledning. Eksempler på behov kan være arveoppgjør, oppgjør av erstatningssaker, lån, familieøkonomi og liknende. Tilbyders svar på punktene under 5.1.6 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management, C- Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse. 5.2 Dagens og fremtidens produktbredde 5.2.1 Kontostruktur og trekkrettigheter 5.2.1.1 Kommunen ønsker å opprette et konsernkontosystem hvor det totalt inngår ca. 100 Konti. Konsernkontosystemet skal bestå av en hovedkonto for innskudd, med tilhørende underkonti også eventuelle kreditter. Konsernkontoen skal vise kommunens nettoposisjon ovenfor banken. Netto saldo av innskudd og kreditter på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker kommunen muligheten for å opprette egne konti for spesielle typer bundne innskudd. Det er også nødvendig med en oppgjørskonto mot Nord Pool i euro. 5.2.1.2 Som en del av konsernkontosystemet ønsker kommunen etablert en driftskredittramme på 750 mill. kr. Lånerammen skal fritt kunne utnyttes til kortsiktige trekkrettigheter på konsernkonto for innskudd (driftskreditter). Kommunen ønsker videre å ha muligheten til selv å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti, og konsernkontosystemet må ha muligheten til å håndtere dette. 5.2.1.3 Vi ber banken beskrive hvordan konsernkontosystemet kan organiseres og hvordan det kan tilpasses nye rapporteringsbehov som følge av nye behov, nye enheter osv. 5.2.1.4 Bankene bes forklare hvordan andre kommunale virksomheter som kan inngå i hovedbankavtalen kan få dekket sine særskilte behov for kontoorganisering. Følgende krav bør innfris: 5.2.1.6 Det ønskes en gjennomgang av konsernkontostrukturen med sikte på at samtlige av kommunens konti kommer inn under denne, med mindre det er grunner for at de må Side 15 av 31
holdes utenom. Tilbyders svar på punktene under 5.2.1 kan få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management, C- Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse. 5.2.2 Driftskredittramme 5.2.2.1 Kredittrammen for Bergen kommune er beskrevet i 5.2.1.2. Det vil ikke stilles sikkerhet for denne kreditten. Bergen kommune er vektet 20 etter gjeldende BISregler. 5.2.3 Likviditetsstyring Følgende krav bør innfris: 5.2.3.1 Hovedbanken forutsettes å bidra til en optimal likviditetsstyring for Bergen kommune. Leverandøren bør spesifisere hvordan den kan bistå på dette området, og hvilke rapporter og systemer som kan tilbys. Tilbyders svar på punktene 5.2.3.1 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C- Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse. 5.2.4 Betalingstjenester/utbetalinger Bergen kommune vil ha behov for et bredt spekter av betalingstjenester. Transaksjonstyper og estimerte årlige volumer er beskrevet i dette dokumentet, riktignok noe omtrentlig. Bergen kommunes utbetalinger skjer pr. i dag primært som filoverførsler fra Agresso Business World versjon 5.5.3 via bankenes betalingssystem til bankene. Utbetaling av lønn sskjer pr. i dag primært som filoverførsler fra EDB Lønn og Personal. Utbetalingsdag er pr. i dag den 12. i hver måned. Bergen kommune skal innføre nytt lønns- og personalsystem i løpet av 2010-2011. Systemet leveres av EDB Business Partner og heter ERV (EDBs Ressurs og Virksomhetsstyring). Det vil da bli aktuelt med utbetalinger knyttet til reiseoppgjør og lignende hver uke. For øvrig benyttes i dag nettbank til enkelte utbetalinger. Sosialtjenesten og MOKS har filoverføring fra fagsystemene Socio (TietoEnator), to ulike systemer. Barneverntjenesten har filoverføringer fra fagsystemet Familia (Visma), Boligetaten har filoverføringer fra fagsystemet Boinfo (DelfiData). Transaksjonsmengden tilsier at Bergen kommune vil ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr. For å vurdere disse skal alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifiseres i samsvar med vedlagte skjema (vedlegg 7). 5.2.4.1 Leverandøren skal beskrive de relevante betalingstjenester og funksjonalitet som tilbys, herunder forfallsregister, endrings-, stoppeinstrukser, kvitteringsfiler og lignende. For lønnsutbetalinger er det helt nødvendig å ha anledning til å gjøre Side 16 av 31
endringer i bankfilen (stoppe lønn m.m.) før utbetalingsdato. 5.2.4.2 Leverandøren skal beskrive og tilby relevante løsninger og produkter når det gjelder elektronisk faktura. 5.2.4.3 Navs behov: Nav har behov for daglig utbetalinger via BBS til klienter. I tilegg har Nav følgende behov. 1. Bergen kommune ved Nav administrerer enkelte klienters personlige økonomi. Dagens ordning fungerer godt. Nav har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil 2 nettbankkonti pr klient hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte klient. Det er sosialkontoret som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak løses i dag med en kontantkortløsning, kontantkortene lades av Nav kommune via nettbank. Dersom ikke kortløsning kan tilbys må tilbyder beskrive annen tilfredsstillende løsning som sikrer at klientene kan motta kontanter i kommunens område. 2. Navs klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Til dette brukes i dag kontantkortløsning. Leverandøren må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. Leverandørens eventuelle alternative løsninger på dette ønskes i tillegg beskrevet. Bergen kommune har nesten 1.000 bankkonti for ordningen frivillig forvaltning, dvs. klientmidler som forvaltes av sosialtjenesten i kommunen. I tilegg er det åpnet diverse depositumskonti i forbindelse med husleieforhold for Bergen Bolig og Byfornyelse. Følgende krav bør innfris: 5.2.4.4 Det er ønskelig å vri produktbruken i retning av automatiserte tjenester og sikre at betalingsformidling utføres så kostnadseffektivt som mulig. Leverandøren bør beskrive på hvilken måte den kan bistå i effektivisering av betalingsformidlingen. 5.2.4.5 Leverandøren bør beskrive ekspedering og oppfølgning av utenlandsbetalinger. 5.2.4.6 Alle klienter ved Nav bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra Nav til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsninger de kan tilby. Dersom det gjøres unntak for personer uten identitetspapirer eller liknende, bes dette omtales. 5.2.4.7 Dersom kortløsning (se 5.2.4.3 punkt 1) medfører overtrekk bør dette dekkes av tilbyder. 5.2.4.8 Bergen kommune bør kunne bestille bankremisse for utdeling ved formelle anledninger. Tilbyders svar på punktene under 5.2.4 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management, C- Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse. Side 17 av 31
5.2.5 Innbetalinger 5.2.5.1 Bergen kommune benytter i dag Cremul-format på de innbetalinger som foretas via kommunens økonomistyringssystem Agresso, og vi tilbyr både e-faktura og avtalegiro samt kombinasjon av disse. Leverandøren skal tilby dette. 5.2.6 Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester 5.2.6.1 Leverandøren skal beskrive og tilby relevante tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. Pr. i dag innleveres det på årsbasis ca. 3.600 poser via døgnsafe. Volumet i kr er ca. 20 mill. kroner. På døgnsafeblankettene er det forhåndstrykt kommunens kontonummer for innbetalinger. Leverandøren skal tilby dette. Tilbudet vil bli vektlagt under kriteriene punkt A og C. I utgangspunktet vil denne tjenesten bli tildelt avtalebank, men Bergen kommune skal allikevel stå fritt til å kunne velge en annen leverandør dersom behov og kostnader taler for dette. 5.2.7 Bedriftsterminalsystem/betalingsterminaler 5.2.7.1 Kommunen har 25 betalingsterminaler. Ytterligere 1 er under etablering. Leverandøren skal beskrive og tilby bedriftsterminalsystemer/nettbanksystemer levert av banken, eller gjennom tredjepart. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. Det forutsettes at tilbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets vedlegg 7. Følgende krav bør innfris: 5.2.7.2 Kommunen ser for seg en økende bruk av betalingsterminaler. Tilbyder bør tilby rådgivning til de ulike enhetene om muligheten for bruk av betalingsterminaler. Tilbyders svar på punktene 5.2.7.2 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management, C- Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse. 5.2.8 Innkjøps og kredittkort Side 18 av 31
5.2.8.1 Leverandøren skal beskrive hvilke kredittkort den tilbyr til bruk for ansatte med reiseaktivitet/utlegg, hva leverandøren kan bidra med i forhold til å optimalisere kommunens reiseadministrasjon og reiseoppgjørsrutiner og prisingen av tjenesten. I tillegg ønskes tilbud på diverse andre kortmuligheter. 5.2.8.2 Bergen kommune har i overkant av 500 mindre kontantkasser/håndkasser som benyttes til småinnkjøp. Leverandøren skal beskrive alternative løsninger som kan tilbys for å optimalisere kommunens småinnkjøp og prising av slike tjenester Tilbyders svar på punkt 5.2.8 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management og C- Service og teknisk bistand. 5.2.9 Rapportering 5.2.9.1 Leverandørene skal beskrive hvilke daglige, ukentlige, månedlig eller kvartalsvise statistikker som kan tilbys over transaksjoner og gebyrer for konsernkontostrukturen samlet og per konto, og over de avtaler som er knyttet opp mot de ulike konti og systemer. Følgende krav kan innfris: 5.2.9.2 Leverandørene kan beskrive hvilke ytterligere rapportering og informasjon som kan tilbys, enten produsert av leverandøren eller som kommunen selv kan hente ut fra systemet. Tilbyders svar på punktene 5.2.9.1 og 5.2.9.1 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C- Service og teknisk bistand. 5.2.10 Andre produkter og tjenester Følgende krav kan innfris: 5.2.10.1 I den grad leverandøren ønsker å tilby andre, eventuelt nye produkter og tjenester, kan leverandørene beskrive disse. Tilbyders svar på punktene 5.2.10.1 kan få betydning for vurderingen på tildelingskriterie B Cash management, C- Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse. 5.3 Drifts- og datasikkerhet 5.3.1 Kundeserviceapparat I forbindelse med tjenesteleveransene vil det normalt oppstå spørsmål og feilsituasjoner som krever rask avklaring. Det stilles derfor store krav til leverandørenes kundeserviceapparat, som skal ha tilstrekkelig kapasitet til å dekke behovet for oppfølging til enhver tid og umiddelbar respons og feilretting, spesielt innen betalingsformidling og relaterte IT-områder. Side 19 av 31
5.3.1.1 Leverandøren skal beskrive hvilket servicekonsept som tilbys, herunder organisering, dimensjonering, lokalisering, i hvilken grad dette apparatet er dedikert for kommunen, innen hvilke tidsperioder det kan garanteres tilgjengelighet, og hvilke kvalitetsstandarder som kan avtalefestes. Tilbyders svar på punkt 5.3.1.1 vil få betydning for vurderingen på tildelingskriterie C- Service og teknisk bistand og tildelingskriterie B Cash management. 5.3.2 Datagrunnlag Transaksjons- og balansetall er gitt i prekvalifikasjonsdokumentet. Tallene er basert på kommunens oversikt vedr. 2009 samt eventuelle anslag. I den grad det faktiske forretningsvolum avviker fra oppgitt grunnlag, skal dette ikke være grunn for å endre de tilbudte priser eller basisen for samarbeidet mellom partene. Det vises til punkt 3.2 om prisendringer. 5.3.2.1 Leverandøren skal beskrive hvilke driftsmessige sikkerhetsforanstaltninger som er etablert relatert til oppetid, konfidensialitet, back-up løsninger og lignende, samt hvilken oppetid som kan garanteres. Følgende krav bør innfris: 5.3.2.2 Leverandøren bør beskrive hvilke intern-kontrollrutiner som eksisterer, og i hvilken grad leverandøren har eller planlegger ekstern sertifisering i henhold til standarder som ISO/IS17799. 5.3.3 Autorisasjoner 5.3.3.1 Leverandøren skal beskrive hvilke sikkerhetssystemer som kan tilbys med hensyn til fullmaktsregistre og rutiner, autorisasjonsnivåer, aksessbegrensninger, logging av kommunikasjon, passordrutiner, varslingsprosedyrer og lignende, samt vedlikehold av disse rutiner. Det forutsettes at leverandøren for hver konto skal vedlikeholde et fullmaktsregister som til enhver tid viser hvilke personer som Bergen kommune har gitt fullmakt til å disponere kontoen, henholdsvis registrere transaksjoner og autorisere utbetaling, og at det for alle betalingstransaksjoner skal kreves manuell eller elektronisk signatur fra to personer før oppdrag utføres, eller det antall som følger av fullmakten. Det forutsettes også at Bergen kommune umiddelbart varsles ved mangelfull autorisasjon. Tilsvarende gjelder også for konti Bergen kommune er gitt fullmakt til å disponere. 5.3.3.2 Forvaltningskonti opprettet for Navs klienter (se punkt 5.2.4.3, underpunkt 1) skal Side 20 av 31