Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen 16.05.2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag 23.05.2013 Møterom 157 (loftet) kl. 11.00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf. 55 23 94 18//901 89 542 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet på dette møtet. Arild Legland Kontrollutvalsleiar /s/ Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fusa kommune Deloitte Rådmannen i Fusa kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 1
Sakliste: Saknr. Sak Merknad 20/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 21/13 Godkjenning av protokoll frå møte 18.04.2013 Vedlegg 22/13 Årsmelding og årsrekneskap for Fusa kommune 2012, Vedlegg uttale frå kontrollutvalet 23/13 Gjennomgang av møteprotokollar 24/13 Meldingar Vedlegg 25/13 Orienteringssaker Vedlegg Ymse. 2 2
Fussa kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 18.04.2013 Kl.: 11.00 13.30 Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.: 12/13 19/13 MØTELEIAR Leiar i kontrollutvalet Arild Legland DESSE MØTTE Leiar i kontrollutvalet Arild Legland Nestleiar i kontrollutvalet Øyvind Nordbø Medlem i kontrollutvalet Arne Holmefjord Medlem i kontrollutvalet Turid Glesnes Medlem i kontrollutvalet Ranveig Ness FORFALL: DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Fusa kommune ved Ordførar Hans Vindenes (til sak 14/13) Deloitte AS ved Ruth Rørvik. Sakliste: Saknr. Sak 12/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 13/13 Godkjenning av protokoll frå møte 21.02.2013 14/13 Orientering frå Ordførar om kommuneplan 15/13 Årsmelding 2012 for kontrollutvalet 16/13 Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Fusa kommune 17/13 Gjennomgang av møteprotokollar 18/13 Meldingar 19/13 Orienteringssaker Ymse. 1 3
SAKNR. 12/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. HANDSAMING I MØTET: Møtet ikkje kunngjort i avisa, sekretariatet sjekkar dette med kommunen. VEDTAK: Innkalling og saksliste vert godkjent. 13/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 21.02.2013 HANDSAMING I MØTET: Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll. VEDTAK: Møteprotokoll frå møte 21.02.2013 vert godkjent. 14/13 ORIENTERING FRÅ ORDFØRAR, KOMMUNEPLAN FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringa vert teken til etterretning. HANDSAMING I MØTET Ordførar Hans Vindenes orienterte og utvalsmedlemane stilte spørsmål. Ordføraren var innom mellom anna desse punkta. - Kommuneplanen sin samfunnsdel er nyleg vedteke. - Arealplanarbeidet er starta opp. Viktig å vere klar over nasjonale føringar og lovtekst. - Samfunnsdelen er bygt opp på ulike satsingsområde og mål. - Kommuneplan økonomiplan (rullerast årleg) årlege budsjett (bindande) - Mål i kommuneplanen sin samfunnsdel er langsiktige og må sjåast opp mot dei årlege budsjetta. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Orienteringa vert teken til etterretning. 2 4
15/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING. Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. HANDSAMING I MØTET Etter sams drøfting i utvalet vart slik merknad vedteken lagt ved innstillinga til kommunestyret. Merknad. Kontrollutvalet vil påpeika at sak 065/10 Rapporteringsrutinar for oppfølging av politiske vedtak i Fusa kommune ikkje er følgt opp av administrasjonen etter vedtak i kommunestyret 20.10.2010. Etter kontrollutvalet si meining hastar det no å få på plass desse rapporteringsrutinane. Utvalet tilrår at kommunestyret påpeikar dette i høve administrasjonen for å få dette på plass i 2013. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. Merknad. Kontrollutvalet vil påpeika at sak 065/10 Rapporteringsrutinar for oppfølging av politiske vedtak i Fusa kommune ikkje er følgt opp av administrasjonen etter vedtak i kommunestyret 20.10.2010. Etter kontrollutvalet si meining hastar det no å få på plass desse rapporteringsrutinane. Utvalet tilrår at kommunestyret påpeikar dette i høve administrasjonen for å få dette på plass i 2013. 16/13 KONTROLLRAPPORT 2012 VEDKOMMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I FUSA KOMMUNE. FORSLAG TIL UTTALE 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Fusa kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, men med merknad om at arbeidsgjevarkontrollen ikkje er utført i tilstrekkeleg omfang då det er utført 4 % kontrollar mot eit krav på 5 % 2. Fusa kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Fusa kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, men med merknad om at arbeidsgjevarkontrollen ikkje er utført i tilstrekkeleg omfang då det er utført 4 % kontrollar mot eit krav på 5 % 2. Fusa kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3 5
17/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 18/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Tilbakemelding om framdrift i prosjekt med selskapskontroll av Business Region Bergen. FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Meldingane vert teken til orientering 19/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet FKTs fagkonferanse 2013 - Invitasjon 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2013. FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. 4 6
HANDSAMING I MØTET 1 Sekretariatet FKTs fagkonferanse 2013 Invitasjon - To frå kontrollutvalet i Fusa kommune reiser på konferansen. - Utvalsleiar Arild Legland og Øyvind Nordbø reiser. - Utvalsleiar melder begge på inkl. tilslutningsdøgn. - Utvalsleiar ordner reise med Fusa kommune. 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2013. - Kontrollutvalet i Fusa er særs positive til nytt kurs på Solstrand i januar 2014 - Ynskjer og ein bolk med repetisjon frå sist. - Saka vart teken til orientering. Forslag til vedtak var samrøystes. VEDTAK Orienteringssak nr. 1 FKTs fagkonferanse 2013 Invitasjon - To frå kontrollutvalet i Fusa kommune reiser på konferansen. - Utvalsleiar Arild Legland og Øyvind Nordbø reiser. - Utvalsleiar melder begge på inkl. tilslutningsdøgn. - Utvalsleiar ordner reise med Fusa kommune. Orienteringssak nr. 2 vart teken til orientering. YMSE: Det framkom ikkje noko under dette punktet. 18.04.2013 Arild Legland Leiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 5 7
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Fusa kommune, formannskapet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.05.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 22/13 REKNESKAP OG ÅRSMELDING 2012 FOR FUSA KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet lyd slik: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 53 Mobil 911 05 982 - E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 8
Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte AS har gjennom revisjonsmeldinga dagsett 12.04.2013 gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Fusa kommune. Her er medteke at driftsrekneskapen viser kr. 205 013 574,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 2 055 576,- Deloitte AS meiner at: Konklusjon om budsjett: Konklusjon om årsmeldinga: I revisjonsmeldinga er det teken med ei presisering: Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Presentasjonen av rekneskapet og årsmeldinga. Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter vs. inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett) Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: Rekneskapsmessig resultat Netto driftsresultat Talmateriale frå revisjonsmeldinga. Presisering i revisjonsmeldinga Manglar ved finansreglementet Manglar ved sjølvkost Av rekneskapen for Fusa kommune 2012 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 2 055 576,- medan netto driftsresultat er negativt med kr. 2 457 898,- dvs netto resultatgrad på - 0,90 prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). 2 9
Heile kommunesektoren hadde til samanlikning netto resultatgrad på 2,70 prosent i 2012, jf. SSB, Statistisk Sentralbyrå 15.03.2013 (Foreløpige tal) Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Fusa kommune har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2004 (+ 2,4), 2005 (-0,1), 2006 (+ 3,0), 2007 (+ 3,3), 2008 (+ 1,4), 2009 (+ 0,18), 2010 (- 0,62%) 2011 (+ 0,73 %) og 2012 (-0,90%) Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjer handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Eit marginalt eller negativt driftsresultat gjev tilsvarande mindre handlingsrom. Rådmann har lagt fram ei fyldig og god årsmelding som gjev ei god skildring av drifta av Fusa kommune i 2012. Fusa kommune si årsmelding har og som ein av få kommunar med oversikt over korleis kommunen arbeider med å sikre høg etisk standard og likestilling. Med dette oppfyller Fusa kommune intensjonen i kommunelovas 48 nr. 5 Rådmannen oppsummerer det økonomiske resultatet i årsmeldinga slik: «Kommunen sin økonomiske handlefridom er svekka i løpet av 2012. Frie midlar frå disposisjonsfond driftsføremål er også i 2012 blitt ytterlegare redusert med kr. 4,2 mill. I løpet av året måtte vi m.a. nytta kr. 3 mill. frå fondet til å dekka svikt i skatteinntektene p.g.a. urealistisk høgt skatteanslag i vedteke (opphavleg) budsjett.» Varsellampar: Negativt brutto driftsresultat Negativt netto driftsresultat Disposisjonsfondet har minka drastisk frå 2009 til 2012: Målt i brutto driftsinntekter har Fusa svakare disposisjonsfond enn alle samanlikningsgruppene. Samla fondsmidlar i % av driftsinntektene er lågare enn ved siste botnnotering i 1999. Samla gjeld inkl. pensjonsplikter har auka. 3 10
I tillegg til revisjonsmeldinga har Deloitte AS og levert revisjonsrapport nr. 3, dagsett 15.04.2013. Her er mellom anna desse punkta tekne opp: 4.3 Sjølvkostrekneskap Innanfor dei områda sjølvkost er sett som den rettslege ramma for brukarbetalingar, må kommunen foreta ein etterkalkulasjon (sjølvkostrekneskap) av dei reelle kostnadane. Dette må gjerast for å kontrollere at gebyrinntektene ikkje overstig kommunen sin sjølvkost. I revisjonen av 2012 har vi berre motteke sjølvkostrekneskap for vatn og avlaup. Vi har ikkje motteke fullstendige sjølvkostrekneskap for resterande områder. Dei mottekne sjølvkostrekneskapa er ikkje i samsvar med utfylde rapporteringsskjema. Vi ber om at kommunen i 2013 sørgjer for at det er samsvar mellom desse dokumenta. 5.2 Finansreglement Kommunen har eit finansreglement som sist blei revidert i 2003. Etter forskrift om kommunar og fylkeskommunar si finansforvaltning skal reglementet vedtakast minst ein gong i kvar kommunestyreperiode. Før finansreglementet blir vedteke av kommunestyret skal ein uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurdere om kommunen sitt finansreglement legg rammer for ei finansforvaltning som er i tråd med kommunelova sine reglar og reglane i forskrifta. Slik vi er blitt gjort kjent med saka, har kommunen ikkje utført dei vedtaka som forskrifta tilseier. Manglar ved finansreglementet var og teke opp i samband med rekneskapen for 2011. Kontrollutvalet har hatt oppfølging på dette punktet i 2012 og sak om nytt finansreglement vart handsama i kommunestyret 07.05.2013. Konklusjon: Kontrollutvalet merkar seg dei utdrag som er trekt fram frå den framlagde rekneskapen og årsmeldinga for 2012. Med dette som bakgrunn sender utvalet sin uttale til kommunestyret. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmelding og revisjonsrapport er for øvrig tre sjølvstendige dokument som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for 2012. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Vedlegg: Fråsegn om årsrekneskapen frå Deloitte AS, dagsett 12.04.2013 Revisjonsrapport nr. 3 frå Deloitte AS, dagsett 15.04.2013 Forslag til uttale frå kontrollutvalet 4 11
Sekretariat for kontrollutvalet FFuussaa kkoommuunnee Fusa kommune v/ kommunestyret REKNESKAP FOR FUSA KOMMUNE 2012, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Kontrollutvalet har i møte 23.05.2013 handsama Fusa kommune sin årsrekneskap for 2012. Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert 12.04.2013, revisjonsrapport nr. 3, av 15.04.2013 og administrasjonssjefen si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar frå administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for Fusa kommune 2012 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 2 055 576,- medan netto driftsresultat er negativt med kr. 2 457 898,- dvs netto resultatgrad på - 0,90 prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde til samanlikning netto resultatgrad på 2,70 prosent i 2011, jf. SSB, Statistisk Sentralbyrå 15.03.2013 (Foreløpige tal) Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Fusa kommune har netto driftsresultat vore slik dei siste åra: 2004 (+ 2,4), 2005 (-0,1), 2006 (+ 3,0), 2007 (+ 3,3), 2008 (+ 1,4), 2009 (+ 0,18), 2010 (- 0,62%) 2011 (+ 0,73 %) og 2012 (-0,90%) Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjer handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Eit marginalt eller negativt driftsresultat gjev tilsvarande mindre handlingsrom. Rådmann har lagt fram ei fyldig og god årsmelding som gjev ei god skildring av drifta av Fusa kommune i 2012. Fusa kommune si årsmelding har og som ein av få kommunar med oversikt over korleis kommunen arbeider med å sikre høg etisk standard og likestilling. Med dette oppfyller Fusa kommune intensjonen i kommunelovas 48 nr. 5 Rådmannen oppsummerer det økonomiske resultatet i årsmeldinga slik: «Kommunen sin økonomiske handlefridom er svekka i løpet av 2012. Frie midlar frå disposisjonsfond driftsføremål er også i 2012 blitt ytterlegare redusert med kr. 4,2 mill. I løpet av året måtte vi m.a. nytta kr. 3 mill. frå fondet til å dekka svikt i skatteinntektene p.g.a. urealistisk høgt skatteanslag i vedteke (opphavleg) budsjett.» Varsellampar: Negativt brutto driftsresultat Negativt netto driftsresultat Disposisjonsfondet har minka drastisk frå 2009 til 2012: Målt i brutto driftsinntekter har Fusa svakare disposisjonsfond enn alle samanlikningsgruppene. Samla fondsmidlar i % av driftsinntektene er lågare enn ved siste botnnotering i 1999. 12
Samla gjeld inkl. pensjonsplikter har auka. I tillegg til revisjonsmeldinga har Deloitte AS og levert revisjonsrapport nr. 3, dagsett 15.04.2013. Her er mellom anna desse punkta tekne opp: 4.3 Sjølvkostrekneskap Innanfor dei områda sjølvkost er sett som den rettslege ramma for brukarbetalingar, må kommunen foreta ein etterkalkulasjon (sjølvkostrekneskap) av dei reelle kostnadane. Dette må gjerast for å kontrollere at gebyrinntektene ikkje overstig kommunen sin sjølvkost. I revisjonen av 2012 har vi berre motteke sjølvkostrekneskap for vatn og avlaup. Vi har ikkje motteke fullstendige sjølvkostrekneskap for resterande områder. Dei mottekne sjølvkostrekneskapa er ikkje i samsvar med utfylde rapporteringsskjema. Vi ber om at kommunen i 2013 sørgjer for at det er samsvar mellom desse dokumenta. 5.2 Finansreglement Kommunen har eit finansreglement som sist blei revidert i 2003. Etter forskrift om kommunar og fylkeskommunar si finansforvaltning skal reglementet vedtakast minst ein gong i kvar kommunestyreperiode. Før finansreglementet blir vedteke av kommunestyret skal ein uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurdere om kommunen sitt finansreglement legg rammer for ei finansforvaltning som er i tråd med kommunelova sine reglar og reglane i forskrifta. Slik vi er blitt gjort kjent med saka, har kommunen ikkje utført dei vedtaka som forskrifta tilseier. Manglar ved finansreglementet var og teke opp i samband med rekneskapen for 2011. Kontrollutvalet har hatt oppfølging på dette punktet i 2012 og sak om nytt finansreglement vart handsama i kommunestyret 07.05.2013. Ut over overfornemnte, og det som framgår av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga av 12.04.2013 og Revisjonsrapport nr. 3 av 15.04.2013 frå Deloitte AS, har kontrollutvalet ikkje merknader til Fusa kommune sin årsrekneskap for 2012. Fusa 23.05.2013 Arild Legland Kontrollutvalsleiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar/ utvalssekretær Kopi: Fusa kommune, formannskapet 13
14
15
16
17
18
19
20
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.05.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 23/13 23/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Bakgrunn for saka: Det vert synt til vedtak i kontrollutvalet si sak 39/11 1) Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar, vart fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Plan og miljøutvalet Kontrollutvalsmedlem: Øyvind Nordbø Arne Holmefjord Turid Glesnes Drøfting: Møteprotokollane er tilgjengeleg på Fusa kommune si heimeside. Kontrollutvalet har dessutan bede om å få dei tilsendt. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan få nærare informasjon om einskiltsaker og drøfta ulike problemstillingar som ein finn av interesse. Sidan sist utvalet var samla, er desse møteprotokollane komne til: Politisk organ: År / møtedato: Kommunestyret 2013 07.05 Formannskapet 2013 24.04 Planutvalet 2013 25.04 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 21
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.05.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 24/13 24/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 22/13 Nytt Finansreglement 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 25/13 Årsmelding kontrollutvalet 3 Fylkesmannen Fusa kommune Budsjett og økonomiplan FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 22
Meldingssaker til kontrollutvalet 23.05.2013 022/13: NYTT FINANSREGLEMENT FRAMLEGG TIL VEDTAK: Nytt finansreglement vert vedteke. Vedlagte reglement for finansforvaltning vert gjeldande frå 1/1 2013. 07.05.2013 KOMMUNESTYRET Handsaming: Tilrådinga frå formannskapet vart samrøystes vedteke. KOM-022/13 VEDTAK: Nytt finansreglement vert vedteke. Vedlagte reglement for finansforvaltning vert gjeldande frå 1/1 2013. 025/13: ÅRSMELDING FRÅ KONTROLLUTVALET 2012 FRAMLEGG TIL VEDTAK FRÅ KONTROLLUTVALET: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. 07.05.2013 KOMMUNESTYRET Handsaming: Medlem i kontrollutvalet Øyvind Nordbø, opplyste at følgjande må endrast i årsmeldinga: Pkt 5.10 Kvam rettast til Fusa og det var 2 deltakarar frå Fusa på konferanse i Trondheim. Det var ingen merknader til dette. Varaordførar Atle Kvåle, Ap, fremja følgjande forslag: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. Med fylgjande tillegg: Rapporeringsrutinar for oppfølging av politiske vedtak i Fusa kommune må gjennomførast i tråd med tidlegare vedtak i kommunestyret (sak 065/10 av 20.10.2010.) Framlegget frå Atle Kvåle vart samrøystes vedteke. KOM-025/13 VEDTAK: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. Rapporeringsrutinar for oppfølging av politiske vedtak i Fusa kommune må gjennomførast i tråd med tidlegare vedtak i kommunestyret (sak 065/10 av 20.10.2010.) 23
Medlem i kontrollutvalet Øyvind Nordbø, opplyste at følgjande må endrast i årsmeldinga: Pkt 5.10 Kvam rettast til Fusa og det var 2 deltakarar frå Fusa på konferanse i Trondheim. Det var ingen merknader til dette. 24
25
26
27
28
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.05.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 25/13 25/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Deloitte AS Forvaltningsrevisjonsrapport, prosjektstyring orientering om status i arbeidet. FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 29