KONKURRANSEGRUNNLAG Advokatbistand innenfor merverdiavgiftsrett, herunder merverdiavgiftskompensasjon Konkurransegrunnlag 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Kort beskrivelse av behov/oppdrag og omfang... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.5 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Bruk av underleverandører... 5 2.9 Behandling av tilbud... 5 2.10 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Tilbudt advokats kompetanse... 8 4.2 Pris... 8 5 GJENNOMFØRING AV EVENTUELLE FORHANDLINGER... 8 6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 7 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Økonomiseksjonen og lønns -og regnskapsseksjonen er plassert under administrasjonsavdelingen. De er begge stab og støtteenheter for alle virksomhetene, de fylkeskommunale foretakene og andre avdelinger i fylkeskommunen. Se for øvrig SSA-B med bilag. 1.2 Kort beskrivelse av behov/oppdrag og omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på rammeavtale for kjøp av advokatbistand innenfor merverdiavgiftsrett, herunder merverdiavgiftskompensasjon. Avtale skal inngås med én (1) tilbyder som kan levere tjenester i henhold til SSA-B Bilag 1, beskrivelse av bistanden. Oppdragsgiver ber om tilbud på én (1) advokat som skal fungere som hovedansvarlig kontaktperson og som videre skal ha hovedansvaret for utførelsen av oppdragene, innenfor denne rammeavtale. I noen tilfeller vil oppdragsgiver kunne akseptere at leverandør benytter annen advokat, eller advokatfullmektig hvis dennes prinsipal er hovedansvarlig kontaktperson. I slike tilfeller skal dette forelegges oppdragsgivers kontaktperson, og godkjennes av denne før arbeidet iverksettes. Slik øvrig bistand faktureres etter «inngitt timepris annen advokatbistand». 1.3 Anskaffelsens omfang Årlig innkjøpsvolum er ikke kjent for oppdragsgiver da dette er et nytt rammeavtaleområde. Forbruket vil variere og være behovsstyrt, og derfor vanskelig å anslå, men antas å ligge på rundt kr. 1.5 2 millioner over 4 år. Oppdragene under rammeavtalen vil kunne ha ulik omfang og varighet. AFKs fylkeskommunale foretak vil også kunne være brukere av avtalen. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Andrea Elise Larsen E-postadresse : andrea.elise.larsen@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.5 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for bistand, SSA B, se vedlegg 1. Konkurransegrunnlag 3 av 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne, dersom dette vurderes formålsløst. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å inngi sitt beste tilbud første gang. Se punkt 5 om gjennomføring av eventuelle forhandlinger. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 16. september 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 37: Tilbudsfrist Uke 38/39 Eventuelle forhandlinger Uke 41: Melding om valg av leverandør Uke 42: Signering av avtalen og oppstart 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Advokatbistand mva" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev, herunder informasjon om tilbyders kontaktperson og postadresse 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Konkurransegrunnlag 4 av 9
Dokumentasjon Skilleark Utfylte SSA-B bilag. Se punkt 2.6. 6 Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 4 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag Bilag Veiledning 1 Beskrivelse av bistanden Bilaget inneholder beskrivelse av oppdragsgivers krav/behov. Tilbyder skal beskrive sin leveranse med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse. Beskrivelsen vil bli vurdert under tildelingskriteriet «oppdragsforståelse». Tilbyders besvarelse av tildelingskriteriet «tilbudt advokats kompetanse» skal også inngå i dette bilaget. CV og advokatbevilling skal vedlegges. 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilaget er fylt ut av oppdragsgiver. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers fremdriftsplan. Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 3 Administrative bestemmelser Bilaget skal fylles ut av tilbyderen. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers opplysninger og krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 4 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal kun fylle inn navn og timepris i dette bilaget. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). 5 Endringer i den generelle avtaleteksten. Bilaget inneholder en endringstabell. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 1. november 2016. 2.8 Bruk av underleverandører Det er ikke tillatt å bruke underleverandører. 2.9 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. Konkurransegrunnlag 5 av 9
2.10 Tilleggsopplysninger Spørsmål til konkurransen, eller henvendelse om tilleggsopplysninger, sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «anskaffelsens navn» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 9. september 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2015 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. Konkurransegrunnlag 6 av 9
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal ha et miljø med advokater som har kompetanse innen merverdiavgiftsrett, herunder merverdikompensasjon. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Beskrivelsen skal som minimum angi en oversikt over selskapets totale ressurser som har kompetanse innen fagområdene skatt og avgift. NB! Denne beskrivelsen skal ikke inneholde CV-er eller andre referanser til konkrete konsulenter. Konkurransegrunnlag 7 av 9
4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Evaluering Tilbudt advokats 60 % Utfylt SSA-B bilag 1 Se punkt 4.1 nedenfor kompetanse Pris 40 % Utfylt SSA-B bilag 4 Se punkt 4.2 nedenfor 4.1 Tilbudt advokats kompetanse Tilbudt advokats kompetanse skal beskrives i en dedikert besvarelse som kronologisk besvarer erfarings- og kompetanseområdene som er angitt i SSA-B, bilag 1 punkt 2. Besvarelsen skal inngå i tilbyders utfylte SSA-B bilag 1 og ikke overskride tre (3) sider tekst. I tillegg skal det vedlegges tilbudt advokats CV. Oppdragsgiver ser for seg at bistanden utføres av én (1) advokat. Det er dennes kompetanse som skal beskrives i SSA-B bilag 1 punkt 2. Vurderingsgrunnlag vil være grad av oppfyllelse av erfarings- og kompetansekravene. Det vil bli gitt inntil 60 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 4.2 Pris Laveste tilbudte timepris vil gi maksimal poengsum (40 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalpris Tilbudt totalpris x 40 = Poengsum pris 5 Gjennomføring av eventuelle forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de inngitte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene, kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller pr. e-post. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Konkurransegrunnlag 8 av 9
7 Vedlegg 1 SSA-B 2 SSA-B Bilag 3 Veiledning sladding 26.8.2016 Thomas Ertsås Innkjøpssjef Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag 9 av 9