Nøtterøy kommune Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: 19.06.2012 Møtested: Kommunestyresalen, Tinghaugv 18 Møtetid: Kl. 15:00 Forfall meldes til politisk sekretariat. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste Sak nr. Sakstittel 099/12 Spørsmål og informasjon 100/12 Interkommunalt hjelpemiddellager for kommunene Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg Roar Jonstang ordfører Side 1 av2
Side 2 av2
Nøtterøy kommune JournalpostID: 12/15220 Arkiv: FE- Saksbehandler: Karen Kaasa, Telefon: 33 40 20 08 Helse- og sosialsektor Interkommunalt hjelpemiddellager for kommunene Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 06.06.2012 028/12 Formannskap - administrasjonsutvalget 13.06.2012 013/12 Formannskapet 13.06.2012 084/12 Kommunestyret 19.06.2012 054/12 Formannskapet 19.06.2012 100/12 Rådmannens innstilling Det etableres et interkommunalt hjelpemiddellager for Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg kommuner med Tønsberg kommune som vertskommune fra 1. januar 2013. Utgiftene skal fordeles etter kommunenes folketall gjeldende budsjettår, og innenfor en rammen på kr 790 912. Driftsform etter 28b i kommuneloven, administrativt vertskommunesamarbeid, skal ligge til grunn for samarbeidet og vil bli presentert som egen sak høsten 2012. Organisering av de ansatte vil bli presentert i egen sak høsten 2012. For å utnytte stordriftsfordelene best mulig innen syns- og hørselskontakt-området vil egen sak om interkommunalt samarbeid om disse tjenestene/oppgavene utredes videre og bli presentert i egen sak i løpet av 2013. 06.06.2012 Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt HS-028/12 Vedtak: Det etableres et interkommunalt hjelpemiddellager for Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg kommuner med Tønsberg kommune som vertskommune fra 1. januar 2013. Utgiftene skal fordeles etter kommunenes folketall gjeldende budsjettår, og innenfor en rammen på kr 790 912. Driftsform etter 28b i kommuneloven, administrativt vertskommunesamarbeid, skal ligge til grunn for samarbeidet og vil bli presentert som egen sak høsten 2012. Organisering av de ansatte vil bli presentert i egen sak høsten 2012. For å utnytte stordriftsfordelene best mulig innen syns- og hørselskontakt-området vil egen sak om interkommunalt samarbeid om disse tjenestene/oppgavene utredes videre og bli presentert i egen sak i løpet av 2013.
13.06.2012 Formannskap - administrasjonsutvalget Behandling: Tatt til orientering FSA-013/12 Vedtak: Tatt til orientering 13.06.2012 Formannskapet Behandling: Ordføreren foreslo å utsette saken til nytt møte 19.06.2012 FS-084/12 Vedtak: Saken utsettes
Interkommunalt hjelpemiddellager for kommunene Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg Innledning/bakgrunn: Etter initiativ fra Tønsberg kommune startet utredningsarbeidet for å se på et mulig interkommunalt hjelpemiddellager for Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme i mai 2011. Dette var også positivt for Nøtterøy kommune som måtte flytte ut av sine lokaler i 2010. Utredningsarbeidet ble initiert av kommunaldirektørene på helse- og omsorgsområdet i de tre kommunene. Faktagrunnlag: Tønsberg kommunes hjelpemiddellager holder til i leide lokaler på Kilen i Reservatveien 10 med et areal på 370m2. Kommunen har leid her i nærmere 10 år, og kontrakten har blitt forlenget flere ganger. Leiekontrakten utgår 31.desember 2012, og det er nå blitt gitt beskjed om at bygget skal rives. Det må derfor innen leiekontraktens utløp skaffes nye, egnede lokaler. Nøtterøy leier fra og med 2011 lagerlokale på Ramdal med et areal på 470m2. Tidligere utredning har konkludert med at disse lokalene ikke er egnet for et interkommunalt hjelpemiddellager. Tjøme har avsatt et areal på ca. 70-80m2 til hjelpemiddellager på Tjøme sykehjem. Arealbehov for et felles hjelpemiddellager er vurdert av arbeidsgruppen til å være på ca. 500m2. Kommunene har et omfattende forvaltningsansvar for hjelpemidler innvilget og utlånt fra NAV Hjelpemiddelsentral. I 2011 mottok Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme til sammen hjelpemidler for en samlet verdi av vel 40 millioner kroner. Antall hjelpemidler utlevert i perioden 2011 er 13266. Antall aktive brukere med hjelpemidler fra NAV er samlet på 6464 i de tre kommunene. I tillegg kommer de brukerne som kun har hjelpemidler utlånt fra de kommunale lagrene. Dette tilsier at kommunene har et stort logistikk- og distribusjonsansvar ut til innbyggerne/brukerne. Dette ansvaret innebærer også bl.a. feilsøking og reparasjoner, og mottak / rengjøring av hjelpemidlene. Ansvarforholdet er forankret i inngåtte samarbeidsavtaler m/tilleggsavtale mellom NAV Hjelpemiddelsentral og den enkelte kommune. Avtalen følger som vedlegg til saken. Som en del av forpliktelsene i samarbeidsavtalen med NAV Hjelpemiddelsentralen skal kommunene også ha syns- og hørselskontakt. Dette er løst ulikt i de tre kommunene. Nøtterøy og Tjøme har store utfordringer på begge tjenesteområdene da det er satt av lite stillingsressurser og pågangen er stor. I motsetning til Tønsberg kommer dette i tillegg til andre arbeidsoppgaver. I Tønsberg har syns- og hørselskontaktene dette som sitt primære ansvarsområde. Rettslig grunnlag: Folketrygdloven kapitel 10 Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator, 9 Vurderinger: Kommunene vil få nye utfordringer og krav ved gjennomføring av intensjonene i samhandlingsreformen. Tilpasning av tjenestetilbudet, med mer kvalitative og robuste tjenester, må til for å møte økte forventinger både hos innbyggerne og hos samarbeidspartnere innen helse- og omsorgsområdet. Hjelpemiddelformidling er en viktig del av tiltakskjeden for å lykkes med tidlig intervensjon, forebyggende og rehabiliterende arbeid med fokus at brukeren skal
kunne bo lengst mulig i eget hjem. Kommunenes økte ansvar for utskrivningsklare pasienter fra sykehus tilsier også økte krav til en mer tilgjengelig og robust hjelpemiddelformidling. Med dette som bakgrunn blir det å se på stordriftsfordeler, effektiv ressursbruk og økonomisk styring viktig for kommunene. Mandatet ga føringer om at det skal utredes budsjett og areal for et felles hjelpemiddellager, med tilnærmet samme servicenivå som Tønsberg kommunes hjelpemiddellager, og gjengs leie for tilsvarende lokaler i Tønsberg-området. Det skal tas høyde for stordriftsfordeler ved et samarbeid. Det skal også tas høyde for at det er behov for ekstra areal dersom kommunene også skal ha et lager av senger, trykkmadrasser, personløfter og rullestoler til akuttsituasjoner. Dette ligger til grunn for de ulike alternativene som er vurdert, felles hjelpmiddellager i Tønsberg kommune eller fortsette dagens løsning med lager i hver kommune. Tønsberg kommune er den eneste kommunen som har eget budsjett for hjelpemiddeltjenesten. For 2012 er det foreslått et driftsbudsjett på ca. 975.000,-. Her utgjør husleie, drift av transportmidler og kjøp av ekstern transportør, til transport av sykesenger, den største utgiftssiden. Tønsberg har dyr husleie på grunn av høy m2-pris på 950,- pr. m2. Erfaringstall/detaljbudsjett kan legges til grunn. Nøtterøy har driftsutgifter til husleie, telefon, drift av egen bil, inventar/utstyr, totalt ca. 210.500,-. Nøtterøy betaler 350,- pr. m2. Noen driftsutgifter, som renhold, kommer i tillegg da det ikke er inkludert i husleien. I forbindelse med flytting til lokalene på Ramdal har datautstyr vært en stor utgiftspost. Men har ikke tilgang til lukket nett /Gerica. Må da til Østergaard. Transport av senger på Nøtterøy gjøres inntil videre kostnadsfritt av brannvesenet. Dette sparer kommunen for store utgifter. Både i forhold til tidsbruk og bemanning, og utgifter til transportmidler. Det er høyst usikkert hvor lenge denne avtalen vil bli videreført. Andre driftsutgifter holdes nede ved at kopiering gjøres på Østergaard, lunsj spises på Gipø, WC lånes av annen leietaker. Dette er lite tilfredsstillende arbeidsforhold på sikt, og gir i liten grad effektiv drift. Tall fra Tjøme foreligger ikke. Det er grunn til å anta at det er utgifter knyttet til vedlikehold av lagerrom, innkjøp til lager og til transportmidler. Transport av sykesenger gjøres av egen ansatt på Tjøme, men er da avhengig av hjelp fra andre ansatte i kommunen. Lønn, pensjon og arbeidsgiveravgift for alle kommunene er holdt utenom. Ulike former for samarbeidsmodeller må utredes videre. Hvor bl.a. arbeidsgiveransvar/ ansettelsesforhold og administrasjonsutgifter vil være sentralt. Ved en sammenslåing vil en oppnå stordriftsfordeler i forhold til husleie, telefon, kopiering, kontorløsninger og personalfasiliteter. Også i forhold til nødvendige kostnadskrevende investeringer vil en oppnå stordriftsfordeler. Spesielt på et mottakslager med strenge krav til tilfredsstillende hygieniske rammer, og verksteddel med tilrettelagte reparasjonsplasser og plass til montering av hjelpemidler. Det krever vilje til å gjennomføre en investering ved etablering av nye lokaler, men vil være besparende på sikt. Også i forhold til investeringer i verktøy/utstyr til løpende drift, som høytrykksspyler, kompressor, arbeidsbenker, hvitevarer til spiserom osv., vil det være stordriftsfordeler. Ved en sammenslåing vil en sikre en mer robust tjeneste og distribusjon av hjelpemidler, både fra kommunalt lager og av HMS sine hjelpemidler. En større enhet vil være mindre sårbare ved sykdom, ferieavvikling og permisjoner. Flere ansatte vil kjenne rutiner og arbeidsoppgaver. Dette vil være en vesentlig forbedring, spesielt for Nøtterøy og Tjøme. For Tønsberg vil det være en fordel å få fordelt utgiftene til drift av lageret. Hjelpemiddelsentralen som allerede har de tre kommunene på samme ukentlige kjørerute vil få en adresse å kjøre til. Varelevering vil skje i åpningstiden og vil kunne håndteres av en koordinator. Tønsberg har hatt en koordinatorfunksjon i flere år. Det kan bli behov for mer innetid på koordinatoren, samtidig som det vil frigjøre ressurser for hjelpemiddelteknikerne på Nøtterøy og Tjøme til andre arbeidsoppgaver.
Et lager med åpnings- og telefontid vil gi bedre service og tilgjengelighet for brukere og samarbeidspartnere på Nøtterøy og Tjøme. Pr. i dag er det kun Tønsberg som har åpnings- og telefontid på sitt lager, og som forutsettes videreført. Aktuelt lokale for interkommunalt hjelpemiddellager er Hedrumsgt.2 (Sivilforsvarets tidl. Lokaler) beliggende på Kilen i Tønsberg. Lokalene eies av Tønsberg kommune. Lokalene tilfredsstiller kvalitetskrav basert på de erfaringene som er gjort ved leie av dagens lokaler, og utfordringer som en vet vil komme med Samhandlingsreformen. Det er krav gjeldende beliggenhet, infrastruktur og tilgjengelighet, samt fysiske krav til lagerlokale som arealbehov og inngangspartier/rominndeling. Det er utarbeidet kravsspesifikasjoner som det vil bli jobbet etter i det videre arbeidet. For å utnytte stordriftsfordelene best mulig innen syns- og hørselskontakt-området bør en samkjøring av disse tjenestene/oppgavene utredes videre i neste fase. En større stillingsressurs vil gi en mer tilgjengelig tjeneste og større kompetanse på området. Ved å ha et visst volum av saker bygges faglig trygghet og erfaring. Dette vil gi mer robuste og effektive tjenester. En representant for de Hovedtillitsvalgt for Nøtterøy har vært representert i styringsgruppen, men på grunn av streiken deltok hun ikke på møtet i styringsgruppen. Alternative løsninger: Alternativ til nytt felles hjelpmiddellager er å fortsette dagens ordning med lager i hver kommune. Både ut i fra et brukerperspektiv og et økonomisk perspektiv vil ikke kommunene på sikt være tjent med fortsatt drift i hver kommune. Spesielt i forhold til å ivareta hygiene og krav til smittevern, er det alt for dårlige løsninger i alle kommunene i dag. Lokalene er ikke egnet til å ivareta både nye/rene og brukte/skitne hjelpemidler. Et tilsyn ville avdekket store mangler, som vil kreve større økonomiske investeringer i hver kommune for å tilfredsstille hygienekrav. Nøtterøy og Tjøme har ikke ressurser til holde hjelpemiddellageret åpnet og tilgjengelig for brukere og aktuelle tjenesteutøvere. Dette vil de få i et felles lager. For å ivareta hjemmetjenestenes behov for rask tilgang på enkelte hjelpemidler, spesielt på kveld /helg, kan det være aktuelt å opprette et bufferlager på Nøtterøy og Tjøme. Dette vil utredes videre. Økonomiske konsekvenser: Driftsbudsjetter i forhold til eksisterende drift i de tre kommunene vil bli videreført i nytt felles hjelpemiddellager. Det er realistisk å tro at det nye lageret kan driftes innenfor eksisterende rammer/budsjett. Utfordringen ligger i å få gjennomført bygningsmessige endringer og tilrettelegginger for drift i nye, felles lokaler. Økte krav til funksjonelle lokaler / arbeidsplasser, personalfasiliteter, strenge krav til smittevern i forhold til brukte / skitne hjelpemidler (spes. Hygienehjelpemidler), gjør at det må investeres mer i nye lokaler enn det vi har i eksisterende lokaler i dag. Utgiftene foreslås fordelt etter kommunenes folketall. Det innebærer følgende fordeling på kommunene når folketallet fra SSB pr 1. april 2012 legges til grunn: Tønsberg Nøtterøy Tjøme TNT samlet Folkemengde 1.4. 2012 40 778 21 035 4 818 66 631 Fordeling i hht til folketall 61,20 % 31,60 % 7,20 % 100 % Husleie 192 780 99 540 22 680 315 000 Transport 208 080 107 440 24 480 340 000 Andre driftsutgifter/kjøp av hjelpemidler (15% av 655 000) 60 129 31 047 7074 98 250
Sum 460 989 238 027 54 234 753 250 5% adm. utgifter 23 049 11 901 2 712 37 662 SUM 484 038 249 928 56 946 790 912 Tabellen over viser hvordan valgte fordelingsnøkkel slår ut på de ulike kommunene. Husleien er beregnet ut i fra en m2-pris på 200,- pr.m2 for leie av Hedrumsgt,2. Dette er betydelig lavere for både Tønsberg og Nøtterøy. I rammen ligger tilgang på flere biler / transport for alle kommunene. Lønn kommer i tillegg, og dagens bemanningsnorm i de tre kommunene er tenkt videreført. Samarbeidsmodellen er interkommunalt samarbeid med Tønsberg som vertskommune og arbeidsgiver. Helse- og miljøkonsekvenser: Ved å holde ett lager for alle de tre kommunene kan det samlet bli noe lengre kjørelengder ved levering og henting hos brukerne. Til gjengjeld vil Hjelpemiddelsentralen, som ligger i Borgeskogen i Stokke kunne begrense sine leveringer til ett sted. Ved å legge opp til rasjonelle leveringsruter ut til brukerne, forventes kjørelengdene ved distribusjonen av hjelpemidler fra ett lager å være moderate. Når det gjelder hvordan de ansatte i det interkommunale hjelpemiddellageret skal organiseres er det to mulige driftsformer. Enten blir alle ansatt i Tønsberg kommune eller så er de ansatt i hver sin kommune med felles arbeidssted. Dette må utredes og vil bli presentert i egen sak høsten 2012. Konsekvenser for barn og unge: Barn og unge vil også dra nytte av stordriftsfordelene, med tilgang på mer robuste og tilgjengelige tjenester. Videre behandling: Likelydende politisk sak fremmes for bystyrene i Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg. Konklusjon: Det anbefales å etablere et interkommunalt hjelpemiddellager for Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg kommuner med Tønsberg kommune som vertskommune fra 1. januar 2013. Utgiftene skal fordeles etter kommunenes folketall gjeldende budsjettår, og innenfor en rammen på kr 790 912. Driftsform etter 28b i kommuneloven, administrativt vertskommunesamarbeid, skal ligge til grunn for samarbeidet og vil bli presentert som egen sak høsten 2012. Organisering av de ansatte vil bli presentert i egen sak høsten 2012. For å utnytte stordriftsfordelene best mulig innen syns- og hørselskontakt-området vil interkommunalt samarbeid om disse tjenestene/oppgavene utredes videre og bli presentert i egen sak i løpet av 2013.