Møteprotokoll Styre: Sykehuset i Vestfold HF Møtested: Sykehuset i Vestfold HF, møterom 028 Dato: 22.03.2012 Tidspunkt: kl 14.00-18.00 Følgende medlemmer møtte: Navn Stein-Are Agledal Bjørn Walle Ole Johan Bakke Anne Sollie Hem Karen Anne Kjendlie Bjørn Kåre Sevik Kari Rasmussen Nina Christin Clausen Jørn Flaatten Tone Woll Buer Birgitte Seip Funksjon styreleder nestleder Ansattvalgte med tale- og forslagsrett: Christian Robak Torgeir Bøe Fra Brukerutvalget møtte: Anne Stryken Nygaard observatør Kari Melbye observatør Fra administrasjonen møtte Navn Adm.dir. Stein Kinserdal Økonomidirektør Roger Gjennestad Direktør virksomhetsstyring Sven-Erik Andersen Protokollfører Side 1 av 6
SAKER SOM BLE BEHANDLET 22.03.2012 SAK: 014/2012 Godkjenning innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. SAK: 015/2012 Godkjenning av protokoll fra møtet 26.01.2012 Protokollen ble godkjent og signert. SAK: 016/2012 Årsregnskap og styrets beretning 2011 I følge Regnskapsloven og Helseforetaksloven skal styret for foretaket behandle og vedta styrets beretning og årsregnskap m/noter før det godkjennes av foretaksmøtet. Sammen med revisors beretning skal det sendes til regnskapsregisteret. Styremedlemmene er solidarisk og personlig ansvarlig for gebyrer som pålegges som følge av manglende rapportering. SiVs regnskap konsolideres inn i Helse Sør-Øst RHF sitt årsregnskap. Styret vedtar årsregnskap m/noter og styrets beretning. SAK: 017/2012 Risikovurdering Oppdrag og bestilling fra HSØ 2012 Oppdrag og bestilling 2012 for Sykehuset i Vestfold HF ble mottatt fra eier 10. februar 2011, gjennom vedtak i Foretaksmøtet samme dag. Oppdragsdokumentet er risikovurdert i klinikkene og i ledergruppen. Styret gjøres i denne saken oppmerksom på områder i Oppdragsdokumentet der en anser det nødvendig å iverksette spesielle tiltak for å nå de krav/målsettinger som er forventet av eier. 1. Styret tar risikovurdering av Oppdrag og bestilling 2012 til etterretning. Styret ber om at adm. direktør særlig har fokus på tiltak og oppfølging knyttet til de mest risikoutsatte områdene. 2. Styret vil bli orientert om gjennomføringen og status for oppdraget gjennom den ordinære rapporteringen. SAK: 018/2012 Rapportering kvalitetsindikatorer/økonomi jan-feb 2012 Eiers bestilling til SiV innholder mange mål. Det er fra eiers side gjort en prioritering av enkelte mål og disse følges opp månedlig. Det er disse målene som ligger til grunn for denne rapporteringen som gjøres i hvert styremøte. Rapportering på hele oppdrags- og bestillerdokumentet gjøres tertialvis gjennom Ledelsens gjennomgang. Styret tar rapporteringen for januar og februar til etterretning. Side 2 av 6
SAK: 019/2012 Driftskonsept Larvik sykehus Styret ble i januarmøtet 2012 orientert av administrerende direktør om at han vil foreslå endringer i driften på SiV-Larvik (Larvik sykehus). Styret ba om å få forelagt en sak hvor fremtidige driftskonsept ved SiV-Larvik belyses. I tillegg har det kommet en rekke initiativ til fremtidige driftskonsept ved SiV-Larvik, fra både de ulike klinikkene på SiV og fra Larvik kommune. Administrerende direktør har siden forrige styremøte derfor gjennomført en bred prosess under ledelse av prosjektleder Inge Aarseth, slik at det i styremøtet fremmes et koordinert og avstemt forslag til framtidig drift i Larvik. 1. Styret vedtar alternativ 2 som driftskonsept for SiV-Larvik. 2. Det gjennomføres nødvendige prosesser og avklaringer mot de ansatte, tillitsvalgte og vernetjenesten. Administrerende direktør bes spesielt om å hensynta intensjonene i organisasjonenes og vernetjenestens påpekninger i drøftingsmøtet (jfr. vedlegg 2). 3. Medisinsk klinikk iverksetter prosess med henblikk å stenge medisinsk sengepost. 4. Medisinsk klinikk iverksetter omdisponering av overlegeressursene tilpasset SiVs totale behov. 5. Kirurgisk klinikk etablerer AHLR-beredskap ved SiV-Larvik. 6. Kirurgisk klinikk iverksetter prosess for å endre sengepostdriften til 12-døgns sengepost. 7. Kirurgisk klinikk overfører skadestuen til Tønsberg 8. Det gjennomføres nødvendige prosesser og avklaringer mot de ansatte, tillitsvalgte, vernetjenesten og Larvik kommune, for å overføre ansvaret for driften av Larvik legevakt til Larvik kommune fullt ut. 9. Anskaffelse av nytt radiologisk utstyr i Larvik prioriteres, finansieres og anskaffes, inkl. nødvendige avklaringer mot Sykehuset Telemark HF. Styret ber direktøren vurdere om det er mer hensiktsmessig å anskaffe ekstremitets-mr i stedet for CT, i tillegg til skjelettlab. 10. Det forutsettes god ivaretakelse av de berørte ansatte i omstillingsprosessen. SAK: 020/2012 Klinikk psykisk helse og rusbehandling byggeprosjekt for utvidelse av avrusningskapasitet. Styret for Psykiatrien i Vestfold HF har, gjennom vedtatt Strategiplan 2010 2013 for Psykiatrien i Vestfold HF, samt vedtatt Områdeplan for psykisk helsevern (PHV) og tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelmisbruk (TVR) i sykehusområdet Telemark Vestfold av november 2010, lagt til grunn at avrusningskapasiteten innenfor TVR i Vestfold skal økes med 6 døgnplasser. Med utgangspunkt i ovennevnte planverks forutsetninger om økning av døgnplasser for avrusning, er det gjennomført en mulighetsstudie tilknyttet eksisterende bygningsmasse ved Avdeling for rusbehandling på Skjerve i Nøtterøy kommune. Styreleder opplyste at styret i Sykehuset Telemark HF i møte 21. mars 2012 sluttet seg til saken, jfr. vedtakets pkt. 2 nedenfor. Side 3 av 6
1. Basert på materialet fra mulighetsstudie av november 2011 gjennomføres prosjektet i henhold til studiens alternativ 2 slik det framgår av saken, innenfor en kostnadsramme pr. nov. 2011 på 12,9 mill. kr. 2. Saken oversendes Sykehuset i Telemark HF til styrebehandling. SAK 021/2012 Styrets årsplan 2012 - oppdatert Møteplan for styret ved SiV for 2012 ble vedtatt 27.10.11. Styrets årsplan ble vedtatt i møte 08.12.11 (sak nr. 80/2011). Denne blir fortløpende oppdatert og legges frem for styret i hvert møte. Det ble gjort endringer i datoer for fremtidige møter i 2012. Etter dette gjelder følgende møtedatoer for styret: 4. mai (hele dagen) 12. juni 20. sept (uendret) 15. nov. (uendret) 11. des. Med unntak av 4. mai, gjelder i ordinær møtetid kl. 14.00 18.00. Styrets enstemmige vedtak Oppdatert årsplan for 2012 tas til orientering. SAK: 022/2012 Adm.dir s orientering a) Varslede tilsyn og konsernrevisjoner i 2012 SiV har i brev av 7. februar 2012 mottatt foreløpig melding om tilsyn i 2012 fra Fylkesmannen i Vestfold, avd. for helse og sosial. Følgende tilsyn er varslet: SiV HF, Kir. Klinikk: Håndtering og vurdering av henvisninger m.v. av pasienter med tykk- og endetarmskreft (høsten 2012). Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som gjennomføres regionalt. SiV HF, KPR: Vurdering av suicidfare (23. 24. mai) SiV HF, KPR Glenne reg. senter for autisme: Faglig bistand og vurdering i saker der kommunene skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven, kap. 9. (12. -14. sept.) SiV HF, Kir. Klinikk: Pasientsikkerhet ved behandling av flere pasientkategorier i en sengepost (6. 7. juni). Fra konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst har foretaket i brev av 6. februar 2012 fått oversendt plan for konsernrevisjoner i perioden 2012 2015. I 2012 er det planlagt følgende revisjoner i 2012: Side 4 av 6
SiV HF, KPR: Revisjon av intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet ved Klinikk psykisk helse og rusbehandling (KPR) (mars april 2012) SiV HF: Medisinsk kodepraksis (innen perioden mars juni 2012). SiV HF: Oppfølging av handlingsplaner etter tidligere revisjon av intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet (innen perioden nov 2012 mars 2013). Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har i brev av 17. februar 2012 varslet systemtilsyn innenfor elektroområdet. SiV har i brev av 27. februar 2012 fra Fylkesmannen i Vestfold, avd. for helse og sosial mottatt varsel om systemtilsyn knyttet til behandling av pasienter med gynekologiske problemstillingen. Det enkelte tilsyn/revisjon blir varslet spesielt, og det blir i den sammenheng gitt nærmere beskrivelse av fokus, omfang og behov for dokumentasjon, kontaktflate i foretaket osv. Resultatene av det enkelte tilsyn/revisjon fremmes løpende for styret, sammen med handlingsplaner knyttet til evt. avvik og merknader. b) Utvidelse av antall medlemmer i Brukerutvalget Styret fattet i møte 17. juni 2010 (sak nr. 041/2012) vedtak vedr. retningslinjer for Brukerutvalget ved SiV. I dette vedtaket ble det bl.a. fastsatt at antall medlemmer i Brukerutvalget skulle være 10. Som følge av sammenslåingen ved Psykiatrien i Vestfold HF fra 1. januar 2012, er det nødvendig også å ta hensyn til at nye brukergrupper er aktuelle for representasjon i Brukerutvalget. Adm. direktør har, som følge av dette tatt initiativ til at utvalget kan utvides med inntil 2 medlemmer (fra 10 til 12), slik at aktuelle brukergrupper/- organisasjoner innenfor psykisk helse og rusbehandling får representasjon. Adm. direktør foreslår overfor Brukerutvalget at dette løses ved at Brukerrådet i Klinikk psykisk helse og rusbehandling utfordres til å oppnevnte 2 av sine medlemmer til også s tiltre Brukerutvalget i SiV. c) Strømforsyning i 6. byggetrinn Det ble gitt en muntlig oppdatering knyttet til forhold rundt strømforsyning i bygningsmassen fra 6. byggetrinn. Side 5 av 6
SAK: 023/2012 Eventuelt a) Karen Anne Kjendlie tok opp problemstillingen samarbeid mellom SiV v/klinikk psykisk helse og rusbehandling og videregående skoler. Det ble anmodet om at problemstillingen kobles mot samarbeidsprosjektet God oppvekst. b) Styreleder orienterte kort om RHF-styrets oppnevning av nye eieroppnevnte mer i styret for Sykehuset i Vestfold HF i møte 15. mars 2012. Oppnevningen gjelder fra 1. april 2012. Nell Gaalaas Hem (SV) blir nytt. Kari Rasmussen trer ut av styret. Tønsberg 22.03.2012 Sven-Erik Andersen protokollfører Stein-Are Agledal, leder Bjørn Walle Jørn Flaatten Karen Anne Kjendlie Birgitte Seip Kari Rasmussen Ole Johan Bakke Tone Woll Buer Bjørn Kåre Sevik Anne Sollie Hem Nina Christin Clausen Side 6 av 6