Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling, over EØS-terskelverdi Anskaffelse av arbeidsbåt til OV Bøkfjord - Kystverket Rederi Kystverkets sak nr 2015/152
INNHOLD 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Om anskaffelsen... 3 Grunnleggende krav til båtene... 3 1.4 Planlagt fremdrift... 4 1.5 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 1.6 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 5 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 2.1.1 Skatteattester... 5 2.1.2 HMS-egenerklæring... 5 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 2.5 Underleverandører... 7 3 Krav til forespørsel om deltakelse... 7 3.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse... 7 3.2 Komplett forespørsel... 7 3.3 Frist for mottak av forespørsel... 8 3.4 Innleveringssted... 8 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsler... 8 4.1 Registrering av forespørsler... 8 4.2 Avvising av leverandører... 8 4.3 Utvelgelse av leverandører/forhandlinger... 8 4.4 Avviste og forkastede forespørsler... 9 4.5 Avlysing av konkurransen... 9 4.6 Opplysningsplikt... 9 5 Diverse bestemmelser... 9 5.1 Offentlighet... 9 5.2 Taushetsplikt... 9 5.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 10 5.4 Habilitet... 10 5.5 Kostnader... 10 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 11 Vedlegg 2 Mal for Forpliktelseserklæring... 12 Vedlegg 3 Referanseskjema... 13 Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 2 av 13
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av arbeidsbåt til OV Bøkfjord - Kystverket Rederi. Kystverket er Samferdselsdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. Kystverket utfører viktige samfunnspålagte oppgaver, hvor hovedformålet er å sørge for en sikker og effektiv ferdsel langs kysten. I dette ligger også ansvaret for å tilrettelegge for en videreutvikling av sjøtransporten som en velfungerende og kostnadseffektiv transportform for næringslivet, det offentlige samt privatpersoner. For mer informasjon www.kystverket.no 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for konkurranse med forhandling. Hjemmel for å gjennomføre konkurranse med forhandling er FOA 14-3, litra b. 1.3 Om anskaffelsen Det skal anskaffes en arbeidsbåt til Kystverket Rederi sitt fartøy OV Bøkfjord. Båten skal leveres i Ålesund, senest 15. april 2016. Fartøyet skal være konstruert og utstyrt som arbeidsbåt for slukningarbeid og annet arbeid som vil foregå uavhengig av moderfartøyet. Båten skal kunne operere på grunt vann og under is forhold. Bunn må derfor kunne tåle bunnberøring og is berøring i tillegg til god manøvrerbarhet i alle operasjonshastigheter. Arbeidsbåten skal være bygd ihht Nordisk båtstandard. Kostnadsrammen for innvesteringen er satt til 4,5 mill, anskaffelsen er eks mva. Videre vil det bli avtalt opsjon på ytterligere ett fartøy, oppdragsgiver vil stå fritt til å benytte seg av opsjonen. Kystverket tar forbehold om finansiering. Grunnleggende krav til båtene Arbeidsbåten skal være usynkbart selv ved eventuelle alvorlige skrogskader. Fartøyet skal befordre 3 personer i styrehus i seter med fire punkts sikkerhets seler. Arbeidsbåten skal utrustes med fast to punkts løft med off load kroker forut og akterut, for utsetting og oppheising av fullastet båt med kran eller davit fra plattform eller moderskip. Fangline skal kunnes fjernutløses fra styreposisjon. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 3 av 13
Fartøyet må tilfredsstille FOR-2011-02-08-130 om bruk av fartøy i oljevern, se særlig 4, 6, 8, 9 og 12, og FOR-2014-12-19-1853 Bygging og tilsyn av mindre lasteskip. ARRANGEMENT Fartøyet skal ha et planende enkeltskrog, drevet av en eller to hurtiggående dieselmotorer, forbundet med vannjett fremdriftsanlegg og marine gir som kan frikoples og med reverserings mulighet for impelleren for rensing av vannjett. HOVEDDIMENSJONER Lengde over alt: 10,5 m Bredde, største: 3,50 m Vekt maks 6000kg HASTIGHET Fartøyets hastighet ved 100 % bunkers, 3 personer og fullt utstyrt iht. vedlagt liste eller tilsvarende i vekt, skal være på 30 knop ved 100 % motorbelastning i stille vær. TANKKAPASITET Fartøyet skal ha en tankkapasitet på 600 liter. drivstoff. Ferskvannkapasitet på 50 liter. Detaljert kravliste fremkommer av kravspesifikasjon, tilgjengelig for kvalifiserte tilbydere. 1.4 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene etter frist for å levere forespørsel om deltagelse nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Frist for å levere forespørsel om deltakelse 9.3.2015 kl 12.00 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om hvilke av leverandørene som 13.3.2015 er kvalifisert. Utsendelse av tilbudsinnbydelse til kvalifiserte leverandører. Frist for å levere tilbud 28.4.2015 kl 12.00 Forhandlinger 4.-7.5. 2015 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om tildeling av kontrakt 18.5.2015 Frist for eventuell klage på tildeling av kontrakt 28.5.2015 Kontrakt inngås 29.5.2015 1.5 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til: Kontaktperson: : Tove Sortehaug Strømmen tove.strommen@kystverket.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før utløp av fristen for forespørsel om deltakelse, skal oppdragsgiver sende svar til samtlige som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget senest 6 dager før fristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes tydelig. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 4 av 13
1.6 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for forespørsel om deltakelse utløper kan oppdragsgiver foreta mindre endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget, jf. FOA 17-2. Alle endringer vil umiddelbart sendes alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i sin forespørsel. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter vil medføre avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra søkerens hjemland. Dokumentene skal fortrinnsvis være på norsk. Engelsk aksepteres. 2.1.1 Skatteattester Ny skatteattest fra 14.oktober 2014 Skatteattestene som nå skrives ut er en felles attest for skatt, arbeidsgiveravgift og mervediavgift. Skatteattest på skjema RF 1244 skrives ikke lenger ut. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. I en periode fram til 5. desember ble attesten produsert uten bunnteksten: "Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert." Disse attestene er også gyldige. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen utløp av fristen for å levere forespørsel om deltagelse. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland. Utenlandske leverandører skal fortrinnsvis levere tilsvarende attester på norsk. Dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk aksepteres. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 5 av 13
2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har god økonomi med dette menes: Leverandøren skal være kredittverdig, ha tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko. Dokumentasjon Kredittvurdering fra virksomhet med konsesjon for kredittopplysningsvirksomhet gitt av Datatilsynet eller tilsvarende utenlandsk myndighet Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste to år. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 2 måneder. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Det kreves tekniske og faglige kvalifikasjoner som tilsier at Leverandøren er i stand til å gjennomføre oppdraget. De enkelte vurderingstema under dette kvalifikasjonskriteriet er konkretisert nedenfor: 1. Erfaring: Leverandør skal ha tilstrekkelig erfaring med bygging av tilsvarende fartøy. Særlig kreves det erfaring fra bygging av følgende fartøystyper: Det skal legges ved tilbudet referanseliste med foretakets viktigste relevante leveranser, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. Fartøy med størrelse inntil 15 m Fartøy med kapasiteter til å ta om bord, og sette ut materiell over hekk. Erfaring med vannjet som fremdriftsssystem. Følgende informasjon skal som et minimum fremlegges for hvert fartøy det vises til: Fartøyets navn Type fartøy Leveringsdato Navn og adresse til eier/operatør (Det stilles ikke absolutt krav til at alle kulepunkter skal være tilfredsstilt, men hovedkravet til erfaring må være oppfylt og grad av oppfyllelse vil telle positivt dersom det er nødvendig å foreta utvalg av kvalifiserte leverandører.) 2. Kompetanse: Leverandør skal ha tilstrekkelige faglige kvalifikasjoner til oppdraget. Generell beskrivelse av kompetanse i organisasjonen. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 6 av 13
3. Kvalitetssikringssystemer: Leverandør skal ha generelle kvalitetssikringssystemer. Beskrivelse av virksomhetens generelle kvalitetssikringssystemer. 2.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. Dersom Leverandøren er avhengig av andre aktører for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det inngis relevant dokumentasjon også for slike andre aktører, (jf. pkt. 2.1 2.4). Videre skal slike aktører gjennom en forpliktelseserklæring, bekrefte at Leverandøren råder over de nødvendige ressurser. Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt som vedlegg 2. 3 Krav til forespørsel om deltakelse 3.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse 1. Forespørselen skal være skriftlig og inneholde et brev som skal være datert, undertegnet og merket med firmaets navn 2. Forespørselen skal være merket: Anskaffelse av arbeidsbåt til OV Bøkfjord - Kystverket Rederi 3. Forespørselen skal leveres på norsk. Følgende dokumenter godtas også på svensk, dansk eller engelsk: dokumentasjon på kvalitetssikringssystem, interne manualer, og generell informasjon om verftet kredittrating referanseliste 4. Forespørselen kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 3.4 5. Forespørselen skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon av tilbudet. 6. Forespørsel kan ikke fremsettes elektronisk, ved telefaks eller telefon 3.2 Komplett forespørsel Komplett forespørsel om deltakelse skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende punkter: 1. Brev som bekrefter leverandørens forespørsel om deltakelse i konkurransen 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske stilling 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 7 av 13
2.6 Presentasjon av underleverandører 2.7 Eventuell forpliktelseserklæring Forespørsel om deltakelse skal leveres i ringpermer uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Hvert punkt i forespørselen skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i forespørselen. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser eller henvisning til nettsider mv. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av forespørselen. 3.3 Frist for mottak av forespørsel Siste frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen er 9.3.2015 kl 12.00. Forespørselen skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.44, før utløpet av fristen. Dette gjelder også for forespørsler som blir sendt per post. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 3.4 Innleveringssted Forespørsel om deltakelse bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket hovedkontor Postboks 1502 6025 Ålesund Gateadresse: Kystverket Rederi Kongensgate 25 6002 Ålesund Kontaktperson for mottak av tilbud er Tove S. Strømmen, tlf. 95745816. 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsler 4.1 Registrering av forespørsler Forespørsler skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når en forespørsel er mottatt. 4.2 Avvising av leverandører Leverandører som ikke oppfyller krav etter FOA 20-12 (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA 20-12 (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.3 Utvelgelse av leverandører/forhandlinger Oppdragsgiver vil kun invitere leverandører som ikke er avvist etter punkt 4.2. Oppdragsgiver vil invitere minst tre og maksimalt seks leverandører til konkurransen. Hvis det foreligger så mange kvalifiserte leverandører at oppdragsgiver foretar en utvelgelse, vil dette baseres på hvilke av leverandørene som best oppfyller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 2.4 ovenfor. Oppdragsgiver vil vekte erfaring med 50 %, kompetanse med 25% og kvalitetssikringssystemer med 25 %. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 8 av 13
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. Slik reduksjon vil foretas basert på en foreløpig evaluering av tilbudene opp mot tildelingskriteriene. Avskalling, en første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene. 4.4 Avviste og forkastede forespørsler Avviste og forkastede forespørsler vil ikke bli returnert. 4.5 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2). 4.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding i henhold til FOA 20-16 (2) dersom: forespørsel om deltakelse forkastes eller avvises, oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. 5 Diverse bestemmelser 5.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 5.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Leverandør pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer gjennom tilbudsarbeidet som fortrolig informasjon. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 9 av 13
5.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 5.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 5.5 Kostnader Leverandør bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 10 av 13
Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 11 av 13
Vedlegg 2 Mal for Forpliktelseserklæring Denne bekreftelsen gjelder Firma: [navn på underleverandør] Orgnr: Som underleverandører/samarbeidspartner for følgende hovedleverandør Firma: [navn på hovedleverandør] Orgnr: Det bekreftes at vi stiller om underleverandør / samarbeidsparter til hovedleverandør i forbindelse med tilbud til Kystverket, i konkurranse vedrørende [konkurransens navn], og i den forbindelse vil stille nødvendige ressurser til disposisjon for hovedleverandøren for utførelse av kontrakten, i det omfang som fremgår av kvalifikasjonssøknaden og tilbudet. Presisering av ressurser stilt til disposisjon: [ ] Sted / dato Daglig leder (sign.) Arbeidsbåt OV Bøkfjord Master_Ny_prekval.docx Side 12 av 13
Vedlegg 3 Referanseskjema Nr. Kort beskrivelse av leveransen, herunder: Fartøy med størrelse inntil 15 m Fartøy med kapasiteter til å ta om bord, og sette ut materiell over hekk. Erfaring med vannjet som fremdriftsssystem. Kort beskrivelse av leveransens karakter, hovedeller delleveranse. Samlet verdi for tilbyder Tidsrom Mottaker Mottakers kontaktperson inkl. mobilnummer og mailadresse 1 Navn 2 Navn 3 Navn 4 Navn 5 Navn 6 Navn 7 Navn