Konkurransegrunnlag Del I Åpen anbudskonkurranse, over EØS terskelverdi Anskaffelse av Poly-Krystalinske solcellepanel
INNHOLD Del I Betingelser for konkurransen... 3 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Anskaffelsens formål... 3 1.4 Avtalevilkår... 3 1.5 Planlagt fremdrift... 3 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 3 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget... 4 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 4 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 2.1.1 Skatteattester... 4 2.1.2 HMS-egenerklæring... 4 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 4 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 4 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 2.5 Underleverandører... 5 3 Krav til tilbudet... 5 3.1 Tilbudets utforming og levering... 5 3.2 Tilbudsfrist... 5 3.3 Vedståelsesfrist... 5 3.4 Innleveringssted... 5 3.5 Priser og fakturering... 6 3.6 Avvik og forbehold... 6 3.7 Alternative tilbud... 6 3.8 Endre og tilbakekalle tilbud... 6 3.9 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon... 6 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 6 4.1 Registrering av tilbud... 6 4.2 Tilbudsåpning... 6 4.3 Avvising av leverandører... 7 4.4 Avvising av tilbud... 7 4.5 Forhandlinger... 7 5 Avgjørelsen av konkurransen... 7 5.1 Tildelingskriterier... 7 5.2 Innstilling på kontraktstildeling... 7 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 7 5.4 Opplysningsplikt... 7 6 Diverse bestemmelser... 8 6.1 Taushetsplikt... 8 6.2 Offentlighet... 8 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 8 6.4 Habilitet... 8 6.5 Kostnader... 8 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 9 2
Del I Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av poly-krystalinske solcellepaneler). Kystverket er Fiskeri- og kystdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. For nærmere informasjon om Kystverket organisering og virksomheter, vises det til våre hjemmesider på www.kystverket.no. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 69/1999 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandlinger. Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I: Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) med ett vedlegg Del II: Avtale og Bilag til avtale Referanse til kunngjøring på www.doffin.no er gitt på forsiden. 1.3 Anskaffelsens formål Solcellepanelene skal brukes til lading av batterier i Kystverkets anlegg. Anleggene brukes som energikilde for navigasjonsinnretninger og kommunikasjon. Anleggene er plassert langs hele kysten av Norge i et saltholdig og korrosivt miljø. 1.4 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av vedlagte forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II. 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen 13.04.12 Tilbudsfrist 23.04.12 Tilbudsåpning 26.04.12 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør 04.05.12 Frist for eventuell klage på tildeling av kontrakt Innen 10 dager etter valg av leverandør Kontrakt inngås Innen 15.05.12 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget 3
Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: E-post: Per Erik Ose per.erik.ose@kystverket.no Alle spørsmål fra tilbyderne samt svar på disse vil bli anonymisert og registrert i Doffin. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter jf. FOA 17-2. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring 2.1.1 Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF-1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale skatteoppkreverkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har god økonomi (er kredittverdig), har tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko. Dokumentasjon Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon, som for eksempel Lindorff eller Experian Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har 4
utviklet seg siste to år. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. 2.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud poly-krystalinske Solcellepanel 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 3.4 6. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 7. Hvert eksemplar av tilbudet skal leveres i ringperm. 8. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet. Jfr. pkt 3.9. 9. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver ønsker elektronisk versjon av tilbud som vedlegg til tilbudet, enten på minnepenn eller CD. En sladdet versjon av tilbudet sendes sammen med den elektroniske versjon. 10. Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for tilbudet, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. 11. Prisene for de enkelte produkt skal legges inn i vedlagte regneark: Produktmatrise_solcellepanel. Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt 3.10. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 23.04.12. kl 12. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket Gateadresse: Kystverket 5
Postboks 1502 6025 Ålesund Kongensgate 11 Ålesund 3.5 Priser og fakturering Tilbudets del-priser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Se ellers konkurransegrunnlag del II, vedlagte prisskjema og avtalevilkår. 3.6 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 20-3. Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot avtalevilkårene, jf. FOA 20-13 (1) bokstav d eller inngir tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen jf. FOA 20-13 (1) bokstav e. 3.7 Alternative tilbud/ deler av oppdraget Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.8 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 3.1. 3.9 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal leveres i hht punkt 3.1 og skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester (merverdiavgift og skatt) 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske kapasitet 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Løsningsbeskrivelse, som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon. Herunder jf. Del II Bilag 1 4. Pris. Bilag 3 Produktmatrise. 5. Eventuelle forbehold til avtalevilkårene. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 26.04.12. kl 14 Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. 6
Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. 4.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver skal etter FOA 20-12 (1) avvise leverandører som blant annet: a) ikke oppfyller krav som er satt for leverandørens deltakelse i konkurransen, jf. punkt 2 konkurransegrunnlag del I b) har unnlatt å innlevere skatteattester. c) har unnlatt å innlevere HMS-egenerklæring. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA 20-12 (2) er tilstede. 4.4 Avvising av tilbud Oppdragsgiver skal etter FOA 20-13 (1) avvise tilbudet når det blant annet: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med punkt 3.1 punkt 1-5 c) inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 20-3 d) inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene i FOA 20-13 (2) er tilstede. 4.5 Forhandlinger Det er ikke anledning til å forhandle jf. FOA 21-1 5 Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det har den laveste prisen. Kriterium Vekt i % Dokumentasjonskrav Pris 100% Totalpris for kontrakt, alle kostnader inkludert, jf. prisskjema. Alle MÅ-krav skal være innfridd. 5.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1) Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2) 5.4 Opplysningsplikt I tillegg til meddelelsen som skal gis ved kontraktstildeling, jf. punkt 5.2, skal oppdragsgiver gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: 7
tilbudet avvises eller oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, jf. punkt 5.3. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor tilbudet ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 6 Diverse bestemmelser 6.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 6.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova 16/2006 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 6.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 6.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. 8
Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: 9