ANDEBU KOMMUNE I hjerte av Vestfold For kjøp under EØS-terskelverdi, jf. forskriftens del I og II Bygg og anlegg Del 1 Konkurransegrunnlaget Anbudskonkurranse totalentreprise «Ny barnehage i Kodal, Andebu» OPPDRAGSGIVER ANDEBU KOMMUNE VIRKSOMHET TEKNISK
INNLEDNING Fakta om kommunen Andebu kommune er Vestfolds fjerde største kommune i areal med sine 185 km2, og har drøyt 5200 innbyggere. Vi er plassert sentralt i fylket med 5 andre vestfoldkommuner rundt oss. Andebu er en natur- og skogbrukskommune i hjertet av Vestfold. Kommunevåpenet symboliserer de tre sognene i kommunen: Andebu, Høyjord og Kodal. Hvert sogn har sitt eget sentrumsområde. Andebu kommune har som mål å ha en egendekning av arbeidsplasser på 70%. Av de som ikke har sitt virke i hjemmekommunen, reiser de fleste på jobb i Tønsberg, Sandefjord og Stokke. Mange fra nærområdet reiser også til Andebu på jobb, flest fra de tre kommunene jeg nevnte. Andebu har tre sogn med Kodal i sør, Høyjord i nord og Andebu sentralt plassert i kommunen med samme navn. I hvert sogn har vi en barneskole, en kirke et idrettslag og et ungdomslag. I tillegg har vi svært mange lag og foreninger. Mange av disse har stor aktivitet, og revylivet har satt kommunen på kartet i mange år. Andebu består av sognene; Andebu, Høyjord og Kodal. Ca. 15. min. kjøring med bil til byene Tønsberg og Sandefjord Ca. 15. min. med bil til Torp flyplass i Sandefjord og ekspressbuss ved E-18 Natur og landbrukskommune Har Vestfolds eneste stavkirke Ca. 5200 innbyggere fordelt på ca. 185 km² Vannliljen er kommunens blomst Andebu er kommunesenter Oppdragsgiver: Andebu kommune, v/virksomhet Teknisk. Oppdragsgivers forbehold: Det forutsettes også at rammetillatelse gis i tide slik at igangsettingstillatelse kan innhentes tidsnok til at arbeidet kan igangsettelses til planlagt dato. Konkurransegrunnlaget består av: Del 1 Konkurransegrunnlag Del 2 Kvalifikasjonskrav med følgende vedlegg; Skatteattest Merverdiavgiftattest HMS-erklæring Firmaattest Øvrig ønsket dokumentasjon fra leverandøren Del 3 Beskrivelse av arbeidet med følgende vedlegg: Bok 0 Prisskjema timepris HMS - plan Håndtering av avfall Rent bygg Merkesystem Forvaltning, drift og vedlikehold Skjema for kvalitetskontroll av entreprenører Bok 1 Funksjonsbeskrivelse m/priser og tegninger 2
1 Generelt om oppdraget 1.1 Prosjektorientering Bygging av Kodal barnehage med 5 avdelinger, ca 1100 m2. Ny barnehage i Kodal Kommunen har ervervet en tomt ved siden av Kodal skole som er tenkt benyttet til ny barnehage i Kodal. Barnehagen skal oppføres som en 5-avdelings barnehage på om lag 1.100 kvm. Følgende hovedfremdriftsplan legges til grunn for prosjektet: Vi ønsker de 5 nye avdelingene kan stå ferdig årsskiftet 2012/2013. Vi ønsker også at mesteparten av utearealet kan klargjøres i før vinteren 2013 slik at utearealet kan tas i bruk når utbyggingen er ferdig. Byggherren vil som utgangspunkt utpeke entreprenør til koordinator ihht byggherreforskriftens 13 hvis en slik rolle ikke kommer i konflikt med rollen som koordinator. Kostnadene som koordinator tas med i entreprisen. 1.2 Invitasjon Andebu kommune ber i forbindelse med dette prosjekt om: tilbud på totalentreprise Ny barnehage i Kodal. Antall leverandører: Det skal velges en totalleverandør for entreprisen. Totalentreprenøren er ansvarlig for at alle former for entrepriser er dekket med kvalifisert og godkjent personell (autorisasjoner), det gjelder fra arkitekt, konsulenter, diverse utførelser, kontroll av prosjektering og utførende etc. Ansvarsrett for UTF og KUT skal være minst tiltaksklasse 2. Ansvarsrett for PRO og KPR bør være tiltaksklasse 2. Totalentreprenøren er også ansvarlig for alle nødvendige søknader som skal til for at byggearbeidene kan starte opp og for at ferdig bygg får ferdigattest. 1.3 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt et informasjonsmøte/befaring på tomta for samtlige tilbydere onsdag den 21.12.2011 kl 11.00. Formålet med informasjonsmøtet/befaringen er å avdekke og avklare eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget, og for øvrig foreta en nærmere presisering av oppdraget. Referat fra møtet/befaringen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Deltakere på møtet/befaringen skal oppgi navn og firma. Reiseutgifter m.v. i forbindelse med informasjonsmøtet/befaringen dekkes ikke av Andebu kommune. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren som er valgt er konkurranse med forhandling.. De 3 beste tilbudene vil bli innkalt til forhandlinger. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlag, og får anledning til å levere inn tilbud. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter del I og II. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/ 3
1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort: Doffinbasen (www.doffin.no) Andebu kommunes internettside (www.andebu.kommune.no) Sandefjordblad og Tønsbergsblad. Alle anbydere som ønsker det kan laste ned konkurransegrunnlag, og får anledning til å levere inn anbud. 1.6 Innlevering av tilbud Tilbudet kan sendes som vanlig post til Andebu kommune. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rett tid i forhold til innleveringsfristen, vil bli godtatt. 1.7 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet må være Andebu kommune i hende senest 14.02.2012, kl 12.00 1 sett av tilbudet, skriftlig og fullstendig utfylt og 1 stk CD/minnepenn, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud ny barnehage i Kodal, Andebu kommune til: Virksomhet Andebu kommune teknisk etat Kontaktperson: Thore Helge Larsen Postadresse: Andebu sentrum 1 Besøksadresse: Andebu sentrum 1 Eller ved personlig oppmøte eller kurér til Andebu kommune Teknisk etat Andebu kommune v/t.h. Larsen Andebu Herredshus Sentrum 1, Andebu 1.8 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 6 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. Det opprinnelige tilbudet vedblir å være bindende selv om det fremsettes nye tilbud under forhandlingene. 1.9 Tilbudets språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå avgis på norsk. 1.10 Kontaktperson for konkurransen Faglige spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen er: For faglige spørsmål: Thore Helge Larsen, Mobil 91 77 17 73., thore.helge.larsen@andebu.kommune.no Ole Håkon Øyesvold, Mobil 99 39 09 09, ohoye@norconsult.com For kontraktuelle og merkantile spørsmål: Thore Helge Larsen, Mobil 91 77 17 73, thore.helge.larsen@andebu.kommune.no Ole Håkon Øyesvold, Mobil 99 39 09 09, ohoye@norconsult.com Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 22.01.2012. 4
De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for øvrige tilbyderes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. 2 Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier 2.1 Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til forhandling Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt For oversikt over stilte krav fra oppdragsgiver vises det til Del 2 Kvalifikasjonskrav. Vi vil i vurderingene legge følgende kriterier til grunn ved vårt valg av samarbeidspartner: 75% basert på pris (Del 3 - Beskrivelse av arbeidet, Bok 1 Funksjonsbeskrivelse, priser i Tilbudsskjema, side 1.0). 25% basert på tildelingskriterier (Del 2 Kvalifikasjonskrav, pkt. 3 Tildelingskriterier, side 6). 2.2 Vekting av tilbud - Utvelgelse av deltakere til forhandling Vekting av anbydere foretas på grunnlag av oppnådd poeng, dvs oppnådd karakter på pris og tildelingskriterier multiplisert med delvekt og vekt. Det benyttes en relativ karakterskala for pris og tildelingskriterier på 1 10 der 10 er best. 3 Kontraktsbestemmelser 3.1 Kontraktsbestemmelser Entreprisen skal baseres på NS8407 for Totalentrepriser. Ved avvik til NS 8407s bestemmelser er avviket angitt med henvisning til det punkt avviket gjelder. Bestemmelser i tillegg til NS 8407 er fortløpende nummeret og følger etter angitte avvik fra NS8407. Som avtaledokument skal benyttes: Byggeblankett formular for kontrakt om utførelse av totalentrepriser etter NS8407. Betalingsfrist settes til 30 dager og ikke 28 dager som i standarden. I kapittel G, Bok 0, er det spesifisert sanksjoner hvis FDV dokumentasjon ikke er i henhold til byggherrens beskrivelse. Disse gjelder foran eventuelle bestemmelser i NS8407 Endring vedr. sikkerhetsstillelse : Byggherren stiller ikke sikkerhet. Det skal før signering av kontrakt avtales en faktureringsplan 4. Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. 5
4.1 Hovedbedrift etter arbeidsmiljøloven Entreprenøren som får tildelt kontrakten på denne entreprise skal være hovedbedrift etter arbeidsmiljøloven av 17. juni 2005 nr. 62 2-2. Prisen på denne oppgaven skal inngå i tilbudssummen. 5 Beskrivelsestekst De krav til ytelsen som er beskrevet i konkurransegrunnlaget er en del av entreprenørens forpliktelse selv om de ikke er gjentatt i prisbærende poster. 5.1 Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. 5.2 Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. 5.3 Produktbeskrivelse Dersom konkurransegrunnlaget angir produktnavn eller tilsvarende, kan tilsvarende produkter tilbys. Tilbyderen må dokumentere at kvalitets- og funksjonskravene er oppfylt. Med mindre tilbyder har tatt uttrykkelig forbehold om å levere et produkt som avviker fra spesifikasjonen, plikter tilbyder, dersom han får kontrakten og uavhengig av kvalitet og egenskaper på tilbudt produkt, å levere et produkt, innenfor rammen av tilbudssummen, likeverdig med det produkt som er angitt i spesifikasjonen. 6 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 6.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlig anskaffelser. Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. 6.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurranse-grunnlaget kan bli forkastet. Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbudene vil ikke bli returnert Tidspunkt for tilbudsåpningen: 14.02.2012, kl 13.00 Sted: Andebu kommune Teknisk etat Andebu Herredshus Andebu 6.3 Andebu kommunes evaluering av tilbudet Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert vil gå videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudene bli evaluert på bakgrunn av de oppførte tildelingskriteriene. Valg av deltakere til forhandlinger vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Evalueringen vil i begge faser, herunder utvelgelsen, ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. 6
6.4 Tildeling av kontrakt begrunnelse - klageadgang Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for leverandør til anmodning om ytterligere begrunnelse/klage over beslutningen. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter anmodningen er mottatt. 6.5 Offentlighet I henhold til lov om rett til innsyn i dokument i offentlige verksemd (offentlighetsloven) gjeldende fra 1. januar 2009, vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud unntas offentligheten fram til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offntlige tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn i opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. 6.6 Omkostninger Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i h h t kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 6.7 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 6.8 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 6.9 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 6.10 Entreprenør som rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Andebu kommune skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 6.11 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. 6.12 Forbehold Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Dersom forbehold tas, skal forbehold klart fremgå av tilbudsbrevet., Forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder Forbehold som ikke er priset, eller kan prises av Andebu kommune, kan medføre avvisning av tilbudet. Bemerkninger til den tekniske beskrivelsen og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle sted, men skal i så fall også opplistes i tilbudsbrevet med henvisning til sidetall og postnummer. 7
6.13 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil ikke aksepteres. 6.14 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Andebu kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Andebu kommune kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Andebu kommune forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. For nærmere om avvisning av tilbud, som Andebu kommune følger, vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. For nærmere informasjon om forskriften vises det til http://www.lovdata.no/ 6.15 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Kopi av spørsmålene og Andebu kommunes svar vil bli sendt samtlige tilbydere via Doffin. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har lastet ned konkurransegrunnlaget fra Doffin 6.16 Hva skal leveres? 1. Tilbudsmappa, komplett utfylt, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsmappa skal være undertegnet. En med kvalifikasjonskrav og dokumentasjon til disse.konkurransegrunnlaget del I og del II En med prisbærende del med dokumentasjon. 2. Alle attester som er etterspurt i Tilbudsmappa som eks Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4.3 3. HMS-egenerklæringsskjema Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 8