KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 2D09 10.5.2017 12.00 14.00 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Agnes Gullingsrud Fjeldstad Fra KomRev NORD: Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Fra Tromsø kommune: Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg (tilstede i sak 56/17) Avdelingsdirektør Øystein Nermo (tilgjengelig via Skype i sak 56/17) Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 53-58/17 Underskrifter Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Kari Workinn Agnes Gullingsrud Fjeldstad
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 3.5.2017 ble enstemmig godkjent. Fast medlem Jon Arne Jørstad meldte forfall til møtet samme dag på grunn av sykdom. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 53/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 18.4.2017 54/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 20.4.2017 (etatsbesøk) 55/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelse av redningsbåt 56/17 Sak angående mottatt varsling Brann og redning 57/17 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamling og representantskapsmøte 58/17 Referatsaker
Blad 3 53/17 Godkjenning av protokollen fra møtet 18.4.2017 Protokollen fra møtet 18.4.2017 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 18.4.2017 godkjennes. 54/17 Godkjenning av protokollen fra møtet 20.4.2017 (etatsbesøket) Protokollen fra møtet 20.4.2017 (etatsbesøket) godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 20.4.2017 (etatsbesøket) godkjennes. 55/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelse av redningsbåt 1. Kontrollutvalget finner at kjøp av brann og redningsbåt ikke ble gjennomført i samsvar med reglene for offentlige anskaffelser. 2. Kontrollutvalget finner at leder beredskap i brann og redning burde trådt ut av saken etter at han formidlet kontakt om båtkjøpet for å unngå tvil om etterlevelse av forvaltningslovens habilitetsregler og gjeldende etiske retningslinjer. 3. Kontrollutvalget finner at båtanskaffelsen ikke var forsvarlig utredet før behandlingen i kommunestyret. 4. Kontrollutvalget finner at administrasjonen har i stor grad forholdt seg til reglene i offentlighetslova. 5. Kontrollutvalget finner grunnlag for oversendelse av saken til kommunestyret med følgende tilrådning til vedtak:
Blad 4 a. Kommunestyret i Tromsø kommune ber administrasjonssjefen om en redegjørelse for hvilke tiltak som vil bli satt i verk for å forbedre kjennskap til - og etterlevelse av regler for offentlige anskaffelser samt gjeldende etiske retningslinjer i brann og redning. b. Kommunestyret ser alvorlig på at sak om kjøp av brann- og redningsbåt til politisk behandling ikke var fullt ut forsvarlig utredet av administrasjonen. Kommunestyret ber om en tilbakemelding fra administrasjonssjefen for hvilke tiltak som gjennomføres for å hindre at lignende feil i saksutredningsarbeidet skjer i fremtiden. c. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalget settes til 1. november 2017. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten kortfattet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kommunestyret slutter seg til vurderinger i forvaltningsrevisjonsrapport og K- Sekretariatets bemerkninger. 2. Kommunestyret mener at kjøp av brann- og redningsbåt ikke ble gjennomført i samsvar med reglene for offentlige anskaffelser. 3. Kommunestyret mener at leder beredskap i Brann og redning burde trådt ut av saken etter at han formidlet kontakt om båtkjøpet for å unngå tvil om etterlevelse av Forvaltningslovens habilitetsregler og gjeldende etiske retningslinjer. 4. Kommunestyret mener at administrasjonen i stor grad har forholdt seg til reglene i Offentlighetslova. 5. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om en skriftlig redegjørelse for hvilke tiltak som vil bli iverksatt for å forbedre kjennskapen til og etterlevelse av regler for offentlige anskaffelser samt gjeldende etiske retningslinjer, i Brann og redning. 6. Kommunestyret ser meget alvorlig på at sak om kjøp av brann- og redningsbåt til politisk behandling ikke var forsvarlig utredet av administrasjonen da slike mangler kan medføre at politiske organer fatter feil vedtak. 7. Kommunestyret ber administrasjonssjefen utarbeide plan og iverksetter nødvendige tiltak, herunder kvalitetssikring for å unngå at mangler i saksutredningsarbeidet skal kunne skje fremover. 8. Tilbakemelding om tiltak må rapporteres kontrollutvalget innen 1. november 2017. 1. Kommunestyret slutter seg til vurderinger i forvaltningsrevisjonsrapport og K- Sekretariatets bemerkninger. 2. Kommunestyret mener at kjøp av brann- og redningsbåt ikke ble gjennomført i samsvar med reglene for offentlige anskaffelser.
Blad 5 3. Kommunestyret mener at leder beredskap i Brann og redning burde trådt ut av saken etter at han formidlet kontakt om båtkjøpet for å unngå tvil om etterlevelse av Forvaltningslovens habilitetsregler og gjeldende etiske retningslinjer. 4. Kommunestyret mener at administrasjonen i stor grad har forholdt seg til reglene i Offentlighetslova. 5. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om en skriftlig redegjørelse for hvilke tiltak som vil bli iverksatt for å forbedre kjennskapen til og etterlevelse av regler for offentlige anskaffelser samt gjeldende etiske retningslinjer, i Brann og redning. 6. Kommunestyret ser meget alvorlig på at sak om kjøp av brann- og redningsbåt til politisk behandling ikke var forsvarlig utredet av administrasjonen da slike mangler kan medføre at politiske organer fatter feil vedtak. 7. Kommunestyret ber administrasjonssjefen utarbeide plan og iverksetter nødvendige tiltak, herunder kvalitetssikring for å unngå at mangler i saksutredningsarbeidet skal kunne skje fremover. 8. Tilbakemelding om tiltak må rapporteres kontrollutvalget innen 1. november 2017. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 12.5.2017 til (svarfrist 26.5.2017): - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2017 til: - Tromsø kommune v/ordfører 56/17 Sak angående mottatt varsling Brann og redning 1. Kontrollutvalget finner at gjennomførte tiltak på privat hytte tilhørende ansatt i kommunen skjedde i strid med gjeldende etiske retningslinjer. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen medvirke til at skattepliktig naturalinntekt blir behandlet korrekt etter gjeldende skatte- og avgiftsregler. 3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber administrasjonssjefen iverksette tiltak for bedre etterlevelse av gjeldende etiske retningslinjer i kommunen, og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 1. november 2017. Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg var tilstede i møtet, og avdelingsdirektør Øystein Nermo var tilgjengelig via Skype, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 6 1. Kommunestyret mener det er meget kritikkverdig at gjennomførte tiltak på privat hytte tilhørende ansatt i Tromsø kommune har skjedd i strid med Tromsø kommunes etiske retningslinjer. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen medvirke til at skattepliktig inntekt/naturalinntekt blir behandlet korrekt etter gjeldende skatte- og avgiftsregler. 3. Kommunestyret ber administrasjonssjefen iverksette tiltak, også tiltak for etterlevelse av Tromsø kommunes gjeldende etiske retningslinjer innenfor Brann og redning, og rapportere dette tilbake til kontrollutvalget innen 1. november 2017. 1. Kommunestyret mener det er meget kritikkverdig at gjennomførte tiltak på privat hytte tilhørende ansatt i Tromsø kommune har skjedd i strid med Tromsø kommunes etiske retningslinjer. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen medvirke til at skattepliktig inntekt/naturalinntekt blir behandlet korrekt etter gjeldende skatte- og avgiftsregler. 3. Kommunestyret ber administrasjonssjefen iverksette tiltak, også tiltak for etterlevelse av Tromsø kommunes gjeldende etiske retningslinjer innenfor Brann og redning, og rapportere dette tilbake til kontrollutvalget innen 1. november 2017. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 12.5.2017 til (svarfrist 26.5.2017): - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2017 til: - Tromsø kommune v/ordfører 57/17 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamling og representantskapsmøte - orientering Representanten Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingene i datterselskapene til Troms Kraft AS samt bedriftsforsamling og generalforsamling i Troms Kraft AS. Representanten Agnes Gullingsrud Fjeldstad orienterte fra deltakelsen på representantskapsmøtet i KomRev NORD IKS.
Blad 7 Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 58/17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet 18.4.2017 b) Formannskapet 25.4.2017 c) Formannskapet 2.5.2017 B. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 26.4.2017 a) Sak 83/17 Referat fra etatsbesøk barneverntjenesten 01.11.2016 b) Sak 121/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser undersøkelse av utvalget kjøp av konsulentbistand Tromsø Havn KF Referatsakene tas til orientering. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 10. mai 2017 Inger Johansen