Nord-Fron kommune KONKURRANSEGRUNNLAG fra Nord-Fron kommune om levering av Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE 3 1.1 OPPDRAGSGIVER 3 1.2 FORMÅL 3 1.3 OFU-KONTRAKT 3 1.4 AKTUELL SAMARBEIDSPARTNER 3 1.5 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3 1.6 OPPDRAGETS VARIGHET 4 1.7 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET 4 1.8 FREMDRIFTSPLAN OG AKTUELLE TIDSFRISTER 4 1.9 KUNNGØRING 4 1.10 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON 4 1.11 MELDING AV INTERESSE 4 1.12 KOMMUNIKASJON 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 5 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE 5 2.2 OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 2.3 TILLEGGSOPPLYSNINGER 5 2.4 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN 5 2.5 HABILITET 5 2.6 OFFENTLIGHET 5 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 6 3.1 KVALIFIKASJONSKRAV 6 3.2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV (FOA 3) 6 3.3 KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING, ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER 6 4 KRAV TIL TILBUDET 7 4.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING 7 4.2 TILBUDSFRIST 7 4.3 LEVERINGSADRESSE 7 4.4 ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD 7 4.5 ALTERNATIVE TILBUD 7 4.6 MULIGHET FOR Å GI TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET 8 4.7 PRIS OG KOMPETANSESKJEMA 8 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 8 5.1 TILBUDSÅPNING 8 5.2 AVVISING AV LEVERANDØRER 8 5.3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE MED FORHANDLING 8 5.4 FORHANDLINGER 9 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 9 6.1 AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 9 6.2 TILDELINGSKRITERIER EVALUERING AV TILBUD 9 6.3 TILBUDSSKJEMA 10 7 KRAVSPESIFIKASJON 10 8 VEDLEGG 11 KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nord-Fron kommune er oppdragsgiver for denne anbudskonkurransen. 1.2 Formål Anskaffelsens formål er å sikre oppdragsgiver et kvalitetsmessig godt administrasjonsverktøy for koordinering av det frivillige arbeidet i kommunen. Verktøyet skal primært være tilpasset behovene til kommunen sin frivilligsentral, men skal også kunne benyttes ved andre arrangement der det kreves frivillig arbeid f.eks. byfest. 1.3 OFU-kontrakt Oppdragsgiver har behov for et produkt et administrasjonsverktøy for Frivilligsentralen som etter oppdragsgivers erfaring - ikke dekkes av tilbudet i markedet. Det er derfor oppdragsgiver sin intensjon å inngå en offentlig forsknings- og utviklingskontrakt (OFU); dvs. en kontrakt med en privat aktør der formålet er å utvikle et administrasjonsverktøy for Frivilligsentralen. OFU-prosjektet skal være et målrettet og forpliktende samarbeid mellom oppdragsgiver og den private aktøren. Innovasjon Norge kan bidra med delfinansiering av OFU-prosjekter. Oppdragsgiver forutsetter at den leverandøren som blir valgt i denne konkurransen tar kontakt med Innovasjon Norge for videre avklaring. Forholdet mellom partene skal reguleres i en egen avtale, en IFU- eller OFU-kontrakt. Dette arbeidet vil starte omgående etter at endelig leverandør er valgt.(mal og veiledning for utvikling av kontrakter finnes på www.innovasjonnorge.no) 1.4 Aktuell samarbeidspartner Anskaffelsen skal foretas fra leverandør av tjenester innen utvikling og/eller tilrettelegging av programvare-/softwareløsninger for Nord-Fron frivilligsentral og som i ettertid påtar seg et drifts- og vedlikeholdsansvar for dette produktet. 1.5 Omfang og kontraktsverdi OFU-prosjektet skal omfatte utvikling/tilrettelegging og implementering av programvare for frivilligsentralen. Etter at OFU-prosjektet er avsluttet, ønsker oppdragsgiver å foreta en anskaffelse av produktet. Denne anskaffelsen vil gjennomføres en konkurranse i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser. Kontraktsverdi for utvikling/tilrettelegging og implementering av programvare for frivilligsentralen er oppad begrenset til kr. 800.000,-. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 3
1.6 Oppdragets varighet Oppdraget med softwareutvikling skal ha en tidsramme på maksimalt 12 mnd. fra kontrakt er inngått. Drifts- og vedlikeholdsansvar for produktet vil bli tatt opp som eget punkt i egen OFU-kontrakt (www.innovasjonnorge.no)etter at endelig leverandør er valgt. 1.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 1.8 Fremdriftsplan og aktuelle tidsfrister Aktivitet Kl. Dato Kunngjøring i DOFFIN 02.10.2015 Kunngjøring hjemmeside 02.10.2015 Frist for spørsmål til konkurransen Kl 10.00 30.10.2015 Tilbudsfrist Kl 10.00 13.11.2015 Tilbudsåpning 13.11.2015 Estimert dato for tildeling 02.12.2015 Klagefrist Kl. 10.00 14.12.2015 Antatt dato for kontraktsinngåelse/signering. 15.12.2015 Operativ avtale fra 01.01.2016 Vedståelsesfrist Kl. 24.00 31.12.2015 Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.9 Kunngøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og på kommunene sine nettsider. 1.10 Oppdragsgivers kontaktperson Navn E-post Jo Engum jo.engum@nord-fron.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.11 Melding av interesse Tilbydere må melde sin interesse for å delta i konkurransen gjennom Doffin Tilleggsopplysninger, rettelser, suppleringer eller endringer vil bli lagt ut på Doffin. Alle som har meldt seg på interesselisten i Doffin har tilgang til nevnte opplysninger. 1.12 Kommunikasjon Alle henvendelser vedr. tilleggsopplysninger skal sendes på epost til oppdragsgivers kontaktperson jfr. pkt. 1.10. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del ll. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling. Leverandører oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 2.2 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer som ikke er av vesentlig karakter i konkurransegrunnlaget. Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på www.doffin.no 2.3 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson, se pkt. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, skal dette snarest formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson, jfr. pkt. 1.10. 2.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun tjenestegjør hvis deltakelse kan komme i strid med grunnleggende krav i anskaffelseslovens 5 og / eller krav i anskaffelsesforskriftens 3-1. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Det er tilbyders plikt å informere oppdragsgiver om eierforhold som kan medføre brudd på de samme krav og oppdragsgiver skal ta en vurdering av en eventuell avvisning i hver enkelt sak. 2.5 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 2.6 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av offentlighet i forvaltningen. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 5
3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Kvalifikasjonskrav Noen krav til leverandør er obligatoriske og ufravikelige for alle typer kontrakter. Leverandør skal legge ved skatteattest og momsattest, som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Det skal også leveres underskrevet HMS-egenerklæring, se vedlegg. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav (FOA 3) Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatt- og merverdiavgiftinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Momsattest Attester utstedes av lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor ikke eldre enn 6 måneder. 3.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgiverens krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves tilfredsstillende økonomisk soliditet til å gjennomføre leveransen Det kreves kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som avtalen krever. Dokumentasjonskrav Firmaattest Oppdragsgiver stiller krav om kredittrating på minimum nivå A på Bisnode sin ratingskala. Oppdragsgiver innhenter kredittrating. Dersom firmaet ikke har A-nivå (eks. nystartet firma) må det dokumentere tilfredsstillende økonomi på andre måter. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Oversikt over leverandørens bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for personer som skal utføre oppdraget jfr. vedlegg 2. Liste over den/de viktigste leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige og/eller private mottaker. Alle ansatte hos tilbyder skal ha gyldig arbeidstillatelse. Dokumentasjon vedlegges. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 6
Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse for tilbyders kvalitetssikringssystem. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev (se vedlegg 1 Tilbudsbrev,) som skal være fullstendig utfylt, datert, undertegnet av daglig leder/forpliktende underskrift. 2. Tilbudet skal være merket: «Administrasjonsverktøy frivilligsentralen». 3. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt. 4.3 Tilbud sendt på e-post vil bli avvist. 6. Tilbudet skal leveres på papir i 1 eksemplar samt elektronisk på minnepenn. 7. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og øvrig tilbudsdokumentasjon, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Dersom det er motstrid mellom papirutgaven og elektronisk utgave av tilbudet, har papirutgaven forrang. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud se fremdriftsplan i pkt. 1.8. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist og returnert hvis returadresse er synlig uten at oppdragsgiver åpner forsendelsen. 4.3 Leveringsadresse Tilbudet merkes «Administrasjonsverktøy frivilligsentralen» og sendes eller innleveres til: Postadresse: Nord-Fron kommune, v/ Jo Engum, Nedregate 50, 2640 Vinstra. Besøksadresse: Nord-Fron kommune, Nedregate 50, 2640 Vinstra. 4.4 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1. 4.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 7
4.6 Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget Tilbydere kan gi tilbud til én eller flere kommuner innen ett eller flere fag. Omfanget av tilbudet spesifiseres i tilbudsbrevet (jfr. vedlegg 1). 4.7 Pris og kompetanseskjema Vedlagt pris- og kompetanseskjema skal legges ved tilbudet, fullstendig utfylt. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.2 Avvising av leverandører I forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) finnes SKAL- og KAN-krav i forhold til å avvise en leverandør jfr FOA 11-10 og 20-12. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 5.3 Gjennomføring av konkurranse med forhandling Konkurransen gjennomføres ihht. FOA 11-8. Konkurransen forløper i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En eventuell reduksjon skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. I den avsluttende fase skal det likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbud som kan sikre reell konkurranse. I avsluttende fase er det adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlinger fører til endringer av leverandørens tilbud, skal endringen dokumenteres skriftlig. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, herunder kravene til likebehandling og god forretningsskikk, samt reglene om taushetsplikt i FOA 3-6. Oppdragsgiver skal særlig sørge for at det ikke gis opplysninger om innholdet i øvrige deltageres tilbud eller som kan stille noen leverandører bedre enn andre. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 8
5.4 Forhandlinger Oppdragsgiver vil primært forhandle med 3 tilbydere i den avsluttende fasen jfr. pkt. 5.3. Dvs. de 3 beste tilbudene vurdert ift. gjeldende tildelingskriterier jfr. pkt. 6.2. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. En avlysning eller totalforkastelse på saklig grunnlag skal alltid begrunnes iht. oppdragsgivers opplysningsplikt. 6.2 Tildelingskriterier evaluering av tilbud Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på en totalvurdering av følgende kriterier: 1. Pris 30% 2. Produktskisse 30% 3. Kompetanse 40% Vektingsmodell: I evalueringen blir det gitt poeng på en skala der beste tilbud innen hvert kriterie får 10 poeng. De andre tilbudene vil få poeng som brøk av beste tilbud. Poengene blir multiplisert med den oppgitte vekting og deretter summert. Tilbudene med høyest samlede poengsum blir vurdert som de mest fordelaktige tilbudene. Forklaring til tildelingskriteriene: Pris Tilbyder med laveste pris vil få maksimal poengscore - dvs. 10 poeng. Poengscore pris vil danne grunnlaget for vekting av pris. De andre tilbudene vil få poeng som brøk av beste poengscore. Poengscore pris vektes 30% i denne konkurransen. Alle priser skal være oppgitt eks. mva. Produktskisse/løsningsforslag Tilbyder med den produktskisse som etter oppdragsgiver sitt skjønn best dekker de kravene oppdragsgiver har vil få maksimal poengscore - dvs. 10 poeng jfr. Vedlegg 3 Kravspesifikasjon. KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 9
De andre tilbudene vil få poeng som brøk av beste tilbud ift. oppdragsgiver sin skjønnsmessige vurdering. Poengscore produktskisse vektes 30% i denne konkurransen. Kompetanse Tilbyder med flest poeng mht. kompetanse vil få maksimal poengscore, dvs. 10 poeng. De andre tilbudene vil få poengscore som brøk av beste tilbud. Det vil bli gitt poeng for relevant utdanning og erfaring (antall år med erfaring innen fagområdet). Det er viktig at den enkelte tjenesteleverandør sin kompetanse (utdanning og erfaring) er dokumentert og framgår klart av vedlagte CV og/eller evt. andre dokument som er vedlegg til tilbudet. Poengscore kompetanse vektes 40% i denne konkurransen. 6.3 Tilbudsskjema Tilbudet skal gis i skjema Vedlegg 2 Tilbudsskjema. Det er svært viktig at dette skjemaet er fullstendig og korrekt utfylt. Oppdragsgiver henstiller tilbydere til å stille spørsmål dersom det er uklarheter og/eller usikkerhet mht. hvordan tilbudsskjema er å forstå jfr. pkt 1.10. Vedr. eksempel evaluering - jfr. VEDLEGG 2 Tilbudsskjema. 7 KRAVSPESIFIKASJON Vår kravspesifikasjon følger som vedlegg 3. Sted/dato: Vinstra 02.10.2015. Med vennlig hilsen Jo Engum KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 10
8 Vedlegg Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbudsbrev Tilbudskjema Kravspesifikasjon - Administrasjonsverktøy for fivilligsentralen Spesielle avtalevilkår Standard avtalevilkår KONKURRANSEGRUNNLAG Administrasjonsverktøy for Nord-Fron frivilligsentral 11