Referat fra årsmøte i Grenland krets av Norges speiderforbund Speidergruppene i Bamble Stathelle Servicesenter 6. mars 2013 kl. 18:30 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 1 av 10
Årsmøte 2013 ble avholdt på Stathelle Servicesenter i Bamble. Gruppeleder i 1. Stathelle Tor Arne Lundquist ønsket oss velkommen. Presten Bård Haugstvedt, fra Stathelle, snakket om å være et godt medmenneske. Sak 1: Konstituering av årsmøtet 2013 1.1 Opprop, ordstyrer(e) m.m. 1.1.1 Opprop I henhold til revisorgodkjente tall fra NSF per 31.12.2012: Årsmøtet 2013 31. des 2012. Gr.nr. Gruppenavn Antall Repr Deleg. >26 Møtt Deleg <26 Møtt Stemmer 1700 Grenland krets 5 1 1 0 0 0 0 1701 1. Langesund sjøspeidergruppe 55 7 5 2 2 4 6 1702 Kragerø speidergruppe 19 3 2 1 1 2 3 1703 1. Brevik speidergruppe 28 4 3 0 1 0 0 1706 8. Skien speidergruppe 45 6 4 2 2 2 1709 1. Herre speidergruppe 20 4 3 0 1 0 1712 3. Skien speidergruppe 61 8 6 4 2 1 5 1714 1. Gulseth speidergruppe 32 5 4 1 0 1716 1. Solum speidergruppe 50 7 5 1 2 1 1718 1. Stathelle speidergruppe 32 5 4 3 1 3 1720 2. Gjerpen speidergruppe 16 3 2 2 1 2 1726 Vold og Kilebygda speidergr. 1 2 2 0 0 1727 1. Borgestad speidergruppe 18 3 2 1 1 1 1728 1. Skotfoss speidergruppe 37 5 4 2 1 1 3 1730 1. Helle speidergruppe 3 2 2 0 0 0 1732 1. Herøya speidergruppe 29 4 3 2 1 2 1733 1. Heistad speidergruppe 45 6 4 1 2 1 1738 1. Sannidal speidergruppe 59 7 5 2 0 1739 1. Bamble speidergruppe 37 5 4 1 0 1740 2. Solum TLB speidergruppe 1 2 2 0 0 1743 10. Skien Baptistspeidergruppe 5 2 2 0 0 6006 Skien FA speidergruppe 36 5 4 1 0 6007 Porsgrunn FA speidergruppe 81 10 7 1 3 1 6208 Porsgrunn FSK speidergruppe 60 8 6 2 0 6407 5. Skien MS speidergruppe 27 4 3 2 1 2 4 6509 Siljan MSK speidergruppe 9 2 2 0 0 6511 11. Skien MSK speidergruppe 2 2 2 0 0 6513 Gjerpen MSK speidergruppe 51 7 5 2 0 864 129 98 31 34 St Georgs Gildene 1 1 SUM 25 10 35 1.1.2 Valg av ordstyrer Carl Magne Isaksen, 1. Herøya speidergruppe, ble enstemmig valgt. 1.1.3 Valg av stemmekorps Ole Tobias Herseth Johansen fra Kragerø Speidergruppe og Erik Wilsher fra 1. Herøya ble enstemmig valgt. 1.1.4 Valg av referent Kretssekretær Anne Berit Bjørnstad, med bistand fra Siv Helene Bjørnstad fra kretsstyret ble enstemmig valgt. 1.1.5 Valg av to personer til å undertegne protokollen Tor Arne Lundquist fra 1. Stathelle Speidergruppe og Trine Bakken fra Porsgrunn FA speidergruppe ble enstemmig valgt. 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 2 av 10
1.2 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble enstemmig godkjent. 1.3 Godkjenning av sakliste Sakslisten ble enstemmig godkjent. 1.4 Godkjenning av forretningsorden Forretningsorden ble enstemmig godkjent. Sak 2: Saker 2.1 Årsmelding 2.1.1 Kretsstyrets årsberetning: Årsberetningen ble ikke lest opp, da det var antatt at disse var lest på forhånd av de fremmøtte. Årsmeldingen ble enstemmig vedtatt med følgende tilføyelser: - Trøkktur 17.-18. november. Ca 40 deltagere i alderen 13 til 16 år 2.1.2 Årsmelding Stornes 2012 Årsmeldingen ble ikke lest opp, da det var antatt at den var lest på forhånd av de fremmøtte. Årsmeldingen ble tatt til etterretning uten tilføyelser. 2.1.2 Årsmelding Mimes Brønn 2012 Årsmeldingen ble ikke lest opp, da det var antatt at den var lest på forhånd av de fremmøtte. Årsmeldingen ble tatt til etterretning uten tilføyelser. 2.2 Regnskap og revisjonsberetning Revisor Grethe S. Vidme gikk igjennom tallene på regnskapet. Revisjonsberetningen ble lagt frem på årsmøtet. Regnskapet og revisjonsberetningen ble enstemmig godkjent. 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 3 av 10
2.3 Innkomne forslag. 2.3.1 Kretssekretærstilling på inntil 40 % Kretsleder Hanne Birte Hulløen la fram kretsstyrets forslag. Jan Terje Olsen 3. Skien Speidergruppe Sissel Phil 8. Skien Speidergruppe Hanne Birte Hulløen Kretsstyret Hans Eide 1. Heistad Speridergruppe Silje Lunde Kretsstyret Trond Engen 3. Skien Speidergruppe Bjørn Dagsrud Skotfoss Speridergruppe Det kom opp spørsmål om vi har råd til å ha en kretssekretær på inntil 40 % og hva det menes med at kretssekretæren skulle være en ressurs for speidergruppene. Det ble vedtatt i fjor å øke kretskontingenten,men det pr. 2012 er 99 speidere i Grenland Krets som ikke har betalt sin medlemsavgift. Kretssekretær kan brukes som administrator ved kretsarrangementer. Holde styr på påmeldinger, utsendelse av informasjon og liknende. Det ble presisert at dette er en økning på inntil 40% - ikke 40% i fast stilling. Kretsstyrets forslag til vedtak: Grenland krets skal ha kretssekretær fast ansatt i inntil 40 % stillingsstørrelse fra og med 2013. Kretsstyrets forslag ble enstemmig vedtatt. 2.3.2 Tilbakeføring av Stornes Leirsted til Forbundet for salg. Vedlaggene som lå ved innkallingen ble ikke lest opp, da det var antatt at disse var lest av de fremmøtte. Hanne Birte Hulløen Kretsstyret Knut Hansen 1. Solum Speidergruppe Silje Lunde Kretsstyret Sissel Phil 8. Skien Speidergruppe Jan Terje Olsen 3. Skien Speidergruppe. Det kom opp spørsmål om vi vil komme i klemme med forbundet, da Stornes ikke er i stand som det var ved overtakelse i 2006. Denne diskusjonen må kretsstyret ta med Forbundet ved tilbakeførelse. Kretsstyrets forslag til vedtak: Kontrakten med forbundet om leieforholdet avvikles fra og med 01.01.2014. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 4 av 10
2.3.3 Reisestøtte til speidere og rovere. Ordstyrer leste opp teksten fra innkallingen om avsetting av penger til reisestøtte for speidere og rovere. Carl Magne Isaksen 1. Herøya Speidergruppe/ordstyrer Hans Eide 1. Heistad Speidergruppe Oddbjørn Hermansen 1. Langesund Sjøspeidergruppe Trond Engen 3. Skien Speidergruppe Steinar Brogeland Kragerø Speidergruppe Hanne Birte Hulløen Kretsstyret Erik Wilsher 1. Herøya Speidergruppe Siv Helene Bjørnstad Kretsstyret Det kom opp spørsmål om det ikke ville være lettere å dele ut disse pengene på slutten av året, mot kvittering. Slik vil det også ikke bli et første mann til mølla opplegg. Det er kretser i NSF som har samme ordningen, men har søknadsfrist for søknader for inneværende år. De fleste vet i forkant om de skal være med på leire som de trenger reisestøtte til. Det er ikke alle speidere/rovere som har råd til å legge ut i påvente på reisestøtte tilbakebetalt i slutten av året. Det kom også opp et forlag om å spare på pengene som evnt ikke brukes, slik at vi kan bidra mer til de som trenger/søker reisestøtte til store internasjonale leire som koster mer. ref Jamboree. Kretsstyret må sette opp en plan på hvordan dette kan løses. Kretsstyrets forslag til vedtak: Det settes hvert år av 20.000,- øremerket reisestøtte til speidere og rovere. Ubrukte penger overføres ikke til neste år, men summen økes igjen til 20.000,- ved 01.01. Dersom en får innvilget pengestøtte, men ikke drar likevel, skal summen i sin helhet betales tilbake til kretsen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 2.3.4 Deltakeravgift på ledertreningskurs. Det ble opplyst om at det her dessverre har blitt tatt litt for kjappe avgjørelser i kretsstyret, da det viser seg at i denne posten ligger også ledersamlinger i regi av kretsstyret.(lederløft, sommerslutt og lignende) Mimes sine utgifter var bare på 6.500,- Carl Magne Isaksen 1. Herøya Speidergruppe/ordstyrer Hans Eide 1. Heistad Speidergruppe Jan Terje Olsen 3. Skien Speidergruppe Hanne Birte Hulløen Kretsstyret Silje Lunde Kretsstyret Ledelsen i Mimes er redd for at det vil komme mindre deltakere på kursene, hvis det skal kreves deltakeravgift. Det kan være grupper der ute som ikke har økonomi til å sende ledere på kurs. Kretssekretæren må se etter muligheter til å søke om støtte til å holde ledertreningskurs. 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 5 av 10
Kretsstyrets forslag til vedtak: Kurs og arrangementer i regi av Mimes skal ha deltakelsesavgift for å dekke inn litt av utgiftene. Forslaget falt med 27 stemmer imot. (2 stemmeberettigete var ute av salen) 2.4 Arbeidsplan for 2013 Kretsleder Hanne Birte Hulløen la fram evaluering av arbeidsplan for 2012 og forslaget til arbeidsplan for 2013. Hanne Birte Hulløen Kretsstyret. Hans Eide, 1. Heistad Forslaget til arbeidsplan for 2013 ble enstemmig vedtatt med følgende endring: - L-9-1 må strykes, da det ikke blir satt opp ledertreningskurs 2013. Mål fra strategisk plan for NSF: Tiltak i Grenland i 2013: Lederkvalitet: L-7-2 Ledertreningen er fleksibel og lett tilgjengelig for ledere i hele landet. L-8-2 50 % av gruppene sender en eller flere av sine ledere til Lederløft. L-9-1 Hver krets/korps sender minst en ny leder til ledertrenerkurs hvert år. Samfunnsansvar S-1-2 NSF engasjerer seg i saker som omhandler friluftsliv, beredskap, ledelse og miljø. Vekst: V-1-1 Alle grupper/kretser/korps har en strategiplan for rekruttering. V-5-2 50% av kretsene gjennomfører Peff-kurs årlig. Lederkvalitet: L-7-2 Region 6 tilbyr lederkurs for ledere i kretsen. L-8-2 50 % av gruppene i Grenland sender deltakere til Lederløft 2013 L-9-1 Grenland krets skal sende minst en leder til ledertrenerkurs i 2013 Samfunnsansvar: S-1-2 Grenland krets fortsetter samarbeidet med turistforeningen og friluftsorganisasjonene om Kom-deg-ut-dagene i september og februar for å bidra til at flere i befolkningen kommer seg ut. Vekst: V-1-1 Grenland krets utarbeider en strategisk rekrutteringsplan på kommunenivå. V-5-2 Grenland krets fortsetter å bruke det nye peffkursprogram for peffkurset i 2013. 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 6 av 10
2.5 Budsjett 2013 Budsjett ble gjennomgått. Hans Eide 1. Heistad Speidergruppe Silje Lunde Kretsstyret Jan Terje Olsen 3. Skien Speidergruppe Hanen Birte Hulløen Kretsstyret Grethe S Widme 2. Gjerpen MSK / Revisor Steinar Brogeland Kragerø Speidergruppe Bjørn Dagsud 1. Skotfoss Speidergruppe Det må tas hensyn til at inntektene er lavere når forslaget om deltakeravgift på lederkurs falt. Noen av utgiftspostene var høyere enn hva som er brukt de siste årene. Disse kan justeres. Det kom opp spørsmål om 170.000 er realistisk som kontingentinntekter. Dersom alle passer på at sine medlemmer betaler medlemsavgiften sin, skal ikke dette være et problem. 170.000 betyr ca. 830 betalende medlemmer. Pr. dags dato er vi 963 aktive medlemmer. Det må også jobbes med konkrete måter å rekruttere flere speidere på. Budsjettet ble enstemmig vedtatt. Sak 3: Valg Carl Magne Isaksen la fram rapport om valgkomiteens arbeid. Det har vært veldig tungt å jobbe med valg 2013. Det ble sendt ut forespørsler både til grupper og til enkeltpersoner, uten respons. Det ble til tross for alle sine forsøk ikke levert en fullstendig liste for valg til årsmøtet. 3.1 Kretsleder, visekretsleder, medlemmer og varamedlemmer til kretsstyret: Kretsleder Visekretsleder Eva Pietschmann, 1. Sannidal Styremedlem Styremedlem Siv-Helene Bjørnstad, 5. Skien MS Styremedlem Varamedlem Varamedlem ikke på valg ikke på valg på valg for 1 år på valg for 1 år Etter en runde blant forsamlingen stilte følgende seg til valg i kretsstyret: Øyvind Danielsen 1. Stathelle Speidergruppe Styremedlem 2 år Skiensgruppene vil gå sammen og finne en representant blant sine ledere/rovere til kretsstyret og oppfordrer Porsgrunnsgruppene til å gjøre det samme. Ole Tobias Herseth Johansen Kragerø Speidergruppe Varamedlem 1 år 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 7 av 10
Nytt kretsstyre ser etter årsmøtet slik ut: Kretsleder Visekretsleder Eva Pietschmann, 1. Sannidal ikke på valg Styremedlem Øyvind Danielsen 1. Stathelle Valgt for 1 år Styremedlem Siv-Helene Bjørnstad, 5. Skien MS ikke på valg Styremedlem Varamedlem Ole Tobias Herseth Johansen, Kragerø Valgt for 1 år Varamedlem på valg for 1 år Det nye kretsstyret venter på tilbakemelding fra Skiens- og Porsgrunnsgruppene om de fant en representant blant sine ledere/rovere. 3.2 Valgkomité og revisor 3.2.1 Valgkomité: - Hanne Birte Hulløen, 3. Skien på valg for 1 år - - - Etter en runde i salen stilte følgende til valg på Valgkomité: Tor Arne Lundquist 1. Stathelle Speidergruppe Carl Mange Isaksen 1. Herøya Speidergruppe Valgkomitéen så etter årsmøtet slik ut: - Hanne Birte Hulløen 3. Skien Valgt for 1 år - Tor Arne Lundquist 1. Stathelle Valgt for 2 år - Carl Magne Isaksen 1. Herøya Valgt for 1 år 3.2.2 Revisor for 1 år: Grethe Steinbakken Vidme Kandidater med uthevet skrift ble applaudert inn i sine verv. Sak 4: Åpen post 10 års hederstegn: Mottaker var ikke til stede, men vil få hederstegnet tilsendt. - Asbjørn Iverland 1. Bamble Speidergruppe Avgående styremedlemmer og varamedlemmer fra 2012 takkes for innsatsen: Følgende medlemmer i styrer og verv fikk takk for innsatsen 2012. - Silje Lunde 1. Langesund Sjøspeidergruppe - Kretsstyret - Hanne Birte Hulløen 3. Skien Speidergruppe - Kretsleder Følgende vil få takk for innsatsen tilsendt: - Ruben Hofsli Eikeland 1. Sannidal Speidergruppe Kretsstyret - Nora Britt Storhaug 1. Heistad Speidergruppe Valgkomité - Mette Aanesen Arctander 1. Langesund Sjøspeidergruppe Vara Kretsstyret Hans Eide, leder for Jamboreekomiteen Japan 2015 reklamerte for Jamboreen og viste inspirerende info om leiren og hvem som kan være med og at påmeldingen starter snart! 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 8 av 10
Hanne Birte Hulløen er Ambassadør for Grenland på Landsleiren 2013 i Stavanger og informerte om tilbudet om felles busstransport og felles containertransport dit og at det vil bli sendt ut en ambassadørinfo til gruppene i kretsen rett over påske. Det ble også informert om at kretsens leieforhold av kretskontor på Heistad opphører 1. Mai 2013. Nytt kretskontor blir i Metodistkirken i Skien. Info vil komme på hjemmesiden. Årsmøtet ble avsluttet med å synge speiderbønnen. Med speiderhilsen Referent Siv H. Bjørnstad / Anne Berit Bjørnstad 5. Skien MS speidergruppe / Kretssekretær For å signere protokollen Tor Arne Lundquist 1.Stathelle Speidergruppe Sign Ordstyrer Carl Magne Isaksen 1. Herøya speidergruppe For å signere protokollen Trine Bakken Porsgrunn FA Speidergruppe Sign 6.mars 2013 REFERAT ÅRSMØTE side 9 av 10