KONKURRANSEGRUNNLAG «Konsulenttjenester til utvikling av strategi- og handlingsplan, organisasjonsutvikling og lederutviklingsprogram» Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens øvrige oppdragsgiver(e)... 3 1.3 Kort beskrivelse av behov/oppdrag og omfang... 3 1.4 Anskaffelsens omfang... 3 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.6 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Bruk av underleverandører... 5 2.9 Behandling av tilbud... 6 2.10 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Tilbudt konsulents kompetanse... 8 4.2 Oppdragsforståelse... 8 4.3 Pris... 9 5 GJENNOMFØRING AV EVENTUELLE FORHANDLINGER... 9 6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 7 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Akershus kollektivterminaler (AKT) ble opprettet i 1999 og er et fylkeskommunalt foretak eiet av Akershus fylkeskommune. Formålet er å forvalte, drifte og vedlikeholde fylkeskommunens bussterminaler og innfartsparkeringsplasser. Foretaket er fylkeskommunens kompetanseorgan i spørsmål om planlegging, bygging og drift av kollektivterminaler og skal medvirke til å ivareta fylkeskommunens forpliktelser i henhold til samferdselslovgivningen med tanke på ivaretakelse av infrastruktur for kollektiv busstransport. Akershus KollektivTerminaler FKF har i dag forvaltning og drift på følgende bussterminaler: Oslo, Lillestrøm, Sandvika, Asker, Bekkestua, Eidsvoll Verk, Eidsvoll, Nannestad, Kløfta, Lørenskog, Årnes, Sørumsand, Ski, Nesodden, Leirsund, Lysaker, Lysaker Brygge, Strømmen, Vestby, Ås og Aker Brygge. Se for øvrig SSA-B med bilag. 1.2 Anskaffelsens øvrige oppdragsgiver(e) Anskaffelsen gjennomføres av AFK på vegne av Akershus KollektivTerminaler FKF (AKT). Disse benevnes i det følgende som oppdragsgiver. Se for øvrig SSA-B med bilag. 1.3 Kort beskrivelse av behov/oppdrag og omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på kjøp av konsulenttjenester til utvikling av strategi- og handlingsplan, organisasjonsutvikling og lederutviklingsprogram. Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere konsulenttjenester i henhold til SSA-B Bilag 1, beskrivelse av bistanden. 1.4 Anskaffelsens omfang Den totale kostnadsrammen er anslått til om lag 800 000 NOK 1 100 000 NOK. Beløpet er kun et estimat, og er ikke forpliktende for oppdragsgiver. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Andrea Elise Larsen E-postadresse : andrea.elise.larsen@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.6 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for bistand, SSA B, se vedlegg 1. Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 3 av 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne, dersom dette vurderes formålsløst. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å inngi sitt beste tilbud første gang. Se punkt 5 om gjennomføring av eventuelle forhandlinger. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 27. april 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 17: Tilbudsfrist Uke 18 og 19: Eventuelle forhandlinger Uke 20: Melding om valg av leverandør Uke 22: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Konsulenttjenester til AKT» Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4 (Galleriet), hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev, herunder informasjon om tilbyders kontaktperson og postadresse 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Utfylte SSA-B bilag. Se punkt 2.6. 6 Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 4 av 9
Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 4 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag Bilag Veiledning 1 Beskrivelse av bistanden Bilaget inneholder beskrivelse av oppdragsgivers krav/behov. Tilbyder skal beskrive sin leveranse med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse. Beskrivelsen vil bli vurdert under tildelingskriteriet «oppdragsforståelse». Tilbyders besvarelse av tildelingskriteriet «tilbudte konsulenters kompetanse» skal også inngå i dette bilaget. Konsulentenes CV skal vedlegges. 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilaget er fylt ut av oppdragsgiver. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers fremdriftsplan. Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 3 Administrative bestemmelser Bilaget skal fylles ut av tilbyderen. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers opplysninger og krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 4 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal kun fylle inn navn og timepris i dette bilaget. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). 5 Endringer i den generelle avtaleteksten. Bilaget inneholder en endringstabell. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 1. juni 2016. 2.8 Bruk av underleverandører Det er ikke tillatt å bruke underleverandører. Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 5 av 9
2.9 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.10 Tilleggsopplysninger Spørsmål til konkurransen, eller henvendelse om tilleggsopplysninger, sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «anskaffelsens navn» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10.00, 18. april 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2015 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 6 av 9
økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. NB! Denne beskrivelsen skal ikke inneholde CV-er eller andre referanser til konkrete konsulenter. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 3) fra hver av de aktuelle underleverandører. Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 7 av 9
4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Evaluering Tilbudt konsulents 40 % Utfylt SSA-B bilag 1 Se punkt 4.1 nedenfor kompetanse Oppdragsforståelse 40 % Utfylt SSA-B bilag 1 Se punkt 4.2 nedenfor Pris 20 % Utfylt SSA-B bilag 4 Se punkt 4.3 nedenfor 4.1 Tilbudt konsulents kompetanse Tilbudt konsulents kompetanse skal beskrives i en dedikert besvarelse som kronologisk besvarer erfarings- og kompetanseområdene som er angitt i SSA-B, Bilag 1 punkt 2. Besvarelsen skal inngå i tilbyders utfylte SSA-B Bilag 1 og ikke overskride tre (3) sider tekst. I tillegg skal det vedlegges tilbudt konsulents CV. Vurderingsgrunnlag vil være grad av oppfyllelse av erfarings- og kompetansekravene. Det nevnes at punktene 1-3 vektes likt i vurderingen. Punkt 4-5 tillegges noe mindre vekt, jfr. Bilag 1 pkt. 2. Det vil bli gitt inntil 40 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 4.2 Oppdragsforståelse Tilbyder skal beskrive sin leveranse med utgangspunkt i punktene under, samt SSA-B bilag 1. Beskrivelsen skal inngå i tilbyderens utfylte SSA-B Bilag 1, pkt. 2. Den samlede beskrivelsen skal være på maksimum fem (5) sider tekst (illustrasjoner el. tabeller kan komme i tillegg). Oppdragsgiver vil vurdere hvilken grad av oppdragsforståelse som utvises i beskrivelsen. Det vil bli gitt inntil 40 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. Beskrivelsen skal besvare følgende på hvert av de tre områdene: Strategi- og handlingsplan: Overordnet beskrivelse av foreslått arbeidsprosess/-måte, samt en fremdriftsplan, for ivaretakelse av krav 1-7 jfr. Bilag 1 pkt. 1. Organisasjonsutvikling: Overordnet beskrivelse av foreslått arbeidsprosess/-måte, samt en fremdriftsplan, for ivaretakelse av krav 8-12 jfr. Bilag 1 pkt. 1. Lederutviklingsprogram: Overordnet beskrivelse av foreslått lederutviklingsprogram. Denne skal minimum beskrive innhold, sammenheng/inndeling på de forskjellige kursdagene, samt hvordan programmet kan videreføres og videreutvikles etter endt oppdrag. Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 8 av 9
4.3 Pris Laveste tilbudte totalsum vil gi maksimal poengsum (20 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalsum Tilbudt totalsum X 20 = Poengsum pris 5 Gjennomføring av eventuelle forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de inngitte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene, kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller pr. e-post. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 7 Vedlegg 1 SSA-B 2 SSA-B Bilag 3 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 4 Veiledning sladding 5 Foreløpig strategi- og handlingsplan 11.04.2016 Jafar Altememy Administrerende direktør Akershus KollektivTerminaler FKF Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag Revidert 22.12.2015 9 av 9