LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse Konsulentbistand til CTO DVU: SAP DFPS Basis-konsulent KONKURRANSEGRUNNLAG 01
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 2 KONTRAKTSVILKÅR... 3 2.1 Kontrakt... 3 2.2 Varighet og oppstart... 4 3 GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER... 4 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform... 4 3.2... 4 3.3 Kunngjøring... 4 3.4 Tilbudsfrist... 5 3.5 Vedståelsesfrist... 5 3.6 Retur av tilbud... 5 3.7 Tilbudsåpning... 5 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen... 5 3.9 Rett til å forkaste tilbudene... 5 3.10 Fremdriftsplan... 5 3.11 Anskaffelsesprotokoll... 6 4 KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV... 6 4.1 Skatteattester... 6 4.2 Juridisk stilling... 6 5 TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER... 6 5.1 Kvalitet (70 prosent)... 7 5.2 Pris (30 prosent)... 7 6 UTFORMING AV TILBUD... 7 6.1 Språk... 7 6.2 Disposisjon... 7 6.3 Oversendelsesbrev... 7 6.4 Alternative tilbud og deltilbud... 7 6.5 Forbehold... 7 6.6 Offentlighet og fortrolighet... 8 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt... 8 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen... 9 6.9 Innlevering av tilbud... 9 7 REGLER FOR KOMMUNIKASJON... 9 7.1 Henvendelser og spørsmål... 9 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning... 10 8 ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 10 8.1 Suppleringer og endringer... 10 8.2 Anmodning om avklaringer... 10 8.3 Feil og mangler... 10 01
1 Innledning 1.1 Bakgrunn Forsvaret innfører Felles integrert forvaltningssystem (FIF) og Forsvarssjefen har etablert følgende overordnede målsetting for FIF: "Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell-, og økonomifunksjoner. Forsvarets organisasjon og prosesser innen disse områdene skal tilpasses, slik at det oppnås betydelige innsparinger og effektiviseringer som resultat av investeringene. Innføring av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningssvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergeres mot et felles styringssystem for Forsvaret." FIF skal i fremtiden støtte Forsvarets styrkeproduksjon, logistikktjenester og operative evne, og gi informasjon som sikrer ledelse og styring i Forsvaret. LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systemet (ERP-system) SAP. Forsvarets SAP-løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid- og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. Løsningen vil bli utvidet, og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter i LOSprogrammet. Det pågår nå ett prosjekt som skal videreutvikle FIF: - Logistikkprosjektet (P2814) skal utvikle en felles løsning for investeringsstyring, materiellstyring, forsyning og vedlikehold i FIF. Cyberforsvarets avdeling for cybertjenester og -operasjoner avdeling for Drift og videreutvikling (CYFOR CTO DVU) har ansvar for teknisk drift og videreutvikling både av FIF og tilgrensende produksjonssystemer, samt maskin- og programvare som understøtter disse. Interne prosesser er basert på ITIL rammeverk, og det er pekt ut egne prosessledere innenfor hendelse, problem, endring, test, konfigurasjonsstyring og release. CYFOR CTO DVU er mottaker av leveransene fra LOS-prosjektene, og samarbeider tett med LOS-programmet. CYFOR CTO DVU består av vel 130 personer, hvorav de fleste er lokalisert i Oslo. Både ansatte og konsulenter bemanner organisasjonen. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med denne utlysningen er å fylle en rolle som SAP DFPS Basis -konsulent i CTO DVU i forbindelse med produksjonsstart av SAP systemet som leveres av Logistikkprosjektet (P2814). Rollen ønskes besatt av 1 person. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen med krav fremgår av konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, Kontraktsbilag, bilag 1. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Oppdragsgiver vil benytte 2015-versjonen av Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Bistandsavtalen (SSA-B) med tilhørende bilag, samt kontraktsforside. Det er ikke foretatt endringer i selve avtaledokumentet utover at bilagsoversikten er oppdatert iht. Forsvarets kontraktsbilag i anskaffelsen. 01
2.2 Varighet og oppstart Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med oppstart tidligst 18.01.2016. Bistanden skal vare i perioden fra ca. 18.01.2016 til 31.12.2016 (inntil 1 000 timer). Rollen er estimert til inntil 50 %, dvs. inntil 1 000 timer f.o.m. oppstart t.o.m. 31.12.2016 med en opsjon på å utvide til 100 %, dvs totalt inntil 2000 timer per kalenderår. Forsvaret har en ensidig rett på forlengelse i 3 år (inntil 6 000 timer), dvs. totalt t.o.m. 31.12.2019. Forsvaret tar forbehold om at det reelle behovet i enkelte perioder, herunder spesielt ifbm. alminnelig ferieavvikling, vil kunne være mindre enn 50 %. For øvrig henvises det til konkurransedokumentasjonens vedlegg 3 Kontraktsbilag, bilag 2 for nærmere informasjon. 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni 2006. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA 21-1. Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vises forøvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: - Invitasjon til konkurranse - Vedlegg 1: SAP DFPS Basis-konsulent (dette dokument) - Vedlegg 2: Generelle avtalevilkår (SSA-B) - Vedlegg 3: Kontraktsbilag SAP DFPS Basis -konsulent (ett dokument) - Vedlegg 4: Opplysninger om tilbyder - Vedlegg 5: Oversikt over forbehold - Vedlegg 6: Egenerklæring fortrolighet) - Vedlegg 7: Erklæring om varsomhet m.m. (norsk) - Vedlegg 8: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater - norsk (vedlagt til orientering) 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 01
3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest tirsdag 05. januar 2016 kl. 10:00. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist til 05. april 2016 kl. 15:00. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til 20-15(2) jf. 20-16. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3) jf. 20-16. 3.9 Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2). 3.10 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet: Tidspunkt: Kunngjøring på Doffin og TED 23.11.2015 Nedlasting av konkurransedokumentasjon Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist 05.01.2016 kl. 10:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Innen utløpet av uke 1 Karensperiode (jf. FOA 22-3 (3)) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter karensperiodens utløp *I det tilfelle at Forsvaret kun får ett tilbud som tilfredsstiller Forsvarets krav, vil det ikke bli gitt klagefrist og kontrakt vil bli inngått umiddelbart etter tildeling. 01
Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen. 3.11 Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA 3-2. 4 Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav 4.1 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt - Merverdiavgift (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette). Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Begge attester leveres på skjema RF-1244. Utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette. Skatteattestene skal vedlegges tilbudet. Dersom attestene ikke er levert innen tilbudsfristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA 20-12 (1) bokstav b), jf. 17-14. 4.2 Juridisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal vedlegges en oppdatert attest for registrering i foretakregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund. Norske enkeltpersonforetak som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund kan levere utskrift fra Enhetsregisterert i Brønnøysund. Tilbyders organisasjonsform vil ikke ha betydning for kvalifikasjonsvurderingen. Tilbyderen skal vedlegge en oppdatert firmaattest i tilbudet, jf. FOA 17-10 (1). 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til den tilbyder som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 01
5.1 Kvalitet (70 prosent) Konsulentenes besvarelse av Forsvarets kompetansekrav i kontraktsbilag 1 sammenholdt med konsulentens CV, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, kontraktsbilag 1. 5.2 Pris (30 prosent) Pris skal oppgis pr time eks mva. Det skal ikke komme andre kostnader i tillegg, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 3, kontraktsbilag 4. Det er timepris som er gjenstand for evaluering. 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA 3-9. 6.2 Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Oversendelsesbrev, jf. pkt 6.3 02. Skatteattester, jf. pkt 4.1 03. Firmaattest, jf. pkt. 4.2 04. Opplysninger om tilbyder (eget skjema vedlegg 4 i konkurransedokumentasjonen) 05. Oversikt over forbehold, jf. pkt 6.5 06. Egenerklæring for fortrolighet, jf. pkt. 6.6 07. Kontraktsbilag til SSA-B med vedlegg (CV), jf. pkt. 6.7 6.3 Oversendelsesbrev Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 6.4 Alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett fullstendig tilbud. Det er anledning til å tilby flere alternative ressurser, men alle må være minimum 50 % tilgjengelige, og må tilbys uavhengig av hverandre. Det er utover dette ikke anledning til å tilby alternative måter å løse oppdraget på, for eksempel ved at to personer deler på rollen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Forbeholdene skal oppgis i skjemaet Oversikt over forbehold, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 5. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til 01
kontraktsbilagene. Forbeholdene skal fremkomme som en oversikt på skjema utarbeidet av Forsvaret og vedlagt konkurransedokumentasjonen, og oversikten skal uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikt skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Vi gjør særskilt oppmerksom på at større endringer av kontraktsvilkårene herunder bestemmelsene om partenes risiko og erstatningsbestemmelser vil kunne medføre avvisning. Det å erstatte kontraktsklausuler med lignende klausuler fra andre kontrakter vil også kunne bli betraktet som vesentlig endringer til kontraktsvilkårene. Forbehold vil bli vurdert både hver for seg og samlet, slik at også summen av endringer vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA 20-3. 6.6 Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt Generelle kontraktsvilkår (SSA-B) er kun vedlagt til orientering, og det skal ikke gjøres endringer i kontrakten. Kontraktsbilag til SSA-B: - Bilag 1: Beskrivelse av bistanden Tilbyder skal besvare kravtabellen, herunder gi en besvarelse av tilbudte ressurs kompetanse sett i forhold til Forsvarets kompetansekrav. I tillegg skal det vedlegges CV med referanser, og denne CV en vil ved kontraktsinngåelse være vedlegg 1 til bilag 1. For øvrig henvises det til informasjon i bilaget. - Bilag 3: Administrative bestemmelser Tilbyder må oppgi bemyndiget representant, samt oppgi nøkkelpersonell (tilbudt konsulent) i henhold til tabellen. - Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Tilbyder skal fylle ut timepris for tilbudt ressurs. - Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten. Dersom leverandøren ønsker endringer i den generelle avtaleteksten (dvs. teksten i SSA-B) kan dette bilaget fylles ut. Vi gjør oppmerksom på at dette vil bli sett på som forbehold til kontrakten, og minner derfor om at disse forbeholdene gjentas under forbeholdskatalogen i tilbudet, jf. punkt 6.5 ovenfor. 01
6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud 6.9.1 Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt. 6.2. Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplar i formatene MS Word eller PDF på CD-rom. Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen. 6.9.2 Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Andrea A. Brovold Tilbud SAP DFPS Basis-konsulent Saksnr. 2015/042650 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: Andrea A. Brovold Tilbud SAP DFPS Basis-konsulent Saksnr. 2015/042650 Postboks 1550 Sentrum 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf. FOA 20-13 (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer 2015/042650 til oppdragsgivers kontaktpersoner: Hovedkontaktperson: Andrea A. Brovold e-post: los-merkantil@mil.no 01
Kontaktperson: Elisabeth Holst-Hagedal e-post: los-merkantil@mil.no Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage. 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 01