Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 23.05.2017, kl 14:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Det blir gitt orienteringer ved lokalstyreleder og administrasjonssjef etter ordinær saksliste Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Arild Olsen lokalstyreleder 1
Saksliste Utv.saksnr. PS 17/25 PS 17/26 PS 17/27 PS 17/28 PS 17/29 PS 17/30 PS 17/31 PS 17/32 PS 17/33 PS 17/34 PS 17/35 Tittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Bruk av boliger i evakuert område i Lia i sommermåneder Innkjøp av ny hjullaster - Longyearbyen havn Havnebygg Longyearbyen havn Transportløyve - Henningsen Transport & Guiding AS Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud Regnskap 2016 - Longyearbyen lokalstyre Årsberetning 2016 for Longyearbyen lokalstyre Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre 2017 Søknad om skjenkebevilling 2017-2020 - Hurtigruten Svalbards beltevogn Søknad om fritak fra offentlige verv - Helga Bårdsdatter Kristiansen 2
3
PS 17/25 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 4
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/612-1- Kjersti Olsen Ingerø 19.04.2017 Bruk av boliger i evakuert område i Lia i sommermåneder Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/26 23.05.2017 Anbefaling: Administrasjonsutvalget vedtar at boliger i evakuert område i Lia kan brukes av egne ferievikarer og til utleie til eksterne leietakere fra 1. juni til 1. oktober. Saksopplysninger: I AU møtet 27/2-17 etter skredet ble det vedtatt: «Lokalstyrets boliger i den øverste rekken 222 224 226 og 228 skal ikke tas i bruk uavhengig av anbefaling fra Sysselmannen». Sysselmannen oversendte 27.mars et brev med informasjon om at ferdsels- og oppholdsforbud i den øverste husrekken i Lia vil bli opprettholdt til faren for snøskred i dette området er over. I praksis vil dette med stor sannsynlighet gjelde til hele området er snøbart. Et ferdselsforbud vil bli opphevet en ubestemt dato når det er «snøbart» område. Administrasjonen tror ikke Sysselmannen vil gjeninnføre et ferdselsforbud ved et mulig snøfall sommerstid. I forbindelse med ferieavvikling i Longyearbyen lokalstyre er det behov for boliger til ferievikarer. Eiendomsavdelingen er også forespurt fra private bedrifter om det er mulig å leie våre boliger i de evakuerte områdene i sommermånedene. Vurdering: Administrasjonen ønsker å utfordre Sysselmannen på å gi forutsigbarhet i forhold til bruk av området. Eksempelvis å sette datoer for normal ferdsel i området. Administrasjonen ønsker videre å få avklart med administrasjonsutvalget om vedtaket av 27/2 gjelder all bruk, eller til bruk for egne faste ansatte. Det er et større behov for boliger i byen i perioden juni september på grunn av ferieavvikling og anleggsarbeid. Alle bygg er koblet til infrastruktur, men utfaktureres ikke. Det vil ikke være merarbeid å ta i bruk byggene sommerstid. Byggene står i dag med tap på infrastrukturinntekter for energiverket og teknisk. Vedlegg 1 17_00318-15Snøskredet i Longyearbyen 21. februar 2017. Ferdsel og opphold i skredutsatt bebyggelse i Lia - videre arbeid med vedlegg Andre vedlegg (ikke vedlagt): 5
2017/612-1 Side 2 av 2 6
Longyearbyen lokalstyre Vår saksbehandler: Vår dato: Vår ref:(bes oppgitt ved svar) Hanne Margrethe Ingebrigtsen 27.03.2017 17/00318-15 hmi@sysselmannen.no 79024324 Snøskredet i Longyearbyen 21. februar 2017. Ferdsel og opphold i skredutsatt bebyggelse i Lia - videre arbeid Som følge av snøskredet fra Sukkertoppen i Longyearbyen 21. februar i år ble et område i og nær bebyggelsen i Lia evakuert. Sysselmannen på Svalbard nedla samme dag forbud mot enhver ferdsel og ethvert opphold i det evakuerte området, som vist på kart i Vedlegg A. Etter en grundig skredfaglig vurdering av hele fjellsiden i Sukkertoppen ble forbudet mot ferdsel og opphold delvis opphevet 22. februar i år, men ferdsels - og oppholdsforbudet ble opprettholdt for et bebygget område øverst mot f jellsiden, som vist på kart i Vedlegg B. Beslutningen om forbud mot ferdsel og opphold ble besluttet av Sysselmannen som politimester. Forbudet er hjemlet i politiloven 7, annet ledd, jf. første ledd nr. 2, jf 5, og er besluttet for å ivareta den enkel te sikkerhet. Vedtaket av 22. februar i år om ferdsels - og oppholdsforbud i den øverste husrekken i Lia gjelder inntil videre, og vil bli opprettholdt til faren for snøskred i dette området er over. I praksis vil dette med stor sannsynlighet gjelde til h ele området er snøbart. Forutsetningen for å nedlegge et slikt ferdsels - og oppholdsforbud etter politiloven er at det foreligger fare for enkeltpersoners eller allmennhetensikkerhet. Politiloven hjemler ikke et permanent forbud. Etter Sysselmannens v urdering, vil vilkåret for et forbud imidlertid være til stede for det aktuelle området så lenge det ligger snø. Den siste skredhendelsen, og uforutsett utvikling når det gjelder skredfaren i området, har gjort situasjonen uklar. Etter Sysselmannens vurder ing etterlater dagens ordning, med en kombinasjon av lokalt snøskredvarslingssystem og mulige evakueringsbeslutninger basert på skredfaglige råd, for stor restrisiko og uforutsigbarhetil at de aktuelle husene i dette området i Lia kan være bebodd om vint eren, så lenge tiltak for sikring av bebyggelsen mot snøskred ikke er iverksatt. Dette vil si at Sysselmannen, med hjemmel i politiloven 7 annet ledd, vil beslutte nytt forbud mot ferdsel og opphold i det samme området når snøen på nytt legger seg til høsten. Vedtak om ferdsels - og oppholdsforbud vil bli opprettholdt så lenge det er snødekke i området, med mindre skredsikring av den aktuelle bebyggelsen er iverksatt. Postadresse: Telefon: Telefaks: E - post og internett: Postboks 633 79 0243 00 79 0243 66 firmapost@sysselmannen.no 9171 LONGYEARBYEN www.sysselmannen.no 7
Side 2 av 3 Bakgrunnen for at vi informerer om denne vurderingen er behovet for å skape klarhet om hvilke tiltak Sysselmannen for sin del, som politimester på Svalbard, kan og vil iverksette når det gjelder den aktuelle bebyggelsen i Lia. Vi understreker at vi med dette ikke har foretatt en generell kartlegging eller vurdering av farer og tiltak når det gjelder risiko for skred i Longyearbyen. Dette er Longyearbyen lokalstyres oppgave, som byggesaks- og planmyndighet i området. Longyearbyen lokalstyre har, i likhet med kommuner på fastlandet, et alminnelig ansvar for ivaretakelse av innbyggernes velferd og trygghet innenfor sitt geografiske område, i tråd også med forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre. Lokalstyret har i henhold til regelverket for byggesaker og arealplanlegging ansvaret for at sikkerheten til folk ivaretas gjennom vedtak i konkrete saker og ved etablering av faresoner i planer. Dette følger av svalbardmiljøloven, og av byggeforskriften for Longyearbyen som igjen viser til plan- og bygningsloven. NVE har på sin side det overordnede ansvaret for forebygging av skader av skred, og bidrar til kartlegging, arealplanlegging, sikring, overvåking, varsling og beredskap. Lokalstyrets arbeid på dette området utføres i tett samarbeid med og etter faglige anbefalinger fra NVE, i tråd med det som gjelder for kommuner på fastlandet. Deres faglige anbefalinger legges til grunn for etablering av hensynssoner, og hvor det bør bo folk, i Longyearbyen. Sysselmannen har som fylkesmann et ansvar for å være en pådriver og veileder overfor Longyearbyen lokalstyre i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Vi viser til NVEs rapport om skredsikring og fundamentering i permafrost, oversendt 10. januar 2017, og møter mellom LL, NVE og Sysselmannen, der ulike tiltak for sikring og flytting av bebyggelsen i Longyearbyen har vært drøftet. Vi er også kjent med at Longyearbyen lokalstyre i samarbeid med NVE følger opp denne diskusjonen, særlig med hensyn til finansiering av skredsikringstiltak. Det er nå viktig at Longyearbyen lokalstyre, i samråd med NVE, utarbeider en plan for tilrettelegging, koordinering og gjennomføring av tiltakene, slik at man sikrer en mest mulig effektiv fremdrift i dette viktige arbeidet. Vi vil i lys av dette be om tilbakemelding fra Longyearbyen lokalstyre med en beskrivelse av denne planen, elementene i denne og hvilken fremdrift Longyearbyen lokalstyre legger opp til for gjennomføring av sikringstiltakene. Vi viser til den gode dialogen vi har hatt med Longyearbyen lokalstyre etter skredet i 2015, og ønsker en fortsatt tett dialog fremover. Vi vil derfor invitere til et nytt møte om saken der Longyearbyen lokalstyre kan redegjøre for arbeidet som omtalt ovenfor. Dette møtet bør holdes før sommeren, og vi overlater til Longyearbyen lokalstyre å foreslå tidspunkt. Vi ber om at tilbakemeldingen som er omtalt ovenfor oversendes oss i god tid før dette møtet. Med hilsen Kjerstin Askholt sysselmann Berit Sagfossen assisterende sysselmann 8
Side 3 av 3 Dokumentet er godkjent elektronisk, og har derfor ikke håndskreven signatur Mottakere: Longyearbyen lokalstyre Kopimottakere: Norges Vassdrags- og energidirektorat ( NVE ) Vedlegg: Ferdselsforbud 21.02.2017.pdf Ferdselforbud 22.02.2017.pdf 9
10
11
12
13
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/771-1- Kjersti Olsen Ingerø 14.05.2017 Innkjøp av ny hjullaster - Longyearbyen havn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Havnestyret 17/15 23.05.2017 Administrasjonsutvalget 17/27 23.05.2017 Lokalstyret Anbefaling: Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar kjøp av hjullaster type Volvo L60 H til Longyearbyen havn. Beløpet finansieres ved opptak av lån på 1.72 mill kr. Lånet avdras over 10 år og belastes havn. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre vedtok i 2011 anskaffelse av en liten hjullaster til havna slik at havna var i stand til å løse daglige utfordringer som å flytte og løfte paller og utstyr, brøyte snø rundt bygg og på anlegget om vinteren og børste kai og interne veier sommerstid, samt løse andre forefallende behov i daglig drift. Maskinen som ble anskaffet har bidratt til at havna selv har enkelt kunnet drifte og vedlikeholde anlegget på en god måte og tilby tjenester til våre kunder. Størrelsen og kapasiteten på maskinen har medført at den har blitt utnyttet maksimalt for å løse daglige utfordringer, kanskje mer enn hva maskinen var bygd for. Resultatet i vinter var at det oppsto store sprekker i rammekonstruksjonen. Et firma som har vurdert maskinen har gitt tilbakemelding om «kostnadene for demontering/remontering, oppsliping av sprekker, sertifisert sveising og kontroll og sertifisering av maskinen ikke økonomisk forsvarlig og maskinen betraktes som et vrak.» Longyearbyen havn har et behov for en kraftigere maskin enn dagens. I dag må det leies inn større maskiner for å gjøre daglige oppgaver på grunn av begrenset løfteevne på dagens maskin. Den økte aktiviteten og behovet for i større grad å være i stand til å løse oppgaver raskt og effektivt gjennom hele døgnet gir et stort behovet for en ny og større hjullaster. Ved bruk av riktig verktøy vil dagens tekniske stilling gi mer effektivitet til driften. Maskinen vil også være et supplement til generell havnedrift til andre aktører ved behov. Bruktmarkedet for hjullastere gjør at en 5 10 år gammel maskin har begrenset verditap i forhold til nykjøp. Det er derfor mer økonomisk å kjøpe en ny maskin med utvidet garanti. Forventet investeringskostnad for ny hjullaster med utstyr (hydrauliske løftegafler, klaffskuffe, forlenger gafler, mekanisk kranarm, feiemaskin med sidekost og vanning, hurtigkobling, kit for sveising av slepekrok) med frakt er 1.719.850,- NOK. 14
2017/771-1 Side 2 av 2 Vurdering: Grunnet sammensetningen av dagens maskinpark i Longyearbyen og tilgang på servicedeler og kompetanse, er det hensiktsmessig å kjøpe et merke som man lokalt har svært god erfaring med og hvor det finnes lokal kompetanse til større vedlikehold og garantioppfølging. LNS Spitsbergen ivaretar en slik funksjon for Volvo og sikrer oss enkel tilgang på service, slitedeler og lokal kompetanse. Volvo Maskin AS Norge har en maskin tilgjengelig som kommer til Norge i månedsskiftet. Denne maskinen vil være tilgjengelig for oss frem til endelig vedtak, og vil kunne leveres umiddelbart.. Behovet for en tilgjengelig hjullaster er stort og anskaffelse av en maskin som kan løse alle daglige utfordringer i havna er helt nødvendig for å ha en oppegående havnedrift. Ved å investere i en større maskin vil nyttegraden av maskinen øke, eksempelvis ved å flytte lettere eller tomme containere. Med en løftekapasitet på ca. 8 tonn dekker vi de fleste erfarte behov (brøyting, feiing, løfting og flytting av utstyr). Maskinen vil også gi tilgjengelig og økt kapasitet i beredskapssituasjoner for LL. Volvo L60H er den som gir oss mest nytte i forhold til pris og størrelse. Denne maskinen kan anskaffes for 1,72 mill. NOK. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 15
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/613-1-614 Kjersti Olsen Ingerø 19.04.2017 Havnebygg Longyearbyen havn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Havnestyret 17/16 23.05.2017 Administrasjonsutvalget 17/28 23.05.2017 Lokalstyret Anbefaling: Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar oppstart og gjennomføring av Forprosjektfase for nytt Havnebygg for Longyearbyen havn Bykaia. Forprosjektet skal drive prosjektet videre med mål om å produsere et mer detaljert beslutningsgrunnlag for investeringsvedtak med hensyn på detaljering av løsningsbeskrivelse, tegninger og kalkyle. Det er et overordnet mål at forprosjektering skal bidra til redusert usikkerhet i løsningsvalg og forventet prosjektkostnad. Videre arbeid etter forprosjektfasen vil kreve behandling i havnestyret, AU og lokalstyret. Administrasjonen får på plass og oppdaterer nødvendige tillatelser (byggesak og arbeidsmiljøtilsyn) i forprosjektfasen. Forprosjektet gjennomføres til en kostnad av 3.500.000 NOK. Kostnadene belaster havnas driftsbudsjettet og finansieres ved bruk av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen havn har hatt stor utvikling i forhold til antall anløp og antall passasjerer. Longyearbyen havn utvidet turistkaia med 60 meter i fjor, 30 meter i år og har nå fått en total lengde på rundt 160 meter. Turistkaia kan ikke utvides ytterligere. Det ble også etablert et dieselfylleanlegg på turistkaia, hovedsakelig for tilbringertjenesten, men det har vist seg som et betydelig behov også hos kundene. Denne tjenesten kommer til å være en viktig inntektskilde i årene som kommer. I 2016 var det i overkant av 75 tusen passasjerer over kai. Til disse kan Longyearbyen havn i dag kun tilby to stk. publikumstoaletter, to stk. dusjer og en vaskemaskin, dette er i Servicebygget. Dette bygget, som i dag stort sett benyttes til kontorer for tjenesteytere på havna, omfattes ikke av Forprosjektet, men vil kunne rendyrkes som et servicebygg for turisme hvis et nytt havnebygg kommer på plass. I dag er kontorlokalene på havna fordelt på servicebygget (ca. 180m2) og en brakkerigg (ca. 135 m2). De brukes som resepsjon og kontorer til Longyearbyen Havneadministrasjon og for ansatte hos Pole Position (tilbyder av landtjenester og logistikk). Flere ansatte, som resultat av vekst i aktiviteten på havna, medfører at kapasiteten i byggene er sprengt. Dårlig plass og utidsmessig kvalitet på byggene skaper et utilfredsstillende arbeidsmiljø for de ansatte. 16
2017/613-1 Side 2 av 3 Brakkeriggen ble satt opp midlertidig i 2012 1 for å avbøte på plassmangel i servicebygget samt inngåelse av avtale med Kystverket i forhold til lostilbringertjenesten. Byggetillatelsen til brakkeriggen var på to år og gikk ut i slutten av september 2014 2. Tillatelsen fra arbeidstilsynet 3 gjaldt også i to år fra mars 2012, dvs til mars 2014. Begge tillatelser er nå utgått på dato og det må derfor søkes om ny midlertidig drift med henvisning til at det skal gjennomføres tiltak. For å opprettholde Havnas materielle verdier og redusere forfall er det behov for å kunne vedlikeholde båtene innendørs i oppvarmet hall. Vedlikehold av en del utstyr og infrastruktur må foregå innendørs, samt at det er behov for innendørs lagerkapasitet. Longyearbyen lokalstyre har i dag ingen lokaler hvor det kan utføres service og vedlikeholdsarbeid på Havnas båter annet enn i vaskehallen på brannstasjonen. Brannstasjonen vil fremover bli lite tilgjengelig, da de vil være avhengige av å benytte vaskehallen i egen virksomhet. Det finnes i dag ikke vedlikeholdshall for Losbåt Elling Carlsen i Longyearbyen og båten må derfor fraktes til fastlandet for større vedlikehold. I dag har Longyearbyen havn utgifter for frakt av tjenestebåten og losbåten til fastlandet for større vedlikehold. Ved å få mulighet til å kunne utføre service i egen hall, vil utgiften ved å ta båten til fastlandet spares, samt at kvaliteten på havnetjenesten økes ved at båter og utstyr blir mer tilgjengelig i Longyearbyen. Avtalen med Kystverket ble lagd da man trodde at en vedlikeholdshall skulle være på plass. Et havnebygg har vært et behov i mange år. Havnebygget er også beskrevet som et tiltak i Strategisk Havneplan for gjennomføring i 2015, med bygging i 2016. I konseptvalgutredningen til Kystverket som ble publisert november 2016 ble det påpekt at det bør gjøres oppgraderinger og bygges fasiliteter også på land: For det andre har økt trafikk ført til at etterspørselen etter kaiplass og øvrige havnefasiliteter overgår det havna er i stand til å tilby 4. Havna har gjennom årene brukt betydelige ressurser til utredninger og planlegging av hvordan et stadig økende behov for vedlikeholds-, kontor- og lagerlokaler kan dekkes (se vedlegg 4). Politiske behandlinger har vært som følger: - Lager ble først fremmet i investeringsbudsjett for 2009 5, det ble da satt av 3.000.000 kroner. - Videre ble dette i 2010 oppjustert til 5.000.000 for å få «realisert et tilstrekkelig stort lager som ivaretar avdelingenes lagerbehov». - I havnestyret i 16.09.2010 ble det vedtatt å videreføre arbeidet med å etablere nytt service- og lagerbygg for Longyearbyen havn 6 I påvente av overordnede utredninger som eksempelvis Strategisk Havneplan og KVU for Longyearbyen Havn, har politisk beslutning om havnebygg blitt avventet. Til informasjon ble det i lokalstyret 14.10.2014 vedtatt at Longyearbyen lokalstyre skulle kjøpe et lagerbygg på 600 m2 i Sjøområdet til 3,3 millioner kroner 7. Kontrakten ble skrevet under 14.11.14 til en sum av 3.150.000 NOK. Dagens lager er et kaldlager og blir i dag brukt av hele Longyearbyen lokalstyre. Dette lageret har en gunstig plassering i forhold til fremtidig havneutbygging. Et kaldlager vil ikke kunne tilfredsstille arbeidsforholdene for å gjøre vedlikehold, det er ikke stor nok port i dette lageret til å få inn alt utstyr. Dagens lager kan ikke tilfredsstille eller redusere behovet for foreslåtte havnebygg. 1 2013/802-1, havnestyret 12.09.2013 2 2012/257-4 3 2012/256-3 4 Kapittel 4 behovsvurdering). 5 fremmet i sak 07/09 6 2010/907-1 7 2010/907-2 17
2017/613-1 Side 3 av 3 Vurdering: Hensikten med å etablere Havnebygget er først og fremst å etablere tilfredsstillende arbeidsmiljø for Havneadministrasjonen i oppgraderte kontorarealer, samt at Havna får vedlikeholds- og lagerfasiliteter som gir mulighet for bedre ivaretakelse av materielle verdier. Bygget understøtter næringsutvikling på havna gjennom mulighet for utleie av lager- og kontorarealer lokalt næringsliv. Havnebygget vil bidra til økt servicenivå og til utvikling av Longyearbyen som anløpshavn og understøtte generell vekst på havna. Området vil også fremstå ryddigere og av en bedre fysisk kvalitet ved at man unngår mest mulig utendørs lagring. Det foreslås at forprosjektet dekkes av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond som et bidrag fra LL inn i strategisk havneplan og fremtidig havneutvikling. Vedlegg: 1 Situasjonsplan 2 Utredet plan for arealbruk for havna 2014 3 Forprosjekt leveranser og fremdrift 4 Usikkerhetsanalyse kostnader 5 Sammenstilling av tidligere arbeid Andre vedlegg (ikke vedlagt): 18
Situasjonsplan Vedlegg Servicebygget Nytt Havnebygg 19
o_v614b 100,00 60,5 m 2 101,0 m 2 1 189,0 m 2 Pauserom kontor kontor 1 2 3 4 5 HC WC felles kopi 3 600,6 m 2 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 GODSTERMINALBYGG 3 F: <Finished Floor> Areal: 1 495,0 m 2 21 22 23 24 25 Ekspedisjon Kontor HC WC, BK felles TI3 Oppdragsgiver: KAIFRONT Snitt B KAIFRONT o_ha2havneområde i sjø Longyearbyen Lokalstyre Prosjekt: H5 C+2.80 KAIFRONT KAIFRONT ISPS SH KAIFRONT o_ha1 Flytende/lette kaikonstruksjoner Flytebrygge Utredning godsterminal Tegningstittel: KJØREPORT Molo o_gs1 8,0 TI4 o_v612 TI2 H1 PI3 7,0 3.654 daa BYA 70% H:C+18 TI1 H2 3.440 daa BYA 70% H:C+18 7,0 o_v614 TI5 Snitt B H/P KJØREPORT CONTAINERE 1 2 3 4 5 ISPS TI2 12 192 H4 3.601 daa BYA 70% H:C+18 TI1 o_v3 minikjk 41,9 m 2 PORT PORT H3 7.729 daa BYA = 0 PI2 ISPS Åpen del 1 066,4 m 2 462,6 m 2 7,0 o_gs1 PORT 1 2 3 PORT 7,0 o_v2 TI6 PU N1 3,0 H:C+18 TI7 1 Fasade sør-øst Situasjonsplan Prosjektnummer: 13012 mj Dato: N 18.12.13 Tegn.nr: A10-1 Tegn. av: Næringsbebyggelse17.132 daabya 70% Målestokk: 1:1000 HAVSTEIN VESTRE 7021 TRONDHEIM TLF 72 56 60 20 FAX 72 56 20 00 Rev.: /Volumes/Felles Kvadrat/ProsjektBibliotek/2012/1233-Nytt Havnebygg Longyearbyen, mm./utredning ny godsterminal/reguleringsplan-godsterminal 17.pln Plan 1.etasje 1:1000 20
Prosjektnedbrytningsstruktur Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS) er en systematisk og hierarkisk nedbrytning av prosjektet som viser det prosjektets leveranser. Beslutningsgrunnlag for budsjettarbeidet 2017 Usikkerhetsanalyse og kostnadsramme Business Case Intensjonsavtaler UTLEIE FORPROSJEKT Tegninger og Beskrivelser Forprosjekt leveranser Leveranse Beskrivelse Akseptanse-kriterier Business Case Business Case Økonomisk beslutningsgrunnlag Styringsgruppens godkjennelse Usikkerhetsanalyse Usikkerhetsanalyse inkl oppdatert P50 Prosjektansvarlig Godkjennelse Intensjonsavtaler Intensjonsavtaler om leie av arealer i bygget Prosjektansvarlig Godkjennelse Forprosjekt Delplan for Longyearbyen Havn Bykaia(vedtatt) Tegninger og beskrivelse fra Arkitekt og teknisk prosjekteringsgruppe(rib, RIE, RIV, RIG, RIAku) Vedtatt reguleringsplan Prosjektansvarlig Godkjennelse Planvedtak i Lokalstyret. Uten innsigelser fra Sysselmann Rammetillatelse Søknad om Rammetillatelse Søknad iht krav fra LL Plan Anbudsgrunnlag Grunnlag for anbudskonkurranse Styringsgruppens godkjennelse Prosjektplan Styringsdokument for Forprosjekt Styringsgruppens godkjennelse 21
Tidsplan for fasen ID Milepæler/leveranser i fasen Dato M1 Saksfremlegg(Saken) oversendes Havnestyret/AU 16.05.17 M2 Saken behandles i Havnestyret/AU 23.05.17 M3 Saken behandles i Lokalstyret 29.05.17 M5 Kontrahere Arkitekt og Rådgivergruppe 01.06.17 M6 Intensjonsavtaler med leietakere 01.08.17 M7 AU/Havnestyret orienteres om status 20.06.17 M8 Delplan for Longyearbyen Havn - Offentlig ettersyn 23.06.17 M9 AU/Havnestyret orienteres om status 29.08.17 M10 Søknad om rammetillatelse 08.09.17 M11 AU/Havnestyret orienteres om status 26.09.17 M8 Anbud Entreprenør 01.10.17 22
Vedlegg Oversikt over Havnas utredninger - Nytt Havnebygg på Bykaia (basert på dokumenter oversendt fra Havnesjefen) Dato: 12.05.17 ID Utredning/Tegninger/Tilbud Leverandør Dato 01 Fullisolert lagerhall 25x40m Finneid Sveiseverksted A.S 16.02.2009 02 Vedlikeholdshall, kontor og kaldtlager Marlow Ramfelt Arkitekter 20.04.2010 03 Vurdering med prospekt Hallmaker AS 22.04.2010 04 Vedlikeholdshall, verksted, kontor, garderobe og Marlow Ramfelt Arkitekter 23.11.2010 lager med mulighet for utvidelse 05 Havnebygg - Passivhus i Arktis(Utredning) Arkitektkontoret Kvadrat og Rambøll Norge AS 10.02.2012 23
Usikkerhetsanalyse NYTT HAVNEBYGG UTARBEIDET FOR LONGYEARBYEN LOKALSTYRE 12.MAI 2017 1 24
TEKNISKE FORUTSETNINGER OG AREALER Arkitektkontoret LPO har laget skisseprosjektet med følgende forutsetninger: Arealer Plan 01 Vedlikeholdshall/verksted Lagerhall Utleie Trapp/Heis/korridor Kontor/WC Fullisolert lager- og vedlikeholdshall med kontoretasje på toppen Mulighet for å utvide lager- og kontorkapasiteten for utleie vist i Alt. 2 og 3 Solcellepark 500m2 som kan monteres på fasade og/eller tak Asfalterte flater rundt hele bygget for parkering og manøvrering med tyngre kassebil Ingen utvendig VA. Kun enkel avrenning av overflatevann og takvann til grøfter Det er beregnet tradisjonell fundamentering med peler til fjell(fjelldybde er antatt 3-4m) Det er medtatt «Stripefundament» i form av konstruktive bjelker på pelehoder og selvbærende dekke 2 Alt 2 (m2) Alt 3 (m2) 500 1350 80 70 500 1350 80 70 500 1350 80 70 2000 2000 2000 100 230 0 100 230 1020 100 230 1020 Totalt plan 02 Plan 03 kontor Kontorer Teknisk Trapp/Heis/korridor 230 1250 1250 850 65 65 850 65 65 1300 120 80 Totalt plan 03 980 980 1500 Totalt plan 01 Plan 02 messanin Garderobe Havnesjef lager Lager utleie 25 Alt 1 (m2)
GRUNNKALKYLE Forutsetninger Alle tall eks. mva Prisnivå primo 2017 i grunnkalkylen Svalbardfaktor på 30 %* Finansieringskostnader er ikke medtatt Tomtekostnad er ikke medtatt Alt 1 9,9 42,2 15,2 3,1 2,1 Alt 2 11,3 47,8 16,9 3,8 2,7 Alt 3 12,8 54,8 18,5 4,7 3,1 Andre installasjoner 1,7 2,1 2,1 Utendørs Entreprisekostnad Generelle kostnader Grunnkalkyle 1,8 76 11,4 87,4 1,8 86,4 13 99,3 1,8 97,8 14,7 112,5 Felleskostnader Bygning VVS Elkraft Tele og automatisering 3 26
USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER SANNSYNLIGHETSKURVE ALTERNATIV 1 Kurven viser med hvilken sannsynlighet (y-aksen) prosjektet kan gjennomføres innenfor den korresponderende totalkostnaden (x-aksen). Kostnadsramme Forventningskostnad Grunnkalkyle Kostnadsbilde Mill. kr % 87,5 Grunnkalkyle 4,6 Forventet tillegg Forventningskostnad (P50) 92,1 Usikkerhetsavsetning 10,9 Kostnadsramme (P85) 103 4 27 5% 12 %
USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER SANNSYNLIGHETSKURVE ALTERNATIV 2 Kurven viser med hvilken sannsynlighet (y-aksen) prosjektet kan gjennomføres innenfor den korresponderende totalkostnaden (x-aksen). Kostnadsramme Forventningskostnad Grunnkalkyle Kostnadsbilde Mill. kr % 99,3 Grunnkalkyle 5,4 Forventet tillegg Forventningskostnad (P50) 104,7 Usikkerhetsavsetning 12,3 Kostnadsramme (P85) 117 5 28 5% 12 %
USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER SANNSYNLIGHETSKURVE ALTERNATIV 3 Kurven viser med hvilken sannsynlighet (y-aksen) prosjektet kan gjennomføres innenfor den korresponderende totalkostnaden (x-aksen). Kostnadsramme Forventningskostnad Grunnkalkyle Kostnadsbilde Mill. kr % 112,5 Grunnkalkyle 6,1 Forventet tillegg Forventningskostnad (P50) 118,6 14,1 Usikkerhetsavsetning Kostnadsramme (P85) 6 29 5% 132,7 12 %
USIKKERHETSBILDE Tre mest Dominerende usikkerheter: 1. Markedsusikkerhet 2. Prosjektorganisasjon 3. Brukerpåvirkning 7 30
USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER TRE MEST DOMINERENDE USIKKERHETER 1. Markedsusikkerhet Markedsfaktoren uttrykker det lokale og kontraktspesifikke prisnivået relativt til det generelle nivået som er gitt ved byggekostnadsindeks. Utfordringer Krevende å få til en god konkurranse. Ofte kun 1-2 tilbydere. Utlysningstidspunkt for konkurransen kan være utslagsgivende Prisnivå er offentlig kjent, og kan ødelegge konkurransen Mye aktivitet på Svalbard kan skape mulighet for bredere konkurranse siden flere blir interessert, men også risiko for at prisnivå settes høyt hos fullbookede lokale entreprenører Situasjon Svalbardfaktoren er allerede dekket inn. Denne faktoren gjelder lokale forhold pga. entreprenør. Hvis alle er godt belagt med øvrige oppdrag, kan de prise seg høyt. Motsatt kan de også gå lavt siden de ser stordriftsfordeler. Generelt høy byggeaktivitet; boligfelt, nytt hotell, riving, rassikringsarbeid etc. Kan trekke inn nye aktører. Opplever økt interesse i markedet Usikkerhetsreduserende tiltak Aktuelle entreprenører tilstede: LNS Sandmo&Svenkerud Veidekke Mulige nye fra Tromsø/Nord-Norge: Skanska, NCC, Bjørn Bygg, Consto, Econor Forhåndskonferanse med entreprenørmarkedet med velgjennomtenkt strategi for å skape interesse blant aktørene Optimalisere utlysningstidspunkt Velge en gjennomføringsmodell som er tilpasset tilbydernes kompetanse og erfaring 8 31
USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER TRE MEST DOMINERENDE USIKKERHETER 2. Prosjektorganisasjon Den påvirkning prosjektstyring (prosjekteier og -ledelse) og prosjektgjennomføring har på prosjektets kostnader. Herunder; kompetanse, kapasitet og erfaring. Utfordringer Prosjektet vil kreve sterk brukeroppfølging Vil være krevende å komme inn på et sent tidspunkt Prosjektmodell og struktur er i ferd med å etableres hos LL, ikke innarbeidet i virksomheten ennå Situasjon Har fått inn PL og satt i gang skisseprosjekt. Skal velge totalentreprise. Forprosjektfasen ser oversiktlig ut. Når man er ferdig med FP er rammene klare. Usikkerhetsreduserende tiltak Etablere prosjektorganisasjon Definere tydelige styringslinjer mellom prosjekteier, prosjektsjef og prosjekteier Definere målbilde for prosjektet Overordnet ledelse som skaper engasjement og samhold. Bygge en kultur der åpenhet er verdsatt. Samle informasjon og prosjektdokumentasjon på ett sted der alle lett kan finne alt (prosjektrom). Rutine for prosjektrapportering som kommer på samme format, med faste intervaller og danner grunnlag for en prognose. Tydelige rollefordelinger og rollebeskrivelser. Sørge for at alle har et eierskap til det de leverer. Etablere en beslutningsplan. Gjennomføre usikkerhetsstyring gjennom hele prosjektet. 9 32
USIKKERHETSANALYSE PROSJEKTKOSTNADER TRE MEST DOMINERENDE USIKKERHETER 3. Brukerpåvirkning Den påvirkning interessenter (næringsvirksomhet, beslutningstakere) og brukere har på prosjektets kostnader før og under prosjektgjennomføringen. Utfordringer Situasjon Usikkerhetsreduserende tiltak Fasadeutforming og ambisjon om signalbyggfaktor vil være kostnadsdrivende Ønsker om husets utrustning, tilpasning til brukerutstyr kan medføre endringer Risiko for uklarheter om grensesnittet mellom hva som tilhører byggeprosjektkostnader og hva som vil bli eventuell leietakertilpasninger Kan medføre trege beslutninger, manglende kommunikasjon og mange iterasjoner Fasadeutforming og signalbyggfaktorer påvirker kostnadsnivå. Ønsker om husets utrusting, traverskran etc. Brukerutstyr i bygget. Solceller er medtatt. Behovene er avdekket og avklart. Ikke undertegnet avtale med leietakere, men sannsynligvis blir det Kystverket, Unis og Pole position. Kjenner deres behov. Avklare ambisjonsnivå mellom prosjekteier og bruker. Vurdere "design to cost" tilnærming Sondere mulige leietakere, inngå intensjonsavtale som avklarer prinsipp for leienivå og grensesnitt mellom bygg og brukerutstyr Streng og systematisk oppfølging av omfang og endringer 10 33
HOLTE CONSULTING AS Konsulenter: Nils Anders Hellberg - Kalkulatør Borgar Lund - Project Management Office(PMO) Peter Hareide - Analytiker 11 34
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/619-4-N10 Tone G. Sandnesaunet 11.05.2017 Transportløyve - Henningsen Transport & Guiding AS Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/29 23.05.2017 Anbefaling: Administrasjonsutvalget tildeler Henningsen Transport & Guiding AS ytterligere to turvognløyver for perioden 2016-2020. For løyvene gjelder forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen, samt vilkår gjort gjeldende i retningslinjer for løyveperioden 2016-2020 i sak 14/16. Saksopplysninger: Henningsen Transport & Guiding AS har følgende løyver vedtatt i AU 15.3.2016: en turvognløyve I en turvognløyve II en selskapsvogn I søknad datert 24.4 2017 har Henningsen Transport & Guiding AS søkt om ytterligere to turvognløyve I. Politiattest datert 9.5.2017 er vedlagt søknaden. Vurdering: Det følger av delegasjonsreglementet pkt. 4.2.1, vedtatt 13.12.2016, at AU er delegert myndighet til å tildele løyver. Av retningslinjer knyttet til forskrift om persontransport i Longyearbyen og vilkår for tildeling og drift av løyver for persontransport mot vederlag, vedtatt i AU 15.3.2016, sak 14/16, fremgår det av pkt. 4 at for løyve periode 1.1.2016 31.12.2020 er det ingen begrensinger på antall turvognløyve I som kan gis. I sak 15/16 i AU 15.3.2016 ble det gitt totalt 23 løyver for turvogn 1. En av disse ble tildelt Henningsen Transport & Guiding AS. Henningsen Transport & Guiding AS oppfyller alle vilkårene for tildeling av løyve, jf. forskrift om persontransport med motorvogn om vederlag innenfor Longyearbyen 5 som lyder slik: 5.For tildeling av løyve stilles følgende krav: a) Søkeren må være fylt 20 år b) Søkeren må legge fram politiattest c) Søkeren må ha gyldig førerkort for vedkommende motorvogn Ved tildeling av løyve til selskap eller annen sammenslutning (juridisk person) må den daglige leder d) fylle kravene under a) og b). 35
2017/619-4 Side 2 av 2 Administrasjonssjefen anbefaler derfor at AU innvilger søknaden om to nye turvognløyver I til søker. Søker vil da få totalt 3 turvognløyver I og AU har gitt totalt 25 turvognløyve I i Longyearbyen for perioden 2016-2020. For løyvene gjelder forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen, samt vilkår gjort gjeldende i retningslinjer for løyveperioden 2016-2020 i sak 14/16. Vedlegg 1 Søknad om løyve for persontransport mot vederlag 2 Retningslinjer for tildeling av transportløyver i Longyearbyen Andre vedlegg (ikke vedlagt): 36
LONGYEARBYEN, LOKALSTYRE Søknad om løyve for persontransport mot vederlag i Longyearbyen. Løyvetype (sett x) Antall løyver Drosjeløyve Søknaden gjelder Løyve for persontransport i rute Turvognløyve! Z Turvognløyve ll Selskapsvognløyve Selskapets navn: Organisasjonsnummer:. HQQNM 56 n \fm\soc\3( l & (flwcun Ag Q)$7 2 \\ 53,") Opplysninger F t. d _ T I f. om foretaket o rre ningsa resse. e e onnr.. 539596v fie n q We L omuveflfiffiv: txt 40041 (aw H N avn: Personnummer: (%c &mncj-s é-sx C O Sb 44217! Opplysninger Adresse: / "v Telefonnr.: omkpe/räonllig K O SK bokc N gb?)]. qk &&QYY' (0030-5q [(Col ( q l 32/ Sø er ag lg Førerkort utstedt sted og dato: Førerkortklasse: leder i foretak Windl- Heap/(8cm 925.0(9.. ;ZQM Idi til dato:., gy g 92%.oø.92o1<1 HMBEUELDES Politiattest- original MIR søk maa 369c LQS/ f * 7 1 Vedlegg éjädcf «.3 ' CL ' (' >< Kopi av førerkort for personlig søker eller daglig leder i foretak Sted og dato: Underskrift,; / _r (RS/q øi}, / Søknad med vedlegg sendest/il Longyearbyen lokalstyr UNIKT, TRVGT OG SKAPENDE Longyearbyen lokalstvre Postboks 35;) 21 «.:. Næringen meet Zia-, 79112215!) - 47 U1SFHH 9171L0ngyearbven t. ;;:r postrnottaktärlskaistvre no Mom; 79 022151..:q' 984 O47 851 www.lokal5tvre.no 37
Deres referanse: Vår referanse: 2016/65-8-N10 Saksbehandler: Inger Marie Haukalid Dato: 03.03.2016 Retningslinjer knyttet til forskrift om persontrafikk i Longyearbyen, og vilkår for tildeling og drift av løyver for persontransport mot vederlag Revidert av Longyearbyen lokalstyre ved Administrasjonsutvalget 15.03.2016 i ps-sak 14/16 med hjemmel i FOR 1991-05-28 nr 343: Forskrift om persontrafikk med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen. 1. Hjemmel for retningslinjer Forskrift om persontransport i Longyearbyen gir Longyearbyen lokalstyre hjemmel til å fastsette antall løyver, sette vilkår for tildeling og drift av løyver, pålegge regnskapsog statistikkplikt som er nødvendig for å kontrollere driften, og godkjenne takster og takstreglement. 2. Definisjoner a. Ruteløyve, løyve som gir innehaver rett og plikt til å drive persontransport i rute med motorvogn b. Turvognløyve I, løyve som gir innehaveren rett til å drive persontransport med motorvogn utenfor rute registrert for over åtte personer i tillegg til førersetet c. Turvognløyve II, løyve som gir innehaver rett til å drive persontransport av kunder til/fra startsted for aktivitet/opplevelse, med motorvogn utenfor rute registrert for høyst åtte personer i tillegg til førersetet d. Selskapsvognløyve, løyve som gir innehaveren rett til å drive persontransport med motorvogn registrert for høyst åtte sitteplasser i tillegg til førersetet. Som selskapsvogn må bare brukes eksklusivt materiell godkjent av Longyearbyen lokalstyre. e. Drosjeløyve, løyve som gir innehaveren rett og plikt til å drive transport utenfor rute med motorvogn registrert for høyst seksten sitteplasser i tillegg til førersetet. 3. Aktivitetsturisme Transport i tilknytning til aktivitetsturisme omfattes også av løyveplikt (turvognløyve I eller turvognløyve II). Når transport inngår i en aktivitets- eller opplevelsespakke det betales for, vil løyveplikt for transporten utløses dersom det ikke er snakk om enkeltstående tilfeller. 4. Antall løyver og vilkår for tildeling og drift av løyver for perioden 1.1.2016 31.12.2020. 38
Side 2 av 3 Dersom flere tilbydere søker løyve enn antall løyver som tildeles, kan følgende momenter vektlegges: tilbyderens erfaring og kompetanse med tjenesten, passasjersikkerhet og tilfredsstillende økonomisk evne. Ruteløyve for flybuss (persontrafikk knyttet til ankomst/avgang Svalbard lufthavn), ett løyve. Løyvehaver har rett og plikt til å drive helårlig flybuss. Løyvehaver plikter å ha tilgang til reservemateriell slik at driftsstans unngås. Turvognløyve I, ingen begrensninger på antall. Innehaver av turvognløyve I kan starte forsøk med rutetilbud (unntatt persontransport som omfattes av ruteløyve for flybuss). Dersom et nytt rutetilbud fremstår som varig, kan Longyearbyen lokalstyre kreve at forslag til rute, rutetider og takster godkjennes av lokalstyret. Turvognløyve II, ingen begrensninger på antall. Turvognløyve II tildeles turoperatører innenfor aktivitetsturisme og skal knyttes direkte til aktivitet. Turvognløyve II gir ikke rett til å hente passasjerer på flyplass og kjøre til overnattingssted, eller hente på hoteller og kjøre til spisested, butikk eller andre aktiviteter der transporten ikke er en naturlig del av aktiviteten. Turvognløyve II gir ikke tillatelse til ordinær drosjekjøring eller persontransport på oppdrag for andre. Selskapsvognløyve, ett løyve. Selskapsvogntransport må bare foretas etter bestilling av en enkelt oppdragsgiver i tilknytning til spesielle anledninger som bryllup, fødselsdager og lignende. Løyvet gir ikke tillatelse til ordinær drosjekjøring. Drosjeløyve, seks løyver. Det tildeles maksimalt 4 løyver til ett drosjeselskap. Løyvehaver har rett og plikt til å drive helårlig drosje. Løyvehavere kan avtale en plan for vinterkjøring som skal godkjennes av Longyearbyen lokalstyre. Løyvehaver plikter å ha tilgang til reservemateriell slik at driftsstans unngås. Drosjer skal ha bilbelte. 5. Driveplikt Ruteløyve og drosjeløyve omfattes av driveplikt. Dersom løyvehaver vil frasi seg løyve som omfattes av driveplikt i løyveperioden, skal det sendes varsel til Longyearbyen lokalstyre senest 6 måneder før fratreden. Løyvehaver plikter å drive den transport løyvet omfatter i oppsigelsesperioden med mindre annet bestemmes av Longyearbyen lokalstyre. 6. Takster Takster for flybuss fastsettes av Longyearbyen lokalstyre. Drosjetakstene skal følge Norges Taxiforbund sine takster fratrukket moms. Endringer i takster skal sendes Longyearbyen lokalstyre til godkjenning senest 2 måneder før endringen skal tre i kraft. Endringer skal kunngjøres på hensiktsmessig måte. 7. Løyvenummer/løyvedokument Alle løyver tildeles løyvenummer. Løyvedokument påført løyvenummer skal oppbevares i motorvognen. For selskapsvognløyve skal registreringsnummer påføres løyvedokumentet. 39
Side 3 av 3 8. Forskrift, godkjent materiell med mer Alle løyver skal driftes i samsvar med forskrift om persontrafikk med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen. Motorvogn som benyttes skal oppfylle gjeldende tekniske krav og være godkjent for den transport som skal utføres. Motorvogn som nyttes i drosjetransport skal være utstyrt med godkjent taksameter og taklykt av type som er godkjent av Vegdirektoratet og som foran og bak har påskriften TAXI samt løyvenummer. 9. Revisjon av retningslinjer Retningslinjene gjelder inntil de blir revidert av Longyearbyen lokalstyre. Som hovedregel bør retningslinjene tas opp til vurdering i forbindelse med samlet utlysning av transportløyver for ny 5-årsperiode. 40
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/751-1-A10 Anne Søvold Vikanes 11.05.2017 Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 17/16 23.05.2017 Administrasjonsutvalget 17/30 23.05.2017 Lokalstyret 29.05.2017 Anbefaling: Administrasjonen bes om å bestille en mulighetsstudie og arbeide ut delplan for hele oppvekstområdet (barnehage, skole, hall mm). I oppfølging av dette arbeidet bør et fremtidig barnehagetun være byggetrinn 1. Administrasjonen bes om å opprettholde målet om full barnehagedekning - på kort og lang sikt. På kort sikt gjøres dette gjennom å utnytte godkjent leke- og oppholdsareal fullt ut i nåværende arealer og eventuelt finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift med økte rammer om nødvendig. Å fravike arealnormen til fastlandsnorm, kan være et alternativ dersom det på tross av løsningene over, ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning. Saksopplysninger: Administrasjonen i LL har to oppdrag. Det ene er å imøtekomme full barnehagedekning. Det andre er å utrede et fremtidig samlet barnehagetilbud. Hvordan vi skal imøtekomme full barnehagedekning blir belyst under Vurderinger. Når det gjelder et fremtidig samlet barnehagetilbud må politikerne ta stilling til om en skal se på barnehagen for seg eller om det skal planlegges for sambruk av bygninger på tvers av funksjonene skole, barnehage, idrett, kultur osb. uavhengig av hva som blir valgt må det for større utbygning innenfor feltet utarbeide delplan for hele felt OPT/ID. Administrasjonen mener at det er hensiktsmessig å tenke helhetlig og fremtidsrettet. Ved å utrede sambruk mellom enheter og lokaler/bygg som kan benyttes både på dag- og kveldstid, vil man kunne utnytte både areal og innhold på en smartere måte enn i dag. Et samlet barnehagetilbud vil bestå av en enhet med en enhetsleder, i et tun som gir mulighet for fleksibilitet, effektiv drift/sambruk der vi kan ta med det beste fra begge barnehagene. Et barnehagetun vil ha mulighet for å åpne opp og stenge avdelinger/bygg etter behov. Ved å bestille en mulighetsstudie vil ulike løsninger for sambruk mellom barnehage, skole, kulturskole, ungdomsklubb, haller, parkering og uteområde bli presentert. Med utgangspunkt i mulighetsstudien 41
2017/751-1 Side 2 av 7 kan det utarbeides delplan for området. Sammen med delplanen kan LL fastsette en gjennomføringsplan med byggetrinn og rekkefølgekrav på tiltak. Prosess Administrasjonen har hatt flere møter med styrerne og de tillitsvalgte i barnehagene der saken er belyst og de ulike løsningene skissert under Vurderinger er presentert. Etter møte med styrere og hovedtillitsvalgte har styrerne informert felles personalet i barnehagene om ulike løsninger. Etter denne orienteringen ba de plasstillitsvalgte om nytt møte med sektorsjef for å få utdypet de ulike punktene. I dette møtet kom det frem ulike meninger om hva som er det beste for personalet og barna og innspillene fra de ansatte er lagt ved som vedlegg til saksfremlegget. I dialogen med de tillitsvalgte så oppfatter vi at administrasjonen er mer åpen for å kunne endre arealnormen enn de ansatte i barnehagen. Vi har vært tydelige på at dette kan bli en mulighet i en overgangsfase, dersom vi ikke med andre midler klarer å løse målet om full barnehagedekning. Politiske vedtak og bestillinger i Oppvekst- og kulturutvalget: 10. november 2015: Administrasjonssjefen bes om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytning til Polarflokken barnehage til budsjettbehandlingen for 2017. Utredningen må beskrive mulige løsninger og innbefatte en vurdering av behovet for bebyggelsesplan. Longyearbyen barnehage holdes stengt barnehageåret 2016-2017 i påvente av utviklingen i barnetallet i Longyearbyen. 4. oktober 2016: Oppvekst- og kulturutvalget ber Longyearbyen lokalstyre om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytting til Polarflokken barnehage, så raskt som mulig, etter NVE sin rapport foreligger desember 2016. Oppvekst- og kulturutvalget ber Longyearbyen lokalstyre om å arbeide med alternative løsninger, så raskt som mulig, som ivaretar en eventuell stigning i barnetallet som kan utløse behov for barnehageplasser utover det tilbudet vi har i dag. I dette arbeidet ber vi om at UHU skal skjermes. Oppvekst- og kulturutvalget ber også om en avklaring av bruk av Longyearbyen barnehage, så raskt som mulig, etter NVE sin rapport foreligger desember 2016 13. mars 2017: Administrasjonen går i dialog med tillitsvalgte og enhetsledere for å finne en løsning på situasjonen med venteliste våren 2017, der målsettingen er full barnehagedekning. Midlertidig avvikelse av arealnormen i inntil 3 måneder til fastlandsnorm, tillates brukt som et av flere mulige virkemidler. Longyearbyen barnehage nedlegges for barnehagedrift Dagens tall: Barn i barnehage i Longyearbyen fra 2011-2016/17 42
2017/751-1 Side 3 av 7 Barnehagenes historie i Longyearbyen 1965 Longyearbyen barnehage åpnet 29.09.1965 og ble overført til SSD i 1989 1994 Pingo barnepark åpnet i Formannshuset og var foreldredrevet 1995 SSD overtok driften av Pingo barnepark i oktober og ansatte førskolelærer som drev korttidsbarnehage 1995/96 Moffen familiebarnehage åpnet i 2 private hjem 1996-2005 Kvitungen familiebarnehage åpnet i juni med 4 private hjem. «Legges på is» august 2005 og er siden avviklet helt. 1997 Kullungen Barnehage åpnet 06.01.1997 1997-2006 Åpen barnehage var en del av den daglige driften i Kullungen, med et tilbud 2 ganger i uken til barn som hadde mindre enn hel plass - eller ikke plass i barnehage. Foresatte var med sine barn i Åpen barnehage 2002 Kullungen barnehage ble bygd fra 2 avdelings barnehage til 3 avdelinger 2004-2007 Gruve 4 i Vei 230 opprettes i august 2004 som ekstra avdeling til Kullungen barnehage og nedlegges august 2007 2004-2007 Rypa åpner i Formannshuset august 2004 som ekstra avdeling til Longyearbyen barnehage og nedlegges i august 2007 43
2017/751-1 Side 4 av 7 2007 Polarflokken barnehage er en basebarnehage, som åpner i august med 36 plasser 2010/11 Polarflokken bygges ut; 15.desember 2010 ble barnehagen godkjent for 72 plasser og åpnet 01.01.2011. Ble utvidet til 78 plasser august 2011 2012/13 Rypa åpner 1. mars 2012 som en ekstra midlertidig avdeling i Longyearbyen barnehage som nå har 78 plasser. Rypa legges ned igjen, men står i beredskap til barnehageformål hvis det skulle bli behov. 2015/16 Longyearbyen barnehage ble midlertidig stengt og Rypa ble åpnet som en avdeling under Kullungen barnehage med 18 barn fordelt på 24 plasser. 2016/17 Kullungen barnehage (uten avdeling Rypa) og Polarflokken barnehage imøtekommer behov for barnehageplass fra høst 2016. Mars 2017 vedtar Lokalstyre og legge ned Longyearbyen barnehage permanent. Samtidig gis det tillatelse til midlertidig avvikelse av arealnormen i inntil 3 måneder til fastlandsnorm som et av flere mulige virkemidler. Longyearbyen barnehage ble midlertidig stengt barnehageåret 2015/16 og vedtatt nedlagt i lokalstyret 27.03.17 grunnet plassering i skredutsatt område. Longyearbyen barnehage bestod av 3 avdelinger og 54 plasser. Den hadde et godkjent leke og oppholdsarealer på 237,2 m². I tillegg kunne barnehagen utvide tilbudet med 24 plasser ved å åpne Formannshuset som en ekstra midlertidig avdeling for å imøtekomme full barnehagedekning. Tilbud i dag: Kullungen barnehage ble bygd som 2 avdelingsbarnehage i 1997 og påbygd med 1 avdeling i 2002. Barnehagen har 3 avdelinger med et godkjent leke og oppholdsareal på 246,5 m² som gir plass til 54 plasser dersom alle er over 3 år. Polarflokken barnehage ble åpnet 2007 har et leke- og oppholdsareal på 297,6 m2 og er den største og nyeste av alle barnehagene. Den ble påbygget i 2010 (ferdig januar 2011). Det er en basebarnehage med kapasitet tilsvarende 4 avdelinger og 78 plasser. Ledige barnehageplasser høsten 2017 Ved de to barnehagene har vi totalt sett 132 barnehageplasser (78 i Polarflokken og 54 i Kullungen). Barn som utgjør til sammen 84 plasser fortsetter i de to barnehagene til høsten. I hovedopptaket fra 15. april ble det tatt opp ytterligere 31 plasser. Dette vil si at for barnehageåret er det 84 + 31 plasser, dvs 115 plasser av totalt 132. Det vil si at vi har 17 ledige plasser etter sommeren. Vurdering: Dersom det er ønskelig med et samlet barnehagetilbud i tilknytting til Polarflokken, må dette sees i sammenheng med andre funksjoner som er plassert på samme område. Både skolen og idrettsanlegget har på sikt behov for utvidelse, i tillegg til at uteområdene bør oppgraderes for å stimulere til mere og bedre uteaktiviteter for barn og unge. 44
2017/751-1 Side 5 av 7 Det er viktig at ikke en funksjon innenfor felt OPT/ID planlegges uavhengig av de andre. Ved å se funksjonene samlet vil en sikre en bedre utnyttelse av arealene og en sambruk mellom både inne- og uteområdet. Ved å utarbeide en mulighetsstudie vil ulike løsninger for sambruk mellom barnehage, skole, kulturskole, ungdomsklubb, haller, parkering og uteområde bli presentert. Med utgangspunkt i mulighetsstudien kan det utarbeides delplan for området. Sammen med delplanen kan LL fastsette en gjennomføringsplan med byggetrinn og rekkefølgekrav på tiltak. Når det gjelder et fremtidig samlet barnehagetilbud må politikerne ta stilling til om en bygningsmessig skal se på barnehage separat eller om en skal tenke hele oppvekstområdet i fellesskap. Alternative løp for å imøtekomme full barnehagedekning og å få realisert et fremtidig samlet barnehagetilbud: A) dagens løsning. Velger vi dagens løsning med to permanente barnehager, uten å se på arealnorm og heller ikke se på mulighetene som ligger innenfor dagens leke- og oppholdsareal, vil vi kunne komme i samme situasjon som våren 2017, da det var barn på venteliste. Politisk bestilling om full barnehagedekning vil da muligens ikke nås. Denne løsningen vil således ikke avhjelpe en eventuell stigning i barnetallene igjen. Økonomiske konsekvenser: Ingen. B) Se på antall plasser i barnehagen mer fleksibelt enn hva som gjøres i dag, ut fra godkjent leke- og oppholdsareal. Kullungen barnehage og Polarflokken barnehage har begge godkjenning på leke- og oppholdsareal. For kullungen vil det si at de kan ta inn flere barn enn de har i dag. Dette skal kvalitetssikres gjennom en ny oppmåling. Kullungen har denne våren ikke hatt mulighet til å ta inn barn som står på venteliste pga planlagt utbygging av garderober sommer 2017. Utbyggingen vil føre til utfordringer med areal, noe som barnehagen selv løser ved å gjennomføre utegrupper for deler av barna. Dette året har Polarflokken barnehage driftet med 78 plasser og har dermed utnyttet sitt leke- og oppholdsareal fullt ut. Administrasjonen mener at vi må se på antall plasser i barnehagen mer fleksibelt enn hva det har blitt gjort hittil. Så langt har man forholdt seg til konkret 54 plasser i Kullungen og 72 plasser i Polarflokken (med en mulighet for å utvide til 78). Administrasjonen mener at det særlig i Kullungen er plass til flere barn, ut fra godkjent leke- og oppholdsareal. Økonomiske konsekvenser: Behov for ressurser til økt bemanning i takt med pedagognorm og anbefalt bemanningsnorm. Flere ansatte gir behov for ytterligere kontor og møteromsfasiliteter. C) Endre arealnorm midlertidig ved behov eller permanent. Å endre arealnorm til fastlandsnorm ble beskrevet som et av flere mulige virkemidler for å løse ventelister våren 2017. Ved å se på dette som virkemiddel også ved nye behov, enten midlertidig eller permanent, vil dette utløse flere plasser i barnehagene. For Kullungen barnehage sin del utgjør dette 13 barn over 3 år eller 10 barn under 3 år. For Polaflokken barnehage sin del utgjør dette 8,5 plass over 3 år eller 6 barn under 3 år. Økonomiske konsekvenser: Behov for ressurser til økt bemanning i takt med pedagognorm og anbefalt bemanningsnorm. Flere ansatte gir behov for ytterligere kontor og møteromsfasiliteter. D) Alternative barnehagetilbud I barnehageutredningen fra 2015 beskrives flere ulike løsninger for alternative barnehagetilbud. Dette ble gjengitt i saksfremlegg i OKU 4. oktober 2016 og gjengis her; 45
2017/751-1 Side 6 av 7 1. Samarbeid med andre aktører (Unis, andre?) Skal vi tenke et tilbud rettet mot utenlandske borgere (både voksne og barn) som ivaretar norskopplæring voksne, informasjon om utenlandskes rettigheter, samtidig som barna blir ivaretatt og får et godt kvalitativt barnehagetilbud 2. Åpen barnehage 3. Privat barnehage/familiebarnehage i annet lokale 4. Finne alternative lokaler til ungdomshus og bruke hele nåværende ungdomshus til barnehagedrift i en mellomfase (dersom behov) 5. Førskolegruppe på SFO/skole forutsetter at det er plass (dvs en liten 1. klasse) 6. Ambulerende utegruppe (ikke de samme barna hele tiden) bruke lokaler utendørs, på biblioteket, idrettshallen, ungdomsklubben (ikke UHU), SFO, museet, mm. I og med at OKU i møte den 4. oktober 2016 bestemte at UHU skal skjermes er ikke punkt 4. et alternativ. Punkt 6 ble beskrevet som administrasjonens mulige løsning våren 2017 for å imøtekomme barn på venteliste i en kombinasjon med fravikelse av arealnorm. Økonomiske konsekvenser: Vil variere fra alternativ til alternativ. Pkt 1, 2, 5 og 6: Behov for ressurser til økt bemanning i takt med pedagognorm og anbefalt bemanningsnorm. Pkt 3: Det blir regnet et kommunalt tilskudd per barn på et visst beløp for private barnehager. For en gjennomsnittlig kommune på fastlandet vil driftstilskuddssatser for dette året være på ca 185 000 per barn under 3 år og kroner 89 000 per barn over 3 år. For familiebarnehage er satsene henholdsvis kr 169 200 kroner per banr under 3 år og 132 000 per barn over 3 år. E) Et midlertidig modulbygg tilknyttet Polarflokken barnehage Et flyttbart modulbygg kom opp som en mulig løsning i et tidligere OKU. Administrasjonen har gjort en undersøkelse med tanke på hva en slik løsning vil kunne koste. Det er blitt tegnet et tilbygg til Polarflokken barnehage. Vi vil presisere at skisse på bygg ikke er endelig og er bare et utgangspunkt for hvordan en slik løsning kan bli. Skissen gir mulighet for to ekstra avdelinger på til sammen 164 kvadratmeter leke- og oppholdsareal. Dette utgjør 48 plasser (18 små barn (36 plasser) og 12 store (12 plasser). En annen løsning kan være 15 små barn (30 plasser) og 16 store barn som utgjør til sammen 46 plasser. Antall plasser varierer altså ut fra antall små og store barn. Et modulbygg i tilknytning til Polarflokken barnehage (løsning E) kan utformes som et mindre tiltak som ikke vil ødelegge arealplanens intensjon om et helhetlig sammenhengende område. Arealplanens utfyllende bestemmelser 2.1a sier «Krav til delplan gjelder ikke for mindre tiltak som er i samsvar med vedtatt arealbruk og som ikke er til hinder for helhetlig utvikling av området». Dersom unntak fra delplankrav skal slå inn, må det i byggesaken sannsynliggjøres og redegjøres for at tiltaket ikke er av en slik størrelse eller karakter at det binder opp fremtidig arealbruk. Et mindre tiltak for å imøtekomme full barnehagedekning i påvente av et samlet barnehagetilbud, er etter LL sin vurdering i tråd med arealplanen. En utvidelse som inkluderer flytting av Kullungen barnehage for å lage et samlet barnehagetilbud, vil derimot utløse delplankrav. Tidsramme: Dersom arbeidet startes umiddelbart vil en ferdig modulløsning være klar tidligst høsten 2018. Dersom tilbygget som er foreslått ikke er ønskelig, og en heller vil tegne et frittstående bygg, blir prosessen ytterligere utvidet. Økonomiske konsekvenser: Målet med tegninger/skisse fra arkitekt har vært å få et prisestimat. Prisestimatet fra LNS er på 7, 4millioner kroner. I tillegg vil det komme utgifter til tilkoblingsgebyrer, arkitekt, innredning, byggeledelse og lignende. Til sammen ser en for seg mellom 9 til 10 millioner kroner. F) Fremtidig barnehagetun Denne løsningen konsentrerer seg kun opp et fremtidig barnehagetun, og vi ser på dette separat fra andre utfordringer knyttet til oppvekstområdet. 46
2017/751-1 Side 7 av 7 Ved å slå sammen to barnehager til et felles barnehagetun, vil man kunne oppnå mer effektiv drift, og imøtekomme svingninger i barnetall. Man kan stenge og åpne avdelinger uten å måtte flytte barn og personale mellom barnehager. Tidligere og nåværende vurderinger er at området ved Polarflokken barnehage er best egnet til dette. Polarflokken barnehage er det nyeste bygget. Det ligger i nærhet til idrettshall og skole. Fordelen med et barnehagetun er at vi kan dra med oss praksis og kunnskap som gjenspeiler historie, praksis og særpreg ved tidligere barnehager i Longyearbyen. Økonomiske konsekvenser: Kostnader for en utbygging på inntil 400 m 2 ble i 2016 anslått til 18 millioner kroner. Bygningene til Kullungen barnehage ligger i byens hovedgate og vil kunne selges eller leies ut til for eksempel næringsformål. G) Fremtidig barnehagetun - en del av helhetlig plan for oppvekstområdet Hvis vi velger løsning G ønsker vi å se hele oppvekstområdet under ett i et lengre tidsperspektiv. Idrettshall: Kapasiteten i hallen er sprengt. På dagtid bruker skolen (både grunnskole og videregående) idrettshallen og legger beslag på hele bygget. For skoleåret 2016 2017 er det f.eks bare en halvtime ledig i uken der barnehagene kan benytte hallen. På ettermiddag og kveldstid, samt helger, brukes hallen av hele Longyearbyensamfunnet. Det har vært ønske om en ekstra hall som kan imøtekomme behovene fra ulike parter, både i LL, idrettslag, Unis mm. Skolen; Skolen er fra 1975 og har blitt renovert og påbygd i flere omganger. Siste påbygg er fra 2013 (SFO-bygget), samt det ble gjort en større renovering av barnetrinnet. Det jobbes politisk for at vi skal ha et stadig større videregåendetilbud i byen. Dette vil kunne kreve noe ekstra plass (alt etter som hvilket tilbud som blir gitt). Dagens bygg tilfredsstiller ikke kravet om minimum 6 m2 pr ansatt. Skolen er i dag samlokalisert med kulturskolen, noe som er en ønsket praksis videre. Likevel ser vi at vi kan risikere å måtte flytte kulturskolen ut av bygget på sikt dersom en ikke klarer å imøtekomme kravet om nok areal til arbeidsplasser for skolens ansatte. Ved å tenke helhetlig, sambruk, lokaler som kan benyttes både dag- og kveldstid, vil man kunne utnytte både areal og innhold på en smartere måte enn i dag. Ved å utlyse etter en mulighetsstudie, der arkitekter kan se på ulike løsninger for sambruk mellom barnehage, skole, kulturskole, ungdomsklubb, haller, parkering, uteområde, vil en kunne legge frem en delplan som legger rammer for ulike byggetrinn fremover. Økonomiske konsekvenser: Mulighetsstudie: 1-2 millioner kr. 1 Innspill fra Fagforbundet til sak om full barnehagedeking og fremtidig samlet barnehagetilbud 2 Innspill fra Utdanningsforbundet Andre vedlegg (ikke vedlagt): Ingen 47
Fagforbundet Svalbard ønsker å komme med følgende tilleggskommentarer til sak i OKU om fremtidig barnehagetilbud: A. vi ønsker ikke å leve i uvisshet, B. Hvis nye målinger viser at det frigjøres mye nytt areal i Kullungen så kan det være et alternativ. C. Vi er sterkt imot løsningen med å endre arealnormen fordi det medfører dårligere kvalitet på barnehagetilbudet. Et økt barnetall vil bety mer bemanning, flere pedagoger med mer planleggingstid det øker ikke nødvendigvis mer kvalitetstid med barna når det blir ansatt mer personal. Garderobene er allerede for trange pga. mye vinterklær som er nødvendig her vi bor. Vi har større arealbehov i forhold til klær, skiftetøy, vogner og soveplass når det blir flere småbarn. I perioder om vinteren er vi mere inne grunnet kulde/været. Organiseringen og strukturen av barnegruppene blir mer komplisert når barnetallet økes. Flere barn på en småbarnsavdeling gjør at det blir mere oppbevaring fremfor pedagogisk tilbud. Polarflokken sliter allerede i dag med støynivået som er for høyt. Det organiserte pedagogiske tilbudet blir vanskeligere å tilrettelegge. Punkt C bør være aller siste løsning. D. Ombygging av Polarflokken utbygging av andre etasje med kontorlokaler, pauserom og møtelokaler slik at eksisterende arealer i personalfløy blir frigitt til en ny base. Ved lavt barnetall kan arealet benyttes til lekerom, evt. stenges Dette er pengesparende på lang sikt siden man har areal klart ved behov Vi tror dette kan være en god langsiktig løsning fram til evt. Et fremtidig barnehage tun E. Vi er negative til midlertidige løsninger som f.eks. brakkeløsning, da det ofte viser seg at det blir permanente. Vi viser til punkt D. som vi mener er en bedre løsning. F.og G. Vi er positiv til en slik løsning men presiserer at det er viktig å ta med ansatte i barnehagene under hele prosessen, spesielt utforming av rommene/arealet. Vennlig hilsen Cecilie Jenssen, leder Grete Bossart, Hovedtillitsvalgt Trine Skogvang, tillitsvalgt Helene Hvedding, tillitsvalgt 48
49
50
51
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/118-5-210 Elin Dolmseth 20.04.2017 Regnskap 2016 - Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/31 23.05.2017 Lokalstyret 29.05.2017 Anbefaling: Årsregnskapet for 2016 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet disponeres slik: kr 7.040.281 avsettes til disposisjonsfond. Driftsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Kr. 100.000 bevilges til gjennomføring av mulighetsstudie og forprosjektering for bygging av nye boliger (jfr sak 10/2016 i lokalstyret). Investeringsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Svalbardloven 40 bestemmer at kommunelovens kapittel 8 om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering, med unntak av 49 om rapportering, gjelder for Longyearbyen lokalstyre. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 10 bestemmer at det hvert år skal avlegges årsregnskap og årsberetning. Administrasjonsutvalget avgir innstilling for lokalstyret om årsregnskapet. Driftsregnskapet for 2016 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på ca 7,1 mill kr. I note 20 i regnskapsdokumentet forklares årsaken til mindreforbruket. Administrasjonssjefen foreslår at regnskapsmessig mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond med unntak av kr. 100.000 som foreslås bevilget til gjennomføring av mulighetsstudie og forprosjektering for bygging av nye boliger. Prosjektet skal legge til rette for privat, så vel som offentlig utbygging av boliger. I sak 10/2016 i lokalstyret ble det bevilget 1 mill kr til dette formålet. På slutten av året ble det anslått at kun kr. 100.000 av bevilgningen ville bli brukt i 2016 og kr. 900.000 ble derfor tatt inn i investeringsbudsjettet for 2017. Regnskapet for 2016 viser at det ikke ble utgifter til formålet i 2016. Det foreslås derfor at investeringsbudsjettet for 2017 styrkes med kr. 100.000 slik at rammen til formålet i 2017 tilsammen blir på 1 mill kr. I tillegg er det i investeringsbudsjettet for 2017 budsjettert med 3 mill kr til samme formål, finansiert ved statstilskudd mottatt i RNB 2016 til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen som følge av skredet 19.12.15. I Longyearbyen lokalstyres årsberetning for 2016 gis det opplysninger om nøkkeltall og kommentarer til regnskapet. Regnskapet er revidert av KomRevNord IKS, og revisjonsberetningen er lagt ved regnskapsdokumentet. Kontrollutvalget behandler regnskapet i møte 18.5.16, kontrollutvalgets uttalelse legges fram i AU sitt møte. 52
2017/118-5 Side 2 av 2 Vedlegg 1 Årsregnskap 2016 med revisjonsberetning 53
Årsregnskap 2016 54
INNHOLDSFORTEGNELSE: Innledning... 2 Økonomiske oversikter... 3 Regnskapsskjema 1A driftsregnskapet... 3 Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet... 3 Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet... 4 Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet... 5 Balanseregnskapet... 7 Økonomisk oversikt driftsregnskapet... 8 Økonomisk oversikt investeringsregnskapet... 11 Noter... 12 Note 0. Organisering, regnskapsprinsipper og vurderingsregler.... 12 Note 1. Endring i arbeidskapital... 13 Note 2. Ytelser til ledende personer og revisor... 13 Note 3. Pensjonsforpliktelser... 14 Note 4. Varige driftsmidler... 19 Note 5. Aksjer og andeler... 19 Note 6. Langsiktig gjeld, rentesikring, minste lovlige avdrag, ubrukte lånemidler.... 20 Note 7. Garantier... 23 Note 8. Andre vesentlige forpliktelser... 23 Note 9. Bruk og avsetning til fond... 23 Note 10. Kapitalkonto bevegelser... 27 Note 11. Investeringsprosjekter som går over flere år eller startet i 2016... 27 Note 12. Avslutta investeringsprosjekter 31.12.16 som har mer-/ mindreforbruk... 35 Note 13. Investeringsprosjekter som videreføres til 2017... 36 Note 14. Dekningsgrad for selvkosttjenester... 37 Note 15. Kortsiktige fordringer, kortsiktig gjeld, kasse og bankinnskudd... 41 Note 16. Lønnsutgifter, godtgjørelser, antall ansatte.... 42 Note 17. Opplysning om særforhold... 43 Note 18. Spesifikasjon av uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner... 43 Note 19. Vedlikeholdsforpliktelse... 43 Note 20. Vesentlige avvik mellom driftsbudsjett og driftsregnskap.... 44 Note 21. Spesifikasjon av regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet. 46 Revisjonsberetning.... 47 1 55
56
Økonomiske oversikter Regnskapsskjema 1A driftsregnskapet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Ordinært rammetilskudd fra staten -128 313 000-128 959 000 646 000-128 959 000-126 771 000 Andre statlige overføringer (Note 18) - - - - -22 000 000 Sum frie disponible inntekter -128 313 000-128 959 000 646 000-128 959 000-148 771 000 Renteinntekter -4 375 788-4 647 000 271 212-2 700 000-5 215 594 Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg. (Note 6) 3 593 794 4 196 000-602 206 4 900 000 3 476 842 Avdrag på lån (Note 6) 15 465 328 15 240 000 225 328 15 240 000 22 043 349 Netto finansinnt./utg. 14 683 334 14 789 000-105 666 17 440 000 20 304 597 Til ubundne avsetninger (Note 9) 8 835 024 8 835 000 24 2 816 000 16 267 923 Til bundne avsetninger (Note 9, Note 18) 553 253 80 000 473 253-25 914 580 Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk (Note 21) -3 832 024-3 832 000-24 - -12 491 171 Bruk av ubundne avsetninger (Note 9) - - - - - Bruk av bundne avsetninger (Note 9) -1 760 000-2 000 000 240 000-2 000 000-11 093 901 Netto avsetninger 3 796 253 3 083 000 713 253 816 000 18 597 431 Overført til investeringsregnskapet - 2 300 000-2 300 000 2 000 000 - Til fordeling drift -109 833 413-108 787 000-1 046 413-108 703 000-109 868 972 Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) 102 693 132 108 787 000-6 093 868 108 703 000 106 036 949 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk (Note 21) -7 140 281 - -7 140 281 - -3 832 023 Avvikene er kommentert i note 20. Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet Enhet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 E10 Politisk virksomhet 2 750 950 3 030 000-279 050 3 030 000 2 617 048 E11 Administrasjonssjef m/stab 7 816 650 6 642 201 1 174 449 10 151 000 8 120 202 E13 Økonomi og IKT 7 968 172 7 772 444 195 728 7 689 000 7 764 717 E15 Personal og organisasjon 4 797 896 4 927 431-129 535 4 817 000 4 108 503 E16 Plan og utvikling 1 828 200 4 777 259-2 949 059 0 0 E17 Eiendom 15 517 931 13 295 013 2 222 918 14 475 000 16 136 415 E20 Barn og unge 5 732 180 5 403 395 328 785 5 362 000 4 759 598 E22 Kultur og idrett 11 499 055 10 732 045 767 010 10 627 000 11 372 229 E32 Longyearbyen skole 34 289 372 35 127 653-838 281 34 866 000 34 135 222 E36 Longyearbyen barnehage 1 517 683 2 260 431-742 748 0 4 210 733 E37 Kullungen barnehage 6 413 696 7 200 201-786 505 9 335 000 6 302 283 E38 Polarflokken barnehage 7 566 275 7 237 734 328 541 7 125 000 7 543 443 E40 Tekniske tjenester 5 298 968 7 324 775-2 025 807 7 717 000 6 687 170 E42 Brann og redning 6 569 981 6 640 491-70 510 6 113 000 5 651 607 E80 Energiverket 361 353 4 459 792-4 098 439 4 460 000 1 302 194 E90 Longyearbyen havn 0 0 0 0 0 E99 Finans (kun 1B) -17 235 230-18 043 865 808 635-17 064 000-14 674 415 Totalt 102 693 132 108 787 000-6 093 868 108 703 000 106 036 949 Avvikene er kommentert i note 20. 3 57
Regnskapsskjema 2A investeringsregnskapet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Investeringer i anleggsmidler (Note 4) 116 686 031 132 849 000-16 162 969 99 545 000 106 950 762 Kjøp av aksjer og andeler (Note 5) 175 687 160 000 15 687 160 000 1 267 968 Dekning av tidligere års udekket - - - - - Avsetning til fond (Note 9) 1 764 874-1 764 874-197 154 Årets finansieringsbehov 118 626 592 133 009 000-14 382 408 99 705 000 108 415 884 Finansiert slik: Bruk av lånemidler (Note 6) -54 070 723-62 149 000 8 078 277-80 453 000-36 351 538 Inntekter fra salg av anleggsmidler -564 000-510 000-54 000 - - Tilskudd til investeringer -10 717 000 - -10 717 000-777 000-190 000 Refusjoner -17 329 458-22 681 000 5 351 542-2 242 000-11 904 708 Andre inntekter -2 058 971 - -2 058 971 - -1 801 799 Sum ekstern finansiering -84 740 152-85 340 000 599 848-83 472 000-50 248 045 Overført fra driftsregnskapet - -2 300 000 2 300 000-2 000 000-308 108 Bruk av fond (Note 9) -33 886 440-45 369 000 11 482 560-14 233 000-57 859 732 Sum finansiering -118 626 592-133 009 000 14 382 408-99 705 000-108 415 884 Udekket/udisponert - - - - - Kommentarer til avvikene: Investeringer i anleggsmidler: Avvikene fordeler seg på mange investeringsprosjekter, se regnskapsskjema 2 B og note 11, 12 og 13 som gir kommentarer til de enkelte prosjektene. Bruk av lånemidler: Låneopptak gjøres i desember, da har vi bedre oversikt over hvor mye vi kommer til å bruke. Allikevel er det noen prosjekt som ikke blir gjennomført etter planen, men som er for sent å korrigere. De to hovedårsakene for avvik i 2016 er prosjekt 6103 Overløp Isdammen og TA Energiverket. Se for øvrig note 6 som bl.a. viser oversikt over låneopptak og bruk av lån i 2016 samt ubrukte lånemidler pr. 31.12.16. Inntekter fra salg av anleggsmidler: Salg av utstyr Kulturhuset og innbytte tråkkemaskin Svalbardhallen. Tilskudd til investeringer: Korkpenger bevilget til 6305 Utstyr kulturhuset, tilskudd fra Nox-fondet til prosjekt 6020 og statstilskudd til nødaggregat Næringsbygget. Refusjoner: Avviket skyldes i hovedsak ikke brukt budsjetterte midler til 6020 Avgassrensing på energiverket, 4.mill. kroner. Og 1,4 mill. kroner til fjernvarme (fyrhus H320) Andre inntekter: Tilknytningsgebyr fjernvarme og strøm Overført fra driftsregnskapet: Ikke gjennomført da dette ikke var nødvendig for å få investeringsregnskapet i balanse. Bruk av fond: Fordeler seg slik: Regnskap Revidert budsjett Avvik Bruk av disposisjonsfond -7 922 028-8 321 000 398 972 Bruk av ubundne investeringsfond -1 409 226-4 047 000 2 637 774 Bruk av bundne driftsfond -14 782 714-21 617 000 6 834 286 Bruk av bundne investeringsfond -9 772 471-11 384 000 1 611 529-33 886 440-45 369 000 11 482 560 Note 9 viser hvordan bruk/avsetning fond er regnskapsført / budsjettert på de enkelte investeringsprosjektene. 4 58
Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann 10 011 0 10 011 0 475 323 6002 Tilknytningsgebyr/investeringer Avløp 0 0 0 0 390 886 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme 162 471 0 162 471 0 1 259 945 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm 908 626 0 908 626 0 507 676 6005 HP avfall - Restavfallscontainere 559 050 1 040 000-480 950 550 000 0 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia 744 882 5 300 000-4 555 119 0 0 6009 LOS-båt 71 166 569 000-497 834 0 534 561 6012 Flytekai - skisseprosjekt 0 0 0 0 5 174 891 6013 Havnebygg - prosjektering 0 0 0 0 24 725 6014 Havnelager - prosjektering 0 0 0 0 367 933 6015 Forlengelse av Turistkaia 2015 0 0 0 0 1 639 956 6016 Dieseltank til tilbringertjenesten 792 096 800 000-7 905 500 000 0 6017 Truck til lagerbygg sjøområdet 0 0 0 0 545 168 6018 Forlengelse av Turistkaia 2016 4 147 070 4 000 000 147 070 2 000 000 0 6019 Ny strømforsyning Turistkaia 397 456 250 000 147 456 250 000 0 6020 Avgassrensing KliF 27 576 063 27 084 000 492 063 0 34 186 548 6021 Renovasjonsutstyr/komprimator 0 0 0 200 000 0 6022 Tjenestebil Energiverket 263 000 263 000 0 0 0 6023 Rehabilitering avfallsanlegg 209 953 500 000-290 047 0 0 6024 Utstyr avfallsanlegg 2 502 588 2 000 000 502 588 0 0 6028 TSP - Gangvei Elvesletta syd - Polarflokken 0 0 0 600 000 0 6031 Asfaltering veier/plasser 0 0 0 0 109 496 6032 Nærmiljløanlegg: belysning sentrum 0 0 0 0 1 795 393 6034 Containere til allmennyttige formål 0 0 0 0 297 863 6035 Kjøp tjenesteboliger 14 845 482 15 000 000-154 518 0 0 6036 Utbygging Hotellneset 0 500 000-500 000 0 0 6041 HP avfall - Sigevannsrensing 155 801 250 000-94 199 1 266 000 0 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg 758 565 1 000 000-241 436 24 000 000 0 6050 Tjenestebil Havn 352 513 0 352 513 0 0 6051 Tjenestebil Eiendom 271 500 300 000-28 500 0 0 6060 HP vei - Asfaltering 12 555 1 500 000-1 487 445 2 400 000 0 6061 Gangbro oppe ved skolen 938 700 800 000 138 700 2 600 000 0 6062 HP vei (fjernvarme sin andel) 12 555 0 12 555 0 0 6070 Nytt fyrhus H320 4 983 888 5 200 000-216 112 5 200 000 427 985 6071 Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra 0 0 0 0 1 440 572 6072 SD-anlegg fjernvarme 0 0 0 300 000 6 222 6073 Lagerbygg Sjøområdet 0 0 0 0 3 564 220 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. 3 877 547 4 421 000-543 453 4 600 000 5 170 655 6077 Rørkasser under skolen 54 240 0 54 240 0 1 291 900 6078 Tak Kullungen barnehage 153 018 200 000-46 982 200 000 0 6079 Heis Energiverket 866 574 1 173 000-306 426 0 327 000 6080 Styringssystem ventilasjon og varme 731 896 650 000 81 896 650 000 679 168 6081 Slagg- og askedeponi 446 547 500 000-53 453 500 000 0 6083 Fjernavlesning el. 0 0 0 0 93 600 6084 Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget 0 0 0 0 1 189 632 6085 Utbedring fundamenter boliger 161 375 200 000-38 625 1 700 000 0 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv 441 566 500 000-58 434 500 000 265 758 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper 3 637 159 2 392 000 1 245 159 1 392 000 140 787 5 59
Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik i kroner Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning 297 128 345 000-47 872 0 121 515 6091 HP Vann - Dosing elveløp mv 0 0 0 0 301 464 6092 HP Vann - Manganfilter 81 143 84 000-2 857 0 165 591 6099 HP Vann - Ledning fram til energiverke 0 449 000-449 000 0 2 200 538 6100 HP Vann - Ledning Haugen 4 123 826 4 600 000-476 175 0 253 870 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia 1 736 484 3 500 000-1 763 516 0 0 6103 HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) 16 398 163 20 000 000-3 601 837 8 400 000 0 6150 Oppgradering vannledning Sjøskren 0 0 0 0 684 162 6151 Oppgradering avløp Sjøskrenten 0 0 0 0 684 914 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegg 20 145 21 000-855 0 27 238 764 TA Energiverk - Fjerne murverk på 6201 nedre drum 0 0 0 0 68 296 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksle 3 680 008 4 850 000-1 169 992 4 550 000 2 839 749 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger 874 573 862 000 12 573 0 1 524 391 og koblingsanl. reservekraft 6206 TA Energiverk - Varsle og 505 997 500 000 5 997 2 500 000 380 001 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper 124 413 150 000-25 587 0 1 424 867 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 72 038 200 000-127 962 500 000 1 518 038 6209 TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin 2 1 612 891 2 170 000-557 109 2 125 000 520 241 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer 3 218 5 000-1 782 0 1 554 084 6211 TA Energiverk - 2 246 124 3 219 000-972 876 3 140 000 843 088 Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 6212 TA Energiverk - Trykkholdestasjon 0 0 0 0 491 815 6214 TA Energiverk - Smøreoljekjøler 724 181 1 072 000-347 819 1 072 000 282 842 6250 Forprosjekt dieselstasjon 431 933 1 000 000-568 067 1 000 000 0 6251 Truck til bruk på renseanlegget 17 400 50 000-32 600 350 000 0 6301 IKT-investeringer skolen 292 646 300 000-7 354 300 000 286 185 6302 Infrastruktur IKT 0 0 0 0 191 915 6305 Utstyr Kulturhuset 936 601 600 000 336 601 600 000 684 679 6306 Kopimaskiner 60 138 60 000 138 0 781 891 6307 IKT - Nye ansatt-pcer 2 016 800 2 000 000 16 800 2 000 000 0 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget 0 100 000-100 000 1 000 000 0 6309 Noark 5 (arkivsystem) 1 684 888 2 000 000-315 112 2 000 000 0 6312 Polarflokken - nytt kjøkken 416 937 400 000 16 937 400 000 0 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 3 331 352 3 000 000 331 352 16 000 000 0 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket 320 685 200 000 120 685 2 500 000 0 6316 Skolen - Garderobeløsning i 96 788 200 000-103 212 200 000 0 korridorer barne- og ungdomstrinn 6317 Nye rørledninger Blåmyra 1 027 250 1 300 000-272 750 650 000 0 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra 0 750 000-750 000 750 000 0 6319 Tråkkemaskin 2 108 796 2 109 000-204 0 0 6320 Tjenestebil Brann og redning 261 000 261 000 0 0 0 6322 Streamingløsning 136 575 100 000 36 575 100 000 0 116 686 034 132 849 000-16 162 970 99 545 000 106 950 763 TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 Investeringsprosjektene er omtalt i note 11, 12 og 13. 6 60
Balanseregnskapet Regnskap 2016 Regnskap 2015 EIENDELER Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg (Note 4) 466 196 202 384 394 831 Utstyr, maskiner og transportmidler (note 4) 50 544 436 44 329 609 Aksjer og andeler (Note 5) 1 446 655 1 272 968 Pensjonsmidler (Note 3) 125 805 021 125 461 535 Sum anleggsmidler 643 992 314 555 458 943 Omløpsmidler Kortsiktige fordringer (Note 15) 50 727 143 33 091 347 Premieavvik (Note 3, Note 15, Note 16) 3 184 078 4 213 927 Kasse, postgiro, bankinnskudd (Note15) 135 717 300 173 429 864 Sum omløpsmidler 189 628 521 210 735 138 SUM EIENDELER 833 620 835 766 194 081 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Disposisjonsfond (Note 9) -44 763 817-45 521 038 Bundne driftsfond (Note 9) -71 584 744-68 675 869 Ubundne investeringsfond (Note 9) -2 994 774-4 404 001 Bundne investeringsfond (Note 9) -12 305 664-20 313 261 Regnskapsmessig mindreforbruk (Note 21) -7 140 281-3 832 024 Udekket i investeringsregnskapet - - Kapitalkonto (Note 10) -309 595 782-266 810 665 Sum egenkapital -448 385 062-409 556 857 Gjeld Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelser (Note 3) -144 280 463-137 137 604 Lån (Note 6) -195 498 809-167 403 137 Sum langsiktig gjeld -339 779 272-304 540 741 Kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld (Note 15) -45 456 501-52 096 483 Sum kortsiktig gjeld -45 456 501-52 096 483 SUM GJELD -385 235 773-356 637 224 SUM EGENKAPITAL OG GJELD -833 620 835-766 194 081 Memoriakonti Ubrukte lånemidler (Note 6) 5 382 740 15 892 463 Motkonto for memoriakontiene -5 382 740-15 892 463 Sum memoriakonti - - 7 61
Økonomisk oversikt driftsregnskapet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Driftsinntekter Brukerbetalinger - 5 575 458-6 392 000-816 542-6 392 000-5 783 119 Andre salgs- og leieinntekter - 167 808 857-155 035 000 12 773 857-151 783 000-155 623 309 Overføringer med krav til motytelse - 11 663 102-7 037 000 4 626 102-7 037 000-14 421 480 Rammetilskudd - 128 313 000-128 959 000-646 000-128 959 000-126 771 000 Andre statlige overføringer (Note 18) - 39 079 000-28 969 000 10 110 000-28 969 000-28 749 000 Andre overføringer - 6 021 460-6 270 000-248 540-6 270 000-6 841 596 Skatt på inntekt og formue - - - - - Eiendomsskatt - - - - - Sum driftsinntekter -358 460 877-332 662 000 25 798 877-329 410 000-338 189 504 Driftsutgifter - Lønnsutgifter (Note 16) 102 670 328 96 216 032-6 454 296 93 728 000 98 720 521 Sosiale utgifter (Note 16) 14 733 683 14 724 833-8 850 14 460 000 13 813 834 Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 178 232 632 183 082 000 4 849 368 175 894 000 145 874 483 Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 14 032 805 13 223 000-809 805 13 223 000 13 339 593 Overføringer 6 182 237 22 572 135 16 389 898 26 103 000 5 634 197 Avskrivninger (Note 4) 28 173 516 35 044 000 6 870 484 35 044 000 22 799 292 Fordelte utgifter - - 10 193 000-10 193 000-10 193 000 - Sum driftsutgifter 344 025 202 354 669 000 10 643 798 348 259 000 300 181 920 Brutto driftsresultat -14 435 675 22 007 000 36 442 675 18 849 000-38 007 584 Finansinntekter - Renteinntekter og utbytte -4 639 914-4 647 000-7 086-2 700 000-5 317 649 Sum eksterne finansinntekter -4 639 914-4 647 000-7 086-2 700 000-5 317 649 Finansutgifter - Renteutgifter og låneomkostninger (Note 6) 3 619 124 4 206 000 586 876 4 910 000 3 501 363 Avdrag på lån (Note 6) 15 465 328 15 240 000-225 328 15 240 000 22 043 349 Sum eksterne finansutgifter 19 084 452 19 446 000 361 548 20 150 000 25 544 712 Resultat eksterne finanstransaksjoner 14 444 538 14 799 000 354 462 17 450 000 20 227 063 Motpost avskrivninger -28 173 516-34 413 000-6 239 484-34 413 000-22 799 292 Netto driftsresultat -28 164 653 2 393 000 30 557 653 1 886 000-40 579 813 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk (Note 21) -3 832 024-3 832 000 24 - -12 491 171 Bruk av disposisjonsfond (Note 9) -2 191 000-2 191 000 - -541 000-501 000 Bruk av bundne fond (Note 9) -10 743 553-14 815 000-4 071 447-13 391 000-14 804 713 Sum bruk av fond -16 766 577-20 838 000-4 071 423-13 932 000-27 796 884 Overført til investeringsregnskapet - 2 300 000 2 300 000 2 000 000 308 108 Avsatt til disposisjonsfond (Note 9) 9 355 807 9 338 000-17 807 3 319 000 16 798 042 Avsatt til bundne fond (Note 9) (Note 18) 28 435 142 6 807 000-21 628 142 6 727 000 47 438 522 Sum avsetning til fond 37 790 949 18 445 000-19 345 949 12 046 000 64 544 672 Netto fond 21 024 372-2 393 000-23 417 372-1 886 000 36 747 788 Regnskapsmessig mer(+) /mindre(-)forbruk (Note 21) -7 140 281-7 140 281 - -3 832 024 8 62
Forklaring til begreper brukt i driftsregnskapet: Inntekter omfatter: Brukerbetalinger Brukerbetaling for kommunale tjenester; f.eks - foreldre-/elevbetaling (oppholdsbetaling) - kostbetaling - egenandel Andre salgs- og leieinntekter Annet salg av varer og tjenester; f.eks - saksbehandlingsgebyr - veigebyr - anløpsavgift - havnetjenester - utleie utstyr, maskiner og instrumenter - utleie transportmidler - kostbetaling (ansatte) Husleieinntekter Festeavgifter Utleie (utleie hybler/boliger, utleie lokaler, bygg, møbelleie) Avgiftspliktige gebyrer; f.eks - salg av elektrisk kraft - salg fjernvarme - målerleie - salg vann/avløp - salg renovasjon Annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester; f.eks - salg varer - salg diesel - kommisjonssalg - utstillingssalg - kiosk-/kafésalg - kaivederlag, - salg av havnetjenester - passasjer-/godsavgift - salg tjenester - billettinntekter Salg av driftsmidler Overføring med krav til motytelse Refusjon/tilskudd fra staten (rammetilskudd og andre statlige overføringer) Refusjon sykelønn Refusjon foreldrepermisjon Annen refusjon NAV Refusjon fra fylkeskommuner Refusjon fra kommuner Refusjon fra andre (private) Forsikringsoppgjør Andre overføringer Overføringer fra fylkeskommuner Overføringer fra kommuner Tilskudd fra korkpenger Overføringer fra andre (private eller stiftelser) 9 63
Utgifter omfatter: Lønnsutgifter Sosiale utgifter; f.eks - pensjonskostnader - ansattforsikringer Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon Alle vanlige drifts- og vedlikeholdskostnader inkl konsulenttjenester. Største utgifter er kjøp av brensel, vedlikehold og drift av anlegg og bygninger, forsikring, renhold og konsulenttjenester (inkl tilstandsvurderinger). Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tjenesteproduksjon Kjøp av andre tjenester. Største utgifter er FDV-avtale for drift av el.nett med J.M. Hansen, drift av vann, avløp og fjernvarme med Imtech, renovasjonsavtale med Reno-Vest og veivedlikeholdsavtale med LNS. Overføringer Overføring til staten Tilskudd til andre Egenandel ved skader Tap på fordringer/garantier Reservert bevilgning 10 64
Økonomisk oversikt investeringsregnskapet Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap 2016 2016 Avvik 2016 2015 Salg av driftsmidler og fast eiendom -564 000-510 000-54 000 Andre salgsinntekter -2 058 971 0-2 058 971-1 801 799 Overf. med krav til motytelse -17 329 458-22 681 000 5 351 542-2 242 000-11 904 708 Tilskudd fra korkpenger -190 000-190 000-190 000 Andre statlige overføringer -777 000-777 000-777 000 Andre overføringer -9 750 000-9 750 000 Sum inntekter -30 669 429-23 191 000-7 478 429-3 019 000-13 896 507 Lønnsutgifter (Note 16) 1 885 854 1 200 000 685 854 1 200 000 1 570 278 Sosiale utgifter (Note 16) 226 567 226 567 153 735 Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon 114 573 609 131 649 000-17 075 391 98 345 000 105 226 749 Kjøp av tjenester som erstatter foretakets tjenesteproduksjon Overføringer Renteutgifter og omkostninger Sum utgifter (Note 4) 116 686 030 132 849 000-16 162 970 99 545 000 106 950 762 Ekstraordinære avdrag på lån Kjøp aksjer og andeler (Note 5) 175 687 160 000 15 687 160 000 1 267 968 Dekning av tidl.års udekket 0 Avsatt til ubundne investeringsfond (Note 9) 0 0 197 154 Avsatt til bundne investeringsfond (Note 9) 1 764 874 1 764 874 Sum finansieringstransaksjoner 1 940 561 160 000 1 780 561 160 000 1 465 122 Finansieringsbehov 87 957 162 109 818 000-21 860 838 96 686 000 94 519 377 Bruk av lånemidler (Note 6) -54 070 723-62 149 000 8 078 277-80 453 000-36 351 538 Salg av aksjer og andeler Overført fra driftsregnskapet 0-2 300 000 2 300 000-2 000 000-308 108 Bruk av disposisjonsfond (Note 9) -7 922 028-8 321 000 398 972-13 373 000-16 040 178 Bruk av bundne driftsfond (Note 9) -14 800 114-21 617 000 6 816 886 0 Bruk av ubundne invest.fond (Note 9) -1 391 826-4 047 000 2 655 174-860 000-5 468 847 Bruk av bundne investeringsfond (Note 9) -9 772 471-11 384 000 1 611 529 0-36 350 707 Sum finansiering -87 957 162-109 818 000 21 860 838-96 686 000-94 519 377 Udekket (+)/udisponert (-) - - - - - 11 65
Noter Note 0. Organisering, regnskapsprinsipper og vurderingsregler. Organisering Lokalstyret er Longyearbyen lokalstyre sitt øverste organ og fatter vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt annet ikke følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret fatter selv vedtak i saker av prinsipiell karakter og overordnede planer. Enkeltsaker og ikke prinsipielle saker er delegert til faste utvalg eller administrasjonssjefen. Lokalstyret velger selv, blant sine medlemmer, leder og nestleder. Vervet som leder av lokalstyret er på fulltid. I tillegg er vervet som nestleder 50%. Longyearbyen lokalstyre ledes administrativt av administrasjonssjefen. Organiseringen legger føringer for delegasjonene. I en tonivå-modell gir første nivå (administrasjonssjef og sektorsjefer) store fullmakter videre til nivå to som er enhetslederne. Dette skal sikre en rask og effektiv tjenesteproduksjon. Lederne av enhetene skal gis den myndighet som er nødvendig for å sikre enhetens totale drift. Delegeringen skal også sikre effektiv arbeidsfordeling mellom administrasjonssjef og enhetsledere slik at strategitenkning og utvikling blir ivaretatt. All delegert myndighet til politisk organ eller administrasjonssjef skal utøves i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. For øvrig skal all delegert myndighet utøves innenfor de plan- og budsjettrammer og øvrige reglementer og retningslinjer som er vedtatt av lokalstyret. Regnskapsprinsipper Regnskap er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører virksomheten skal fremgå av drifts- eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk gir ut kommunale regnskapsstandarder (KRS). For regnskapsåret 2016 foreligger 5 endelige standarder og 8 foreløpige standarder. Årsregnskapet er avlagt i samsvar med de endelige standardene KRS nr. 1, 2, 3, 5 og 9 og de foreløpige standardene KRS nr. 4, 6, 7, 8,10,11. Pensjoner Etter 13 i årsregnskapsforskriften skal driftsregnskapet belastes med pensjonskostnader som er beregnet ut fra langsiktige forutsetninger om avkastning, lønnsvekst og G-regulering. Pensjonsføringene følger altså ikke anordningsprinsippet, som ville betydd at betalt pensjonspremie utgiftsføres. Forskjellen mellom betalt pensjonspremie og beregnet pensjonskostnad betegnes som premieavvik, og inntekts- eller utgiftsføres i driftsregnskapet med tilbakeføring i påfølgende regnskapsår. Bestemmelsene innebærer også at beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er oppført i balansen som hhv anleggsmidler og langsiktig gjeld. Omløpsmidler Omløpsmidlene er vurdert til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Longyearbyen lokalstyre har ikke markedsbaserte verdipapirer som inngår i en handelsportefølje, og har dermed ikke omløpsmidler som er vurdert i fht virkelig verdi. 12 66
Note 1. Endring i arbeidskapital Regnskap Regnskap 2016 2015 Omløpsmidler 31.12 189 628 521 210 735 138 Kortsiktig gjeld 31.12-45 456 501-52 096 482 Arbeidskapital 31.12 144 172 020 158 638 656 Arbeidskapital 01.01-158 638 656-160 137 067 Endring memoriakonto ubrukte lånemidler 10 509 723-15 892 463 Endring arbeidskapital i flg balansen (A) -3 956 913-17 390 874 Driftsinntekter i driftsregnskapet -358 460 877-338 189 504 Driftskostnader i driftsregnskapet 344 025 201 300 181 920 Motpost avskrivninger -28 173 516-22 799 292 Eksterne finansinntekter driftsregnskapet -4 639 914-5 317 649 Eksterne finanskostnader driftsregnskapet 19 084 452 25 544 712 Eksterne inntekter investeringsregnskapet -30 669 429-13 896 510 Eksterne utgifter investeringsregnskapet 116 686 032 106 950 767 Eksterne finansinntekter investeringsregnskapet -54 070 723-36 351 538 Eksterne finanskostnader investeringsregnskapet 175 687 1 267 968 Endring arbeidskapital i flg drifts- og invregnskapet (B) 3 956 913 17 390 874 Differanse (A-B) - - Note 2. Ytelser til ledende personer og revisor Ytelse til ledende personer Administrasjon ssjef 1.1.- Administrajo nssjef, Leder av lokalstyret Nesteleder lokalstyret 31.8.2016 konstituert Lønn/godtgjørelse 996912 300 000 888 244 449864 Trekkpliktige ytelser 16 323 4 792 16 520 11368 Oppgavepliktige ytelser 15 779 213 3905 2743 Innbetalt pensjonspremie (arbeidsgivers andel) 129 981 40 650 111922 60960 Ytelser til revisor Longyearbyen lokalstyre sitt regnskap revideres av KomRev Nord IKS. Longyearbyen lokalstyre kjøper forvaltningsrevisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget av K-sekretariat IKS. K-sekretariat har engasjert KomRev Nord IKS til å gjennomføre forvaltningsrevisjonstjenester. Utgiftene er ført i regnskapet med til sammen kr. 443.000 hvorav kr. 214.000 gjelder regnskapsrevisjon, kr. 125.000 gjelder forvaltningsrevisjon og kr. 104.000 gjelder sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Det er ikke utbetalt godtgjørelse til revisor til rådgivningstjenester. 13 67
Note 3. Pensjonsforpliktelser Offentlig pensjonsordning: Alle ansatte som fyller hovedtariffavtalen for kommunal sektor sine vilkår for medlemskap i tjeneste-pensjonsordning er med i en pensjonsordning med vilkår i hht hovedtariffavtalen for kommunal sektor. Longyearbyen lokalstyre har kollektiv pensjonsordning i KLP og SPK som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte. Pensjonsordningen omfatter alders-, uføre-, ektefelle- og barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Pensjonsordningen omfatter 198 aktive medlemmer i KLP med en gjennomsnittsalder på 41 år og 39 aktive medlemmer i SPK med en gjennomsnittsalder på ca 45 år. Før-tidspensjonsordning (60-årspensjonsordningen): Medlemskapet i denne ordningen skriver seg fra virksomhetsoverdragelser som skjedde fra 01.01.2003 og fra 01.01.2006. Ordningen gir rett til pensjon fra fylte 60 år. Ordningen består av tre avtaler: Avtale 682, som omfatter ansatte som er under 60 år og i jobb hos Longyearbyen lokalstyre og som har avtale om utbetaling av pensjon fra fylte 60 år. Pr 31.12. er det ingen aktive personer i ordningen, men 9 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 65 år. Avtale 477, som omfatter personer mellom 60 67 år som har gått av med pensjon ved fylte 60 år. Pr. 31.12. er det ingen aktive personer i ordningen, men 4 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 70 år. Avtale 887, som omfatter pensjonister, dvs i hovedsak personer over 67 år. Pr. 31.12. er det ingen aktive personer i ordningen, men 17 pensjonister med en gjennomsnittsalder på 74 år. I tillegg til disse avtalene er det med utgangspunkt i de ovennevnte avtalene inngått lokale avtaler med enkelte personer / grupper som omfattes av førtidspensjonsordningen. Pensjonsmidler, pensjonsforpliktelser og premieavvik: Størrelsen på pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er satt ut fra estimert verdi. Estimert verdi brukes fordi faktisk størrelse på pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser pr. 31.12. ikke er kjent ved tidspunktet for avleggelse av regnskapet. Disse størrelsene blir kjent i løpet av kommende år. Kommende års aktuarberegning oppdateres med faktiske tall pr. 31.12. for forrige år, og avviket mellom estimert verdi og faktisk størrelse benevnes som estimatavvik. Premieavvik er differansen mellom netto pensjonskostnad og faktisk innbetalt pensjonspremie. Beregning av netto pensjonskostnad er basert på prinsipper fastlagt i en regnskapsstandard som forsøker å gi en fornuftig og jevn fordeling av pensjonskostnaden over tid. Beregning av hvor mye som skal innbetales i premie til pensjonskassen hvert år baseres på en annen beregningsmodell. Premieavviket amortiseres over ett år. Premieavvik amortiseres over ett år. Amortisering av premieavviket for 2015, kr. 4.213.926, samt føring av positivt premieavvik for 2016, kr. 3.184.077, medfører en reduksjon av netto driftsresultat for 2016 på kr. 1.029.849. 14 68
OFFENTLIG PENSJONSORDNING FOR PEDAGOGISK PERSONALE I STATENS PENSJONSKASSE (SPK): Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) 31.12.2015 31.12.2016 Årets pensjonsopptjening, nåverdi 2 303 258 2 059 911 Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse 1 458 943 1 297 393 Forventet avkastning på pensjonsmidlene -1 373 023-1 006 347 Administrasjonskostnader 76 620 65 647 Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) 2 465 798 2 416 604 Årets pensjonspremie til betaling 3 035 928 2 460 108 Årets premieavvik 570 130 43 504 Reversering av fjorårets premieavvik -87 579-570 130 Regnskapsført premieavvik 482 551-526 626 Balanse 31.12 2015 2016 Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) -40 235 469 35 792 124 Pensjonsmidler (anleggsmidler) 34 416 416-25 606 995 Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) -5 819 053 10 185 129 Årets premieavvik 570 130 43 504 Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik 570 130 43 504 Beregningsforutsetninger 2015 2016 Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,35 % 4,30 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G- og pensjonsregulering 2,97 % 2,97 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: Grunnskole - 18-39 år 4,50 % - 40-54 år 2,00 % - 55år og oppover 1,00 % - Før fylte 50 år 3,00 % - Etter fylte 50 år 0,00 % - Uttakstilbøyelighet AFP 50,00 % 50,00 % Estimatavvik Pensjonsmidler Pensjonsforpliktelser Estimert 01.01. 29 539 080-35 122 511 Faktisk 01.01. -22 206 187 32 434 820 Årets estimatavvik 7 332 893-2 687 691 Estimatavvik fra tidligere år 0 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for 2016-7 332 893 2 687 691 Akkumulert estimatavvik 31.12. 0 0 Bruk av premiefond 2016 Innestående på premiefond 31.12. 15 69
OFFENTLIG PENSJONSORDNING I KLP Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) 31.12.2015 31.12.2016 Årets pensjonsopptjening 6 473 350 7 465 583 Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse 2 513 544 3 024 121 Forventet avkastning på pensjonsmidlene -2 424 332-2 817 264 Administrasjonskostnader 718 455 649 804 Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) 7 281 017 8 322 244 Årets pensjonspremie til betaling 10 032 401 10 555 270 Årets premieavvik 2 751 384 2 233 026 Reversering av fjorårets premieavvik -2 578 350-2 751 384 Regnskapsført premieavvik 173 034-518 358 Balanse 31.12. 2015 2 016 Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) -64 295 748-77 339 426 Pensjonsmidler (anleggsmidler) 58 161 078 68 327 139 Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) -6 134 670-9 012 287 Årets premieavvik 2 751 384 2 233 026 Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik (1 års amortiseringstid) 2 751 384 2 233 026 Beregningsforutsetninger 2015 2 016 Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,65 % 4,60 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet årlig pensjonsregulering 2,20 % 2,20 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: Før fylte 40 år Etter fylte 40 år 20-23 år 15,00 % 15,00 % 24-29 år 10,00 % 10,00 % 30-39 år 7,50 % 7,50 % 40-50 år 5,00 % 5,00 % 51-55 år 2,00 % 2,00 % > 55 år 0,00 % 0,00 % Uttakstilbøyelighet AFP (beskriv valgt ordning) 45,00 % 45,00 % For øvrig er alminnelige forutsetninger innen forsikring benyttet når det gjelder demografiske faktorer. Estimatavvik 16 Pensjonsmidler Pensjonsforpliktelser Netto Estimert 01.01. 58 161 078-64 295 748-6 134 670 Faktisk 01.01. -56 979 853 68 825 166 11 845 313 Årets estimatavvik 1 181 225 4 529 418 5 710 643 Estimatavvik fra tidligere år 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for 2016-1 181 225-4 529 418-5 710 643 Akkumulert estimatavvik 31.12. 0 0 0 70
Spesifikasjon av estimatavvik pensjonsforpliktelse: Endring som følge av planendring 0 Endring som føgle av ny dødelighetstariff 0 Endring som følge av øvrige endringer -4 529 418 Sum -4 529 418 Bruk av premiefond 2016 0 Innestående på premiefond 31.12. 7 135 519 17 71
60-ÅRS-PENSJONSORDNING I DNB Årets netto pensjonskostnad (F 13-1 bokstav C) 31.12.2015 31.12.2016 Årets pensjonsopptjening, nåverdi 0 0 Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse 1 320 776 1 227 739 Forventet avkastning på pensjonsmidlene -1 550 194-1 440 648 Administrasjonskostnader 348 842 353 146 Netto pensjonskostnad (inkl.adm.) 119 424 140 237 Årets pensjonspremie til betaling 1 011 835 1 047 782 Årets premieavvik 892 411 907 545 Reversering av fjorårets premieavvik -1 500 522-892 411 Regnskapsført premieavvik -608 111 15 134 Balanse 31.12. 2015 2 016 Brutto påløpt pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld) -32 606 389-30 548 916 Pensjonsmidler (anleggsmidler) 32 884 038 31 870 883 Netto pensjonsforpliktelse (gjeld) 277 649 1 321 967 Årets premieavvik 892 411 907 545 Premieavvik tidligere år 0 0 Akkumulert premieavvik 892 411 907 545 Beregningsforutsetninger 2015 2 016 Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,60 % 4,50 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet årlig regulering av pensjoner under utbetaling 2,20 % 2,22 % Forventet frivillig avgang før pensjonsalder: - Før fylte 40 år 0,00 % 0,00 % - Etter fylte 40 år 0,00 % 0,00 % Uttakstilbøyelighet AFP 0,00 % 0,00 % For øvrig er alminnelige forutsetninger innen forsikring benyttet når det gjelder demografiske faktorer. Estimatavvik Pensjonsmidleforpliktelser Pensjons- Netto Estimert 01.01. 32 884 039-32 606 389 277 650 Faktisk 01.01. -31 870 882 30 548 916-1 321 966 Årets estimatavvik 1 013 157-2 057 473-1 044 316 Estimatavvik fra tidligere år 0 0 Estimatavvik korrigert i regnskapet for 2016-1 013 157 2 057 473 1 044 316 Akkumulert estimatavvik 31.12. 0 0 0 Bruk av premiefond 2016 - Innestående på premiefond 31.12. 346 332 18 72
Note 4. Varige driftsmidler Balanse- Avskriv- IB Nedskriving Avskriving Salg Kjøp / UB konto Beskrivelse ningstid Anskaff.kost. 01.01.2016 2016 2016 2016 tilgang 2016 31.12.2016 227080100 Museumsbygning Ingen 1 1 227080101 Familieboliger 40år 36 126 741 18 398 930 519 708 16 034 107 33 913 329 227080106 Forretnings-og lagerbygg 50år 22 351 545 11 142 424 415 716 9 505 738 20 232 446 227080109 Kulturhuset 50år 48 650 774 43 360 564 973 014 42 387 550 227080110 Longyearbyen skole 40år 14 360 278 13 188 032 356 589 96 788 12 928 231 227080111 Barnehager 40år 9 245 717 7 633 453 214 509 569 955 7 988 899 227080117 Driftsanlegg energi 20år 218 394 258 166 515 544 9 079 500 38 327 763 195 763 807 227080118 Kaianlegg 10/20år 22 102 450 15 142 123 1 363 413 5 289 408 19 068 118 227080119 Avfalssanlegg 20år 1 666 472 991 143 65 028 365 754 1 291 869 227080121 Distibusjonsnett el.strøm 40år 6 341 402 5 067 005 135 822 908 626 5 839 809 227080122 Fjernvarme-,vann-, avløpsnett 20/40år 151 716 467 81 600 888 6 108 987 30 390 727 105 882 628 227080124 Tekniske anlegg, bygg 20år 2 664 272 862 113 442 161 866 574 1 286 526 227080125 Veinett 40år 13 957 342 13 137 772 349 137 12 788 635 227080126 Veianlegg 20år 10 531 680 7 354 837 1 481 739 951 255 6 824 353 SUM Faste eiendommer og anlegg 558 109 398 384 394 829-21 505 323-103 306 695 466 196 201 224080129 Utstyr 20 år 792 095 792 095 792 095 224080130 Kontorutstyr og inventar 10år 3 596 135 2 167 802 109 317 254 358 1 052 581 2 856 708 224080131 Maskiner/utstyr 5/10år 23 239 506 9 247 201 1 770 036 3 061 638 10 538 803 224080132 Anleggsmaskiner/traktorer 10år 4 937 120 1 498 815 234 894 333 000 2 126 196 3 057 117 224080133 IKT-utstyr 5/10år 15 446 647 5 442 684 1 574 733 4 191 047 8 058 998 224080134 Båter 10år 18 814 818 15 813 221 1 874 631 71 166 14 009 756 224080135 Biler 10år 3 812 217 1 232 456 266 421 1 148 013 2 114 048 224080136 Kunst kulturhuset Ingen 656 439 656 439 656 439 224080137 Brannbil 20år 6 078 665 5 510 596 303 933 5 206 663 224080139 Inv./utstyr kulturhuset 10/20år 5 609 576 2 760 394 389 187 54 000 936 600 3 253 807 SUM Utstyr, maskiner og transportmidler 82 191 123 44 329 608 109 317 6 668 193 387 000 13 379 336 50 544 434 SUM Varige driftsmidler 640 300 521 428 724 437 109 317 28 173 516 387 000 116 686 031 516 740 635 Nedskrivningene skyldes prosjektet digitalisering kino som nå er ferdig, hvor vi således fikk tilbakebetalt fra Film & Kino for mye innbetalt. Salg av midler er innbytte løypemaskin (restverdi) og utstyr Kulturhuset. Det gjennomføres ikke avsetninger som kan brukes til nyanskaffelser ved utgangen av driftsmidlets levetid. Note 5. Aksjer og andeler Longyearbyen lokalstyre ved Longyearbyen Havn har aksjer i Cruise Norway regnskapsført til kr. 3.000. I tillegg har vi egenkapitalinnskudd i KLP pålydende kr. 1.443.655 pr. 31.12.2016 19 73
Note 6. Langsiktig gjeld, rentesikring, minste lovlige avdrag, ubrukte lånemidler. Pr. 31.12.16 er følgende lån regnskapsført (beløp i mill. kr.): Gjeld Opptak / Gjeld Rentes Lån nr Långiver Lånetype / rente 31.12.15 Avdrag innfrielse 31.12.16 Nedbetalt ats 902 KommunalbankenSerielån / flytende 4,2 0,9 3,3 07.01.2020 1,80 % 904 KommunalbankenSerielån / flytende 2,8 0,4 2,4 23.12.2023 1,80 % 905 KommunalbankenSerielån / flytende 23,5 3,6 19,9 08.03.2022 1,65 % 908 Kommunekreditt Serielån / flytende 8,5 1,2 7,3 03.11.2022 1,90 % 909 Kommunekreditt Serielån / flytende 14,1 1,5 12,6 18.06.2031 2,00 % 911 Kommunekreditt Serielån / flytende 4,0 0,1 3,9 05.12.2052 2,00 % 914 Kommunekreditt Serielån / flytende 2,1 0,1 2,0 31.12.2034 2,00 % 916 KommunalbankenSerielån / flytende 21,8 1,0 20,8 22.06.2038 1,70 % 917 KommunalbankenSerielån / flytende 0,3 0,1 0,2 22.06.2021 1,80 % 918 KommunalbankenSerielån / flytende 0,4 0,1 0,3 22.12.2026 1,70 % 919 KommunalbankenSerielån / flytende 32,0 1,7 30,3 22.12.2035 1,80 % 922 KommunalbankenSerielån / flytende 18,9 18,9 23.06.2043 1,80 % 923 KommunalbankenSerielån / flytende 12,8 12,8 23.12.2056 1,70 % Sum 113,7 10,7 31,7 134,7 903 KommunalbankenSerielån / fastrente 5,2 0,2 5,0 01.11.2041 4,01 % til 01.11.18 906 Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,6 0,9 4,7 31.12.2021 2,01 % til 30.12.19 907 Kommunekreditt Serielån / fastrente 8,2 1,3 6,9 30.06.2022 4,45 % til 30.06.16 910 Kommunekreditt Serielån / fastrente 14,0 1,7 12,3 01.04.2024 4,05 % til 01.04.24 912 Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,6 0,3 5,3 31.12.2034 1,70 % til 29.11.19 913 Kommunekreditt Serielån / fastrente 5,2 0,3 4,9 31.12.2034 1,70 % til 29.11.19 915 Kommunekreditt Serielån / fastrente 1,4 0,1 1,3 19.12.2034 1,54 % til 19.06.18 920 KommunalbankenSerielån / fastrente 8,7 0,2 8,5 22.12.2055 1,55 % til 22.12.18 921 KommunalbankenSerielån / fastrente 11,9 11,9 23.12.2036 1,89 % til 23.12.19 Sum 53,9 5,0 11,9 60,8 Sum lånegjeld 167,6 195,5 Pensjonsforpliktelser 137,1 144,3 Sum langsiktig gjeld 304,7 339,8 Rentesikring. I hht finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre er rentebindingsavtaler det eneste finansielle instrument administrasjonssjefen har anledning til å benytte. Rentebindingsavtaler skal inngås etter følgende retningslinjer: Minimum 25 % av låneporteføljen skal ha flytende rente (rentebinding kortere enn ett år), og minimum 25 % skal ha fast rente. Inntil 50 % av låneporteføljen kan ha fast rente. Maksimal rentebindingsperiode er 10 år. Maksimalt 50 % av låneporteføljen som har fast rente skal komme opp til fornyelse / forfall i løpet av neste 12 måneders periode. Oversikten ovenfor viser at 31 % av lånene pr. 31.12.16 har fastrente. Lengste rentebindingstid er 10 år. 20 74
Minste lovlige avdrag: I hht kommunelovens 50 nr 7a skal gjenstående løpetid for samlet gjeldsbyrde ikke overstige den veide levetiden for anleggsmidler ved siste årsskifte. Dette innebærer at betalte avdrag på lånegjeld minst må tilsvare den beregnede gjennomsnittlige (veide) levetiden for anleggsmidlene ved siste årsskifte, som beregnes etter følgende formel: Årets avskrivninger (2016) delt på Sum bokført verdi varige driftsmidler 31.12.15 ganger lånegjeld 31.12.15. Minimumsavdrag Kr. 11 017 724 Innbetalt Kr. 15 465 328 Mer innbetalt enn minimumsavdrag Kr. -4 447 604 Oversikt over låneformål: Låneformål (i mill kr) 31.12.2016 31.12.2015 31.12.2014 Kommentar: IKT-skole 0,4 0,4 0,2 Energiverket: tilstandsanalyse 28,3 21,2 10,3 Næringsbygget 5 1,9 2,1 Kjøp av boliger 5 5,2 5,4 Rørledninger Blåmyra 0,7 Heis Energiverket 0,9 Brann 0,5 0,6 0,8 Veier og nærmiljø 7,2 7,6 6,2 Fundamenter bolig 1,3 1,4 1,5 Lagerbygg 3,4 3,6 Skolebygg 1,2 1,3 Renseanlegg energiverket 9,4 Ubrukte lånemidler 5,4 16,0 Kulturhus 12,6 14,0 24,5 Betjenes av korkpenger Vann 17,7 8,5 5,1 Bør være selvfinansierende Ledlys 0,4 0,5 0,6 Bør være selvfinansierende Fjernvarme 49,1 43,9 42,6 Bør være selvfinansierende Avløp 1,5 1,7 1,4 Bør være selvfinansierende Havn 29,5 26,5 21,9 Bør være selvfinansierende Energiverket 6,2 6,1 6,7 Bør være selvfinansierende Renovasjon 9,9 7,0 7,8 Bør være selvfinansierende Sum 195,6 167,4 137,1 Tabellen viser at 123,7 mill kr av lånene er knyttet til låneformål som skal eller bør være selvfinansierende ved at lånene betjenes via gebyr for tjenesten. Målet er at lån til ledlys skal finansieres ved lavere driftsutgifter til gatelys. Lån til renovasjon og avløp skal i hht lov og forskrift være selvfinansierende via gebyr for tjenesten. Lån til kulturhuset betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lokalstyret ønsker ikke at lån til energiverket som gjelder utbedringer i hht tilstandsanalysen skal betjenes via strømgebyret. Lånet belaster Longyearbyen lokalstyre (LL) sin generelle økonomi. Også lån knyttet til kjøp av boliger, næringsbygget, brann, veier og nærmiljø, fundamenter bolig, ikt skole, lagerbygg sjøområdet og skolebygg finansieres via Longyearbyen lokalstyre sin generelle økonomi. Dvs. at 71,9 mill. av totalt lånebeløp, eller 37 %, belaster LL sin generelle økonomi. Ubrukte lånemidler (ubl) er ved årsskiftet ca. 5,4 mill. kr. Ubl oppstår fordi prosjekter ikke har hatt den framdrift i 2016 som var planlagt i revidert investeringsbudsjett. I tillegg ble det ikke tatt opp så 21 75
mye lån som det var budsjettert, da vi så at dette ikke ble nødvendig. Låneopptak gjøres i desember da vi har bedre oversikt over hvor mye vi faktisk trenger til å finansiere de ulike prosjektene. Dette gjør at vi har brukt ca. 8.mill kr mindre i lån enn budsjettert. De største beløp i ubl er knyttet til overløp Isdammen (3,6 mill. kr) og TA energiverket (1,7 mill. kr.). Se også tabellen nedenfor. Oversikt over låneopptak og bruk av lån i 2016, samt ubrukte lånemidler pr. 31.12.16: Prosjekt Beskrivelse Ubrukt pr. 31.12.15 Tilført lånemidler Brukt 2016 Ubrukt pr 31.12.16 Lån 916 Inngående saldo 11 676 000 68 539 6020 Avgassrensing Klif 9 376 000 6076 Utbedringer fjernvarme 2 050 172 6317 Nye rørledninger Blåmyra 181 289 11 676 000 0 11 607 461 68 539 Lån 919 Inngående saldo 3 255 629 2 6019 Ny strømforsyning Turistkai 397 456 0 6079 Heis Energiverket 866 574 0 6081 Slagg- og askedeponi 446 547 0 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 1 000 000 0 6250 Forprosjekt dieselstasjon 431 933 0 6317 Nye rørledninger Blåmyra 113 117 0 3 255 629 0 3 255 627 2 Lån 920 960 833 1 6009 LOS-båt 71 166 6041 HP avfall - sigevannsrensing 155 801 6090 HP vann - nylegging inntaksledn. 297 128 6092 HP vann - manganfilter 81 143 6317 Nye rørledninger Blåmyra 355 594 960 833 0 960 832 1 Lån 921 Nytt lån 2016 11 887 000 1 712 357 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 1 245 159 0 6202 TA Energiverk - ny kondensator 3 612 690 0 6206 TA Energiverk - varsle og slukkeanlegg 505 997 0 6208 TA Energiverk - fjernvarmevekslere 72 038 6209 TA Energiverk - sperredamp 1 612 891 6211 TA Energiverk - kondensatforvarmer 2 167 124 0 6214 TA Energiverk - smøreoljekjøler 724 180 0 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 234 564 0 11 887 000 10 174 643 1 712 357 Lån 922 Nytt lån 2016 18 874 000 4 6005 HP avfall - restavfallscontainere 559 050 0 6016 Dieseltank tilbringertjenesten 792 095 0 6018 Forlengelse av turistkaia 4 147 070 6023 Rehab.avfallsanlegget 209 952 6024 Utstyr avfallsanlegg 2 502 588 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg 758 565 0 6070 Nytt fyrhus H320 4 983 888 0 6076 Utbedringer fjernvarme ihht. tistandsvurdering 1 824 000 0 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 3 096 788 0 18 874 000 18 873 996 4 Lån 923 Nytt lån 2016 12 800 000 3 601 837 6103 HP vann - overløp Isdammen 9 198 163 0 0 12 800 000 9 198 163 3 601 837 Ubrukte lånemidler 31.12 15 892 462 43 561 000 54 070 722 5 382 740 Tabellen viser ubrukte lånemidler ved forrige årsskifte, opptak og bruk av lån i løpet av året og ubrukte lånemidler pr 31.12.16, som er kr. 5.382.740,- 22 76
Note 7. Garantier Digitalisering av kino: På landsbasis er det gjennomført et arbeid med digitalisering av kino. I den forbindelse inngikk Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF i 2011 en avtale med Film & Kino der Longyearbyen lokalstyre forpliktet seg til å inngå avtale med DnB NOR Finans om finansiering av deler av utgiftene med å digitalisere kinoen. For Longyearbyen lokalstyre innebærer det garanti for et annuitetslån på kr. 177.963 med 9 års løpetid (regnet fra 2011) og flytende rente. Prosjektet er nå avsluttet, tidligere enn forutsatt, så vår garanti har opphørt i 2016. Note 8. Andre vesentlige forpliktelser Langsiktige forpliktelser Det er på flere fagfelt behov for langsiktige kontrakter med leverandører. For 2016 har vi hatt følgende større, langsiktige avtaler: Type tjeneste Avtale med Verdi pr år Varighet Veivedlikehold/ entreprenørtjenester LNS Spitsbergen AS Ca. 6,1 mill. kr 1.9.2013-31.8.2018. 2 års opsjonsmulighet Innsamling og håndtering av avfall Reno-Vest Bedrift AS Ca. 6,8 mill. kr 1.9.2011-1.9.2016 Tatt ut opsjon FDV-avtale VVA Imtech Spitsbergen AS Ca. 7,7 mill. kr 1.2.2014-31.1.2019 2 års opsjonsmulighet FDV-avtale Elektro J.M Hansen AS Ca. 1,8 mill. kr 1.1.2014-31.12.2016 Tatt ut opsjon Leveranse av kull Store Norske Spitsbergen Ca. 12 mill. kr 1.1.2013-31.12.2018 Kullkompani AS FDV-avtale renhold ISS Ca. 4.2 mill. kr 1.1.2014-31.12.2017 2 års opsjonsmulighet Det er inngått avtale med Kystverket om at Longyearbyen lokalstyre skal levere tilbringertjeneste for loser. Avtalen er for ti år med opsjon på 5 + 5 år og trådte i kraft 1.4.2015. Estimert verdi på avtalen er ca. 3,9 mill. kr pr år. I tillegg kommer oppdragsavhengige driftskostnader. Note 9. Bruk og avsetning til fond Regnskapsskjema 1A - avsetning til disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E99 Finans 88001 Interne finansieringstrans. 5 003 000 5 003 000 2 816 000 E99 Finans 89901 Årets rs-messige mer-/mindreforbr 3 832 024 3 832 000 0 8 835 024 8 835 000 2 816 000 Regnskapsskjema 1A - avsetning til bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E99 Finans 84001 Statlig rammetilskudd 0 0 0 E99 Finans 87001 Renter, avdrag, utbytte 402 000 0 0 E99 Finans 88001 Interne finansieringstrans. 151 253 80 000 0 E99 Finans 28591 Omstillingsmidler fra staten 0 0 0 553 253 80 000 0 23 77
Regnskapsskjema 1A - bruk av bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E99 Finans 88001 Interne finansieringstrans. -1 760 000-2 000 000-2 000 000-1 760 000-2 000 000-2 000 000 Regnskapsskjema 1B - avsetning til disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E15 Personal og organisasjon 12007 Felles HMS-/velferdstiltak 17 783 E42 Brann og redning 33901 Brannberedskap 503 000 503 000 503 000 520 783 503 000 503 000 Regnskapsskjema 1B - bruk av disposisjonsfond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E16 Plan og utvikling 30101 Plansaksbehandling -1 000 000-1 000 000 0 E16 Plan og utvikling 32501 Tilrettelegging og bistand til næringslivet -300 000-300 000 0 E40 Tekniske tjenester 31501 Elveforebygging -350 000-350 000 0 E42 Brann og redning 33901 Brannberedskap -40 000-40 000-40 000 E42 Brann og redning 33901 Brannberedskap -501 000-501 000-501 000-2 191 000-2 191 000-541 000 Regnskapsskjema 1B - avsetning til bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E16 Plan og utvikling 32501 Tilrettelegging og bistand til næringslivet 189 047 - - E11 Administrasjonssjef m/stab 38509 Korkpenger 5 422 447 5 600 000 5 600 000 E17 Eiendom 26501 Tjenesteboliger 10 000 000 - - E22 Kultur og idrett 38301 Kulturskoletilbud 53 023 - - E40 Tekniske tjenester 34001 Produksjon av vann 1 537 668 - - E40 Tekniske tjenester 35501 Husholdningsavfall 1 802 525 1 127 000 1 127 000 E40 Tekniske tjenester 35301 Avløpsnett/innsamling avløpsvann 1 328 957 - - E80 Energiverket 28510 Produksjon av energi 1 691 769 - - E80 Energiverket 28520 Vedlikeholdsplan energiverk 3 481 000 - - E90 Longyearbyen havn 33002 Havne- og kaidrift 2 375 453 - - 27 881 889 6 727 000 6 727 000 Regnskapsskjema 1B - bruk av bundne fond Enhet Tjeneste Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 E11 Administrasjonssjef m/stab 38509 Korkpenger -2 900 000-2 900 000-2 900 000 E16 Plan og utvikling 30101 Plansaksbehandling -1 565 000-1 565 000 - E16 Plan og utvikling 32501 Tilrettelegging og bistand til næringslivet -507 000-507 000 - E22 Kultur og idrett 38301 Kulturskoletilbud -51 050 - - E40 Tekniske tjenester 34501 Distribusjon av vann - -1 048 000-1 048 000 E40 Tekniske tjenester 35301 Avløpsnett/innsamling avløpsvann - -185 000-185 000 E40 Tekniske tjenester 28551 Fjernvarmeanl., nett - FH - HS -3 704 120-5 087 000-5 735 000 E90 Longyearbyen havn 33005 Los-tjeneste -256 383-1 523 000-1 523 000-8 983 553-12 815 000-11 391 000 Regnskapsskjema 2A - avsetning til bundet investeringsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 6003 Tilknytingsgebyr/investeringer fjernvarme 987 874 0 0 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget 777 000 0 0 1 764 874 0 0 24 78
Regnskapsskjema 2A - bruk av disposisjonsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 6005 HP Avfall - Restavfallscontainere 0-190 000 0 6028 TSP - gangvei Elvesletta syd 0 0-600 000 6050 Tjenestebil havn -199 195 0 0 6051 Tjenestebil eiendom -271 500 0 0 6060 HP vei - asfaltering -12 555-1 500 000-2 400 000 6061 Gangbro opp ved skolen -938 700-800 000-800 000 6062 HP vei (fjernvarme sin andel) -12 555 0 0 6077 Rørkasser under skolen -54 240 0 0 6078 Tak Kullungen barnehage -153 018-200 000-200 000 6080 Styringssystem ventilasjon og varme -731 896-650 000-650 000 6084 Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget 0 0-1 700 000 6085 Utbedring fundamenter boliger -161 375-200 000 0 6301 IKT - investeringer skole -292 646-300 000-300 000 6307 IKT - nye ansatt pc'er -2 016 800-2 000 000-2 000 000 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget 0-100 000-223 000 6309 Noark 5 (arkivsystem) -1 684 888 0 0 6312 Polarflokken - nytt kjøkken -416 937-400 000-400 000 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket -320 685-200 000-2 500 000 6316 Skolen - garderobeløsning -96 788-200 000-200 000 6317 Nye rørledninger Blåmyra -377 250-650 000-650 000 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra 0-750 000-750 000 6320 Tjenestebil brann og redning -181 000-181 000 0-7 922 028-8 321 000-13 373 000 Regnskapsskjema 2A - bruk av ubundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 6020 Avgassrensing KliF 0-2 324 000 0 6022 Tjenestebil energiverket -203 000-203 000 0 6100 HP vann - ledning Haugen -123 826-600 000 0 6251 Truck til bruk på renseanlegget -17 400 0 0 6305 Utstyr Kulturhuset -692 601-600 000-600 000 6306 Kopimaskiner -60 138-60 000 0 6322 Streamingløsning -136 575-100 000-100 000 6900 Egenkapitalinnskudd KLP -175 687-160 000-160 000-1 409 227-4 047 000-860 000 Regnskapsskjema 2A - bruk av bundne investeringsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 6001 Tilknytingsgebyr/investeringer Vann -10 011 0 0 6020 Avgassrensing KliF -7 928 894-11 384 000 0 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv -441 566 0 0 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (teknisk installasjon) -1 392 000 0 0-9 772 471-11 384 000 0 25 79
Regnskapsskjema 2A - bruk av bundne driftsfond Prosjekt Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia -744 882-5 300 000 0 6036 Utbygging Hotellnesset 0-500 000 0 6100 HP vann - ledning Haugen -4 000 000-4 000 000 0 6102 HP vann - ledning Bykaia -1 736 484-3 500 000 0 6103 HP vann - overløp Isdammen -7 200 000-7 200 000 0 6200 TA Energiverket - utskifting panelvegger -20 145-21 000 0 6205 TA Energiverket - nye samleskinner -874 573-862 000 0 6207 TA Energiverket - sjøvannsfilter -124 413-150 000 0 6210 TA Energiverket - generatorluftkjøler -3 218-5 000 0 6211 TA Energiverket - kondensatforvarmer -79 000-79 000 0-14 782 715-21 617 000 0 Samlet oversikt over budsjettert og regnskapsmessig avsetning og bruk av fond for hvert fond: Budsjettert avsetning 2016 Budsjettert bruk 2016 UB budsjett 2016 Regnskap avsetning 2016 Regnskap bruk 2016 UB regnskap 2016 Fondstype IB 01.01.2016 Frie driftsfond Disposisjonsfond -44 432 877-8 835 000 9 971 000-43 296 877-8 835 024 9 572 028-43 695 873 Øremerkede disposisjonsfond -1 088 161-503 000 541 000-1 050 161-520 783 541 000-1 067 944 Sum frie driftsfond -45 521 038-9 338 000 10 512 000-44 347 038-9 355 807 10 113 028-44 763 817 Frie investeringsfond Ubundet investeringsfond -4 404 000-4 047 000-357 000-1 409 226-2 994 774 Sum frie investeringsfond -4 404 000-4 047 000-357 000-1 409 226-2 994 774 Bundne driftsfond Korkpengefond -3 379 235-5 680 000 4 900 000-4 159 235-5 573 700 4 660 000-4 292 935 Omstillingsmidler vedl.hold infrastruktur -22 000 000-20 500 000-1 500 000-13 681 365-8 318 635 Omstillingsmidler omstill.og næringsutv. -4 500 000-2 072 000-2 428 000-2 072 000-2 428 000 Samfunns-og næringsanalysen -280 000 - - -280 000-189 047 - -469 047 Boligbygging og arealutvikling - -10 000 000-10 000 000 Kompetansetiltak barnevernet -13 587 - - -13 587 - - -13 587 Frisklivsmidler -9 855 - - -9 855 - - -9 855 Rusforebyggende tiltak -200 876 - - -200 876 - - -200 876 Psykiatrimidler -177 239 - - -177 239 - - -177 239 Kompetanse- og regelverksforståelse -10 718 - - -10 718 - - -10 718 Mulighetsstudie gamle energiverk -92 306 - - -92 306 - - -92 306 Kultur for mangfold -282 155 - - -282 155 - - -282 155 Ungdomstrinn i utvikling -152 519 - - -152 519 - - -152 519 Den kulturelle skolesekken -53 076 - - -53 076-25 000-28 076 Kulturskolen 20 år -7 266 - - -7 266 - - -7 266 Prøysenprosjektet -495 - - -495 - - -495 Miljøformål Polarflokken B.hage -12 006 - - -12 006 - - -12 006 Jorda rundt på kulturski (kulturskolen) -15 000 - - -15 000 - - -15 000 Minnefond kulturskolen -1 700 - - -1 700-53 023 26 050-28 673 Brannøvingsfelt -551 799 - - -551 799 - - -551 799 Selvkostfond vann -3 053 020-1 048 000-2 005 020-1 601 875 - -4 654 895 Driftsfond renseanlegg -5 745 000 - - -5 745 000 - - -5 745 000 Mulighetsstudie krisevann -300 000 - - -300 000 - - -300 000 Selvkostfond avløp -2 268 408-185 000-2 083 408-1 359 174 - -3 627 582 Selvkostfond renovasjon -7 662 857-1 127 000 - -8 789 857-1 700 507 - -9 363 364 Garanti avfallsdeponi -825 000 - - -825 000-180 000 - -1 005 000 Selvkostfond fjernvarme -10 815 289-5 087 000-5 728 289-150 582 3 704 120-7 261 751 Selvkostfond energi -1 691 769-1 691 769 Vedlikeholdsfond energiverk -599 766-0 -599 766-3 481 000 - -4 080 766 Statstilskudd til TA og VHP energiverk -1 895 000-1117000 -778 000-1 101 349-793 651 Havnefond drift -3 515 315-1 523 000-1 992 315-2 454 464 - -5 969 779 Tilbringertjenesten (LOS) -256 383 - - -256 383-256 383 - Sum bundne driftsfond -68 675 869-6 807 000 36 432 000-39 050 869-28 435 141 25 526 267-71 584 743 Bundne investeringsfond Statstilskudd nødstrømsaggregat -777000-777 000 Tilknytningsfond vann -961 455 - - -961 455-10 011-951 444 Tilknytningsfond fjernvarme -2 973 900 - - -2 973 900-987 874 - -3 961 774 RNB 2013 Tiltak etter brann -1 998 931 - - -1 998 931-1 833 566-165 365 Renseanlegg energiverket -13 883 966-11 384 000-2 499 966-7 928 894-5 955 072 Tilknytningsfond strøm -408 753 - - -408 753 - - -408 753 Havnefond investering -86 257 - - -86 257 - - -86 257 Sum bundne investeringsfond -20 313 262-11 384 000-8 929 262-1 764 874 9 772 471-12 305 665 Sum alle fond -138 914 169-16 145 000 62 375 000-92 684 169-39 555 822 46 820 992-131 648 999 26 80
Note 10. Kapitalkonto bevegelser Debet Kredit Inngående balanse 01.01. -266 810 666 Av- og nedskrivning av fast eiendom og anlegg 21 505 323 Aktivering av fast eiendom og anlegg -103 306 695 Egenkapitalinnskudd KLP -175 687 Salg av utstyr, maskiner og transportmidler 387 000 Av- og nedskrivning av utstyr, maskiner, biler 6 777 510 Aktivering av utstyr, maskiner og transportmidler -13 379 336 Nedskriving aksjer (2015) 2 000 Korrigert inngående saldo SPK 310 Bruk av midler fra eksterne lån 54 070 723 Avdrag på eksterne lån -15 465 328 Endring pensjonsforpliktelser 17 541 601-10 399 052 Endring pensjonsmidler 15 081 999-15 425 484 Utgående balanse 31.12. 309 595 782 Sum 424 961 938-424 961 938 Kapitalkonto viser endringer i anleggsmidler og langsiktig gjeld. Note 11. Investeringsprosjekter som går over flere år eller startet i 2016 Prosjektnummer Prosjektnavn Tidligere års investering Investering 2016 Total investering Status 6000 Tilknytningsgebyr/investering Vei -1 809 451 0-1 809 451 VF 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann 1 343 047 10 011 1 353 058 VF 6002 Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp 4 296 693 0 4 296 693 VF 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer 2 706 570 1 150 345 3 856 915 VF Fjernvarme 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm 1 179 038 908 626 2 087 664 VF 6005 HP avfall - Restavfallscontainere 3 492 532 559 050 4 051 582 VF 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia 1 842 915 744 882 2 587 797 VF 6009 LOS-båt 16 314 034 71 166 16 385 200 Avsluttet 6016 Dieseltank til tilbringertjenesten 792 096 792 096 Avsluttet 6018 Forlengelse av Turistkaia 2016 4 147 070 4 147 070 Avsluttet 6019 Ny strømforsyning Turistkaia 397 456 397 456 Avsluttet 6020 Avgassrensing KliF 103 156 154 27 576 063 130 732 217 VF 6022 Tjenestebil Energiverket 263 000 263 000 Avsluttet 6023 Rehabilitering avfallsanlegg 209 953 209 953 VF 6024 Utstyr avfallsanlegg 2 502 588 2 502 588 VF 6035 Kjøp tjenesteboliger 14 845 482 14 845 482 VF 6036 Utbygging Hotellneset 0 0 VF 27 81
Prosjekt - nummer Prosjektnavn Tidligere års investering Investering 2016 Total investering 6041 HP avfall - Sigevannsrensing 457 595 155 801 613 396 VF 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg 758 565 758 565 VF Status 6050 Tjenestebil Havn 352 513 352 513 Avsluttet 6051 Tjenestebil Eiendom 271 500 271 500 Avsluttet 6060 HP vei - Asfaltering 12 555 12 555 VF 6061 Gangbro oppe ved skolen 938 700 938 700 Avsluttet 6062 HP vei (fjernvarme sin andel) 12 555 12 555 VF 6070 Nytt fyrhus H320 427 985 4 983 888 5 411 873 VF 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. 7 549 874 3 877 547 11 427 421 VF 6077 Rørkasser under skolen 1 291 900 54 240 1 346 140 Avsluttet 6078 Tak Kullungen barnehage 153 018 153 018 Avsluttet 6079 Heis Energiverket 327 000 866 574 1 193 574 Avsluttet 6080 Styringssystem ventilasjon og varme 679 168 731 896 1 411 064 Avsluttet 6081 Slagg- og askedeponi 96 155 446 547 542 702 VF 6085 Utbedring fundamenter boliger 2 125 828 161 375 2 287 203 VF 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv 449 762 441 566 891 328 VF 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper 438 950 3 637 159 4 076 109 VF 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning 3 489 226 297 128 3 786 354 Avsluttet 6092 HP Vann - Manganfilter 339 336 81 143 420 479 VF 6099 HP Vann - Ledning fram til energiverket 2 471 354 0 2 471 354 VF 6100 HP Vann - Ledning Haugen 314 359 4 123 826 4 438 185 VF 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia 1 736 484 1 736 484 VF 6103 HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) 16 398 163 16 398 163 VF 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger 27 363 356 20 145 27 383 501 Avsluttet 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler 2 958 470 3 680 008 6 638 478 Avsluttet 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft 1 787 091 874 573 2 661 664 Avsluttet 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 380 001 505 997 885 998 VF 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter 2 997 795 124 413 3 122 208 Avsluttet pumper 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 1 553 918 72 038 1 625 956 Avsluttet 6209 TA Energiverk - Sperredamp- 520 241 1 612 891 2 133 132 Avsluttet /ejektorkjøler for turbin 2 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til 1 554 084 3 218 1 557 302 Avsluttet begge generatorer 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer 843 088 2 246 124 3 089 212 Avsluttet med kjøler til turbin 2 6214 TA Energiverk - Smøreoljekjøler 282 842 724 181 1 007 023 Avsluttet 6250 Forprosjekt dieselstasjon 431 933 431 933 Avsluttet 6251 Truck til bruk på renseanlegget 17 400 17 400 Avsluttet 6301 IKT-investeringer skolen 475 822 292 646 768 468 VF 28 82
Prosjekt - nummer Prosjektnavn Tidligere års investering Investering 2016 Total investering 6305 Utstyr Kulturhuset 937 263 936 601 1 873 864 VF Status 6306 Kopimaskiner 781 891 60 138 842 029 Avsluttet 6307 IKT - Nye ansatt-pcer 2 016 800 2 016 800 Avsluttet 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget 777 000 777 000 VF 6309 Noark 5 (arkivsystem) 1 684 888 1 684 888 VF 6312 Polarflokken - nytt kjøkken 416 937 416 937 Avsluttet 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 3 331 352 3 331 352 VF 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket 320 685 320 685 VF 6316 Skolen - Garderobeløsning i korridorer 96 788 96 788 Avsluttet barne- og ungdomstrinn 6317 Nye rørledninger Blåmyra 1 027 250 1 027 250 Avsluttet 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra 0 0 VF 6319 Tråkkemaskin 0 2 108 796 2 108 796 Avsluttet 6320 Tjenestebil Brann og redning 261 000 261 000 Avsluttet 6322 Streamingløsning 136 575 136 575 Avsluttet 6900 Egenkapitalinnskudd KLP 175 687 175 687 VF 195 415 886 118 626 595 314 042 481 Status: Avsluttet: Prosjektet er avsluttet / ferdigstilt. VF: Prosjektet videreføres i 2017 29 83
Kommentarer til prosjektene: Prosjekt 6000 Tilknytningsgebyr/investering Vei 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann Kommentar/tiltak I 2014 ble det brukt ca. 2 millioner kroner fra ubundet investeringsfond til delvis finansiering av tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei til 28 tiltakshavere. Når LL nå har mottatt en innbetaling av tilknytningsgebyr vei "tilbakebetales" beløpet til investeringsfondet. Skyldig beløp fra tilknytningsgebyr vei til investeringsfondet er pr. 31.12.15 kroner 1.809.451 Utbygging av vann til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av 18.06.14. Utgiftene dekkes av tilknytningsfond vann, da inntektene kom før regnskapsåret 2015. 6002 Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm For byggesaker etter 18.06.14 står utbygger for utbyggingen av og tilknytningen til vann-nettet. Utbygging av avløp til nye bygg. LL står for utbyggingen som gjennomføres som følge av byggesaker mottatt før nytt gebyrregulativ av 18.06.14. Tilknytningsfond avløp er 0 pr. 31.12.16 Utbygging av fjernvarme til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond fjernvarme. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres. Utbygging av strøm til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond strøm. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres. 6005 HP avfall - Containere bestilt i 2016, men vil ikke bli mottatt før i 2017. Restavfallscontainere 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Det meste av arbeidet er ferdigstilt, men det gjenstår rest som må tas til sommeren. Entreprenør har ikke fakturert for arbeid utført i 2016. 6009 LOS-båt Båten er overtatt av LL og satt i drift for Kystverket fra 1.april 2015 (10års-avtalen med Kystverket starter fra denne dato). Det foreligger en garantiperiode for leveransen av båt på 2 år fra leveransetidspunktet. På grunn av noen utfordringer med leveransen, pågår det en fortløpende dialog med verftet ift kvaliteten på leveransen. Dette består i fortløpende korrigeringer og oppdateringer. Prosjektet vil derfor være gjenstand for korrigeringer også i 2017. Ved garantislutt 1. april 2017 vil endelige avvik foreligge 6016 Dieseltank til tilbringertjenesten Prosjektet ferdigstilt. 6018 Forlengelse av Turistkaia 2016 Kaier er levert, montert og tatt i bruk. Noe merkostnader utover budsjett knyttet til fortøyning og tilkobling av infrastruktur til eksisterende kaianlegg. 6019 Ny strømforsyning Turistkaia Prosjektet er påbegynt og kabler legges i trasse med ny vannforsyning. I prosjektet ble det lagt frem ekstra strømkabel til planlagt solcelle strømleveranse. Dette ble lagt i samme grøft sammen med hovedstrømforsyning. Merkostnader til kobling av skap på kai utgjør merforbruket. 30 84
Prosjekt Kommentar/tiltak 6020 Avgassrensing KliF Prosjektet som så dann ble avsluttet i 2016. Det er imidlertid satt av midler i 2017 til å utføre en tredjeparts gjennomgang av anlegget for å sikre at feil og mangler som dukker opp i garantiperioden blir registrert før dens utløp i mai 2018. 6022 Tjenestebil Energiverket Bil anskaffet. Prosjekt ferdigstilt. 6023 Rehabilitering avfallsanlegg Anbudsrunde avslutta og entrepenør valgt for prosjektet. Oppstart arbeidet er planlagt 01.02.17. Planleggingsarbeidet er i rute og det er ikke noe som tilseier forsinkelser i prosjektet p.t. Må avklares grensesnitt og koordinering mellom arbeid for utstyr til avfallsanlegget (6024) og rehabilitering av avfallsanlegget. 6024 Utstyr avfallsanlegg Utstyr er forventa levert imånadsskiftet februar/mars 2017. Installasjon av nytt utstyr må koordinerast opp mot rehabiliteringsprosjektet (6023). Prosjektet må (budsjettmessig) sees i sammenheng med 6023 Rehabilitering avfallsanlegg. 6035 Kjøp tjenesteboliger Resterende budsjett er videreført til 2017 for kjøp av 5 enheter. 6036 Utbygging Hotellneset Prosjektdefinisjon og forankring av denne er under arbeid. Det utarbeides en prosjektbeskrivelse som går til utlysning eller til bestemt rådgiver. 6041 HP avfall - Sigevannsrensing Tiltaksplan er sendt SMS for godkjenning. Anbudsgrunnlag for entreprise sendes ut medio mars 2017 og dette koordineres med entreprise for prosjekt 6081. Valg av entreprenør i april 2017 og oppstart entreprise antas å være juli 2017. Byggeledelse sees i sammenheng med alle entrepriser i LL 2017. 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg Prosjektet blir minimum utsatt i ett år i påvente av ny delplan for Hotellneset. 6050 Tjenestebil Havn Bil anskaffet. Budsjettert i 2017. 6051 Tjenestebil Eiendom Bil mottatt. Prosjekt avsluttet. Mangler i leveranse, har blitt enige om at det ikke skal faktureres mer. 6060 HP vei - Asfaltering Rådgivende ingeniør er valgt, med klagefrist for andre tilbydere mandag 30. januar 2017. Beskrivelse av entreprise og innbydelse til konkurranse mars/april 2017, kontrakt entreprenør april/mai 2017. Byggestart første halvdel av juni 2017. Kostnader rådgiver og entreprise deles likt mellom dette prosjekt og prosjekt 6062 6061 Gangbro oppe ved skolen Prosjekt ferdigstilt. Noe overforbruk da tilbud fra entreprenør var noe høyere enn antatt i budsjettprosessen. 6062 HP vei (fjernvarme sin andel) Rådgivende ingeniør er valgt, med klagefrist for andre tilbydere mandag 30. januar 2017. Beskrivelse av entreprise og innbydelse til konkurranse mars/april 2017, kontrakt entreprenør april/mai 2017. Byggestart første halvdel av juni 2017. Kostnader rådgiver og entreprise deles likt mellom dette prosjekt og prosjekt 6060 31 85
Prosjekt Kommentar/tiltak 6070 Nytt fyrhus H320 Bygget er formelt overlevert og vi har overtatt bygget og går videre med prosjekt 6089. Det gjenstår noe arbeid i grensesnittet mellom dette prosjektet og neste prosjekt. Antar en pris på 200.000. 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. Ferdigstilles desember 2016, men med etterarbeid kontroll sommer 2017. Forventer noe mer arbeid i 2017 en først planlagt, men vet mer når sommeren er over og fremdriftsplan er revidert. 6077 Rørkasser under skolen Prosjektet ferdigstilt. 6078 Tak Kullungen barnehage Arbeidet er ferdig. Prosjekt ferdigstilt. 6079 Heis Energiverket Prosjekt ferdigstilt. 6080 Styringssystem ventilasjon og varme Alt er fakturert. Har kommet mindre tillegg på bygningsmessige tilpasningsarbeider enn forutsatt. Har gjort tiltak på skolen, SFO og brannstasjonen. Noen ekstra tiltak på SFO. Har gjort noen mindre tiltak på Kulturhuset. 6081 Slagg- og askedeponi Rådgivere kontrahert og i gang med prosjektering. Området er innmålt. Driftsplan, avslutningsplan og plan for etterdrift ferdigstilles i løpet av mars 2017. Entreprise utlyses medio mars 2017 og utførelse sees i sammenheng med prosjekt 6041. Entreprise forventes å starte i juli/august 2017. 6085 Utbedring fundamenter boliger Har fått tilstandsrapport. Utførelse våren 2017. 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper Ligger noe bak tidsskjema. Forventet ferdigstillelse ila våren 2017. Arbeidet er godt i gang og forventes ferdigstilt mars 2017. Forventet totalt merforbruk 1,9 MNOK. 6090 HP Vann - Nylegging Prosjektet er ferdigstilt og ferdigbefaring er gått. Noen avvik inntaksledning som må rettes opp og sluttoppgjør mangler. 6092 HP Vann - Manganfilter Prosjekt ferdigstilt. 6099 HP Vann - Ledning fram til energiverket Vannledning er ferdig og påkobling er utført. Venter sluttoppgjør for sluttarbeid høst 2016. 6100 HP Vann - Ledning Haugen Arbeidet er avsluttet og vi har overtatt vannledningen men med noen mangler til utbedring. Mangler utbedres sommer 2017, utbetaler da sluttoppgjør. 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia Avsluttet arbeid høst 2016. Ikke mottatt sluttfaktura fra entreprenør. Prosjektet må sees i sammenheng med 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia. 6103 HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler Anlegget er overtatt og nytt overløp er satt i drift. Det er noen små justeringer med lukking av avvik fra sluttbefaring. Sluttavregning gjøres så fort avvik fra sluttbefaring er lukket. Ekstrakostnader knyttet til veien/fyllingsdammen tas inn i prosjektet med justeres mot kontrakt og justerbare mengder (sluttoppgjør). Deler av veien/fyllingsdammen er besluttet utsatt til neste år. Prosjekt ferdigstilt. Kondensatoren ble satt i drift 10 november 2016. En del ombygging på eksiterende rør måtte til for tilpassing til den nye kondensoren. 32 86
Prosjekt Kommentar/tiltak 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsanl. reservekraft 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 6209 TA Energiverk - Sperredamp- /ejektorkjøler for turbin 2 Prosjekt ferdigstilt. Venter på godkjenning av anlegget. Brannteknisk analyse er klar, må vurdere videre fremdrift. Påløper gjerne noe konsulentkostnader. Slutt fakturering på sprinkleranlegg kommer ila 2016. Prosjekt videreføres i 2017. Prosjekt ferdigstilt. Prosjekt ferdigstilt. Enheten kom i drift 10 november 2016. Prosjekt ferdigstilt. 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler er byttet og prosjektet er ferdigstilt. Generatorluftkjøler til begge generatorer 6211 TA Energiverk - Enheten kom i drift 10 november. Prosjektet er ferdigstilt. Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 6214 TA Energiverk - Smøreoljekjøler Prosjekt ferdigstilt. 6250 Forprosjekt dieselstasjon Forprosjekt Dieselstasjonen ferdigstilt per 31.12.2016. Endelig rapport levert. Noe arbeid, som avklaring mot POA og lokalstyre, er videreført i 2017. 6251 Truck til bruk på renseanlegget Prosjekt ferdigstilt. 6301 IKT-investeringer skolen Investeringer for 2016 gjennomført ihht budsjett. 6305 Utstyr Kulturhuset Prosjektet er ferdigstilt. Utstyr noe over budsjett, må sees i sammenheng med budsjett 2017. 6306 Kopimaskiner Prosjektet ferdigstilt. 6307 IKT - Nye ansatt-pcer Prosjektet ferdigstilt. 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget Overført noe budsjett til 2017, må sees i sammenheng med bruk og budsjett 2017. 6309 Noark 5 (arkivsystem) Milepæls- og aktivitetsplan forlenget til 1. kvartal. pga manglende leveranse 6312 Polarflokken - nytt kjøkken Prosjekt ferdigstilt. 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket 6316 Skolen - Garderobeløsning i korridorer barne- og ungdomstrinn Forventet utbetalt beløp ved sluttleveranse i henhold til inngått endringsordre inntil kr 200.000 Holder budsjett totalt, men det har blitt fakturert mer i 2016 enn antatt. Må sees i sammenheng med regnskap og budsjett 2017. Holder budsjett totalt, men det har blitt fakturert mer i 2016 enn antatt. Må sees i sammenheng med regnskap og budsjett 2017. Prosjekt ferdigstilt. 6317 Nye rørledninger Blåmyra Prosjektet er ferdigstilt. Ubrukte midler vil ikke bli benyttet. 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra Foreløpig ikke iverksatt Innhentet pris, blir dyrere enn antatt. Ikke kapasitet til gjennomføring pt. 33 87
Prosjekt Kommentar/tiltak 6319 Tråkkemaskin Prosjekt ferdigstilt. 6320 Tjenestebil Brann og redning Prosjekt ferdigstilt. 6322 Streamingløsning Prosjekt ferdigstilt. 6900 Egenkapitalinnskudd KLP KLP er et gjensidig selskap som er eid av kundene. Kunder i KLP har en plikt til å innbetale egenkapital når det er behov for dette. Behovet vil være årlig. Forventes utbetalt ila 1.halvår. TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 34 88
Note 12. Avslutta investeringsprosjekter 31.12.16 som har mer-/ mindreforbruk Tabellen viser investeringsprosjekter med mer (+) eller mindre (-) forbruk i fht revidert budsjett. Prosjekt Investering Revidert 2016 budsjett Avvik 6009 LOS-båt 71 166 569 000 497 834 6016 Dieseltank til tilbringertjenesten 792 096 800 000 7 905 6018 Forlengelse av Turistkaia 2016 4 147 070 4 000 000-147 070 6019 Ny strømforsyning Turistkaia 397 456 250 000-147 456 6050 Tjenestebil Havn 352 513 0-352 513 6051 Tjenestebil Eiendom 271 500 300 000 28 500 6061 Gangbro oppe ved skolen 938 700 800 000-138 700 6077 Rørkasser under skolen 54 240 0-54 240 6078 Tak Kullungen barnehage 153 018 200 000 46 982 6079 Heis Energiverket 866 574 1 173 000 306 426 6080 Styringssystem ventilasjon og varme 731 896 650 000-81 896 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning 297 128 345 000 47 872 6200 TA Energiverk - Utskifting panelvegger 20 145 21 000 855 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler 3 680 008 4 850 000 1 169 992 6205 TA Energiverk - Nye samleskinnevern - kabelavganger og koblingsan 874 573 862 000-12 573 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper 124 413 150 000 25 587 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 72 038 200 000 127 962 6209 TA Energiverk - Sperredamp-/ejektorkjøler for turbin 2 1 612 891 2 170 000 557 109 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer 3 218 5 000 1 782 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 2 246 124 3 219 000 972 876 6214 TA Energiverk - Smøreoljekjøler 724 181 1 072 000 347 819 6250 Forprosjekt dieselstasjon 431 933 1 000 000 568 067 6251 Truck til bruk på renseanlegget 17 400 50 000 32 600 6306 Kopimaskiner 60 138 60 000-138 6307 IKT - Nye ansatt-pcer 2 016 800 2 000 000-16 800 6312 Polarflokken - nytt kjøkken 416 937 400 000-16 937 6316 Skolen - Garderobeløsning i korridorer barne- og ungdomstrinn 96 788 200 000 103 212 6317 Nye rørledninger Blåmyra 1 027 250 1 300 000 272 750 6319 Tråkkemaskin 2 108 796 2 109 000 204 6322 Streamingløsning 136 575 100 000-36 575 TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan 35 89
Note 13. Investeringsprosjekter som videreføres til 2017 Investering Årsbudsjett Prosjekt 2016 Avvik 6000/ 6999 Tilknytningsgebyr/investering Vei 0 0 0 6001 Tilknytningsgebyr/investeringer Vann 10 011 0-10 011 6002 Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp 0 0 0 6003 Tilknytningsgebyr/investeringer Fjernvarme 1 150 345 0-1 150 345 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm 908 626 0-908 626 6005 HP avfall - Restavfallscontainere 559 050 1 040 000 480 950 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia 744 882 5 300 000 4 555 119 6020 Avgassrensing KliF 27 576 063 27 084 000-492 063 6023 Rehabilitering avfallsanlegg 209 953 500 000 290 047 6024 Utstyr avfallsanlegg 2 502 588 2 000 000-502 588 6035 Kjøp tjenesteboliger 14 845 482 15 000 000 154 518 6036 Utbygging Hotellneset 0 500 000 500 000 6041 HP avfall - Sigevannsrensing 155 801 250 000 94 199 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg 758 565 1 000 000 241 436 6060 HP vei - Asfaltering 12 555 1 500 000 1 487 445 6062 HP vei (fjernvarme sin andel) 12 555 0-12 555 6070 Nytt fyrhus H320 4 983 888 5 200 000 216 112 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. 3 877 547 4 421 000 543 453 6081 Slagg- og askedeponi 446 547 500 000 53 453 6085 Utbedring fundamenter boliger 161 375 200 000 38 625 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv 441 566 500 000 58 434 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper 3 637 159 2 392 000-1 245 159 6092 HP Vann - Manganfilter 81 143 84 000 2 857 6099 HP Vann - Ledning fram til energiverket 0 449 000 449 000 6100 HP Vann - Ledning Haugen 4 123 826 4 600 000 476 175 6102 HP Vann - Ledning til Bykaia 1 736 484 3 500 000 1 763 516 6103 HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) 16 398 163 20 000 000 3 601 837 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 505 997 500 000-5 997 6301 IKT-investeringer skolen 292 646 300 000 7 354 6305 Utstyr Kulturhuset 936 601 600 000-336 601 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget 777 000 100 000-677 000 6309 Noark 5 (arkivsystem) 1 684 888 2 000 000 315 112 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget 3 331 352 3 000 000-331 352 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket 320 685 200 000-120 685 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra 0 750 000 750 000 6900 Egenkapitalinnskudd KLP 175 687 160 000-15 687 TA = Tilstandsanalyse HP = Hovedplan RNB 2013 = Revidert nasjonalbudsjett 2013 Lokalstyret vil i egen sak i 2017 få seg forelagt forslag til finansiering av investeringsprosjekter som videreføres fra 2016 til 2017. Dette gjelder de investeringsprosjekter ikke har fått tilstrekkelig finansiering i budsjett 2017. 36 90
Note 14. Dekningsgrad for selvkosttjenester Noten omtaler tjenestene vann, avløp, renovasjon, fjernvarme, strøm, havn, byggesaksbehandling og eierseksjoner, kart- og oppmålingstjenester og vei. I hht Svalbardmiljøloven 72 og i forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard skal det gjennomføres selvkostberegninger for avløps- og avfallstjenestene. Fra 1.1.12 har lokalstyret hatt som intensjon at også beregning av gebyr for vann, strøm og fjernvarme skal følge samme krav til selvkost som avløp og renovasjon. Dette er også forutsatt i forbindelse med vedtak av budsjett 2016. Sammen med revisorer fra KomRev Nord, som innehar spesialkompetanse på området, har vi søkt å komme frem til en felles forståelse som ivaretar Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester og som samtidig tar hensyn til de spesielle forhold som knytter seg til Svalbard. Fra og med 2009 er selvkostberegningene beregnet etter en modell som innebærer følgende: Det er ikke beregnet kapitalkostnader på investeringer gjennomført før 2009. Årsak: Bydrift Longyearbyen AS (som hadde ansvaret for VAR-området før 2009) har ikke foretatt investeringer i VAR-området finansiert med annet enn tilknytningsinntekter, statstilskudd og tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre. Fra og med 2009 fikk Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF ansvaret for VAR-området. Fra samme tidspunkt er det beregnet kapitalkostnader på investeringer, enten de er finansiert med låneopptak eller med tilskudd fra LL. Tilknytningsinntekter er brukt til finansiering av investeringer i vann, avløp, fjernvarme og strøm i utbyggingsområder. Med virkning fra 18.6.14 ble kapittel 5 i gebyrregulativet om tilknytningsgebyr endret, slik at Longyearbyen lokalstyre (LL) i medhold av plan- og bygningsloven 18-1 krever at utbygger selv utfører bygging av vei, vann og avløp. For fjernvarme og strøm gjennomfører LL utbyggingen. Det beregnes ikke kapitalkostnader der tilknytningsinntekter brukes til finansiering av investeringer i utbyggingsområder. Tilknytningsinntekter og -kostnader regnkapsføres på det området de tilhører (vann, avløp, fjernvarme og strøm) og eventuelle avsetninger til fond er knyttet til det enkelte område fra og med 2011. Selvkostberegningene nedenfor viser: Om inntektene for det enkelte tjenesteområdet finansierer kostnadene med tjenesteområdet. Er dekningsgraden under 1, går tjenesteområdet med underskudd for det gitte år. Dekningsgrad over 1 viser overskudd for det gitte år. Negativt tall på linjen «Fond inkl. rente 31.12.» viser hvor stort fondet (sparepengene) til tjenesteområdet er. Fondet kan brukes til å betjene investeringer (dvs. renter og avdrag på lån) eller til å redusere gebyrene. Positivt tall på linjen «Fond inkl. rente 31.12» viser underdekning på fondet, dvs. hvilket beløp som er finansiert av Longyearbyen lokalstyres generelle økonomi. 37 91
Strøm - selvkostregnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 2013 2012 Direkte kostnader (eks. renter og avskrivninger) 49 158 193 52 904 151 50 120 102 48 347 102 41 386 659 Vedlikeholdskostnader ihht plan 42 603 006 13 066 811 25 999 290 4 223 987 14 124 288 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt** 4,50 % 1 185 278 1 645 208 1 819 283 3 417 121 3 472 071 Avsetning til vedlikeholdsfond 3 481 000 13 300 000 13 300 000 Avsetning til andre fond - 1 895 000 800 000 Kapitalkostnader tiltak i hht tilstandsanalysen og renseanlegg 2 514 000 Kapitalkostnader investeringer 1 746 511 2 756 968 2 311 048 2 077 222 1 976 235 Totale kostnader 100 687 988 72 268 138 80 249 723 72 165 432 74 259 253 Salg elektrisk kraft -56 883 497-49 747 345-49 129 505-48 858 122-45 180 183 Diverse inntekter -4 115 907-5 444 598-5 524 758-5 522 440-3 636 031 Salg av fjernvarme -12 360 000-12 000 000-12 000 000-12 600 000-9 948 000 Statstilskudd til vedlikehold og drift av renseanlegg -5 000 000-1 879 000 - Statstilskudd til utgifter med vedlikeholdsplan -23 659 000-1 895 000 Bruk vedlikeholdsfond - -11 486 000-4 223 987-15 425 000 Bruk andre fond - -1 116 000-1 008 000 Totale inntekter -102 018 404-70 965 943-78 140 263-72 320 549-75 197 214 Bruk (+) / avsetning (-) til driftsfond energiverket -1 330 416 1 302 195 2 109 460-155 117-937 961 Dekningsgrad 0,98 0,97 1,00 1,01 Akkumulert resultat*** 1 732 631 3 063 048 1 954 320 Akkumulert resultat som framføres til fremtidige år*** -1 695 578 2 111 279 1 741 029-155 117-937 961 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond 3 807 37 560 19 824-23 -22 886 Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) -1 691 770 2 148 839 1 760 853-155 140-960 847 *Fra og med 2014 er Energiverkets andel av personell i enhet Tekniske tjenester en del av de direkte kostnadene. Tidligere lå disse kostnadene inne i «Administrasjon LL» sammen med øvrige administrative tjenester fra LL. **Administrasjon LL er redusert med 1 mill ift beregningen ved bruk av satsen på 5% pga at enheten selv har administrativt personale. ***Lokalstyret har i budsjettet for 2016 forutsatt at vedlikeholdsplanen og kapitalkostnader til investeringer i hht tilstandsanalysen og investeringer i renseanlegget ikke skal påvirke strømprisen (dvs ikke være en del av selvkostberegningen). Vedlikeholdsplanen (tjeneste 28520) har et mindreforbruk i fht budsjett på ca 3,5 mill kr. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond. Kapitalkostnader knyttet til tilstandsanalysen og renseanlegget er beregnet til 2,5 mill kr. Oversikten viser at energiverket har et regnskapsresultat (overskudd) på kr. 1.330.416 i 2016. Om kapitalkostnadene til tilstandsanalysen og renseanlegget holdes utenfor ville energiverkets overskudd vært ytterligere 2,5 mill kr høyere, dvs kr. 3.844.416 (kr. 1.330.416 - kr. 2.514.000). Det beregnede overskuddet i 2016 bidrar til å dekke tidligere års framførte underskudd (kr. 2.148.840) samtidig som det kan avsettes kr. 1.695.576 - renter kr. 3.807 til selvkostfond. 38 92
Fjernvarme - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 2013 2012 Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) 12 352 925 8 509 753 7 696 069 6 470 464 6 546 459 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % 555 882 425 488 419 436 420 580 425 520 Kjøp av fjernvarme fra energiverket 12 360 000 12 000 000 12 000 000 12 600 000 9 948 000 Avsetning til fond til vedlikehold og rørkasser 2 369 000 2 464 000 Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) 1 053 880 656 427 526 841 516 873 489 548 Totale kostnader 26 322 686 21 591 668 20 642 346 22 376 917 19 873 526 Inntekter -22 618 567-23 205 247-22 177 994-22 397 885-21 165 055 Bruk (+) / Avsetning (-) til fond 3 704 119-1 613 579-1 535 648-20 968-1 291 528 Dekningsgrad 0,86 1,07 1,07 1,00 1,06 Akkumulert resultat -7 111 168-10 624 818-8 810 180-1 328 253-1 291 528 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond -150 582-190 470-201 059-39 050-15 757 Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) -7 261 751-10 815 288-9 011 239-7 274 532-1 307 285 Avvik mellom UB 2013 og IB 2014 pga at avskrivning 2012 på prosjektet Mengderegulering ikke var gjennomført og ble rettet i 2014 (kr 23.795). 2012 var første år med selvkostberegning for fjernvarme. Vann - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 2013 2012 Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) 5 590 545 5 977 470 5 702 077 5 525 461 4 678 093 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % 251 575 298 874 310 763 359 155 304 076 Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) 542 683 357 051 187 975 53 559 36 633 Totale kostnader 6 384 802 6 633 395 6 200 815 5 938 175 5 018 802 Inntekter -7 922 471-7 393 681-6 787 301-6 608 185-5 899 976 Bruk (+) / Avsetning (-) til fond -1 537 669-760 286-586 486-670 010-881 173 Dekningsgrad 1,24 1,11 1,09 1,11 1,18 Akkumulert resultat -4 590 689-3 002 154-2 194 340-1 561 933-881 173 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % Renter på fond -64 207-50 867-47 527-45 921-10 750 Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) -4 654 897-3 053 021-2 241 868-1 607 854-891 923 Avvik mellom UB 2013 og IB 2014 pga at anlegg Sigevannsrensing (C-4-47-3 og 4) er flyttet til renovasjon. 2012 var første år med selvkostberegning for vann. AVLØP - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 2013 2012 2011 Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) 3 084 037 2 920 505 3 624 372 4 301 738 4 091 030 4 359 774 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % 138 782 146 025 197 528 279 613 281 677 281 641 Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) 56 478 35 866 28 913 27 282 25 555 28 642 Totale kostnader 3 279 297 3 102 396 3 850 813 4 608 633 4 398 262 4 670 058 Inntekter -4 608 254-4 598 818-3 902 724-3 436 855-3 166 037-5 667 906 Bruk (+) / Avsetning (-) til fond -1 328 957-1 496 422-51 911 1 171 778 1 232 225-997 848 Dekningsgrad 1,41 1,48 1,01 0,75 0,72 1,21 Akkumulert resultat -3 597 366-2 239 479-725 566-637 682-1 751 686-2 905 924 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 2,50 2,94 2,44 3,24 Renter på fond -30 218-28 931-17 490-35 973-57 774-77 987 Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) -3 627 584-2 268 409-743 057-673 655-1 809 460-2 983 911 39 93
RENOVASJON - selvkostberegning Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 2013 2012 2011 Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) 12 273 347 11 338 074 10 583 755 9 884 106 9 224 025 9 504 988 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % 552 301 566 904 576 815 642 467 599 562 518 022 Garantisum avfallsdeponi (avsatt til fond) 180 000 175 000 170 000 165 000 160 000 155 000 Kapitalkostnader (avskrivinger og kalkulatoriske renter) 1 574 549 1 577 630 1 621 563 1 986 369 1 657 654 1 597 842 Totale kostnader 14 580 196 13 657 608 12 952 133 12 677 942 11 641 241 11 775 852 Inntekter hushold -5 163 186-5 292 797-5 161 442-5 364 730-4 578 452-3 344 000 Inntekter næring -11 039 619-12 683 979-10 866 023-10 106 316-9 168 106-7 624 455 Totale inntekter -16 202 805-17 976 776-16 027 465-15 471 046-13 746 558-10 968 455 Bruk (+) / Avsetning (-) til fond -1 622 609-4 319 168-3 075 332-2 793 104-2 105 317 807 397 Dekningsgrad 1,11 1,32 1,24 1,22 1,18 0,93 Akkumulert resultat -9 285 466-7 558 126-3 197 463-83 528 2 617 417 4 536 548 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % 2,94 % 2,44 % 3,24 % Renter på fond -77 998-104 732-41 495-38 603 92 159 150 218 Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) -9 363 464-7 662 857-3 238 958-122 131 2 709 576 4 686 766 1.209 kr i avvik mellom UB 2013 og IB 2014 skyldes overgang fra regnearkbasert anleggsoversikt til anleggsmodul i Visma. HAVN - selvkostberegning unntatt LOS-båt Regnskap Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) 11 192 915 9 160 407 9 513 994 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % 503 681 458 020 518 513 Bruk av fond LOS-båt* 235 938 Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) 2 103 016 1 334 763 1 313 816 Totale kostnader 14 035 550 10 953 190 11 346 323 Inntekter -16 411 003-10 576 521-11 589 410 Bruk (+) / Avsetning (-) til fond -2 375 453 376 669-243 087 Dekningsgrad 1,17 1,04 1,02 Bruk av havnefond i investeringsregnskapet 20 620 Akkumulert resultat -5 890 768-3 444 832-3 730 755 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,94 % 2,50 % Renter på fond -79 011-70 483-90 746 Fond inkl. rente (positivt tall = underdekning på fond) -5 969 779-3 515 316-3 821 501 2014 er første år at regnskapet til havn presenteres i en selvkostkalkyle i regnskapsdokumentet. Tjeneste 33005 - Lostjenesten - er valgt holdt utenfor selvkostberegningen fordi tjenesten ytes til kystverket i hht egen avtale. Avtalen ble iverksatt 1.4.15. Det føres eget regnskap for LOS-tjenesten (Se tabell under). I løpet av en 10- årsperiode skal avtalen økonomisk sett gå i null. * I 2016 gikk LOS-båt tjenesten med underskudd, dette dekkes inn av havnefondet. Elling Carlsen (LOS-båt) - selvkostberegning Regnskap Regnskap 2016 2015 Direkte kostnader (unntatt rente og avskrivninger) 2 474 919 1 393 700 Administrasjon LL, % av kjerneprodukt 4,50 % 111 157 0 Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) 2 182 971 2 179 631 Totale kostnader 4 769 047 3 573 331 Inntekter -4 276 726-3 829 714 Bruk (+) / Avsetning (-) til fond 492 321-256 383 Dekningsgrad Bruk av havnefond i investeringsregnskapet Akkumulert resultat 235 938-256 383 Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % Renter på fond 0 Fond inkl rente (positivt tall = underdekning på fond) 235 938-256 383 40 94
Andre tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetaling: 30201 Byggesaksbehandling, eierseksjonering Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader 554 172 632 594 493 271 Inntekter -379 486-371 938-320 183 Netto kostnad 174 686 260 656 173 088 30301 Kart- og oppmålingstjenester Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader 980 635 893 172 780 486 Inntekter -71 038-221 298-247 359 Netto kostnad 909 597 671 874 533 127 33201-33202 Veier Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Kostnader 8 742 922 10 319 564 7 408 500 Inntekter -5 812 204-5 627 561-5 440 089 Netto kostnad 2 930 718 4 692 003 1 968 411 Oversikten viser tjenestenes netto utgifter, dvs kostnader med tjenesten etter at gebyrinntekter er trukket fra. Lokalstyret har via bevilgninger i årsbudsjettet vedtatt at tjenestene skal delfinansieres av Longyearbyen lokalstyre. Note 15. Kortsiktige fordringer, kortsiktig gjeld, kasse og bankinnskudd Kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld Regnskap Regnskap 31.12.2016 31.12.2015 Kundefordringer 32 360 664 31 611 011 Avsetning tap (delkredere) Fordringer på ansatte 0 47 789 Interimskonto periodisering Positivt pensjonspremieavvik 3 184 078 4 213 927 Andre kortsiktige fordringer 18 366 479 1 432 547 Sum kortsiktige fordringer 53 911 221 37 305 274 Leverandørgjeld -18 950 330-27 280 330 Skyldig skattetrekk -8 817 238-8 318 701 Påløpte feriepenger -9 788 146-9 122 095 Negativt pensjonspremieavvik Annen kortsiktig gjeld -7 900 787-7 375 356 Sum kortsiktig gjeld -45 456 501-52 096 482 Økning i andre kortsiktige fordringer skyldes i hovedsak at vi har inntektsført et forsikringsoppgjør fra Gjensidige forsikring for erstatning etter skredet i 2015. Pengene er ikke utbetalt av assurandør. 41 95
Kasse og bankinnskudd Regnskap Regnskap 31.12.2016 31.12.2015 Kassebeholdning 32 372 32 474 Frie bankinnskudd: Bankinnskudd vedr. drift 117 725 150 165 078 591 Sum frie bankinnskudd 117 725 150 165 078 591 Bundne bankinnskudd Korkpenger 9 142 541 Skattetrekksmidler 8 817 238 8 318 798 Sum bundne bankinnskudd 17 959 779 8 318 798 Sum kasse og bankinnskudd 135 717 301 173 429 863 Note 16. Lønnsutgifter, godtgjørelser, antall ansatte. Lønnskontnader Regnskap 2016 Lønn faste stillinger inkl. faste tilllegg og feriepenger 79 227 423 Vikarlønn, ekstrahjelp, overtid, midlertidige ansatte mv. 19 708 809 Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 3 007 736 Godtgjørelse folkevalgte 1 828 858 Pensjonsinnskudd og trekkpliktig forsikring 13 930 401 Premieavvik 1 029 849 Oppgavepliktige ytelse i hht. Reiseregulativ 783 356 Sum lønnsutgifter totalt 119 516 432 Beløpene er hentet fra både drifts- og investeringsregnskapet. 2016 2015 2014 2013 Årsverk 171,6 165 161 170,5 Ansatte totalt 225 220 220 210 Faste ansatte 187 190 196 178 Vikar/engasjement 38 30 24 32 Kvinner 117 115 123 122 Menn 108 105 97 88 Sykefravær 3,60 % 4,10 % 5,40 % *Tallene for 2013 er fremkommet ved å summere tall fra Longyearbyen Lokalstyre, Bydrift KF, Kultur og fritidsforetak KF og Oppvekstforetak KF. Pr. 31.12.16 er 135 ansatte i 100 % stilling, øvrige ansatte har ulike stillingsbrøker. 42 96
Note 17. Opplysning om særforhold 19.12.15 gikk det et snøskred fra Sukkertoppen som førte til at 2 mennesker mistet livet og 11 hus (herav 5 tilhørende Longyearbyen lokalstyre (LL)) ble totalskadet. I tillegg ble det skader på infrastruktur som tilhører LL. Forsikringsoppgjøret etter skredet er ved avleggelsen av regnskapet for 2016 ikke klart. LL har mottatt et erstatningskrav etter skredet. Det pågår også en etterforskning for å avklare om straffbart forhold har funnet sted og hvem som i så fall er ansvarlig(e). I 2013 fikk NVE myndighet til å vurdere og forebygge for ras og flom på Svalbard. Høsten 2016 har NVE gjennomføre et pilotprosjekt for flomsikring av Longyearelva. I 2016 er det også gjennomført en ny skredfarekartlegging for Longyearbyen, Vestpynten-Bykaia, delområde i Todalen og delområder i Bolterdalen-Foxdalen. Snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred er kartlagt. Faresonekartene viser bl.a. områder som bør prioriteres med tanke på evt forebyggende skredsikringstiltak og sikringstiltak der bebyggelse eller næringer er skredutsatt. Hvilken rolle Longyearbyen lokalstyre og Næringsdepartementet som grunneier skal ha knyttet til sikringstiltakene er ikke avklart. Longyearbyen lokalstyre har gjort staten oppmerksom på at lokalstyret ikke selv kan håndtere etterslepet knyttet til bygninger og teknisk infrastruktur. Brukerbetalingen er i dag på et forholdsvis høyt nivå, på linje med de dyreste kommunene på fastlandet. Lokalstyret ser at brukerbetalingen og lånebyrden ikke kan fortsette å øke i takt med kostnadene til vedlikehold og oppgradering av infrastruktur. Dette vil føre til at etterslepet øker og at nødvendig rehabilitering må utsettes. Note 18. Spesifikasjon av uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner I revidert nasjonalbudsjett 2016 ble det bevilget 10 mill kroner til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen, som følge av skredet 19.desember 2015. Disse midlene fikk vi ikke benyttet i 2016, slik at de er satt av til bundet fond. Note 19. Vedlikeholdsforpliktelse Som et viktig ledd i å få oversikt over tilstander og vedlikeholdsbehov på teknisk infrastruktur er det utført tilstandsvurderinger. Følgende tilstandsvurderinger er gjennomført: Tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan for alle bygninger Tilstandsvurdering av fjernvarmerør og fundament primærnettet, aktivitetene er satt inn i fremtidig vedlikehold og investering og synliggjøres i selvkostberegningen. Tilstandsvurdering av prosessanlegget på energiverket med tilhørende vedlikeholdsplan Tilstandsvurdering av veier Tilstandsvurdering av tekniske bygg med anlegg Følgende tilstandsvurderinger gjenstår: Vann- og avløpsnettet Tilstandsvurdering sekundærnett fjernvarme Tilstandsvurderingene viser at det er et etterslep på vedlikehold av bygninger på ca 168 mill kr fra 2015. I 2016 har 6 boliger blitt pusset opp og 5 boliger malt utvendig. 5 spisshus er erstattet med 5 nye boliger. Deler av Næringsbygget ombygges til bibliotek. Polarflokken barnehage har fått nytt kjøkken. Totalt sett har dette redusert etterslepet med ca 12 mill kr. Det er planlagt oppstart på 5 43 97
boliger i et samarbeidsprosjekt på Elvesletta, som ferdigstilles høsten 2017. Grunnet boligmangel har 3 familieboliger blitt innleid eksternt. For energiverket vil Longyearbyen lokalstyre klare å gjennomføre verdibevarende vedlikehold gitt at dagens vedlikeholdsplan fortsetter de kommende årene. Veigebyret Longyearbyen lokalstyre tar inn er for lavt til å kunne dekke drift og vedlikehold av veier etter gitte standarder. Hovedplan vei tar for seg fremtidig investeringsbehov knyttet til vei. Investeringsbehov er avdekket men ikke fullfinansiert. Avfallsplanen tar for seg fremtidige behov knyttet til avfallshåndtering, investeringer er avdekket, men alt er ikke finansiert. Avfallsplanen revideres i 2017. Hovedplan vann tar for seg fremtidig investeringsbehov knyttet til vannforsyning. Investeringsbehov er avdekket, men ikke fullfinansiert. Note 20. Vesentlige avvik mellom driftsbudsjett og driftsregnskap. Det er noe avvik mellom regnskap og budsjett, jfr oversiktene Regnskapsskjema 1 A og Regnskapsskjema 1 B. De vesentligste avvikene kan forklares slik: Regnskapsskjema 1 A: Enhet Netto finansinntekt/utgift Til bundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Overført til investeringsregnskapet Kommentar til avviket: Sammensatt av noe lavere renteinntekter på bankinnskudd og noe høyere avdragskostnader, men samtidig lavere rente på lån enn budsjettert. Renter på korkpengefondet og renter på selvkostfond avsettes til sine respektive bundne driftsfond. Renter og avdrag på lån til kulturhuset betjenes av korkpengefond. Renter og avdrag på lånet ble lavere enn budsjettert. Overføring ikke gjennomført da det ikke ble nødvendig for å fullfinansiere investeringsregnskapet. 44 98
Regnskapsskjema 1 B: Enhet Kommentar til avviket: Mindreforbruket skyldes lavere kostnader til politisk aktivitet og kontrollutvalget Politisk virksomhet enn budsjettert. Merforbruket skyldes kostnader til juridisk bistand for oppfølging av saker i Administrasjonssjef m/stab etterkant av skredulykken 19.12.2015. Merforbruket skyldes i hovesak IKT, flere lisenser (mange nye maskiner) og mer Økonomi og IKT bruk av konsulenttjenester enn forutsatt. Mindreforbruket skyldes i hovedsak at det ikke prioriteres anskaffelse og utskifting av møbler/inventar på Næringsbygget når vi er i en ombyggingsfase, slik også var tilfelle i 2015. På grunn av stor utskifting av ledere, tillitsvalgte, AMU medlemmer og verneombud, er også noe kurs/opplæring forskjøvet til Personal og organisasjon 2017. Mindreforbruket skyldes blant annet at Store Norske tok ansvar for utarbeidelse av delplan Hotellneset. Delplan sentrumsområdet er ikke ferdigstilt og det vil komme utgifter knyttet til denne planen også i 2017. Oppstart boligplanlegging er utsatt. Dette førte til mindre konsulentbruk enn budsjettert. Enheten ble etablert i 2016 og noe av avviket kan nok skyldes usikkerhet om faktiske Plan og utvikling kostnader for drift av enheten. Merforbruket skyldes i hovedsak oppgradering av tjenesteboliger. Her har vi hatt oppstartkostnader på innkjøp av verktøy, utstyr, kontorplass o.l. til egne snekkere. Samt utført mer omfattende oppussing enn tidligere på boliger. Kr.450.000,- i innleie av boliger i forbindelse med skred og mangel på boliger. Kr. 500.000,- i reparasjoner etter vannlekkasjer, tette avløp, feil på tekniske annlegg, brannalarm o.l. Innkjøp av mer møbler til Blåmyra enn planlagt. Inntektssiden er omtrent som budsjettert totalt sett. Mindreforbruk på bygg kultur og merforbruk på bygg oppvekst. Merforbruket på bygg oppvekst er oppgraderinger på den gamle brannstasjonen pga vidergående skole, HMS tiltak på Kullungen barnehage, mer omfattende oppussing av ungdomsklubben enn Eiendom forutsatt. Merforbruket skyldes i hovedsak merkostnader til barnevern. Vi har hatt 2 stillinger på barnevern hele 2016 uten at budsjettet ble korrigert. På barnevernstiltak for barn som bor hjemme var det ikke budsjettert noe. Her har vi Barn og unge hatt utgifter til innleie av sakkyndig/ konsulenttjenester. Enheten sett under ett har et merforbruk og dette skyldes i hovedsak utskifting av varmekabler under Svalbardhallen, svikt i inntektene på Galleri Svalbard, uforutsette flyttekostnader, lavere billettinntekter og sponsorinntekter, høyere strømkostnader og husleie biblioteket. I tillegg har Kulturskolen hatt høyere lønnskostnader, men dette ble "dekket" ved lavere lønnskostnader på kultur Kultur og idrett felles. Tross noe merforbruk på videregående avdeling som forutsatt, går vi ut med et mindreforbruk. Dette skyldes at vi har hatt delvis vakante stillinger i perioder av året. Kr. 200.000,- av mindreforbruket skyldes også lavere kostnader innenfor strøm og fjernvarme. Vi antar at dette skyldes at 2016 har vært et mildt år sett Longyearbyen skole over ett. I tillegg har enheten hatt et nælternt forbruk. Longyearbyen barnehage Mindreforbruket skyldes at avdeling Rypa ble stengt den 1.7.2016. Mindreforbruket kan sees i sammenheng med at inventar og pedagogisk materiell ble flyttet fra Longyearbyen barnehage til Kullungen barnehage, samt Kullungen barnehage noe redusert bemanning. Merforbruket skyldes i hovedsak svikt i inntektene (mange små barn som teller Polarflokken barnehage to plasser, men betaler for en). Mindreforbruk skyldes mindre utgifter til strøing av veier og driftstiltak på veier Tekniske tjenester som ikke er gjennomført i påvente av arealplanen. Brann og redning Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. 45 99
Enhet Energiverket Longyearbyen havn Finans Kommentar til avviket: Energiverkets regnskap viser balanse pr.31.12.2016. I budsjettet var det forutsatt en netto utgift på ca. 4,5 mill.kroner. Hovedårsaken til at regnskapsresultatet ble bedre enn budsjettert skyldes høyere inntekter, ca. 2,2 mill.kroner. Samt lavere kapitalkostnader, spesielt knyttet til investeringer i renseanlegget og til investeringer i hht tilstandsanalysen. I tillegg ble utgiftene til vedlikeholdsplanen ca 3,4 mill. kroner lavere enn budsjettert. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond (til bruk senere år). Regnskapet viste ett mindreforbruk på kr. 2,4 mill. Dette er satt av til bundet fond. Mindreforbruket skyldes i hovedsak høyere inntekter enn forutsatt i budsjett. Avviket her er består av mange deler og består av føringer som er vanskelig å forutse/budsjettere. Alle finanstransaksjoner gjennomføres her, alt fra renteinntekter til avskrivninger og avsetning til fond (bla selvkost). Note 21. Spesifikasjon av regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet Regnskapsmessig merforbruk Regnskap 2016 Budsjett 2016 Regnskap 2015 Tidligere års mindreforbruk -3 832 024-12 491 171-12 491 171 Årets disponering av tidligere års mindreforbruk 3 832 024 12 491 171 12 491 171 Nytt mindreforbruk i regnskapsåret -7 140 281 - -3 832 024 Totalt mindreforbruk til disponering -7 140 281 - -3 832 024 Det foreslås at regnskapsmessig mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond. 46 100
101
102
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/1753-5-004 Sissel Helen Hultgren 19.04.2017 Årsberetning 2016 for Longyearbyen lokalstyre Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/32 23.05.2017 Lokalstyret 26.06.2017 Anbefaling: Årsberetning for 2016 godkjennes. Saksopplysninger: I henhold til lovverket skal det utarbeides en årsberetning for Longyearbyen lokalstyre som legges fram til behandling i lokalstyret samtidig med årsregnskapet. Årsberetningen skal gi informasjon om forhold som er viktige for å bedømme den økonomiske statusen i virksomheten. Den skal også redegjøre for tiltak og aktiviteter som er gjennomført i løpet av året, samt om andre forhold som er av vesentlig betydning for Longyearbyen lokalstyre. I årsberetningen er det som tidligere tatt inn en kommentar fra lokalstyrets leder, oversikt over medlemmer i lokalstyret og underutvalgene. Årsberetningen trykkes opp og sendes ut til alle husstandene i Longyearbyen, og den vil bli delt ut som informasjon til publikum og besøkende. Årsberetningen brukes også i forbindelse med rekruttering og i annen kommunikasjon med omgivelsene. Vurdering: Administrasjonssjefen mener at årsberetningen gir et korrekt bilde av aktiviteten i 2015.. Vedlegg 1 Årsberetning 2016 103
ÅRSBERETNING 2016 UNIKT, TRYGT OG SKAPENDE 104
INNHOLD LOKALSTYRELEDERENS KOMMENTAR... 3 MÅLOPPNÅELSE... 16 POLITISK ORGANISERING... 6 Rammer for virksomheten... 6 Politisk struktur... 6 Lokalstyret... 6 Administrasjonsutvalget (AU)... 6 Teknisk utvalg (TU)... 7 Oppvekst- og kulturutvalget (OKU)... 7 Partssammensatt utvalg... 7 Ungdomsråd... 8 Barnetalsperson... 8 Antall politiske saker til behandling... 8 Offentlig spørretid... 8 ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR... 9 SAMFUNNSUTVIKLING... 11 Longyearbyen lokalstyre... 11 Ny Svalbardmelding... 11 Et levedyktig familiesamfunn... 11 Lokalsamfunnsplan... 11 Arealplanlegging... 12 Havnestrategi... 12 STYRING OG LEDELSE... 13 Administrativ organisering... 13 Administrativ organisering pr 31.12.2016:... 13 Åpenhet og tilgjengelighet... 13 Etikk... 13 Likestilling... 14 Internkontroll... 14 HMS og sykefravær... 14 Målstyring... 14 Økonomi... 14 Beredskap... 15 NØKKELTALL... 19 KOMMENTARER TIL REGNSKAPET... 20 Regnskapsresultat... 20 Forklaring på avvik:... 20 Netto driftsresultat... 21 Lånegjeld... 22 Fond... 23 Investeringer... 23 Oppsummering... 23 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE... 25 Økonomi og IKT... 25 Personal- og organisasjon... 26 Plan og utvikling... 27 Eiendom... 28 Tekniske tjenester... 30 Brann og redning... 31 Energiverket... 33 Longyearbyen havn... 35 Barn og unge... 37 Kultur og idrett... 39 Longyearbyen skole... 41 Kullungen barnehage... 43 Polarflokken barnehage... 44 UTGIVELSE AV BOK OM LONGYEARBYEN SKOLE... 45 KORKPENGETILDELING 2016... 46 Korkpenger... 46 Tildeling av korkpenger for 2016:... 47 Foto forside- stort bilde: Tine Mari Thornes Alle små bilder: Elin Dolmseth Alle bilder bakside: Dag Arne Husdal Grafisk produksjon: Andvord Grafisk AS 105
LOKALSTYRELEDERENS KOMMENTAR 3 Formålet med Longyearbyen lokalstyre er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig lokalt folkestyre i Longyearbyen, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesinteressene innenfor rammen av norsk svalbardpolitikk, og med sikte på en miljøforsvarlig og bærekraftig utvikling av lokalsamfunnet. Vi skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Dette kan høres ut som flotte ord, men det er en av formålsparagrafen til Longyearbyen lokalstyre vedtatt av Stortinget. Det forplikter Lokalstyret og det forplikter Stortinget. Arbeidet med den nye Svalbardmelding var et politisk fokusområde i 2016 med bred involvering. Både lokale og nasjonale politikere, næringslivsaktører, ulike interessegrupper og folkemøter viste engasjement og satte sitt preg på innholdet. Den ble behandlet av Stortinget høsten 2016 og vi ser ut fra både meldingen og merknader at det nytter å involvere seg. Mest fornøyd er jeg med at funnene i rapporten fra Norges vassdrags energi (NVE) skal følges opp. Den inneholder en skredfarekartlegging for bl.a. Longyeardalen med fokus på snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred faresoner. Med det tragiske 2015 raset fersk i minne, klimatiske endringer og stadige evakueringer så har vi dårlig tid. De hyppige evakueringene er en stor slitasje på befolkningen og på de organisasjonene som skal håndtere dette. En far fortalte meg at han vurderte hvilken side av huset han skal legge barna på om natten og andre sover med «evakuerings bag» på de dagen de tror det blir evakueringer. Sånn skal vi ikke ha det. Trygghet er en forutsetting for samfunnsbygging. Både Lokalstyret, Sysselmannen, grunneier, festere, forsikringsselskap og storsamfunnet gjennom budsjettvedtak i Stortinget, spiller en viktig og avgjørende rolle for om vi skal lykkes. Dette blir et viktig arbeids- og fokusområde for 2017. Fra behandlingen av Svalbardmeldingen er jeg også tilfreds med at Utenriks- og forsvarskomiteen og Nærings komiteen uttrykte at konseptvalgsutredingen (KVU) for ny havn i Longyear byen skal følges opp. KVU må også sees på som en honnør til lokalt pågangsmot og innovasjon. Og selv om ny havn har vært tema over flere år, ble det klart at den tidligere summen i nasjonal transportplan (NTP) på omlag 200 millioner må justeres, slik at den er mer i stil med både KVU og den nylige vedtatte Svalbardmeldingen. Det har med andre ord vært et høyt aktivitetsnivå også i år. Det er registret 268 saker til politisk behandling, noe som er en oppgang fra i fjor. Takk til samtlige politikere og til administrasjonen for godt utført jobb. Longyearbyen er ikke et livsløpssamfunn, og det er klare rammer for hvilket tjenestetilbud som skal være tilgjengelig og Lokalstyreleder Arild Olsen. Foto: Tine Mari Thornes dette reflekteres av det lave skattenivået for øygruppen. Samtidig sier Svalbardmeldingen at det er viktig å legge til rette for at Longyearbyen også fremover skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier, og det skal fortsatt satses på forskning, høyere utdanning, reiseliv samt annen variert næringsvirksomhet. For å få dette til er det viktig at lokale folkevalgte diskuterer, vurderer og gir tilbakemeldinger rundt hvordan statlige verdier skal forvaltes i byen vår. Særlig forhold knyttet til fordeling av ressurser, makt- og/eller myndighet som påvirker handlingsrommet man har lokalt til å innfri innbyggerens rettmessige forventinger. Jeg foretrekker en mest mulig demokratisk modell der lokale politikere jobber for best mulig utnyttelse av felleskapets ressurser, og har størst mulig påvirkningsmulighet på utviklingen i Longyearbyen. Politikk er ikke å ville, det er å skape. Det handler om samfunnsutvikling og da må man ha reell påvirkning. For at statens og våre mål i Svalbardmeldingen skal kunne nås mener jeg at de er en forutsetning at Longyearbyen lokalstyre har gode nok økonomiske rammebetingelser, som gjør det mulig å videreutvikle og levere gode tjenester som er i tråd med meldingsarbeidet og dine forventinger som innbygger. Selv om vi har robust økonomi i dag, er det fremover noen store investeringer som må gjennomføres og hvorpå det er en forutsetning at staten bidrar. Dette gjelder først og fremst si- LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 106
4 kringstiltak for bebyggelse og den videre finansieringen av vedlikeholdsplanen på energiverket. Dette er de to desidert største premissgiveren for økonomien og fremtidig tjenesteproduksjonen for innbyggerne. Dersom staten ikke vil bidra på de to prosjektene som må gjennomføres, vil tjenesteproduksjon og Longyearbyen lokalstyret sin økonomiske situasjon bli betydelig utfordret. Som følge av nedbemanningen i Store Norske sin gruvedrift i Svea, trodde de fleste dette ville ramme Longyearbyen hardt, og vi økte derfor tempoet for omstilling av samfunnet betydelig. Det ble gitt tiltakspakker for ulike formål og Innovasjon Norge etablerte seg med eget kontor og friske midler. Som følge av høyere uttak av kull, økte også bemanningen i Gruve 7. Det har vært en samlet vellykket strategi, og konsekvensene av nedskaleringen har ikke slått til i sin verste tenkelig form. Uansett hva som er årsaken, så er det et faktum at hverken befolkningen eller næringslivet har stagnert som antatt. Tvert om har befolkningen og antall nye bedrifter økt. Det foregår en fortsatt styrking av det eksisterende næringslivet, særlig innfor reiseliv. Det har heller ikke vært en vesentlig nedgang i antall barn i skole og barnehage. Det er forventet 28 elever for neste års 1. klasse trinn. Det er svært bra i Longyearbyen sammenheng. Selv om Longyearbyen har taklet nedskaleringen av gruvedriften godt, står utfordringen i kø. Vi må ha fokus på å finne varige robuste løsninger som står seg i fremtiden. Vi må fortsatt fokusere på og holde oppe trykket på omstilling, tilrettelegge for nye næringer og bedre rammevilkår for det eksisterende. Et av målene er å bryte ned den tradisjonelle pilartekning som samfunnet har basert seg på, slik at vi ikke er totalt avhengig av hverken kull, turisme eller forskingen. På den måten er vi bedre rustet når lavkonjekturer vil treffe den ene eller andre næringen. Dette betyr ikke at det er et mål at gruvedriften skal opphøre, vi er bare blitt mindre avhengig av den. Samtidig er det verdt å merke seg at noe av styrken til Longyearbyen er den svært varierte kompetansen vi innehar. Vi skal lete lenge etter en kommune på fastlandet med 2150 mennesker som kan vise til et eget universitet, gruvedrift og industriell rom relatert aktivitet i tillegg til alt det andre. Kompetansen byen besitter strekker seg fra en klassisk professor til en typisk industriarbeider og alt midt mellom. En slik sammensatt kompetanse har en enorm verdi for oss som samfunn. Longyearbyen lokalstyre har ansvar for arealplanlegging innenfor Longyearbyen planområde. I løpet av 2016 har arbeidet med rullering av arealplanen for hele Longyearbyen planområde hatt mye fokus. Det har vært bred involvering i prosessen og to høringsrunder for å sikre tilstrekkelig medvirkning. Også i planarbeidet er det nye hensyn å ta med tanke på ønsket samfunnsutvikling, klima og utfordringer på bolig siden. Arktisk infrastruktur er krevende. Stedlige masser som er brukt til vei og fyllinger er ikke av samme kvalitet på liknende prosjekter på fastlandet. Dette fungerte greit i et tørt og kaldt klima med permafrost og lite belasting. Nå går vi inn i en periode der man forventer fortsatt temperaturøkning, mer nedbør og dermed økt potensiale for erosjons- og setningsskader på infrastrukturen. Samtidig blir vi flere mennesker som øker den totale belastingen. Dette setter infrastrukturen ytterligere under press og vil stille strengere krav til fremtidig byggeskikk og krevende prioriteringer. I 2016 er det gjennomført flere store og små prosjekter i regi av Longyearbyen lokalstyre. Det største og et av de viktigste prosjektene var å bygge nytt overløp på «Isdammen» som er Longyearbyens eneste drikkevannskilde, med en kostnadsramme på i underkant av 20 millioner. Det nye overløpet er tilnærmet vedlikeholdsfritt og sikrer at vannstanden holdes fast gjennom året også i flomsituasjoner. I tillegg er dammen forhøyet for å forhindre dambrudd ved store nedbørsmengder og utvasking av veien. Det gjøres mye godt arbeid med arktisk infrastruktur. Kulturhovedstaden Longyearbyen har hatt et høyt aktivitetsnivå innenfor kunst, idrett og kultur også i 2016. Det er en politisk målsetting at vi skal tilby et godt og variert tilbud til et rimelig pris, slik at flest mulig kan delta på sin måte. Det er verdt å merke seg at ombyggingen av Næringsbyggets første etasje til bibliotek i tilknytting til kulturhuset hadde bred tverrpolitisk oppslutning. Det lover godt for fremtiden når vi skal ha nye gode diskusjoner om hvordan vi kan sikre tilbudet innenfor kunst, idrett og kultur. Det aktivitetsnivået vi har gir seg ikke selv. Det krever både politisk mot og vilje, og godt samarbeid med ulike private initiativ, og med alle lag og foreninger. For det er krevende å balansere budsjettet med kostnadsutviklingen og aktivitetsøkningen i samfunnet. En annen absolutt forutsetning for at dette tilbudet også skal stå seg for fremtiden er at det blir brukt. Det er tilfredsstillende at oppslutningen omkring vårt kultur- og idrettstilbud er stabilt med ca. 120.000 besøkende i løpet av et år. Det er høyt med tanke på at vi er 2150 innbyggere. Det er svært mange privatpersoner som bidrar innen både kunst, idrett og kultur. Frivilligheten er formidabel og er helt avgjørende for det mangfoldet vi har i Longyearbyen. Vi må påse at denne frivilligheten har gode nok rammer rundt seg og at den oppleves som rettferdig. Rammebetingelsene må ikke skape grobunn for å sette den ene aktiviteten opp mot den andre. Vi skal ha både kunst, kultur og idrett og mye av det! I en by med 2150 mennesker fordelt på 51 nasjoner er dette også viktige sosiale møteplasser for sameksistens og integrering. I år som i fjor har vi hatt gleden av flere gode arrangement av lokalbefolkningen. Ingen nevnt og ingen glemt. Men tusen takk til alle for at dere gir oss andre en bedre folkehelse, fantastiske opplevelser og at dere bidrar til at Longyearbyen blir en enda bedre plass å bo. Både skole og barnehage driftes godt og oppleves generelt som et godt sted for læring. Vi har et mål om full barnehagedekning og en forutsigbarhet i både barnehagen og i skolen. I et samfunn som har svært høy grad av sysselsatte, er full barnehagedekning og skole med skolefritidsordning en absolutt forutsetning. For foreldre er det viktig med forutsigbarhet for barna, fra barnehage og til de går ut av skolen. I motsetning til resten av landet, er det svært vanskelig å spå størrelse og behov på fremtidige årskull. Sett slik er målene om både full barnehagedekning og forutsigbarhet krevende LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 107
5 og svært ambisiøse målsettinger. Det kan sikkert debatteres om vi har lyktes, men det jobbes mye med målsetningen. Det er for eksempel et politisk ønske om en samlokalisering av det fremtidige barnehagetilbudet, der hovedmotivet ikke er å spare penger, men et ønske om både forsvarlig og god drift, i tillegg til mulighet for fleksibilitet i en uforutsigbar tilværelse. At det jobbes med etablering av et mer forutsigbart yrkesfagstilbud er et annet eksempel. Men det skjer mye spennende i skolesektoren, så her vil ting endre seg. De overordnede målene må likevel ligge fast. Jeg mener vi har muligheten og vi har et godt utgangspunkt for å lykkes. Selv var jeg så heldig å bli invitert på juleverksted på skolen. Det var et flott opplegg og det blir utvilsomt gjort veldig mye rett. Her var barna satt sammen i ulike aldersgrupper, hvorpå de roterte rundt på store deler av skolen og deltok på ulike poster. Fra håndarbeid, julebakst, lys støpning til kahoot. Hvor jeg enn stoppet opp var stemningen god. Både store og små var tydeligvis vant til å ta vare på hverandre. Det var en veldig fin opplevelse. Tusen takk til skolen. Men også på den flotte skolen vår er det noen elever som sliter med fag, andre med fraværet og noen blir mobbet. Skolen vår skal være mobbefri. Her har alle et ansvar, også de foresatte. Det å bry seg om akkurat ditt barn er også å bry seg om andres. Vi må tørre å stille de vanskelige spørsmålene, selv om ting tilsynelatende er bra. Mobber mitt barn? Kjenner mitt barn noen som mobber? Tør ikke mitt barn å bry seg eller være en venn fordi de er redde for å bli mobbet selv? Barnet ditt er svært viktig for skolen og miljøet. Skolen skal ha systemer som ivaretar og forebygger, men vi har alle et ansvar for å bidra til at skolen er mobbefri. Til slutt vil jeg rette en stor takk til befolkningen, samarbeidspartnere, ansatte og øvrige politikere for et godt samarbeidsklima. Vi bor i en kunnskapsrik og omsorgsfull by! En ekstra takk til Sysselmannen, Svalbard kirke, UNN og Røde kors for godt samarbeid i en krevende tid. Longyearbyen, februar 2017 Arild Olsen Lokalstyreleder Fakkeltog 1.års markeringen av raset. Foto: ukjent Lokalstyreleder Arild Olsen taler i forbindelsen med markeringen «En hyllest til samholdet». Foto: Roger Zahl Ødegård LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 108
6 POLITISK ORGANISERING Rammer for virksomheten Longyearbyen lokalstyres virksomhet reguleres av Svalbardlovens kapittel 5. Longyearbyen lokalstyres ansvarsområde er avgrenset til Longyearbyen planområde. Innenfor sitt geografiske ansvarsområde kan Longyearbyen lokalstyre drive virksomhet av allmenn interesse som ikke ivaretas av staten, og Longyearbyen lokalstyre har ansvaret for all infrastruktur som ikke er tillagt staten eller andre. Ved utgangen av 2016 hadde lokalstyret følgende sammensetning: Arbeiderpartiet Arild Olsen Bente Næverdal Odd Gunnar Brøto Braaten Elise Strømseng Marcus Mikalsen Høyre Torgeir Prytz Kjetil Figenschou Stein-Ove S. Johannessen Khanittha Sinpru Geir Hekne Miljøpartiet de grønne Helga Bårdsdatter Kristiansen Espen Klungseth Rotevatn Venstre Eirik Berger Kristin Furu Grøtting Terje Aunevik Politisk struktur Politisk organisering pr 31.12.2016: Oppvekst- og kulturutvalg Ad hockomitè(er) Lokalstyret Sysselmannen har fylkesmannsmyndighet i forhold til Longyear byen lokalstyre. De særskilte forholdene på Svalbard medfører at det også løpende kontakt gjennom året mellom Longyearbyen lokalstyre og Polaravdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet. Administrasjonsutvalg Kontrollutvalget Teknisk utvalg Administrasjonsutvalget (AU) I Svalbardloven er det bestemt at lokalstyret skal ha et administrasjonsutvalg som skal behandle forslag til økonomiplan og årsbudsjett. Videre avgjør administrasjonsutvalget selv, eller innstiller for lokalstyret, saker av tverrsektoriell karakter, økonomi- og finansforvaltningssaker, tilskudd til næringsformål, skjenkebevillinger, høringsuttalelser, samt saker som ikke naturlig hører inn under andre utvalg og andre saker som lokalstyrelederen velger å forelegge for utvalget. AU kan når det er nødvendig også treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av lokalstyret der det ikke er tid til å innkalle lokalstyret. Administrasjonsutvalget representerer ofte lokalstyret i møter med stortingskomiteer, departementer og Sysselmannen. Utvalget har 5 medlemmer, og består av: Partssammensatt utvalg Lokalstyret Lokalstyret er Longyearbyen lokalstyres øverste organ (tilsvarende et kommunestyre) og treffer vedtak på vegne av Longyearbyen lokalstyre så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Lokalstyret behandler alle saker av prinsipiell og overordnet karakter, mens enkeltsaker og mindre prinsipielle saker er delegert til faste underutvalg eller administrasjonen. Lokalstyret velger selv, blant sine medlemmer, leder og nestleder. Vervet som leder av lokalstyret er på fulltid og nestledervervet er 50% årsverk, sistnevnte dedikert i hovedsak til næringslivspolitikk. Medlemmer: Varamedlemmer: Arild Olsen (leder) Ap 1 Terje Aunevik V Eirik Berger (nestleder) V 2 Elise Strømseng Ap Kristin Furu Grøtting V 3 Espen Klungseth MDG Rotevatn Helga Bårdsdatter MDG 4 Bente Næverdal Ap Kristiansen 5 Odd Gunnar Brøto Braathen Ap Kjetil Figenschou H 1 Torgeir Prytz H 2 Khanittha Sinpru H 3 Stein-Ove H Johannessen 4 Geir Hekne H Lokalstyret består av 15 medlemmer, og følgende partier/lister er representert i valgperioden 2015-2019: Arbeiderpartiet (AP) 5 medlemmer, Høyre (H) 5 medlemmer, Venstre (V) 3 medlemmer og Miljøpartiet de grønne (MPG) 2 medlemmer. Arild Olsen (AP) er valgt som lokalstyreleder og Eirik Berger (V) er valgt som nestleder. Administrasjonsutvalgets medlemmer utgjør også Longyearbyen lokalstyres valgstyre. Teknisk utvalg (TU) Teknisk utvalgs oppgave er, innenfor rammene som er satt av lokalstyret, å forme tjenestetilbudet innen fagfeltene vei, vann/ avløp, renovasjon, eiendomsforvaltning, energiproduksjon/ LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 109
7 distribusjon, havnetjenester, brann/beredskap, byggesaksbehandling, oppmåling og plansaker. Longyearbyen lokalstyres myndighet etter svalbardmiljøloven er delegert til teknisk utvalg, og utvalget er tillagt oppgaven som fast utvalg for plansaker. Videre er utvalget delegert Longyearbyen lokalstyres myndighet etter byggesaksforskriften og forskrift om brannvern. Teknisk utvalg har 7 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Robert Nilsen V 1 Anne Line Pedersen V Ingrid Vinje V 2 Ottar Svensen Ap Benjamin Vidmar MDG 3 Anders Lindseth V Bente Næverdal Ap 4 Svein Jonny Ap Albrigtsen Odd Gunnar Brøto Ap 5 Espen Klungseth MDG Braathen Rotevatn Torgeir Prytz H 6 Tone Løvberg Ap Stein-Ove Johannessen H 7 Kristin Furu Grøtting V 8 Gustav Halsvik Ap Torgeir Prytz H 1 Trond Erik Johansen H Stein-Ove Johannessen H 2 Gerd Ljunggren H 3 John Einar Lockert H 4 Merete Nordheim H 5 Khanittha Sinpru H Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) Oppvekst- og kulturutvalgets oppgave er, innenfor rammene som er satt av lokalstyret, å forme tjenestetilbudet innen fagfeltene skole, barnehage, idrett, kultur, ungdomstilbud, folkebibliotek og andre saker som grenser inn mot idrett, kultur og familiesamfunnet. Videre skal utvalget ivareta Longyearbyen lokalstyres interesser innenfor Kåre Tveter-samlingen, Svalbardsamlingen, Svalbardhallen og Svalbard museum. Det er også OKU som vedtar tildeling av «Korkpenger» (tilskudd til lag- og foreninger m.fl.) og som forestår utdelingen av Tyfusstatuetten og Ungdommens kulturstipend. Oppvekst- og kulturutvalget har 7 medlemmer, og består av: Medlemmer: Varamedlemmer: Kristin Furu Grøtting V 1 Steve Torgersen V (leder) Espen Klungseth MDG 2 Lasse Stener V Rotevatn (nestleder) Hansen Eivind Trondsen V 3 Tone Løvberg Ap Elise Strømseng Ap 4 Helga Bårdsdatter MDG Kristiansen Bente Næverdal Ap 5 Wiggo Lund Ap Khanittha Sinpru H 6 Fred Skancke V Hansen Torstein Lilleeng H 7 Merete Nordheim Stein-Ove Johannessen Stig Onarheim Geir Hekne Partssammensatt utvalg I henhold til Hovedavtalens Del B 4 skal det være et partssammensatt utvalg for behandling saker som gjelder forholdet mellom Longyearbyen lokalstyre som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget behandler saker som gjelder overordnet personal- og organisasjonspolitikk, arbeidsgiverpolitikk, personalpolitiske retningslinjer og andre saker som etter lov og avtaleverk skal behandles i partssammensatt utvalg. Utvalget består av administrasjonsutvalgets medlemmer med tillegg av to representanter som er valgt av og blant de ansatte. Ansatterepresentanter i 2016 er Aimee Adamiak og Kjell Hauso. H H H H Ideverksted sentrumsplan. Foto: Sophie Cordon LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 110
8 Ungdomsråd Ungdomsrådet skal ivareta ungdommens interesser og sikre dialogen mellom ungdommen og Longyearbyen lokalstyre. En representant fra ungdomsrådet har møte-, tale- og forslagsrett i lokalstyret, administrasjonsutvalget, oppvekst- og kulturutvalget og teknisk utvalg. Ungdomsrådet peker selv ut sine representanter til disse organene. I 2016 var følgende ungdomsrepresentanter representert i de ulike utvalgene i Longyearbyen lokalstyre: Lokalstyret: Malin Alekandersen (vara: Teodor D. Knutsen) AU: Peder Ringheim (vara: Siri Kolbeinsen) TU: Øyvind Fæste (vara: Teodor D. Knutsen) OKU: Martin Higraff (vara: Emma T. Grønseth) Barnetalsperson Ordningen med oppnevning av en tjenestemann som barnetalsperson i lokale folkevalgte organer, har blitt praktisert i Longyearbyen lokalstyre siden årsskiftet 2003/2004. Barnetalspersonen har i dag møte-, tale- og forslagsrett for å ivareta barnas interesser i saker som behandles i lokalstyret og utvalgene. Barnetalspersonens oppgaver er å: Synliggjøre og styrke barn og unges interesser i arealplanlegging etter Svalbardmiljøloven og byggesaksbehandling etter byggesaksforskriften for Longyearbyen Gi Longyearbyen lokalstyre bedre grunnlag for å integrere barn og unges interesser i sin løpende planlegging og saksbehandling Gi et grunnlag for å vurdere saker der barn og unges interesser kommer i konflikt med andres hensyn/interesser. Ved utgangen av 2016 var ungdomsklubbleder Ingeborg Runde barnetalsperson i Longyearbyen lokalstyre. Antall politiske saker til behandling 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Lokalstyret 67 111 84 72 66 105 Administrasjonsutvalget 54 110 74 52 49 105 Oppvekst- og kulturutvalget - - - 16 23 23 Teknisk utvalg - - - 24 39 35 Valgstyret 10 - - 2 9 0 Offentlig spørretid For at innbyggerne i Longyearbyen skal ha mulighet til å stille spørsmål direkte til politikerne, har lokalstyret en ordning med offentlig spørretid i forbindelse med lokalstyremøtene. Den som er innført i befolkningsregisteret og bosatt i Longyearbyen, kan benytte seg av denne muligheten. Medlemmene i Lokalstyret. Foto: Mona Ada Andersen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 111
ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR 9 Longyearbyen lokalstyre (LL) gikk inn i 2016 sterkt påvirket av skredulykken som rammet samfunnet vårt 19.12.15. Skredulykken har preget organisasjonen på forskjellige måter gjennom hele 2016 og vi vil være påvirket av hendelsen også i tiden fremover. Spesialenheten for politisaker startet høsten 2016 en etterforskning for å avklare om straffbart forhold har funnet sted og hvem som i så fall er ansvarlig(e). Resultatet av etterforskningen antas å være klar i løpet av 1. halvår 2017. 19.12.16 ble ett-årsdagen for skredet markert på en enkel og verdig måte. I september la Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap fram sin evalueringsrapport om skred ulykken. Rapporten konkluderer bl.a. med at «det ikke er avdekket noe i evaluering som tilsier at flere liv kunne vært reddet i redningsaksjonen. Tvert imot er det stor sannsynlighet for at den umiddelbare innsatsen av berørte, frivillige og den organiserte redningstjenesten bidro til at ikke flere liv gikk tapt.» Rapporten presenterer flere læringspunkter. Ett av punktene sier at «relevante aktører, også på sentralt nivå, bør avklare ansvar for skredsikring i skredutsatte områder i Longyear byen». LL har kontaktet Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) som er grunneier i Longyearbyen i den hensikt å følge opp dette læringspunktet. Et annet læringspunkt sier at «det bør etableres en systematikk som ivaretar erfarings- og kunnskapsoverføring ved organisasjonsendringer og personell utskiftninger både hos Longyearbyen lokalstyre og hos Syssel mannen.» Noe er på plass i LL men det gjenstår også en del arbeid. Dette vil bli fulgt opp. I mai ble Svalbardmeldingen lagt fram for Stortinget. Gjennom meldingen bekrefter regjeringen at de overordnede målene for svalbardpolitikken ligger fast. Det er viktig for regjeringen å legge til rette for at Longyearbyen også fremover skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier. Regjeringen signaliserer i meldingen en fortsatt satsing på forskning og høyere utdanning og reiseliv, samt annen variert næringsvirksomhet. For at statens mål i svalbardmeldingen skal kunne nås mener LL at det er en forutsetning at LL har økonomiske rammebetingelser som gjør det mulig å levere gode infrastruktur-, skole-, barnehage- og kulturtjenester. Også i 2016 er Justis- og beredskapsdepartementet gjort oppmerksom på det. Under Stortingets behandling av meldingen i november kommenteres det bl.a. at NVE-rapporten må følges opp med midler slik at det kan iverksettes nødvendige tiltak for å sikre tryggheten til befolkningen. Det er positive signaler for samfunnet vårt. NVE-rapporten som ble lagt fram i desember 2016 inneholder en skredfarekartlegging for bl.a. Longyeardalen. Snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred er kartlagt. Faresonekartene viser Administrasjonssjef Hege Walør Fagertun. Foto: Oddgeir Sagerup bl.a. områder som bør prioriteres med tanke på evt forebyggende skredsikringstiltak og sikringstiltak der bebyggelse eller næringer er skredutsatt. Hvilken rolle Longyearbyen lokalstyre og NFD som grunneier skal ha knyttet til sikringstiltakene er ikke avklart. LL ser for seg å bruke 2017 til å sette seg inn i rapporten og, med bistand fra NVE, komme fram til hvilke sikringstiltak som bør gjennomføres. Det er søkt staten om tilskudd til gjennomføring av sikringstiltak i 2018. På vegne av Samferdselsdepartementet har Kystverket vurdert ulike konsepter for ny havnestruktur i Longyearbyen (en konseptvalgvurdering (KVU)). KVU en ble presentert i november og den anbefaler en utvidelse av kapasiteten ved Longyearbyen havn ved å etablere en flytekai med tilpassede bygninger. I tillegg vil etablering av en fiskerihavn i Longyearbyen ha en svært positiv samfunns-økonomisk nytte ifølge KVU en. Under Stortingets behandling av Svalbardmeldingen har utenriks- og forsvarskomiteen uttrykt at KVU en må følges opp og næringskomiteen har uttrykt at det må bygges en større og mer hensiktsmessig havn i Longyearbyen. Også dette er positive signaler for samfunnet vårt. Gjennom hele året det er gjennomført flere drifts- og investeringstiltak innenfor alle tjenesteområdene. Et av de mest omfattende tiltakene var gjennomføring av vedlikeholdstiltak på energiverket. Tiltakene skal sikre driften ved energiverket vårt. I Svalbardmeldingen bes det om at regjeringen våren 2017 igangsetter en bred utredning av mulighetene for fremti- LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 112
10 dig energiforsyning på Svalbard. Dagens vedlikeholdsplan er utarbeidet med tanke på at energiverket skal leve til 2038, dvs i ca 20 år til. 20 år er ikke lang tid når oppgaven er å etablere framtidens energiforsyning. Arbeidet må starte nå. En annen omfattende oppgave i 2016 har vært arbeidet med arealplan for Longyearbyen arealplanområde og delplan for sentrum. Planene former Longyearbyens framtid. Takk til alle virksomheter og privatpersoner som har engasjert seg i arbeidet og gitt nyttige innspill. Høsten 2016 sto det nye overløpet i Isdammen ferdig, akkurat i rett tid før regnet høljet ned. Norsk Klimaservicesenter sier i sin rapport Kort oversikt over klimaendringer og konsekvenser på Svalbard at det forventes at temperaturen og årsnedbøren vil øke og at en økt andel av framtidig nedbør vil falle som regn i stedet for snø. Økt temperatur i permafrosten fører til et dypere aktivt lag, mer ustabil grunn under bygninger og i skråninger, økt potensiale for erosjon og stor massetransport i elvene. Dette utfordrer infrastrukturen vår. I 2016 opplevde vi at strømkabel inn til bygg har stått i spenn og blitt trukket ut som følge av bevegelser i grunnen. Dette kan føre til kortslutning og brann. Veistandarden har tidvis vært veldig dårlig pga mildvær og nedbør. Pæler på hus råtner. Vi merker med andre ord allerede nå utfordringer som følge av klimaet. Justis- og beredskapsdepartementet, som er det departementet LL forholder seg til, er orientert om utfordringene som organisasjonen og samfunnet står overfor innenfor bl.a. samfunnssikkerhet, infrastruktur og miljø. LL alene kan ikke håndtere disse utfordringene økonomisk. LL har over tid vært en veldrevet organisasjon med en ryddig økonomi. LL leverer mange og varierte tjenester til Longyearbyens innbyggere og næringsliv. Alle som bor eller oppholder seg i Longyearbyen er bruker av en eller flere av tjenestene som LL leverer. Tjenesteproduksjonen skjer ute i enhetene og enhetene leverer gode tjenester, noe som ble bekreftet i innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført i 2014. Takk til alle ansatte som gjør en god jobb og står på til det beste for LL og Longyearbyen. Det er dere som skaper alle de gode tjenestene som LL leverer. Til slutt, en takk til alle dere som er lokalpolitikere. Forholdet mellom politikken og administrasjonen i LL er godt. Det gir konstruktiv samhandling. La oss fortsette slik. Longyearbyen, februar 2016 Hege Walør Fagertun Administrasjonssjef Nytt overløp Isdammen ferdig. Foto: Marius Larsen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 113
SAMFUNNSUTVIKLING 11 Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen lokalstyre ble opprettet 1.1.2002. Ansvars- og myndighetsområdet til Longyearbyen lokalstyre følger grensene til Longyearbyen arealplanområde. Areal inkl. sjøareal er på 257 km 2. Ny Svalbardmelding Stortingsmelding nr 32 (2015-2016) Svalbard ble behandlet av Stortinget høsten 2016. Meldingen sier bl.a. at «Regjeringen ønsker gjennom denne meldingen å legge til rette for eksisterende og ny variert virksomhet. Longyearbyen skal også i fremtiden være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier. Samfunnet skal ha en kvalitet, bredde og variasjon som understøtter målet om opprettholdelse av norske samfunn på øygruppen. Gjennom et samlet grep om en klimatilpasset arealplanlegging i Longyearbyen vil man kunne få gode effekter for longyearbysamfunnet og samtidig legge til rette for ønsket næringsutvikling» Videre sier meldingen at «Longyearbyen er ikke et livsløpssamfunn, og det er klare rammer for hvilket tjenestetilbud som skal være tilgjengelig. Innenfor disse rammene, som bl.a. reflekteres i det lave skatte nivået for øygruppen og det forholdet at utlendingsloven ikke gjelder her, ønsker regjeringen at Longyearbyen fortsatt skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier og et samfunn som bidrar til å oppfylle og understøtte de overordnede målene i svalbardpolitikken.» Et levedyktig familiesamfunn Longyearbyen skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier, men ikke et livsløpssamfunn. Dette er en av hovedlinjene i Svalbardpolitikken, jfr Stortingsmelding nr. 32 (2015-2016) om Svalbard (Svalbardmeldinga). Meldingen uttrykker videre at det er ønskelig at Longyearby-samfunnet også fremover har en kvalitet, bredde og variasjon som gjøre det attraktivt å bo i Longyearbyen. Longyearbyen har en utypisk befolkningsstruktur sammenlignet med fastlandet. Vi har relativt få barn og ungdom samt en mye lavere andel personer over 60 år. Derimot er andelen personer i arbeidsfør alder høy, og det er et tilnærmet én til én-forhold mellom voksne innbyggere og gjennomførte års - verk. Samtlige voksne innbyggere jobber med andre ord i gjennomsnitt ett årsverk hver. Befolkningen har relativt høy utdannelse og det er en overvekt av menn. De siste årene har befolkningsstrukturen endret seg med gradvis flere kvinner og barn og en svak økning i antall eldre. Likevel består fremdeles ca halvparten av husholdningene av en person. Innbyggertallet i Longyearbyen var på 2098 personer ved utgangen av 2016, mot 2106 pr. 31.12.15. Andelen utenlandske statsborgere øker stadig, og utgjør nå 33 % av befolkningen (29% i 2015). Ved utgangen av året hadde 50 nasjoner borgere i Longyearbyen. Et annet særtrekk ved Longyearbyen er den høye turnoveren, som de siste årene har vært på rundt 20 %. Statistisk betyr dette at i løpet av fem år er «alle» innbyggere i Longyearbyen skiftet ut. Med fokus på familiesamfunnet satses det på skole og barnehage, skolefritidsordning, kulturskole, bibliotek og ungdomsklubb. I 2016 har det vært et lokalpolitisk mål å utrede et samlet barnehagetilbud, men i påvente av NVE rapport om naturfarer ble dette arbeidet noe forsinket. Det ble også utredet mulighet for et mer forutsigbart og varig videregåendetilbud som gjør at familier kan planlegge i flere år fremover. Oppstart på ny modell for videregående er planlagt skolestart høsten 2017. I tillegg legges det til rette for et stort og variert kultur - og idrettstilbud. Ved bygging av nye boliger tas det hensyn til at Longyearbyen er et familiesamfunn. Lokalsamfunnsplan Lokalsamfunnsplanen, som ble vedtatt i 2013, er sammen med arealplanleggingen en del av det langsiktige plan- Ideverksted sentrumsplan 22.10.16. Foto: Sophie Cordon LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 114
12 systemet i Longyearbyen lokalstyre. Tidsperspektivet er 8-10 år, med rullering i hver valgperiode. Lokalsamfunnsplanen er et retningsgivende styringsverktøy for Longyearbyen lokalstyres politiske og administrative ledelse, og arbeidet med lokalsamfunnsplanen og arealplanen er den viktigste arenaen for overordnede diskusjoner om fremtidig utvikling av lokalsamfunnet. Arealplanlegging Longyearbyen lokalstyre har ansvar for arealplanlegging innenfor Longyearbyen planområde. Gjennom arealplanleggingen legges det til rette for samordning av ulike interesser knyttet til arealdisponering og utforming av bebyggelse. I løpet av 2016 har arbeidet med rullering av arealplanen for hele Longyearbyen planområde hatt mye fokus. Det ble gjennomført to høringsrunder for å sikre tilstrekkelig medvirkning. Ved utgangen av 2016 gjensto politisk behandling av endelig planvedtak. Det har blitt gjort et stort arbeid for å legge tidligere delplaner inn i den nye arealplanen. Hovedmålet med rulleringen har vært transformasjon. Gjennom å legge til rette for ny aktivitet håper vi å få til bedre bruk av eksisterende arealer uten å ta i bruk nye «grønne» arealer til bygging. Det har blitt arbeidet tett med næringslivet og innbyggerne. Det har vært gjennomført planverksted, folkemøter og det har vært et nært samarbeid med Statsbygg sin Campusplan. Longyearbyen lokalstyre har gjennom rulleringen hatt et godt samarbeid med Sysselmannens miljøvernavdeling i Miljøverndepartementet. I 2016 er det meldt oppstart av to offentlige delplaner, en for sentrumsområdet med forskningsparken og en for Hotellneset. Begge planene er viktig for å bygge opp under strategien som ligger til grunn i arealplanen. Politisk er det vedtatt at regulering av boligområde øst for Skjæringa også skal starte opp. Dette er den eneste området som er lagt ut som nytt byggeområde i arealplanen, dette for å sikre boliger på trygge tomter for fremtiden. Havnestrategi Longyearbyen havn har hatt stor økning i antall skip og passasjerer over lengre tid. Det er et stort behov for å utbedre fasilitetene på havna, noe som har vært fokus og jobbet med over flere år. Longyearbyen lokalstyre fikk i 2015 utarbeidet et spennende kaikonsept, som blant annet førte til at samferdselsdepartementet ville få utarbeidet en konseptsvalg utredning (KVU) om «ny havnestruktur i Longyearbyen». KVU en ble ferdigstilt 1. november 2016 og konkluderte med en stor flytekai med terminalbygg særlig rettet mot passasjertrafikk og forskningsfartøy, samt en kai med fryselager for mottak av fisk. Longyearbyen lokalstyre spilte inn til samferdselsdepartementet at konklusjonen i KVU legges inn i revidert nasjonaltransportplan (NTP) 2018 2029. Longyearbyen havn. Foto: ukjent LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 115
STYRING OG LEDELSE 13 Administrativ organisering Longyearbyen lokalstyre er en to-nivå organisasjonsmodell. På nivå 1 er Administrasjonssjefen og to sektorsjefer, mens nivå 2 består av 13 definerte resultatenheter. Administrativ organisering pr 31.12.2016: Økonomi og IKT Personal og organisasjon Administrasjonssjef Sektorsjef teknisk Sektorsjef oppvekst og kultur Barn og unge Administrasjonssjefens stab Administrasjonssjefens stab, som utgjør tre årsverk, omfatter områdene politisk sekretariat, juridisk rådgiver og rådgiver på internkontroll/kvalitet- og beredskap. Åpenhet og tilgjengelighet Longyearbyen lokalstyre har som målsetting å være en åpen og tilgjengelig organisasjon, med en struktur og retningslinjer som legger til rette for dette. For å sikre etterlevelse av offentlighetsloven, har vi i 2016 vi laget en utfyllende veileder for ansatte i offentlighet og innsyn. Retten til innsyn i offentlig virksomhet er et grunnleggende demokratisk prinsipp, som er tungt forankret i lovverk og praksis. Hensyn som ligger bak dette prinsippet viser hvorfor det er viktig med innsyn: Eiendom Energiverket Longyearbyen havn Brann og redning Tekniske tjenester Kullungen barnehage Polarflokken barnehage Kultur og idrett Longyearbyen skole Plan og utvikling Demokratihensynet bidrar til at borgerne får innsikt slik at de kan delta aktivt i samfunnsdebatten. Hensynet til rettssikkerhet tilsier at alle skal få så mye kunnskap som mulig og det vil motvirke usaklig forskjellsbehandling og maktmisbruk. Det offentlige forvalter felleskapets midler og skal gjøre det i henhold til regelverket, og da må det være tillit til forvaltningens utførelse av det oppdraget. Åpenhet skaper tillit. I 2016 er det også innført nytt oppgradert arkivsystem som vil bedre muligheter for innsyn. Administrasjonssjefen er den øverste administrative lederen i Longyearbyen lokalstyre og har et særlig ansvar for å: Lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for folkevalgte organ og se til at disse er forsvarlig utredet med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser. Gjennomføre og iverksette politiske beslutninger. Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for intern kontroll. Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse Longyearbyen lokalstyres tjenester i forhold til innbyggernes behov. Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet, herunder samfunnsutviklingen. Motivere og utvikle de ansatte slik at organisasjonen blir fleksibel og effektiv. Ivareta det overordnede arbeidet for helse, miljø- og sikkerhet. Sørge for felles personalpolitikk samt oppfølging og koordinering av enhetsledere. Videreutvikle og ivareta en god bedriftskultur. Administrasjonssjefen følger selv opp enhetene «økonomi- og ikt» og «personal- og organisasjon». De to sektorsjefene har ansvaret for oppfølgingen av enhetene innenfor henholdsvis teknisk sektor og oppvekst- og kultursektoren. I Infotorget i Næringsbygget kan innbyggere henvende seg for å få informasjon og veiledning om de tjenester Longyearbyen lokalstyre har ansvar for. NAV Tromsø avd. Svalbard er lokalisert sammen med Infotorget. På hjemmesiden publiseres også saksdokumenter og møteprotokoller fra lokalstyret og alle politiske utvalg, samt offentlig postjournal. Saksdokumenter til møtene i lokalstyret og de politiske utvalgene er også tilgjengelige på papir i Infotorget og på Longyearbyen folkebibliotek. I 2016 startet vi også med direkteoverføringer fra Lokalstyret sine møter. En åpen organisasjon betyr også at det skal være lett å ta opp ting, også kritikkverdige forhold. Dette gjelder både innbyggere og ansatte. Informasjon og skjema om rutiner for varsling ligger tilgjengelig på nettsidene. Dette er også tema som har vært gjennomgått i forbindelse med revideringen av etiske retningslinjer i 2016. Longyearbyen lokalstyre har også en egen facebookside. Etikk I hele 2016 jobbet organisasjonen bredt med å revidere de etiske retningslinjer som skal være gjeldene både for de folkevalgte og administrasjonen. Formålet med Longyearbyen lokalstyres etiske retningslinjer er å sikre god etisk praksis og definere felles standard for folkevalgte og ansatte. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 116
14 Som forvaltere av fellesskapets ressurser og med den makt og myndighet gitt oss, er vi avhengig av åpenhet og høy etisk standard i forvaltningen. Dette er gitt både av lovgivning i for eksempel offentlighetsloven og forvaltningsloven, mens etikken har sitt utspring i allmenngyldige verdier som rettferdighet, lojalitet, ærlighet og pålitelighet. Retningslinjene skal sørge for at valgene våre ikke går på bekostning av fellesskapets beste, og de skal sette en felles standard for hvordan vi skal utføre oppgavene våre på en måte som gjør at innbyggerne kan ha tillit til oss. Få saker er mer uheldig for tillit og omdømme enn maktmisbruk, korrupsjon eller dårlige holdninger. De folkevalgte gjør økonomiske prioriteringer på vegne av innbyggerne, og Longyearbyen lokalstyres ansatte plikter å ta vare på fellesskapets ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte i alt vi gjør. Arbeidet har foregått i to spor, der både folkevalgte og ansatte har brukt tid på diskusjoner og refleksjon om etiske dilemmaer, parallelt med at retningslinjene ble revidert. De etiske retningslinjer skal være et viktig hjelpemiddel og veileder i vanskelige situasjoner som kan oppstå. Likestilling Longyearbyen lokalstyre etterstreber å fremme likestilling blant kjønnene iht. lov om likestilling. Ved kjønnsmessig ubalanse i sammensetningen av ansatte innenfor yrkesgrupper eller enheter, vil dette bli søkt utjevnet når søkere ellers har like kvalifikasjoner. Som tidligere år, er likestilling prioritert under årets lønnsforhandlinger. Pr. 31.12.2016 var det ansatt 117 (52 %) kvinner og 108 (48 %) menn. På ledernivå er det 11 (69 %) kvinner og 5 (31 %) menn. Longyearbyen er et internasjonalt samfunn (ca. 40 nasjonaliteter), og Longyearbyen lokalstyre har fokus på å fremme likeverd og menneskeverd uavhengig av kjønn, religion, handikap eller seksuell orientering. Internkontroll Selv om internkontrollforskriften ikke er gjort gjeldende for Svalbard legger Longyearbyen lokalstyre den til grunn i sitt internkontrollarbeid. Longyearbyen lokalstyre bruker digitale styringsverktøy, der styrende dokumenter er tilgjengelig for de ansatte og avvik rapporteres inn til AMU. Longyearbyen lokalstyre jobber systematisk med kontinuerlig forbedring. I 2016 har det vært satt av mer tid til beredskapsarbeid enn tidligere, men det har også vært satt av tid til opplæring på avvikssystemet TQM. HMS og sykefravær Arbeidet med HMS foregår løpende ute i enhetene gjennom året med sikte på å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, forebygge ulykker, helseskader eller andre belastninger både fysisk og psykisk. Det er gjennomført vernerunder med vernetjenesten på alle objekter iht. plan. I tillegg er det gjennomført arbeidsmiljø- og helseundersøkelser på valgte enheter i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Både arbeidsmiljøutvalget og Bedriftshelsetjenesten leverer egne årsrapporter. Det var 3,6% sykefravær i organisasjonen i 2016, mot 4,1 % i 2015. 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Sykefravær 2016 1.kvartal 2016 2.kvartal 2016 3.kvartal 2016 4.kvartal 2016 Administrativ stab Oppvekst/Kultur Teknisk Arbeidsmiljøutvalget har hatt to møter gjennom året, og årsrapport for 2016 er utarbeidet. På slutten av året ble det valgt nytt Hovedverneombud og nye representanter til AMU da det var stor utskifting både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Nytt Hovedverneombud i Longyearbyen lokalstyre er Hilde Aske. Målstyring Styringssystemet i Longyearbyen lokalstyre bygger på at Lokalstyret en gang i året vedtar en rullerende økonomiplan med handlingsprogram. Handlingsprogrammet bygger på overordnede strategier i Lokalsamfunnsplanen, og angir målene til Lokalstyret for den kommende 4-årsperioden, samt hvilke tiltak/aktiviteter som skal gjennomføres for å sikre måloppnåelse. Innen årets utgang skal lokalstyret også vedta budsjett for kommende kalenderår. Mål og måloppnåelse for 2016 er omtalt lenger bak i årsberetningen. Økonomi Longyearbyen lokalstyre (LL) har 358,5 mill kr i driftsinntekter i 2016. 128,3 mill kr av driftsinntektene er bevilgninger fra staten over svalbardbudsjettet til delfinansiering av LL sine tjenester. I tillegg har LL mottatt andre statlige overføringer på 39,0 mill kr, herav 24,0 mill kr til vedlikehold av energiverket og 10 mill kr til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen som følge av skredet i 2015. Øvrige driftsinntekter er bruker betaling (5,6 mill kr), salgs- og leieinntekter (167,8 mill kr), refusjoner (11,7 mill kr) og div overføringer (6,0 mill kr). Sum driftsutgifter i 2016 var 344,0 mill kr., fordelt på lønn og sosiale utgifter (117,4 mill kr), div driftsutgifter (192,3 mill kr), overføringer (6,2 mill kr) og avskrivninger (28,2 mill kr). Netto finanstransaksjoner ble på 14,4 mill kr (summen av renteinntekter, utbytte, renteutgifter og avdrag på lån). Positivt netto driftsresultat ble på 28,2 mill kr, noe som utgjør 7,86 % av driftsinntektene. Det gode driftsresultatet skyldes statstilskudd til boligbygging og arealutvikling (10,0 mill kr) høyere salgs- og leieinntekter og noe lavere driftsutgifter enn budsjettert. Om statstilskuddet til boligbygging og arealutvikling holdes utenfor, vil netto driftsresultat bli 18,2 mill kr, eller 5,0 % av driftsinntektene. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 117
15 Investeringsregnskapet viser at det er gjennomført investeringer for 116,9 mill kr. i 2016. Investeringene er finansiert ved lån (46 %), ved øremerket statstilskudd (21 %), egenkapital (8 %) og andre inntekter (26 %). Beredskap Den 18/12 2012 ble «forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre» gjort gjeldende i Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre (LL) fikk et større overordnet ansvar for å ivareta innbyggerne og besøkendes trygghet i en krisesituasjon. Longyearbyen lokalstyre har hovedansvaret for at alle som bor eller oppholder seg i Longyearbyen blir godt ivaretatt. LL etablerer evakuert og pårørende senter (EPS) dersom hendelsen er av slik karakter at LL må samle folk utover det et boligkontor kan håndtere. EPS kan både være et møtepunkt for pårørende som samles for samvær og samtale, eller det kan være et evakuert senter der man vil trenge å ta i bruk større områder med feltsenger som innlosjering. Longyearbyen lokalstyre jobber systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter Longyearbyen lokalstyre som myndighet innenfor sitt geografiske område, jf. svalbardloven 33, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. Året som gikk har vært preget av etterarbeid etter skredet 19. desember 2015, ekstreme værsituasjoner med påfølgende evakueringssituasjoner, revidering av styringsdokumenter og kontinuerlig forbedring. I 2016 har Longyearbyen lokalstyre sammen med Sysselmannen og UNN opprettet og tatt i bruk et lokalt digitalt nødnett som er kalt «Sysselnett». Dette er et ledd i å øke kvaliteten og effektiviteten av kommunikasjon mellom nødetatene samt Sysselmannen og lokalstyre. Opplæring i bruk av dette ble gjennomført i forbindelse med Longyearbyen lokalstyres beredskapsuke. Den helhetlige ROS analysen for Longyearbyen har vært under revidering hele forrige år. Datainnsamlingen er tidskrevende og analysen ferdigstilles i første kvartal 2017. Longyearbyen lokalstyre har også vært en av mange bidragsytere til Sysselmannens Svalbard ROS. Det har vært arbeidet med revidering av den overordnede beredskapsplanen, der kontinuerlig forbedring, samvirke, nærhet, likhet og ansvar er viktige prinsipper for Longyearbyen lokalstyres beredskapsarbeid. Etterarbeidet etter skredet 19. desember 2015 pågår ennå. Longyearbyen lokalstyre har vært gjenstand for både en ekstern evaluering utført av Direktoratet for beredskap og samfunnssikkerhet (DSB) og internevaluering. Arbeidet med resultatene fra evalueringene i 2016 har vært omfattende og krevende. Videre leverte NVE en rapport som omhandler «Skredfarekartlegging i utvalgte områder» som i hovedsak er et verktøy for arealplanlegging, men innvirker også på det forebyggende arbeidet, spesielt i forbindelse med evakuering. Årets beredskapsøvelse hadde miljøutslipp som tema. Øvelsen foregikk på energiverket i form av en skrivebordsøvelse og en praktisk øvelse. Ingen avvik, men flere forbedringspunkt ble avdekket. Det arbeides fremdeles med forbedringspunktene. Byen sett fra nedre Sukkertoppen. Foto: Silje Solend LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 118
16 MÅLOPPNÅELSE Rapport om måloppnåelse pr. 31.12.16 iht. handlingsprogrammet 2016 1. Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Kommentar per 31.12.2016 Være gode ombudsmenn for befolkningen. Gjennomføre folkemøter i fbm arealplan og sentrumsplan. Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser, f.eks ved streaming av lokalstyremøtene. Påvirke nasjonal svalbardpolitikk, deriblant innholdet i Svalbardmeldingen, ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter. Både lokalt og sentralt er det viktig mål å frem snakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for suverenitets hevdelse. Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement. Streaming utstyr er kjøpt og montert- satt i drift og funger godt. Gode tilbakemeldinger fra publikum. Ser på bedre romløsning for Newtontoppen. Mål om bedre publikumsvennlighet. Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Info gitt ulike stortings komiteer. 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Kommentar per 31.12.2016 Legge til rette for at reiselivet kan nå målene i Masterplan Svalbard mot 2025. Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan. Gjennomføre tiltak i hht Strategisk havneplan. Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter, bl.a. i Longyearbyen lokalstyre. Masterplan presenteres jevnlig. Både lokalstyreleder og nestleder sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard. Innsatsen er også styrket gjennom næringsrådgiveren. Strategisk næringsplan er under revisjon. Lokalstyreleder, nestleder og næringsrådgiver deltar. Kontakt gjennom medlemsmøter, årsmøte samt frokostmøter. Konseptvalgutredningen er gjennomført, det er sendt inn innspill til NTP. Det arbeides med å legge til rette for bedre infrastruktur på land, AU er tillagt rollen som havnestyre for å bedre kunne styre havneutviklingen. Havneplaner og behov presenteres jevnlig. Område med særlig fokus i en periode med omstilling og der nyetableringer er ventet. Kontinuerlige avveininger. Ingen egne tiltak utført Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå. Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan. Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Arealplanen skal til sluttbehandling i Lokalstyret i begynnelsen av 2017. Sentrumsplanen skal til sluttbehandling i vårhalvåret 2017. Godt og åpent samarbeid med festehavere og interessenter. Det pågår også en prosess for delplan Hotellneset. Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. Pågår prosess for å legge opp til formelle møtepunkt med øvrige aktører, som for eksempel UNIS. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 119
17 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Kommentar per 31.12.2016 Informasjon og bevisstgjøring av innbyggere og næringsliv, om energisituasjonen i Longyearbyen og muligheter for redusert energiforbruk. Et av fokusområdene på strategikonferansen. Arbeidet fortsetter i 2017 og er inkludert i budsjettarbeid for 2018. Det ble holdt informasjonsmøte for samtlige politikere. Sikre fastboendes mulighet til å ferdes på Svalbard. Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom. Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner og etablering av merkete stier. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon. Ingen egne tiltak, men presiseres i alle møter med Sysselmannen hvor dette tema er passende. Sommerjobb for ungdom er gjennomført. LL har bidratt med økonomisk støtte til ryddeaksjoner med Visit Svalbard og Aktiv i friluft. Camp Svalbard for ungdom vinter og sommer er gjennomført. Polarflokken barnehage har gjennomført søppeltokt. Longyearbyen barnehage og Longyearbyen skole gjennomfører hver for seg reinsdyrsjakt. Valgfag på skolen gjennomfører blant annet revejakt. Energiverket har blant annet fått på plass energiledelse, enhet for eiendom får bedre styring på sine bygg, og det legges inn tiltak for bedre styring av fjernvarme i 2017. 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet. Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid. Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet. Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen. Delplan sentrum legger opp til sentrumsaktiviteter, utenomhusplanen for Næringsbygget prøver å få til godt tilbud. Forebyggende forum har hatt jevnlige møter gjennom året. Resultatet er blant annet foreldrenettverk, rusforebyggende temasamlinger og nettvett i og utenfor skole. Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Arealplanprosessen blir ikke ferdig som planlagt i 2016. Tomteutvikling kan gjennomføres når arealplanen er ferdig behandlet i januar 2017. 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Kommentarer pr. 31.12.15 Avklaring av LL sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere. Arbeide for statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur. Påvirke staten til å starte arbeidet med utredning av ny energibærer, både produksjon og distribusjon. Arbeide for statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan ved energiverket. Det er gjort avklaringer mht barnevern og videregående opplæring, men noen avklaringer gjenstår enda med tanke på lokal forskrift til inntak i videregående opplæring. Sendes inn i forbindelse med alle budsjettspørsmål. Også fokus i møter med statlige myndigheter. Forsøkt kontakt med næringsdepartementet for å rydde opp i gamle avtaler. I innstillingen av Svalbardmeldingen mener komiteen at det må legges til rette for at Svalbard kan bli et klimanøytralt samfunn, og ber om at regjeringen våren 2017 igangsetter en bred utredning av mulighetene for fremtidig energiforsyning på Svalbard, basert på bærekraftige og fornybare løsninger. Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer vår og høst 2016. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 120
18 Bruke forskningsparkens kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet. Campusutviklingsplanen tatt opp til politisk behandling. Vil fungere som et av grunndokumenter i fremtidig planbehandlinger Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole. Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skoles utviklingsplan. Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene. Utredet og planlagt oppstart av vg1 bygg og anlegg fra høsten 2018, med mulighet for vg2 høsten 2019. Ser på mulighet for mer praksis ute i bedrift vg2. Sektorsjef for oppvekst- og kultur har fulgt opp kvalitetssystemet for skoleeier for Longyearbyen skole. Utarbeidet tilstandsrapport og utviklingsplan. Satt av midler til en deltidsprosjektstilling i budsjett 2017. Oppstart 1.2.2017. 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Kommentar per 31.12.2016 Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse. Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken. Prestasjoner av UNIS og frem snakker viktigheten av FAU. Prosess på industriell FAU, samt konseptet «Living lab samfunn» pågår. Deltatt på presentasjon av «charter fond». Flyplass utvalg under etablering. 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Kommentar per 31.12.2016 Utarbeide kulturplan. Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen. Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning. Oppstart våren 2017. Planen skal være et viktig redskap for frivillige kulturaktører, kulturadministrasjonen i LL og for lokalpolitikerne. Løpende samarbeid knyttet til arrangement og større satsninger både innen kultur og idrett. Videreført et bredt kulturtilbud også i 2016, gjennom egenproduserte arrangement (bl. annet kunstpause, solfestuka, kulturskoleforestillinger, 17.mai-arrangement, UKM) - til å bidra under produksjon av lag og foreningers og andre frivilliges egne arrangementer. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Kommentar per 31.12.2016 Bruke Kostra-tall ifm utvikling av Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon. Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud. Arbeidet prioriteres ikke da tiltaket ikke er videreført i handlingsplanen for 2017-2020. Brosjyre er laget i samarbeid med Sysselmannen. Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer. Ledersamling gjennomført i oktober. Etiske retningslinjer utarbeidet. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 121
NØKKELTALL 19 DRIFTSREGNSKAP 2016 Longyearbyen lokalstyre Rammetilskudd fra staten -128 313 000 Andre statlige overføringer -39 079 000 Andre driftsinntekter -191 068 877 Sum driftsinntekter -358 460 877 Personalkostnader 117 404 011 Andre driftskostnader 192 265 437 Overføringer 6 182 237 Sum driftsutgifter 315 851 685 Netto finansposter 14 444 538 Netto driftsresultat -28 164 654 Bruk av fond og tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk -16 766 577 Avsetning til fond 37 790 949 Overført til investeringsregnskapet 0 Regnskapsmessig mindre(-)/mer(+)forbruk -7 140 282 INVESTERINGSREGNSKAP 2016 Investeringskostnader/finansieringsbehov 118 626 591 Avsetning til fond 0 Sum kostnader 118 626 591 Finansiering: Tilskudd / tilknytningsinntekter / andre inntekter -30 669 429 Lån -54 070 723 Bruk av egenkapital / overført fra driftsregnskapet -33 886 439 Sum finansiering -118 626 591 Udekket 0 BALANSE 31.12.2016 Eiendeler: Sum anleggsmidler 643 992 314 Sum omløpsmidler 189 628 521 Sum eiendeler 833 620 835 Egenkapital: Ubundne driftsfond -44 763 817 Ubundne investeringsfond -2 994 774 Bundne driftsfond -71 584 744 Bundne investeringsfond -12 305 664 Regnskapsmessig mindreforbruk -7 140 281 Udekket i investeringsregnskapet Kapitalkonto -309 595 782 Gjeld: Pensjonsforpliktelser -144 280 463 Langsiktig gjeld -195 498 809 Kortsiktig gjeld -45 456 501 Sum gjeld og egenkapital -833 620 835 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 122
20 KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Regnskapsresultat Longyearbyen lokalstyre sitt driftsregnskap for 2016 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på 7,1 mill kr. Enhetene samlet sett har et regnskapsmessig mindreforbruk på 6,9 mill kr. Forklaring på avvik: Politisk virksomhet Mindreforbruket skyldes lavere kostnader til politisk aktivitet og kontrollutvalget enn budsjettert. Administrasjonssjef m/stab Merforbruket skyldes kostnader til juridisk bistand for oppfølging av saker i etterkant av skredulykken 19.12.2015. Økonomi og IKT Merforbruket skyldes i hovedsak IKT, flere lisenser (mange nye maskiner) og mer bruk av konsulenttjenester enn forutsatt. Personal og organisasjon Mindreforbruket skyldes i hovedsak at det ikke prioriteres anskaffelse og utskifting av møbler/inventar på Næringsbygget når vi er i en ombyggingsfase, slik også var tilfelle i 2015. På grunn av stor utskifting av ledere, tillitsvalgte, AMU medlemmer og verneombud, er også noe kurs/opplæring forskjøvet til 2017. Plan og utvikling Mindreforbruket skyldes blant annet at Store Norske tok ansvar for utarbeidelse av delplan Hotellneset. Delplan sentrumsområdet er ikke ferdigstilt og det vil komme utgifter knyttet til denne planen også i 2017. Oppstart boligplanlegging er utsatt. Dette førte til mindre konsulentbruk enn budsjettert. Enheten ble etablert i 2016 og noe av avviket kan nok skyldes usikkerhet om faktiske kostnader for drift av enheten. Eiendom Merforbruket skyldes i hovedsak oppgradering av tjenesteboliger. Her har vi hatt oppstartskostnader på innkjøp av verktøy, utstyr, kontorplass o.l. til egne snekkere. Samt utført mer omfattende oppussing enn tidligere på boliger. Kr. 450.000,- i innleie av boliger i forbindelse med skred og mangel på boliger. Kr. 500.000,- i reparasjoner etter vannlekkasjer, tette avløp, feil på tekniske anlegg, brannalarm o.l. Innkjøp av mer møbler til Blåmyra enn planlagt. Inntektssiden er omtrent som budsjettert totalt sett. Mindreforbruk på bygg kultur og merforbruk på bygg oppvekst. Merforbruket på bygg oppvekst er oppgraderinger på den gamle brannstasjonen pga vidergående skole, HMS tiltak på Kullungen barnehage, mer omfattende oppussing av ungdomsklubben enn forutsatt. Enhet Regnskap 2016 Revidert budsjett 2016 Avvik Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Politisk virksomhet 2 750 950 3 030 000-279 050 2 979 000 2 617 048 Administrasjonssjef m/stab 7 816 650 6 642 201 1 174 449 6 510 000 8 120 202 Økonomi og IKT 7 968 172 7 772 444 195 728 8 457 000 7 764 717 Personal og organisasjon 4 797 896 4 927 431-129 535 4 735 000 4 108 503 Plan og utvikling 1 828 200 4 777 259-2 949 059 4 658 310 - Eiendom 15 517 931 13 295 013 2 222 918 17 437 000 16 136 415 Barn og unge 5 732 180 5 403 395 328 785 5 852 000 4 759 598 Kultur og idrett 11 499 055 10 732 045 767 010 11 035 000 11 372 229 Longyearbyen skole 34 289 372 35 127 653-838 281 36 974 000 34 135 222 Longyearbyen barnehage 1 517 683 2 260 431-742 748 0 4 210 733 Kullungen barnehage 6 413 696 7 200 201-786 505 7 288 000 6 302 283 Polarflokken barnehage 7 566 275 7 237 734 328 541 8 584 000 7 543 443 Tekniske tjenester 5 298 968 7 324 775-2 025 807 9 171 690 6 687 170 Brann og redning 6 569 981 6 640 491-70 510 6 873 000 5 651 607 Energiverket 361 353 4 459 792-4 098 439 2 000 000 1 302 194 Longyearbyen havn - - - - - Sum enheter 119 928 362 126 830 865-6 902 503 132 554 000 120 711 364 Rammetilskudd fra staten -128 313 000-128 959 000 646 000-132 486 000-126 771 000 Andre statlige overføringer - - - - -22 000 000 Netto rente- og avdragsutgifter 14 683 334 14 789 000-105 666 19 500 000 20 304 597 Netto avsetning til fond 3 796 253 3 083 000 713 253 2 734 000 18 597 431 Overført til investeringsregnskapet - 2 300 000-2 300 000 - - Interne finansieringstransaksjoner -17 235 230-18 043 865 808 635-22 302 000-14 674 415 Totalt -7 140 281 - -7 140 281 - -3 832 023 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 123
21 Barn og unge Merforbruket skyldes i hovedsak merkostnader til barnevern, oppfølging av barn i fosterhjem som det ikke ytes refusjon for. Økte kostnader til juridiske tjenester og forebyggende tiltak til barn som bor hjemme. Kultur og idrett Enheten sett under ett har et merforbruk og dette skyldes i hovedsak utskifting av varmekabler under Svalbardhallen, svikt i inntektene på Galleri Svalbard, uforutsette flyttekostnader, lavere billettinntekter og sponsorinntekter, høyere strømkostnader og husleie biblioteket. I tillegg har Kulturskolen hatt høyere lønnskostnader, men dette ble «dekket» ved lavere lønnskostnader på kultur forøvrig Longyearbyen skole Tross noe merforbruk på videregående avdeling som forutsatt, går vi ut med et mindreforbruk. Dette skyldes at vi har hatt delvis vakante stillinger i perioder av året. Kr. 200.000,- av mindreforbruket skyldes også lavere kostnader innenfor strøm og fjernvarme, som antas å skylde at 2016 har vært et mildt år sett over ett. Longyearbyen barnehage Mindreforbruket skyldes at avdeling Rypa ble stengt den 1.7.2016. Kullungen barnehage Mindreforbruket kan sees i sammenheng med at inventar og pedagogisk materiell ble flyttet fra Longyearbyen barnehage til Kullungen barnehage, samt noe redusert bemanning. Polarflokken barnehage Merforbruket skyldes i hovedsak svikt i inntektene grunnet mange små barn som teller to plasser, men med inntekt bare for en plass. Tekniske tjenester Mindreforbruk skyldes mindre utgifter til strøing av veier og driftstiltak på veier som ikke er gjennomført i påvente av arealplanen. Brann og redning Regnskapsresultatet viser tilnærmet balanse. Energiverket Energiverkets regnskap viser balanse pr.31.12.2016. I budsjettet var det forutsatt en netto utgift på ca. 4,5 mill.kroner. Hovedårsaken til at regnskapsresultatet ble bedre enn budsjettert skyldes høyere inntekter, ca. 2,2 mill.kroner. Samt lavere kapitalkostnader, spesielt knyttet til investeringer i renseanlegget og til investeringer i hht tilstandsanalysen. I tillegg ble utgiftene til vedlikeholdsplanen ca 3,4 mill. kroner lavere enn budsjettert. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond (til bruk senere år). Longyearbyen havn Regnskapet viste ett mindreforbruk på kr. 2,4 mill. Dette er satt av til bundet fond. Mindreforbruket skyldes i hovedsak høyere inntekter enn forutsatt i budsjett. Andre statlige overføringer LL har mottatt andre statlige overføringer på 39,0 mill kr, herav 24,0 mill kr til vedlikehold av energiverket, 5,0 mill kr til drift av renseanlegget ved energiverket og 10,0 mill kr til boligbygging og arealutvikling i Longyearbyen som følge av skredet i 2015. Netto rente- og avdragsutgifter Lavere rentekostnader og litt høyere avdragskostnader på lån enn budsjettert. Lavere renteinntekter enn forutsatt. Dette fører til et avvik på 0,4 mill kr. Netto avsetning til fond Avviket på 23,4 mill kr skyldes 10 mill kr i statstilskudd til boligbygging og arealutvikling avsatt til bundet driftsfond, 10,7 mill kr avsatt til selvkostfond og mindre bruk av bundne fond. Videre er renter på korkpengefondet og renter på selvkostfond avsatt til sine respektive bundne driftsfond. Overført til investeringsregnskapet Overføring ikke gjennomført da det ikke ble nødvendig for å fullfinansiere investeringsregnskapet. Netto driftsresultat Netto driftsresultat beskriver Longyearbyen lokalstyre sin økonomiske handlefrihet. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene, kalt netto resultatgrad, viser hvor stor del av driftsinntektene som kan benyttes til egenfinansiering av investeringer og fondsavsetninger, når drifts- og finansutgifter er dekket. En positiv resultatgrad er en forutsetning for at Longyearbyen lokalstyre skal ha driftsmidler til nye investeringer eller avsetninger for å sikre en forutsigbar drift. Netto driftsresultat for 2016 er på 28,2 mill kr. Kommunaldepartementet anbefaler at netto resultatgrad over tid bør ligge på 3 % prosent. For Longyearbyen lokalstyre er netto resultatgrad på 7,9 % i 2016. Den gode resultatgraden skyldes i hovedsak statstilskudd til boligbygging og arealutvikling (10,0 mill kr). Om dette statstilskuddet holdes utenfor, vil netto driftsresultat bli 18,2 mill kr, noe som gir en netto resultatgrad på 5,0 %. I 2015 var netto resultatgrad 12,0 %. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 124
22 Sum driftskostnader 2016 er på 344,0 mill kr, og er fordelt på følgende kostnadstyper: Driftskostnader (kr) Sum driftsinntekter 2016 er på 358,5 mill kr. og er fordelt på følgende inntektstyper: Driftsinntekter (kr) Øvrig lånegjeld, ca 67,8 mill kr, gjelder formål som belaster lokalstyrets økonomi. Av total lånegjeld utgjør ubrukte lånemidler (ubl) 5,4 mill kr pr. 31.12.16. Ubl oppstår fordi investeringer ikke har hatt den framdrift i 2016 som var planlagt i revidert investeringsbudsjett. Ved beregning av gjennomsnittlig lånegjeld pr. innbygger skal ubl holdes utenfor (jfr. Kostra). Pr. 31.12.16 har Longyearbyen lokalstyre en lånegjeld pr innbygger (når ubl holdes utenfor) på kr. 88 385, forutsatt 2.151 innbyggere. Longyearbyen lokalstyre har en høyere gjennomsnittlig lånegjeld pr innbygger enn tilsvarende snittall for kommunene i Troms, når vi ser på tallene fra 2015 som var kr. 75 115 pr. 31.12.15. (2016 tall er ikke klare for sammenligning) 31 % av lånene har fastrente pr. 31.12.16. Øvrig lån har en flytende rente som ved utgangen av 2016 var på 1,65 % - 2 %. Utvikling i lånegjeld (kr) inkl. ubrukte lånemidler Netto finanskostnader. Netto finanskostnader består av renteinntekter på bankinnskudd, utbytte og renteutgifter og avdrag på lån, og ble på 14,4 mill kr. i 2016, mot 20,2 mill kr i 2015. Nedgangen skyldes i hovedsak at det i 2015 ble innbetalt et ekstraordinært avdrag på 9 mill kr på lån til kulturhuset. Netto finanskostnader utgjør 4 % av driftsinntektene i 2016. Lånegjeld etter formål (beløp i mill. kr.) Netto finanskostnader i % av driftsinntektene Netto lånegjeld i kroner pr innbygger (ubrukte lånemidler er holdt utenfor) Lånegjeld Langsiktig lånegjeld pr. 31.12.16 var 195,6 mill kr, en økning på 28 mill kr fra 2015. Ca 15,2 mill kr av lånegjelden er relatert til formål som skal være selvfinansierende (avløp og renovasjon) eller bør være selvfinansierende, dvs vann, ledlys, fjernvarme, havn og energiverket (unntatt lån i fbm tiltak i hht tilstandsanalysen og renseanlegget, som lokalstyret har bestemt skal dekkes av Longyearbyen lokalstyres generelle økonomi). At lån er selvfinansierende innebærer at geby rinntekter finansierer lånene. 12,6 mill kr av lånegjelden gjelder lån til kulturhuset som betjenes av korkpenger. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 125
23 Fond Fond er Longyearbyen lokalstyres (LL) disponible egenkapital. Bundne fond kan kun brukes til gitte drifts-/ investeringsformål. Ubundne investeringsfond kan kun brukes til finansiering av investeringer. Ubundne driftsfond kan brukes til det formål Lokalstyret bestemmer, både i drifts- og investeringsregnskapet. Ubundne driftsfond gjør LL bedre rustet til å sikre en forutsigbar drift, samt setter LL i stand til å kunne øke egenfinansiering av investeringer. Fond bør ikke brukes til å finansiere varige driftstiltak. Ubundne driftsfond utgjør pr. 31.12.16 12 % av brutto driftsinntekter, noe som er et godt måltall. Fond (kr) Investeringer Longyearbyen lokalstyre gjennomførte investeringer for 118,6 mill kr i 2016. De største investeringene gjelder havneformål (6,2 mill kr), avgassrenseanlegg ved energiverket (27,6 mill kr), overløp Isammen (16,4 mill kr), kjøp av tjenesteboliger (14,8 mill kr), fjernvarme (12,5 mill kr), vann (6,3 mill kr) og tiltak i hht tilstandsanalysen ved energiverket ( 9,9 mill kr), flytte biblioteket til Næringsbygget (3,3 mill kr) og avfall (2,5 mill kr). Investeringene er finansiert ved lån (46 %), ved øremerket statstilskudd (21 %), egenkapital (dvs fond, 8%) og andre inntekter (26 %). Finansiering av investeringer (kr) Oppsummering Ut fra nøkkeltallene kan det konkluderes med et godt netto driftsresultat i 2016, gode fondsreserver og en akseptabel låne situasjon. Longyearbyen lokalstyres framtidige økonomiske situasjon må vies oppmerksomhet, jfr. kommentarene i neste avsnitt. Vesentlige endringer i driftssituasjonen og økonomiske forhold. 19.12.15 gikk det et snøskred fra Sukkertoppen som førte til at 2 mennesker mistet livet og 11 hus (herav 5 tilhørende Longyearbyen lokalstyre) ble totalskadet. I tillegg ble det skader på infrastruktur som tilhører Longyearbyen lokalstyre (LL). Forsikringsoppgjøret etter skredet er ved avleggelsen av regnskapet for 2016 ikke avklart. LL har mottatt et erstatningskrav etter skredet. Det pågår også en etterforskning for å avklare om straffbart forhold har funnet sted og hvem som i så fall er ansvarlig(e). Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har i rapporten Skredulykken i Longyearbyen 19. desember 2015 Evaluering av håndtering, beredskap og forebygging, presentert læringspunkter. Et av læringspunktene sier at det bør etableres en systematikk som ivaretar erfarings- og kunnskapsoverføring ved organisasjonsendringer og personellutskiftninger både hos Longyearbyen lokalstyre og hos Sysselmannen. Administrasjonssjefen vil ha fokus på oppfølging av DSB-rapporten. I 2013 fikk NVE myndighet til å vurdere og forebygge for ras og flom på Svalbard. Sommeren 2016 har NVE gjennomføre et pilotprosjekt for flomsikring av Longyeardalen. I desember 2016 la NVE fram skredfarekartleggingsrapport for bl.a. Longyeardalen. Snø-, sørpe-, stein-, jord- og flomskred er kartlagt. Faresonekartene viser bl.a. områder som bør prioriteres med tanke på evt forebyggende skredsikringstiltak og sikringstiltak der bebyggelse eller næringer er skredutsatt. LL ser for seg å bruke 2017 til å sette seg inn i rapporten og, med bistand fra NVE, komme fram til hvilke sikringstiltak som bør gjennomføres. Det er søkt staten om tilskudd til gjennomføring av sikringstiltak i 2018. Økonomiplanen for 2017 2020 viser at LL står overfor store utfordringer de nærmeste årene. Utfordringene er i hovedsak knyttet til samfunnssikkerhet, arealutvikling, endringer i klima, miljø- og vedlikeholdsutfordringer, vedlikehold av energiverket og havneutvikling. Dette er oppgaver som LL ikke har mulighet til å finansiere selv. Uten en vesentlig og varig økning i statens overføringer til LL vil nivået på LL sin tjenesteproduksjon og LL sin økonomiske situasjon bli betydelig utfordret i planperioden. Ny Svalbardmelding ble behandlet av Stortinget høsten 2016. Meldingen sier bl.a. at «Longyearbyen er ikke et livsløpssamfunn, og det er klare rammer for hvilket tjenestetilbud som skal være tilgjengelig. Innenfor disse rammene, som bl.a. reflekteres i det lave skattenivået for øygruppen og det forholdet at utlendingsloven ikke gjelder her, ønsker regjeringen at Longyearbyen fortsatt skal være et levedyktig lokalsamfunn som er attraktivt for familier og et samfunn som bidrar til å oppfylle og understøtte de overordnede målene i svalbardpolitikken.» En god infrastruktur som vei, vann, avløp, fjernvarme, energiproduksjon, bygninger, brann, beredskap og havn, er en forutsetning for at det skal kunne være et norsk samfunn i Longyearbyen. Rapporter / tilstandsvurderinger viser at det er behov for å gjennomføre betydelige vedlikeholds- og investeringstiltak innenfor de enkelte områdene. Flere tiltak er igangsatt. Lokalstyrets beslutning om å iverksette nødvendige vedlikeholds- og investeringstiltak ved energiverket kan gjøre det vanskeligere å sikre andre samfunnskritiske funksjoner om det ikke ytes statstilskudd til finansiering av kostnadene. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 126
24 Barnetallet er uforutsigbart, både innen skole og barnehage, noe som er utfordrende spesielt opp mot volum på barnehageplasser og videregående opplæring. Et godt skole- og barnehagetilbud sammen med et godt kultur- og idrettstilbud er viktig for å opprettholde Longyearbyen som et attraktivt familiesamfunn og for å legge til rette for god næringsutvikling. Store Norske Spitsbergen Kullkompani (SNSK) har fram til 2015 vært Longyearbyens største arbeidsgiver. Som følge av en betydelig reduksjon i kullprisen de siste årene, kombinert med store urealiserte tap på valutasikringsavtaler og dårlige markedsutsikter for kull, har SNSG kommet i en meget krevende økonomisk situasjon. Det ble besluttet å utvide driften i Gruve 7 til to skift samt driftshvile i Svea og Lunckefjell i inntil tre år, fra 1.1.17 31.12.19. I 2012 var det ca 400 ansatte i SNSK. 31.12.16 er ca 140 personer ansatt i SNSK. I 2012 var det ca 2.100 bosatte i Longyearbyen. 31.12.16 var det ca 2.150 bosatte i Longyearbyen. Andelen utenlandske bosatte har økt, fra 22 % i 2012 til 32 % 31.12.16. Etterspørselen etter LL sine tjenester synes ikke å være påvirket som følge av nedbemanningen i SNSK. Longyearbyen har imidlertid fått en annen samfunnsstruktur (en større andel utenlandske innbyggere, andre næringer, større omfang innen eksisterende næringer). Det kan gi LL andre utfordringer enn i dag innen tjenester som LL yter. F.eks. vil en større turistnæring gi et annet forbruksmønster for vann, avløp, strøm og fjernvarme. Endret forbruksmønster gir behov for annen dimensjonering av infrastrukturen. 21.2.17 gikk det igjen et ras fra Sukkertoppen som traff bebyggelse. 6 leiligheter ble totalskadet, to av disse tilhørte LL. Skadene er meldt til forsikringsselskapet. Lokalstyret besluttet 27.2.17 at LL sine boenheter i øverste rekke under Sukkertoppen, tilsammen 12 boenheter, ikke lenger skal benyttes. Boligsituasjonen i Longyearbyen er anstrengt og manglende tilgang på boenheter kan påvirke rekruttering av ansatte. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 127
25 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE ØKONOMI OG IKT Ansvarsområde Økonomi- og ikt-enheten har ansvaret for oppgaver som utarbeidelse av økonomi- og handlingsplan, budsjett, regnskap, saksbehandling, bistå ved anskaffelser, anskaffelse/drift av ikt infrastruktur, teknisk drift/oppdatering av ikt-systemer og anskaffelse/drift/klargjøring av sluttbrukerutstyr. Enheten er en støttefunksjon for administrasjonssjefen og for øvrige enheter, og yter informasjon, rådgivning og opplæring til øvrige enheter. Økonomi- og ikt-enheten skal også være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Organisering Enheten har 8 årsverk: 1 økonomisjef (leder for enheten), 1 fagansvarlig IKT, 2 ikt-konsulenter, 2 økonomikonsulenter, 1 økonomirådgiver og 1 prosjektstilling som innkjøpsrådgiver. Året som gikk/måloppnåelse Arbeidsoppgaver i enheten er kontinuerlig drift og oppfølging av alle enheter når det gjelder regnskap, budsjett, anskaffelser og drift IKT. Økonomi har i 2016 arbeidet med digitalisering av våre rutiner, da særlig med å få flere leverandører og kunder over på elektroniske løsninger. Dette gjelder inngående og utgående fakturaer, slik at disse prosessene skal bli mere effektive og tidsbesparende. Samtidig vil det være både miljøbesparende og kostnadsbesparende ved at vi bruker mindre papir og porto. bør revideres. Beslutning om hvordan LL vil jobbe videre med faget vil være førende for hvordan nytt reglement blir. Arbeidet med reglementet fortsetter i 2017. Det er inngått 14 rammeavtaler i 2016. Hovedutfordringer En av utfordringene i 2017 blir å avklare forventninger mellom vår enhet som tjenesteyter og de øvrige enhetene som tjeneste mottakere: hvor går grensesnittet mellom økonomi/ ikt-enhetens rutiner og oppgaver og øvrige enheters rutiner og oppgaver. Så langt har økonomi/ikt-enheten i hovedsak bistått med opplæring, oppfølging, budsjettplanlegging, regnskapsavklaringer, anskaffelser, IKT løsninger- og support og bidratt til samhandling. Samtidig skal vi fortsette arbeidet med rutiner for å minske sårbarheten ved turnover i enheten. Utfordringene innenfor IKT fremover er mye de samme som tidligere år, med flere systemer, flere maskiner, mer data ( mindre papir), lagring, sikkerhet og tilgjengelighet. Vi trenger bedre kapasitet og dekning på trådløse nett og responstid er et nøkkelord for driften. Samtidig har vi stort fokus på sikkerhet, noe som hele tiden må prioritere. Trusler i form av kryptovirus og andre farer krever både teknologiske tiltak samt brukere som tenker seg om to ganger før de trykker på en link. De siste årene og i 2016 har vi hatt fokus på rutinebeskrivelser og rutiner rundt utfakturering av gebyrer for vann, avløp, renovasjon og fjernvarme. Stadig flere IKT-systemer og integrasjoner skaper større krav til responstider og tilgjengelighet. Det blir stadig flere mobile enheter og bruk av datanettverket. I 2016 har alle ansatte fått nye Pc er, vi har innført Skype for Business, oppgradert sak/ arkiv system til ephorte 6 (ny arkivstandard), Web TV (streaming av politiske møter), utvidet batterikapasitet for sentrale maskiner ved strømstans, byttet leverandør av elektroniske skjema og ny programvare for overvåkning og sjekk av sentrale maskiner og nettverkskomponenter. For øvrig er det utført løpende driftsforbedringstiltak og oppgradering av ikt-infrastrukturen. Streaming av lokalstyremøter. Foto: Screenshot Ansvaret for den enkelte anskaffelsen ligger hos den enkelte saksbehandler, med rådgivning fra innkjøpsrådgiver. Det tilbys bistand og kompetanse til anskaffelse og kontraktforvaltning. LL har fått til et samarbeid med Statens innkjøpssenter om deltakelse i nasjonale felleskontrakter. Innkjøpsrådgiver har jobbet med å sikre og utvikle gode prosesser og rutiner for enkeltanskaffelser og rammeavtaler. LL sitt interne reglement LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 128
26 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE PERSONAL- OG ORGANISASJON Ansvarsområde Personal- og organisasjonsenheten har som hovedansvar å etterstrebe en helhetlig felles overordnet arbeidsgiverpolitikk i Longyearbyen lokalstyre, utbetale lønn til ansatte, og sørge for at lønns- og personalforvaltningen i hele organisasjonen er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk og lokale særavtaler. Enheten har ansvar innenfor fagområdene personal, lønn- og lønnspolitikk, HMS, arkiv samt drift av Infotorget. Enheten er en støttefunksjon for administrasjonssjefen og for øvrige enheter, og yter rådgivning, opplæring og bistand, og generell service internt og eksternt i virksomheten. Enheten skal også være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Organisering Enheten har 6 årsverk: Personalsjef (leder for enheten), personalrådgiver, fagansvarlig på lønn, arkivansvarlig, arkivmedarbeider og en konsulent i infotorget. I tillegg har vi hatt inne en midlertidig stilling på 24% som har bistått i digitaliseringsprosjektet underlagt teknisk enhet. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 5,1 mill. kr i kostnader og 0,3 mill. kr i inntekter, noe som gir 4,8 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 4,9 mill. kr. Mindreforbruket på 0,2 mill. kr er hovedsakelig knyttet til anskaffelse/utskifting av kontor- og møteromsutstyr på næringsbygget, med tanke på planlagt flytting av bibliotek/ombygging av næringsbygg. Prosjektet har hatt som mandat å legge til rette for digitalt første valg for næringsliv og innbyggere. For interne brukere har vi fått et moderne og brukervennlig system med papirløse arkiver. Unntaket er arkiver som dannes i fagsystemer, som det ikke var mulig å integrere i dette prosjektet. Tre fagsystemer er integrert med det elektroniske arkivet. Det er etablert sikker sone for å tilfredsstille krav til personvern. Hovedutfordringer Før sommeren 2016 ble det gjort kjent at alle tre toppledere skulle slutte til høsten, og dette satte også sitt preg på organisasjonen og arbeidet. Det ble besluttet å konstituere fra enhetsledere, som naturlig nok krevde «påfyll» i bunnlinja og som har preget hele organisasjonen høst/vinter 2016. Etterfulgt av raset, var organisasjonen gjenstand for flere evalueringer i 2016, både interne og eksterne. Når det gjelder den eksterne evalueringen fra DSB som kom ganske sent på året, vil også være gjenstand for oppfølging i 2017. Et viktig moment er hvordan organisasjonen skal bli mindre sårbar i forhold til turn-over og med tanke på kunnskapsoverføring. Dette vil innebære stor innsats fra vår enhet, da vi i stor grad har eierskap til introduksjonsprogram, stillingsbeskrivelser og rutiner knyttet til når ansatte slutter og starter. Det vil i tillegg bli helt nødvendig å ha fokus på gode rutinebeskrivelser på alle områder. Kompleksiteten er stor, og dette henger også sammen med måten vi er organisert på. At all drift, personalog budsjettansvar er flyttet til den enkelte enhet utfordrer også dette bildet. Oppgavefordelingen mellom enhetene og stabog støttefunksjoner vil også bli tema i året som kommer. Året som gikk/måloppnåelse Da organisasjonen ble hardt rammet av katastrofen 19. desember 2015, ble det en krevende tid for organisasjonen og oppfølgingen av de ansatte. Det er ingen tvil om at mange var svært sterkt preget, reaksjonene var veldig ulik og behovene for oppfølging er høyst individuell. Flere har hatt tegn til sorg, arbeidsstress, slitenhet og andre emosjonelle reaksjoner. Det har vært gjennomført tiltak som stressmestringskurs for alle ansatte, oppfølging av enkeltpersoner og grupper, samt gjennomføring og oppfølging av interne evalueringer. Prosjekt med anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem (Noark 5) ble igangsatt i 2015 fordi videreutvikling av dagens sakarkivsystem ble avsluttet og brukerstøtte fases ut (Noark 4-system). I hele 2016 har det vært jobbet med innføring av det nye systemet, som legger enda bedre til rette for sikker digital kommunikasjon, papirløse arkiver, integrasjoner med fag systemer og sikker sone for å tilfredsstille krav til personvern. Velferdshytta Passhytta. Foto: Tine Mari Thornes LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 129
27 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE PLAN OG UTVIKLING Ansvarsområde Enheten er ansvarlig for utarbeidelse og behandling av arealplaner, byggesaker og næringsutvikling. I tillegg har enheten det overordnede ansvaret for Longyearbyen lokalstyret sine planer og strategi for forvaltning av disse. Arealplanområdet er på ca. 157 km 2. Organisering Plan og utvikling ble opprettet 1.mai 2016 som et resultat av økt satsing på plan- og næringsutviklingsarbeid. To stillinger som tidligere tilhørte stab ble overført til enheten (arealplanlegger og byggesaksbehandler/seniorrådgiver utvikling). I mars ble det ansatt en landskapsarkitekt, i mai en arealplanlegger og i august næringsrådgiveren. Totalt i enheten har det siden august 2016 vært fem ansatte. Nøkkeltall Regnskapet for enheten viser utgifter på 1,87 mill., av et budsjett på 4,77 mill. Underforbruket skyldes mindre utgifter til konsulenter enn antatt og at flere lønninger dekkes av fond. Delplan for Hotellneset var forutsatt utarbeidet og finansiert av Longyearbyen lokalstyre, men Store Norske fremmer denne som privat planforslag. Delplan for sentrum var ikke ferdig innen 2016, så enkelte konsulentutgifter kommer derfor ikke med på 2016 regnskapet. Enheten har utført mange oppgaver i egeninnsats. Det faktum at enheten ble opprettet i løpet av budsjettåret preger også budsjettert sum enheten hadde til rådighet. Året som gikk/måloppnåelse Stortinget har bevilget midler til omstillingstiltak for å utvikle Longyearbyen og for å legge til rette for ny næringsvirksomhet og nye arbeidsplasser. Og som det vises til i Svalbardmeldingen (Meld.St 32) skal midlene bidra til å styrke innsatsen for næringsutvikling i regi av Longyearbyen lokalstyre, og da i samarbeid med det nasjonale virkemiddelapparatet Innovasjon Norge og med eksisterende næringslivsaktører i Longyearbyen. Næringsarbeidet hadde i 2016 fokus på samarbeid med andre aktører og eksisterende næringsliv. Næringsrådgiveren har ansvar for næringsrelaterte oppgaver herunder førstelinjetjeneste, rådgivning for næringslivet og innehar en proaktiv rolle for å tilføre Longyearbyen nye næringer. Det har vært fokus på logistikk, infrastruktur, handel og forretningsmessig tjenesteyting, reiseliv samt forskning og utdanning. utgangen av 2016 ferdig, og gjenstående arbeid var ferdigstillelse av dokumenter og politisk sluttbehandling. Delplan for Sentrumsområdet med forskningsparken ble startet opp våren 2016, og første utkast til delplan lå på høring i oktober/november. Sluttvedtak for sentrumsplanen er forventet i mars 2017. Delplan for Hotellneset ble startet opp og planprogram godkjent og fastsatt høsten 2016. Ved utgangen av 2016 jobbet Store Norske, Multiconsult og Longyearbyen lokalstyre med forarbeid til utforming av første utkast til plan. I tillegg til juridiske arealplaner ble det i enheten jobbet med temaplaner og kvalitetsarbeid, slik at fremtidig arealbruk bygger på de riktige forutsetningene. Enheten har vektlagt medvirkning og åpenhet i planarbeidet. Det er avholdt flere folkemøter, planverksteder, arbeids- og informasjonsmøter for politikere, sentrumsfest, samt egne møter og workshops for barn og unge. Generelt har enheten jobbet mye med byggesaker, og sammen med juridisk rådgiver fokusert på kvalitet og lovlighet til tiltak i byen. Det er sendt ut tvangsmulkt for to ulovligheter. Innenfor geodata har enheten vært pådriver for å få på plass en moderne, digital kartløsning. Hovedutfordringer Hovedutfordringene til enheten fremover er å holde kompetansen og arbeidskapasiteten oppe, slik at vedtatte arealplaner kan forvaltes etter intensjonene. Det er viktig at fremtidig arealforvaltning sikrer kvalitet på bebyggelse, boliger, utearealer, trafikksikkerhet og forbindelseslinjer i byen. Som en konsekvens av ny arealplan vil det trolig komme mange byggesaker og delplaner til behandling i kommende år. Det er en hovedoppgave for enheten å legge til rette for bygging av nye boliger i Longyearbyen. Enheten skal sikre at andre hensyn blir hensyntatt og at byutviklingen sikrer et trygt, godt og fremtidsrettet sted å bo. Enheten skal starte arbeidet med å planlegge for en samlet utbygging av skole/barnehage/ idrettsområder, som sikrer kvalitet for barn og sambruk av lokaler. I 2017 skal det også jobbes videre med prosjekt for å legge til rette for tryggere ferdsel internt i byen og mot utfartsområdet, samt utarbeidet materialhåndbok for sentrum og mal for skilting i Longyearbyen. Arbeidet med rullering av arealplanen for Longyearbyen planområdet fortsatte ut i 2016. Planen lå ute til 1.gangs offentlig ettersyn i april, og på bakgrunn av høringsuttalelser lå planen på ny begrenset høring i november. Arealplanprosessen var i LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 130
28 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE EIENDOM Ansvarsområde Enheten er ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av alle Longyearbyens lokalstyres eiendommer. Totalt utgjør dette 35 600 kvm, fordelt på cirka 180 bygg. Av dette er cirka 21 000 kvm servicebygg. Resterende kvadratmeter fordeler seg på cirka 150 boenheter, som leies ut til ansatte i Longyearbyen lokalstyre. Organisering Eiendom har i dag åtte ansatte: Eiendomssjef, driftsingeniør, 3 driftsteknikere, 2 vedlikeholdsarbeidere og prosjektleder (midlertidig ansatt). Det har vært søkt etter tilkallingsvikar for perioder med ferie, men vi har ikke lykkes med å få tak i. Nøkkeltall Driftsregnskapet viser at enheten har hatt 36,8 millioner i kostnader og 21,3 millioner i inntekter. Dette gir en netto kostnad på 15,5 millioner. Budsjetterte netto kostnader var på 13,3 millioner. Merforbruket skyldes innleie av boliger eksternt pga boligmangel, mer oppussing av boliger enn forutsatt. Året som gikk/måloppnåelse Ombygging Næringsbygget: På lokalstyremøtet i juni 2016 ble vedtatt at kun biblioteket skulle ombygges, med en kostnadsramme på 9,3 millioner. Det ble ansatt en egen prosjektleder for å følge opp arbeidet. Rivningen startet oktober 2016, med ferdigstillelse 19.juni 2017. Det ble bevilget ytterligere 2 millioner til inventar enn avsatt, slik at total ramme på inventar/ AV utstyr er på 4,5 millioner. I tillegg har Sparebank1 fondet bidratt med kr 300 000, og SvalSat med kr 50 000. Tjenesteboliger: Høsten 2016 ble det ble ansatt to vedlikeholdsarbeidere (tømrere) for å pusse opp boliger. Disse ferdigstilte nesten 3 boliger ved årets slutt. I tillegg ble det pusset opp 3 boliger med innkjøpte snekkertjenester. En husstand ble flyttet ut midlertidig. Vedlikeholdsarbeiderne har fått i stand Kullungen barnehage. Foto: Dag Arne Husdal LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 131
29 avtale med Ikea, slik at all fast innredning til boligene kjøpes inn herifra. Det ble foretatt tilstandsvurdering på pelene på 27 boliger, som grunnlag for refundamentering, Arbeidet vil foregå sommeren 2017. Rapporten avdekket et stort behov for utskiftning. Det ble avsatt midler til kjøp av tjenesteboliger, men ingenting ble ervervet grunnet manglende tilbud. LL inngikk kontrakt på kjøp av 5 nøkkelferdige leiligheter på Elvesletta. Byggearbeidene startet opp november 2016, og vil bli ferdigstilt høsten 2017. Det ble i 2016 arbeidet kontinuerlig med oppgjøret av de 5 spisshusene som forsvant i skredet. Arbeidet er ikke avsluttet. Avløpsrørene på Blåmyra ble rehabilitert via metoden rørfornyelse og det ble kjøpt inn nye møbler på Blåmyra, slik at alle enheter har nytt møblement i oppholdsrom. Det er knapphet på tomteområder utenfor skredutsatt område, og det finnes kun 1 stk byggeklar tomt i byen, øvrige områder krever delplan. Transformasjon av områder er utfordrende uten midlertidige bosteder hvor man kan plassere folk. Det er en mangel på spesielt 3-roms leiligheter, og det er venteliste på leiligheter. Manglende egnede boliger kan gi utslag i høyere turnover. Det står fremdeles igjen flere boliger som har behov for innvendig oppussing. I en del tilfeller bør det prioriteres rivning og nybygg fremfor oppussing. Skolen bør også prioriteres på sikt, da innvendige flater er lite tidsriktige og gulvene bærer preg av stor slitasje. Det er arealknapphet både for ansatte og barn. Videre oppdages det stadig tilfeller av vannlekkasjer på kobberrør og soilrør pga korrosjon, og utbytting bør prioriteres generelt fremover. Andre tiltak i 2016: Skolen/SFO: Taket over bygget til barnetrinnet ble rehabilitert grunnet skader etter stormen 19.des. Noe oppmaling og ny garderobe på ungdomstrinnet. Polarflokken barnehage: Kjøkkenet ble totalombygd, for å imøtekomme Mattilsynets krav, og for kunne fungere som et storkjøkken. Kullungen barnehage: Omlegging av tak, for å hindre nye vannlekkasjer. Noe oppmaling innvendig. Den gamle brannstasjonen: Bygget har siden skolestart 2016 fungert som verksted og undervisningslokale for elever ved videregående skole. Bygget er i tillegg varmt lager for eiendom. Longyearbyen barnehage: Bygget har fungert som kontor og lager for driftspersonalet ved eiendom. Formannshuset er nedstengt grunnet dårlige peler og påfølgende sikkerhetsrisiko. Utover de nevnte prosjektene har det vært stort fokus på brann i 2016. Det er skrevet samordningsavtale med alle brukere, samt at det er utpekt brannvernleder på alle bygg. Brannvernrunder og kontroller dokumenteres digitalt i et felles program for brukere og driftsteknikere. Direktevarsling er montert i alle fyrhus. Av enøktiltak er varme og ventilasjon sentralt styrt via «Datavaktmesteren» på flere bygg. I 2016 ble også det gjort tiltak på SFO og skolen. Bygging av nytt bibliotek på Næringsbygget. Foto: Victoria Windstad Hovedutfordringer Hovedutfordringen fremover er bygging og erverv av nye boliger, brukte eller via nybyggprosjekt. Prisnivået på boliger er på nivå med Oslo, og det er stort press i markedet. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 132
30 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE TEKNISKE TJENESTER Ansvarsområde Tekniske tjenester har ansvar for vann, avløp, fjernvarme, vei og veibelysning, nærområde, skred og flomforebygning, renovasjon, matrikkelføring og kartforretninger. Ansvaret for veibelysning og fjernvarme overføres til energiverket i løpet av 2017. Organisering Tekniske tjenester har 4 faste årsverk: teknisk sjef, driftsingeniør fjernvarme og renovasjon, driftsingeniør vei, vann og avløp og en oppmålingsingeniør. To midlertidige prosjektledere ligger også under enheten, samt et engasjement i forbindelse med avslutningen av digitaliseringen av tegningsarkivet (finansiert av RNB-midler). I forbindelse med omorganisering av teknisk sektor ble teknisk sjef kst. sektorsjef teknisk og prosjektleder ble kst. teknisk sjef. Endringen trådde i kraft fra september 2016. Det er opprettet en ny stilling for renovasjon og miljø som blir besatt i løpet av 2017. Nøkkeltall Regnskap 2016 sett opp mot budsjett viser at enheten har et mindreforbruk på 2,0 mill. kroner. De fleste avdelingene opererer etter selvkost og her er det stort sett balanse, mens det er mindreforbruk på veibudsjettet til gruve 7 som ikke berører selvkostområdene. Det var satt av penger til grusing og vedlikehold av veien til gruve 7, men dette ble ikke utført grunnet store nedbørsmengder og prosjektet med nytt overløp Isdammen. Året som gikk/måloppnåelse I 2016 er det gjennomført flere store og små prosjekter. Det største og kanskje viktigste prosjektet var å bygge nytt overløp på «Isdammen» som er Longyearbyens eneste drikkevannskilde. Isdammen er et oppdemt vatn i Adventdalen på Svalbard og hovedvannkilden for Longyearbyen. Den er rundt 2,5 km lang og 0,6 km bred, med et areal på 1,4 km². Høyeste vannstand er 3,0 meter over havet og maks. magasinvolum er ca. 2,5 mill. kubikkmeter. Det nye overløpet er tilnærmet vedlikeholdsfritt og sikrer at vannstanden holdes fast på kote 3 gjennom året også i flomsituasjoner. I tillegg er dammen forhøyet for å forhindre dambrudd ved store nedbørsmengder og utvasking av veien. I tillegg har vi hatt følgende andre prosjekter: nytt fyrhus FH3, ny vannledning Haugen, vannledning Bykaia, Kulvert og nytt kaidekke på Bykaia, ny gangbro oppe ved skolen og sluttføring av prosjektet med nye rørbukker. Vi har også startet ett prosjekt på avfallsanlegget hvor vi skal bytte avfallspresse og pakkemaskin, samt en del bygningsmessige utbedringer. Nytt slagg og askedeponi er under prosjektering. Dagens deponi ved gruve 6 har sigevannsproblemer og det må etableres avskjærende grøfter oppstrøms deponiet. Dette arbeidet er også under prosjektering. Det er gjennomført et forprosjekt for nytt avfallsanlegg hvor det ble bestemt at dette skal ligge på Hotellneset. Prosjektering gjennomføres i løpet av 2017 og byggestart er forventet i 2018. Det har i løpet av året vært 3-delingssaker og 2 flyttinger av festepunkt. Hovedutfordringer Fokuset videre vil være fortsatt utbedringer og vedlikehold av teknisk infrastruktur og sikkerhet i leveransen av våre tjenester. Det er planlagt en del utbedringer på vei i form av asfaltering og veikryssinger og det vil være en utfordring med trafikkavvikling ifbm. arbeid i og langs veiene i sentrum. Uavklarte forhold med boligsituasjon i Longyearbyen og hvor vi skal tilrettelegge for ny infrastruktur vil også være ett fokusområde for enheten. Videre vil gjennomføringen av kommende prosjekt være viktig og det nevnes spesielt sigevannshåndtering for deponiet ved gruve 6, samt etableringen av nytt slagg- og askedeponi ved gruve 3. I løpet av året skal også arbeidet med hovedplaner for driftsområdene på plass. Samt oppstart av prosjektering for nytt avfallsanlegg. Ny gangbro på Haugen, nov. 2016. Foto: LNS Bygging av nytt fyrhus (FH3) og fornying av rørbukker. Foto: Marius Larsen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 133
31 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE BRANN OG REDNING Ansvarsområde Longyearbyen brann og redning skal verne om innbyggernes liv, helse, miljø og materielle verdier. Enheten har ansvar for Longyearbyens brann- og redningstjeneste, og skal i tillegg ivareta forebyggende aktiviteter som branntilsyn i og utenfor Longyearbyen, kontroll og service på brannteknisk materiell, informasjons- og motivasjonstiltak og brannforebyggende kurs. Enheten har dessuten beredskap mot akutt forurensning og skal ivareta ambulansetjenesten på vegne av UNN. Organisering Brann og beredskap består av 24 personer, tre personer på heltid, og 21 deltidsmannskaper. Mannskapene er fordelt på fem vaktlag. De går en dreiende vaktsyklus med en uke på vakt, hver 5. uke. Samtlige brannmannskaper er oppsatt med personsøkere. Alarmering/varsling til brannmannskapene foretas fra 110- varslingssentral som er lokalisert ved energiverket. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 9,3 mill. kr i kostnader og 2,7 mill. kr i inntekter, noe som gir 6,6 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 6,6 mill. kr. Driftsregnskapet viser balanse iht. budsjett. Øvelse med brannlift. Foto: ukjent LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 134
32 Året som gikk/måloppnåelse Brann og redning gjennomførte drift og gjøremål i henhold til vedtatt handling og vedlikeholdsplan for 2016. Det er gjennomført branntilsyn i Longyearbyen, og på vegne av Sysselmannen i Ny Ålesund, Sveagruva, Isfjord Radio, Barentsburg, Pyramiden, Hopen og Bjørnøya. Den etablerte vaktordningen tilknyttet skredvarsling ble lagt til enhet for brann- og redning i 2016. Årlig rekruttering og opplæring av nye mannskaper er en nødvendighet, da som følge av generell turnover i Longyearsamfunnet. Ambulanseavtale med UNN HF ved Longyearbyen sykehus ble reforhandlet i desember 2016. Det er gjennomført brannteknisk kontroll og service for næringsvirksomheter og boligeiere i Longyearbyen. I tillegg er det gjennomført brannforebyggende informasjons- og motivasjonsarbeid, herunder brannvernkurs, varmearbeiderkurs, brannvernlederkurs for institusjoner og næringsvirksomheter i Longyearbyen. Brannøvingsfelt driftes sammen med Avinor og Store Norske Spitsbergen Kullkompani. De fleste bygninger er nå koblet opp mot 110-varslingssentral. Brann og redning har ansvar for drift og vedlikehold av sentralen. Beredskapsmessig og operativt har det i 2016 vært relativt høy aktivitet, 155 brannutrykninger og 143 ambulanseoppdrag. Totalt 298 oppdrag/utrykninger. Ambulanseoppdrag og brannutrykninger 2012 2016: 2012 2013 2014 2015 2016 Ambulanseoppdrag 137 141 159 210 143 Brannutrykninger 131 155 181 157 155 Hovedutfordringer Longyearbyens geografiske beliggenhet gjør at det må være et konstant fokus på en god og effektiv beredskap, samt å gjøre det ytterste for å ivareta personsikkerhet, miljø og materielle verdier. Longyearbyen er særdeles sårbar om en større brann skulle oppstå. Da er det viktig at samtlige innbyggere er seg sitt ansvar bevisst med hensyn til å minimere risiko for uønskede hendelser. 110-varslingssentral står for tur til å fases ut med ny. Eksisterende datasystem er snart 20 år gammelt, og reservedeler er i dag vanskelige å anskaffe. Ny varslingssentral/system vil prosjekteres i 2017, og planlagt satt i drift fra 2018. Nødetatene har allerede gått over på digitalt samband, men brann å redning må forbli på analogt samband til ny 110-varslingssentral er etablert i 2018. Brannberedskap og responstid er tilfredsstillende på ettermiddag, kveld og natt, samt i helgende. Da har vi vaktlag i beredskap med innsatstid på 10 minutter. Dagberedskap mandag til fredag derimot er ikke tilfredsstillende. Med 3 fast ansatte på brannstasjonen er man særdeles sårbare ved sykefravær, annet fravær etc, Vi er prisgitt assistanse fra våre deltidsmannskaper for å ivareta tilfredsstillende brann og ambulanseberedskap dagtid, noe som ikke er en selvfølge da mannskapene på dagtid er på jobb hos sin hovedarbeidsgiver. Kurs for eksterne. Foto: Jan Olav Sæter Åpen dag 2016. Foto: Jan Olav Sæter LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 135
33 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE ENERGIVERKET Ansvarsområde Energiverket har ansvar for å ivareta produksjon, vedlikehold, distribusjon av el- og termisk energi, samt fakturering av strøm og Det Lokale Eltilsyn (DLE). Organisering Det er 24 fast ansatte på Energiverket. De er fordelt på avdeling for produksjon, vedlikehold og nett. I tillegg har vi for 2016 hatt 1,5 stilling midlertidig på prosjekter. Longyearbyen energiverk driftes helkontinuerlig. Driften gjennomføres med 6-skiftsordning med totalt 12 skiftgående maskinister og maskinassistenter. Nøkkeltall Energiverket Inntekter/ Utgifter Netto kostnader Regnskap 2016 Budsjett (m/ merforbruk) Avvik 361 353 4 459 792 4 098 439 Inntekter -102 018 404-99 639 000 2 379 404 Utgifter 102 379 757 104 098 792 1 719 035 Energiverkets regnskap viser balanse pr. 31.12.16. I budsjettet var det forutsatt en netto utgift på energiverket på ca 4,5 mill kr i 2016. Hovedårsaken til at regnskapsresultatet ble bedre enn budsjettert skyldes høyere inntekter enn budsjettert 2,2 mill kr og lavere kapitalkostnader enn budsjettert. Spesielt knyttet til investeringer i renseanlegget og til investeringer i henhold til tilstandsanalysen. I tillegg ble utgiftene til vedlikeholdsplanen ca 3,4 mill kr lavere enn budsjettert. Beløpet er avsatt til vedlikeholdsfond (til bruk senere år). Utvikling produksjon og forbruk: El (MWh) Termisk (MWh) Kull(t/ år) Diesel(l/ år) Slagg (m³) Aske (m³) Kj.vann (m³) 2016 41.688 63.116 27.467 1138.932 6274 2865 14018 2015 39.257 69.066 25.370 968.694 3978 1873 11978 2014 38.062 65.925 24.956 1151.000 3695 1930 10496 2013 39.868 68.861 23.799 411.785 3123 1394 12397 2012 38.988 62.194 21.777 390.417 2431 1692 12085 Montering av blader til turbin 2. Foto: Per Ove Kristensen LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 136
34 Overhaling av turbin 2. Foto: Morten Viking Sundby Utslipp til luft: CO2 (t/år) SO2(t/år) NOx (t/år) Støv (t/år) 2016 69 768 0,24 72,3 6,67 2015 64 220 511 117 112 2014 63 698 536 164 116 2013 54 657 336 169 92 2012 50 014 405 155 85 Året som gikk/måloppnåelse 2016 var som de siste par årene, svært arbeidskrevende for alle på Energiverket. Vi har i løpet av året avsluttet alle TAprosjektene, avsluttet alle planlagte prosjekter i vedlikeholdsplanen, overtatt renseanlegget og innført energiledelse etter ISO-standard 50001. God planlegging, dyktige ansatte og skikkelig stå på vilje blant alle var helt avgjørende for at vi kom i mål med alt som skulle gjennomføres, og det innenfor budsjett. Bemanningssituasjonen på Energiverket var stabil gjennom året. I driftsfase skal Energiverket arbeide med å forbedre seg innenfor flere områder som: Bedre og lik opplæring, bruke mindre energi i produksjon, får mest mulig ut av energien (kullet), god og kjent beredskap, bedre kvalitet på prosedyrer, heve bruken og utnyttelsen av FDV-verktøy. Forkortet kan en si at vi skal være bedre på kvalitet både internt/eksternt og heve effektiviteten innenfor alle områder. Av større prosjekter er det å få på plass sikker og stabil reserve kapasitet både på elektrisitet (ny dieselstasjon) og fjern varme (ny reserveveksler) som kan dekke opp for kullkraftverket ved vedlikeholdsstans og uventet stans. Energisituasjonen for Longyearbyen er i konstant utvikling, det å kunne levere det som kundene har behov for til enhver tid er til tider utfordrende. Det vil derfor i årene som kommer være naturlig at Energiverket holder fokus på Longyearbyen sin energibruk og har åpenhet rundt Energiverket sin kapasitet og leveringsevne. Hovedutfordringer 2017 vil bli preget av at Energiverket går over i en tydeligere «driftsfase». Det vil fremdeles kjøres prosjekter i henhold til vedlikeholdsplan, ny dieselstasjon og ny reserveveksler. Prosjektfasen vi går over i nå er mindre krevende og krever mindre ressurser og koordinering av ressursene. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 137
35 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE LONGYEARBYEN HAVN Ansvarsområde Longyearbyen havn utøver Longyearbyen lokalstyres havnedrift og er tilbyder av offentlige havnetjenester. Havneadministrasjonen har det daglige tilsyn i Longyearbyen havnedistrikt, og skal påse at havne- og farvannsloven samt forskrifter, enkeltvedtak og andre avgjørelser truffet i medhold av denne loven blir etterfulgt. Likevel ser man behov for styrking av bemanningen spesielt i den lyse årstiden med økt bemanning til drift og havnevakt. Nøkkeltall Den økonomiske driften av Longyearbyen havn reguleres i forretningsbetingelser for Longyearbyen havn gitt i medhold av lov om havner og farvann m.m. Organisering Longyearbyen havn er en liten organisasjon med 3 fast ansatte, hvor arbeidsfordelingen generelt er fordelt mellom utviklingsprosjekter, drift og vedlikehold. Longyearbyen havn kjøper i stor grad inn tjenester på timer for å utføre enkeltoppgaver havna ikke dekker selv. Disse tjenestene er i hovedsakelig rettet opp mot konkrete aktivitetstiltak ved eks. anløp av skip. Ellers dekkes drift- og vedlikeholdsoppgaver med lokalstyres FDV partnere. Longyearbyen havn har styrket enheten med innleide båtførere i sommerhalvåret. Oppbygging av en lokal ressursbank med godt kvalifiserte båtførere og innleide Losbåtførere fra fastlandet gir oss en robust tilbringertjeneste. Budsjett 2016 er tilpasset forventet vekst i trafikk og omsetningsøkning som følge av tilbringeravtale med Kystverket som trådte i kraft i 2015. Samlet trafikk for 2016 viser en vekst i turist og reiselivs relaterte anløp med 34,5%. Passasjerer over Longyearbyen havn har økt med 18,10 % siste år. Dette inkluderer en nyere næring med mindre båter med inntil 12 passasjerer. Disse sto alene for nær 4000 passasjerer. Antall skip og båter som anløper Longyearbyen havn øker både i antall og størrelse. Faktoren som skip måles og betaler etter er Bruttotonnasje(BT). For 2016 har havnen en økning i BT med 26,94 %. Sett i forhold til 2006, altså 10 år tilbake i tid, har veksten vært på 114,5%. En betydelig utvikling for havnen. Båttrafikk. Longyearbyen havn 2011-2016 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Antall anløp (reiseliv) Cruisebåter (oversjøiske) 37 49 48 45 37 53 Turistbåter (ekspedisjonscruise) 118 190 153 232 195 229 Dagsturbåter (lokalbåter) 245 251 284 414 450 649 Dagsturbåter (12 PAX RIB mm)* 318* Lystbåter (Seilcharter-motor) 118 68 87 115 135 168 Sum antall anløp (reiseliv) 518 558 572 806 817 1 099 Lastebåter 63 52 60 67 41 51 Undervisning/forskning 84 108 90 70 74 84 Fiskebåter 14 15 10 30 21 32 Marine/ Kystvakt 40 35 41 45 48 54 Polar- / Nordsyssel 44 37 25 29 43 56 Losbåt 96 90 142 Andre fartøy 10 7 4 35 29 24 Sum antall anløp (andre) 255 254 230 372 346 443 Sum antall anløp (totalt) 773 812 802 1 178 1 163 1 542 Liggedøgn Cruisebåter 28,0 22,2 20,9 18,6 18,4 25,4 Turistbåter (ekspedisjonscruise) 148,3 320,0 154,7 406,4 191,0 254 Dagsturbåter 142,4 177,0 176,9 274,5 298,0 395 Lystbåter 366,0 169,0 308,0 273,0 269,0 371 Sum antall liggedøgn (reiseliv) 685 688 661 972 776 1 045 Passasjerer Cruisebåter 22 937 38 345 38 019 36 118 37 545 41627 Turistbåter (ekspedisjonscruise) 7 272 8 622 7 726 6 225 11 833 11756 Dagsturbåter** 8 837 8 124 11 132 12 465 14 300 21818 Sum antall passasjerer (reiseliv) 39 046 55 091 56 877 54 808 63 678 75 201 Bruttotonnasje totalt 1 883 001 2 278 189 2 361 374 2 518 838 2 537 280 3 220 761 * 12 pax rib båter etc. ikke medregnet med anløp, passasjerer er registrert ** Innbefatter passasjerer på lokale 12 pax rib turer etc. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 138
36 Båttrafikk sett fra Blomsterdalshøgda. Foto: Tine Mari Thornes Samlet omsetning for 2016 har brakt havnen med alle aktiviteter nær 21 millioner, med et resultat på kr. 2.375.000 som tilføres havnefondet. Regnskapet er for øvrig innenfor rammen av budsjettet. Havnefondet utgjør pr 1. januar 17 utgjør kr. 5.969.000. Året som gikk/måloppnåelse 2016 var preget av en betydelig vekst innenfor alle segmenter og områder. Styrking av antall skip og anløp av lokal cruise eller dagsturer i Isfjorden økte i anløp med vel 32% fra året før og over 50% i antall passasjerer. Veksten i antall passasjerer kan til dels tilskrives økt trafikk og tilbud til oversjøiske cruiseskip når de ligger i havn. Tilbringertjenesten for Lostjenesten på Svalbard er en helårsvirksomhet med oppdrag i nær alle årets måneder, men hvor turistskip står for den største andelen oppdrag i den lyse årstiden. Longyearbyen havn etablerte våren 2016 et dieselfylleanlegg på Turistkaia, primært for Tilbringertjenesten, men også for andre brukere. Dette har blitt et vellykket tiltak for havnen, og utgjør et betydelig bidrag til havnedriften. Hovedutfordringer Longyearbyens havne- og kai tilbud er begrenset. En betydelig underdekning er dokumentert over mange år tilbake i tid, mens statistikken viser en jevn økning i aktivitet år for år. Longyearbyen havn har to hovedutfordringer. Det første er å dekke opp for den underdekning som er i dag innenfor det totale havnetilbudet med kai og landfasiliteter. Neste utfordring er å legge til rette for en videre utvikling med tilpassede og nødvendige arealer på land og i sjø for å beholde eksisterende og tiltrekke seg nye aktiviteter. Arbeid med tiltak og prosjekter for å bedre offentlig kai kapasitet og tilbud i havnen har som tidligere år vært de viktigste prosjektene i året som var, med fokus på nye kailøsninger, vedlikehold- og lager fasiliteter, og nytt havnebygg. Kystverkets arbeid med en Konseptvalgutredning for Longyearbyen havn, ble gjennomført i 2016, med grundige analyser av alle faktorer som påvirker en videre utvikling av havnen. Resultatet av utredningen ble oversendt Samferdselsdepartementet i november 2016. En av konklusjonene i rapporten støtter Lokalstyrets utredning av ny stor flytekai som ny kailøsning for Longyearbyen. Turistkaia ble i 2016 forlenget med 60 meter og kaia har nå en total lengde på vel 130 meter med fortøyning av båter på begge sider, noe som gir en totalt over 160 kaimeter. Cruiseskip i Longyearbyen. Foto: Roger Zahl Ødegård LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 139
37 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE BARN OG UNGE Ansvarsområde Enhet barn og unge er en flerfaglig enhet med høy kompetanse på oppvekstområdet. Enheten har som mål å fremme tverrfaglig samarbeid, forbyggende og helsefremmende tiltak. Lov om barneverntjenester er gjort gjeldende på Svalbard. Organisering Enheten utgjør 6, 25 årsverk ved utgangen av 2016. Enheten består av ungdomsvirksomheten, pedagogisk psykologisk tjeneste og barne- og familietjenesten, herunder barnevernstjeneste. Enhetsleder er også barnehagefaglig rådgiver. Fagområder Barne- og familietjenesten har 2 årsverk, herunder en 2-årig prosjektstilling med varighet til og med 31.12.16. I tillegg har tjenesten 50 % barnevernlederstilling. I desember 2016 vedtok Longyearbyen lokalstyre å styrke barne- og familietjenesten med ett årsverk, gjeldende fra 01.01.17. I 2016 mottok barne- og familietjenesten i Longyearbyen 7 nye bekymringsmeldinger, samt 14 bekymringsmeldinger i aktive saker. I løpet av året har tjenesten hatt 5 barn i aktive hjelpetiltak. Ved utgangen av året var fem barn og unge plassert i fosterhjem og en ungdom i ettervern. Barne- og familietjenesten gir råd og veiledning til familier, og samarbeider med skole, barnehager, ungdomsklubb og helsesøster i forebyggende arbeid rettet mot barn og unge. Barneog familietjenesten har inngått samarbeid med familievernkontoret i Tromsø, som har kontordag i Longyearbyen 2 dager hver måned. Barne- og familietjenesten er en del av Tverrfaglig Team som i tillegg består av skole, barnehage og PPT. Barne- og familietjenesten koordinerer også Forebyggende Forum som består av representanter fra sysselmannen, Longyearbyen skole, helsesøster og ungdomsvirksomheten. Tjenesten bistår regionskontorene i Barne-, ungdoms- og familieetaten i forbindelse med utredning og tilrådning om adopsjon. Ungdomsvirksomheten Ungdomsvirksomheten jobber for å sikre et godt oppvekstmiljø i Longyearbyen. Målgruppen er barn og unge fra 5. trinn og ut videregående skole. Virksomheten drifter ungdomsklubben og UHU som har åpent onsdag, torsdag og fredag på kveldstid. Ungdomsklubben har reduserte åpningstider i høytidene og holder stengt i forbindelse med skoleferien. I løpet av sommer og høst 2016 ble ungdomsklubben pusset opp, og det ble kjøpt inn en del nytt inventar. Virksomheten har i 2016 jobbet aktivt med å fremme brukermedvirkning, og ungdommene har i større grad fått ansvar for å gjennomføre arrangementer og påvirke aktivitetsplanene på ungdomsklubben og UHU. Ungdomsklubben og UHU velger hvert år egne ungdomsstyrer. Styrene fatter beslutninger på vegne av medlemmene og er således med på å definere innholdet for klubben og UHU. Virksomheten har også ansvaret for å koordinere Longyearbyen ungdomsråd. Ungdomsrådet består av representanter fra ungdomsskolen, videregående, klubbstyret og UHU-styret. Ungdomsrådet er bindeleddet mellom ungdom og politikeren i Longyearbyen, og skal sikre at barn og unge får mulighet til å medvirke i alle saker som berører dem. Fire av ungdommene er representert i ulike politiske møter. I 2016 har ungdomsrådet Workshop på klubben. Foto: Ingeborg Runde Gjesteopptreden fra Barentsburg. Foto: Lusie Kuraas LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 140
38 blant annet hatt medvirkning i areal- og sentrumsplan, nytt bibliotek, ruspolitisk handlingsplan og kulturkort for ungdom. Ung i Longyearbyen har i 2016 gjennomført en rekke små og store arrangementer, blant annet UKM, Camp Svalbard (sommer og vinter), Ut & Kjør og LybLan. Flere av arrangementene gjennomføres i samarbeid med lokale lag og foreninger, og i samarbeid med andre enheter i Longyearbyen lokalstyre. Besøksstatistikk Ung i Lyb inkl. Klubben: 2011 2012 2013 2014 2015 2016 5540 5572 5173 5016 3894 3582 Pedagogisk-psykologisk 1 årsverk Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) er en lovpålagt tjeneste, og har et særskilt ansvar for å hjelpe barnehager og skole til best mulig å legge til rette for barn med særskilte opplæringsbehov. Dette gjøres gjennom rådgivning, veiledning, samt kompetanse- og organisasjonsutvikling. PPT har også ansvaret for å utarbeide en sakkyndig vurdering av barn og elever der barnehage og skole, med foreldres samtykke, ber om dette. Pr. 31.12.2016 var det totalt 397 barn og unge i alderen 0-18 år i Longyearbyen. Av disse gikk 331 i barnehage eller grunnskole. Se tabell for fordelingen av barn i barnehage og grunnskole, antall sakkyndige vurderinger og antall barn under oppfølging av PPT i 2016. Totalt antall barn Sakkyndig vurdering Aktiv oppfølging Longyearbyen skole 237 18 29 Barnehagene 94 1 10 Andre 1 Totalt 331 20 39 Barnehagefaglig rådgiver Det er gjennomført to barnehageopptak i 2016. Søknader Plasser Venteliste 31.12.16 Plasser Vår 26* 36* Høst 15 28 8 16 På oppdrag fra Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) ble det høsten 2016 lagt frem sak vedrørende samlet barnehagetilbud i Longyearbyen. I vedtak av 4.10.16 ber OKU administrasjonen om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytning til Polarflokken barnehage, og at det avklares videre bruk av Longyearbyen barnehage etter NVE sin rapport foreligger. Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 8.2 millioner kr i kostnader og 2.5 millioner kr i inntekter, noe som gir 5.7 millioner kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 5.4 millioner kr. Overforbruk på kr 300 000 skyldes i hovedsak merutgifter til oppfølging av barn i fosterhjem som det ikke ytes refusjon for. Året som gikk/måloppnåelse Enhetsleder sluttet i begynnelsen av februar og ny enhetsleder ble tilsatt 1. mai. Enheten har ellers hatt en stabil personalgruppe i 2016. Barne- og familietjenesten har hatt en prosjektstilling gjennom hele året, noe som har ført til at man har klart å ta igjen etterslepet i tjenesten. Videre har stillingen synliggjort behovet for flere stillinger i barne- og familietjenesten, og i desember 2016 vedtok Longyearbyen lokalstyre å styrke tjenesten med en fast stilling, gjeldende fra 01.01.17. Ungdomsvirksomheten har hatt et særlig fokus på brukermedvirkning og å gi barn og unge reell innflytelse i saker som har betydning for deres utvikling, trivsel og oppvekstsvilkår i Longyearbyen. Medvirkning skjer blant annet gjennom deltakelse i Longyearbyen ungdomsråd, UHU-styret og klubbstyret ved Longyearbyen ungdomsklubb. Med bakgrunn i endringer i barnehageloven har PPT startet opp veiledning til på systemnivå til begge barnehagene i Longyearbyen. Hovedutfordringer Enheten arbeider kontinuerlig med å bedre det tverrfaglige og forebyggende arbeidet i forhold til barn og unge i Longyearbyen. Gode fellesskapsløsninger er et godt utgangspunkt for et inkluderende oppvekstmiljø. En av de viktigste utfordringen for enheten videre er å bidra til å tenke helhetlig og å samordne innsatsen på tvers av fagområdene. *Våren 2016 måtte 13 barn søke om overflytting fra Formannshuset (Rypa) til de andre barnehagene. Dette utgjorde 14 plasser. 13 nye søkere utgjorde 22 plasser. På grunn av lavt barnetall besluttet administrasjonssjefen å stenge Longyearbyen barnehage for barnehageåret 2015/ 2016 og 2016/2017. Videre tilbud ble gitt i Polarflokken barnehage, Kullungen barnehage og Formannshuset (Rypa). Våren 2016 ble det besluttet å overføre barn og personale fra Formannshuset til Polarflokken og Kullungen på grunn av byggets usikre tilstand. I august 2016 ble det foretatt en tilstandsvurdering av Formannshuset, og på grunn av byggets dårlige forfatning ble det besluttet å stenge bygget for videre bruk. Polarjazzkonsert med Sondre Lerche på UHU. Foto: Kaja Pilar LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 141
39 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE KULTUR OG IDRETT Ansvarsområde Enhetens formål er å ivareta driften av kultur-, fritids- og idrettsoppgavene i Longyearbyen lokalstyre. Enhetens mål er å være tilrettelegger for det frivillige kulturarbeidet og bidra til å skape et tilbud som favner så bredt som mulig i forhold til aldersgrupper, interesser og behov. Organisering Enheten har 12,5 årsverk og består av kulturadministrasjon (1 årsverk), Longyearbyen folkebibliotek (2 årsverk), Longyearbyen kulturhus med Longyearbyen kino (2,1 årsverk), Galleri Svalbard med Longyearbyen kunst- og håndverkssenter (1,9 årsverk), Kulturskolen (2,3 årsverk) og Svalbardhallen med alpinbakke, isbane, sykkelbane og løypemaskin (3,2 årsverk). Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten har hatt 20,1 mill. kr i kostnader og 8,6 mill. kr i inntekter, noe som gir 11,5 mill. kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 10,7 mill. kr dvs. et merforbruk på ca. kr 767.000, tilsvarende 7,15%. Året som gikk/måloppnåelse Til tross for oppsigelser og fortsatt noe usikkerhet i samfunnet er det tilfredsstillende at oppslutningen omkring vårt kultur- og idrettstilbud er stabilt. I fjor økte besøkstallene ubetydelig i våre anlegg og på våre arrangementer fra 103 371 besøkende i 2015 til 103 659 i 2016. Besøkene fordeler seg slik: Barn Voksne Totalt Biblioteket 8 231 10 866 19 097 Kulturhuset 1 543 10 459 12 002 Kinoen 3 027 3 747 6 774 Galleriet 246 13 080 13 326 Kulturskolen 2 035 727 2 762 Svalbardhallen 16 411 33 287 49 698 Totalt 32 815 82 918 103 659 I tillegg kommer skolens, SFOs og barnehagenes bruk av Svalbardhallen med ca. 16 000 besøk. Det er gjennomført en rekke arrangementer/oppgaver i egen regi, eller i samarbeid med andre og vi trekker fram noen eksempler: Svalbard Irish Dance Esemble under Solfestuka 2016. Foto: Roger Zahl Ødegård Nord Norsk Opera og Symfoniorkester i Longyearbyen kulturhus. Foto: Roger Zahl Ødegård Ungdomsdebatt og debattverksted for ungdom støttet av Nasjonalbiblioteket. TXT-formidling for hele ungdomstrinnet på skolen. Konsert en hyllest til samholdet (etter snøskredet 19.12.2015) Symfonisk romantikk Nordnorsk Opera og Symfoniorkester (NOSO) Kulturskoleforestillingen «Skjevt fordelt» Natt i biblioteket Ombygging til bibliotek påbegynt i Næringsbygget høsten 2016. Etter tildeling av korkpenger er bildene i Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen ytterligere vurdert og tiltak beskrevet av konservator. Reparasjons- og konserveringsarbeider utføres tidlig i 2017 Stabilt godt kinobesøk der de tre best besøkte filmene var norskproduserte Kulturskolens 105 elever med «En eventyrlig hyllest til Store Norske 100 år» Besøket i Galleri Svalbard økte med 5,1% (648 besøkende) og har nå passert 13 000 besøkende I anledning Store Norskes 100-årsjubileum presenterte Galleri Svalbard et utvalg av Store Norskes kunstsamling (malerier og grafikk) Ny tråkkemaskin tatt i bruk i februar 2016 i et finansielt samarbeid Svalbard Turn LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 142
40 I tillegg til egne produksjoner i kulturhuset og på enhetens øvrige arenaer, bistår vi både foreningsliv og utelivsbransjen med tekniske tjenester, noe som gir et godt økonomisk bidrag. Hovedutfordringer Det er fortsatt krevende å balansere budsjettet med kostnadsutviklingen og aktivitetsøkningen i samfunnet. Enheter møter blant annet utfordringer i år der det er stor turnover og tilhørende ikke-budsjetterte rekrutterings- og flyttekostnader. Vi merker fortsatt en forsiktighet blant næringslivet og må dessverre konstatere at den økonomiske støtten derfra fortsatt er betydelig lavere enn for to tre år siden. Vedlikeholdsutfordringene er fortsatt mange i Svalbardhallen, men i god dialog med enhet eiendom følges vedlikeholdsplanen Solas tilbakekomst 2016. Foto: Roger Zahl Ødegård Elise Strømseng ble tildelt Tyfusstatuetten 2016 og Frida Krystad ble tildelt Ungdommens kulturstipend 2016. Foto: Trine Krystad LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 143
41 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE LONGYEARBYEN SKOLE Ansvarsområde Longyearbyen skole er en kombinert barne- og ungdomsskole med elever fra 1.-10. trinn. I tillegg har skolen en videregående avdeling, samt SFO. I 2016 lå elevtallet på ca 275 elever, fordelt på grunnskole og videregående avdeling. Skolen har en del minoritetsspråklige elever. Skolens utviklingsarbeid tar utgangspunkt i at skolen er mangfoldig, utviklende og inkluderende. I 2016 jobbet vi særlig med vurdering for læring. Målet har vært å utvikle en felles vurderingspraksis. Elevene skal vite hva som forventes av dem (tydelige mål og kriterier), de skal få tilbakemeldinger om kvalitet og være involvert i eget læringsarbeid. Vi fortsetter også vårt langsiktige mål å gi god tilpasset undervisning for alle elever, med mål om faglig fremgang og mindre behov for spesialundervisning. Dette skal være verktøy for å nå politikernes mål om at elevresultatene skal ligge over landsgjennomsnittet. Organisering Longyearbyen skole har over 50 ansatte. En del av det pedagogiske personalet er rekruttert med tanke på å dekke fagbehov ved videregående avdeling. Da fagtilbudene her kan variere fra år til år er det lagt vekt på at alle lærere ved skolen blir ansatt i grunnskolen, og kan påregne seg noe undervisning på ulike alderstrinn i grunnskolen. I tillegg til det pedagogiske personalet, jobber assistenter både i grunnskole og i skolefritidsordningen. Skolens ledelse har gjennom 2016 vært preget av en god del utskifting og vakanse. I utgangspunktet består ledelsen av rektor samt 4 avdelingsledere. Fra høsten 2016 gikk rektor over i ny stilling som konstituert sektorleder for kultur og oppvekst. Ny rektor ble tilsatt i årsvikariat, samtidig ble det ansatt ny avdelingsleder for 1.-7. årstrinn. Avdelingsleder for 8.-10. trinn sluttet i medio september og var ubesatt resten av året. Skolen har vært uten administrasjonsmedarbeider i lengre perioder av året., men fikk tilsatt en medarbeider fra september 2016. Som en støtte til skolens ledelse har hvert av hovedtrinnene (1.- 4., 5.- 7., 8.-10. og Vg) en teamkoordinator som sammen med skolens ledelse utgjør utvidet lederteam Skolefritidsordningen er et populært tilbud og antall barn har for 2016 variert mellom 80 og 90 elever. Det har aldri vært så mange barn i SFO som ved utgangen av året. Barna er engasjert i ulike aktiviteter inne og ute og kan melde seg på ulike grupper tilpasset årets gang, f.eks museumsgruppe, svømme- Utenfor Longyearbyen skole. Foto: Elin Dolmseth LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 144
42 gruppe, sløydgruppe og kunstgruppe. SFO samarbeider også med blant annet ungdomsklubben, biblioteket og kulturskolen. Videregående avdeling har for skoleåret 2016/17 elever på studiespesialisering Vg1, Vg2 og Vg3. I tillegg ble det høsten 2016 startet opp et nytt yrkesfaglig utdanningsprogram Vg1 bygg- og anleggsfag. Elevtallet var høsten 2016 på 36 elever. Skolen tilbyr norskopplæring for utenlandske voksne. Her har antall deltakere variert mellom 20 og 40. På våren satt vi i gang med 2 grupper, mens vi på høsten 2016 startet opp 3 grupper, som senere ble redusert til 2 pga dalende deltakelse. Nøkkeltall I 2016 gikk Longyearbyen skole i balanse regnskapsmessig. Skolen endte opp med et mindreforbruk på ca 800 000, blant annet pga vakanse i ulike stillinger gjennom året. Året som gikk/måloppnåelse Longyearbyen skole ønsker å være mangfoldig, utviklende og inkluderende. Som et ledd i dette har i 2016 hatt fokus på tydeliggjøre skolens arktiske preg knyttet til både naturen her og som en aktiv og samarbeidende aktør i lokalsamfunnet. For å kunne utarbeide en helhetlig og langsiktig arktisk plan fra 1.- 13. trinn, har vi gjennom midler fra Miljøvernfondet kunnet tilsette en prosjektmedarbeider i 50 % stilling. Som en del av det inkluderende arbeidet har vi som mål å fremme et godt psykososialt miljø der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Mobilfrie friminutt er fast etablert og trivselslederprogrammet gjelder for både barneog ungdomstrinn. Fra høsten 2016 fikk vi ansatt en miljøarbeider som skal være en synlig og trygg voksen i elevmiljøet. Dette er et område vi må ha konstant fokus på. Longyearbyen skole opplever også tilfeller av mobbing og trakassering dette tar vi svært alvorlig. Elevundersøkelsen høsten 2016 viser at elvene ved skolen i stor grad melder om god trivsel. Sammenligner vi resultatene for høst 2016 mot høst 2015, er elvenes tilbakemelding på trivsel tilnærmet stabil. Resultatene fra nasjonale prøver (5.8. og 9. trinn) er jevnt over gode, og ligger samlet sett rundt et nasjonalt snitt. Resultatene for regning ligger godt over et landsnitt, mens resultatene for engelsk ligger tett under et landsnitt. Skolens grunnskolepoeng som er sum av standpunktkarakterer og eksamenskarakterer for 10.trinn må også sies å være positive. Her har skolen over flere år hevet gjennomsnittet, sammenlignet med nasjonalt snitt. Når det gjelder vårt utviklingsarbeid, har vi fortsatt fokus på å skape en felles vurderingspraksis og forståelse. Skolen har for inneværende skoleår fem ansatte som deltar videreutdanner gjennom Kompetanse for kvalitet. I tillegg har seks andre deltatt på ulike etter- og videreutdanningsprogram. Samlet gir dette skolen et viktig kompetanseløft. Hovedutfordringer Nok et skoleår startet vi opp med mange nye ansatte, både blant lærerne og i ledelsen. Det er ressurskrevende å ha en såpass høy turnover som vi har hatt de senere år både blant skolens ansatte og elever. Trygghet, forutsigbarhet og gode rammer må ligge i bunnen for alt arbeid som gjøres, ikke minst gjelder dette skolens ulike rutiner, planer og mål. 2016 ble preget av skredet som gikk 19.desember 2015. Det har vært et viktig arbeid å sørge for at skolen oppleves som en trygg og stabil arena for både elever og ansatte. Dette blir sentralt også i 2017, ikke minst med tanke på flere evakueringer og skred som har gått siste år. Skolefanen. Foto: Silje Solend LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 145
43 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE KULLUNGEN BARNEHAGE Ansvarsområde Kullungen er en 3-avdelings barnehage godkjent for 54 plasser og Rypa er godkjent for 24 plasser. Kullungen barnehage gir barnehagetilbud til barn fra fylte 1 år til de starter på skolen. Det er for barnehageåret 2016/2017 fire avdelinger knyttet til Kullungen; Gruve1, Gruve2, Gruve3 og Rypa. Gruve 1 og 2 har barn i alderen 2-6 år, Gruve 3 er tilpasset de minste barna og Rypa har barn i alderen 2-6 år. Avdeling Rypa er lagt ned fra august 2016. Organisering Fram til høsten 2016 var Rypa lagt under Kullungen barnehage som en ekstern avdeling. Fra ca:1.august ble barn og ansatte på Rypa overført til Kullungen og Polarflokken barnehage. Rypa ble stengt. Endring av drift medførte en ny prosess for omorganisering av drift og personalressurser i forkant av nytt barnehageår. Stillinger: Kullungen barnehage har 12,4 årsverk pr.31.12.2016 Nøkkeltall Driftsregnskapet for 2016 viser at enheten Kullungen barnehage inkludert avdeling Rypa har hatt 7,9 mill. kr i kostnader og 1,7 mill. kr i inntekter, noe som gir 6,2 mill kr i netto kostnader. Budsjetterte netto kostnader var 7,4 mill, kr. Mindreforbruk på 1,2 mill. kr skyldes i hovedsak nedbemanning og endret driftsform. Året som gikk/måloppnåelse Kullungen barnehage har i 2016 også omorganisert personell i forbindelse med nedleggelse av avdeling Rypa. Det ble gjennomført en omfattende prosess i samarbeid med foreldre, ansatte og tillitsvalgte i forkant av nytt barnehageår. Kullungen barnehage viderefører 100 % stilling som pedagogisk leder/ støttepedagog. Stillingen er delegert driftsoppgaver og skal styrke det pedagogiske arbeidet i barnehagen og kunne avlaste enhetsleder. Stillingen har også ansvar for koordinering og tilrettelegging av tilbudet til barn med særskilte behov, herunder flerspråklige barn i barnehagen 2016/2017. Kullungen barnehage har ca: 40% flerspråklige barn. Det er satt av ressurser for å gjennomføre et felles kompetanseløft for hele personalet i samarbeid med Polarflokken barnehage. Begge barnehagene deltar i nasjonalt prosjekt kalt «Språkløyper» Kullungen barnehage har språk, språkutvikling og sosial kompetanse som satsningsområde. Vi representerer mange barn fra ulike kulturer og har fokus på inkludering av alle barn. I samarbeid med FAU fikk barnehagen tildelt «korkpenger» og sponsormidler fra næringslivet for å gjennomføre en båttur for å besøke barnehagebarna i Barentsburg. Det er unikt at barnehagebarn fra to nasjoner kan møtes til lek og samspill. Barnehagen er godt integrert i lokalsamfunnet og har et godt samarbeid med næringsliv og offentlige tjenester. Hovedutfordringer Barnehagens største utfordring i 2016 har vært nedlegging av Rypa, ny omorganisering av personalet samt flytting av barn fra Rypa til Kullungen- og Polarflokken barnehage. Hovedfokus høsten 2016 ble som forrige driftsår å starte på nytt med å bygge ny organisasjon. Å bygge en ny organisasjon tar lang tid og krever mye ressurser. For personalet er det utfordrende og krevende å stadig omorganisere driften etter varierende barnetall. Klatretårnet i Kullungen barnehage. Foto: Dag Arne Husdal Kullungen barnehage har godkjent årsplan. Årsplanen legges til grunn i planlegging av barnehagens innhold for 2016/2017. Barnehagen har høyt fokus på at barnehagehverdagen skal ha et lokalt preg med fokus på det spesielle med å bo i Arktis. Et eksempel på dette er at skolestarterne deltar på reinsdyrjakt. LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 146
44 RAPPORT FRA DRIFTSENHETENE POLARFLOKKEN BARNEHAGE Ansvarsområde: Polarflokken barnehage er en basebarnehage med 78 barnehageplasser fordelt på 4 kontaktgrupper. Barnehagen ligger rett nedenfor skolen, med lett tilgang på skolens uteområde samt kort vei til Svalbardhallen. Barnehagen ble åpnet i august 2007. Organisering: Barnehagen har to baser, en for småbarn (1-2 år) og en for store barn (3-6 år). Hver base har to kontaktgrupper hver. På småbarn har vi en gruppe med 18 plasser, og en gruppe med 24 plasser, mens på storbarnsbasen har vi to gruppe med 18 plasser hver. Gruppene på småbarnsbasen heter Tundra og Isbre, og gruppene på storbarnsbasen heter Nordlys og Midnattsol. På grunn av varierende barnetall i løpet av året varierer bemanningen etter behov. Ved full barnehage har barnehagen 16,4 årsverk, men dette vil som sagt variere noe etter behov. Barnehagen har ekstra førskolelærer, støttepedagog og kjøkkenassistent i grunnbemanningen. Nøkkeltall: Driftsregnskapet for 2016 viser at Polarflokken barnehage har hatt totalt 9,2 mill.kr. i kostnader og 1,7 mill.kr. i inntekter, noe som gir 7,5 mill. i netto kostnader. Budsjettert netto kostnader var 7 mill.kr. Grunnen til at barnehagen kommer dårligere ut enn beregnet er at man har hatt et større antall småbarnsplasser enn det var budsjettert med. Barnehagen har i flere år hatt fokus på miljøvern, og kildesortering er en naturlig del av hverdagen. I tillegg plukker vi søppel når vi er ute på turer, og snakker mye om hvordan vi kan bidra til å ta vare på naturen. I år har vi jobbet spesielt mye med dyreliv og hvilke utfordringer og konsekvenser forsøpling av naturen har for dyrene. Også i år var vi så heldige at vi fikk midler fra Svalbard Miljøvernfond til å gjennomføre søppeltokt til Coles Bay i Isfjorden, der stranden i løpet av en formiddag ble ryddet for 280 kg søppel, mye av dette var glass, not-rester og plast. Hovedutfordringer: Barnehagens driftsmessige hovedutfordring i 2016 har vært at vi har hatt et større behov for småbarnsplasser i barnehagen enn tidligere, dette på grunn Longyearbyen barnehage har vært midlertidig stengt, og Rypa ble bestemt stengt fra høsten 2016. Organiseringsmessig har dette medført at barnehagen siden høsten 2016 har hatt en utvidet småbarnsgruppe, og det har vært nødvendig med en del intern omorganisering for å få dette til. Året som gikk, måloppnåelse: Høsten 2016 har Polarflokken barnehage sammen med Kullungen barnehage deltatt på et kompetansehevingsprogram som heter Språkløyper. I tillegg til mye fokus på språk og språkutvikling, har barnehagen hatt mye fokus på sosial kompetanse, miljøvern og dyreliv. Sosial kompetanse og språk- og språkutvikling er områder det jobbes kontinuerlig med i barnehagen. Barnehagen har jobbet med tema midnattsol gjennom hele året, og også de minste i barnehagen har deltatt aktivt i arbeidet med dette temaet. I november hadde vi et større prosjekt med dette temaet, der prosjektet ble avsluttet med vernissage i barnehagen med foreldre og søsken som gjester. Barna stilte ut kunstverkene de hadde laget av ulike formingsteknikker, bøker de hadde laget om temaet, samt at de hadde en flott forestilling for sine gjester. Det ble også servert kanapéer og champagne(brus) til kunstnerne og deres gjester. Uteområdet til Polarflokken barnehage. Foto: Elin Dolmseth LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 147
UTGIVELSE AV BOK OM LONGYEARBYEN SKOLE 45 10. juni 2016 ble Longyearbyen skoles historie endelig presentert i en skolebok skrevet av forfatter og journalist Kjersti Strømmen. Hun har tatt utgangspunkt i arkiver både i Longyearbyen og på fastlandet. I tillegg har hun blant annet brukt Svalbardposten og muntlige kilder. En lokal redaksjonsgruppe gav råd på slutten av skolebokprosessen. Den bestod av Unn Martinsen, Anne Søvold Vikanes, Anne Jahre og Elin Olsrud. Sistnevnte har hatt hovedansvaret for å produsere boken, koordinere med forfatter, bildeansvarlig og trykkeriet Lundblad Media AS. Redaksjons-komiteen avgjorde at manuset skulle trykkes slik det ble levert av forfatteren i 2014. Gruppen erstattet ikke den opprinnelige bokkomiteen som startet arbeidet med boka. Disse bestod av Hallvard Holm, Jan Kvello, Torill Skar og avdøde Kjell Mork. Eva Grøndal er billedansvarlig og sitter på et unikt bildemateriale etter sine foreldre Leif A. og Herta Grøndal. Andre hovedkilder til bildene er arkivene på SNSK, Svalbard Museum og Longyearbyen skole. Den formaliserte undervisningen i Longyearbyen startet i 1920. I 1937 ble skolen bruksskole under gruveselskapet Store Norske Spitsbergen Kullkompani AS drevet med statsstøtte. I 1976 overtok staten det fulle ansvaret for skolen og bygde den ut med en videregående avdeling. En foreløpig siste milepæl ble nådd 1. januar 2007 da driften av skolen ble overført fra staten til Longyearbyen lokalstyre. I denne forbindelse fikk Longyearbyen lokalstyret en gavesjekk fra Store Norske øremerket til en bok om Longyearbyens historie. Boka fikk også tilskudd fra Fylkesmannen i Troms, Kunnskapsdepartementet, Statsbygg Nord og Utdanningsdirektoratet. Boka er på nesten 300 sider og beskriver historien om de store hamskiftene beskrevet over, med fokus på elevenes verden, lærernes verden og de huslige forholdene. Det er en kompleks historie om medgang og motgang, om tøffe forhold under arktiske strøk, og ikke minst hvordan det er for barn og ungdommer å vokse opp på 78 grader nord. Forfatter Kjersti Strømmen under lanseringen. Foto: Roger Zahl Ødegård LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 148
46 KORKPENGETILDELING 2016 Korkpenger Longyearbyen lokalstyre fordeler hvert år nettooverskuddet fra Nordpolet AS (korkpengene) til allmennyttige tiltak for befolkingen i Longyearbyen og Svea. Korkpengene og disponeringen av disse inngår i Longyearbyen lokalstyres regnskap. I 2016 fikk lokalstyre overført ca. 5,42 mill. kr fra Nordpolet AS, noe som er omlag kr 350 000 mindre enn året før. Av det overførte beløpet ble 2,9 mill. kr delt ut til ulike lag og foreninger. Det resterende beløpet på ca. 2,52 mill. kr ble avsatt på fond, og av dette gikk ca. 1,8 mill. kr til betjening av lånet til Kulturhuset. Satsingsområdene som ble lagt til grunn for tildelingen i 2016: Flerkulturelle aktiviteter Kulturnæring Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter Lokal kulturaktivitet og produksjon i Longyearbyen og Svea Camp Svalbard Vinter 2016. Foto: Dag Arne Husdal Longyearbyen lokalstyre har også et fond for korkpenger. Korkpengefondet er ved utgangen av 2016 på ca. 4,3 mill. kr. Ungdommens kulturmønstring. Foto: Lusie Kuraas LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 149
47 TILDELING AV KORKPENGER FOR 2016: Søkere Tiltak/prosjekt/formål det søkes om støtte til Vedtak OKU Arctic Action Art Arctic Action, Live Performance Art Festival Spitsbergen 2017 20000 Blåmyra bluegrassband Innkjøp av mikrofon og reparasjon av gitar 5000 Bruktikken Vedlikehold bruktikken 40000 Ekaterina Zvonkova Kurs i russisk språk og kultur 0 Endre Før Gjermundsen Svalbards isbreer, en reise i Svalbards blå verden (Bokprosjekt) 0 FAU Kullungen barnehage Kulturutveksling mellom barnehager Barentsburg - Longyearbyen 25000 FAU Longyearbyen skole Trivselslederprogrammet ved Longyearbyen skole 30000 FAU Polarflokken barnehage Kulturutveksling på kryss av landegrenser i Polarflokken barnehage 25000 Humanistisk konfirmasjon Longyearbyen 2017 Konfirmantundervisning og seremoni Kulturhuset 13.5.2017 15000 Jusshjelpa i Nord-Norge Jusshjelpa i Nord- Norge 11000 Liverbirds Svalbard 23 Jamie Carragher Soccer School for barn 30000 LJFF Barne- og ungdomsarbeid 30000 LL - Enhet barn og unge, UKM Reise og opphold på fylkesmønstring UKM Troms 45000 LL - Enhet barn og unge, Ung i Longyearbyen Camp Svalbard sommer 2017 140000 LL - enhet barn og unge, Ung i Longyearbyen Camp Svalbard vinter 2017 og filmprosjekt 40000 LL - Enhet kultur og idrett Trådløse mikrofoner 291000 LL - Enhet kultur og idrett Kunstpause Svalbard 2016 50000 LL - enhet kultur og idrett Bygging av spillkule i nytt folkebibliotek 0 LL - Enhet kultur og idrett - Kulturskolen En eventyrlig hyllest til Store Norske Spitsbergen Kulkompani 100 år 50000 LL - Longyearbyen skole Skoletur 10. trinn 10000 Longyearbyen blandakor Innøving av repertoar for konsert 2017 75000 Longyearbyen Bluesklubb Festivalen Dark Season Blues, konserter og teknisk utstyr 125000 Longyearbyen Dykkerklubb Driftsutgifter klubbhus/utstyr og investering i nytt utstyr 25000 Longyearbyen Filmklubb Filmfremvisning av Orions belte m/ foredrag Helge Jordal 10000 Longyearbyen fotoklubb Videreutvikling av fotokultur i Longyearbyen 40000 Longyearbyen hundeklubb Opprydding og oppbygging etter jordras 80000 Longyearbyen Røde Kors Hjelpekorps (LRKH) Kurs og utstyr for å opprettholde beredskapsnivået i LRKH 100000 Longyearbyen skole 6. trinn Leirskoletur i 7. trinn 30000 Longyearbyen storband Drift og prosjekt 2017 75000 Mark Sabbatini Icepeople 70000 Natur og Ungdom Støtte til prosjektet «Ungdom for Arktis» 0 Polarjazz Polarjazz 2017 125000 Sirkus Svalnardo Årlig drift av Sirkus Svalnardo 80000 Sons Of Svalbard Filmprosjekt Sons Of Svalbard 40000 Spitsbergen revylag Solfestrevy på Huset mars 2017 70000 Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen Restaurering av maleri-/akvarellsamling 50000 Store Norske Mandskor Drift av Store Norske Mandskor 75000 Svalbard amatørradioklubb Nytt sambandsutstyr 20000 Svalbard Irish Dance Ensamble Videreføring av Irsk dans på Svalbard 20000 Svalbard kirke Fastlandstur med konfirmantene 33000 Svalbard kirke, Polargospel Fastlandstur med koret 35000 Svalbard kirkes speidergruppe Deltagelse på småspeiderleir og speiderlandsleir 2017 40000 Svalbard Seilforening Vedlikehold av utstyr og forbedring av kurstilbud 30000 Svalbard Turn Utstyr, aktiviteter og arrangement, deltakelse stevner/konkurranser og kurs frivillige 700000 Svalbard Turn Tilskudd til innkjøp av trampoline 20000 Tone Nødtvedt Bok/hefte om oppvekst og barndom på Svalbard på 50-tallet 0 Totakteren Småbåthavn Ny flytebrygge 0 Tundradundrene Drift av koret 50000 Ungdomstrinnet ved Longyearbyen skole Musikal for ungdomstrinnet ved Longyearbyen skole 25000 VG1 Bygg og anlegg Studietur undersøke muligheter etter endt VG1 Bygg og anlegg 0 SUM 2900000 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE ÅRSBERETNING 2016 150
Longyearbyen lokalstyres aktivitet er definert i Svalbardlovens kapittel 5, som slår fast følgende: Forholdene skal legges til rette for et funksjonsdyktig lokalt folkestyre i Longyearbyen, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesinteressene innenfor rammen av norsk svalbard-politikk, og med sikte på en miljøforsvarlig og bærekraftig utvikling av lokalsammfunnet. Longyearbyen lokalstyre skal drive virksomhet av allmenn interesse som har tilknytning til Longyearbyen og som ikke ivaretas av staten. Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Longyearbyen lokalstyres myndighetsområde er arealplanområdet for Longyearbyen. I dag er dette på 257 km². 151
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/802-2- Mona Ada Andersen 16.05.2017 Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre 2017 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/33 23.05.2017 Anbefaling: Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre vedtas. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre opplever å måtte sette kriseledelse med jevne mellomrom. I disse situasjonen oppstår det ofte et kommunikasjonsbehov. Det har til nå ikke vært utarbeidet en overordnet plan for hvordan slik kommunikasjon skal foregå. Administrasjonen har derfor tatt initiativ til at det utarbeides en egen plan for krisekommunikasjon. Dette er Longyearbyen lokalstyres første plan for krisekommunikasjon som er lagd med utgangspunkt i DSB s veileder for krisekommunikasjon og kapittel 3 i overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre 2014. Vurdering: En krise medfører et betydelig informasjonsbehov hos både berørte, pårørende, interessenter, ansatte, pressen og samfunnet som helhet. Godt informasjonsarbeid gir en mulighet til å redusere den negative opplevelsen av krisen mens uforberedt og dårlig kommunikasjonsarbeid kan forverre kriseopplevelsen og i verste fall bli en krise i seg selv. Det er administrasjonssjefen vurdering at denne planen vil være et nyttig verktøy for Longyearbyen lokalstyre sitt fremtidige kommunikasjonsarbeid i beredskapssituasjoner. 1 Plan for krisekommunikasjon Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 DSB veileder for krisekommunikasjon 2 Overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre 2014 152
Plan for krisekommunikasjon 16.05.2017 Saksnr.: 2017/802 I 153
Versjonsnummer Utarbeidet Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert - Dato 1.0 16.05.2017 HWF MAA 16.05.2017 I 154
Forord En krise medfører et betydelig informasjonsbehov hos både berørte, pårørende, interessenter, ansatte, pressen og samfunnet som helhet. Godt informasjonsarbeid gir en mulighet til å redusere den negative opplevelsen av krisen mens uforberedt og dårlig kommunikasjonsarbeid kan forverre kriseopplevelsen og i verste fall bli en krise i seg selv. Dette er Longyearbyen lokalstyres første plan for krisekommunikasjon som er lagd med utgangspunkt i DSB s veileder for krisekommunikasjon og kapittel 3 i overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre 2014. Hege Walør Fagertun Administrasjonssjef II 155
Innholdsfortegnelse 1. Plan for krisekommunikasjons...1 1.1 Mål og hensikt...1 1.2 LLs prinsipper for krisekommunikasjon...1 1.3 Kommunikasjonskart målgrupper og interessenter...1 1.4 Prinsipper for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap...2 2. Kommunikasjonsoppgaver...2 2.1 Lokalstyreleders oppgaver...2 2.2 Administrasjonssjefens oppgaver...2 2.3 Informasjonsansvarliges oppgaver...2 2.4 Infotorgets oppgaver...3 2.5 Plan for befolkningsvarsel...3 2.6 Andre språk...3 3. Informasjonskrise...3 4. Organisering...4 4.1 Struktur og system...4 4.2 Øvelse og opplæring...5 5. Intern og ekstern bistand...5 6. Overvåking av medier og omverden...5 7. Etter krisen...6 III 156
1. Plan for krisekommunikasjons Denne planen for krisekommunikasjon danner rammen for Longyearbyen lokalstyre (LL) informasjons- og kommunikasjonsarbeid under en krise. 1.1 Mål og hensikt LL skal være en åpen, etterrettelig og tilgjengelig organisasjon. LL skal ved kriser kunne informere media, egne ansatte og Longyearbyens innbyggere på en effektiv, offensiv og tilfredsstillende måte. Dette skal ivaretas av lokalstyrelederen, administrasjonssjef og kriseledelsens informasjonsansvarlige. Alle LLs pressemeldinger, pressekonferanser og oppslag på hjemmesiden skal avklares i kriseledelsen. Målet med informasjonsarbeidet i krisesituasjoner er å: bidra til å skape trygghet og sikkerhet, samt redusere unødig frykt/angst redusere og avgrense psykisk/fysisk skader og konsekvenser forhindre myter, rykter og feilinformasjon bidra til at de som skal løse den egentlige krisen får nødvendig arbeidsro og handlingsrom rettlede og gi råd til berørte parter styrke tilliten og omdømmet til LL Hensikten med plan for krisekommunikasjon er å sikre at LL møter målene som er listet ovenfor og sørge for en felles forståelse av hvordan krisekommunikasjonsarbeidet foregår i LL. En avgjørende faktor for at kriseinformasjonsarbeidet skal fungere, er tid. Det er nødvendig å være raskt ute for blant annet å unngå en informasjonskrise i tillegg til den egentlige krisa. LL har et nært samarbeid med Sysselmannen på Svalbard om krisekommunikasjon. 1.2 LLs prinsipper for krisekommunikasjon Åpenhet I sin kommunikasjon med innbyggeren skal LL være åpen, tydelig og tilgjengelig. Nå alle LL skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte. Aktiv LL skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter. Helhet LLs kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet. 1.3 Kommunikasjonskart målgrupper og interessenter En krise er en potensiell mulighet for interne og eksterne maktkamper og spørsmål om hvem som har det faglige eierskapet til en hendelse. For å unngå slike diskusjoner kan det være lurt å innkalle til et møte med involverte virksomheter raskt etter at en hendelse har inntrådt. Da kan man opprette direkte kontakt og diskutere både budskap, samarbeidsformer og formidlingsmåter for de neste dagene. Viktige målgrupper er: befolkningen/besøkende/involverte/rammede og berørte egne ansatte medier (lokalt, nasjonalt, internasjonalt) enkeltgrupper i befolkningen; f.eks. fremmedspråklige og turister samarbeidende/øvrige myndigheter 1 157
LL Ansatte Innbyggere Pressen Besøkende Lokale virksomheter (off. og priv.) Sentrale myndigeter Figur 1Kommunikasjonskart målgrupper og interessenter 1.4 Prinsipper for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap Ansvarsprinsippet innebærer at den organisasjon som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, også har ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området. Det betyr at myndigheten som har ansvar for krisehåndteringen, også har ansvar for krisekommunikasjonen. Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med under kriser i utgangspunktet skal være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. Nærhetsprinsippet betyr at kriser organisatorisk skal håndteres på lavest mulige nivå. Samvirkeprinsippet betyr at myndigheter, virksomheter eller etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 2. Kommunikasjonsoppgaver Den viktigste jobben for informasjonsansvarlige er å bruke kommunikasjon på en slik måte at den bidrar til arbeidsro for de som håndterer krisen og støtter opp under kriseledelsens arbeid. Krisekommunikasjonsoppgavene er fordelt på henholdsvis lokalstyreleder, administrasjonssjefen og kriseledelsens informasjonsansvarlige. 2.1 Lokalstyreleders oppgaver fronte media representere LL på folkemøter 2.2 Administrasjonssjefens oppgaver representere LL på folkemøter bidra til, samt godkjenne informasjon som skal publiseres, inkl. pressemeldinger fronte media ved behov 2.3 Informasjonsansvarliges oppgaver Første timer utarbeide informasjon og legge plan for det videre informasjonsarbeidet i krisen befolkningsvarsling (se pkt. 2.6) vurdere eierskap til krisen informasjon til ansatte vurdere behov for ekstra hjelp til informasjonsarbeidet varsle og holde Infotorget oppdatert 2 158
avklare talspersoner informere om Sysselmannens pårørendetelefon overvåke media sende ut godkjente pressemeldinger og invitere til eventuell pressekonferanser/møte med pressen legge ut og oppdatere informasjon på internett, intranett, sosiale medier avklare med personal vedr. informasjon til ansattes pårørende utarbeide talepunkter og gi råd til lokalstyreleder holde kriseledelsen oppdatert om LL og Sysselmannens informasjonsarbeid vurdere sannsynlige utfordringer vedr. kommunikasjon i forbindelse med krisen dele informasjon internt, delta på interne møter om krisen dele informasjon eksternt, ta kontakt med viktige samarbeidspartnere i krisen for utveksling av informasjon osv. faktainnsamling finne frem forhåndsprodusert materiale og vurdere behov for å lage nytt loggføring i samråd med Sysselmannen gi informasjon til: o publikum/pårørende under og etter krisen o innbyggerne om situasjonen o media o media om pressekonferanse og pressemeldinger o mediepersoner om oppholdsrom Første dag lag vaktliste utarbeide videre kommunikasjonsstrategi husk nok hvile, mat og drikke unngå spekulasjoner, hypoteser og tall informer om hva dere jobber med 2.4 Infotorgets oppgaver besvare publikumshenvendelser 2.5 Plan for befolkningsvarsel Befolkningen vil bli varslet og holdes informert over LLs hjemmeside, www.lokalstyre.no. Der blackout inntreffer, vil informasjon henges opp på vinduer/dører på butikker, næringsbygget og kulturhuset. Ved evakuering vil dette bli informert via LLs og Sysselmannens nettsider. Ved evakuering vil representanter fra LL og Sysselmannen, i ettertid, kontrollere at de evakuerte husene er tomme. Ved akutt evakuering vil representanter fra LL og Sysselmannen gå fra dør til dør og informere om evakuering, samtidig som informasjon kommer på nettsidene. 2.6 Andre språk LL bruker interne ressurser til å oversette viktig informasjon til engelsk. Eksterne ressurser blir brukt til å oversette til thai, russisk og evt. relevante språk. Dette avhenger av de berørte og pårørendes nasjonalitet. 3. Informasjonskrise Uheldige hendelser fører med seg et betydelig informasjonsbehov som, inntil det er dekket, framkaller et informasjonsvakuum. Mangel på informasjon kombinert med stor interesse fra berørte parter, allmenheten og mediene, er et kjennetegn på en informasjonskrise. Dersom det ikke er god nok tilgang til saklig og korrekt informasjon, skapes det rykter, myter og 3 159
informasjon basert på personlige opplevelser eller følelser osv. En informasjonskrise har mange negative konsekvenser som f.eks.: mennesker blir unødig skremt og/eller at mennesker som har behov for å vernes seg/komme seg bort, ikke blir varslet i tide kan føre til større skadeomfang enn nødvendig og i verste fall til panikk eller kaos svekket tillit og omdømme Det er viktig å være bevisst på det mangfoldet av informasjonskanaler og hastigheten som informasjon spres med i dag, på godt og vondt. Det handler ikke lenger bare om papiraviser, radio og TV, men i tillegg om sosiale medier, blogger, nettaviser og ulike former for mobiltelefonbaserte kanaler. Tempo og krav til tilgjengelighet har økt. Det samme har mulighetene, både for å spre korrekt informasjon og rykter. Utfordringen med de nye mediene er at de ikke alltid er underlagt like tydelig redaktøransvar som ivaretar en korrekt og balansert formidling. 4. Organisering 4.1 Struktur og system Informasjonsansvarlige er utpekt på forhånd og er beskrevet i tiltakskort for kriseledelse. Disse har en grunnkompetanse som gjør dem i stand til å utføre de oppgaver som skal utføres. Informasjonsansvarlige kalles inn sammen med kriseledelsen. Det er fordelaktig å kalle inn begge personene som jobber med informasjonsarbeid og heller vurdere nedskalering dersom hendelsen viser seg å være mindre omfattende enn først antatt, eller når arbeidsmengden avtar. Det må tas høyde for at en informasjonsansvarlig kan bli sittende over lang tid, med stort press på leveringer og tidsfrister. Det er derfor nødvendig å sørge for både matpauser og nok hvile mellom øktene. Vaktplaner utarbeides derfor tidlig, og man sørger for å involvere et tilstrekkelig antall personer. Det er ekstra viktig å ha fokus på informasjonsdeling ved vaktskiftet, CIM-loggen benyttes. I beredskapssammenhenger er det kun godkjent informasjon fra kriseledelsen som skal formidles. Dette av hensyn til innbyggernes sikkerhet og håndteringen av krisesituasjonen. For å sikre at informasjonen som LL gir i en krisesituasjon når riktige grupper og gir den ønskede effekten, bør kriseledelsen tenke gjennom noen momenter før en mer detaljert informasjonsplan legges: Hvem har ansvaret for å håndtere hendelsen? Det vil i mange tilfeller være andre enn LL som har ansvaret for å håndtere en hendelse samtidig som LL har sentrale støtteoppgaver. Det er da viktig å avklare ansvarsforholdene slik at riktig informasjon kommer fra riktig myndighet. Det er en god regel at man kun uttaler seg om det man har ansvaret for. Hvem er målgruppen for informasjonen? En hendelse kan ramme hele befolkningen i Longyearbyen eller kun en bestemt gruppe. Det er viktig å formulere informasjonen slik at den når målgruppen. Aldersmessige, språklige og kulturelle forhold må tas med i en slik vurdering. Hva ønsker man å oppnå med informasjonen? Det er viktig å avklare hva den overordnede hensikten med informasjonsutsendingen er. Er hensikten å få mottakerne til å gjøre noe eller ønsker man at de holder seg passive? Dette vil bestemme utformingen av budskapet og valg av medium. 4 160
Hvilke kanaler kan brukes til informasjonsformidlingen? LL vil normalt ha god oversikt over hvilke kanaler som er tilgjengelige for informasjonsformidling, men det er viktig å velge riktig kanal ut fra hvem man ønsker å nå med informasjon og hva man ønsker å oppnå. Aktuelle kanaler er: o egne nettsider og intranett o lokalaviser (Svalbardposten og Icepeople) o riksmedier o sosiale medier o allmøter o oppslag på vinduer på butikker og på næringsbygget/kulturhuset 4.2 Øvelse og opplæring Årlig skiftes 20-25% av LLs ansatte ut. De ansatte som er involvert i LLs krisekommunikasjonsarbeid øver årlig på sin rolle som informasjonsansvarlig i kriseledelsen og øver jevnlig på bruk av CIM. 5. Intern og ekstern bistand LL har ingen egen informasjonsmedarbeider i ordinær organisasjon, men har gitt to ansatte denne rollen i satt beredskapsorganisasjon. Informasjonsarbeidet blir derfor utført av ansatte uten formell informasjonsbakgrunn, men som er vurdert som godt egnet. Pr. d.d. kan flere i LL både publisere på hjemmesidene og loggføre i CIM, men de er ikke trent i krisekommunikasjon. Ved kriser over lengre tid anses det som nødvendig at flere er forberedt på informasjonsoppgaven. LL har et informasjonssamarbeid med Sysselmannen. Under krise holder informasjonsarbeiderne i de respektive organisasjonene kontakt med hverandre. På forhånd har LL og Sysselmannen blitt enig om at informasjon publiseres av den som «eier» informasjonen, f.eks. eier LL informasjon om EPS. Sysselmannen eier informasjon om tilgang på evakuerte områder. 6. Overvåking av medier og omverden LL abonnerer på en nyhetstjeneste som holder nyhetsfeeden på LLs hjemmeside oppdatert. Det skal være mulighet for kriseledelsen til å være løpende oppdatert på nyheter fra riksdekkende medier. Hensikten med medieovervåkning er å avdekke: hva innbyggerne og andre sier om vår håndtering av krisen om våre uttalelser og informasjon blir korrekt gjengitt hvordan fremstilles vi hva mediene rapporterer om noe vi ikke har tenkt på og bør agere på om mediene gir ukorrekte opplysninger om hendelsen som vi bør korrigere om det fremkommer kritikk vi bør imøtegå eller besvare hva som sies i sosiale medier hvor stor er interessen i mediene hva andre myndigheter og offentlige virksomheter sier hvilke andre «eksperter» som tar vår plass i mediene hvordan andre sentrale aktører og myndigheter fremstilles Som i all kommunikasjon, også ved kriser: dersom man oppdager feil i en artikkel eller nyhetssending bør man kontakte redaksjonen så raskt som mulig og be om at feilen rettes. Man kan også korrigere ved å legge ut en melding om feilen og rett informasjon på egen 5 161
webside og i sosiale medier. Slike korrigeringer bør også sendes samarbeidspartnere og viktige interessenter. 7. Etter krisen Kommunikasjon etter krisen skal også planlegges. Det kan bli stilt kritiske spørsmål, oppstå rykter, plasseres skyld og det blir en generell usikkerhet om videre oppfølging. I etterkant bør man overvåke hva som skrives og ytres om den uønskede hendelse, slik at man raskt fanger opp kritikk og feiloppfattelser blant befolkningen/mediene og korrigerer dette. Krisekommunikasjonsplanen bør evalueres og evt. revideres etter en hendelse. 6 162
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/212-4-U63 Joakim Damkås 21.03.2017 Søknad om skjenkebevilling 2017-2020 - Hurtigruten Svalbards beltevogn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/34 23.05.2017 Lokalstyret 29.05.2017 Anbefaling: Søknad om skjenkebevilling for hurtigruten Svalbards beltevogn avslås. Saksopplysninger: Hurtigruten Svalbard AS søkte den 20.2.2017 om skjenkebevilling for sin beltevogn i forbindelse med guidet turopplegg. Det ble forespurt ytterligere opplysninger i vårt brev av 1.3.2017 om hvor og hvordan skjenkingen var tenkt gjennomført (vedlagt). I svar på dette brevet (også vedlagt) framkommer det at det er tenkt servert musserende vin i forbindelse med tur i nærområdet inntegnet som rute i Adventdalen og opp til «Linken» på Hjortfjell. Det er således klart at søknaden omhandler skjenking i Longyearbyen planområde og at den derfor skal behandles av lokalstyret. Søker har bedt om bevilling for øl og vin for kjøring i nærområdet. I utfyllende opplysninger framkommer det at serveringen angitt som «et glass bobler» skal skje i forbindelse med enkel matservering. Vurdering: Lokalstyret avgjør på delegasjon fra Sysselmannen søknader om skjenkebevilling som gjelder skjenking i Longyearbyen planområde. Søknaden vurderes opp mot gjeldende lovverk, forskrift om alkoholordningen for Svalbard, ruspolitisk handlingsplan og etablert praksis i Longyearbyen lokalstyre. Skjenkebevilling gjelder for et bestemt lokale. Lokalstyret har gjennom praksis etablert at med lokale kan også forstås motorvogn. Det vises i den forbindelse til skjenkebevilling som er gitt til Arctic Tapas i deres buss. Lokalstyret har også gjennom ruspolitisk handlingsplan gitt føringer for skjenking i forbindelse med guidede turopplegg som er en viktig føring for administrasjonen i behandlingene av denne skjenkesaken. I handlingsplanen står følgende på s. 15: Skjenking i forbindelse med guidede turopplegg: Det kan gis bevilling for skjenking av øl/vin og brennevin i forbindelse med guidede turopplegg med bespisning i Longyearbyens nærområde. Skjenketidene for slike arrangementer følger de generelle bestemmelsene i lokale skjenkebestemmelser ovenfor. Dersom søknaden innvilges vil dette føre til at antallet skjenkebevillinger økes. I ruspolitisk handlingsplan er det ikke satt noe tak på antall bevillinger, men en har sagt at (..)»de skjenkepolitiske 163
2017/212-4 Side 2 av 2 rammene som settes skal ha en klar rusforebyggende effekt, og i minst mulig grad bidra til konkurransevridning. (..) Det antas at det kan være rom for en viss økning i antallet skjenkesteder uten at dette kan sies å komme i konflikt med målsettingene i ruspolitisk handlingsplan.» Ruspolitisk handlingsplan s.9 Dette taler for at søknaden kan innvilges. Imidlertid kan det argumenteres for at den skjenkebevillingen som er gitt Arctic Tapas er gitt til et konsept som ikke kan sammenlignes direkte med den type servering som her er tenkt og at søknaden derfor avslås. Arctic Tapas er et gjennomført restaurant-konsept hvor en normalt kunne forvente et alkoholtilbud dersom serveringen hadde foregått i en vanlig restaurant. Det vises forøvrig til bestemmelsene i ruspolitisk handlingsplan vedrørende skjenkested: For at et skjenkested skal kunne innvilges skjenkebevilling må stedet ha en tilfredsstillende kvalitet og alle formelle krav i lover og forskrifter for overnattings-, serverings-, og spisesteder skal være oppfylt før bevilling gis. Når det gjelder utforming av skjenkesteder skal disse ha preg av pub/restaurant/ overnattingssted. Steder som har preg av kiosk/gatekjøkken vil normalt ikke få skjenkeløyve. I tillegg vil en i større grad kunne føre kontroll med, og ha oversikt over et serveringslokale som er avhengig av vei og som gir naturlige begrensninger for hvor skjenkingen kan foregå. Når administrasjonssjefen derfor er kommet til at skjenkebevillingen ikke bør innvilges er dette begrunnet i at skjenkingen, selv om den er tenk å skulle foregå i en motorkjøretøy av lignende karakter som tidligere innvilget bevilling, ikke er lagt til en ramme hvor det er naturlig å tilby alkohol hverken hva gjelder lokale eller konseptet forøvrig. Alternativ vurdering: Lokalstyret kan vurdere at skjenkingen skal foregå som en del av guidet turopplegg i nærområdet som nevnt i ruspolitisk handlingsplan. I tillegg kan viktigheten av likebehandling og å unngå konkurransevridning anføres. Alternativ innstilling: Hurtigruten Svalbard AS gis skjenkebevilling for øl og vin i forbindelse med turopplegg med matservering i sin beltevogn i perioden 29.05.2017 30.6.2020. Bevillingen gjelder kun utenfor tettbygd strøk og bare i Longyearbyen planområde. Skjenketider: Øl/vin kl. 12.00 24.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Trude Helen Brenden Michael Carl Eric Nathorst Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. 164
165
Fra: Trude Helen Brenden (TrudeHelen.Brenden@hurtigrutensvalbard.com) Sendt: 20.03.2017 14:31:33 Til: Postmottak LL Kopi: Damkås, Joakim Emne: VS: BV turer Vedlegg: image006.png;image007.png;image008.png;image009.png;image001.jpg;image002.png;image003.png;image004.png;image005.png Hei Etter avtale med Joakim sender jeg over tilleggsopplysninger til søknaden om skjenkebevilling på våre Beltevognturer. I tillegg til kartet kan jeg også opplyse om at det i tillegg ønsket om å servere et glass bobler blir det enkel matservering. Si fra om dere trenger noe mer Vennlig hilsen/kind regards, Trude Helen Brenden Bar/event & restaurant manager Mobile: +47 94 00 55 34 Mail: trudehb@hurtigrutensvalbard.com Hurtigruten Svalbard Tel.: +47 79 02 61 00 P.O. Box 548 N 9171 Longyearbyen, Norway www.hurtigrutensvalbard.com Fra: Tore Hoem Sendt: Thursday, March 02, 2017 11:03 AM Til: Trude Helen Brenden <TrudeHelen.Brenden@hurtigrutensvalbard.com> Emne: BV turer Kart over BV turene vår der skjenking er aktuelt. Kind regards, Tore Magne Hoem Adventures Director 166
Mobile: +47 909 16 794 Hurtigruten Svalbard Tel.: +47 79 02 61 00 P.O. Box 548 N 9171 Longyearbyen, Norway www.hurtigrutensvalbard.com 167
168