Kvalitet for individ og samfunn Konkurranseregler Åpen anbudskonkurranse Rammeavtaler div. anskaffelsesområder bygg 2012-2015 Tjenester: Arkitekttjenester / prosjektoppfølging Skadedyrbekjempelse, Soppsanering, Asbestsanering, Sanering etter brann / skade Rydding / rengjøring av utleieboliger, Lift / stillaser / anleggsgjerder, Kontroll av gymnastikkutstyr Rådgiving / konsulentbistand: Elektro, VVS, Ventilasjon, Energimerking Tjenester og varer / utstyr: Anleggsgartner, Byggentreprenør, Elektroinstallatør, Rørlegger, Glassmester, Blikkenslager, Maler, Mur og stein Ventilasjonsanlegg, Kjøleanlegg / varmepumper, Lås og beslag, Alarmsikring Tele- og datainfrastruktur, Avskrapingsmatter (renhold) Varer: Byggevarer, Maleprodukter Oppdragsgiver: Side:1 av 13 sider
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER 4 1.1 Om 4 1.2 OPPDRAGSGIVER for anskaffelsen 4 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson 4 2. VERDIER SOM LEGGES TIL GRUNN FOR ANSKAFFELSESVIRKSOMHETEN 4 2.1 Visjon 4 2.2 Forankring 4 2.3 Etiske retningslinjer 4 3. OM ANSKAFFELSEN 5 3.1 Formål 5 3.2 Omfang 5 3.2.1 Bygge- /entrepriseoppdrag 5 3.2.2 Tjenester, rådgiving og konsulentbistand 5 3.2.3 Byggevarer og maleprodukter 5 4. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 6 4.1 Språk/rettsvalg 6 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre 6 5. KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 5.3 Omfang 6 5.4 Utlevering / utsending av konkurransegrunnlaget 6 5.5 Mangler i anbudsgrunnlaget 6 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i anbudsgrunnlaget 6 6. ANBUD 7 6.1 Form og innhold i anbud 7 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til anbudsgrunnlaget. 7 6.3 Anbudskonferanse 7 6.4 Anbudsfrist 7 6.5 Innlevering av anbud 7 6.6 Forbud mot anbudssamarbeid 8 6.7 Forbehold 8 6.8 Delanbud 8 6.9 Alternative anbud 8 6.10 Priser, rabatter, gebyrer 8 6.11 Tilbakekall eller endring 8 6.12 Vedståelsesfrist 9 6.13 Ansvar for feil m.v. 9 6.14 Telegram / telex / telefax / diskett 9 7. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV ANBUDET 9 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag 9 7.2 Anskaffelsesprosedyre 9 7.3 Mottagelse og oppbevaring av anbud 9 7.4 Anbudsåpning 9 7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist 9 7.6 Retting av åpenbare feil 9 7.7 Avklaringer 10 7.8 Forkastelse og avvising av anbud samt avklaring og retting av anbud 10 7.9 Avlysing av konkurranse og totalforkastelse 10 Side:2 av 13 sider
7.10 Avlysing av anbudskonkurranse 10 7.11 Avvising av anbud samt avklaring og retting av anbud 10 7.12 Retur av anbud 10 7.13 Tilbakekalling eller endringer i innsendte anbud 10 7.14 Opplysningsplikt 10 7.15 Habilitet 10 7.16 Offentlighet 11 7.17 Taushetsplikt 11 7.18 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 11 8. TILDELING AV RAMMEAVTALE OG OPPDRAG 11 8.1 Fase 1: Kvalifisering, evaluering av anbud og tildeling av rammeavtale 11 8.1.1 Kvalifisering 11 8.1.2 Evaluering av anbud og tildeling av rammeavtale 11 8.2 Fase 2: Tildeling av oppdrag 12 8.2.1 Tildeling av oppdrag innenfor terskelverdier 12 8.2.2 Evaluering av tilbud på tjeneste-, entrepriseoppdrag og vareleveranser 12 9. KONTRAHERING 13 9.1 Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang 13 10. Fremdriftsplan 13 Side:3 av 13 sider
1. OPPDRAGSGIVER 1.1 Om er en øykommune som omfatter Nøtterøy, Føynland, Veierland og en omfattende skjærgård med mer enn 100 mindre øyer og holmer med et samlet areal på ca 15 km2. Nøtterøy har fastlandsforbindelse til Tønsberg. Nøtterøy har ca 20.700 innbyggere, attraktive bomiljøer, et aktivt næringsliv med ca 800 aksjeselskaper, 2000 enkeltpersonforetak, 90 ansvarlige selskaper, ca 170 nyetableringer pr år og egendekning arbeidsplasser på ca 60 %. Nøtterøy består av tett og delvis spredt bebyggelse, en god del dyrket mark som sammen med de klimatiske forhold gir noe av landets beste vekstarealer for grønnsakdyrking, noe skog, totalt ca 60 km2 og er derved den tettest befolkede kommunen i Vestfold. 1.2 Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgiver er. Det er spesielt kommunens eiendomsforvaltning og drifts- og anleggsseksjon som har behov for aktuelle typer tjenester. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson v/ Eiendomsforvaltningen har oppfølgingsansvaret. Kontaktperson er: Oppdragsgiver: Kontaktperson: Tore Jan Leinaas E-post: tore.jan.leinaas@notteroy.kommune.no Telefon 90840713 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2. VERDIER SOM LEGGES TIL GRUNN FOR ANSKAFFELSESVIRKSOMHETEN 2.1 Visjon Oppdragsgiver skal ivareta helhetlige økonomiske, økologiske og sosiale hensyn som bidrar til balansert bærekraftig utvikling. 2.2 Forankring Anskaffelsesvirksomheten er forankret i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og s anskaffelsesreglement. 2.3 Etiske retningslinjer Oppdragsgiver skal så langt det er mulig - ivareta åpenhet, forutsigbarhet, likebehandling og diskresjon - ivareta en opptreden der egen integritet og troverdighet ikke trekkes i tvil - ivareta respekt overfor avtalepartnere og anbydere - ivareta at avtalepartnere og anbydere tilfredsstiller krav til dokumentert betaling av offentlige skatter og avgifter samt dokumenterte systemer for miljø- og kvalitetsledelse (HMS- (helse, miljø og sikkerhet) og IK (intern kontroll). - foretrekke avtalepartnere og anbydere som tilfredsstiller krav til kompetanse, teknisk gjennomføringsevne, soliditet, kvalitet, miljøstandard og samfunnsansvar - sørge for anskaffelser med lave livsløpskostnader - sørge for at bygg og anlegg baseres på metoder og teknologi som gir samfunnsmessig (miljø, helse og økonomi) optimalt resultat over hele byggets levetid. Side:4 av 13 sider
3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Formål skal etablere parallelle rammeavtaler med det antall leverandører innenfor div anskaffelses-/fagområder som fremgår av kap 2.3 2.5: Tjenester: Arkitekttjenester / prosjektoppfølging Skadedyrbekjempelse Soppsanering Asbestsanering Sanering etter brann/skade Rydding / rengjøring av utleieboliger Lift / stillaser / anleggsgjerder Kontroll av gymnastikkutstyr Rådgiving / konsulentbistand Elektro VVS Ventilasjon Energimerking Tjenester og varer / utstyr: Byggentreprenør Elektroinstallatør Rørlegger Glassmester Blikkenslager Maler Mur og stein Anleggsgartner Ventilasjonsanlegg Kjøleanlegg / varmepumper Lås og beslag Alarmsikring Tele- og datainfrastruktur Avskrapingsmatter (renhold) Varer: Byggevarer Maleprodukter 3.2 Omfang Denne anbudskonkurransen omfatter oppdrag og leveranser innefor de anskaffelsesområder som fremgår av kap 2.1 avgrenset som angitt i kap 2.3, 2.4 og 2.5. 3.2.1 Bygge- /entrepriseoppdrag Denne anbudskonkurransen omfatter oppdrag i tilknytning til bygge-/entrepriseprosjekter med en samlet verdi på inntil NOK 10.000.000,- eks. mva pr. prosjekt som kan omfatte flere enkeltoppdrag. Oppdragsgiver står fritt til å konkurranseutsette hvilke som helst oppdrag også innenfor denne begrensningen. Det søkes etablert kontrakt (rammeavtale) med inntil 5 oppdragstakere innenfor hvert fag- /avtaleområde. 3.2.2 Tjenester, rådgiving og konsulentbistand Denne anbudskonkurransen omfatter konsulentoppdrag med en samlet verdi på inntil NOK 2.000.000,- eks. mva pr. oppdrag. Oppdragsgiver står fritt til å konkurranseutsette hvilke som helst oppdrag også innenfor denne begrensningen. Det søkes etablert kontrakt (rammeavtale) med inntil 3 oppdragstakere innenfor hvert fag / avtaleområde. 3.2.3 Byggevarer og maleprodukter Ingen verdibegrensinger pr bestilling. Det søkes etablert kontrakt (rammeavtale) med 3-5 leverandør innenfor hvert avtaleområde. Side:5 av 13 sider
4. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 4.1 Språk/rettsvalg Anbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kunngjøres offentlig i lokalpressen og nasjonalt på DOFFIN. For konkurransen gjelder reglene om åpen anbudskonkurranse, jfr. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser 4-1. Alle leverandører som ønsker det, får utlevert eller tilsendt konkurransegrunnlag og kan innlevere anbud. Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av anbydere og for øvrig i overensstemmelse med lov, forskrift og god anbudsskikk. Anbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Dokumentasjon som fremgår av angitte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, se kap. 3 i Anbudsmappe, skal foreligge ved innlevering av anbud. De samme krav stilles til underleverandører som leverandører som tildeles rammeavtale ønsker å benytte i anledning gjennomføring av konkrete oppdrag. 5. KONKURRANSEGRUNNLAGET 5.3 Omfang Konkurransegrunnlaget består av kunngjøring, konkurranseregler, kontrakt og anbudsmappe med vedlegg. 5.4 Utlevering / utsending av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget lastes ned fra DOFFIN eller kan fås ved henvendelse til kontaktperson, se kap 1.3. 5.5 Mangler i anbudsgrunnlaget Anbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i anbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for anbudet. Avklaringer og presiseringer sendes alle som har mottatt anbudsgrunnlaget. Anbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av anbudet. 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i anbudsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige inntil anbudsfrist. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver har rett til å supplere og endre anbudsgrunnlaget inntil anbudsfrist. Endringer som angitt og anonymiserte svar på spørsmål og merknader til konkurransegrunnlaget sendes konkurransedeltagerne direkte. Side:6 av 13 sider
6. ANBUD 6.1 Form og innhold i anbud Anbud skal være skriftlig og utarbeides og innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og for øvrig iht kravene i konkurransegrunnlaget. Anbud skal inneholde alle de opplysninger som fremgår av tilbudsmappe. Anbudet skal inneholde evt forbehold samt utfylt kravspesifikasjon og prisspesifikasjon m.m. Anbudet skal utfylles fullstendig. Poster som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i anbudsbrevet. Mangelfulle anbud kan bli forkastet. For sent innkomne anbud vil bli avvist. forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst anbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med anbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive anbydere. 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til anbudsgrunnlaget. Evt. spørsmål anbyder har i forbindelse med anbudet skal rettes til kontaktperson, se kap 1.3 og være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før anbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes anbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt interessentene så snart som praktisk mulig til alle som har bedt om anbudsgrunnlaget. 6.3 Anbudskonferanse Det vil bli gitt en innføring i konkurransegrunnlaget og hvordan anbudsmappen skal benyttes og fylles ut i møte som avholdes Tirsdag, 17. januar 2012, kl. 18.00, kommunestyresalen, Tinghaugvn. 16. 6.4 Anbudsfrist Frist for innlevering av anbud er: Onsdag, 15. februar 2012, kl. 13.00. Anbud sendes eller innleveres: Servicesenteret Postboks 250 Tinghaugveien 16 3163 BORGHEIM 6.5 Innlevering av anbud Anbudet skal innleveres skriftlig iht. Anbudsmappen i lukket og merket forsendelse i 1 eksemplar og på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, se Anbudsmappen side 3. Det skal benytte en anbudsmappe for hvert enkelt avtaleområde. Er ikke forsendelsen lukket og merket vil anbudet bli avvist. Anbudet skal inneholde de opplysninger som er fremgår av Tilbudsmappe og være undertegnet av ansvarlig representant for anbyder. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicetorget, Tinghaugveien 16 i åpningstiden. Eksakt dato og klokkeslett for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale, jfr kap 7.3 om anbudsåpning vedr bekreftelse på mottak av anbud. Anbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før anbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge foresendelsen. Anbud som sendes per post og som kommer frem til mottaker mer enn tre 3 virkedager etter anbudsfrist, anses som levert etter anbudsfrist uavhengig om forsendelsen kan dokumenteres postlagt innen anbudsfrist. Side:7 av 13 sider
For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Anbyder skal varsle oppdragsgiver pr e-post at tilbud er sent i posten. Vedlegg til anbud som angitt i Tilbudsmappe kap 7, skal innleveres sammen med anbudet. Anbudet innleveres i lukket, nøytral konvolutt merket: Anbud rammeavtale div. håndverks- og andre tjenester, byggevarer oa. Alle kostnader forbundet med anbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av respektive anbyder. 6.6 Forbud mot anbudssamarbeid Deltager i konkurransen har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Anbyder skal innestå for at evt. underleverandører som anbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 6.7 Forbehold Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Anbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist, jfr. FOA 20-13. Det skal fremgå eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i aktuelt dokument som det enkelte forbehold gjelder. Forbeholdet skal 1) være presis, pris-/verdisatt og 2) entydig beskrevet, herunder 3) hvilke andre konsekvenser forbehold får slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med anbyder. Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med anbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i anbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til - tas inn i endringsprotokoll som vedlegges anbudet i utfylt stand, se kap. 2 i anbudsmappen for å være gyldige. Leverandør skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt tillegg i beregnet avtaleverdi. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at anbudet anses ufullstendig og blir avvist. 6.8 Delanbud Det skal innlevere anbud på ett eller flere angitte fagområder. Det er ikke anledning til å innlevere delanbud innefor det enkelte fag-/anskaffelsesområde. 6.9 Alternative anbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative anbud. 6.10 Priser, rabatter, gebyrer Prisanbud og rabatter innleveres på prisskjema, kap. 5.1 i Anbudsmappen. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer. 6.11 Tilbakekall eller endring Tilbakekall av anbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen anbudsfristens utløp. Etter anbudsfristens utløp har anbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert anbud. Side:8 av 13 sider
6.12 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er den 01.06.2012. 6.13 Ansvar for feil m.v. Anbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom anbudet og anbudsgrunnlaget. 6.14 Telegram / telex / telefax / diskett Telegram / telex / telefax / diskett godtas ikke som anbud. 7. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV ANBUDET 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni 2001. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 7.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpne anbudskonkurranse der alle interesserte leverandører har anledning til å inngi anbud, men som ikke tillater forhandlinger. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlag, og får anledning til å levere inn anbud. 7.3 Mottagelse og oppbevaring av anbud Innkomne anbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til anbudsfristen er utløpt. Det skal utstedes kvittering for mottakelse av anbud. 7.4 Anbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. Anbudene vil bli protokollført. Protokollen oversendes konkurransedeltagerne etter anbudsåpning. 7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist Dersom ikke dokumentasjon forespurt om mht kvalifikasjonskravene er vedlagt anbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at anbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Se punkt 5.13 om avvisning og forkastelse av anbud. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen anbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra anbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne anbud før tilleggsfristen er utløpt. 7.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i anbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. Side:9 av 13 sider
7.7 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre anbudene eller forsøke å endre anbudene gjennom forhandling. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av anbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at anbudet skulle vært avvist, jf FOA 21-1. 7.8 Forkastelse og avvising av anbud samt avklaring og retting av anbud forbeholder seg retten til å forkaste anbud som ikke er innlevert i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer i dette, herunder at anbud skal innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og vedlegg til denne (dokumentasjon oa). 7.9 Avlysing av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige søknader om prekvalifisering dersom det foreligger saklig grunn, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 22-1. 7.10 Avlysing av anbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse anbudskonkurransen når det foreligger saklig grunn for det, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 22-1, herunder evt manglende eller bortfall av finansiering eller manglende godkjenning fra politisk nivå. 7.11 Avvising av anbud samt avklaring og retting av anbud forbeholder seg retten til å forkaste anbud, eller deler av anbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer i dette. Anbud som er levert inn etter frist for innlevering av anbud vil bli avvist. For nærmere om avvisning av anbud vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. Det vises her til følgende paragrafer: 20-12 (Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) 20-13 (Avisning på grunn av forhold ved anbudet) 20-14 (Avvisning av unormalt lavt anbud) 20-15 (Fremgangsmåten ved avvisning) 22 1 (Avlysing av konkurranse og totalforkastelse) For nærmere informasjon om forskriften vises det til http://www.lovdata.no/ 7.12 Retur av anbud Anbud vil ikke bli returnert. 7.13 Tilbakekalling eller endringer i innsendte anbud Tilbakekalling eller endringer i innlevert anbud tillates innen innleveringsfristen. Endring av anbud er å anse som et nytt anbud jf. FOA 20-5. 7.14 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom anbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige anbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, anbudet er avvist eller hvorfor deres anbud ikke ble valgt. 7.15 Habilitet For anbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Side:10 av 13 sider
7.16 Offentlighet Anbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene i anbud er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta anbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan 1 gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som ber om det. 7.17 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Anbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 7.18 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 8. TILDELING AV RAMMEAVTALE OG OPPDRAG Tildeling av rammeavtale og oppdrag foregår i 2 hovedfaser, Fase 1 og Fase 2, som angitt nedenfor. 8.1 Fase 1: Kvalifisering, evaluering av anbud og tildeling av rammeavtale 8.1.1 Kvalifisering Det foretas en gjennomgang av anbud mht om anbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, ref kap 5.3 om evt tilleggsfrist. Anbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene utelukkes fra videre deltagelse i anbudskonkurransen. 8.1.2 Evaluering av anbud og tildeling av rammeavtale Det foretas evaluering av anbud, dvs Anbudsmappe, sammen med beskrivelser, innlevert dokumentasjon og referanser, ref Anbudsmappe, kap 6 mht kriterier som det innhentes referanser på. Evaluering foretas iht tildelingskriterier som angitt nedenfor og gis relativ karakter etter en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Anbyder som har innlevert beste anbud ift resp tildelingskriterier gis karakteren 10. Side:11 av 13 sider
Samme prinsipp benyttes for karaktersetting av underliggende kravspesifikasjon, jfr Anbudsmappe, kap 5. Anbyder som ikke har besvart krav gis karakteren 0. Anbyder som ikke har besvart krav som er merket absolutte, utelukkes fra videre deltakelse i anbuds- / priskonkurranse. Tildelingskriteriet: Priser og betingelser karaktersettes iht lineær metode: 10 ((tilbud billigste/beste anbyder) / billigste/beste anbyder) = Karakter Tildelingskriteriene vektes som angitt nedenfor. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd poeng. Sum oppnådde poeng for alle tildelingskriteriene gir konkurranseforholdet anbyderne imellom. Anbyder som oppnår flest poeng anses å ha anbud som er økonomisk mest fordelaktige og tildeles derved rammeavtale. Tildelingskriterier Karakter: Totalvekt: Sum: 1 Priser og betingelser Timepris: fagarbeider, lærling, ufaglært. Prisindeks. Pris-/kostnadskonsekvens av forbehold. 60 2 Leverandørrelaterte forhold Teknisk kapasitet o Faglig kompetanse: Spiss og bredde o Kapasitet: Utførelse / effektivitet Erfaring Pålitelighet Samfunnsansvar (egenerklæring) 40 SUM 100 8.2 Fase 2: Tildeling av oppdrag I fase 2, dvs. i rammeavtaleperioden tildeles leverandører med rammeavtale for de anskaffelsesområder hvor det etableres parallelle rammeavtaler, oppdrag: 8.2.1 Tildeling av oppdrag innenfor terskelverdier a) For prosjekter med en samlet verdi på inntil kr. 500.000.- ekskl. mva. og ved akutte hendelser uavhengig av oppdragets verdi, kan oppdrag tildeles direkte til en leverandør som er tildelt rammeavtale for aktuelt fag-/leveranseområde uten forutgående konkurranse som angitt i b). Hvis ikke spesielle forhold tilsier noe annet, skal tildeling av oppdrag innenfor ett og samme rammeavtaleområde, skje etter en hensiktsmessig turnusordning. b) Tildeling av oppdrag i anledning prosjekter med en samlet verdi på mer enn kr. 200.000.- ekskl. mva., kan skje etter konkurranse blant leverandører som er tildelt rammeavtale for respektive fag-/leveranseområder. c) Tildeling av oppdrag i anledning prosjekter med en samlet verdi på mer enn kr. 500.000.- ekskl. mva., skal skje etter konkurranse blant leverandører som er tildelt rammeavtale for respektive fag-/leveranseområder. 8.2.2 Evaluering av tilbud på tjeneste-, entrepriseoppdrag og vareleveranser Når oppdrag ikke tildeles direkte, jfr kap 8.2.1, litra a) og b) og det innhentes tilbud iht kap 8.2.1, litra b) og c), evalueres tilbudet iht flg tildelings(hoved)kriterier: tilbudt totalpris, gjennomføringstid og kvalitet, herunder produktkvalitet og prosjektløsning og gjennomføring samt evt underkriterier til hovedkriteriene. Side:12 av 13 sider
Tildelingskriterier (hoved- og underkriterier) vektes avhengig av aktuelt oppdrag og kan være forskjellig fra oppdrag til oppdrag og for både ulike oppdragstyper og likeartede oppdrag. Tilbud evalueres iht anvendte tildelingskriterier og gis relativ karakter etter en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Samme prinsipp benyttes for karaktersetting av underliggende kravspesifikasjon. Anbyder som ikke har besvart krav gis karakteren 0. Anbyder som ikke har besvart krav som er merket absolutte, utelukkes fra videre deltakelse i konkurranse om tildeling av oppdrag. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd poeng. Pristilbud justeres for prismessige forhold (indeksregulering oa) hvis aktuelt og verdi av forbehold. Avtaleverdi karaktersettes iht lineær metode: 10 (((tilbud billigste/beste tilbyder) / billigste/beste tilbyder) x 10) = Karakter Rammeavtaleleverandør som oppnår flest poeng anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbud og tildeles oppdraget. 9. KONTRAHERING 9.1 Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang Oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt (rammeavtale) blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for anbyder til å klage på tildeling. Når et anbud er antatt, blir øvrige anbud ikke lenger bindende. 10. Fremdriftsplan Det er med basis i frister som fremgår av kap. 6 og foreløpig fastsatte milepæler, definert fremdriftsplan som fremgår av nedenstående for behandling av innkomne anbud. Det tas forbehold om endringer i angitte milepæler. Milepæler Prosess: 2012 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Kunngjøring 05. Anbudskonferanse 17. Spørsmål, svar 08. Endringer og presiseringer 15. Anbudsfrist 15. Vurdering av anbud Tildeling av kontrakt 30. Klagefrist 10 dgr Kontraktsinngåelse 10. Vedståelsesfrist 01. Side:13 av 13 sider