Økonomiblekke for lokallag i PRESS Formålet med denne blekka er å gi leseren litt informasjon om hvordan lokallag i PRESS kan styre sin økonomi på en god måte. Her kan du blant annet lære deg hva alle de vanskelige økonomiordene betyr, hvordan man kan sette opp budsjett og føre regnskap, og hvordan du får tak i penger til lokallaget. Hvis du har spørsmål, ring Cathrine på 992 19 588 eller send en epost til cathrine@press.no. Definisjoner Budsjett Oversikten over hvordan dere mener at økonomien kommer til å se ut i året som kommer. Før lokallaget setter opp budsjettet er det viktig å tenke nøye gjennom alle inntekter og utgifter (kostnader) dere tror dere kommer til å ha i løpet av året, slik at budsjettet blir så realistisk som mulig. Budsjettet skal godkjennes av årsmøtet i lokallaget før pengene brukes. Revidert budsjett Når dere er en stund ut i budsjettperioden, kan det være tid for å se på budsjettet og sammenligne med virkeligheten: Hvordan står det til med økonomien til lokallaget er faktiske inntekter og utgifter omtrent som satt opp i budsjettet? Har dere fått mer eller mindre pengestøtte enn dere håpet på? Det er ikke noe krav at du lager et revidert budsjett, det er mest for deres egen del. Regnskap Regnskapet viser en oversikt over hvordan dere faktisk har brukt penger, i motsetning til hvordan dere planla å bruke penger (les: budsjett). Regnskapet settes opp på samme måte som budsjettet, med inntekter og utgifter. Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at den voksne personen dere har valgt til å godkjenne regnskapet kan se hva pengene har blitt brukt til. Det er både tidsbesparende og svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at styret har kontroll på at pengene går til det de skal. Regnskapet legges fram for årsmøtet. Revisor Den som ser igjennom og godkjenner regnskapet. Revisor må være en myndig person som ikke jobber i lokallaget. Revisor velges av årsmøtet for ett år av gangen. Bilag Det er gjennom bilagene du dokumenterer inntekter og utgifter. For inntekter: Innskuddsbilag kommer fra banken når noen har satt inn penger på kontoen deres. Har dere fått et tilskuddsbrev som sier at dere kommer til å motta penger, er dette fint å legge ved sammen med bilaget som viser at pengene faktisk har kommet inn. For utgifter: Stift/lim kvitteringene på et av skjemaene (reiseregningsskjema, bilagsskjema eller andre typer), og skriv hva dere har handlet og hvorfor. Bilaget skal underskrives av den som har betalt. Hvis dere ikke ønsker å bruke standardskjemaene kan dere bare bruke et vanlig ark. Det viktigste er at det er tydelig hva som har blitt kjøpt, hvor mye det kostet, når det ble kjøpt, og hvem som har gjort kjøpet. Kontoutskrift: Oversikt over aktivitetene på kontoen deres. Hvis noen betaler inn penger rett på kontoen deres er det kun på kontoutskriften dere vil se innbetalingen. Den skal da brukes som bilag. Kontoutskriften 1
skal legges ved regnskapet og er grei å ha for å kontrollere at dere har fått med dere alle inn- og utbetalingene. Kvitteringer Beviset på at dere har lagt ut penger. Kassalappen dere får i matbutikken eller billetten på toget, det er disse papirene som er så utrolig viktig å holde orden på slik at regnskapet går opp. Kvitteringer stiftes/klistres på skjemaene. Faktura inngående og utgående Faktura er det vi på godt norsk kaller en regning noe dere får når dere skylder noen penger, eller noe dere selv sender ut hvis det er noen som skylder dere penger. Kasse Løse penger, eller kontanter om du vil. Det kan være greit å ha en kasse (= et pengeskrin) slik at dere slipper å gå i banken for hver gang dere skal kjøpe en bussbillett. Husk imidlertid alltid å ta vare på kvitteringer! Ha til enhver tid oversikt over hvor mye penger det er i kassen, og skriv opp alle pengene som går inn og ut av skrinet. Og her, som på alt annet: Bare to personer bør ha tilgang til kassa leder/kontaktperson og økonomiansvarlig. Innskudds- og betalingskort Dersom lokallaget vil er det også mulig å få et kort tilknyttet sin lokallagskonto. Dette kan brukes som et vanlig betalingskort, og det er også mulig å bruke det til innskudd dersom dere har fått inntekter i form av kontanter. Lokallagskort settes i den kontoansvarliges navn, som må ha fylt 18 år. Dersom dere ønsker et slikt kort er det bare å ta kontakt med daglig leder, så fikser han det for dere. Det er selvfølgelig veldig viktig at et slikt kort oppbevares på en forsvarlig måte. Som et minimum må man være minst like påpasselig ved oppbevaring og bruk av lokallagskortet som man er med sitt eget bankkort! Det er kun økonomiansvarlig og/eller leder som skal ha tilgang til kortet. Dere må selvfølgelig også ta vare på alle kvitteringer når dere bruker kortet. Dersom den som har kortet i sitt navn flytter eller slutter i lokallaget, er det viktig at dere sier i fra til daglig leder eller banken slik at dere får et nytt kort i en annen sitt navn. Hvordan sette opp et budsjett og føre regnskap Viktig 1: To ansvarlige For å unngå problemer må dere ha en person i lokallaget som har ansvar for økonomien, og som sammen med kontaktperson/leder disponerer kontoen deres, samler inn kvitteringer og fører regnskap. Disse bør også være involvert når lokallaget skal søke om Frifondstøtte eller andre tilskudd. Viktig 2: Lokallagskonto For å åpne konto i DnB gjennom PRESS sin bedriftsavtale, er det bare å ta kontakt med daglig leder så fikser hun dette for dere. Den som står ansvarlig for kontoen må være over 18 år, og skal helst være økonomiansvarlig eller leder, selv om dette ikke er en absolutt regel. Snakk med daglig leder og hør hvordan dere gjør det. For deres egen skyld kan det være lurt at det alltid er to som er med når dere skal ta ut penger eller gjør andre ting knyttet til økonomien, slik at ikke én person blir stående med hele ansvaret alene. Viktig 3: Kontinuerlig regnskapsføring Ikke vent til slutten av året med å føre regnskap! Ta vare på alle kvitteringer, bankutskrifter osv. 2
som tilhører lokallaget og sett dem inn i økonomipermen fortløpende. Selv om det kan være mest fristende å legge alt i en plastpose og vente til desember, blir det ikke lettere å huske hvordan ting egentlig var et halvt år senere. Viktig 4: Kvitteringene Ikke bruk penger uten å få kvittering tilbake. Det er svært viktig at man aldri gir penger fra lokallagets kasse/konto uten at man får kvitteringer for det. Hvis noen har reist med tog i et ærend for PRESS, men mistet billetten, så kan de ikke få penger av lokallaget for da går ikke regnskapet opp. Det er strengt, men det må det være når man disponerer penger i organisasjoner. De som gir dere penger, det være seg kommunene, LNU, PRESS sentralt eller andre, skal kunne være trygge på at dere bruker pengene slik dere har skrevet at dere skal gjøre i budsjettet og søknader. Regnskapet er måten dere viser lokallagets støttespillere at alt har gått riktig for seg. og til slutt: En enkel måte å sørge for at folk passer på kvitteringene sine når de har kjøpt noe for lokallaget, kan være å vente med å gi dem penger til du har kvitteringene i hånda. Forslag til hvordan et budsjett kan se ut: Inntekter Regnskap 2013 Budsjett 2014 Overført fra fjoråret (= på konto 1. januar) 3 699 3 557 Inntekt Frifond 15 000 20 000 Inntekt kommune 3 500 0 Andre inntekter 1 500 1 000 Totale inntekter 23 699 24 557 Utgifter Regnskap 2013 Budsjett 2014 Leie lokaler 10 000 11 000 Lokallagsmøter (mat o.l.) 2 412 3 000 Reiseutgifter 3 697 4 000 Kampanjer 2 699 3 500 Kontorrekvisita 998 500 Andre utgifter 336 500 Totale utgifter 20 142 22 500 Resultat 3 557 2 057 Budsjett Dette er et forslag til hvordan budsjettet kan se ut. Jeg har lagt inn noen vanlige inntekter og utgifter for at dere skal få et inntrykk av hvordan budsjettet skal se ut. Dere må selv sette inn de postene som er aktuelle for deres lokallag. Budsjettet sier noe om hvordan økonomien i den neste perioden (året) blir, og hva dere har tenkt til å bruke penger på. Det er viktig å tenke nøye gjennom alle inntekter og kostnader (utgifter) dere tror dere kommer til å ha før dere setter opp budsjettet, slik at det blir så realistisk som mulig. Det er vanlig å ta utgangspunkt i fjorårets regnskap når man setter opp budsjett. Er lokallaget deres nystartet, kan det være lurt å høre med andre lokallag hvor mye de bruker på forskjellige ting. 3
Budsjettet skal godkjennes på årsmøtet i lokallaget før pengene brukes. Forslag til hvordan et regnskap kan se ut: Inntekter Budsjett 2013 Regnskap 2013 Overført fra fjoråret (= på konto 1. januar) 3 699 3 699 Inntekt Frifond 15 000 15 000 Inntekt kommune 3 500 3 500 Andre inntekter 1 000 1 500 Totale inntekter 23 199 23 699 Utgifter Budsjett 2013 Regnskap 2013 Leie lokaler 10 000 10 000 Lokallagsmøter (mat o.l.) 2 500 2 412 Reiseutgifter 3 500 3 697 Kampanjer 2 500 2 699 Kontorrekvisita 1 000 998 Andre utgifter 500 336 Totale utgifter 20 000 20 142 Resultat 3 199 3 557 Kommentarer fra revisor: Dato/sted: [signatur] [Navn på revisoren] 4
Regnskap Regnskapet settes opp på samme måte som budsjettet, med inntekter og utgifter. Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at lokallagets revisor kan se igjennom regnskapet deres og godkjenne det. En lur måte for å holde oversikten er å skrive ut kontoutskrifter hver måned og sjekke at dere har kvitteringer for alle inntekter og utgifter som står i utskriften. Det er svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at dere har kontroll på at pengene går til det de skal. Før regnskapet skal legges fram for årsmøtet, regner dere sammen alle inntektene og utgiftene for hele året og fører dem inn i en oversikt, som vist i eksempelet nedenfor. Revisoren deres skal se igjennom hele regnskapet (med alle bilagene) før årsmøtet, og underskrive på at dere har brukt pengene slik dere i regnskapet sier at dere har. Revisor skal også kommentere eventuelle avvik. Innen 1. mars året etter skal det godkjente regnskapet, uten bilagene, og årsrapport sendes inn til Press sentralt. Husk også at dersom dere har fått penger fra Press sentralt gjennom Frifondordningen, må disse pengene være brukt opp senest 30. juni året etter at dere fikk de! Hvordan søke støtte? Det hjelper ikke så mye å være god i økonomistyring dersom dere ikke har noen penger. Lokallaget er selv ansvarlig for å ha de pengene dere trenger til rådighet. Det finnes flere kilder til finansiering: Frifond: Frifond er den viktigste kilden til penger for lokallagene. Press sentralt mottar hvert år ganske mye penger fra LNU som vi ikke har lov til å bruke på kontoret i Oslo, men som skal fordeles mellom lokallagene. Vi mottar disse midlene i juni/juli og de skal være fordelt til lokallagene våre innen 10. desember. Lokallag kan søke Press sentralt om å få disse midlene fram til 1. november. Etter dette er det i utgangspunktet ikke mulig å få Frifondpenger fra Press sentralt, men det kan gjøres unntak dersom det er gode grunner for det. For å søke sender dere inn et enkelt søknadsskjema som dere finner på www.press.no, eller som daglig leder kan sende til dere. Det er Sentralstyret i Press som behandler søknadene og avgjør hvor mye hvert enkelt lokallag får. Søknadsskjemaet skal altså sendes til PRESS sentralt og ikke til LNU! Adressen til PRESS er: PRESS Redd Barna ungdom Postboks 6902 St. Olavsplass 0130 OSLO Kommune/fylkeskommune: Noen kommuner og fylkeskommuner har en del penger som de fordeler til gode ungdomstiltak lokalt. Hvis aktiviteten(e) deres er noe som kommer flere deler av lokalbefolkningen til gode, for eksempel en sommerfest for lokalmiljøet rundt et asylmottak eller et dagsseminar for skoleelever, 5
burde det være gode muligheter for finansiering fra lokale myndigheter. Kommunen eller fylkeskommunen kan også eie lokaler som kan være til nytte for dere, enten som kontor eller som samlingssted dersom dere skal arrangere seminarer eller liknende. Sjekk med lokallagets kommune(r) om de har slike ordninger! Få ting gratis! Noen ganger kan det være mulig å få støtte fra andre steder, enten gjennom pengegaver eller man kan få ting gratis. Ikke glem at vi er Redd Barnas ungdomsorganisasjon! Mange bedrifter o.l. kjenner godt til moderorganisasjonen vår, og blir kanskje lettere overbevist om at vi er en seriøs, uavhengig ungdomsorganisasjon dersom de blir kjent med at vi springer ut fra Redd Barna. Hver gang dere skal kjøpe noe anbefaler vi også at dere hører med bedriften om det er mulig å få prisavslag eller produktene gratis. Dette gjelder alt fra ting dere vil trykke opp og mat til seminarer (hør med bakerier som kaster masse bakverk hver dag!), til leie av lokaler, innkjøp av kontorrekvisita, lyd og lys til arrangementer og mange andre ting. Til slutt Dette var en kjapp innføring i økonomistyring i lokallag. Det er kanskje ikke så lett å bli en mester i økonomistyring på 1-2-3, men det er heller ikke nødvendig. Riktignok er det dere i lokallaget som må gjøre jobben med lokallagsøkonomi, men trenger dere hjelp er det bare å spørre oss på kontoret. Og hvis dere lurer på noe, er det bedre at dere spør mange ganger enn at dere ikke klarer å føre regnskapet skikkelig 6