Protokoll fra ordinært sameiermøte i Torshovdalen 1 Sameie Møtedato: Torsdag 27. april 2017 Møtetidspunkt: 18:30 Møtested: Kafe Åsen (auditoriet) Til stede: 25 seksjonseiere, 11 representert ved fullmakt, totalt 36 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Sven-Robby Dierkes. Møtet ble åpnet av Kjetil Bull. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Sven-Robby Dierkes foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Sven-Robby Dierkes foreslått. Som protokollvitne ble Tor Andre Valaker foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent 3. Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 255.000. PROTOKOLL - SIDE 1 AV 5
5. Behandling av innkomne forslag og saker A) Endring av vedtektenes 10.2 Til vedtektenes pkt. 10.2 første ledd gjøres en tilføyelse etter tredje setning slik: "Varsel/innkalling og andre meddelelser kan sendes sameierne elektronisk på oppgitt epostadresse med mindre sameier har reservert seg og istedet meddelt styret den postadresse som ønskes benyttet. Til sameiere som ikke har oppgitt epostadresse benyttes postadresse. Det påligger den enkelte sameier å passe på at sameiet til enhver tid er underrettet om den (epost/post) adresse som skal benyttes." Begrunnelse: Torshovdalen1 sameie har et stort antall sameiere og utgiftene ved postal utsendelse til alle disse er ikke ubetydelig. I forbindelse med innflytting i sameiet mv. har de aller fleste sameierne oppgitt epostadresse for at denne skal kunne benyttes i kommunikasjonen vedrørende forhold som gjelder sameiet. Hensikten med forslaget er å tilrettelegge for at all kommunikasjon, også varsel om frist for å fremsette forslag til årsmøtet og den forholdsvis omfangsrike innkalling til dette, skal kunne sendes sameierne pr. elektronisk post. Det vil innebære en administrativ forenkling og medføre en klar besparelse. Samtidig må det tas i betraktning at dette er viktige dokumenter for den enkelte. Derfor må rutinene for utsendelse være betryggende. Styret mener at de foreslåtte bestemmelser tilfredsstiller aktuelle krav. Styret bør uansett supplere med å ta inn relevant informasjon om forestående årsmøter på boligsameiets hjemmeside og evt. sette opp oppslag. Elektronisk kommunikasjon blir mer og mer utbredt og erstatter postal kommunikasjon i stadig flere sammenhenger. Forslaget ansees å være forenlig med relevant lovgivning, eierseksjonsloven og sameieloven. Benkeforslag fremmet av Inger Cappelen: Unntatt fra denne bestemmelsen er innkalling til sameiermøtet. Avstemningsresultat benkeforslag: For: 765 Mot: 4 079 Benkeforslag falt Avstemningsresultat opprinnelig forslag: For: 4 473 Mot: 371 Vedtak: Opprinnelig forslag vedtatt PROTOKOLL - SIDE 2 AV 5
B) Innglassing av balkonger Forslagsstillere: Kjell Kongelf og Lars Ergo Bakgrunn I forbindelse med utbyggingen av Torshovdalen 1 sameie foretok utbygger innglassing av 22 balkonger i sameiet. Etter innflytting har flere seksjonseiere ytret ønske om innglassing av sin balkong blant annet for å redusere vind, støy og støvplager. Et forslag om innglassing av balkonger var oppe til behandling i sameiets årsmøte i april 2016. Sameiermøtet vedtok å nedsette et utvalg til å utrede saken nærmere, jfr. referat fra Sameiermøtet 2016. Begrunnelse Innglassede balkonger gir beskyttelse mot støy fra trafikk, vind og støv samt gir økt energieffektivisering på grunn av isoleringseffekter. Økt trivsel og utvidet bruk av balkongen i overgangen mellom de ulike årstidene gjør også investering i innglassing lønnsom. Undersøkelser viser at innglassing av balkong reduserer støynivået med opptil 50% og ca. 6% av boligens energiforbruk til oppvarming. Utvalget har vært i kontakt med Lund Hagem Arkitekter og Sprinklerteknikk AS om muligheter og utfordringer i forbindelse med innglassing av balkonger. Lund Hagem Arkitekter har utarbeidet følgende anbefalinger vedrørende innglassing av balkonger i Torshovdalen 1 sameie: - Nye innglassinger må ha samme inndeling og utførelse som eksisterende innglassede balkonger og leveres fra samme leverandør, Sagstuen AS. - Det kan tillates innglassinger i bred balkongsone der hvor balkongen har overliggende tak. Innglassingen må skje i tilsvarende utstrekning som eksisterende innglassinger for å sikre et helhetlig utrykk. - Eventuelle innglassinger av balkong i øverste etasje vurderes særskilt. Takutstikk over innglassinger må ha samme utførelse som eksisterende utstikk. - Det kan tillates glass skillevegger på balkongens kortside der hvor balkongen har overliggende tak. Det forutsettes samme utførelse som sideveggene i en full innglasset balkong. - Det tillates ikke innglassinger på: luftebalkonger i teglfasade terrasser på bakkeplan smal balkongsone. - Innglassing av balkong er søknadspliktig tiltak. Søker(e) må konsultere Lund Hagem Arkitekter i forbindelse med utarbeidelse av søknad til Plan og Bygningsetaten om innglassing. - Innglassing av balkong utløser krav om sprinkling av balkong. Sprinkelteknikk AS og Rambøll må konsulteres i hvert enkelt tilfelle og løsningsforslag må følge søknaden. PROTOKOLL - SIDE 3 AV 5
Forslag til vedtak - Basert på anbefalinger fra Lund Hagem Arkitekter tillates innglassing av balkonger i sameiet. Kjell Kongelf (sign.) Lars Ergo (sign.) Opprinnelig forslag ble trukket uten protester fra forsamlingen etter at to benkeforslag ble fremmet: Benkeforslag 1 fremmet av Kjell Kongelf: - Basert på anbefalinger fra Lund Hagem Arkitekter tillates innglassing av balkonger i sameiet. - Hvis arkitektfaglige hensyn eller innglassing vil hindre nabos utsyn forutsettes at Lund Hagem ikke gir anbefaling selv om de oppstilte kriterier i utgangspunktet er tilfredsstilt. Søknaden skal da bringes inn for styret som kan nekte godkjenning. Det innhentes samtykke fra Lund Hagem om at firmaet er inneforstått med dette. Benkeforslag 2 fremmet av Bente Søgaard: - Det tillates innglassing av balkonger i hus D i følgende leiligheter: D-401, D-501, D-404, D-504, D-604 og D-704. Utførelsen skal være i henhold til anbefalingene fra Lund Hagem. Avstemningsresultat benkeforslag 1: For: 20 Mot: 10 Vedtak: Benkeforslag 1 fikk 2/3 flertall. Dermed bortfaller benkeforslag 2. PROTOKOLL - SIDE 4 AV 5
6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Kjell Kongelf foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble John Magnus Thoresen og Cuong Quoc Ly foreslått. C Som styremedlem for 1 år, ble Kjersti Gunn Grønnevet foreslått. D Som varamedlem for 1 år, ble Harald Smedsrud og Synne Kvam foreslått. D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble Sissel Jakobsen og Petter Thune- Larsen foreslått Møtet ble hevet kl.: 21:10. Protokollen signeres av Sven-Robby Dierkes /s/ Møteleder Sven-Robby Dierkes /s/ Fører av protokollen Tor Andre Valaker /s/ Protokollvitne PROTOKOLL - SIDE 5 AV 5