Overordnet beredskapsplan for Nordland fylkeskommune

Overordnet beredskapsplan for Nordland fylkeskommune ID Nfk.HMS.4.1.5 Versjon 1.01 Gyldig fra 05.01.2015 Forfatter Stig Olsen Verifisert Sentral beredskapsgruppe Godkjent Stig Olsen Side 1 av8 Vedtatt av fylkesrådet 2. desember 2014 1. Om dokumentet 1.1 Formål Overordnet beredskapsplan for skal bidra til: Redusert sannsynlighet for at krisesituasjoner oppstår Effektiv håndtering av krisesituasjoner slik at skader på mennesker, materiell og omdømme begrenses til et minimum At fylkeskommunens tjenesteproduksjon opprettholdes eller gjenopprettes på en sikker og effektiv måte 1.2 Gyldighet Dette dokumentet gjelder for all virksomhet i. Alle enheter i fylkeskommunen skal legge dette dokument til grunn for sine lokale beredskapsplaner. 1.3 Tilgjengelighet Dette dokumentet er offentlig tilgjengelig. Tilgjengeligheten for lokale beredskapsplaners ved de fylkeskommunaler enheter fastsettes for den enkelte plan ut fra dens innhold og gjeldende lovverk. Dette dokumentet skal være internt tilgjengelig i fylkeskommunens kvalitetssystem (Sfks). Det skal publiseres link til dokumentet fra «Felles for Nfk» på kvalitetssystemets forside. Dokumentet lagres på adressen: Nfk.HMS.5.4.2 Tilsvarende skal det publiseres link til de lokale beredskapsplaner på den lokale enhetens startside i kvalitetssystemet. Dokumentet lagres på den lokale adressen: XXX.YYY.HMS.5.4.2 (hvor x og y refererer til den enkelte enhets dokumentarkiv i kvalitetssystemet. 1.4 Definisjoner Beredskap Med beredskap menes den planlegging og forberedelse foretar for å kunne håndtere en krise på best mulig måte når denne måtte oppstå. Krise Med krise menes en uventet situasjon hvor mennesker, materielle verdier eller omdømme settes i fare, eller hvor fylkeskommunen ikke lenger er i stand til å opprettholde sin ordinære virksomhet. 1.5 Lenke til aktuelle websider om beredskap hos offentlige myndigheter: Regjeringen

Ver.1.01 Side: 2 av 8 Utdanningsdirektoratet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Fylkesmannen i Nordland 2. Organisering av beredskap og krisehåndtering i Nordland fylkeskommune 2.1 Generelt Beredskapsarbeidet i fylkeskommunen bygger på ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet slik det er definert i stortingsmelding om samfunnssikkerhet, Meld. St. 29 (2011-2012): Ansvarsprinsippet betyr at den myndighet, virksomhet eller etat, som til daglig har ansvaret for et område, også har ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for den utøvende tjeneste ved kriser og katastrofer. Dette ansvaret omfatter også å planlegge hvordan funksjoner innenfor eget ansvarsområde skal kunne opprettholdes og videreføres dersom det inntreffer en ekstraordinær hendelse. Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med under kriser skal være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. Likhetsprinsippet er en utdyping av ansvarsprinsippet, nemlig en understreking av at ansvarsforholdene internt i virksomheter/organisasjoner og mellom virksomheter/organisasjoner ikke skal endres i forbindelse med krisehåndtering. Nærhetsprinsippet innebærer at kriser organisatorisk skal håndteres på et lavest mulig nivå. Den som har størst nærhet til krisen, vil vanligvis være den som har best forutsetninger for å forstå situasjonen og dermed er best egnet til å håndtere den. Nærhetsprinsippet må også sees i sammenheng med ansvarsprinsippet. En krise innenfor en kommunes- eller virksomhets ansvarsområde er det i utgangspunktet kommunenseller virksomhetens ansvar å håndtere. Samvirkeprinsippet Samvirkeprinsippet stiller krav til at myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 2.2 Fylkeskommunens beredskapsplikt Sivilbeskyttelsesloven stiller krav om systematisk og kontinuerlig beredskapsarbeid på kommunalt nivå. Loven pålegger ikke fylkeskommunene det samme, i og med at kommunene har en lang mer omfattende beredskapsplikt enn fylkeskommunene. Fylkeskommunens beredskapsplikt knytter seg i hovedsak til følgende forhold: Personell og anlegg i egen organisasjon. har ansvar for å ivareta menneskers sikkerhet, tjenesteproduksjon, økonomiske verdier og omdømme knyttet til fylkeskommunens aktiviteter og anlegg. Dette omfatter alle ansatte, elever, politikere og kunder. Med kunder forstås her de som besøker en fylkeskommunal institusjon, for eksempel pasienter i tannhelsetjenesten eller deltakere på møter og arrangementer i regi av Nfk. Fylkesveger har som eier, drifter og forvalter, ansvar for fylkesvegenes beskaffenhet generelt og for fylkesvegene som del av samfunnets kritiske infrastruktur. Statens vegvesen har det operative ansvar for alt arbeid med fylkesvegene i Nordland.

Ver.1.01 Side: 3 av 8 Sivil transportberedskap I henhold til Forskrift for sivil transportberedskap 3 Myndighet for regional transportberedskap, har fylkeskommunen «ansvar for å sikre og tilrettelegge for en nødvendig og regionalt tilpasset sivil transportberedskap i fylket. Fylkeskommunen skal samarbeide med fylkesmann, politiet, transportnæringen og andre sivile og militære myndigheter for en best mulig koordinert sivil transportberedskap.» Regional planlegging skal, som planmyndighet, inkludere samfunnssikkerhet i arbeidet med regional planlegging, jfr. plan- og bygningslovens kap. 4. I Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskaps (DSBs) veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt, FOR 2011-08-22 nr 894, heter det videre «Gjennom regional planstrategi vil fylkeskommunen kunne legge grunnlaget for utredning av risiko- og sårbarhet som dekker flere kommuner eller hele regionen/fylket.» 2.3 Organisering av beredskapsarbeidet s sentrale beredskapsgruppe består av seks personer. Dette er: Stabssjef Stig Olsen, leder (ingen varamedlem) Kommunikasjonssjef Geir Johnsen, nestleder (varamedlem: Rita Bogholm Engen) Utdanningssjef Tone Vangen (varamedlem: Øystein Johannesen) HR-sjef Vigleik Aas (varamedlem: Elin Jæger) Kvalitetsleder Kjell Jakobsen (ingen varamedlem) Spesialrådgiver Paul Bakke (ingen varamedlem) Denne gruppen skal kunne komme sammen på kort varsel, og foreta raske vurderinger av hvorvidt det vil være nødvendig å iverksette tiltak for krisehåndtering i aktuelle situasjoner. Stedfortreder innkalles dersom et av medlemmene ikke kan møte. Fylkeskommunens administrative ledergruppe (FL), som består av alle etatssjefer, kommunikasjonssjef, HR-sjef og representant for Regionvegdirektøren, har ansvar for det overordnede og langsiktige beredskapsarbeidet i fylkeskommunen. Denne gruppen utgjør den utvidete beredskapsgruppe. 2.4 Kriseledelse Den sentrale beredskapsgruppen fungerer også som kriseledelse i aktuelle situasjoner. Kriseledelsen skal utvides til å omfatte de etatssjefer eller fagsjefer som vil være berørt av en krisesituasjon. Ved utvidet kriseledelse overtar fylkesrådets leder ansvaret for kriseledelsen. Øvrige medlemmer av fylkesrådet vil kunne inngå i utvidet kriseledelse, avhengig av situasjonen. Møterom Nordland 1 på fylkeshuset er fast møterom for kriseledelsen. Dersom dette rommet ikke kan brukes, skal kriseledelsen møtes i fylkeskommunens leide lokaler i Sjøgata 3, 3. etg (ikt-seksjonens lokaler). Når en krisesituasjon oppstår, skal det føres logg over alle hendelser som kriseledelsen blir kjent med, og over de tiltak som kriseledelsen beslutter. En logg skal inneholde en fortløpende oversikt, med følgende opplysninger: dato, klokkeslett, hendelse, tiltak, ansvar. Når en krisesituasjon er avsluttet, skal kriseledelsen sørge for at det blir foretatt en debriefing av alle fylkeskommunale medarbeidere som har vært involvert.

Ver.1.01 Side: 4 av 8 I ettertid skal kriseledelsen sørge for at det blir foretatt en systematisk evaluering av hendelsen. 2.5 Lokale beredskapsplaner Det skal utarbeides lokale beredskapsplaner ved alle fylkeskommunale institusjoner (videregående skoler, tannhelsedistrikter og kulturenheter). Disse planene skal minimum inneholde følgende: Oversikt over lokal kriseledelse med navn og telefonnummer Varslingsplan som beskriver hvilke aktører som skal varsles i en krisesituasjon, herunder fylkeskommunens sentrale kriseledelse Oversikt over lokale institusjoner det vil være naturlig å samarbeide med i en krisesituasjon Planer for enkelthendelser, basert på lokale risikovurderinger 2.6 Kommunikasjon og informasjon Kommunikasjon i forbindelse med beredskapsarbeid skal følge fylkeskommunens kommunikasjonsstrategi. I en krisesituasjon skal det gis nøktern, etterrettelig og oppdatert informasjon. Følgende håndbøker skal legges til grunn for vår kommunikasjon: Kommunikasjonsstrategi for, juni 2012 Mediekontakt, oktober 2013 Krisekommunikasjon, januar 2012 Når politiet kobles inn, overtar politiet ansvaret for kommunikasjon knyttet til håndtering av krisen. Fylkeskommunen skal fortsatt ivareta sin informasjonsplikt knyttet til eget ansvarsområde. Det skal opprettes en egen kriseweb, som i en gitt situasjon kan erstatte den ordinære hjemmesiden nfk.no. Kriseweb en skal inneholde: Kontaktopplysninger for de som har behov for informasjon Oppdaterte nyheter knyttet til pågående hendelse Klikkpunkt for å komme til den ordinære web en og våre tjenester

Ver.1.01 Side: 5 av 8 3. Risikovurdering. Det skal gjennomføres risikovurdering både sentralt i fylkeskommunen og ved den enkelte institusjon. Formålet er å kartlegge hvilke risikomomenter som finnes og som kan utløse en krisesituasjon, samt en vurdering av hvor sårbar vår organisasjon er dersom en slik hendelse inntreffer. I fylkeskommunens kvalitetssystem er det en egen modul for risikostyring og gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser). Momenter som kan inngå i en ROS-analyse som tar for seg situasjoner som kan true liv og helse eller føre til store materielle ødeleggelser er: Brann Brann og branntilløp i bygninger, utstyr og annet materiell Pandemi En pandemi som rammer store deler av befolkningen vil kunne få betydelige konsekvenser for gjennomføring av fylkeskommunens tjenesteproduksjon. Bygningssvikt Svakheter i bygningers konstruksjon og forfatning, sammenbrudd, lekkasjer, evne til å motstå påkjenninger ved ekstremvær Ondsinnete handlinger Skarpe situasjoner, trusler, spontan eller planlagt voldsutøvelse, sabotasje, hærverk Kritiske systemer Svikt i kritisk infrastruktur, veger, transportmidler, strømbrudd, svikt i it-systemer Sensitiv informasjon Sensitive personopplysninger på avveie Reiser og arrangement Reiser, ekskursjoner, feltarbeid, klasseturer, store arrangementer Dødsfall Håndtering av plutselig død, ansatte, elever, besøkende Uerstattelige verdier Kulturminner, kunst, egne eller andres i vår nærhet, natur Store prosjekter Prosjekter med potensielt store konsekvenser, store investeringer, mange involverte, underleveranser, høy profil Ekstremvær Ekstremvær som trussel, blant annet i forbindelse med flere av ovenstående risikoområder

Ver.1.01 Side: 6 av 8 4. Kultur for beredskap Alle ansatte i skal være kjent med den lokale beredskapsplanen som gjelder for sitt arbeidssted. Alle ledere i skal i tillegg være kjent med den sentrale beredskapsplanen. Leder av den enkelte kriseledelse er ansvarlig for kompetansen innen den aktuelle kriseledelsens virkeområde og at nødvendige øvelser avholdes. Øvelser skal gjennomføres regelmessig og etter behov for å bygge og opprettholde tilstrekkelig beredskapskompetanse. Øvelser vil også være en test av om rutiner og verktøy fungerer tilfredsstillende. Aktuelle øvingsformer kan være skrivebordsøvelser, spilløvelser, varslings- og evakueringsøvelser og øvelser i informasjonshåndtering (formidling og mottak, dialoger, mm.). Øvelser kan også legges opp i et samarbeid med eksterne aktører. Brann- og evakueringsøvelser skal gjennomføres årlig i alle enheter i Nordland fylkeskommune. Andre øvelser bør gjennomføres minst hvert annet år. Gjennomføring av øvelser skal dokumenteres og evalueres og rapporteres til overordnet nivå.

Ver.1.01 Side: 7 av 8 5. Sentrale varslingsrutiner i 5.1 Mottak av melding Den som mottar en melding om alvorlig hendelse eller stor fare, skal etterspørre og dokumentere opplysninger om: Kontaktinformasjon for den som melder og til den som har ansvaret på stedet Hendelsens/situasjonens art og omfang, sted og tid, antall involverte/skadete Nødetaters involvering varslet? tilstede? Behov for hjelp Viktige telefonnumre: 110 Politi 112 Brann 113 Ambulanse 5.2 Varsling videre Den som mottar en melding skal uten unødig opphold varsle: Nødetatene, dersom de ikke allerede er varslet. Leder av lokal kriseledelse, evt. sentral kriseledelse. Leder av lokal kriseledelse skal umiddelbart varsle sin respektive etatssjef, eller leder av sentral kriseledelse dersom etatssjef ikke er tilgjengelig. Etatssjef skal varsle leder av sentral kriseledelse, som vurderer varsling til de øvrige medlemmer av kriseledelsen, til de aktuelle etatssjefer og fagsjefer og til politisk ledelse (både fylkesrådsleder og fylkesordfører). 5.3 Varsel fra Statens vegvesen ved ulykke på veg Ved ulykke på eller i tilknytning til fylkesvegnettet i Nordland ivaretas normalt all krisehåndtering som følger av fylkeskommunens vegeierrolle av Statens vegvesen. Ved større ulykker, ulykker som medfører dødsfall og ulykker som vil kunne ha politiske konsekvenser skal fylkesråden for samferdsel og kommunikasjonssjefen varsles snarest mulig.

Ver.1.01 Side: 8 av 8 6. Oppdatert varslingsliste Sentral beredskapsgruppe og kriseledelse: Funksjon Navn Mobil Satellitt Stabssjef Stig Olsen 900 97 858 Fylkesutdanningssjef Tone Vangen 906 21 878 Kommunikasjonssjef Geir Johnsen 911 84 065 Kvalitetsleder Kjell Jakobsen 928 45 669 Spesialrådgiver Paul Bakke 905 97 114 Fylkeskommunens administrative ledergruppe (FL) Funksjon Navn Mobil Satellitt Stabssjef Stig Olsen 900 97 858 Fylkesutdanningssjef Tone Vangen 906 21 878 Fylkesøkonomisjef Heidi Theodorsen 916 86 826 Næringssjef Hanne Østerdal 975 01 873 Kultur-, miljø og folkehelsesjef Bjørg Helene Jenssen 958 67 220 Samferdselssjef Tone Øverli (kst) 909 36 424 Regionvegsjef Kjell Skjerve 911 54 255 Kommunikasjonssjef Geir Johnsen 911 84 065 HR-sjef Vigleik Aas 452 28 865 Fylkesrådet Funksjon Navn Mobil Satellitt Fylkesrådsleder Tomas Norvoll 908 77 477 Fylkesråd Tove Mette Bjørkmo 952 21 142 Fylkesråd Arve Knutsen 952 97 148 Fylkesråd Hild-Marit Olsen 924 17 916 Fylkesråd Ingelin Noresjø 957 63 866 Fylkesråd Knut Petter Torgersen 918 85 890 Interne referanser Eksterne referanser