Instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet i departementene

Transkript

1 Instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet i departementene Kongelig resolusjon

2 Justisdepartementet KONGELIG RESOLUSJON Statsråd: Hanne Harlem Ref. nr:. Saksnr: 2000/06481 B-B Dato: Instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet i departementene Et utvalg under ledelse av tidligere fylkesmann Martin Buvik avga i 1992 en rapport som tok til orde for å pålegge virksomheter med beredskapsansvar å utarbeide opplegg for internkontroll. I St.meld. nr. 24 ( ), Det fremtidige sivile beredskap, som fulgte opp Buvik-rapporten, og Innst S nr. 163 ( ), ble det forutsatt at nytt styringssystem skulle innføres gradvis. Ved innføring av internkontroll ble det uttrykt av Direktoratet for sivilt beredskap, nå Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, og fylkesmennene skulle tillegges et tilsynsansvar. Justisdepartementet skulle ha et overordnet ansvar for direktoratets utøvelse av tilsynsfunksjonen. Justisdepartementet er gjennom kgl.res. av gitt et samordningsansvar på beredskapssektoren. Dette endrer ikke det enkelte fagdepartementets avgjørelsesmyndighet og faglige ansvar for sine beredskapsforberedelser. Det departement som ordinært har ansvaret for en sektor, har også ansvaret for nødvendig beredskapsplanlegging og eventuell iverksettelse av tiltak i en krisesituasjon. Innføring av internkontroll og tilsyn rokker ikke ved dette prinsippet. Formålet med internkontroll med beredskapsarbeidet er å innføre en systematisk metode for departementenes eget arbeid for å sikre god kvalitet på beredskapsplanleggingen og en målrettet og effektiv bruk av 1

3 ressursene til beredskapsformål. Hovedformålet med tilsynet er å sikre tilfredsstillende beredskapsarbeid under det enkelte departements ansvarsområde. Som ledd i dette må det fremskaffes oversikt over status på beredskapsarbeidet og det vil bli gitt bistand til departementene for å heve kvaliteten på arbeidet. Innføringen av systemrettet tilsyn ansees som et nødvendig virkemiddel for at regjeringen skal få oversikt over det samlede beredskapsarbeidet i samfunnet. Innføringen av systemrettet tilsyn vil også gjøre det mulig å gi bedre redegjørelser etter en ensartet mal. Som et ledd i grunnlagsarbeidet for innføring av internkontroll, er det bl.a. gjennomført to omfattende prøveprosjekter i Sosial- og helsedepartementet. Prosjektene har vært nyttig for den videre beredskapsplanlegging og resultatoppfølging i departementet. Gjennomføring av tilsyn fra Direktoratet for sivilt beredskap (DSB) var en støtte til departements kvalitetsutvikling av beredskapsarbeidet. DSBs tilsynsrolle ble vurdert positivt. Gjennom St.meld. nr. 25 ( ) Hovedretningslinjer for det sivile beredskaps virksomhet og utvikling i tiden , varsles innføring av internkontroll og tilsyn med beredskapsfeltet i planperioden. På grunnlag av St.meld. nr. 25 ( ) er det utarbeidet et forslag til instruks. Instruksen vil gjelde for det sivile beredskap, og omfatter ikke det militære forsvar. Forsvaret må imidlertid som bruker og behovsstiller i forhold til de sivile forsyningsdepartementer, forholde seg til det internkontrollsystem som innføres for den sivile beredskapsplanlegging. Departementene skal innføre internkontroll for beredskapsarbeidet rettet mot kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser og krig. Departementene skal avgi toårlige rapporter om beredskapsarbeidet innenfor sine sektorer til Justisdepartementet. 2

4 Justisdepartementet gir statusrapport til Regjeringen. Justisdepartementet kan etter kontakt med berørt departement, bestemme at systemrettet tilsyn skal gjennomføres. Instruksen setter krav til et systematisk beredskapsarbeid i forhold til kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser og krig. Internkontrollen skal omfatte det samlede beredskapsarbeid. Dette er en oppfølging av Stortingets forutsetninger om å få en bedre sammenheng mellom freds- og krigsberedskapen. Departementene skal bl.a. ha definert sitt beredskapsansvar og oppgaver, ha etablert målstruktur, planer og styringssystemer. Tilsynene skal kunne omfatte det samlede beredskapsarbeidet i forhold til kriser og katastrofer som rammer det sivile samfunnet, med unntak av områder som dekkes av særskilte tilsynsordninger (for eksempel brann og forurensning). Tilsynet skal være systemrettet. Innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn vil ikke ha vesentlige administrative eller økonomiske konsekvenser. Kgl. res. av vil bli justert som følge av avviklingen av programråde 05 og innføring av internkontroll og tilsyn. Justisdepartementet tilrår Det vedtas instruks om innføring av internkontroll og tilsyn med beredskapsarbeidet i departementene i samsvar med vedlagte forslag. Instruksen trer i kraft

5 Instruks om internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet. 1. Virkeområde Denne instruks gjelder den sivile beredskap og ikke det militære forsvar. Forsvaret må imidlertid som bruker og behovsstiller i forhold til de sivile forsyningsdepartementer forholde seg til det internkontrollsystem som innføres for den sivile beredskapsplanleggingen. 2. Ansvar for beredskapsarbeidet i departementene Det enkelte fagdepartement er ansvarlig for egne beredskapsforberedelser for kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser og krig. Det departement som ordinært har ansvaret for et fagområde, har også ansvaret for nødvendig beredskapsplanlegging og eventuell iverksettelse av tiltak i en krisesituasjon. Innføring av internkontroll og tilsyn rokker ikke ved dette prinsippet. Justisdepartementet er gjennom kgl.res. av gitt et samordningsansvar på beredskapssektoren. Denne instruks har som formål å bidra til ivaretakelsen av dette ansvaret. 3. Internkontroll Departementene skal etablere et internkontrollsystem for sitt beredskapsarbeid. Systemet skal sikre: en systematisk metode for departementenes eget arbeid med å sikre god kvalitet på beredskapsplanlegging, og en målrettet og effektiv bruk av ressursene til beredskapsformål. Departementene skal kunne dokumentere at de har gjennomført tiltak som setter departementet og deres underliggende etater i stand til å håndtere prioriterte funksjoner og oppgaver under kriser og katastrofer i fred, under sikkerhetspolitiske kriser og krig. De krav som stilles til departementenes internkontrollsystem gjelder også om oppgaver ivaretas av andre etater eller av fylkesmenn. 4

6 Justisdepartementet skal følge opp departementenes internkontroll gjennom innhenting av rapporter. 4. Rapportering Departementene skal med to års mellomrom avgi rapport til Justisdepartementet om status for beredskapsarbeidet. Justisdepartementet har fullmakt til å endre rapporteringsintervallene. Justisdepartementet kan gi nærmere retningslinjer om rapportenes form og innhold. 5. Tilsyn Justisdepartementet kan etter kontakt med det aktuelle departementet beslutte at systemrettet tilsyn skal gjennomføres i et departement innenfor de områder hvor Justisdepartementet til enhver tid har et samordningsanvsar. Systemrettet tilsyn omfatter målstruktur, planer og styringssystemer. Et slikt tilsyn skal være basert på risiko og vesentlighet. 6. Statusrapporter På grunnlag av rapportene fra departementene, samt eventuelle tilsyn, utarbeider Justisdepartementet rapporter om status for den sivile beredskapen. Justisdepartementet gis ansvar for statusrapportering til Regjeringen. Kommentarer til instruks om internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet i departementene Generelt: Buvik-utvalget avga i 1992 en rapport etter en bred gjennomgang av det sivile beredskap. I rapporten ble det foreslått at internkontrollmetoden med tilhørende systemrettede tilsyn skulle gjøres gjeldende for det sivile beredskapsarbeidet. Anbefalningen ble tatt til følge i St.meld. nr. 5

7 24 ( ) Det fremtidige sivile beredskap. Dette ble senest fulgt opp gjennom St.meld. nr. 25 ( ) Hovedretningslinjer for det sivile beredskaps virksomhet og utvikling i tiden , hvor det ble fastslått at internkontroll og tilsyn skulle gjelde for alle nivåer i det sivile beredskap. På departementsnivå er metoden testet ut gjennom to omfattende prøveprosjekter i Sosial- og helsedepartementet i perioden fra 1995 til På denne bakgrunn er Instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med beredskapsarbeidet i departementene utarbeidet. Justisdepartementet er gjennom kgl. res. av gitt et samordningsansvar for det sivile beredskap. Dette endrer ikke det enkelte fagdepartements avgjørelsesmyndighet og faglige ansvar for beredskapsforberedelser innen egen sektor. Det departementet som ordinært har ansvaret for en sektor, har også ansvaret for nødvendig beredskapsplanlegging og eventuell iverksettelse av tiltak i en krisesituasjon. Innføring av internkontroll og tilsyn rokker ikke ved dette prinsippet. Formålet med internkontroll med beredskapsarbeidet er å innføre en systematisk metode for departementenes eget arbeid for å sikre kvaliteten på beredskapsplanleggingen og en målrettet og effektiv bruk av ressursene til beredskapsformål. Hovedformålet med tilsynet er å sikre tilfredsstillende beredskapsarbeid under det enkelte departements ansvarsområde. Som ledd i dette må det fremskaffes oversikt over status for beredskapsarbeidet og det vil bli gitt bistand til departementene for å heve kvaliteten på arbeidet. Innføringen av systemrettet tilsyn skal gjøre det mulig å gi bedre redegjørelser til Regjeringen og Stortinget om status for det sivile beredskapsarbeid. Innføringen av systemrettet tilsyn anses som et nødvendig virkemiddel for at Regjeringen skal få en samlet oversikt over beredskapsarbeidet i samfunnet. 6

8 Instruksen vil bl.a. innebære at: Departementene må innføre internkontroll for beredskapsarbeidet rettet mot kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser og krig. Departementene skal avgi rapporter med to års mellomrom om beredskapsarbeidet innenfor sine sektorer til Justisdepartementet. Justisdepartementet kan, etter kontakt mot det berørte departement, beslutte at systemrettet tilsyn skal gjennomføres i et departement. Justisdepartementet er ansvarlig for å legge frem samlede statusrapporter for Regjeringen. Instruksen setter krav til et systematisk beredskapsarbeid. Internkontrollen omfatter det samlede sivile beredskapsarbeid. Dette er en oppfølging av Stortingets forutsetninger om å få en bedre sammenheng mellom freds- og krigsberedskapen. Departementene må bl.a. ha definert sitt beredskapsansvar og oppgaver, ha målstruktur, planer og styringssystemer. Eventuelle tilsyn skal kunne omfatte det samlede beredskapsarbeidet i forhold til kriser og katastrofer som rammer det sivile samfunnet, men unntak av områder som dekkes av særskilte tilsynsordninger (for eksempel brann og forurensning). Instruksen gjelder ikke Forsvaret. Det legges til grunn at Forsvarets innmelding av behov for sivil logistikkstøtte tar hensyn til det internkontrollsystem som innføres for den sivile beredskapsplanlegging. Kommentarer til enkelte bestemmelser Pkt 2 Det enkelte departement er konstitusjonelt og parlamentarisk ansvarlig for alt beredskapsarbeid innenfor eget ansvarsområde. Dette følger av prinsippet om at den myndighet som har ansvaret for en sektor, også er ansvarlig for nødvendig beredskapsplanlegging og eventuell 7

9 iverksettelse av beredskapstiltak i krisesituasjoner som berører sektoren. Det vises også til retningslinjene for samordning på sentralt nivå under kriser og katastrofer i fred, som understreker at hvert departementet har et selvstendig ansvar for krisehåndtering og for nødvendig samordning i den forbindelse. Pkt 3 Departementene skal etablere et system for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet innenfor sitt ansvarsområde (internkontroll). Kravet om internkontroll omfatter departementenes samlede beredskapsansvar innenfor sine sektorer i forhold til både kriser og katastrofer i fredstid, sikkerhetspolitiske kriser og krig. Dette vil bidra til å styrke sammenhengen mellom freds- og kriseberedskapen og tilrettelegge for en bedre samfunnsøkonomisk utnyttelse av beredskapsressursene. Den konkrete utformingen av et internkontrollsystem må tilpasses virksomhetens egenart og forutsetninger, og vil derfor måtte variere fra virksomhet til virksomhet. Det er en forutsetning at departementene gjennomfører regelmessige interne tilsyn med egen beredskapsplanlegging. Departementene skal videre føre tilsyn med underliggende etaters beredskapsplanlegging som en del av sitt ordinære styringsansvar. Systematiske tilsyn vil være viktig for å sikre en mål- og behovsorientert beredskapsvirksomhet. Departementene skal kunne dokumentere resultatoppfølging i underliggende etater. Dette kan for eksempel ivaretas som en del av de ordinære styringsrutiner som departementet har etablert, eller i form av særskilte tilsynsmøter. Det vil være opp til det enkelte departement å avgjøre hvilke metoder som er mest formålstjenlig. Departementene skal også påse at det blir ført tilsyn med beredskapsplanleggingen i andre statlige myndigheter som ivaretar funksjoner og oppgaver for disse. Fylkesmennene løser beredskapsoppgaver etter oppdrag fra flere departementer. 8

10 Justisdepartementet foretar en årlig prioritering mellom de av fylkesmannens beredskapsoppgaver som faller innenfor rammen av denne instruks. Departementenes prioritering formidles gjennom det ordinære tildelingsbrevet fra AAD. Direktoratet for sivilt beredskap (DSB)* har etatsstyring for fylkesmennene på beredskapsområdet. DSB skal også føre tilsyn med fylkesmennenes ivaretakelse av beredskapsoppgavene. DSB planlegger og gjennomfører tilsynene med fylkesmennenes beredskapsvirksomhet i samråd med de berørte departementer og tilsynsmyndigheter. Gruppene skal gjennomføre tilsyn med fylkesmennene sammensettes i samarbeid med de aktuelle fagdepartement ut fra målsettingene med tilsynet. Tilsyn med fylkesmennene ledes av DSB. Pkt 4 Departementene skal annet hvert år avgi kort rapport til Justisdepartementet om status for beredskapsarbeidet. Det kan legges opp til mer fullstendig rapportering i forbindelse med utarbeidelse av langtidsplaner. Tidsintervallene for rapportering kan utvides dersom dette synes hensiktsmessig. I den grad beredskapsnivået ikke samsvarer med fastsatte mål, kan Justisdepartementet be departementene gjøre nærmere rede for hvor raskt man vil kunne nå disse målsetningene og hvilke kostnader som vil være forbundet med dette. Etter behov skal Justisdepartementet bl.a. kunne be om følgende fra de andre departementer: En beskrivelse av ansvar og oppgaver på beredskapsområdet, herunder en beskrivelse av ansvar og oppgaver som er delegert til underliggende etater eller satt til andre statlige myndigheter. En oversikt over de viktigste sikkerhets- og beredskapsmessige utfordringer innenfor den enkelte sektor. *Nå Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. 9

11 En oversikt over strategi for å følge opp overordnede politiske mål og andre krav. En oversikt over beredskapsplanverket. Med planverk forstås i denne sammenheng bl.a. omstillingsplaner, plan for kriseledelse, informasjonsberedskapsplan, varslings- og rapporteringsplan og eventuelle planer for å ivareta særskilte faglige utfordringer. Departementene bør også kunne redegjøre for vesentlige avvik mellom mål og status innenfor beredskapsområder, samt redegjøre for årsaken til vesentlige avvik. Pkt 5 Justisdepartementet kan beslutte at systemrettet tilsyn skal gjennomføres i et annet departement. Justisdepartementet skal før beslutningen treffes ta kontakt med det berørte departementet. Tilsynet skal bli gjennomført i forståelse med det aktuelle departementet. Et særskilt mål med tilsynene er å veilede departementene. Pkt 6 Som følge av kgl.res. av , har Justisdepartementet et helhetlig, sektorovergripende samordningsansvar innenfor beredskapssektoren. På bakgrunn av rapportering fra departementene og systemrettet tilsyn som en del av dette ansvaret, skal Justisdepartementet utarbeide rapporter om den sivile beredskapen. Det er en målsetting at rapportene skal kunne legges fram for Regjeringen annet hvert år og at de skal kunne danne grunnlag for redegjørelser til Stortinget. 10

12 Postboks Tønsberg Telf.: Faks: HR-2152 ISBN