STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 1 av 9 Sakstype: Orienteringssak Saksnr. arkiv: 03/618 Årsplan for styret 2014-2015 inkl. for oppfølging av vedtak Forslag til vedtak: Styret tar årsplan for styret 2014-2015 inkl. for oppfølging av vedtak til orientering., den 13. oktober 2014 Just Ebbesen administrerende direktør
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 2 av 9 2014 Styremøte Beslutningssaker Orienteringssaker Temasaker 17. november 15. desember 20.10.14 Strategi for 2016-2020 aktivitetsrapport LGG 2. tertial 2014 Administrasjonsbygg/ lokaler administrasjonen - Kalnes 17.11.14 aktivitetsrapport Budsjett 2015 Årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Budsjett 2015 Årlig gjennomgang av styringssystemene (Kvalitetsparametre og forbedring/ Global comparator) (ekstern bistand) Samlet plan 2015 - Status, handlingsplan pasientadm arbeid (sak 45-14) 12.11.14 Styreprotokoll H 23.10.14 29.10. - Status revisjon virksomhetsstyring og samhandling (sak 52-14) Samlet plan 2015 Parkering på Kalnes 10.12.14 Styreprotokoll H 19.11. 26.11. Pasientsikkerhet: s arbeid med å nå 5 overordnede mål DPS-strukturen i Østfold
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 3 av 9 2015 23. februar Kl. 0900-1400 Inkl. Styreseminar Veum 18.12.14 Protokoll fra foretaksmøte Oppdrag og bestilling 2015 Årlig melding 2014 Miljøsertifisering av resultat og oppfølging Foreløpig resultat 2014 utkast til styrets beretning Samlet plan 2015 - Styreprotokoll H 5.2.15, oppfølging av vedtak 16.12.14 23. mars 23.2.15 aktivitetsrapport februar Årsberetning og regnskap 2013 revisors beretning Samlet plan 2015 - ROS-analyser Samlet plan / PNØ Styreprotokoll H 12.3.15 5.3. 18. mai 23.3.15 aktivitetsrapport mars Økonomisk langtidsplan Samlet plan 2015 - Styreprotokoll H 30.4.15 Møte mellom styret og 15. juni 18.5.15 1. tertialrapport 2015 Styrets møteplan 2016 Status, handlingsplan pasientadm arbeid (jf sak 39-13)
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 4 av 9 Samlet plan 2015-14. september Kl. 0900-1400 Inkl. Styreseminar Styreevaluering 15.6.15 2. tertialrapport 2014 Årlig gjennomgang av styringssystemene Samlet plan 2015 - ROS-analyser Samlet plan Styreprotokoll H 18.6.15 og 10.9.15 12. oktober Kl. 1000-1200 (kort møte) aktivitetsrapport sept ROS-analyser Samlet plan 14.9.15 23. november Kalnes 12.10.15 LGG 2. tertial 2015 aktivitetsrapport okt Budsjett 2016 Samlet plan 2015 - Årlig gjennomgang instrukser for styret og AD Styreprotokoll H 22.10.15, 18.-19.10.15 21. desember 23.11.15 Status, handlingsplan pasientadm arbeid
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 5 av 9 Kalnes aktivitetsrapport nov Budsjett 2016 (jf sak 39-13) Styreprotokoll H 17.12.15
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 1 av 9 Sakstype: Orienteringssak Saksnr. arkiv: 03/618 Saksnr Sakstittel Vedtak Status/oppfølging 07-14 Avtale med Oslo universitetssykehus (OUS) om felles AMK-sentral 1. Styret utsetter saken og ber om en ny sak som utdyper konsekvensene ved både OUS- og Kalnesalternativene med hensyn til kvalitet, pasientsikkerhet, kompetanse og økonomi. Gule og røde risiko-områder i den gjennomførte risikoanalysen bes utdypet nærmere med hensyn til tiltak. 2. Styret ber styreleder ta kontakt med Helse Sør-Øst angående spørsmål om å utrede en fremtidig plassering av felles nødmeldetjenester på Rygge. 3. Styret ber om ny beslutningssak i møte 28. april 2014. Styret vedtok etablering av felles AMK-sentral for Østfold, Oslo og Akershus i møte 28. april 2014. Konsekvenser og ene ble nærmere beskrevet i saken. Den 25. september 2014 vedtok styret i OUS å slutte seg til avtalen om virksomhetsoverdragelse av AMK-sentralen. Arbeidet med over-dragelsen har startet og iverksettes så snart det er forsvarlig og praktisk mulig, senest 1. oktober 2015. 10-14 Utkast årsberetning Sykehuset Østfold 2013 11-14 Plan for Kalnes Styret ber om at innspill gitt i styremøtet innarbeides i dokumentet. Årsberetningen legges frem for endelig behandling i styremøte 24. mars 2014. 1. Styret tar redegjørelsen om er i forbindelse med flytting og ibruktakelse av Kalnes til orientering. 2. Styret ber om en vedrørende ene og resultatet av disse i møte 16. juni 2014. Årsberetningen ble endelig behandlet i møte 24. mars 2014, med styrets innspill innarbeidet. Status vedrørende «Samlet plan», inklusiv, ble lagt frem for styret 16. juni 2014. 20-14 Nytt administrasjonsbygg 1. Styret godkjenner konseptrapporten for nytt Helse Sør-Øst har innvilget lån på inntil 90 mill.
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 2 av 9 konseptrapport administrasjonsbygg, som grunnlag for anbudsinnhenting. 2. I anbudet skal det inngå en opsjon for utvidede arealer for AMK-sentral og innmeldte mulige behov fra Helse Sør-Øst. 3. Styret ber administrerende direktør arbeide videre med alternative løsninger. 4. Det settes av en investeringsramme begrenset oppad til 185 mill. kroner til nytt administrasjonsbygg. 5. Prosjektet finansieres med salgsinntekter ved salg av sykehuset i Sarpsborg, 95 mill. kroner, og det søkes Helse Sør-Øst om lån på inntil 90 mill. kroner. 6. Styret ber om at administrerende direktør oversender saken til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling. 7. Styret ber administrerende direktør sende en henvendelse til Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) vedrørende prosjektledelse. 8. Styret ber om å få saken tilbake for endelig godkjenning av investeringsramme og finansiering etter at anbudet er innhentet. kroner. Administrerende direktør har arbeidet videre med alternative løsninger. Endelig avklaring vedrørende lokalisering av administrasjonen ved behandles av styret desember 2014. 21-14 Ledelsens gjennomgåelse (LGG) med 3. tertial 2013 40-14 Økonomisk langtidsplan 2015-2016 Styret ønsker en redegjørelse om grunnlaget for ene som gjennomføres i, og som danner utgangspunkt for risikomatrisen. Styret tar for øvrig ledelsens gjennomgåelse og den samlede en for 3. tertial 2013 til etterretning. 1. Styret legger foreløpig økonomisk langtidsplan 2015-2018 til grunn for det videre arbeidet med budsjett 2015. 2. Styret uttrykker bekymring i forhold til forslag til økonomisk langtidsplan 2015-2018 vedrørende Styret er orientert om virksomhetsstyring og arbeidet med er i, sist i møte 15. september 2014. Ledelsen i har løpende dialog med Helse Sør-Øst (H) angående ØLP 2015-2018. Dessuten har styreleder vært i møte med ledelsen i H mht avklaringer vedrørende ØLP og utfordringer innen IKT.
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 3 av 9 45-14 Status handlingsplan for pasientadministrativt arbeid fremtidig bærekraft. Styret ber styreleder ta et initiativ overfor eier for raskest mulig å komme frem til de nødvendige avklaringene. 3. Styret pålegger administrerende direktør å arbeide videre med driftsoptimaliseringer i Sykehuset Østfold og at kapasiteten og muligheten som nytt sykehus gir, utnyttes fullt ut for å opprettholde en bærekraftig økonomisk utvikling og investeringsevne over tid. Styret ber om at det ikke planlegges omstillingstiltak som kommer i konflikt med god faglig kvalitet på pasientbehandlingen eller svekker pasientsikkerheten. 4. Styret ber administrerende direktør avklare fremtidig nivå på kvalitet og tjenestepriser fra Sykehuspartner slik at det totale økonomiske utfordringsbildet blir klarlagt. 1. Styret tar rapport per juni 2014 vedrørende handlingsplan og mål for det pasientadministrative arbeidet, til orientering. 2. Styret ber om å bli orientert om i møte 17. november 2014. Styret ble orientert om dette i møte 15. september 2014. Ny er planlagt til styremøte 17. november 2014. 46-14 Status - IKT Styret tar for IKT-arbeidet til orientering, og ber om at det gis en ny av situasjonen i neste styremøte. Styret viser til sak 40-2014 om økonomisk langtidsplan 2015-2018 og ber styreleder også når det gjelder IKTutfordringene ta et initiativ overfor eier for raskest mulig å komme frem til nødvendige avklaringer. Status for IKT-arbeidet er tema / sak i samtlige styremøter. Styreleder har vært i møte med ledelsen i H mht avklaringer vedrørende ØLP og utfordringer innen IKT. Styret ble orientert om dette i møte 15. september 2014. 49-14 Årsplan for styret Styret tar årsplan for styret 2014 til orientering. DPS-strukturen er planlagt som tema i styret i
STYREMØTE 21. oktober 2014 Side 4 av 9 50-14 Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold 16. juni 2014 52-14 Revisjon av Sykehuset Østfold virksomhetsstyring samhandling og utskrivning av pasienter DPS-strukturen i Sykehuset Østfold settes som tema i oktober-møtet. I tilknytning til godkjenning av protokollen, ble administrerende direktør Just Ebbesen spurt om å orientere om vedrørende administrasjonsbygg på Kalnes, parkering, avhending av Veum og Cicignon og AMK-prosessen. Just Ebbesen redegjorde for, og styret vil få saker om administrasjonsbygg, AMK og parkering på senere møter. 1. Styret tar den fremlagte revisjonsrapporten fra konsernrevisjonen til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør følger tiltaksarbeidet i handlingsplanen tett og anmoder om å bli orientert om i desember 2014. november 2014. Orienteringer vil bli gitt i styremøter i oktober, november og desember. Status legges frem for styret desember 2014.