Saksframlegg Medarbeiderundersøkelsen 2007 Arkivsaksnr.: 07/18397 Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet tar saken om Medarbeiderundersøkelsen 2007 til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 07/18397 1
Saksutredning: Rådmannen har nylig gjennomført medarbeiderundersøkelse blant alle ansatte i Trondheim kommune. Det er tidligere gjennomført undersøkelser i 2002, 2003 og 2005. Utviklingstjenesten står ansvarlig for gjennomføringen av Medarbeiderundersøkelsen 2007. I arbeidet med utvikling og forbedring av tjenestene som vi yter befolkningen, er bruker- og medarbeiderundersøkelser et av flere verktøy for å oppnå høy tjenestekvalitet. Siktemålet med medarbeiderundersøkelsen er å få en tilbakemelding om hva som fungerer godt og mindre godt på enhetene når det gjelder: Ledernes oppfølging av sine medarbeidere Samspillet mellom leder og ansatte Arbeidsmiljøet generelt Resultatene danner grunnlag for iverksette konkrete forbedringstiltak på enhetene i samarbeid med de ansatte. Jeg vil orientere formannskapet om resultatene fra undersøkelsen i 2007 og ber om at formannskapet tar saken til orientering. Medarbeiderundersøkelsen Alle ansatte fikk tilsendt spørreskjema med i alt 30 spørsmål. Følgende hovedtema inngår i undersøkelsen: Kommunikasjon Medvirkning Organisering og tilrettelegging Oppfølging og tilbakemelding Læring og utvikling Tilhørighet Helse, miljø og sikkerhet Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2005 Samlet vurdering Oppslutning om medarbeiderundersøkelsen I 2005 kom det inn 4957 svar, som tilsvarer en svarprosent på 52,7 %. Målsetningen for medarbeiderundersøkelsen i 2007 var en svarprosent på 65 %. Resultatet i 2007 ble 7320 svar, som gir en svarprosent på 66,5 %, hvilket innebærer en oppgang på 13, 8 % og at målsetningen for 2007 ble nådd. Drøyt tre fjerdedeler av dem som har besvart undersøkelsen har en stillingsandel på 75 % eller mer. Sammenliknet med tidligere undersøkelser, er det bare små endringer i fordelingsmønsteret. 86,7 % av informantene i årets undersøkelse er i fast stilling. Denne andelen har gradvis økt over tid, men økningen er beskjeden (4,1 prosentpoeng fra 2002 til 2007). Saksfremlegg - arkivsak 07/18397 2
Hva kan leses ut av Medarbeiderundersøkelsen 2007? Resultatene i undersøkelsen blir gitt i tre presentasjonsformer: Gjennomsnittstall for hvert område (indeks) Gjennomsnittstall for hvert enkelt spørsmål Frekvensfordeling i prosent for hvert spørsmål Bruken av indekser er valgt for å gjøre det lettere å sammenligne tall. Gjennomsnittstallene er en forenkling av svarfordeling i form av en skår fra 1-4, der 4 er mest positivt. Respondentene tar stilling til spørsmål utformet som påstander ved å svare uenig, delvis uenig, delvis enig, enig eller vet ikke. Det oppgis gjennomsnittstall for hvert enkelt spørsmål. Frekvensfordelingen vider hvor stor andel i prosent som har krysset av for de ulike svaralternativene på samtlige 30 spørsmål. I rapportene er alle tall sammenlignet med tallene for 2005. Resultater fra temaområdene sammenlignet med 2002 og 2005 (indekser): Indeksene for hvert temaområde er gjennomsnittsvar på flere påstander, unntatt temaområdene tilhørighet og samlet vurdering som bare har en påstand. Tabell 1. Tabellen viser svarene for startåret 2002 og svarene i 2005 opp mot årets undersøkelse. 2003 er utelatt da det er ganske lik 2005. Tabell 1 viser en forbedring for samtlige temaområder fra 2002 til 2005, mens resultatene for 2007 viser en nedgang på enten 0,2 og 0,3 på de tre temaområdene for hele kommunen. Sett på bakgrunn av at undersøkelsen ble gjennomført anonymt, er det ikke urimelig å anta at det kan ha påvirket resultatet. At det er flere som har besvart undersøkelsen kan også ha vært en medvirkende faktor. Medarbeiderne er ikke bedt om å vurdere hvor viktig de ulike teamene er for opplevelse av medarbeidertilfredshet. Det er derfor viktig at enhetsleder og ansatte på enhetene diskuterer i fellesskap om Saksfremlegg - arkivsak 07/18397 3
det er noen områder som har større betydning for tilfredshet enn andre. Ser en på svarfordeling i prosent på alle spørsmål viser at resultatet er dårligst på spørsmålene som gjelder Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen fra 2005. Et annet temaområde som kommer dårligere ut gjelder Læring og utvikling. I tillegg til dette peker påstanden som gjelder tilbakemeldinger/ros og anerkjennelse, seg ut som et forbedringsområde. Når det gjelder ansatte sine vurderinger av eget bidrag, er resultatene for 2007 omtrent som for 2005. De ansatte vurderer seg selv bedre enn de vurderer sin leder på alle temaområdene. Det er rimelig å anta at anonymitet ikke spiller noen rolle når en vurderer eget bidrag. Andelen medarbeidere som oppga at de hadde kjennskap til lederavtalen viser et litt svakere resultat 2007 sammenliknet med 2005, med en nedgang på 4,1 prosentpoeng. Hva er gjort for å få opp svarprosenten? Det har vært uttrykt bekymring knyttet til den lave svarprosenten i 2005. Det ble opprettet en prosjektgruppe ledet av enhetsleder Arne Svarva fra Utviklingstjenesten. Prosjektet har en styringsgruppe bestående av kommunaldirektør organisasjon og en representant for 10- ergruppen. Kommunikasjonsenheten har vær integrert i prosjektet fra starten av. Det har vært jobbet mye med å forberede og informere enhetslederne om undersøkelsen. Enhetslederne har vært gitt hovedansvaret for å få opp svarprosenten på sine enheter. 10- ergruppen ønsket å spille en aktiv rolle har motiver sine tillitsvalgte til å påse at undersøkelsen var gjort kjent. Prosjektet har informert gjennom Vi- avisen, interna og e- post til enhetslederne. Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2007 Rådmannen har understreket for enhetsledere og ansatte at Lederavtalen krever at resultatene fra medarbeiderundersøkelsen skal presenteres for alle ansatte og at enhetsledere skal i samarbeid med de ansatte lage tiltaksplan og sette i gang konkrete forbedringstiltak. Dette for å videreutvikle enhetene og forbedre kvaliteten på tjenestene. Dette ble understreket i Rådmannen Inge Nordeides tale på strategikonferansen i år. Til hjelp i oppfølgingsarbeidet har det blitt utviklet en folder for å hjelpe enhetsledere og ansatte. Folderen er utviklet i samarbeid mellom Utviklingstjenesten, Personaltjenesten, Kommunikasjonsenheten og Grafisk senter. Folderen er sendt til alle enheter sammen med enhetsrapportene. Folderen kan også lastes ned fra Utviklingstjenestens Intranettside. Utviklingstjenesten og Personaltjenesten tilbyr støtte i oppfølgingsarbeidet på enhetene. Per 14. mai har 75 enheter bedt om bistand i oppfølgingsarbeidet. Det arbeidet som gjøres nå med hensyn til oppfølging, er med på å legge grunnlag for høy oppslutning om undersøkelsen i 2009. Rådmannen i Trondheim, 15.05.2007 Elin Rognes Solbu Saksfremlegg - arkivsak 07/18397 4
kommunaldirektør Trygve Steiro rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 07/18397 5