Tilleggsopplysninger - Rammeavtale om kontroll av lekeplassutstyr, gjerder og porter på Omsorgsbygg Oslo KF sine eiendommer Dato 2.9.2016 Revisjon 3 Nr. Spørsmål Svar 1 I konkurransegrunnlagets punkt 3.3.3. under Dokumentasjonskrav står det: «Sertifiseringsbevis for kontrollørene som skal benyttes til oppdraget» Følgende dokumentasjonskrav på konkurransegrunnlagets side 10 utgår: Ettersom det er et krav må det spesifiseres tydelig hva som er akseptert, og hva som ikke er det. Spørsmål: Hvilke sertifiseringsordninger ansees å tilfredsstille kravet? Hvilket eller hva slags type bevis er det utlyser etterspør? Vi ber om at det svares SPESIFIKT ved at det oppgis navn på ordning og sertifisør, og hvilket krav det stilles til sertifisøren (kreves det f.eks. noen akkreditering). 2 Tilstrekkelig avklaring av oppdragets omfang for å skape like konkurransevilkår og pris. Vi ber om at underlaget for utregningen for alle tilbydere skal være likt, transparent, forutsigbart som mulig osv dvs iht LOA/FOA. Kostnadsentiteten ved å produsere en rapport er i all hovedsak knyttet til antall lekelementer som skal «Sertifiseringsbevis for kontrollørene som skal benyttes til oppdragene.» Tillegg 30.08.16: Følgende endring merket med rødt gjøres i tekst i vedlegg 1 kravspesifikasjon punkt 9 utgår (på side 4): «KRAV TIL KVALIFISERTE MEDARBEIDERE Dersom en eller flere av leverandørens medarbeidere som skal utføre oppdrag under rammeavtalen slutter, blir syke eller av annen årsak ikke kan utføre oppdraget, skal vedkommende erstattes av en medarbeider med minimum tilsvarende kvalifikasjoner og sertifisering som den eller de opprinnelige tilbudte personell hadde.» Hovedtyngden av barnehagene anslås å ha mellom 10-14 lekeplassutstyr men med stor spredning i omfanget. En konkret opptelling i 3 bydeler viste et gjennomsnitt på 11 lekeplassutstyr på Side 1 av 5
kontrolleres og beskrives. Dette er et hoved underlag for enhver tilbyder. Dette blir på samme måte som å gi pris på dekk til 350 «lastebiler» uten å vite hvor mange hjul/dekk det faktisk handler om. Noen lastebiler har 6 andre har opp mot 20. Slik også med barnehager ift antall aktivitetselementer/lekeplassutstyr. Om gjennomsnittet er 8 eller 16 lekeapparater pr barnehage har derfor stor innvirkning på kostnad/ pris og naturlig nok en forsvarlighet ift at tilbydere sikres et tilstrekkelig grunnlag for å inngi korrekt pris og ved dette også opprettholde lønnsomhet og arbeidsplasser. Å regne feil pga en gjetning eller antagelse kan få store konsekvenser for den som evt får oppdraget pga sviktende tilbudsunderlag. Den tilbyder som pr i dag har hatt anbudet har en fordel ift å kjenne til det faktiske REELLE omfanget. De som skal konkurrere har ikke denne kunnskapen. Slik sett oppfylles ikke FOA/LOA ift å ha like konkurransevilkår for tilbyderene. samlet 57 barnehager i disse bydelene. Laveste antall er 2 og høyeste antall på en barnehage er 34. Dette er et estimat som kan legges til grunn for beregning av pristilbud. Vi presiserer at dette ikke er en eksakt angivelse av antall lekeutstyr i porteføljen. Leverandørene må derfor forutsette en viss usikkerhet rundt antallet lekeutstyr i sin prising. Vi forutsetter at utlyser som andre store virksomhetseier ift budsjettering, behov for investeringer, hva man faktisk eier, og ift HMS/IK og drift/vedlikehold alt har en oversikt over sin utstyrsportefølje. Om ikke detaljert pr virksomhet, så samlet. Vi forutsetter og at utlyser ønsker en så best og mest riktig pris for det som skal utføres som mulig, og ikke at tilbydere må ta høyde for denne typen usikkerhet som vil resultere i upresise priser. Eventuelt handler det om å gjennomgå rapportene fra forrige kontroll og summere / legge antall inn i Vedlegg 4 Omfangslisten. Ikke noe uoverkommelig arbeide. - Det er tilstrekkelig at det opplyses et snitt pr. barnehage, eller et totalt antall enheter (lekeplassutstyr) som skal kontrolleres for hele oppdraget. 3 Justeringspris for det faktiske utførte arbeidet. En stor portefølje kan ha store endringer i omfang av enheter som skal kontrolleres, og som kan skape usikkerhet ift utregning osv. Særlig når en avtale går over flere år. Vi forutsetter at utlyser både ønsker en Vi ønsker ikke å prise avtalen på dette detaljnivået. Vi anser usikkerheten rundt utstyr som akseptabel, og Side 2 av 5
så best og mest riktig pris for det som skal utføres som mulig, og ikke at tilbydere må ta høyde for usikkerheter og endringer de ikke kan vite om, og at utlyser ønsker en rettferdighet ved riktig godtgjøring til enhver tid. For å sikre dette, og at tilbyder kun betaler for det denne får utført, samtidig som leverandøren får betalt for det denne utfører til enhver tid, ber vi om at tas inn i anbudet at dette justeres iht det faktisk kontrollerte antall enheter for hver enkelt rapport/bydel eller liknende. Om antallet går opp eller ned, så bør altså avregningen/prisen justeres iht endringen i omfanget/leveranse. Det bør derfor, for å fange opp slike endringer være en justeringspris i anbudet. Enklest ved at det regnes ut ved inngitt totalpris delt på det oppgitte antallet enheter som skal kontrolleres gir denne enhetsprisen. leverandørene må derfor ta høyde for denne usikkerheten i sine tilbud. - Det er tilstrekkelig at godtgjøring pr år reguleres med en enhetspris multiplisert med endringsomfanget basert på de faktisk innrapporterte / kontrollerte antall enheter. Enhetsprisen foreslås å fremkomme ved at inngitt totalpris i tilbudet for kontrollene, delt på oppgitte antall enheter (i spm 2) gir denne prisen. 4 Under tildelingskriteriene punkt 4.1 i konkurransegrunnlaget står det under dokumentasjonskrav at; «det skal gis eksempler på fullstendig rapportoppsett, iht kravspesifikasjonen, etter befaring av to spesifiserte anlegg» Her ønsker vi noen presiseringer av hva som menes med «fullstendig rapportoppsett, iht kravspesifikasjonen, etter befaring» ettersom kravspesifikasjonen har med mer. Vi oppfatter at en rapport etter befaring, rapporterer funnene fra tilsynet. 4a Presisering av nevnte punkt 4.1 (spørsmål 4) og kravspesifikasjonen, og hva som skal leveres med tilbudet ift rapporteksemplene som skal leveres etter befaring. Betyr det at det, med tilbudet, KUN skal leveres rapport etter faktisk utført kontroll iht kravspesifikasjonens punkt 3? Et punkt som naturlig nok også innbefatter punktene 2, 4, og 5. Altså at det IKKE skal leveres det som er beskrevet i punkt 6, som iht beskrivelsen er et ettersynsunderlag for utlyser sine egne og senere kontroller (se også spørsmål 5). Eksempel på fullstendig rapportoppsett skal inkludere det som er beskrevet i kravspesifikasjonen punkt 6. Formålet med dette er å se kvaliteten på rapportene leverandørene produserer. Ettersom rapportene brukes Side 3 av 5
4b At det er slik som vi oppfatter fremgår og av kontrakts formularets punkt 3.2, punktene 1 og 2, der de i kravspesifikasjonens punkt 6 nevnte «rapporter» / kontrollgrunnlag IKKE er en del av tilstandsrapporten, punkt 1, men eget punkt 2. Vi ber om en presisering av dette? For leverandører som ikke er stasjonert i eller omkring Oslo medfører det betydelig ressursbruk å utføre kontroll av 2 spesifikke virksomheter i Oslo. Noe som av miljøhensyn også er uheldig ift transport osv. De fleste leverandører har standard rapporter som også vil benyttes for dette oppdraget. Kravet gir heller ikke like konkurransevilkår for alle tilbydere, og den leverandøren som hadde oppdraget sist har alt disse og slipper dette. Er det ikke både fornuftig og hensiktsmessig at leverandørene kan levere to rapporter for å skape like vilkår? Eventuelt med en spesifikasjon av antall typer utstyr man ønsker at disse skal inneholde? som verktøy for vårt framtidige arbeid, er kvaliteten på disse viktig. Kravet opprettholdes. Vi har vurdert det som forholdsmessig å stille dette kravet for å sikre like konkurransevilkår. 5 Kravspesifikasjonens punkt 6 «Rapporter med beskrivelse av kontrollpunkter for inspeksjon» 5a Ut fra teksten forstås at dette skal være underlag for utlyser sine egne kontroller gjennom året som beskrevet i delpunktene a) og b). Stemmer det? 5b Videre at punkt c), og siste setning/ledd viser til årskontrollen en kontroll som utføres av leverandøren og ikke skal forestås av utlyser. Er det da riktig å forstå at det skal leveres kontrollunderlag (kalt rapport i punktet) for det som er beskrevet i delpunktene a) og b), men IKKE for c) årskontroll? Kontrollunderlaget for punkt c) har utlyser selv beskrevet i kravspesifikasjonens punkt 2 og noe utfører tar ansvar for ved utføring. Dvs at punkt c strengt tatt ikke skulle være med her! Om dette dvs punkt c) allikevel skal beskrives, er det da tilstrekkelig å henvise til de samme reglene og at det kontrolleres iht disse? 5c Nytt punkt lagt til 2.9.16: Spørsmålet gjelder kravspesifikasjonens side 4 punkt 6 «Rapporter med beskrivelse av kontrollpunkter for inspeksjon» punkt c: «Årlig hovedettersyn». Ja Oppramsingen i kravspesifikasjonen punkt 6 er korrekt. Alle punktene a, b og c skal være inkludert. For utarbeidelse av årlig hovedettersyn vil det være tilstrekkelig å henvise til reglene som gjelder, og at det kontrolleres i henhold til dette. Side 4 av 5
Er det tilstrekkelig å henvise til de samme reglene og at det kontrolleres iht disse? 6 Under tildelingskriteriene i Konkurransegrunnlagets punkt 4.1 del kvalitet punkt 2 i høyre kolonne står det at «Det skal leveres CV med kompetanseerfaring for tilbudte personer som har ansvar for å utføre tjenesten. Det skal oppgis referanser og kontaktperson, som kan bli kontaktet ved behov.» Dette ser ikke ut til å stemme med presiseringene som er gjort i samme dokument under punktene 3.3.3 del 1 og 2 siste setning i høyre kolonne «dokumentasjonskrav». Konkurransegrunnlaget er korrekt på disse punktene. Vi har bevisst ikke etterspurt CVer under kvalifikasjonskravene i punkt 3.3.3 for å skille evalueringen av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Ettersom det presiseres så tydelig under 3.3.3. betyr det at det skulle vært fjernet under tildelingskriteriene? 7 I kontrakts formularets punkt 3.3 Varighet. Her fremkommer at; «Rammeavtalen varer fra signering av kontrakt Rammeavtalen gjelder fra 1. januar 2017. Total mulig kontraktlengde er 4 år.» I Konkurransegrunnlagets punkt 1.4.1 fremgår det at: «Rammeavtalen gjelder fra 1. januar 2017 og i 2 år fremover, og at utlyser har opsjon på forlengelse av avtalen med ytterligere 2 år, med inntil ett år ad gangen på uendrede vilkår. Total mulig kontrakts lengde er 4 år.» Dette oppfattes ikke helt entydig. Kan utlyser avklare om avtalen gjelder for 2 år med opsjon for 1+1 år, eller om den vil gjelde for 4 år slik som for siste avtale periode. 8 Vi har et spørsmål vedr prising og vekting beskrevet i prisskjema pkt. 3 (Timepris for tredjepartskontroll) I kravspesifikasjonen pkt. 8 Andre tjenester er det beskrevet at tredjepartskontroller utføres etter avrop. Vi beklager denne feilen. Vedlegg 2 kontraktsformular punkt 3.3 er korrekt: «Rammeavtalen varer fra signering av kontrakt Rammeavtalen gjelder fra 1. januar 2017. Total mulig kontraktlengde er 4 år.» Timeprisen gjelder for gjennomføring av tilsynet og utarbeidelse av rapport. Det vil ikke bli honorert for reisetid eller reisekostnader. I vedlagte prisskjema er det i pkt 3 beskrevet at timepris skal fylles inn og estimert forbruk er 150 timer. Skal timepris være inkludert oppmøte og reisekostnader? Side 5 av 5