TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 2D09 (2. etasje) 10.5.2016 12.00 16.05 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 54-67/16 Underskrifter Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Gudrun Hansen Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Frid Fossbakk (tilstede i sak 56/16) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi og adm.leder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Leder budsjett og finanstjenesten Thomas Johansen (tilstede i sak 58/16) Fagsjef regnskap Monica Johansen (tilstede i sak 58/16) Byrådsleder Kristin Røymo (tilstede i sakene 58-59/16) Kommunaldirektør Øystein Nermo (tilstede i sak 59/16) Brann- og redningssjef Øystein Solstad (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Sissel Rasmussen Revisor Max Kaspersen (tilstede i sakene 54-56/16) Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Audun Haugan Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Gudrun Hansen sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 3.5.2016 som ble enstemmig godkjent. I tillegg ble det vedtatt å føye på sak 67/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Fast medlem Kari Workinn hadde meldt forfall til møtet. Varamedlem Kristian Wilsgård kunne ikke stille. Fast medlem Jon Arne Jørstad møtte ikke, forfall var ikke meldt. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 54/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 19.4.2016 55/16 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2015 Tromsø Havn KF 56/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2015 57/16 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2015 Tromsø kommune 58/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2015 59/16 Brann og redning oppfølging 60/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor flyktningetjenesten orientering 61/16 Ad. bestilling forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor beregning av eiendomsskatt 62/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 63/16 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang videre oppfølging 64/16 Byggesak Sameiet Balsfjordvinden 3 videre oppfølging 65/16 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter 66/16 Referatsaker 67/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor (sak føyd på i møtet)
Blad 3 54/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 19.4.2016 Protokollen fra møtet 19.4.2016 godkjennes. Protokollen fra møtet 19.4.2016 godkjennes. 55/16 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2015 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 56/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2015 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnedirektøren og styrelederen orienterte om foretakets årsregnskap for 2015 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 4 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 13.5.2016 til: - Tromsø kommune v/ ordfører og Tromsø Havn KF 57/16 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2015 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor og oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 58/16 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2015 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Byrådsleder og representantene fra administrasjonen orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2015 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen vedtatt med 2 stemmer mot 1 stemme.
Blad 5 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 13.5.2016 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 59/16 Brann og redning - oppfølging Byrådsleder, kommunaldirektøren og brann- og redningssjefen orienterte i saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsen tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsen tas til orientering. - Tromsø kommune v/ byrådsleder 60/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor flyktningetjenesten - orientering Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 28.4.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor flyktningetjenesten (del 2), og tar saken til orientering.
Blad 6 Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 28.4.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor flyktningetjenesten (del 2), og tar saken til orientering. - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 61/16 Ad. bestilling forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor beregning av eiendomsskatt Forvaltningsrevisor orienterte nærmere og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: KomRev NORD fremlegger forslag til overordnet prosjektskisse i undersøkelsen til neste møte i kontrollutvalget på bakgrunn av drøftingen i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. KomRev NORD fremlegger forslag til overordnet prosjektskisse i undersøkelsen til neste møte i kontrollutvalget på bakgrunn av drøftingen i møtet. - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 62/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2016-2020 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2016 2020. 2. Kommunestyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020:
Blad 7 Prioritering: 1 2 3 4 5 6 osv. Prosjekt: 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til tilføyelse i vedtakets punkt 2: Prioritering: Prosjekt: 1 Oppfølging av politiske vedtak 2 Kommunens gjennomføring av investerings-/utbyggingsprosjekter 3 Implementering av samhandlingsreformen 4 Økonomisk internkontroll 5 Offentlige anskaffelser 6 Kvalitet i kulturskolen Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2016 2020. 2. Kommunestyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020: Prioritering: Prosjekt: 1 Oppfølging av politiske vedtak 2 Kommunens gjennomføring av investerings-/utbyggingsprosjekter 3 Implementering av samhandlingsreformen 4 Økonomisk internkontroll 5 Offentlige anskaffelser 6 Kvalitet i kulturskolen
Blad 8 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. - Tromsø kommune v/ ordfører 63/16 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang videre oppfølging Kontrollutvalget ser ikke grunn til videre oppfølging av saken, men anmoder om at det snarest mulig inngås avtale med Lyngen kommune om størrelsen på den refusjon som kan kreves dekket. Kontrollutvalget ser ikke grunn til videre oppfølging av saken, men anmoder om at det snarest mulig inngås avtale med Lyngen kommune om størrelsen på den refusjon som kan kreves dekket. - Tromsø kommune v/ byrådsleder med gjenpart til Lyngen kommune 64/16 Byggesak Sameiet Balsfjordvinden 3 videre oppfølging Byrådsleders redegjørelse i brev av 18.04.2016 tas til orientering og saken følges ikke videre opp av utvalget. Byrådsleders redegjørelse i brev av 18.04.2016 tas til orientering og saken følges ikke videre opp av utvalget.
Blad 9 - Tromsø kommune v/byrådsleder - Sameiet Balsfjordvinden 3 65/16 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter - orientering Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 66/16 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 21.4.2016 b) Byrådsmøtet 28.4.2016 c) Byrådsmøtet 4.5.2016 B. VEDRØRENDE KONTROLLUTVALGSSAK 17/16 a) Brev av 12.4.2016 fra Tromsø kommune C. OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAPET 2015 REGNSKAPSFAGLIGE FORHOLD a) Brev av 26.4.2016 fra KomRev NORD D. OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAPET 2015 FORMELLE FORHOLD a) Brev av 26.4.2016 fra KomRev NORD
Blad 10 Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. 67/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Medlem Gudrun Hansen ba om at spørsmålet om regnskapsrevisors uavhengighet ble behandlet av utvalget og redegjorde for bakgrunnen for hennes ønske. Leder Rolleiv O. Lind (H) og nestleder Kåre Sørensen (Ap) viste til at saken tidligere høsten 2015 i sak 88/15 har vært behandlet og votert over og at det ikke var grunn for ny behandling. Saken ble derfor ikke behandlet og votert over på nytt. Rett utskrift: Finnsnes, den 12. mai 2016 Inger Johansen