Konkurransegrunnlag for rammeavtale om kjøp av juridiske tjenester kontrakts /entrepriserett. Prosessoppdrag og rådgivning Dokumentets dato: 26. mai 2010 Saksnummer: 2010108796
Innholdsfortegnelse: Del A Konkurransebestemmelser... s. 2 Del B Kontraktsbestemmelser... s. 10 Side 2 av 14
Del A Konkurransebestemmelser A.1 Tilbudsinnbydelse A.1.1 Oppdragsgiver Vegdirektoratet er et frittstående direktorat under Samferdselsdepartementet, og er hovedkontor for Statens vegvesen. Vegdirektoratet er sammen med Samferdselsdepartementet vegstyremakt for riksvegene i Norge. Under Vegdirektoratet er organisasjonen inndelt i fem regioner, med et regionvegkontor i hver region. Vegdirektoratet står for fordelingen av oppdragene, se A.1.2. Vegdirektoratet kalles heretter Oppdragsgiver. Informasjon om Statens vegvesen finnes på www.vegvesen.no A.1.2 Anskaffelsen Anskaffelsen gjelder en rammeavtale med 1 3 leverandører om kjøp av juridiske tjenester på det området hvor Oppdragsgiver er vegstyremakt. Oppdragsgiver er vegstyremakt for riksvegene i Norge. Kontraktsporteføljen for riksvegene er omfattende, særlig innenfor områdene anlegg, drift og vedlikehold av veg. Dette gjelder også varer, tjenester i tilknytning til eierskapet og forvaltningen av riksvegene. De juridiske tjenestene som anskaffelsen dekker er prosessoppdrag for domstoler og løpende juridisk rådgivning både muntlig og skriftlig; begge deler på rettsområdet kontrakts og entrepriserett. Løpende juridisk rådgivning omfatter også foredragsog kursvirksomhet for Oppdragsgiver. Rammeavtalen vil ha en varighet på tre år, med opsjon for Oppdragsgiver på ett års forlengelse. Tildeling av oppdrag under rammeavtalen (avrop) kan skje i hele rammeavtalens periode. Hvert avrop under rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet. Bestemmelsene i rammeavtalen gjelder også for disse avropene. Avrop under rammeavtalen foretas på grunnlag av vilkårene i rammeavtalen og konkurransegrunnlaget, uten at det gjennomføres konkurranser for hvert enkelt avrop, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 6 3 (1). For det tilfelle at det inngås rammeavtale med mer enn én leverandør, har Oppdragsgiver som intensjon å foreta en lik fordeling av avrop på de valgte leverandørene under rammeavtalen. Side 3 av 14
Omfanget av anskaffelsen er usikkert. Oppdragsgiver viser her til at det alltid vil være usikkerhet med hensyn til omfanget av prosess og rådgivningsoppdrag. Oppdragsgiver vil videre vise til at tildeling av prosess og rådgivningsoppdrag under rammeavtalen bare vil skje i de tilfeller Regjeringsadvokaten, som er statens prosessfullmektig i sivile saker, ikke kan påta seg oppdraget. Rammeavtalen vil følgelig gi Oppdragsgiver rett, men ingen plikt til å foreta avrop under rammeavtalen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å overføre tildelte oppdrag til Regjeringsadvokaten på et hvert stadium av saken. Oppdragsgiver vil videre vise til at fra og med 1.1.2010 gikk deler av riksvegene over fra å være eid av staten til å bli eid og forvaltet av fylkeskommunen. I Oslo har ansvaret og forvaltningen blitt overført til kommunen. På bakgrunn av erfaring fra de siste årene, og hensyntatt nevnte overføring av deler av riksvegnettet, vil Oppdragsgiver anslå et omfang på anskaffelsen på ca. 7 MNOK eks. mva. innenfor kontraktens treårsperiode. A.1.3 Innlevering av tilbud og vedståelsesfrist for leverandør Tilbud skal leveres innen 24.06.2010 kl.: 12 Tilbud som ikke er levert Oppdragsgiver innen tilbudsfristen, blir avvist. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse merket med følgende: 2010108796: Juridiske tjenester. Att: Vegdirektoratet, juridisk seksjon Tilbudet kan ikke leveres elektronisk. Tilbudet skal være bindende for leverandøren til og med 22.10.2010 Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Se for øvrig A.3 i dette konkurransegrunnlaget hvor det oppgis nærmere krav til utformingen av tilbudet. For leverandører som ønsker å gi tilbud til Statens vegvesen er det lagt ut generell informasjon på www.vegvesen.no. Oppdragsgiver anbefaler leverandører å lese dette før de utarbeider tilbudet. A.1.4 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har som intensjon å gjennomføre konkurranse etter følgende fremdriftsplan: Forhandlinger Fra og med medio august 2010. Valg av leverandør Ultimo september 2010 Klagetid 10 kalenderdager Kontraktsinngåelse Mellom primo og medio oktober 2010. Side 4 av 14
A.1.5 Oppdragsgivers innleveringssted og kontaktperson Tilbud skal leveres innen fristen til Oppdragsgivers kontoradresse: Statens vegvesen Vegdirektoratet, Brynsengfaret 6 A, 0667 Oslo Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: E post: Telefon: 22 07 35 54 Anton Ths. Lein, seksjonsleder anton.ths.lein@vegvesen.no A.1.6 Dekning av kostnader for å delta i konkurransen Enhver kostnad som leverandører pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse, dekkes av leverandøren. A.1.7 Taushetsplikt Leverandør er underlagt taushetsplikt om forhold ved Oppdragsgiver som leverandørene blir kjent med gjennom konkurransen. Oppdragsgivers taushetsplikt er regulert av forskrift om offentlige anskaffelser 3 6. A.2 Anskaffelsesprosedyren A.2.1 Generell informasjon Anskaffelsen skjer etter regelverket om offentlige anskaffelser: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (loa.) Forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (foa.) Konkurransen gjelder en uprioritert tjeneste og reguleres av foa. del I og del II. Reglene i foa del III kommer derfor ikke til anvendelse, med unntak av 17 3 og 18 4, jf. 2 1 (5). Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN. Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Side 5 av 14
A.2.2 Nærmere om gjennomføringen av konkurransen Konkurransen følger prosedyren for konkurranse med forhandling, jf. foa. 5 1. Konkurransen gjennomføres ved at alle interesserte leverandører gis anledning til å levere tilbud. Oppdragsgiver vil i første fase foreta en reduksjon til 3 5 leverandører på grunnlag av tildelingskriteriene, jf. foa. 11 8 (1). I andre fase vil Oppdragsgiver forhandle med de leverandørene som har kommet videre etter første fase, jf. foa. 11 8 (2). Det vil være åpent for forhandling om pris og de nærmere vilkår for hvordan oppdraget skal utføres. Disse leverandørene vil bli gitt anledning til å revidere tilbudet etter gjennomføringen av forhandlingsmøtet. Oppdragsgiver vil i tredje fase velge 1 3 leverandør (er) på grunnlag av tildelingskriteriene. A.3 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være et skriftlig svar på konkurransegrunnlaget og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av en person med nødvendig fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudet skal være på norsk, og inneholde en oversikt/innholdsfortegnelse over vedlagt dokumentasjon. Eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold som ikke fremgår av tilbudsbrevet anses ikke for å være tatt. I tillegg skal tilbudet inneholde følgende: Informasjon om leverandøren av relevans for tilbudet. Dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene er oppfylt Dokumentasjon av betydning for bedømmelsen av tilbudet Det vil ikke bli gitt anledning til å levere alternative tilbud, eller tilbud på deler av anskaffelsen. A.4 Kvalifikasjonskrav For å kunne delta i konkurransen må kvalifikasjonskravene være oppfylt. A.4.1 Krav som følger av regelverket om offentlige anskaffelser: Skatteattester Side 6 av 14
Det skal vedlegges to skatteattester: Attest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift) Attest fra skattekontoret (merverdiavgift) Skatteattestene må foreligge senest ved tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. HMS egenerklæring Det skal vedlegges HMS egenerklæring om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet, eller at tilbyder vil oppfylle disse kravene ved en eventuell tildeling av kontrakt. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæringen skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp. HMS erklæringen skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Mal for HMS egenerklæring er vedlagt dette konkurransegrunnlaget (vedlegg 1) A.4.2 Andre kvalifikasjonskrav I tillegg stilles det følgende kvalifikasjonskrav til leverandører som skal delta i konkurransen: Organisasjon/økonomi: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves at leverandøren har meget god soliditet Faglige kvalifikasjoner: Det kreves at leverandøren utpeker den eller de advokater som skal være ansvarlige for utførelsen av oppdrag under rammeavtalen. Det skal av disse utpekes en hovedansvarlig advokat. Den hovedansvarlige advokat, og eventuelle øvrige advokater som tilbys til å utføre prosessoppdrag under rammeavtalen, skal ha advokatbevilling. Det kreves at leverandøren har solid erfaring og faglig kompetanse med prosessoppdrag og rådgivningsoppdrag på området kontrakts og entrepriserett. Side 7 av 14
Annet: Det skal ikke foreligge interessekonflikt. Leverandøren dvs. de advokater som tilbys for oppdrag under rammeavtalen og firmaet som sådan, kan ikke ha prosessoppdrag eller rådgivningsoppdrag mot Oppdragsgiver på området kontrakts og entrepriserett. A.5 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt til det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig. Ved det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal tilbudene vurderes etter følgende kriterier, angitt i prioritert rekkefølge: Kvalitet (40 %) Erfaring og faglig kompetanse. En god organisering av arbeidet under rammeavtalen vil bli vektlagt positivt. Det vil bli lagt vekt på hvilken erfaring den eller de advokatene (inkl. advokatfullmektiger) som tilbys under rammeavtalen har med prosedyre generelt, og prosess og rådgivningsoppdrag på området kontrakts og entrepriserett spesielt. Det vil videre bli lagt vekt på hvilke rutiner som foreligger for å sikre kvalitet og effektivitet ved gjennomføringen av prosess og rådgivningsoppdrag. Det vil også bli vektlagt i hvilken grad leverandøren har systemer for oppbygging og vedlikehold av kompetanse innenfor fagområdet kontrakts og entrepriserett. Pris (40 %) Det ønskes tilbud på timepris eks. mva. for de advokater og advokatfullmektiger som tilbys til å utføre oppdrag under rammeavtalen. Kapasitet (20 %) A.6 Dokumentasjon Leverandørens kapasitet til å påta seg prosess og rådgivningsoppdrag på kort varsel. Følgende dokumentasjon skal følge med tilbudet: 1. Skatteattest fra kemner eller kommunekasserer 2. Skatteattest for merverdiavgift fra skattekontoret 3. HMS erklæring (vedlegg 1 i dette dokumentet) 4. Firmaattest 5. Ansvarsforsikring Side 8 av 14
6. Siste års årsberetning og årsregnskap, samt nyere opplysninger av betydning for bedømmelsen av leverandørens soliditet. 7. Advokatbevilling for den advokat som er hovedansvarlig for utførelsen av oppdrag under rammeavtalen, samt eventuelle øvrige advokater som tilbys til å utføre prosessoppdrag under rammeavtalen. 8. Redegjørelse for minst 3 prosessoppdrag og minst 3 rådgivningsoppdrag som gjelder kontrakt og entrepriserett de siste 3 år. Det bes om navn og e postadresse til en kontaktperson hos oppdragsgiver for prosessoppdragene og rådgivningsoppdragene. Det skal fremgå hvilken advokat som utførte de aktuelle oppdragene. 9. Redegjørelse for erfaring med prosedyre generelt, og prosessoppdrag på området kontrakts og entrepriserett spesielt, for den eller de advokater som tilbys til å utføre oppdrag under rammeavtalen. Det skal også redegjøres for faglig kompetanse og erfaring generelt på området kontrakts og entrepriserett for den eller de advokater som tilbys til å utføre oppdrag under rammeavtalen. Det skal fremlegges CV for den eller de advokater som tilbys til å utføre oppdrag under rammeavtalen. 10. Redegjørelse for leverandørens kapasitet til å håndtere varierende oppdragsmengde. 11. Redegjørelse for eventuelle situasjoner med interessekonflikt, og tilfeller som grenser til interessekonflikt. 12. Redegjørelse for rutiner som foreligger for å sikre kvalitet og effektivitet ved gjennomføringen av prosess og rådgivningsoppdrag, samt de systemer leverandøren har for oppbygging og vedlikehold av kompetanse innenfor fagområdet kontrakts og entrepriserett. I tillegg bør leverandørene legge ved annen relevant dokumentasjon som er nødvendig for å godtgjøre at kvalifikasjonskravene er oppfylt, og som er av betydning for vurderingen av tildelingskriteriene. Dersom det foreligger brukerundersøkelser, rating eller lignende av leverandøren, kan dette vedlegges tilbudet og bli tillagt betydning. A.7 Forbehold fra oppdragsgiver Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, og til å avlyse konkurransen dersom ingen av de fremsatte tilbudene tilfredsstiller oppdragsgivers krav. Side 9 av 14
Del B Kontraktsbestemmelser Det er i dag inngått avtale om levering av juridiske tjenester mellom følgende parter: Leverandør: Organisasjonsnr.: Postadresse: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: Kontaktperson: Direkte tlf: e postadresse: Og * Oppdragsgiver: Statens vegvesen Vegdirektoratet Postadresse: Postboks 8142 Dep. Postnr.: Poststed: 0030 Oslo Kontaktperson: Seksjonsleder, Juridisk seksjon Direkte tlf: 22 07 35 54 Organisasjonsnr.: 971032081 Telefonnr.: Telefaksnr.: e postadresse: Avtalen mellom partene omfatter følgende kontraktsdokumenter i rangert rekkefølge. Ved eventuell motstrid er det dokumentet med høyest rang som har forrang (1) Avtaledokumentet [med [antall] vedlegg] [Tittel på eventuelle vedlegg] (2) Konkurransegrunnlag [dato] (3) Tilbud fra leverandør [dato] Dette avtaledokument med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. [Sted + dato] [Sted + dato] Side 10 av 14
(sign) Statens vegvesen [enhet] (sign) Leverandør B.2 Avtaleperiode og opsjoner Avtalen gjelder fra og med [ ] til og med [ ]. Oppdragsgiver har rett til å forlenge avtalen for 1 år, inntil [ ]. Dersom Oppdragsgiver ønsker å forlenge avtalen, skal Oppdragsgiver gi leverandøren skriftlig melding om dette i god tid før utløp av avtaleperioden. B.3 Beskrivelse av oppdraget Denne avtalen omfatter levering av juridiske tjenester som beskrevet i konkurransegrunnlagets del A. B.4 Arbeidets organisering Leverandøren er ansvarlig for at oppdrag under rammeavtalen blir utført av de advokatene som er utpekt i tilbudet, jf. A.4 A.6 ovenfor. Dersom en utpekt advokat slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tar ut permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme eller tilsvarende erfaring og faglige kompetanse. Leverandøren skal varsle Oppdragsgiver om dette så snart som mulig, og Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny advokat som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Nødvendig opplæring av ny advokat, bekostes av leverandøren og belastes ikke Oppdragsgiver. B.5 Plikter for Oppdragsgiver Oppdragsgiver skal stille saksdokumenter til rådighet for at leverandøren skal kunne utføre oppdraget. B.6 Priser Levering skal skje i henhold til de priser som er oppgitt i [tilbudet, punkt xx]. Priser er oppgitt i norske kroner (NOK) eks. mva. Prisen inkluderer alle utgifter til reise mellom leverandør og Oppdragsgiver. Annen reisetid i forbindelse med oppdraget, faktureres som halv timespris. Alle reiser skal forhåndsgodkjennes av Oppdragsgiver. Reise og oppholdsutgifter refunderes etter statens reiseregulativ. Andre kostnader i forbindelse med oppdraget, dekkes av Oppdragsgiver dersom de er godkjent av Oppdragsgiver før de påløper. Side 11 av 14
B.7 Fakturering og betalingsbetingelser Betaling skjer innen 30 dager etter at faktura er mottatt. Betaling skjer etter kontraktsmessig levering. Spesifiserte salæroppgaver skal sendes Oppdragsgiver etter nærmere bestemmelser. For prosessoppdrag innebærer det at det skal sendes faktura etter avsluttet behandling i én instans. For løpende rådgivning skal det sendes en samlet faktura kvartalsvis. Det vil ikke bli betalt ut forskudd. Det skal ikke betales ekspedisjonseller fakturagebyrer. Ved faktura skal det vedlegges timelister for utført arbeid. Timelistene skal også vise hvilken advokat som har utført arbeidet. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrenter etter lov 12. desember 1976 nr. 100 om forsinkelsesrenter. Faktura skal merkes med [2010108796 og prosjektnummer, ansvar og attestant] på første side av fakturaen og sendes til: Statens vegvesen Regnskap Båtsfjordveien 18 9815 VADSØ Minstekrav til faktura: Merket med saksnummer: 2010108796 God trykk med nøytral bakgrunn Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Fakturabeløp (må komme tydelig frem) Attestant og eventuelt ansvarsområde Navn og adresse på avsender. Oppdragsgiver har rett til å returnere fakturaer som ikke oppfyller disse minstekravene. B.8 Bakgrunnsrett og tvisteregler Norske rettsregler gjelder som bakgrunnsrett for avtalen. Eventuelle tvister skal avgjøres etter norske prosessregler ved norske domstoler. Dersom det oppstår tvister Side 12 av 14
i forbindelse med avtalen, skal disse søkes løst ved forhandlinger før tvisten bringes inn for domstolene. Side 13 av 14
HMS egenerklæring EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./ sted: Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder: (sign) Dato Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen Representant for de ansatte: (sign) Dato * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder: (sign) Dato Side 14 av 14