PA - BOK Prosjekt: 4029 Greverudlia barnehage Utarbeidet Dato Utarbeidet av: Godkjent av: 27.10.15 Tove B. Gran Ajourføring Dato Beskrivelse av endring Utarbeidet av: Godkjent av: 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL DEL... 3 1.2 ORIENTERING OM PROSJEKTET... 3 1.2 ORIENTERING OM KONTRAKTINNDELING/ENTREPRISER... 3 2. ADRESSELISTER... 3 3 ORGANISERING... 4 3.1 ORGANISASJONSKART... 4 3.2 BYGGHERREN... 4 4. RUTINER I PROSJEKTERINGSFASEN... 5 4.1 MØTER... 5 4.1.1 KRAV TIL MØTEREFERAT... 5 4.1.2 OPPSTARTMØTE... 5 4.1.3 PROSJEKTERINGSMØTE... 6 4.1.4 BRUKERMØTE... 6 4.1.5 FREMDRIFTSPLANLEGGING... 7 5.0 ADMINISTRATIVE RUTINER... 7 5.1 ARKIVERING... 7 5.2 KORRESPONDANSE... 7 5.3 FAKTURERING... 7 4.5 RAPPORTERING... 8 2
1. Generell del PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for en god gjennomføring av, og holde en forretningsmessig orden i prosjektet. Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for Greverudlia barnehage og vil jevnlig være gjenstand for revisjoner under prosjektets gang. Alle impliserte parter forpliktes. 1.2 Orientering om prosjektet Oppegård kommune skal planlegge og bygge ny barnehage på tomten til eksisterende Greverudlia barnehage og en nabotomt med et velhus. De eksisterende bygningene skal rives og begge tomtene skal benyttes til den nye barnehagen. 1.2 orientering om kontraktinndeling/entrepriser Beskriv kontraktinndeling 2. Adresselister Byggherre Funksjon Navn Adresse Tlf epost Bruker Funksjon Navn Adresse Tlf epost Prosjekteringsgruppe Funksjon Navn Adresse Tlf epost 3
3 Organisering 3.1 Organisasjonskart Organisasjonskart er vist nedenfor. Oppegård kommune Byggherre/Eiendom Eiendom Prosjekt Tove B. Gran Prosjektleder PL Koordinator prosjekt KP Prosjekteringsgruppe PGL 3.2 Byggherren Byggherre er Oppegård kommune Eiendom 4
3.3 Byggherrens administrasjon 3.3.1 Prosjektleder PL Prosjektleder er den administrative leder av byggesaken. Han har fullmakt til å binde byggherren ved avtale. Prosjektleder har det overordnede ansvaret for å påse at helse miljø og sikkerhet SHA blir ivaretatt gjennom hele prosjektet. Prosjektledelsen innehas av Oppegård kommune ved: Tove B. Gran 3.3.2 Brukere Brukere representeres av.i dette prosjektet og skal ivareta deres interesser. Brukere kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt/godkjenning. 3.3.3 Rådgiver prosjektering. Rådgiver Fag/ansvarsområde Navn Telefon epost 4. RUTINER I PROSJEKTERINGSFASEN Under pkt. 3.1 til 3.3. beskrives oppstartsmøte, prosjekteringsmøte og brukermøte. 4.1 Møter Følgende møter er aktuelle i prosjektet Oppstartmøte Prosjekteringsmøte Brukermøte 4.1.1 Krav til møtereferat Det skal skrives møtereferater. Referatet skal sendes ut 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Referatet ansees som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest 7 dager etter mottak av referat eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt. 4.1.2 Oppstartmøte Møteintervaller Innkallelse Deltakere Møteleder Referent Oppstart Prosjektleder Alle prosjektmedarbeidere Avtales Prosjektleder 5
Redegjørelse for prosjektet Redegjørelse om hvem som er brukere Status Fremdriftsplaner Avklaringer Møtestruktur/møteintervall Møteplan Uavhengig kontroll SHA 4.1.3 Prosjekteringsmøte Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Referent Saker til behandling Referat distribueres til 4.1.4 Brukermøte Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Referent Saker til behandling Hver 14. dag Avtales i foregående møte Prosjekteringsgruppens kontor PL PgL Rådgivere PgL Fremdrift prosjektering Prosjektøkonomi Fremlegge, formulere og løse problemer i forbindelse med prosjekteringen Prosjektere/angi hvordan miljømål/-krav samt tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø for prosjektet ivaretas og implementeres. Avtale videre arbeider Diskutere og besvare henvendelser av allmenn interesse for prosjekteringen. Registrere beskjeder etc., internt og eksternt SHA Deltakere brukere Hver 14. dag Skriftlig fra PL Avtales PL PgL Rådgivere etter avtale Verneombud Styrer i barnehage Ressursperson fra barnehage evt eiendom PL 6
Referat distribueres til Planer Fremdriftsrapportering Brukeres eventuelle spesielle behov vedr. romplaner, materialvalg etc. SHA Deltakere 4.1.5 Fremdriftsplanlegging Framdriftsplan som er aktuell for dette prosjektet er følgende: Hovedframdriftsplan 5.0 Administrative rutiner 5.1 Arkivering Byggnett brukes i hele prosjekteringsfasen. 5.2 korrespondanse All epost-korrespondanse og oversendelser med tilknytning til prosjektering/funksjonsbeskrivelse skal adresseres og sendes med kopi til PL og aktuell fagrådgiver. Korrespondanse merkes med: «4029 (Greverudlia barnehage)». 5.3 Fakturering Faktura skal omfatte kontraktsarbeider utført i siste periode og det skal ligge vedlagt timelister for denne perioden. Det faktureres månedlig. Fakturaer skal som minimum inneholde følgende opplysninger: Deres firmanavn samt organisasjonsnummer Navn og adresse til oppdragsgiver Oppegård kommune - Fakturamottak Postboks 1587 7435 Trondheim Bestiller: 198 Tove B. Gran Navn på prosjekt: (4029 Greverudlia barnehage) Beskrivelse av hvilken tjeneste som er levert Kontraktsbeløpet uten avgift Selve avgiftsbeløpet Hva som hittil er fakturert Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato 7
1. Vi ønsker primært elektroniske faktura/kreditnota på vedtatt Standardformat EHF (Elektronisk Handelsformat). Vi er registrert i ELMA-registeret med Nr. 9908:944 384 081. 2. Fakturaen kan sendes i PDF eller TIFF-format til faktura.oppegard.kommune@vismabpo.no. Vi krever at det kun er en fil per faktura, men hver e-post kan inneholde flere filer. Fakturaen må være i A4-format. 4.5 Rapportering Rapportering skal skje regelmessig og det skal meldes ifra når 80% av tiden er brukt opp. 8
9