Innhold efaktura Visma AutoInvoice til v.5.03... 1 Oppsett/Vedlikehold... 1 1 - Systemkoder og Hovedkoder... 2 2 - Systemkoder og e-faktura... 2 3 - Registrer AutoInvoice... 3 4 - Login AutoInvoice... 6 5 - Vedlikehold Kunde... 8 6 - Utskrift/Oppdatering faktura... 8 7 - Reprint av faktura... 9 efaktura Visma AutoInvoice til v.5.03 efaktura er en utveksling av fakturaer elektronisk mellom fakturautsteder og -mottaker for å unngå "papirflyt" og spare tid og kostnader. Dette gjøres via meldingsformidler Visma AutoInvoice/Maventa. Registreringen her er gratis. For å benytte efaktura Visma AutoInvoice i Contracting må modulen være kjøpt og aktivisert i Visma Contracting. Se under Fil, System-instillinger og Koder delsystem og e-faktura (e2b) For kunder som er merket til å motta efaktura AutoInvoice vil det i Contracting under utfakturering, for hver faktura som dannes, legges ut en datafil (xml-format) og et vedlegg av fakturaen (pdf-format). Overføringer av filer skjer via Contracting sin Web-overføring (utveksle meldinger). API-nøkler og firma UUID må være lagt inn i systemopplysninger (pkt. 3 - registrer AutoInvoice). Disse opplysningene tildeles av meldingsformidler som er Visma AutoInvoice/Maventa. På kunden legges det inn meldingsformidler og en e-fakturaadresse som tildeles av meldingsformidler. (AutoInvoice/Maventa i Norge har avtaler (roaming-avtale) med alle 18 meldingssentralene/operatørene som finnes per 20. juni 2012.) NB! Hvis e-faktura til en kunde skal gå igjennom en annen meldingssentral enn AutoInvoice/Maventa, så er det viktig at det kjøres en "test faktura" som må godkjennes av mottaker (kunde) og dennes meldingssentral. Oppsett/Vedlikehold Bruk av efaktura må være bestilt fra Visma og ny System.fil motatt og lagret slik at e-faktura (e2b) modulen er aktivisert i Contracting. For å sette opp Autoinvoice må du være logget inn i Contracting som bruker SYSTEM. Det er også en fordel å være pålogget Windows med administratorrettigheter.
1 - Systemkoder og Hovedkoder Kryss først av for at rutinen e-faktura (AutoInvoice) skal tas i bruk på denne klienten. 2 - Systemkoder og e-faktura Alle som skal benytte Visma AutoInvoice for å sende og/eller motta efaktura må registrere seg hos Visma AutoInvoice. NB! Hvis du tidligere har registrert deg i AutoInvoice så skal du IKKE registrere deg via Contracting, men gå til pkt. 4 - Login AutoInvoice og Legg inn API nøkkel og Firma UUID. Registrering i Contracting gjør du ved å velge "knappen" Registrer AutoInvoice ". Se beskrivelse pkt. 3 - Registrer AutoInvoice. Da vil du automatisk få tilbake API-nøkkel og Firma UUID som lagres i Contracting. Disse må du ha for å kunne Teste forbindelse og for å kunne sende faktura til AutoInvoice. Ønsker du å sjekke opplysninger om hva som er registrert på ditt firma, endre passord eller se hvilke fakturaer som er sendt og status på disse, så velger du Login AutoInvoice. Se beskrivelse pkt. 4 - Login AutoInvoice. I feltet Område for overføringsfiler legger du inn arbeidsområdet for filer som behandles før overføring til fakturamottaker. Dette opprettes enten på egen lokal PC eller på serveren. Kun test av AutoInvoice brukes ved kjøring mot test firma i AutoInvoice. NB! Husk at hvis denne står på under Registrer AutoInvoice, så er det på test en blir registrert. (https://testing.maventa.com). Test forbindelse brukes etter at AutoInvoice API-nøkkel og Firma-UUID er lagt inn. NB! Husk at før denne testen kjøres så må du ha svart/akseptert velkomst e-posten fra AutoInvoice som inneholder et passord og en lenke som du må benytte for å aktivere tjenesten. (Se pkt. 3 - Registrer AutoInvoice). NB! Lenken må benyttes innen 15 minutter. Det tildelte passordet kan siden endres i AutoInvoice. (se pkt. 4 - Login AutoInvoice).
3 - Registrer AutoInvoice NB! husk at hvis Kun test av AutoInvoice står på under ny registrering, så er det på test du blir registrert. (https://testing.maventa.com). Det kommer også en melding om dette. Hvis du prøver å registrere deg etter at API-nøkkel og Firma UUID er lagt inn, så vil det komme melding. Her hentes informasjon fra firmaopplysninger, navn, adresse e-post, organisasjonsnr og bankkontonummer. Dette er opplysninger som ligger i Contracting fra før. Det er viktig at dette er riktig før registring i Visma AutoInvoice. Disse kan IKKE endres i dette bildet, men må gjøres under firmaopplysninger og hovedopplysninger i Contracting. Opplysningene kan evt. siden også endres ved å logge seg inn i AutoInvoice. Opplysninger om Kontaktperson hentes fra den bruker som gjør registreringen. Informasjon fra lønnstakernummer som ligger på brukeren blir hentet frem. Her kan alle felt endres. Det er viktig at e-post fylles ut til riktig person. Det er denne som får alle evt. feilmeldinger/feilfakturaer som sendes fra AutoInvoice. Når registreringer er ferdig og du har krysset av for at du Akseptere lisensavtale for bruk av tjenesten, velger du OK.
Hvis Contractingkomponent for AutoInvoice ikke er installert, vi du få melding om dette og installasjonen startes. Svar på de spørsmål som kommer og vent til installasjon er ferdig. NB! ikke avbryt etter at denne installasjonen har startet. Når installasjon av komponent og registreringen i AutoInvoice er gjort, kommer du "tilbake" til Contracting AutoInvoicebildet og API-nøkkel og Firma UUID er lagt inn og lagret. Du vil da etter en stund motta en e-post med velkomstmelding som inneholder en lenke (link) som du må benytte for å aktivere tjenesten (Activate the account) og et passord (Your password) som brukes ved innlogging. Lenken må benyttes innen 15 minutter. Det tildelte passordet kan endres i AutoInvoice (se pkt. 4 - Login AutoInvoice).
Etter å ha gitt akseptert på lenken/passordet du fikk fra AutoInvoice etter registreringen, kan Test forbindelse kjøres Nå er du klar til å legge inn opplysninger på de kundene som skal sende faktura på e-faktura via AutoInvoice. Se beskrivelse pkt. 5 - Vedlikehold Kunde.
4 - Login AutoInvoice Her logger du deg inn i AutoInvoice (kun hvis du er registrert fra før) med registrert e-post adresse og passord. Her finner du bla. alle opplysninger om ditt firma (Innstillinger), og status på alle fakturaer du ha sendt. Under Innstillinger - Personlige innstillinger kan du endre passordet ditt.
Under innstillinger kan du se dine Firmaopplysninger, Postadresser, API-nøkler/FirmaUUID. Legg inn API nøkkel og Firma UUID Hvis din API-nøkkel eller Firma UUID i Contracting ikke ble lagt inn ved registrering eller du har registrert deg tidligere uten og bruke Contracting sin registrering (Registrer AutoInvoice), så kan du gå til Innstillinger i AutoInvoice og hente disse inn igjen ved og Kopier/copy og deretter Lim inn i Contracting i feltene for AutoInvoice API-nøkkel og Firma UUID.
5 - Vedlikehold Kunde I feltet for e-faktura format velger du AutoInvoice e2b for at kunden skal motta e-faktura. Det er også viktig at organisasjonsnummer er utfylt. Du får melding hvis feltet ikke er utfylt. Deretter velger du Meldingsformidler som er den operatør som mottaker (kunde) av faktura bruker. I feltet e-faktura adresse fyller du inn opplysninger om kunden adresse hos dennes operatør. Begge disse opplysningene MÅ innehentes fra kunden. I mange tilfeller er e-faktura adresse det samme som organisasjonsnr. (eks. Visma Unique, Visma EDI). 6 - Utskrift/Oppdatering faktura Under utfaktureringen vil det legges ut xml-filer og pdf-filer for alle kunder som er merket med e-faktura AutoInvoice.
7 - Reprint av faktura Er det nødvendig å sende AutoInvoice på nytt til en eller flere kunder, så velges reprint av faktura med avkryssing av Skal e-faktura dannes (e2b). Når overføringen er ferdig, så vil det komme frem et vindu som forteller hvor mange e-fakturaer som er overført.